Est-ce vraiment rentable de télédéclarer la TVA?

Est-ce vraiment rentable de télédéclarer la TVA?

Intervenants Gilles ROCHE Chef des services fiscaux, chargé du bureau P1 Gilles ODIAU LAMISET Inspecteur principal chargé des téléprocédures TDFC et TéléTVA, bureau P1 Gérard THEPAUT Expert-comptable, région Bretagne Stéphane GASCH Directeur des études Informatiques, CSOEC

Sommaire Introduction, rappel du contexte, quelques chiffres et présentation des deux solutions TéléTVA Présentation du service EFI-TVA Présentation d un service EDI-TVA : Jedeclare.com Le calcul de la TVA Le passage productif à la dématérialisation Du papier à l électronique, un processus global de fidélisation des clients Conclusions

Introduction

Introduction La dématérialisation de la TVA s inscrit dans la continuité technique du service EDI-TDFC de dématérialisation des liasses fiscales Ce type d organisation d échanges de données informatisées sans ressaisie s appelle E.D.I. Le service TéléTVA existe depuis 2001 Si TéléTVA reprend les dispositions techniques d EDI-TDFC, il propose une nouvelle solution : la saisie sur un site WEB des déclarations Cette organisation est rendue possible par le faible nombre d informations d une déclaration de TVA Ce type de service s appelle Echange de Formulaires Informatisés (EFI)

Présentation du service TéléTVA

Présentation du service TéléTVA TéléTVA permet de déclarer et de régler de manière dématérialisée la TVA et les taxes annexes Il s adresse aux entreprises relevant d un régime réel de TVA. Celles dont le chiffre d affaires excède 15 M ou qui relèvent de la DGE y recourent à titre obligatoire Deux filières techniques sont disponibles pour l envoi des données : l EDI ou l EFI

Présentation du service TéléTVA TéléTVA gère les formulaires CA3 et ses annexes, CA12 et les avis d échéance RSA. A compter de 2005, elle accueille les demandes de remboursement de crédit de TVA portées sur les CA12 (RSA et RSI) TéléTVA accepte des dépôts initiaux et rectificatifs, les déclarations débitrices, créditrices ou «néant» Le paiement repose sur un dispositif de prélèvement à l échéance et suppose le dépôt d une autorisation de prélèvement permanente et d ordres ponctuels (nota : un paiement ne peut pas être effectué seul) Un accusé de réception est adressé pour chaque déclaration et chaque paiement déposés

Statistiques des télé déclarations Campagnes déclaratives - Evolution comparée en base 100 500 Evolution TDFC (de 195.000 en 1994 à 940.000 en 2004 [projection]) Evolution TéléTVA (de 21.000 en 2001 à 82.000 en 2004 [projection]) 400 Situation au 15 septembre 2004 : 680.000 utilisateurs TDFC 71.000 utilisateurs TéléTVA 300 200 100 0 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

Présentation du service EFI-TVA

Le service EFI en quelques mots EFI : Echange de Formulaires Informatisés met en relation un serveur et un internaute Saisie des données sur un formulaire électronique retiré sur le serveur TéléTV@ Un certificat électronique du marché (norme X509) assure l authentification du serveur et de l opérateur Toutes les opérations (déclarations et paiements) sont signées et un AR immédiatement délivré La confidentialité des échanges est assurée (protocole SSL) L accès au compte peut être partagé entre deux titulaires de certificats Un historique des transactions est disponible

Formalités d adhésion EFI Acquérir un certificat (il est d un coût variable et, surtout, il est polyvalent) Créer un compte individuel identification de l adhérent par son numéro SIRET - association d un certificat électronique (administrateur) Retirer en ligne et compléter le dossier d adhésion - formulaire d adhésion à TéléTVA -mandat - autorisation de prélèvement + relevé d identité financière Signer et adresser le dossier à la recette gestionnaire Recevoir la notification d ouverture du service

Télédéclaration et télérèglement EFI Identification de l obligation à déposer - période en cours ou antérieure - déclaration initiale ou rectificative Saisie des champs sur le formulaire déclaratif - saisie des informations préalablement préparées - report automatique des calculs et des totaux - assistance apportée au déclarant avec une aide en ligne et des messages informatifs ou bloquants Stockage des données saisies : «mode brouillon» ou poursuite de la transaction

Télédéclaration et télérèglement EFI Saisie de l ordre de paiement - pré-affichage des comptes déclarés à TéléTVA - saisie du montant à prélever ou «aucun paiement» - validation des informations de paiement saisies Relecture de l ensemble des données saisies (image conservée pendant 1/4 d heure) Signature de la déclaration et du paiement (validation et envoi des données) Réception immédiate des accusés de réception, un pour la déclaration, un autre pour le télérèglement

Autres services proposés en mode EFI Consultation de l historique du compte - dès réception des AR, la déclaration et l ordre de paiement sont consultables - les informations sont disponibles dans l historique pendant trois ans Administration des certificats Le porteur du premier certificat associé au compte EFI peut déléguer l accès au compte et la signature des transactions à des tiers (certificats dits secondaires) Envoi automatique sous 24 heures des AR sur une adresse de messagerie préalablement déclarée

Présentation d'un service EDI-TVA Jedeclare.com

Formalités d adhésion EDI Mandater un partenaire EDI et formaliser un contrat de service avec cet intermédiaire Retirer le dossier d adhésion à EDI-TVA - depuis le portail fiscal - EDI-TVA, «je m abonne» - support papier disponible au centre des impôts Composition du dossier - formulaire d adhésion à TéléTVA -mandat - autorisation de prélèvement + relevé d identité financière Signer et adresser le dossier à la recette gestionnaire Recevoir la notification d ouverture du service

Organisation du portail Asservissement des horloges du centre Serveur Heure de référence via Horloge atomique Dossier d adhésion par courrier à partir du WEB Pare-feu de protection des accès SMTP non sécurisés ASP.One Europe Opérateur Serveur de messagerie BAL EC et Fo nctio nnelles Gestion événementielle Messagerie Interapplications Annuaire LDAP Service d horodatage Fichier de Référence Base de référencement AR Envoi du message de téléclaration SMTP + SSL I.S.P. Réception optionnelle de l accusé de dépôt Fichiers XML Groupage ALMACO M X400 Tedeco PSIT Internet Expéditeur Télé décla rat io n Destinataire(s)

Un click pour envoyer Votre logiciel de TVA génère la déclaration de TVA sous forme d un fichier qu il suffit d envoyer sous forme de pièce attachée De nombreux logiciels offrent des solutions «presse bouton» qui automatisent cet envoi en messagerie (voir démos sur le stand Jedeclare) Cliquer sur le bouton «Envoyer»»

Accusés de réception signés des dépôts Le bon acheminement des messages n est pas suffisant pour sécuriser juridiquement les dépôts Le portail délivre donc un Avis de Dépôt Signé Ce document au format messagerie comprend le message d origine, la date de réception par le portail, et est signé numériquement

Avis de dépôt signé ou ADS Signature du portail Pièce jointe retournée Horodatage du portail Numéro attribué par le portail à votre télédéclaration

Accusés de réception signés des dépôts Garanties obtenues L Avis de Dépôt Signé étant daté l Expert peut vérifier si la date de réception est cohérente avec les obligations contractuelles d anticipation L A.D.S. permet à l Expert de prouver l heure de dépôt et de détail des déclarations expédiées, le portail à une obligation de résultat, sous réserve de la qualité du dépôt et du respect des heures d anticipation L A.D.S. permet au Portail de démontrer la qualité et l heure des déclarations effectuées en cas de contestation

Le suivi de la télédéclaration Les messages dans la boîte aux lettres jedeclare.com Avis de dépôt signé (l accusé de réception) Avis de conformité syntaxique (vérification de la structure EDI) Avis de retour signé (Compte-rendu du destinataire) Suivi des messages et des télédéclarations directement sur le portail Web Suivi des messages (des envois) Suivi des télédéclarations Croix rouges et coches vertes et

La signalétique en un tapis de souris

Le calcul de la TVA

Un processus pas si simple Collecte des Informations du client Dossier du Client Situation de la TVA Durée : qq jours! Calcul de la Déclaration Durée : qq minutes! Obtention paiement Délai : qq jours Envoi de la déclaration J : Echéance

Une collecte multiple Pile de factures Le journal des achats Relevés Bancaires Le journal des ventes Disponible à FdM + 2/3 J Pile de justificatifs Disponible à FdM + 7/8 J Pointage Lettrage Disponibles à FdM + 8/9 J ou FdM + 4/5 J Les informations sont souvent communiquées au cabinet à FdM +10/15 J

Calcul de la T.V.A. Le calcul de la T.V.A. est la synthèse sur un document, des données recueillies des pièces justificatives La «bonne» méthode est la comptabilisation préalable des pièces pour s assurer de la qualité des données, de la cohérence et de l exhaustivité des pièces Cette étape fait «gagner du temps» puisque les travaux réalisés seront réutilisés dans la gestion du dossier La T.V.A. est pré-calculée par le logiciel de production La «réalité» est le calcul extra comptable de la T.V.A. sur une «bande machine»

Finalisation de la déclaration Une déclaration de T.V.A. papier s effectue OBLIGATOIREMENT sur un formulaire CERFA, celui-ci peut être imprimé avec une imprimante laser La finalisation passe donc par la copie des valeurs sur le formulaire papier ou par l utilisation de la gestion de la TVA du logiciel de production : La déclaration est imprimée pour être envoyée au client Une copie est conservée au Cabinet dans le dossier L écriture comptable de la déclaration est générée ou ressaisie selon les logiciels

L acheminement de la déclaration La déclaration, ou seulement le montant net, part du Cabinet chez le client pour que celui-ci effectue le paiement : Chèque virement selon les seuils Selon les organisations, le client expédie directement la déclaration ou retourne au Cabinet le chèque Dans les deux cas, le collaborateur s assure du bon acheminement avant la date limite Re to ur d u c hèque Déclaration avec paiement ou référence du virement Déclaration de TVA ou demande de chèque

Je dématérialise la T.V.A. J améliore la rentabilité et la qualité

Pourquoi dématérialiser? Pour faire Branché! Pour garder mes collaborateurs! Pour avoir une attitude citoyenne Pour fidéliser mes clients Pour améliorer la qualité des travaux Pour améliorer la rentabilité des dossiers

Je dématérialise pour gagner! La dématérialisation ce n est pas compliqué, voici point par point comment procéder et pourquoi vous rentabiliserez Une adhésion simplissime : Une ligne dans le mandat de votre client Une convention d adhésion à faire signer par votre client et à renvoyer à son Centre des Impôts avec l autorisation de télépaiement et son/ses relevés d identités bancaires Une fois pour toutes, 1 à 3 R.I.B., votre client peut panacher à chaque échéance

TéléTVA de nouveaux services La contrainte des paiements manuels : Le paiement par virement est obligatoire à partir de 760 K Euros de C.A. La date d exigibilité de la taxe est la date de crédit sur le compte de la D.G.I. du montant dû. L assujetti est responsable de cette date de crédit Les banques ont quelques difficultés à garantir les délais Le virement est interdit aux cabinets pour le compte de leurs clients Le virement est payant La télédéclaration peut être associée au télépaiement : Le télépaiement est accepté en lieu et place du virement Le télépaiement est à l initiative de la D.G.I., seule responsable de sa date d exécution, jamais antérieure à l échéance Le télépaiement (TLRA) est initialisable par l expert-comptable Le télépaiement est gratuit

La dématérialisation et votre client Simplicité de la gestion des paiements Paiements gratuits, plus de frais bancaires Paiement à l échéance, parfois même à J+3/4 en date de valeur Sécurité juridique du paiement en transférant à la DGI la responsabilité de l émission du paiement Plus de cycle papier des déclarations

Gestion des demandes de remboursement de crédit de TVA via TéléTVA Exemple de réingénierie des process Le traitement des demandes de remboursement de crédit de TVA (routage, traitement administratif et mandatement) a fait l objet d une démarche de simplification. 1 er temps : Dès le début de l année 2005 Les entreprises au régime simplifié pourront déposer leur demande de remboursement de crédit de TVA via TéléTVA En parallèle, le traitement de ces demandes a été aménagé : le processus décisionnel a été déconcentré au niveau local En conséquence, les délais de traitement sont optimisés à chaque étape en vue d accélérer la prise de décision et le mandatement 2 e temps : A l horizon 2007 Le dépôt d une demande sera totalement intégré dans le système d information : chaque étape du traitement pourra être consultée sur le compte fiscal professionnel

Cycle TVA et dématérialisation Etape Collecte des informations Calcul de la déclaration Papier - Manuel Dématérialisation Report déclaration P-1 Assisté* Information du client Papier E-mèl ou fax Gestion du paiement Manuelle Par le client Expédition et suivi *Calcul des totaux, contrôles immédiats de cohérences Manuel Immédiat avec AR

Je gagne Etape Collecte des informations Calcul de la déclaration et mise à jour du dossier Information du client Gestion du paiement Expédition et suivi *Calcul des totaux, contrôles immédiats de cohérences Qualité Fiabilité Plus d erreurs arithmétiques Formulaire Contrôle des R.I.B. Information sous 24 H Temps et argent néant 50 % du temps Automatique Gain 0,50! Par le client Automatique Gain 0,50!

Sécurité technique Identification utilisateur Certificat numérique pour la connexion au service EFI Mot de passe crypté pour le portail Jedeclare.com Confidentialité Les communications sont cryptées entre l ordinateur et le serveur avec les mêmes protocoles (SSLv3 / 128 pour les spécialistes) que les opérations bancaires Authentification du serveur L identité du service est garantie par un certificat serveur Accusés de réception des échanges Les échanges font l objet d accusés de réception

Sécurité juridique de JDC Les conditions générales d adhésion de Jedeclare.com décrivent le transfert de responsabilité du Cabinet vers Jedeclare.com Le cabinet est déchargé de toute la responsabilité technique, il doit simplement : S assurer que la déclaration est arrivée chez jedeclare.com sur le WEB ou par un message d accusé de réception qui s appelle ADS S assurer que la déclaration n est pas erronée en vérifiant dans le suivi l état positif de la déclaration ou le message ACS dans sa boite aux lettres S assurer de la bonne fin de la déclaration en vérifiant l accusé de réception de la DGI sur le portail ou dans sa boite aux lettres Plusieurs logiciels automatisent ces opérations

Je dématérialise la T.V.A. Un processus global de fidélisation

Des garanties Le cycle déclaratif se concentre sur l essentiel : les informations comptables Les collaborateurs ne courent pas après les paiements Le client reste maître de son paiement, il peut même n effectuer aucun paiement Le cabinet réalise sa mission de bout en bout, la déclaration de TVA est déposée auprès de la DGI =>La dématérialisation amène des bénéfices même en absence d optimisation de l amont du processus!

Je capitalise Le processus déclaratif trouvera encore plus de bénéfices dans le cadre d une réorganisation : Dématérialisation de l acquisition des données auprès des clients, appliquer la loi des 80/20 : Le journal des ventes Les opérations de caisse pour les commerçants Si le cycle social est dématérialisé, avec les mêmes avantages que la TVA et même plus je libère mes collaborateurs pour qu ils saisissent les 20 % d écritures comptables non automatisées! Je récupère les relevés bancaires pour systématiser le pointage et le lettrage en temps réél La disponibilité pour le client s accroît, Vous le fidélisez!

Conclusions

Faciles les deux méthodes Un mandat La convention pour chaque dossier Un certificat électronique par poste de travail effectuant des télédéclarations Un accès Internet La ressaisie des informations de chaque déclaration Un mandat La convention pour chaque dossier Un abonnement auprès de JDC ou d un autre portail télédéclaratif Un accès Internet Transfert direct à partir : d un logiciel agréé spécialisé de l option EDI-TVA de votre logiciel de production

2 Besoins, 2 solutions Pour tous les cabinets ayant une activité «traditionnelle», la solution EDI et Jedeclare.com : Dès que vous avez une douzaine de dossiers Pour fiabiliser les processus déclaratifs Avec les mêmes méthodes et outils que pour les autres télé déclarations La solution EFI de TéléTVA peut vous servir : Si vous ne calculez pas la TVA de vos clients Quand vous travaillez sur les systèmes des clients Parce que vous ne faites aucune autre déclaration

Alors, est-ce vraiment rentable de télédéclarer la TVA?