CODE DE CONDUITE PROFESSIONNELLE (le «Code») RÉSUMÉ DU CODE En tant qu employé, lorsque vous agissez au nom de la Société, vous êtes tenu de respecter ce qui suit : Page Observation de la loi Vous conformer à toutes les lois et à tous les règlements applicables aux activités de la Société. Biens de la Société Protéger les biens de la Société, et les utiliser adéquatement et avec soin dans l intérêt de la Société, et non à des fins personnelles. Offre ou acceptation de cadeaux Ne pas offrir ni accepter de cadeaux onéreux ou d autres avantages pouvant avoir une influence ou être perçus comme ayant une influence sur une décision d affaires. Traitement équitable Traiter équitablement les parties intéressées de la Société et autres personnes. Milieu de travail Vous conformer à la politique de la Société consistant à offrir un milieu de travail favorisant la santé et la sécurité de tous les employés, et exempt de discrimination, de harcèlement et de violence. Conseil d administration d autres entreprises Obtenir la permission avant de vous joindre au conseil d administration d une autre entreprise. Conflits d intérêts Éviter toutes les situations dans lesquelles vos intérêts personnels entrent en conflit ou pourraient entrer en conflit avec les intérêts de la Société. Communication de renseignements justes et précis au public Faire en sorte que la Société communique des renseignements justes et précis au public. Exactitude des dossiers et des registres Vous assurer que les registres et les dossiers de la Société sont complets et exacts, et signaler toute préoccupation relative à la comptabilité, à la vérification ou à la communication d informations. 3 3 4 4 5 5 6 6 6 Le 31 octobre 2013 Page 1 de 9
Renseignements confidentiels Ne pas utiliser pour votre propre gain financier, ni communiquer à des tiers, des renseignements obtenus dans le cadre de votre rôle au sein de la Société et qui n ont pas encore été divulgués. Délits d initiés Ne pas vendre ni acheter d actions de la Société si vous êtes au courant de renseignements importants qui n ont pas été divulgués. Périodes d interdiction Respecter les périodes d interdiction si vous êtes un initié ou considéré comme tel. Porte-parole autorisés Diriger toutes les demandes provenant des médias, des analystes et des investisseurs vers un porte-parole autorisé. Rapports et plaintes Signaler toute violation du présent Code. Respect du Code Signer un document par lequel vous confirmez que vous acceptez de respecter le présent Code. 7 7 7 7 8 8 Le 31 octobre 2013 Page 2 de 9
EXPLICATION DU CODE VOUS CONFORMER À LA LOI Conformité à la loi De nombreuses activités de la Société sont régies par des lois et des règlements complexes et changeants. L ignorance de la loi ne constitue pas normalement une défense en cas de manquement. Nous nous attendons à ce que les employés déploient les efforts nécessaires pour se familiariser avec les lois et règlements visant leurs activités et exercent une diligence raisonnable pour s y conformer. Notre objectif est de limiter au minimum les manquements, volontaires ou par négligence, aux lois et règlements. Par exemple, il existe des lois sur la protection de l environnement. La politique de la Société est de satisfaire ou de surpasser toutes les exigences gouvernementales applicables en matière de protection de l environnement. Les employés dont les activités pourraient nuire à l environnement doivent connaître les lois et règlements qui s appliquent à leur secteur et signaler toute violation à la loi et aux règlements à leurs supérieurs ou à un dirigeant de la Société. De même, aucun employé ne peut conclure, par écrit ou autrement, une entente qui contrevient aux lois antitrust ou aux lois sur la concurrence. La politique antitrust de la Société énonce ses principes et ses pratiques afin de s assurer du respect de ces lois. On peut consulter la politique antitrust sur le site Internet de la Société à l'adresse www.norbord.com. La Société fournira à ses employés les renseignements nécessaires sur les lois applicables. En cas de doutes sur l applicabilité d une loi, vous devez en référer à votre superviseur ou suivre les directives présentées sous la rubrique «Rapports et plaintes» du présent Code. INTÉGRITÉ PERSONNELLE Protection des biens de la Société Les biens de la Société ne doivent être utilisés que pour vous permettre de remplir vos responsabilités à titre d employé, et non à des fins personnelles. Tous les employés de Norbord ont la responsabilité de protéger et de sauvegarder les biens de la Société contre la perte, le vol, les abus et le gaspillage. Les biens de la Société ne doivent jamais servir à des fins personnelles, et vous ne devez pas permettre leur utilisation à des fins illégales. Si vous êtes témoin d un vol, d un abus ou de la dilapidation des biens de la Société, ou si vous avez des questions concernant la pertinence de l utilisation que vous en faites, veuillez vous adresser à votre superviseur. Toutefois, si vous considérez que ce n est pas la bonne personne à qui vous adresser, vous pouvez suivre les directives présentées sous la rubrique «Rapports et plaintes» du présent Code. Le détournement des biens de la Société constitue un manquement à votre devoir envers la Société et pourrait être considéré comme une fraude envers la Société. Le fait de retirer de nos installations, sans permission, un bien appartenant à la Société est considéré comme un vol et pourrait entraîner un renvoi. De plus, un manque d attention ou la dilapidation des biens de la Société pourrait aussi constituer un manquement à votre devoir envers la Société et entraîner votre renvoi. Le 31 octobre 2013 Page 3 de 9
Les biens de la Société comprennent l ensemble des notes de service et autres notes, listes, dossiers et autres documents (et leurs copies) que vous rédigez ou compilez relativement aux affaires de la Société. Tous ces documents doivent être remis à la Société immédiatement à la suite de votre cessation d emploi, ou en tout temps à la demande de la Société. Les biens de la Société comprennent aussi les données électroniques, le matériel et les logiciels informatiques, les systèmes d information de la Société, l accès au courrier électronique, l Internet, les téléphones et autres équipements de communication. Ces biens doivent être protégés en tout temps et ne pas être utilisés à des fins personnelles. L Internet doit être utilisé de façon professionnelle; par exemple, l accès à des sites Internet à contenu obscène ou offensant, ou l envoi de courriels méprisants ou harcelants à une autre personne ou à un groupe de personnes, ou les chaînes de courriels, sont défendus. De plus, les employés doivent faire preuve de vigilance afin d assurer la protection des renseignements électroniques et le maintien de la sécurité du réseau. La Société se réserve le droit de récupérer et de revoir l information des systèmes d affaires et les données stockées, y compris tous les messages électroniques composés, envoyés ou reçus. Tous les renseignements et toutes les données de messagerie peuvent être examinés en tout temps. Les occasions découvertes en utilisant les biens de la Société ou en ayant accès à des renseignements confidentiels appartiennent aussi à la Société. Les employés sont tenus par devoir envers la Société de faire avancer si possible ses intérêts légitimes. Offre ou acceptation de cadeaux Les divertissements et les cadeaux offerts dans un contexte d affaires ont pour objet de favoriser la bonne entente et de saines relations de travail, et non d influencer une décision d affaires. Les employés ne doivent pas offrir ni accepter un cadeau ou un divertissement non conforme aux pratiques éthiques généralement reconnues en affaires ou de valeur excessive. Les employés dont les fonctions le permettent, par exemple en marketing, peuvent offrir des cadeaux, des divertissements ou d autres avantages de valeur modique à des personnes qui sont en relation d affaires avec la Société. Par exemple, on peut inviter un client au restaurant, mais on ne doit pas lui remettre une somme d argent. On peut accepter d un fournisseur des billets pour une partie de baseball, mais non un voyage d agrément. Tout don ou avantage offert à un fonctionnaire, un représentant élu ou un parti politique doit être conforme au Code. La Société encourage ses employés à participer à la vie politique en leur nom propre, mais non à titre de représentant de la Société. Traitement équitable Les employés doivent adopter un comportement éthique en tout temps et avec tout le monde. Chaque employé doit traiter équitablement avec les actionnaires, les clients, les fournisseurs, les concurrents de la Société et d autres employés, ainsi qu avec les gouvernements et le grand public. Les employés ne doivent pas profiter de quiconque par manipulation, dissimulation, abus de renseignements privilégiés, mauvaise représentation de faits importants, ou toute autre pratique déloyale. Le 31 octobre 2013 Page 4 de 9
Milieu de travail Chaque employé doit respecter la politique de la Société consistant à offrir un milieu exempt de discrimination et de harcèlement fondé sur la race, le sexe, l orientation sexuelle, la couleur, la nationalité ou l origine ethnique, la religion, l état matrimonial, l état familial, l âge ou un handicap. Norbord interdit les comportements irrespectueux entre collègues tels que le harcèlement, la discrimination et autres comportements inacceptables même initialement non violents, mais pouvant dégénérer en violence s ils ne sont pas corrigés. Norbord applique une politique de tolérance zéro à l égard de la violence dans le milieu de travail. Les employés doivent penser à leur sécurité d abord en prenant des mesures appropriées en restant calme, en se désengageant de la situation ou en quittant les lieux, et informer immédiatement la sécurité, puis leur directeur ou les ressources humaines, ou s il s agit d une situation de crise, appeler le 911 ou les services d urgence locaux. La Société s est engagée à assurer la santé et la sécurité de ses employés. Tous les employés doivent se conformer aux lois applicables sur la santé et la sécurité au travail et ne pas avoir un comportement illégal ou dangereux. Outre ce Code, vous pourriez devoir vous conformer à d autres politiques locales. Veuillez consulter votre directeur des ressources humaines local pour obtenir de plus amples renseignements. CONFLITS D INTÉRÊTS Membres du conseil d administration d autres entreprises Un employé de la Société doit obtenir la permission avant de siéger au conseil d administration d une autre entreprise dont les intérêts pourraient entrer en conflit avec ceux de la Société. Le fait de siéger au conseil d administration d une autre entreprise, même une entreprise dans laquelle la Société a des intérêts, peut créer un conflit d intérêts. Siéger au conseil d administration ou faire partie d un comité permanent de certaines organisations, y compris un organisme gouvernemental, peut aussi créer un conflit. Avant d accepter une nomination au conseil ou au comité d un organisme dont les intérêts pourraient entrer en conflit avec ceux de la Société, les employés doivent obtenir l approbation écrite du président du conseil d administration de la Société. Les employés ont le droit, toutefois, de siéger aux conseils d administration d œuvres de bienfaisance ou d organismes sans but lucratif, ou d entreprises familiales privées qui n ont aucun lien avec la Société et ses activités. Il n est pas nécessaire d obtenir une approbation préalable pour ce genre de situations. Les employés doivent obtenir l autorisation de leur superviseur avant de parler en public pour une œuvre de bienfaisance au nom de la Société. Le 31 octobre 2013 Page 5 de 9
Conflits d intérêts Il y a conflit d intérêts lorsque le jugement d un membre du personnel qui agit au nom de la Société est influencé ou susceptible de l être par la perspective d un gain personnel, réel ou possible, pour lui-même, un parent ou un ami. Ce gain peut être de nature financière ou non, direct ou indirect, par l entremise de relations familiales ou d associations personnelles, ou autres. Les employés sont en conflit d intérêts lorsqu ils participent à une activité qui les empêche de s acquitter correctement de leurs fonctions, ou qui est susceptible de donner lieu à une situation qui pourrait affecter leur jugement ou leur capacité d agir au mieux des intérêts de la Société. Par exemple, l employé ne doit pas détenir de participation importante dans une entreprise qui fournit des produits à la Société ou qui en achète de celle-ci. Les employés doivent également obtenir l autorisation de leur superviseur avant de se lancer dans des activités commerciales sans lien avec la Société et fournir des renseignements complets sur ces activités, le cas échéant, chaque année. COMMUNICATIONS DE RENSEIGNEMENTS SUR LA SOCIÉTÉ Communication de renseignements exacts et justes au public La Société est tenue de fournir des renseignements complets, justes, exacts, opportuns et compréhensibles sous forme de rapports et de documents qu elle dépose ou soumet à la Commission des valeurs mobilières de l Ontario et à d autres organismes de réglementation du commerce des valeurs mobilières, à la Bourse de Toronto, ainsi que dans d autres communications publiques émises par la Société. Tous les employés responsables de la préparation de communications publiques de la Société, ou qui fournissent des renseignements dans le cadre de ce processus, sont responsables d assurer que les communications et les renseignements fournis par la Société le sont en toute honnêteté, avec précision et conformément aux contrôles et procédures de communication de la Société. Pour les directives sur la communication de renseignements, veuillez consulter la politique de communication de la Société sur son site Web à www.norbord.com. Exactitude des dossiers et des registres Les dossiers et les registres de la Société doivent refléter toutes ses opérations en temps opportun et d une manière exacte afin, notamment, de permettre de préparer des états financiers exacts. Tous les éléments d actif et de passif de la Société doivent être inscrits aux registres de la Société. Tous les employés de Norbord ont la responsabilité de soumettre de bonne foi leurs questions et leurs préoccupations sur les questions de comptabilité, de vérification et de communication. Les plaintes et les préoccupations à ces égards comprennent, notamment : (a) la fraude ou les erreurs délibérées dans la préparation, la tenue, l évaluation, la révision ou la vérification des états ou des dossiers financiers; (b) les irrégularités de comptabilité ou la non-conformité aux contrôles comptables internes; (c) les déclarations inexactes ou fausses à ou par un dirigeant ou un comptable concernant un élément des états financiers, des rapports financiers ou des rapports des vérificateurs (d) des écarts par rapport à la déclaration complète et juste de la situation financière de la Société. Pour obtenir plus de renseignements sur la communication des plaintes et des préoccupations, veuillez consulter la rubrique «Rapports et plaintes». Le 31 octobre 2013 Page 6 de 9
CONFIDENTIALITÉ DE L INFORMATION Renseignements confidentiels, opérations d initiés et périodes d interdiction Tous les employés doivent protéger la confidentialité de tous les renseignements relatifs à la Société et à ses activités qui n ont pas été rendus publics, et ne pas utiliser ces renseignements à des fins personnelles ou pour des tiers, à moins d avoir reçu l autorisation expresse d un dirigeant de la Société. Sont considérés avoir été rendus publics les renseignements contenus dans le rapport annuel de Norbord, le formulaire d information annuel, la circulaire de procuration de la haute direction, les communiqués de presse et autres communications de la direction au grand public. Par exemple, aucun employé qui détient des renseignements confidentiels significatifs au sujet de Norbord ne peut vendre ni acheter des titres de la Société tant que ces renseignements ne sont pas rendus publics. Agir ainsi serait considéré comme un délit d initié et vous seriez passible de sanctions imposées par la réglementation sur les valeurs mobilières au Canada, sanctions pouvant comprendre des amendes et /ou une peine d'emprisonnement. Veuillez consulter la politique de communication de la Société pour en savoir plus sur les autres règles en matière de transmission de renseignements confidentiels. L obligation de non-divulgation des renseignements confidentiels s applique également aux renseignements confidentiels des employés, des clients, des fournisseurs et autres personnes. La politique sur la protection de la vie privée de Norbord décrit les principes adoptés par la Société en vue d assurer la protection des renseignements personnels et tous les employés doivent adhérer à cette politique. Des périodes trimestrielles régulières d interdiction de transiger s appliquent aux employés et aux initiés qui ont accès à des renseignements importants non divulgués allant de 10 jours civils avant la fin du trimestre jusqu à deux jours de bourse après la publication du communiqué sur les résultats financiers de la Société pour ce trimestre. D autres périodes d interdiction peuvent être imposées de temps à autre. Cette obligation de non-divulgation des renseignements vaut autant durant l emploi à Norbord qu après la cessation d emploi ou le départ à la retraite. Porte-parole autorisés Seuls le chef de la direction, le chef des finances et le gestionnaire, Affaires de la Société, sont autorisés à communiquer avec les médias, les analystes, les investisseurs, les courtiers et les autres membres de la communauté des investisseurs. À moins d avoir été désignée par l un de ces porte-parole, aucune autre personne n est autorisée à répondre aux demandes d information de la communauté des investisseurs, des représentants des médias ou autres. Toutes les demandes doivent être transmises à un porte-parole autorisé. La politique de communication de la Société se trouve sur le site Web de la Société à www.norbord.com. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de l applicabilité de cette politique, veuillez communiquer avec le chef des finances ou avec le secrétaire adjoint de la Société. Le 31 octobre 2013 Page 7 de 9
CONFORMITÉ AU CODE Rapports et plaintes Chaque employé doit agir conformément au Code et signaler tout manquement à celui-ci. Dans la plupart des cas, vous devez vous adresser à votre superviseur immédiat. Toutefois, si vous considérez que ce n est pas la bonne personne à qui vous adresser, ou si le superviseur ne traite pas la question de façon appropriée, vous devez la porter à l attention du chef de la direction de la Société. Par ailleurs, les employés, les clients, les partenaires et les fournisseurs qui sont témoins ou conscients d un comportement qui pourrait être déplacé et qui va à l encontre de notre Code peuvent signaler ce comportement à l aide du service de dénonciation indépendant Clearview Connects. Les rapports feront l objet d une enquête menée de façon équitable, impartiale et rapide, et il existe une possibilité de «Rapport sensible» suivant laquelle vos commentaires sont soumis directement au président du comité d audit. L identité des employés sera protégée. Il est possible de joindre le service de dénonciation comme suit : Site Web : www.clearviewconnects.com Courrier : Clearview Connects Case postale 11017, Toronto (Ontario) M1E 1N0 Ligne d assistance nord-américaine : 1-866-608-7287 / Ligne d assistance européenne : 00 800 9643 9643 Les membres de notre conseil d administration doivent sans tarder signaler toute violation au président du conseil d administration ou au président du comité pertinent. Aucune mesure de représailles ou autre mesure ne sera prise à l endroit d une personne qui aura, de bonne foi, signalé un manquement réel ou possible au présent Code. Conformité au Code Tous les employés de la Société recevront un exemplaire du présent Code. Au début de son emploi et tous les deux ans par la suite, chaque employé sera tenu d accuser réception du Code et de reconnaître son obligation de s y conformer. Les déclarations des employés seront conservées par le service des Ressources humaines. De plus, tous les employés doivent dévoiler par écrit à leur chef de service toutes les activités, les placements et les activités susceptibles de causer un conflit d intérêts apparent ou réel avec leurs fonctions pour le compte de la Société. Chaque chef de service doit voir à ce que les mesures appropriées soient prises afin qu il n y ait pas de conflits d intérêts à l intérieur de son service. Le 31 octobre 2013 Page 8 de 9
ANNEXE - ATTESTATION J atteste que j ai bien reçu un exemplaire du de Norbord, que je l ai lu et que j en ai compris le contenu. Je reconnais et j accepte que le maintien de mon emploi à Norbord peut dépendre de mon adhésion à ses règlements tels qu'ils sont établis dans le Code de conduite professionnelle. Je comprends également que j ai l obligation de signaler toute violation de ces règles selon la procédure établie dans le. Signature de l employé Nom de l employé Titre Lieu de travail Date Le 31 octobre 2013 Page 9 de 9