CONTRAT DE PRESTATIONS

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1 NURSING data XYZ CONTRAT DE PRESTATIONS (Leistungsvereinbarung) entre X Y Z ci-dessous le mandant et l Institut de santé et d économie (ISE) Rue du Bugnon Lausanne, ci-dessous le mandataire concernant l achat de prestations dans le cadre du projet NURSING data

2 1. Introduction Commencé en août 1998, sous la direction de la Conférence des directeurs des affaires sanitaires (CDS), de l Office fédéral de la statistique (OFS), l Association suisse des infirmières et infirmiers (ASI) et de l Association suisse des directeurs et directrices de services infirmiers (ASDSI), le projet NURSING data a atteint le stade de sa mise en œuvre. Il a pour objectif d élaborer un système d information infirmier qui couvre les trois secteurs de la santé - le domicile, les établissements médico-sociaux et l hôpital - les quatre régions linguistiques et toutes les spécialités (selon la subdivision de l activité médicale). Ce système devra être compatible avec les autres systèmes suisses tels que statistiques de l OFS et classifications (CIM-10, CH-OP, TarMed, etc.) et devra aussi permettre des comparaisons internationales, compte tenu de la législation sur la protection des données. Etant donné le champ d action très vaste et les conséquences envisageables pour les institutions de santé et les professions soignantes, tant dans le domaine des systèmes d information que dans celui de la gestion des institutions ou des services de soins, il est particulièrement important que les principaux partenaires intéressés soient associés à la 2 ème phase du projet (ci-après appelée projet global), (annexe 1), laquelle consistera dans le développement des bases et des conditions indispensables à la saisie des données. Deux modalités sont offertes : l achat de prestations (par contrat de prestations) et la contribution aux frais (par contrat de contribution). Tout financement autre ou complémentaire (dons, sponsoring) peut être fait selon condition ad hoc fixées par le comité de pilotage. Les différents contrats de prestations et de contribution sont conçus de manière à assurer la cohérence et la coordination du projet global. L ISE veille à ce que les sous-projets essentiels soient financés en priorité. 2. Contrat de prestations: généralités 2.1. Objectif du contrat de prestations Par la signature d un contrat de prestations, un partenaire décide de financer en priorité le ou les sousprojets de la 2 ème phase qui le concernent plus particulièrement. Il finance également la part correspondante des tâches de gestion du projet global (TP1 - annexe1) Modalités contractuelles Etant donné la diversité des statuts juridiques des partenaires, ces derniers concluent séparément les contrats de contribution avec l Institut de santé et d économie (ci-après ISE), chargé de la réalisation opérationnelle du projet NURSING data. Les partenaires sont informés du contenu des autres contrats de prestations et de contribution Modalités de collaboration Par la signature de ce contrat de prestations, les parties acceptent et s engagent à respecter les modalités de collaboration du projet NURSING data, mises en place pour assurer la coordination de l ensemble du projet et qui font partie intégrante du présent contrat (annexe 2). V42/

3 3. Prestations pour YXZ 3.1. Nature du mandat Par le présent contrat de prestations, XYZ charge l ISE de réaliser les prestations suivantes (resp. de livrer les produits suivants) : a b c De plus, XYZ contribue proportionnellement aux activités de gestion du projet global Calendrier et budget Le contenu détaillé, le calendrier et le budget du présent mandat figurent à l annexe 3 du présent contrat de prestations. Les tarifs comprennent la TVA Début des travaux Du fait de la complexité du projet et des engagements considérables qu il représente pour les diverses ressources, les travaux ne débuteront que lorsque le montant total du financement assuré par les différents contrats de prestations et de contribution sera de fr. 700' Cette somme sera affectée aux projets prioritaires et indispensables (voir article 5.1 des modalités de collaboration en Annexe 2). 4. Engagement des partenaires 4.1. Engagement de l ISE L ISE : assure l organisation et la réalisation du présent mandat, en collaboration avec le répondant de XYZ, dans le cadre du présent contrat de prestations et dans le cadre du projet global (annexe 1) ; s engage à respecter les modalités de collaboration (annexe 2) ; tient XYZ régulièrement informé du déroulement des travaux et l avertit à temps de tout risque de modification de délai ou de dépassement de crédit. La direction de projet est assurée par Mme Anne Berthou, directrice associée de l ISE, avec la collaboration de M. Alain Junger, collaborateur scientifique Engagement de XYZ XYZ : assure le financement des prestations demandées jusqu'à concurrence du montant global défini par le présent contrat ; met à disposition tous les documents utiles et informations nécessaires au bon déroulement du mandat ; s engage à respecter les modalités de collaboration et à déléguer un représentant au sein du plenum et à participer à la nomination d un représentant dans le comité de pilotage (annexe 2) ; apporte le soutien politique et le suivi requis ; autorise l ISE à faire état de ce projet ; assure le lien avec les organisations/associations qu il représente ; V42/

4 se déclare prêt, de reconsidérer, sur recommandation du plenum, la prestation convenue, afin d atteindre l objectif visé par le projet global ;... Le répondant pour XYZ est. 5. Contrôle des prestations Il sera rendu compte de l utilisation de la présente contribution dans des rapport annuels et dans un rapport final adressés à XYZ, dont le contenu, la structure et le volume seront fixés préalablement. Les modalités d évaluation de l atteinte des résultats sont fixées dans les modalités de collaboration (annexe 2). 6. Réserve pour imprévu et modalités de paiement 6.1. Réserve pour imprévu Sur la base du budget du (date), figurant en annexe 3, le montant de CHR XXX.- sera versé au mandataire, sur présentation de factures. Le montant global de ce mandat se monte à CHFR XXX.-, y compris une réserve pour imprévus de CHFR yyy Modalités de paiement Les paiements se feront 7. Dispositions finales 7.1. Durée du contrat Le présent contrat entre en vigueur dès sa signature par les deux parties et dès que la somme de Fr. 700'000.-, nécessaire à la réalisation des projets prioritaires et indispensables, est atteinte. Il prend fin 60 mois après la séance constitutive du plenum de NURSING data. En cas de retard dans les travaux, sa prolongation éventuelle sera discutée dans les trois mois qui précèdent son terme Modifications Tout élargissement du présent contrat fera l objet d un nouveau contrat Litiges La rupture du présent contrat ou toute irrégularité dans son application sont soumises au comité de direction. Ce dernier peut, le cas échéant, décider d en référer au plenum. Pour le reste, le Code des obligations fait foi. En cas de litige, le for juridique est à Berne. V42/

5 Berne, le Lausanne, le XYZ Institut de santé et d économie. Anne Berthou Directrice associée. Jean-Claude Rey Directeur k:\commun ise\ise_proj\nursdata\businessplan\contrats\cp-mod42-f.doc V42/

6 Annexe 1 : NURSING data Businessplan Années 2000 à Rappel Quatre buts sont visés par la mise en place au niveau national d un système d information infirmier, à savoir : 1. Fournir des données pour la pratique des soins (données cliniques), 2. Fournir des données pour la gestion des services de soins, 3. Fournir des données pour une économie et une politique sanitaires intégrant les soins infirmiers, 4. Fournir des données pour les statistiques sanitaires afin de compléter les statistiques des établissements hospitaliers (statistiques médicales) et celle des établissements médico-sociaux, de même qu une future statistique des soins à domicile. Lors de la mise en œuvre des statistiques, on a renoncé, pour des raisons de priorité, à intégrer des données relatives aux soins. 2. Organisation Le projet NURSING data ne peut être réalisé qu avec le soutien de tous les partenaires impliqués du domaine de la santé, ce qui pose des exigences élevées en matière de coordination et d organisation du projet. L organisation est décrite dans des modalités de collaboration distinctes. 3. Modules : description et coûts Le projet NURSING data est structuré en sept modules ou projets partiels (TP). Le tableau suivant donne un aperçu des modules, de leur calendrier et des coûts estimés. Domaines d activités Année(s) Estimation du coût TP1. Mise en place de la structure de projet : Elaboration du projet de structure, mise en place des éléments de gestion indispensables, accord des partenaires, création officielle et fonctionnement durant les 5 années TP2. Elaboration des classifications de référence des phénomènes et des interventions infirmières pour la Suisse : Elaboration définitive des deux classifications de référence dans les trois régions et les trois langues nationales, avec l aide de groupes d experts travaillant avec la technique du Delphi. Test sur le terrain TP3. Elaboration de la forme définitive du Nursing Minimum Data Set suisse (CH-NMDS) : Elaboration et test de la version définitive du CH-NMDS pour les services hospitaliers et les établissements médico-sociaux. En parallèle, recherche de consensus sur les principales variables du CH-NMaxDS. Travaux réalisés avec l aide d un groupe de développement multidisciplinaire constitué des principaux utilisateurs potentiels des données. Information et formation en vue de l implantation. Développement d un NMDS pour les soins à domicile Mise en place en 2000 Fonctionnement à 2006 Fr. 257' à 2003 Fr. 215' à 2005 Fr. 290' Annexe 1 des contrats de contribution et de prestations V42/

7 Domaine d activité Année(s) Estimation du coût TP4. Validation du modèle d exploitation des données : Choix de la méthodologie de traitement de l information. Validation du format et des définitions des variables pour une exploitation optimale à des fins de quantification. Choix et test d un système de saisie et de feed-back TP5. Information : Poursuite de la politique d information large et ouverte sur le projet : séances d information dans les écoles professionnelles, associations, etc., journées d information, publications, communiqués de presse, poursuite du développement du site web TP6. Coordination : Coordination avec d autre projets suisses (traduction d ICNP, TarMed, statistiques sanitaires, Observatoire de la santé, APDRG), coordination avec les projets internationaux (standards internationaux), coordination avec les développements informatiques 2001 à 2004 Fr. 77' à 2006 Fr. 151' à 2006 Fr. 125'000.- TP7. Préparation du système de normalisation : Détermination de la structure de normalisation, développement des standards de certification des outils de relevés, mise au point de la procédure de certification Fr. 111'600.- Estimation financière pour l ensemble du projet 60 mois Fr. 1'227'400.- V42/

8 Annexe 2 : NURSING data - Modalités de collaboration 1. Introduction Le projet NURSING data est financé par le moyen de contrats de prestations et de contrats de contribution, signés entre différents partenaires et l Institut de santé et d économie (ISE), lequel est chargé de la réalisation opérationnelle du projet. Des modalités de collaboration sont instituées afin d assurer la coordination entre ces divers contrats et la cohérence de l ensemble du projet. Elles font partie intégrante des contrats de prestations et des contrats de collaboration. Elles ont notamment pour but de : formaliser les relations entre chacune des organisations/institutions partenaires du projet NURSING data et de créer ainsi une structure responsable de la bonne réalisation du projet; préciser les engagements respectifs des instances de direction et de gestion du projet ainsi que des différentes parties, notamment en regard des objectifs généraux du projet ainsi que des différents contrats de prestations. 2. Engagements Dans le cadre de leurs compétences et responsabilités respectives, les partenaires s engagent à contribuer aux travaux et au financement du projet NURSING data (projet global) ayant pour but l élaboration d un système d information infirmier national uniforme et cohérent, acquérant ainsi un accès privilégié aux résultats ou produits issus des travaux. 3. Partenaires 3.1. Types de partenaires Peuvent être partenaires du projet NURSING data les associations/organisations faîtières au niveau national des institutions et instances, concernées par la récolte et le traitement de données de soins infirmiers qui ont conclu un contrat de prestations ou de contribution, à savoir : 1. le Département fédéral de l intérieur 2. la Conférence des directeurs cantonaux des affaires sanitaires 3. les assureurs 4. les associations nationales de fournisseurs de prestations de santé 5. les associations professionnelles des soins infirmiers nationales Droits et obligations des partenaires Par la signature d un contrat de prestations ou d un contrat de contribution, les partenaires : contribuent à la création de l infrastructure du projet global - entre autres en le finançant - et acquièrent le droit de participer aux instances de décision ; s engagent à contribuer activement au bon fonctionnement du projet, en s assurant de l engagement effectif des ressources humaines et matérielles affectées à l infrastructure et aux projets communs et en participant à la préparation du terrain politique et à la suite à donner aux décisions; s engagent à ne pas utiliser les travaux tant que les résultats officiels ne sont pas publiés et sans l accord du comité de pilotage ; V42/

9 s engagent à soutenir activement à la politique d information de NURSING data, définie comme devant être large et ouverte. 4. Structure et organisation de NURSING data 4.1. Vue d ensemble La structure et l organisation de NURSING data sont résumées dans l organigramme figurant cidessous. Les organes en sont : le plenum le comité de pilotage. la direction de projet. PLENUM Comité de pilotage TP1 Direction de projet TP7 TP2 TP3 TP4 TP5 TP Plenum Composition du plenum Les partenaires délèguent leur(s) représentant(s) au plenum et veillent à ce qu ils disposent du pouvoir de décision correspondant. Chaque partenaire dispose d une voix. La direction de projet siège avec voix consultative Tâches dévolues au plenum Le plenum est l organe de coordination le plus large du projet. Il est compétent pour : 1. superviser le bon déroulement du projet ; 2. décider des modes de représentation ; 3. décider des changements stratégiques importants et notamment des priorités des projets et des changements d affectation des ressources ; 4. modifier les modalités de collaboration ; 5. régler les divergences et servir d instance de recours en cas de litige ; 6. faire le lien entre le projet et les instances locales et nationales (dans les deux sens) ; V42/

10 7. préparer et promouvoir l implantation des résultats finaux au niveau local et national Organisation du plenum Le plenum élit son président et son vice-président et désigne son secrétariat. Le plenum se réunit en moyenne deux fois par an ou sur demande d une majorité de ses membres. Il est convoqué au moins un mois à l avance. Les points à mettre à l ordre du jour sont à annoncer au moins 6 semaines à l avance. Sauf exceptions, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. Pour le reste, le plenum s organise lui-même Comité de pilotage Composition du comité de pilotage Le comité de pilotage se compose au maximum de 8 membres, désignés par groupe de partenaires. Les groupes de partenaires et sièges attribués sont les suivants : 1. les autorités fédérales 2 sièges 2. les autorités cantonales 1 siège 3. les assureurs 1 siège 4. les fournisseurs de prestations 2 sièges 5. les associations professionnelles 2 sièges. Les groupes de partenaires s organisent entre eux pour désigner leurs délégués. Le comité de pilotage peut s adjoindre des observateurs avec voix consultative. La direction de projet siège avec voix consultative Tâches dévolues au comité de pilotage Le comité de pilotage a pour responsabilité de veiller à la gestion du projet et, notamment, de : 1. finir de développer, tester et implanter le CH-NMDS (y compris les classifications de référence) ; 2. superviser les bases de données et leurs utilisations (éventuellement participer à la construction de certains algorithmes d extraction) ; superviser le codage ; 3. veiller à la protection des données ; 4. suivre et promouvoir l harmonisation des langages, nomenclatures et classifications ; 5. mettre en place un procédure de certification des outils et méthodes de relevés actuels et futurs, de manière à assurer la validité et la comparabilité des données ; 6. servir d instance de référence au niveau national pour les questions opérationnelles et de lieu de préparation pour les décisions politiques ; 7. veiller au suivi technique et politique des développements du projet et des bases de données, en particulier le CH-NMaxDS ; 8. veiller à la cohérence du système au travers de tous ses développements ; 9. promouvoir l information et la communication au niveau national ; 10. promouvoir et contribuer à la mise en place systèmes de feed-back et s assurer de leur fonctionnement ; 11. veiller à la coordination du projet avec le système d information sanitaire national ; V42/

11 12. préparer les séances du plenum ; 13. donner les autorisations de publication et d utilisation des résultats ; 14. servir de lieu d instruction et de première instance en cas d irrégularités ou de litige. Il a la compétence de créer des commissions d analyse ou d enquête et de rechercher des compromis Organisation du comité de pilotage Le comité de pilotage élit son président et son vice-président et désigne son secrétariat. Le comité se réunit au moins tous les trois mois ou sur demande d une majorité de ses membres. Les points à mettre à l ordre du jour sont soumis au plus tard trois semaines avant la réunion. L ordre du jour est transmis au plus tard dix jours avant la réunion. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. Pour le reste, le comité s organise lui-même Direction de projet La direction de projet est assurée par l Institut de santé et d économie (ISE). Elle a pour fonctions de : 1. gérer le financement du projet au moyen de contrats de prestations et de contrats de contribution et d éventuelles autres sources de financement ; 2. réaliser le projet global selon le calendrier prévu par le comité de pilotage ; 3. remplir les contrats de prestations ; 4. veiller à la coordination et à la cohérence de l ensemble des travaux ; 5. rendre compte régulièrement de l état des projets au comité de pilotage et aux parties concernées ; 6. assurer la coordination avec les principaux projets nationaux et internationaux développés dans le même domaine ; 7. assurer l information et la formation Rapports et modalités de contrôle L ISE établira à l intention des instances dirigeantes : un court rapport trimestriel ; un rapport annuel, préalablement discuté avec les parties concernées et qui peut servir d information à l extérieur ; un rapport financier contrôlé par une fiduciaire. Le contenu, la structure et le volume de ces rapports seront fixés préalablement par le comité de pilotage. 5. Dispositions finales 5.1. Entrée en vigueur Les présentes modalités entrent en vigueur dès que la somme de Fr. 700'000.-, nécessaire à la réalisation des projets prioritaires et indispensables, est atteinte et que le premier plénum, composé partenaires ayant signé des contrats de prestations et des contrats de contribution, s est constitué. V42/

12 5.2. Modification des modalités de collaboration Les présentes modalités de collaboration ne peuvent être modifiées qu en plenum, à l unanimité de tous les partenaires. Une modification des contrats de prestations ou des contrats de contribution ne signifient pas une modification des modalités de collaboration Litiges Les règles à suivre en cas de litige sont fixées par le plenum. Les situations sont instruites par le comité de pilotage, dans le cadre de ses compétences. V42/

13 Annexe 3 : Budget détaillé et calendrier du contrat de prestations pour XYZ V42/