Questions intéressant le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service»

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1 CEP C Doc 11 Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE Commission 3 (Services physiques) Questions intéressant le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Rapport du Président du groupe (Point 11 de l ordre du jour) 1. Objet Rapport de la réunion de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» tenue le 27 octobre Références/paragraphes 1 à Décision attendue Prendre note du présent rapport. I. Ouverture de la réunion et adoption de l ordre du jour (CEP C 3 GULQ Doc 1.Rev 1) 1. Les délégués de 23 des 45 Pays-membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» (GULQ) ont assisté à la réunion. Le quorum requis pour la prise de décisions (plus de 50% des membres) a été atteint, conformément à l article 6 du Règlement intérieur du GULQ. L ordre du jour a été adopté par consensus. II. Rapport de la dernière réunion (CEP C Doc 10.Add 1) 2. Le GULQ a pris note du rapport de sa dernière assemblée, qui avait déjà été présenté à la Commission 3 du Conseil d exploitation postale (CEP) en avril III. Elections du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» en Le GULQ a pris note des résultats des élections ayant eu lieu en Concernant l élection du Président et du Vice-Président, le secrétariat a reçu 36 votes sur les 45 voix. Cela représente plus de la majorité simple requise conformément au Règlement intérieur du GULQ. Morten Rosengreen (Danemark) a été élu à la présidence du GULQ pour la période du 1 er septembre 2014 au 31 août 2018, avec un total de 22 voix. Barbara Crestin (France), quant à elle, a été élue à la vice-présidence pour la même période, avec un total de 10 voix. 4. Quatre des cinq positions ad personam au sein du Comité de validation et de révision sont devenues vacantes le 31 août Des élections n étaient pas nécessaires, puisque le nombre des candidatures reçues correspondait au nombre des positions vacantes. Les candidats ci-après siégeront au Comité de validation et de révision pour une période de deux ans, à savoir du 1 er septembre 2014 au 31 août 2016: Bjarne Bentsen (Danemark), Christian Schelter (Allemagne, Vice-Président), Pantelis Vaxevanis (Grèce) et Marek Vrany (Suisse). DER.REM

2 2 IV. Normes et objectifs en matière de qualité de service (CEP Doc 5a.Rev 2) 5. L assemblée du GULQ a approuvé le projet de résolution présenté dans le document concernant les normes et objectifs en matière de lien avec la qualité de service. La résolution modifie les normes en matière de qualité de service approuvées auparavant pour l Amérique (Etats-Unis) et le Portugal par la résolution CEP 2/ et fixe les normes et objectifs en matière de qualité de service pour deux nouveaux participants, à savoir le Togo et Maurice, ayant rejoint le système le 1 er janvier Le GULQ a été informé du retrait d Aruba du système de lien avec la qualité de service en V. Comité de validation et de révision a) Cinquième rapport du Comité de validation et de révision Période (CEP C 3 GULQ Doc 5a) 6. Le GULQ a pris note du cinquième rapport du Comité de validation et de révision pour la période , contenant les recommandations formulées par le Comité après avoir examiné les propositions visant à modifier les normes et les objectifs en matière de qualité de service pour le Portugal et à fixer les normes et les objectifs pour Maurice et le Togo. b) Premier rapport du Comité de validation et de révision Période (CEP C 3 GULQ Doc 5b) 7. Le GULQ a pris note du premier rapport du Comité de validation et de révision pour la période Ce rapport contient la décision du Comité relative à la demande de participation de l Ukraine ainsi que les recommandations du Comité concernant la demande formulée par l Amérique (Etats-Unis) pour modifier ses normes de service dans le cadre du système de lien avec la qualité de service à partir du 5 janvier VI. Evolution des travaux et mise à jour du plan de travail 8. Le GULQ a pris note des actions ci-dessous prévues dans son plan de travail (v. CEP Doc 3. Add 3.Rev 3) et notamment celles du projet 3 du plan de travail pour la poste aux lettres (v. CONGRÈS Doc 20a.Annexe 3.Rev 1), approuvé par le Congrès de Doha dans sa résolution C 37/2012. a) Action 1 Mise en place de procédures efficaces pour répondre aux demandes des participants 9. Le Président du Comité de validation et de révision a présenté le modus operandi du Comité. Le GULQ a adopté les listes de contrôle pour les visites sur site et l utilisation des données de transpondeur pour appuyer les déclarations de cas de force majeure en avril Le Président du Comité a ensuite informé le QULQ que le Comité étudierait la question de savoir si d autres améliorations seraient nécessaires pour examiner plus efficacement les questions relatives aux participants et prendre des meilleures décisions en la matière. b) Action 2 Définition des paramètres permettant la validation des résultats en matière de qualité de service aux fins du lien avec la qualité de service de l UPU 10. Pour appuyer l action 2, le Président du Comité a informé le GULQ que la formule de collecte des données sur le courrier réel approuvée par la dernière assemblée du GULQ en avril 2014 avait été mise en œuvre avec succès par les deux fournisseurs de système d évaluation. 11. Le deuxième point souligné dans le cadre de l action 2 porte sur la définition des paramètres pour valider les résultats fournis par le système d évaluation de la qualité de service aux fins du calcul des frais terminaux. A cet égard, il est important de coordonner avec le groupe ad hoc du système de contrôle mondial (GMS) quant à la procédure relative aux principaux indicateurs de performance («KPI enveloping procedure»). Le Comité de validation et de révision devrait présenter les travaux menés sur les principaux indicateurs de performance lors de la prochaine assemblée, en avril 2015.

3 3 c) Action 3 Encouragement des membres de l UPU à prendre part au système de lien avec la qualité de service de l UPU 12. Le secrétariat a informé le GULQ des mesures qu'il a prises régulièrement et qu il continuera à prendre pour informer les opérateurs désignés des Pays-membres des conditions régissant leur participation au système de lien avec la qualité de service de l UPU et des avantages que représente celle-ci. d) Action 4 Amélioration de la gouvernance et du cadre réglementaire concernant le lien avec la qualité de service de l UPU 13. Le groupe ad hoc chargé de l examen de la gouvernance du lien avec la qualité de service, composé de l Australie, du Canada et de la Grande-Bretagne, a été chargé d examiner en profondeur le Règlement intérieur du GULQ en vue d harmoniser et de simplifier les différentes procédures d examen et de prise de décisions du groupe. Le groupe ad hoc devrait notamment réviser l adhésion des non-participants au système de lien avec la qualité de service au GULQ (en référence à l art. 2 du Règlement intérieur du GULQ) et clarifier toute disposition obscure. Il présentera des propositions en la matière au GULQ lors de sa réunion en avril VII. Rapport d avancement concernant la Stratégie postale de Doha et les décisions du Congrès 14. Le GULQ a pris note des progrès réalisés au niveau du cinquième principal indicateur de performance, concernant le nombre d opérateurs désignés participant au lien avec la qualité de service de l UPU par rapport au nombre total des opérateurs désignés. La performance par rapport au principal indicateur de performance s est améliorée, mais pas assez rapidement pour atteindre l objectif de 35% d ici à 2016 fixé par la Stratégie postale de Doha. VIII. Mise à jour du Guide de l utilisateur du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» 15. Le GULQ a pris note de la présentation faite par le Bureau international sur les mises à jour et modifications apportées au Guide de l utilisateur du groupe depuis la dernière assemblée. IX. Prochaine réunion 16. Le Bureau international a informé le groupe du fait que la prochaine réunion du GULQ aura lieu durant la session du CEP en avril X. Divers et imprévu 17. Le GULQ a pris note des deux propositions de modifications des articles RL 222 et RL 223 du Règlement de la poste aux lettres (v. CEP Doc 5d.Annexes 8 et 9). Concernant les modifications de l article RL 223, l Allemagne et l Australie se sont dites préoccupées par le 3, concernant l heure critique de marquage et le terme en anglais «shall», qui causeraient des problèmes au niveau de l inspection par l organisme du contrôle des frontières et provoqueraient des ambiguïtés au niveau des heures limites du régime intérieur, puisque celles-ci peuvent varier d un point d admission à l autre au sein d un même pays. Le Président du GULQ a invité l Allemagne et l Australie à soulever cette question lors de la réunion du Groupe «Rémunération Poste aux lettres» (GRPL), puisque c est ce dernier qui était chargé de soumettre ces propositions au CEP pour approbation. Le GRPL devrait se réunir après la réunion du GULQ. Berne, le 25 février 2015 Morten Rosengreen Président

4 CEP C Doc 11.Add 1 Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE Commission 3 (Services physiques) Questions intéressant le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Rapport du Président du groupe (Point 11 de l ordre du jour) 1. Objet Rapport de la réunion de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» tenue le 17 avril Références/paragraphes 1 à 21 et annexes 1 et 2 2. Décision attendue La Commission 3 du Conseil d exploitation postale est invitée à: prendre note du présent rapport; approuver les propositions de modification du Règlement intérieur du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service»; adopter les recommandations visant à régler la question des poids appliqués aux liaisons des groupes par le système d évaluation convenu par l UPU fourni par International Post Corporation en Annexe 2 21 I. Introduction / 1. Les délégués de 26 des 49 Pays-membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» (GULQ) ont assisté à la réunion. L Islande, la Slovénie et la Suède ont donné leur procuration au Danemark, à la Pologne et à la Norvège, respectivement. Avec une représentation de 29 pays au total, le quorum requis pour la prise de décisions (plus de 50% des membres) a été atteint, conformément à l article 6 du Règlement intérieur du GULQ. L ordre du jour a été adopté par consensus. Une liste des participants présents et ceux représentés à la réunion figure en annexe 1. II. Rapport de l'assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» du 27 octobre 2014 CEP C Doc 11) 2. Le GULQ a pris note du rapport de sa dernière assemblée. III. Elections du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» en Le GULQ a pris note de la procédure d élection relative à l une des cinq positions ad personam devenues vacantes récemment au sein du Comité de validation et de révision. DREM.REM

5 2 IV. Normes et objectifs en matière de qualité de service (CEP C Doc 6) 4. L assemblée du GULQ a approuvé le projet de résolution présenté dans le document susmentionné, concernant les normes et objectifs en matière de lien avec la qualité de service. La résolution, si elle est adoptée, établit les normes en matière de qualité de service pour 2016, y compris celles du nouveau participant (Burkina Faso). Elle modifie également les normes de qualité approuvées auparavant pour l Arabie saoudite, Macao, Chine, et la Grande-Bretagne dans le cadre de la résolution du CEP 2/ et applicables à partir du 1 er janvier Enfin, elle fixe les objectifs en matière de qualité de service pour tous les participants au lien avec la qualité de service en V. Comité de validation et de révision Deuxième rapport du Comité de validation et de révision. Période (CEP C 3 GULQ Doc 5) 5. Le GULQ a pris note du deuxième rapport du Comité de validation et de révision pour la période , contenant les recommandations formulées par le comité après avoir examiné les propositions visant à modifier les normes de qualité applicables dans le cadre du lien avec la qualité de service pour l Arabie saoudite, le Burkina Faso, Macao, Chine, et la Grande-Bretagne. VI. Evolution des travaux et mise à jour du plan de travail 6. Le GULQ a pris note des actions ci-dessous prévues dans son plan de travail (v. CEP Doc 3. Add 3.Rev 3), et notamment celles du projet 3 du plan de travail pour la poste aux lettres (v. CONGRÈS Doc 20a.Annexe 3.Rev 1), approuvé par le Congrès de Doha dans sa résolution C 37/2012. a) Action 1 Mise en place de procédures efficaces pour répondre aux demandes des participants 7. Le Président du Comité de validation et de révision a présenté l état d avancement des travaux concernant le développement des directives devant être suivies pour déterminer si les propositions visant à fixer ou à modifier les heures critiques de marquage sont conformes aux normes nationales et répondent aux exigences opérationnelles. Le rapport sur l avancement comprend une liste des différents éléments pouvant être pris en considération pour les futurs travaux. Il a été souligné que le principal objectif ici consistait à développer des directives pour réduire les ressources nécessaires au Bureau international pour recueillir et filtrer l information opérationnelle ainsi qu auprès de l opérateur désigné pour fournir ladite information. 8. Il a été précisé que cette action n affecterait pas les travaux entrepris par le Groupe «Rémunération Poste aux lettres» relatifs aux principes d établissement des normes et objectifs en matière de qualité ni ne concernerait les normes de bout en bout, définies dans la résolution C 40/2012 du Congrès de Doha. 9. Le GULQ a pris note du rapport d avancement et prié le Comité de validation et de révision de présenter des recommandations lors de la prochaine réunion en octobre b) Action 2 Définition des paramètres permettant la validation des résultats en matière de qualité de service utilisés aux fins du lien avec la qualité de service de l UPU 10. Le GULQ a pris note du rapport oral du Comité de validation et de révision en faveur de l action 2 du plan de travail du GULQ, concernant le développement de principaux indicateurs de performance spécifiques pour le lien avec la qualité de service. Le Président du Comité de validation et de révision a recommandé de repousser cette action jusqu à ce que le Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service de la poste aux lettres» (GEAQSPL) avance sur les principaux indicateurs de performance relatifs aux systèmes d évaluation convenus par l'upu. Le GULQ a approuvé cette recommandation. c) Action 3 Encouragement des membres de l UPU à prendre part au système de lien avec la qualité de service et/ou au système d évaluation 11. Le GULQ a pris note du rapport oral du secrétariat sur les mesures qu'il a prises régulièrement et qu il continuera à prendre pour informer les opérateurs désignés des Pays-membres des conditions régissant leur participation au lien avec la qualité de service de l UPU et des avantages que représente celle-ci.

6 3 d) Action 4 Amélioration de la gouvernance et du cadre réglementaire concernant le lien avec la qualité de service (CEP C 3 GULQ Doc 6d) 12. Le groupe ad hoc chargé de l examen de la gouvernance du lien avec la qualité de service, composé de l Australie, du Canada et de la Grande-Bretagne, a été chargé de réviser en profondeur le Règlement intérieur du GULQ en vue d harmoniser et de simplifier les différentes procédures d examen et de prise de décisions du GULQ. Le groupe ad hoc a proposé un certain nombre de modifications visant à améliorer le Règlement intérieur, notamment en ce qui concerne le fait que le GULQ doit être composé exclusivement des participants au lien avec la qualité de service (art. 2 du Règlement intérieur du GULQ). Certaines dispositions ont également été clarifiées. / 13. D autres modifications ont été apportées durant l assemblée du GULQ pour améliorer différentes parties du Règlement intérieur, telles que la suppression de la limitation à deux mandats s appliquant aux membres ad personam du Comité de validation et de révision. Le GULQ a approuvé les modifications du Règlement intérieur (v. annexe 2) et les a soumises à la Commission 3 pour adoption. VII. Etat des principaux indicateurs de performance attribués à la Commission 3 (CEP C Doc 14.Rev 1) 14. Le GULQ a pris note du rapport d avancement concernant les principaux indicateurs de performance n os 5a et 5b, attribués dans le cadre de la Stratégie postale de Doha (SPD). L indicateur 5a concerne le nombre d opérateurs désignés participant au système de lien avec la qualité de service de l UPU par rapport au nombre total d opérateurs désignés. Selon la conclusion présentée, la performance par rapport aux principaux indicateurs de performance a augmenté, mais pas suffisamment vite pour atteindre l objectif du cycle de Doha de 35% d ici à Il a par ailleurs été convenu de revoir cette performance par rapport aux données concernant les opérateurs désignés ayant demandé au Bureau international d appliquer les dispositions de l article RL du Règlement de la poste aux lettres. En effet, selon cet article, les opérateurs désignés ayant un volume annuel du courrier arrivant inférieur à 100 tonnes sont exemptés du lien entre la qualité de service et les frais terminaux et ne devraient pas être pris en considération dans les principaux indicateurs de performance. 15. L indicateur 5b, quant à lui, évalue la performance en termes de nombre d opérateurs désignés participant au système de lien avec la qualité de service et atteignant leurs objectifs par rapport au nombre total d opérateurs désignés faisant partie du système. La performance a été évaluée à 60% en VIII. Mise à jour du Guide de l utilisateur du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» 16. Le GULQ a pris note de la présentation faite par le Bureau international sur les mises à jour et les modifications apportées au Guide de l utilisateur du GULQ depuis la dernière assemblée. IX. Prochaine réunion 17. Le Bureau international a informé le GULQ du fait que la prochaine réunion du GULQ aura lieu en octobre X. Divers et imprévu 18. Le Bureau international a été informé par International Post Corporation (IPC) d une erreur dans le calcul des poids applicables aux liaison des groupes, utilisé pour rendre compte des résultats qualitatifs évalués par le module UNEX conforme au concept technique du système de contrôle mondial (GMS). Bien que le problème ait été repéré par un Pays-membre ayant adhéré au système de lien avec la qualité de service en 2015, le problème remonte à Dans sa lettre du 15 avril 2015, IPC propose une procédure corrective qui, si elle était appliquée, impacterait les résultats en matière de performance de 20 opérateurs désignés en IPC a confirmé avoir déjà appliqué la correction proposée aux résultats de 2015.

7 4 19. Le Bureau international a informé l assemblée du fait qu il avait dûment suivi les procédures du Conseil d exploitation postale (CEP) et du GULQ relatives à la finalisation des résultats en matière de qualité de service pour 2013 et Concernant les résultats de 2014, le Bureau international les a portés à la connaissance de tous les membres du GULQ le 30 mars Pour les deux années considérées, la procédure de fin d année comprenait une période supplémentaire de trente jours durant laquelle les membres du GULQ pouvaient contester les résultats annuels en matière de qualité de service. Aucun commentaire n ayant été formulé durant cette période de trente jours pour aucune des deux années, il a été communiqué que les résultats susmentionnés étaient définitifs. Il convient de noter que ce délai de trente jours s'ajoute à la possibilité dont dispose chaque opérateur désigné d examiner et de contester chaque mois les données et/ou les performances signalées tout au long de l'année civile. 20. En dépit des explications décrites au 19, un certain nombre de participants ont demandé à pouvoir examiner leurs résultats de Un vote a donc été organisé sur la possibilité de réexamen des résultats de Cette possibilité a été écartée par une majorité de 14 membres sur les 27 opérateurs désignés représentés à la réunion au moment du vote. 21. Concernant les résultats UNEX en matière de qualité de service pour 2015, le GULQ a décidé à l unanimité de faire les recommandations ci-dessous à la Commission 3, afin de s'assurer que la question sera réglée avant la fin de 2015: Le GEAQSPL devrait entreprendre l examen de la question des poids applicables aux liaisons des groupes pour Le GEAQSPL devrait examiner l'application des poids au calcul des performances en matière de qualité de service pour 2015 et en rendre compte, tout en intégrant cela dans ses futures procédures de vérification. La Commission 3 devrait demander à la plénière du CEP que le Comité de gestion du CEP soit habilité à prendre des décisions à sa réunion d octobre 2015, si nécessaire. Le GULQ devrait être tenu informé tout au long du processus. Berne, le 21 avril 2015 Morten Rosengreen Président

8 CEP C Doc 11.Add 1.Annexe 1 Participation à l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» du 17 avril 2015 Au début de la réunion, 29 participants au système de lien avec la qualité de service étaient présents: Pays présents Allemagne Amérique (Etats-Unis) Arabie saoudite Australie Autriche Belgique Brésil Canada Macao, Chine Danemark Espagne Finlande France Grande-Bretagne Grèce Israël Japon Lettonie Norvège Nouvelle-Zélande Pologne Portugal Qatar Singapour Suisse Ukraine Pays représentés Suède Islande Slovénie

9 CEP C Doc 11.Add 1.Annexe 2 Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Règlement intérieur Chapitre premier Définitions 1. Global Monitoring System (GMS): système mondial centralisé pour l évaluation de la qualité du service de la poste aux lettres pour les envois arrivants liée aux frais terminaux. 2. Lien entre la qualité de service et les frais terminaux: pour les Pays-membres de l UPU, l objectif ultime du GMS est de lier la rémunération des frais terminaux aux performances de ces pays en matière de qualité de service, comme décrit dans l article 27.5 de la Convention et dans les articles RL 222 et RL 224 du Règlement de la poste aux lettres. 3. Spécification technique du GMS: il s agit des spécifications techniques (concept d évaluation) qui seront utilisées par les participants aux systèmes d évaluation convenus dans de cadre l UPU. 4. Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service»: groupe rendant compte au Conseil d exploitation postale et dont les Pays-membres utilisent des systèmes d évaluation convenus par l UPU. Ces pays peuvent ou non lier et établissent un lien entre leurs frais terminaux aux et leurs performances en matière de qualité de service, conformément aux articles RL 222 et RL Système d évaluation convenu par l UPU: tout système d évaluation reconnu en vertu des dispositions des articles RL 222 et RL 224 et exploité sur la base de la spécification technique du GMS. 6. Fournisseur du système d évaluation: le ou les fournisseurs ou gestionnaires d un système d évaluation convenu par l UPU. Chapitre II Constitution Article premier Base constitutive 1. Le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» fonctionne conformément aux Actes de l Union, aux résolutions du Conseil d exploitation postale, au présent Règlement intérieur et au manuel de l utilisateur. 2. Le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» constitue le cadre dans lequel les membres de ce groupe prennent des décisions sur les questions relatives à la mise en œuvre des Actes de l Union et des décisions prises par les organes de l Union en ce qui concerne le lien avec entre la qualité de service et le système de contrôle mondial les frais terminaux. 3. Les relations contractuelles entre les opérateurs désignés et le gestionnaire de leur système d évaluation pour ce qui est du fonctionnement courant du système d évaluation convenu par l UPU ne relèvent pas du champ des compétences du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Article 2 Composition 1. Tout opérateur désigné qui adhère à pour lequel la rémunération des frais terminaux se base sur les résultats en matière de qualité de service obtenus grâce à un système d évaluation de la qualité de service convenu par l UPU, aux termes des dispositions des articles RL 222 et RL 224, est considéré comme membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service».

10 2 1.1 Les opérateurs désignés des pays du système cible sont considérés comme membres présumés du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Un opérateur désigné d un pays du système cible qui décide de ne pas participer à un système d évaluation convenu par l UPU peut notifier sa décision au secrétariat, tout en respectant les conditions décrites dans l article RL Cette notification doit être faite dans les trente jours après l adoption du présent Règlement intérieur, et au plus tard sept mois avant le début de l année civile subséquente (1 er juin). 1.2 Un opérateur désigné d un nouveau pays du système cible ou d un pays du système transitoire souhaitant participer à un système d évaluation convenu par l UPU, conformément aux articles RL 222 ou RL 224, doit notifier son intention au secrétariat au plus tard sept mois avant le début l année civile durant laquelle les performances seront évaluées (1 er juin) Cette notification doit comprendre les informations indiquant si l opérateur désigné a choisi de lier ses frais terminaux à ses performances en matière de qualité de service ou s il a choisi uniquement de mesurer ces performances et d en rendre compte. 2. Avant d adhérer au Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», Les opérateurs désignés faisant partie du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» doivent accepter le présent Règlement intérieur. 3. Tout membre peut se retirer du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», sous réserve d en avoir informé par écrit le secrétariat au moins une année civile à l avance (31 décembre) avant le 30 novembre de l année civile précédant l année d évaluation de la qualité de service aux fins de rémunération des frais terminaux. Cette date butoir ne concerne que les aspects administratifs relatifs au lien avec la qualité de service et en aucun cas les relations contractuelles auxquelles il est fait référence à l article 1.3. Il reste cependant tenu, durant la période de préavis, de remplir les obligations découlant de son adhésion au Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et demeure lié par les décisions de ce dernier en matière de révision, de recours et d arbitrage. Article 3 Droit de vote 1. Chaque membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» dispose d une seule voix. 2. Tous les membres peuvent voter sur les questions relatives à la mise en œuvre des dispositions des Actes de l Union et des décisions des organes de l Union en ce qui concerne le lien avec la qualité et le système de contrôle mondial, y compris sur des points tels que le calcul et la validation des résultats, exception faite ou des questions spécifiquement liées au paiement des frais terminaux associés à la qualité de service. 2.1 Seuls les membres ayant choisi de lier le paiement des frais terminaux à leurs performances en matière de qualité de service peuvent voter sur des questions concernant la mise en œuvre des dispositions sur les frais terminaux liés à la qualité de service inscrites dans les Actes ou dans les résolutions du Conseil d exploitation postale. Article 4 Droits et responsabilités 1. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peuvent participer aux activités du groupe d utilisateurs. 2. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» reçoivent des rapports montrant leurs performances par rapport à des normes et objectifs établis. 3. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» appliquant les dispositions des Actes relatives aux frais terminaux liés à la qualité de service bénéficient de paiements de frais terminaux en fonction de leurs performances en matière de qualité de service.

11 3 4. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» appliquant les dispositions des Actes relatives aux frais terminaux liés à la qualité de service effectuent les paiements des frais terminaux au bénéfice des autres participants appliquant les mêmes dispositions, en fonction des performances de ces derniers en matière de qualité de service. 5. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» représentant les pays du système cible ayant choisi de ne pas participer à un système d évaluation convenu par l UPU effectuent les paiements des frais terminaux au bénéfice des autres participants appliquant les dispositions citées sous 4.4, en fonction des performances de ces derniers en matière de qualité de service Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» assument leurs propres frais (frais de déplacement et frais de subsistance journaliers) liés à leur participation aux activités du groupe. Article 5 Transfert de données et accès à celles-ci 1. Chaque membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» conclut un accord concernant le transfert de données et l accès à celles-ci, selon les principes définis par le Conseil d exploitation postale. Chapitre III Structures et fonctions du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Article 6 Assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» 1. L assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» est composée des membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 2. Les assemblées ordinaires du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» se tiennent, en principe, deux fois par an durant la session annuelle du Conseil d exploitation postale et du Conseil d administration. 3. Une assemblée extraordinaire est convoquée à la demande de la moitié au moins des membres. 4. Un membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» qui n est pas en mesure de participer à une réunion peut se faire représenter par un autre membre, à condition d en aviser le secrétariat par écrit. Un membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut voter par procuration au nom d un seul autre membre. 5. Les votes sur les décisions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» transmis par courrier recommandé, télécopie ou courrier électronique sont acceptés. 6. Dans le cadre de ses activités, l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» veille au respect des Actes de l Union et des décisions des organes permanents de l UPU, en particulier celles concernant l évaluation de la qualité de service et le lien entre les frais terminaux et les résultats en matière de qualité de service. 6.1 Le Règlement intérieur du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et les propositions de modification y relatives doivent être soumis au Conseil d exploitation postale et approuvés par celui-ci. 7. L assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» prend ses décisions à la majorité des deux tiers des votes exprimés par la moitié au moins des membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» votants, en dans les cas suivants: d appel des décisions rendues par le Comité de validation et de révision concernant les demandes de vérification des résultats et les demandes de modification, à l exception des décisions concernant spécifiquement les paiements de frais terminaux liés à la qualité de service.

12 4 8. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» établissant un lien entre leurs frais terminaux et leurs résultats en matière de qualité de service prennent leurs décisions à la majorité des deux tiers des votes exprimés par ces membres, uniquement, et à condition que la moitié au moins de ces membres participent au vote, dans les cas suivants: Appel des décisions rendues par le Comité de validation et de révision concernant les demandes de vérification des résultats et les demandes de modification concernant les paiements de frais terminaux liés à la qualité de service Questions soumises à ces membres par le Comité de validation et de révision concernant les paramètres techniques du système d évaluation applicables uniquement aux participants effectuant des paiements de frais terminaux liés à la qualité de service L assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» prend ses décisions à la majorité simple des votes exprimés par la moitié au moins des membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» votants, dans les cas suivants: L assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» élit son Président et son Vice-Président pour un mandat de quatre ans Election ad personam de cinq membres du Comité de validation et de révision. Les critères de sélection sont fixés par les membres, mais devraient comprendre l expertise dans le domaine des activités de l UPU relatives au lien entre les frais terminaux et la qualité de service et à l évaluation de la qualité de service Dans les cas indiqués ci-après, lorsque les questions ne peuvent pas être réglées d un commun accord, l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» prend ses décisions à la majorité simple des votes exprimés par la moitié au moins des membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» votants Propositions de modification du Règlement intérieur Exceptions aux règles applicables, notamment en cas de force majeure, conformément aux dispositions du présent Règlement intérieur Révision et approbation Décisions de modification des dispositions du manuel de l utilisateur, autres que celles prises par le Congrès, le Conseil d exploitation postale ou le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» Questions techniques et opérationnelles concernant l application du modèle statistique, les règles de calcul des résultats, les inspections effectuées par les douanes et l autorité en matière de sécurité, l installation de portiques dans les bureaux d échange, l application des heures critiques de marquage, etc., ou découlant de ces éléments Questions soumises pour décision au Comité de validation et de révision n affectant pas uniquement les participants effectuant des paiements de frais terminaux liés à la qualité de service Recommandations, pour décision par l organe compétent du Conseil d'exploitation postale, concernant les propositions visant à incorporer dans les Actes de l Union et dans les résolutions du Conseil d'exploitation postale des dispositions relatives au lien entre les frais terminaux et la qualité de service et le système de contrôle mondial (SCM) de l UPU, les propositions relatives à la définition des normes de distribution, aux objectifs en matière de résultats, aux principes et règles en matière de rémunération et à la notification des résultats en matière de qualité de service, et les propositions sur l adhésion de nouveaux participants aux systèmes d évaluation convenus par l UPU, y compris les calendriers de mise en œuvre établis pour les essais et le lancement de l évaluation Exposé des besoins à l organe compétent du Conseil d exploitation postale pour examen plus approfondi, en vue de la modification des spécifications techniques du GMS Le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut inviter des Pays-membres et/ou des opérateurs désignés qui ne sont pas membres du groupe et toute organisation internationale ou toute entreprise ou personne qualifiée à participer aux réunions de son assemblée, et/ou en accepter les demandes de participation, dès lors qu il estime que cela est dans son intérêt. Les invités n ont pas le droit de vote, mais peuvent prendre la parole sur autorisation du Président.

13 5 Article 7 Président et Vice-Président de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» 1. Le Président dirige les réunions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et veille à ce que celle-ci présente un rapport annuel au Conseil d exploitation postale. 2. Les membres veillent à ce que les personnes élues soient suffisamment disponibles pour pouvoir exercer leurs fonctions. 3. Le Vice-Président dirige les réunions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» en cas d empêchement du Président. En cas d empêchement du Président et du Vice-Président, le Président désigne une personne chargée de présider la réunion. Article 8 Comité directeur 1. Les activités du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» sont coordonnées par son Comité directeur, qui est composé des Président et Vice-Président de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et du Président du Comité de validation et de révision. 2. Le Comité directeur se réunit, en principe, tous les six mois. Il se réunit aussi à la demande de la moitié au moins de ses membres. 3. Le Comité directeur du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» exerce les fonctions suivantes: 3.1 Coordonner les activités du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», de manière à assurer le bon fonctionnement du groupe, ainsi que les relations de ce dernier avec le Conseil d exploitation postale, le secrétariat et les fournisseurs du système d évaluation. 3.2 Faire des recommandations à l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» sur les propositions concernant le lien entre les frais terminaux et la qualité de service et le système de contrôle mondial de l UPU dans les Actes de l Union et les résolutions du Conseil d exploitation postale, sur les propositions relatives à la notification des résultats en matière de qualité de service et sur les propositions sur l adhésion de nouveaux participants aux systèmes d évaluation convenus par l UPU, y compris les calendriers de mise en œuvre établis pour les essais et le lancement de l évaluation. 3.3 Fournir des conseils au secrétariat sur les questions relatives au Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», y compris en ce qui concerne l établissement et l exécution du budget, et les autres questions administratives concernant le groupe. 3.4 Entreprendre toute activité demandée par l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Article 9 Comité de validation et de révision Structure 1. Le Comité de validation et de révision est composé de cinq membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», qui doivent être des experts suffisamment qualifiés, élus ad personam par l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Les membres du Comité de validation et de révision siègent pour un mandat de deux quatre ans, qui ne peut être reconduit qu une fois. Le nombre de mandats pouvant être exercés par un membre du Comité de validation et de révision n est pas limité. Le Président et le Vice-Président du Comité de validation et de révision sont élus parmi les membres du Comité de validation et de révision. 1.1 Le Comité de validation et de révision peut inviter toute organisation internationale ou toute entreprise ou personne qualifiée à participer à ses réunions, et/ou en accepter les demandes de participation, dès lors qu il estime que cela est dans l intérêt du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Les invités n ont pas le droit de vote, mais peuvent prendre la parole sur autorisation du Président.

14 6 Fonctions 2. Contrôler le fonctionnement des systèmes d évaluation convenus par l UPU. 2.1 Examiner les demandes de modification ou de correction de données d exploitation soumises par les membres conformément aux articles 14 et 16 du présent Règlement intérieur et aux procédures détaillées décrites dans le manuel de l utilisateur et statuer sur le sujet. 2.2 Examiner les recours déposés auprès du secrétariat et statuer en la matière; les décisions du Comité de validation et de révision sont susceptibles d appel devant l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 2.3 Valider les En cas d anomalies liées aux spécifications techniques du GMS, il peut examiner les résultats issus des systèmes d évaluation (méthodologie et procédures en matière de qualité) et soumettre des recommandations en la matière à l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 2.4 Valider les données des transpondeurs pour les demandes qui ne peuvent être satisfaites ni par le membre ni par les fournisseurs du système d évaluation. 2.5 Etudier les questions d exploitation, suivant les instructions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», et faire rapport à cette dernière en formulant des recommandations, le cas échéant. 2.6 Examiner les questions soulevées par l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» concernant le calcul des résultats fondés sur les données reçues des gestionnaires du système d évaluation. 2.7 Faire rapport à l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Réunions 3. Le Comité de validation et de révision se réunit aussi souvent que nécessaire. 3.1 Le Comité de validation et de révision prend ses décisions à la majorité de ses membres, qui peuvent voter par courrier recommandé, par télécopie ou par courrier électronique se prononcer par consensus ou par vote. 3.2 Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» sont tenus de veiller à ce que les membres du Comité de validation et de révision soient suffisamment disponibles pour pouvoir exercer leurs fonctions. Article 10 Equipes spéciales 1. L assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut à tout moment décider de créer des équipes spéciales temporaires, en cas de besoin. 2. Les équipes spéciales accomplissent les tâches qui leur sont assignées par l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et font rapport à cette dernière. 3. Au terme de leurs travaux, les équipes spéciales cessent d exister. Article 11 Secrétariat 1. Le secrétariat est assuré par le Bureau international de l UPU. 2. Les fonctions du secrétariat sont les suivantes: 2.1 Servir d organe d exécution, d appui, de liaison, d information et de consultation pour les utilisateurs du système de lien entre les frais terminaux et la qualité de service, pour les membres du groupe, pour le Comité directeur et pour le Comité de révision et de validation.

15 7 2.2 Mettre à jour et publier le manuel de l utilisateur, conformément aux décisions du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», y compris les contextes réglementaires, les procédures et paramètres d exploitation du système d évaluation, le présent Règlement intérieur et tout autre document utile aux membres. 2.3 Gérer les activités courantes concernant le lien entre les frais terminaux et la qualité de service, conformément aux instructions du Conseil d exploitation postale et de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et en coordination avec le Comité directeur. 2.4 Appliquer les décisions prises par le Conseil d exploitation postale et/ou l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 2.5 Communiquer aux membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service»: les décisions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et du Comité de validation et de révision; les fiches d évaluation produites par les fournisseurs du système; les résultats des calculs pour l ajustement de la rémunération au titre des frais terminaux en fonction des résultats en matière de qualité de service; les demandes de révision; les recours, qui doivent être envoyés aux membres au moins trente jours avant l ouverture de la séance durant laquelle ils doivent être examinés; les informations concernant l admission ou la démission d un membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service»; d autres informations demandées par le Comité directeur; 2.6 organiser les procédures d évaluation des demandes de modification, des demandes d exception pour force majeure ainsi que des recours et des demandes d arbitrage, conformément aux décisions de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Article 12 Fournisseurs du système d évaluation 1. Les fonctions des fournisseurs du système d évaluation sont les suivantes: 1.1 Assurer le bon fonctionnement du système d évaluation et la prestation de services de qualité fournir des données sur les résultats en matière de qualité au profit des utilisateurs. 1.2 Sélectionner les fournisseurs et gérer les contrats, de manière à assurer le bon fonctionnement du système d évaluation. 1.3 Communiquer aux utilisateurs du système d évaluation les données validées et les données concernant les résultats des évaluations. Article 13 Langues 1. Les langues de travail du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» sont, en principe, le français et l anglais. Chapitre IV Procédures de demande et d appel Article 14 Procédure de révision applicable aux demandes de vérification et de modification 1. La procédure appliquée dépend du type de demande (vérification ou modification) formulée. Ces demandes sont de deux sortes: 1.1 Demandes de vérification concernant l évaluation de la qualité: un membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut demander au fournisseur du système d évaluation de vérifier certains envois témoins spécifiques à l origine de données de lecture contestables des transpondeurs ou de résultats problématiques des correspondants.

16 8 1.2 Demandes de modification (modification non systémique des paramètres du système d évaluation): un membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut formuler une demande à caractère plus général portant sur des questions concernant le placement des portiques douaniers ou de frais terminaux, la pondération par ville, les heures critiques de marquage ou encore une demande d exception pour cas de force majeure. 2. Traitement de la demande de vérification ou de modification 2.1 Demandes de vérification: toutes les demandes de vérification sont soumises au fournisseur du système d évaluation par le membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» (par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique) dans les délais préalablement approuvés par les membres. Faute de demande de vérification déposée dans le délai convenu, les résultats d évaluation pour la période en question sont réputés acceptés. La demande de vérification doit indiquer les conclusions, les motifs et les éléments de preuve du membre Si la demande de vérification porte sur une erreur de calcul, le fournisseur du système d évaluation et/ou le secrétariat rectifient l erreur et la procédure est close Si la demande de vérification ne peut pas être mutuellement satisfaite entre le membre et son fournisseur du système d évaluation, elle est transmise au secrétariat pour examen et évaluation par le Comité de validation et de révision, qui statuera à ce sujet. 2.2 Demandes de modification: Toutes les demandes de modification non systémique sont soumises au secrétariat par le membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» (par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique) dans un délai de trente jours à compter de la date de notification des résultats mensuels par le fournisseur du système d évaluation. Faute de demande de révision déposée dans ce délai, les résultats sont réputés acceptés. La demande doit indiquer les conclusions, motifs et éléments de preuve du membre. Le secrétariat transmet la demande au Comité de validation et de révision pour évaluation et décision Les demandes de modification de nature opérationnelle, par exemple des changements concernant les portiques, les points d entrée ou les heures critiques de marquage, doivent être notifiées à l avance. Le secrétariat transmet les demandes au Comité de validation et de révision pour évaluation et décision. 2.3 La décision du Comité de validation et de révision est transmise au membre qui demande la révision. Si le membre accepte par écrit les conclusions du Comité de validation et de révision dans les trente jours suivant leur transmission, la procédure est close. Dans le cas contraire, le Comité de validation et de révision rend sa décision finale en tenant compte de tout élément nouveau présenté par le membre concerné. Ces décisions seront communiquées aux membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 2.4 Si le membre concerné, ou tout autre membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», n est pas satisfait par la décision finale du Comité de validation et de révision, il peut en faire appel. 2.5 La demande de révision n a pas d effet suspensif sur l ajustement de la rémunération des frais terminaux liée à la qualité de service pour tous les membres pendant la durée du litige. Les ajustements sont effectués une fois rendue une décision définitive et exécutoire. Article 15 Procédure d appel et d arbitrage 1. Un membre peut faire appel des décisions du Comité de validation et de révision devant l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». 1.1 La demande en appel, dûment motivée, est envoyée au secrétariat, par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique, dans un délai de trente jours à compter de la date de notification de la décision du Comité de validation et de révision au membre par le secrétariat. Faute de recours formulé dans ce délai, les décisions sont réputées définitives et exécutoires. 1.2 La demande en appel doit parvenir au secrétariat au moins soixante jours avant l ouverture de la séance au cours de laquelle l appel sera examiné. 1.3 Après évaluation du dossier préparé par le membre concerné, l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» statue sur l appel interjeté sur la base des pièces présentées.

17 9 2. Un membre mécontent de la décision de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» peut demander un arbitrage. 2.1 La demande d arbitrage est envoyée dans les trente jours à compter de la date de notification par le secrétariat de la décision de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» au membre concerné. Faute de demande d arbitrage formulée dans ce délai, la décision est réputée définitive et exécutoire. 2.2 Dès réception de la demande d arbitrage, le secrétariat en informe le Président de l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», qui, avec le membre ayant déposé la demande d arbitrage, constitue un comité d arbitrage dans les soixante jours. 2.3 Le membre qui a demandé un arbitrage et le Président du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» désignent chacun un représentant parmi les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Un troisième membre est choisi conjointement par les deux parties à l appel. Ces trois représentants constituent le comité d arbitrage. 2.4 La décision rendue par le comité d arbitrage est définitive et exécutoire. 3. Le pourvoi en appel ou la demande d arbitrage n a pas d effet suspensif sur l ajustement de la rémunération des frais terminaux liée à la qualité de service des membres liant leurs frais terminaux à la qualité de service, pendant la durée du litige. L ajustement est effectué une fois rendue une décision définitive et exécutoire. Article 16 Cas de force majeure 1. Tout membre peut invoquer un cas de force majeure pour motiver une demande d exception. 2. Constitue un cas de force majeure tout événement indépendant de la volonté du membre qui l invoque ou l empêchant de tenir ses engagements concernant le lien des frais terminaux avec la qualité de service. Un membre n est pas réputé avoir manqué à ses obligations s il peut démontrer que le manquement était dû à un empêchement échappant raisonnablement à son contrôle, qu il ne pouvait raisonnablement prévoir ni l empêchement considéré, ni son incidence sur son aptitude à assumer ses responsabilités au moment de son adhésion au GMS et/ou au Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et qu il n aurait raisonnablement pas pu éviter ou prévenir cet empêchement, ou tout au moins ses conséquences. En général, une grève des employés des postes ne constitue pas un cas de force majeure. Toutefois, les cas de grève des employés des postes survenant dans des circonstances particulières peuvent être examinés par le Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», aux conditions énoncées dans le manuel de l utilisateur. 3. La demande d exception, dûment motivée, est adressée au secrétariat, par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique, accompagnée des pièces justificatives. 4. Le délai pour déposer une demande d exception est de trente jours suivant la fin de l événement motivant la demande (envoyée par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique). Faute de respect de ce délai, la demande est irrecevable. 5. L effet du cas de force majeure invoqué doit avoir duré au moins soixante-douze heures pour justifier la demande d exception. 6. Le secrétariat soumet la demande au Comité de validation et de révision pour évaluation et préparation d un rapport technique. Pour préparer son rapport, le Comité de validation et de révision peut au besoin consulter l organe compétent du Conseil d exploitation postale ou le fournisseur du système d évaluation. Le rapport technique du Comité de validation et de révision est communiqué au membre auteur de la demande d exception. Si le membre accepte par écrit les conclusions du Comité de validation et de révision dans les trente jours suivant leur transmission, la procédure de demande est close. Dans le cas contraire, le Comité de validation et de révision rend sa décision finale en tenant compte de tout élément nouveau présenté par le membre concerné.

18 10 Chapitre V Résultats définitifs Article 17 Publication des résultats définitifs 1. Le secrétariat doit publier les résultats annuels de tous les membres participant au système de lien entre la qualité de service et les frais terminaux. 2. Les membres du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» disposent de trente jours pour contester les résultats annuels. 2.1 Si le secrétariat ne reçoit aucune réclamation écrite concernant les résultats annuels dans les trente jours suivant leur publication, ces résultats sont considérés comme définitifs. 2.2 Toute demande d examen des résultats annuels est soumise aux procédures définies dans le présent Règlement intérieur. 2.3 Les résultats sont considérés comme provisoires tant que le secrétariat n a pas explicitement indiqué le caractère définitif des résultats publiés. 3. Les résultats définitifs sont publiés par le secrétariat et servent de base au calcul des frais terminaux finals, conformément à l article RL 222. Chapitre V VI Ressources de secrétariat et coûts Article Ressources de secrétariat 1. Les ressources de secrétariat, comprenant les coûts du personnel, les frais d appui et les frais de déplacement pour assister aux réunions hors de Berne, attribuables au fonctionnement du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», sont financées par le budget ordinaire de l UPU et approuvées par le Conseil d exploitation postale et le Conseil d administration dans le cadre du Programme et budget de l Union. 1.1 Les besoins en ressources de secrétariat sont présentés à l assemblée du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service» et approuvés par cette dernière, sous réserve de l approbation finale du Programme et budget de l UPU par le Conseil d administration. Article Frais 1. Les frais de gestion du système d évaluation, notamment les coûts liés à la fourniture et à l installation de la technologie et de l équipement, au recrutement et à la formation des correspondants, à la gestion des données et à la production des fiches, ainsi que les dépenses de personnel du fournisseur du système, sont supportés par les membres particuliers du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service», sous réserve d un accord entre le fournisseur du système et les membres. Ces frais n entrent pas dans le champ d application du présent Règlement intérieur. 2. Les frais propres des membres, notamment d achat de la technologie et de l équipement, de port pour les envois témoins, d informatique et de transmission des données, et de personnel, sont supportés individuellement par chaque membre du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Ils ne sont pas inscrits au budget du Groupe d utilisateurs «Lien avec la qualité de service». Ces frais n entrent pas dans le champ d application du présent Règlement intérieur. Chapitre VI VII Dispositions finales Article Entrée en vigueur et révocation 1. Le présent Règlement intérieur entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d exploitation postale et reste en vigueur jusqu à ce que le Conseil d exploitation postale en décide autrement.

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