Prise en main du tableur : réaliser un calendrier

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1 12 février 2013 p 1 Prise en main du tableur : réaliser un calendrier Pour permettre au plus grand nombre de réaliser cet exercice, nous utiliserons le logiciel libre Libre Office. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur la page https: //fr.libreoffice.org/telecharger/. Le logiciel Libre Office est divisé en plusieurs modules permettant de réaliser des documents très différents. Le tableur s appelle Calc. 1. Démarrer Libre Office Pour lancer le programme, sous Microsoft Windows, il faut double cliquer sur l icône. À l ouverture, Libre Office vous présente un panneau permettant de choisir l un de ses modules. Nous choisirons donc ici le module Classeur (cf Figure 1). Figure 1 Choisir le module Classeur (Calc) de Libre Office 1.1. Pourquoi un classeur? On parle de classeur, parce que, comme pour un classeur à anneaux, on peut insérer dans un fichier plusieurs feuilles. Même si, dans la plupart des cas, votre fichier, correspondant à un classeur, ne contiendra qu une seule feuille utilisée.

2 12 février 2013 p 2 2. Enregistrer votre fichier Enregistrez tout de suite votre fichier. Pour cela, cliquez sur Fichier Enregistrer sous. Effacez le nom proposé pour mettre celui que vous avez choisi. Je vous propose le nom «2013». N oubliez pas, par la suite, d enregistrer très régulièrement votre fichier grâce au menu Fichier Enregistrer ou. 3. Commencez votre tableau Laisser une ligne blanche : commencez à taper votre texte sur la ligne 2. Nous gardons la première ligne pour les noms des mois. En 2013, le 1 er janvier est tombé un mardi. Tapez, à la suite, verticalement, dans la colonne A, la séquence suivante : Ma, Me, Je,Ve, Sa, Di, Lu Sélectionnez ces 7 cellules Cliquez sur la cellule «Ma», restez cliqué, et glissez vers le bas, jusqu à «Lu» «Cellule»? Quesaco? On appelle cellule les différentes petites cases que vous voyez sur la page. Comme pour un échiquier, on les différencie par leur place sur la feuille, en les nommant par le nombre de la ligne et la lettre de la colonne à l intersection desquelles elles se trouvent Recopiez votre texte dans les autres cellules Cliquez à présent sur Édition Copier (raccourci : Ctrl + C ). Je me mets dessous «Lu» (cellule A9), et fais Édition Coller (raccourci : Ctrl + V ). On renouvelle l opération au moins 2 fois. Pas besoin de refaire la manipulation pour copier : le texte est toujours en mémoire. Répétez seulement le «collage» Créez votre colonne avec les quantièmes Dans la colonne B, ligne 2, taper «1». Dans la colonne B, ligne 3, taper «2». Sélectionnez ces deux cellules et tirez la «poignée» vers le bas (voir Figure 2a) jusqu à voir «31» dans la «bulle» colorée, à droite du pointeur de la souris (voir Figure 2b). Lâchez. C est copié! Revenez dans la colonne A et ajoutez des jours de la semaine si nécessaire, en les saisissant à la main ou en les copiant et les collant.

3 12 février 2013 p 3 (a) Poignée de sélection de cellules (b) Copie avec indentation automatique Figure 2 Copie grâce à la poignée de sélection 3.4. On se garde une place pour des commentaires? Nous allons nous garder une colonne vide qui pourra servir à noter des informations aux dates concernées Insertion des titres des colonnes Revenez en colonne A, ligne 1, et entrez le mot : «Janvier» Fusionner des cellules Nous allons fusionner les 3 cellules A1, B1 et C1 afin d avoir un bel entête de colonne. Ainsi, nous pourrons centrer notre nom de mois sur l ensemble des 3 colonnes. Sélectionnez les cellules A1, B1 et C1 et cliquez sur Format Fusionner les cellules, ou cliquez sur l icône. Voilà! Nos cellules sont fusionnées! Cliquez à présent sur l icône de centrage pour centrer le texte. Cette manipulation équivaut à Format Cellules onglet «alignement» alignement du texte horizontal : centré. Vous pouvez également centrer les jours de la semaine et les quantièmes en procédant de la même façon, après avoir sélectionné vos colonnes. Après avoir sélectionné les cellules qui vous intéressent, modifiez la police de caractères et la taille en utilisant les icônes présentées Figure Changer la taille des colonnes Nous allons modifier la taille de nos colonnes afin d avoir un mois plus esthétique, et, au bout du compte, réussir à mettre 3 mois sur une feuille. Pour cela, cliquez sur la lettre A de la première colonne et rendez-vous dans Format Colonne Largeur. Entrez à la main la valeur «1 cm».

4 12 février 2013 p 4 Figure 3 Icônes de changement de police et de la taille de celle-ci Répétez l opération pour la deuxième colonne (B). Enfin, sélectionnez la colonne C et donnez-lui une largeur de 4 cm Mettre de la couleur dans les colonnes Je vous laisse le soin de mettre des couleurs qui vous plaisent. Voici comment procéder : commencez toujours par sélectionner la ou les cellules sur lesquelles vous souhaitez agir, rendez vous dans le menu Format Cellules onglet «Arrière plan», cliquez sur la couleur qui vous plaît, cliquez sur OK pour valider votre choix. L icône correspondant à ce menu est ou. Reproduisez l opération sur les deux autres colonnes, si vous souhaitez des couleurs différentes pour celles-ci. Nous tracerons les différents traits, que l on appelle bordures à la toute fin de notre travail, pour plus de simplicité. 4. S attaquer aux onze autres mois de l année Nous allons sélectionner nos 3 premières colonnes, les copier et les coller autant de fois que nécessaire pour aller jusqu à la fin de l année. N hésitez pas à vous reporter à la section 3.2 si vous avez oublié comment procéder (n oubliez pas de sélectionner vos cellules) On a un petit problème avec les jours parce que, dans la plupart des cas, les mois ne commencent pas le même jour. Personnellement, je vous suggère de reproduire la méthode utilisée pour le mois de janvier, en copiant, au préalable, la séquence hebdomadaire par laquelle commence le nouveau mois. Ainsi, pour réaliser le mois de février, je copierais la séquence allant de «Ve» à «Je», que je reproduirais jusqu à la fin du mois. Si nécessaire, supprimez les jours en trop en vous plaçant dans la cellule à supprimer et en cliquant sur Suppr.

5 12 février 2013 p 5 5. Placer nos encadrements À présent que nos 12 mois sont prêts, nous allons pouvoir les encadrer. Sélectionnez les colonnes A, B et C, jusqu à la ligne 32. Cliquez sur Format Cellules onglet «bordures». Choisissez votre style de ligne, ainsi que sa couleur, puis cliquez sur l icône «définir les 4 bordures» (en rouge sur la Figure 4). Figure 4 Donner des bordures à votre tableau Répétez l opération pour chacun des mois de l année Mettre des traits légers sous chacun des jours Si vous souhaitez avoir un trait léger sous chacun des jours, procédez de la façon suivante : Sélectionnez toutes les lignes, de 2 à 31, en cliquant sur les nombres : la totalité de chacune des lignes est à présent mise en surbrillance. Retournez dans le menu des bordures décrit ci-dessus (voir Figure 5). 1. Cliquez sur les bordures à mettre en évidence. 2. Mettez un Style et une Couleur à votre goût. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Avez-vous pensé à sauvegarder votre document? Si non, faites-le tout de suite, avant de perdre votre dur labeur...

6 12 février 2013 p 6 Figure 5 Ajouter des traits pour séparer les jours 6. Votre tableau est à présent terminé. Reste à le peaufiner Aperçu avant impression Pour voir à quoi l impression pourrait ressembler, cliquez sur cette icône ou allez dans Fichier Aperçu. Cette fonction nous permet de vérifier le rendu de notre document, sans gâcher de papier. On se rend ainsi compte qu il y a quelques améliorations à apporter... Pour sortir de l aperçu, cliquez sur Fermer l aperçu ou appuyez sur la touche Échap Insérer des sauts de page Il va falloir faire en sorte que les coupures de page ne tombent pas n importe où... Je vous propose de changer de page chaque trimestre. Pour cela, cliquez sur la lettre J pour sélectionner toute la colonne. Cliquez ensuite sur Insertion Saut de page Saut de colonne. Une ligne est maintenant matérialisée entre les colonnes I et J (voir Figure 6). Elle représente notre «saut de page» Centrer les tableaux sur la page Pour que les calendriers soient centrés verticalement et horizontalement sur la page, rendez-vous dans Format Page onglet «page» partie «paramètres de mise en page» rubrique «alignement de la table». Cocher Horizontal et Vertical, et cliquez sur OK pour valider (voir Figure 7).

7 12 février 2013 p 7 Figure 6 À quoi ressemble un saut de colonne? Figure 7 Centrage des colonnes sur la page

8 12 février 2013 p Élargir la hauteur des lignes Nos hauteurs de lignes sont un peu petites si on souhaite écrire manuellement quelque chose dans la colonne réservée aux commentaires. Pour élargir cette hauteur : sélectionnez toutes les lignes, en cliquant sur les nombres situés à gauche de la fenêtre, de 2 à 32 (pas besoin de toucher au mois), rendez vous dans Format Ligne Hauteur, dans le champ Hauteur tapez «0,80cm», cliquez sur OK pour valider vos choix Modifier l entête et le pied de page Insertion du titre du document Pour éviter d avoir à décaler tout notre tableau vers le bas, on insère le titre du document dans l entête de la page. Ainsi, la présentation sera la même sur toutes les pages. Pour cela, retour dans Format Page, mais onglet En-tête. Cliquez sur le bouton Éditer : une nouvelle fenêtre apparaît. Elle présente les trois zones de l entête (voir Figure 8). Pour écrire le titre, tapez le texte de votre choix dans la zone centrale, à la place du Figure 8 Menu d édition de l entête texte qui y est déjà (en principe le nom que vous avez donné à votre document). Puis cliquez sur la première icône du bas, représentant les lettres a et b (bulle «attributs de texte»). Une troisième fenêtre s ouvre alors, que vous reconnaîtrez peut-être : le menu de mise en forme de caractères. Vous pourrez y changer la police, la taille, la couleur des caractères, et tout attribut de texte. Une fois vos choix faits, fermez toutes les fenêtres en cliquant sur OK. Remarque : si vous cliquez sur la croix, vos modifications seront perdues.

9 12 février 2013 p Retirer le pied de page Par défaut, Calc insère dans le pied de page le numéro de la page, ce qui n est pas très utile dans notre cas. Pour supprimer cette mention, retournez dans le menu Format Page, mais choisissez à présent l onglet Pied de page. Cliquez à nouveau sur le bouton Éditer : une fenêtre de mise en forme s ouvre alors, semblable à la fenêtre de mise en forme de l entête. Supprimez la mention «Page 1» présente dans la zone centrale, et cliquez sur OK pour valider votre modification. 7. Une dernière petite vérification et on imprime! Reportez-vous à la section 6.1 pour faire une dernière vérification dans l aperçu avant impression. Si le résultat vous convient, il ne vous reste plus qu à cliquer sur l icône ou à vous rendre dans le menu Fichier Imprimer (n oubliez pas de cliquer sur OK ) pour imprimer votre document (raccourci Ctrl + P ).