Activités avec l étranger. F03MER Marchandises traders

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1 Activités avec l étranger F03MER Marchandises traders

2 Banque nationale de Belgique Tous droits réservés. La reproduction partielle ou intégrale de cette publication à des fins éducatives et non commerciales est autorisée moyennant mention de la source.

3 Table des matières 1. Glossaire Activités avec l étranger Résident ou non résident Résident Non résident Produits ou charges Produits Charges 6 2. Dispositions générales Obligation légale Redevables des informations à l'enquête Responsabilité Périodicité et délai Modes de transmission Relevé avec indication "néant" Adresse 8 3. Informations à fournir Identification de votre entreprise Identification de la personne de contact dans votre entreprise/tiers déclarant Période de déclaration Déclaration proprement dite Variables d information Instructions Sources des données Liste des codes Achat et vente de marchandises avec l'étranger Annexe 1: Les déclarations électroniques via l application CSSR Introduction Adresse Identification des utilisateurs Fonctionnalités de l'application CSSR Utilisation du menu et du tableau de commande Choix du canal de communication Transmission d un fichier par e mail Le chargement sécurisé de fichiers via l internet L encodage de la déclaration à l aide du formulaire web Le chargement sécurisé de fichiers dans le cadre du formulaire web Format du fichier CSV Généralités Fichier CSV pour la déclaration des marchandises Exemple de fichier 17 3

4 7. Annexe 2: Référence à la comptabilité Généralités Référence au système des comptes normalisé Dettes (case CHARGES dans la déclaration) Créances (case PRODUITS dans la déclaration) Comptes courants (cases PRODUITS et CHARGES dans la déclaration) 20 4

5 1. Glossaire 1.1 Activités avec l étranger Il est question d activités avec l étranger lorsqu un résident (dans le cas présent votre entreprise) effectue des opérations avec des non résidents (aussi bien des entreprises que des personnes physiques). On entend par opération avec l'étranger: tout fait qui crée ou éteint, en tout ou en partie, des créances ou des dettes entre un résident et un nonrésident; tout fait qui occasionne le transfert d'un droit réel entre un résident et un non résident. 1.2 Résident ou non résident Résident Un résident peut être aussi bien une personne physique qu'une entreprise, y compris une succursale ou un siège d exploitation en Belgique d'une entreprise d'origine étrangère, exerçant des activités économiques, et qui dispose à cette fin d un établissement en Belgique pour une longue durée. Plus concrètement, on entend par résident: toute personne morale de droit privé belge, pour les activités de son siège social, de ses filiales, succursales et sièges d exploitation établis en Belgique; toute personne morale de droit public belge et tous ses services en Belgique, ainsi que les représentations diplomatiques et consulaires belges à l étranger; toute personne morale de droit étranger, pour les activités de ses succursales et sièges d exploitation établis en Belgique; toute personne physique qui a sa résidence principale en Belgique, y compris les fonctionnaires d une organisation de droit international ou européen établie en Belgique. Toute personne qui est inscrite aux registres de la population d une commune est réputée y avoir sa résidence principale; toute personne physique de nationalité belge qui remplit une mission dans une représentation diplomatique ou consulaire belge à l étranger, de même que les membres de sa famille qui composent son ménage et qui l accompagnent; toute personne physique qui, tout en ayant sa résidence principale à l étranger ou en n étant pas inscrite aux registres de la population d une commune belge, exploite de façon durable une entreprise en Belgique, et ce pour les activités de cette entreprise Non résident Le vocable "non résident" désigne toute personne qui n a pas la qualité de résident et qui a son centre d intérêts économiques en dehors de la Belgique. A cet égard, les maisons mères à l'étranger d'entreprises résidentes ainsi que les succursales à l'étranger d'entreprises résidentes sont considérées comme non résidentes. La notion de 5

6 non résident ne correspond pas à celle d étranger au sens habituel du terme. En effet, la nationalité n est pas déterminante pour définir la qualité de résident ou de non résident. Plus concrètement, l on entend par non résident: toute personne physique ou morale qui ne peut pas être considérée comme résidente; toute personne physique de nationalité étrangère qui remplit une mission dans une représentation diplomatique ou consulaire de son pays, établie en Belgique, ainsi que les membres de sa famille qui font partie de son ménage et qui l accompagnent; les organisations de droit international ou européen établies en Belgique; les représentations diplomatiques et consulaires établies en Belgique. 1.3 Produits ou charges Produits Il s agit de la valeur monétaire des marchandises vendues à des non résidents Charges Il s agit de la valeur monétaire des marchandises achetées à des non résidents. 6

7 2. Dispositions générales 2.1 Obligation légale Tous les résidents ont l obligation légale de notifier leurs opérations avec l étranger directement à la Banque nationale de Belgique (BNB). La présente enquête vise spécifiquement les opérations de marchandises globalisées avec des non résidents. Pour rappel: les succursales et sièges d exploitation établis en Belgique d'entreprises de droit étranger ont la qualité de résident. Par conséquent, ceux ci doivent également notifier à la BNB les opérations qu'ils effectuent avec l'étranger, y compris les opérations avec le siège principal dont ils dépendent. 2.2 Redevables des informations à l'enquête Sont concernés par la présente enquête F03MER tous les résidents qui procèdent à des opérations d achat et de vente de marchandises avec l étranger et qui répondent aux critères suivants, définis par règlement de la BNB: toute entreprise qui fait mention de commerce triangulaire dans sa déclaration trimestrielle de livraisons communautaires (VIES listing 1 ) auprès de l'administration de la TVA. 2.3 Responsabilité Un redevable peut mandater un tiers pour remplir ses déclarations. La responsabilité de l exactitude, de l exhaustivité et de la ponctualité des déclarations relève cependant toujours du redevable. 2.4 Périodicité et délai La déclaration est soit mensuelle et doit être transmise dans les 15 jours ouvrables suivant la fin du mois concerné, soit trimestrielle et doit être transmise dans les 15 jours ouvrables suivant la fin du trimestre concerné. Les entreprises sont personnellement informées qu'elles doivent transmettre leurs données mensuellement ou trimestriellement. 1 VIES : VAT Information Exchange System 7

8 2.5 Modes de transmission Les déclarations ne peuvent être transmises que par voie électronique. La BNB met à disposition une application entièrement sécurisée pour effectuer les déclarations via internet. Grâce à cette application, les déclarations peuvent être encodées et des fichiers peuvent également être téléchargés. Les déclarants qui éprouvent des difficultés dans l utilisation de cette application peuvent obtenir un CD ROM qui contient un logiciel permettant également d effectuer leurs déclarations. Les entreprises qui transmettent des déclarations automatisées à partir de leurs propres applications peuvent le faire via un fichier XML qu elles envoient par e mail ou via internet sous forme de téléchargement; le record layout de ce fichier plus complexe est expliqué en détail dans un document séparé. L annexe 1 aborde en détail la déclaration électronique. 2.6 Relevé avec indication "néant" Si, durant une période de déclaration, aucune opération concernant des marchandises n a été réalisée avec l étranger, il y a cependant lieu d introduire un relevé avec indication "néant" Les formulaires de déclaration prévoient un champ spécial pour un tel relevé "néant". 2.7 Adresse Les déclarations électroniques peuvent être transmises de deux manières, à savoir: soit directement via l application web à l adresse internet soit par envoi d'un fichier au format XML à l adresse e mail bop@b2b.nbb.be. 8

9 3. Informations à fournir 3.1 Identification de votre entreprise Votre numéro d entreprise unique à 10 positions est utilisé pour l identification de la déclaration. Le plus souvent, il correspond à votre numéro de TVA à 9 positions, précédé de 0 (les numéros d entreprise récents peuvent aussi commencer par 1). Attention: le numéro d'unité d'établissement ne peut en aucun cas être utilisé comme numéro d'identification. 3.2 Identification de la personne de contact dans votre entreprise/tiers déclarant Afin de nous permettre de communiquer rapidement avec le responsable chargé de la déclaration, veuillez mentionner directement dans la déclaration les données d identification de la personne de contact de votre entreprise (ou du tiers déclarant). 3.3 Période de déclaration Une déclaration mensuelle ne peut reprendre que les données d un mois déterminé (ex. janvier, février, mars, etc.). Le mois doit être indiqué à l aide de deux positions, (p.ex. 01, 02, 03, etc.) et l année à l aide de 4 positions (ex. 2006). Une déclaration trimestrielle ne peut reprendre que les données d un trimestre déterminé (ex. janvier mars, avril juin, etc.). Le trimestre doit être indiqué par le dernier mois du trimestre (03 pour le 1 er trimestre, 06 pour le 2 e trimestre, 09 pour le 3 e trimestre, 12 pour le 4 e trimestre) et l année en 4 positions (p. ex. 2006). 3.4 Déclaration proprement dite Variables d information Nature de l opération Pour rappel, cette enquête se concentre sur les activités exercées avec des non résidents, relatives à l achat et à la vente de marchandises. Cela ne concerne seulement que la valeur totale en euro des marchandises achetées et des marchandises vendues à des non résidents pendant la période concernée, sans détail par pays. Pays du cocontractant/pays de la contrepartie Un détail par pays n'est pas exigé pour cette enquête. Le code pays à utiliser est XX. 9

10 Monnaie Les montants sont déclarés en euro (code monnaie: EUR). Valeur Pour la détermination de la valeur de vos opérations, vous pouvez utiliser les données d'enregistrement comptables des factures de votre entreprise. La valeur à prendre en considération est la valeur que le fournisseur porte en compte à l acheteur, TVA comprise si celle ci est facturée par le cocontractant. Produits Il s agit de la valeur monétaire des marchandises vendues par votre entreprise à des non résidents. Charges Il s agit de la valeur monétaire des marchandises achetées par votre entreprise à des non résidents Instructions Dans les cases Produits et Charges, il y a lieu de déclarer le total en euro (code monnaie: EUR) des opérations de marchandises qui ont été réalisées durant la période concernée avec des non résidents, sans détail par pays (code pays: XX). Il y a toujours lieu de déclarer séparément les valeurs brutes des opérations même s il est procédé à des compensations avec vos contreparties. Toutes les valeurs sont libellées en unités, sans décimale et sans montant négatif. 10

11 4. Sources des données Les opérations doivent de préférence être recherchées dans la comptabilité de votre entreprise. Les produits font référence à la vente à des clients non résidents et les dépenses à l achat à des fournisseurs non résidents. L adresse du client ou du fournisseur non résident permet par ailleurs de distinguer les contreparties non résidentes et leurs opérations à l aide de factures et autres pièces justificatives. Pour rappel, seules les opérations avec des non résidents doivent entrer en ligne de compte pour la déclaration. L annexe 2 se réfère aux rubriques comptables à prendre en considération. 11

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13 5. Liste des codes 5.1 Achat et vente de marchandises avec l'étranger A1000 Total des achats et ventes de marchandises avec l'étranger sans distinction de provenance ou de destination 13

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15 6. Annexe 1: Les déclarations électroniques via l application CSSR 6.1 Introduction Les déclarations statistiques à notifier à la BNB sont transmises par voie électronique par le biais de l application internet dénommée "CSSR" (Central Server for Statistical Reporting; serveur central pour les déclarations statistiques). Cette application permet: la transmission de fichiers au format XML par e mail; l encodage de la déclaration à l aide d un formulaire web; le chargement sécurisé de fichiers au format CSV via le formulaire web et le chargement sécurisé de fichiers au format XML via internet. L'application CSSR permet également aux déclarants de: vérifier leurs données administratives; vérifier si leur obligation de déclaration a été correctement remplie; vérifier le délai de réception des déclarations et consulter leurs déclarations antérieures. Ces différentes fonctionnalités sont décrites en détail ci après. 6.2 Adresse L application CSSR est disponible à l adresse suivante: Une application test entièrement identique à l application de production est également disponible. 6.3 Identification des utilisateurs Avant de pouvoir accéder à l application CSSR, il est nécessaire pour des raisons de sécurité que l utilisateur s identifie. Dès que les déclarants sont informés de leur obligation d effectuer une déclaration, leur code d identification ainsi qu'un mot de passe leur sont communiqués par voie postale. Néanmoins, il peut arriver qu il faille renouveler le code d identification et le mot de passe pour l une ou l autre raison (oubli, perte, ). Dans ce cas, il suffit de s adresser au helpdesk. 15

16 6.4 Fonctionnalités de l'application CSSR Utilisation du menu et du tableau de commande L application CSSR fonctionne à partir d un menu donnant accès à un écran principal dénommé "panneau de contrôle". Le menu permet de sélectionner l enquête (ou l une des enquêtes) que le déclarant est tenu de compléter. Lors de la sélection de cette enquête, le panneau de contrôle permet à tout moment à l utilisateur de connaître ses obligations quant à l enquête sélectionnée. Dans l'application CSSR, une déclaration peut avoir l'un des statuts suivants: Initial Open La période pour laquelle la déclaration est obligatoire, est en cours; le déclarant a la possibilité d enregistrer des données. Le déclarant a enregistré des données mais n a pas encore clôturé ses activités. A ce stade, l application n a pas encore décelé d erreurs dans les données enregistrées. Error Closed Le déclarant a enregistré des données. Avant de clôturer la déclaration, il doit corriger les erreurs présentes. Le déclarant a clôturé et confirmé sa déclaration. Il ne peut plus la modifier, sauf s il en demande l autorisation à la BNB Choix du canal de communication Comme mentionné ci dessus, l application CSSR propose plusieurs canaux de communication que l utilisateur choisit librement. Les procédures de contrôle des déclarations sont identiques, quel que soit le canal de communication, et garantissent, sauf en cas de transmission par e mail, le plus haut degré de confidentialité des données transmises via l'application CSSR Transmission d un fichier par e mail L application CSSR dispose de l adresse e mail bop@b2b.nbb.be qui sert exclusivement à la réception de déclarations électroniques. Dès leur réception, celles ci sont automatiquement traitées par un programme informatique qui contrôle le format du fichier et réalise un premier contrôle sommaire du contenu. Un accusé de réception avec un rapport de validation est envoyé à l expéditeur. Ce rapport reprend les mentions relatives à l acceptation ou au refus éventuel de la déclaration, avec l indication du motif. Pour la communication par e mail, seul le format XML est accepté. Toutes les informations relatives au format XML sont disponibles sur le site Il existe également un environnement de test pour les entreprises, pourvu d une adresse bop@pp.b2b.nbb.be qui sert exclusivement à tester l envoi d un fichier par e mail. La BNB attire cependant l attention sur le fait que la transmission des fichiers par e mail implique que les données des déclarants transitent de manière non codées par internet et pourraient donc éventuellement être interceptées par des tiers. Pour prévenir ce risque, il convient de choisir un autre canal de communication Le chargement sécurisé de fichiers via l internet Il est également possible de télécharger des fichiers à partir de l adresse Cette procédure est sécurisée et a été développée pour les déclarants qui souhaitent transmettre des fichiers XML sans subir les désagréments qui vont de pair avec l utilisation des e mails. Contrairement au chargement du fichier sécurisé dans le cadre du formulaire internet, le déclarant n a pas, dans ce cas ci, la possibilité de modifier ou de compléter sa déclaration après l envoi de son fichier. L application considère cette déclaration comme complète et la valide immédiatement. 16

17 6.4.5 L encodage de la déclaration à l aide du formulaire web L'application CSSR permet aux déclarants d encoder leurs déclarations dans un environnement entièrement sécurisé à l aide d écrans d introduction propres à chaque déclaration. Une caractéristique propre à l'application CSSR est également que l encodage peut se faire graduellement. Si l introduction des données n est pas terminée, le déclarant peut sauvegarder son document et y revenir par la suite afin de compléter sa déclaration. Ce n est qu au moment où le déclarant décide de clôturer son travail que la déclaration est considérée comme complète. Les champs en blanc ne doivent pas être complétés avec des valeurs zéros lorsque des zones de la déclaration ne donnent lieu à aucune information à communiquer Le chargement sécurisé de fichiers dans le cadre du formulaire web Pour remplacer ou compléter l encodage, l'application CSSR permet de charger des fichiers de données en format CSV, conformément aux spécifications de la BNB. Les déclarants peuvent de cette façon charger une partie de leur déclaration et la compléter ou la modifier par la suite à l aide d écrans d introduction spécifiques. On trouve dans le tableau de commande de l application, à côté du titre de chaque déclaration à compléter, le symbole qui permet de charger un fichier en format CSV. Toutes les informations relatives au format CSV sont disponibles ci après. 6.5 Format du fichier CSV Généralités Dans un fichier texte CSV qui peut être envoyé via l application CSSR, les champs sont séparés par un pointvirgule. A la fin de chaque enregistrement apparaît un CRLF (carriage return, line feed 1 ). Pour les champs où il ne faut compléter aucune valeur, il faut obligatoirement indiquer la valeur "0" 2. Dans le fichier, les champs doivent absolument être présentés dans l ordre indiqué ci après, un ordre qui correspond à l apparition des champs sur l écran Fichier CSV pour la déclaration des marchandises Le fichier comportera les informations suivantes, dans l ordre indiqué ci après: le code opération A1000; le code pays XX; le code monnaie EUR; la valeur des produits; la valeur des charges. Chaque enregistrement doit être complet et toujours comporter ces cinq informations Exemple de fichier A1000;XX;EUR; ; CRLF: retour chariot, passage à la ligne. Cela signifie simplement que l on inscrit l article suivant à la ligne suivante. 2 De cette manière, la BNB peut être certaine qu il ne s agit pas d un oubli. 17

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19 7. Annexe 2: Référence à la comptabilité 7.1 Généralités L'information à communiquer peut se retrouver par le biais des comptes de tiers, tels que les comptes de clients et de fournisseurs, les comptes courants ouverts au nom d'entreprises liées et autres. Grâce aux comptes de tiers, on connaît en principe l'adresse du client ou du fournisseur, de sorte que l'on dispose d'informations quant au pays d'établissement du cocontractant ou de la contrepartie. On peut ainsi isoler les comptes ouverts au nom de non résidents, qui sont concernés par cette déclaration, des comptes ouverts au nom de résidents. Ces comptes ouverts au nom de non résidents permettent d'extraire les opérations qui correspondent aux opérations de marchandises. On recherchera de préférence les comptabilisations générales suivantes: lorsqu'il s'agit d'achats (case CHARGES dans la déclaration) débit du compte d'actif ou du compte de charges (60 approvisionnement et marchandises) au crédit du compte fournisseur reprendre parmi les charges dans la déclaration lorsqu'il s'agit de ventes (case PRODUITS dans la déclaration) débit du compte client reprendre parmi les produits dans la déclaration au crédit du compte de produits (70 chiffre d'affaires) En cas d'utilisation de comptes courants, il ne faut reprendre que les comptabilisations des pièces justificatives (factures, notes de débit, notes de crédit, décomptes, etc.) au débit (ventes) ou au crédit (achats), à l'exclusion de tous les paiements au crédit (recettes de ventes) ou au débit (paiements d achats). On recherchera de préférence les comptabilisations suivantes: lorsqu'il s'agit d'achats (case CHARGES dans la déclaration) débit du compte d'actif ou du compte de charges (60 approvisionnement et marchandises) au crédit du compte courant reprendre parmi les charges dans la déclaration

20 lorsqu'il s'agit de ventes (case PRODUITS dans la déclaration) débit du compte courant reprendre parmi les produits dans la déclaration au crédit du compte de produits (70 chiffre d'affaires) 7.2 Référence au système des comptes normalisé Dettes (case CHARGES dans la déclaration) Les charges font, dans la plupart des cas, référence à l'achat de services auprès de non résidents Informations nécessaires pour la déclaration Définition du compte comptable et sens (débit/crédit) A1000 Acquisition de marchandises auprès de fournisseurs non résidents 1750 Fournisseurs (dettes > 1 an) C 440 Fournisseurs (dettes < 1 an) C Créances (case PRODUITS dans la déclaration) Les produits font, dans la plupart des cas, référence à la vente de services à des clients non résidents Informations nécessaires pour la déclaration A1000 Vente de marchandises à des clients non résidents Définition du compte comptable et sens (débit/crédit) Créances commerciales (créances > 1 an) Créances commerciales (créances < 1 an) D D Comptes courants (cases PRODUITS et CHARGES dans la déclaration) Le système des comptes normalisé ne prévoit pas de numéro de compte spécifique. Dans la pratique, les comptes courants sont souvent classés sous la rubrique "18 Comptes de liaison des établissements et des filiales stables" (cf. Institut des Experts comptables et des Conseils fiscaux, Le plan comptable à l'usage des entreprises, chapitre 22, liste des comptes). 20

21 Pour de plus amples informations Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations à propos de ce manuel et de la méthodologie, vous pouvez vous adresser au service Balance des paiements Tél Fax bop@nbb.be Editeur responsable Jean Jacques Vanhaelen Chef du département de la Statistique générale Banque nationale de Belgique boulevard de Berlaimont, 14 BE 1000 Bruxelles Illustrations: Gettyimages Photodisc Gettyimages Digital Vision Banque nationale de Belgique Mise en pages: BNB Balance des paiements Couverture : Prepress & Image NBB Publié en septembre 2005.