Les bonnes pratiques pour adresser un courrier.

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1 >> Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise et qui ne présente aucune ambiguïté. Aidez-nous à mieux vous servir! L application de quelques recommandations très simples nous permet de trier et de distribuer votre courrier rapidement et correctement. 1. Champs d application Nos conseils s appliquent tant au courrier dont vous êtes l expéditeur qu à celui dont vous êtes le destinataire : veillez donc à ce que vos coordonnées complètes et exactes figurent bien sur tous vos supports de communication : papier-à-lettre, factures, bons de commandes, supports publicitaires, enveloppes, cartes de visite, inscription à l annuaire, signature ,. Le courrier qui vous est adressé aura plus de chance d être, lui aussi, correctement libellé. 2. Aperçu d une adresse correctement rédigée A dactylographiée Format US mm max. 40 mm Mr Boulanger 5590 CINEY 125 mm max mm 2 15 mm 110 mm (90 mm mm max.) 1 du destinataire 2 Zone d affranchissement 3 Zone réservée (vide et blanche) 4 de l expéditeur (verso) 140 mm 30 mm mm (140 mm mm max.) Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 1/7

2 b manuscrite Format US mm max. 40 mm Mr Boulanger 5590 CINEY 125 mm max mm 2 15 mm 110 mm (90 mm mm max.) 1 du destinataire 2 Zone d affranchissement 3 Zone réservée (vide et blanche) 4 de l expéditeur (verso) 140 mm 30 mm mm (140 mm mm max.) 3. La position de l adresse L adresse doit être contenue dans une zone d adressage de maximum 125 mm de large sur maximum 100 mm de haut (idéalement 40 mm de haut). Un espace de minimum 30 mm en-dessous de la zone d adressage doit rester vide (30 mm à partir de la dernière ligne ou, pour les enveloppes à fenêtre, 30 mm à partir du bord inférieur de la fenêtre). Un espace minimum 15 mm à droite de la zone d adressage doit rester vide. La zone d adressage ne doit contenir aucune autre donnée que l adresse. Lorsque vous utilisez une enveloppe à fenêtre, faites attention à ce qu aucune partie de l adresse ne puisse disparaître en dehors de la fenêtre. Aucune indication pouvant être confondue avec l adresse du destinataire ne peut apparaître dans la fenêtre (comme l adresse de l expéditeur, un numéro interne ressemblant à un code postal, un numéro de TVA,...). 4. La structure de l adresse A Envois nationaux B Envois internationaux Gérard SA Service achat Zone Industrielle Ouest 12 avenue Paul Langevin Herblay France Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 2/7

3 éléments exemples obligatoire Organisation Fonction Nom Si d application Bâtiment, étage,... Voie, numéro et numéro de boîte Code postal et nom de la commune Nom du pays pour le courrier adressé à l étranger (ex: France, ). Le nom du pays ne doit pas être mentionné pour le courrier adressé en Belgique Bâtiment central étage 2 Si d application Pour l étranger uniquement éléments DESCRIPTIONS Type de voie Nom de voie Numéro Boîte Code Postal Commune Pays étrangers Indiquez les type de voie; nom de voie; numéro de bâtiment et numéro de boîte. > Utilisez le bon type de voie : rue, avenue, boulevard, > N abrégez le type de voie que si c est absolument nécessaire pour que l adresse apparaisse sur une seule ligne (la liste des abréviations est reprise ci-après). > Le nom de la voie suit directement le type de voie. > Évitez de mettre le nom de la voie en plusieurs langues ( Rue de la Paix / Vredesstraat, Rue du Merlostraat ). > Le numéro du bâtiment suit immédiatement le nom de la voie. > Si le courrier est adressé dans un bâtiment qui comporte des boîtes, le numéro de boîte doit être mentionné ET doit être précédé de la mention bte, bus ou box (évitez les b, Bt, #, -, /,...). Le code postal doit être écrit en quatre chiffres (ex.: 4500). > N indiquez pas B, ni BE devant le code postal. > Pour les pays étrangers, ne mentionnez pas le code iso (F-, FR,...). Le nom de la commune suit directement le code postal. > Utilisez de préférence le nom de la commune fusionnée (celle de votre maison communale). Ne soulignez pas le code postal et le nom de la commune. Le nom du pays ne doit pas être indiqué pour un courrier adressé en Belgique. Le nom du pays étranger doit toujours : > Se trouver sur la dernière ligne de l adresse; > Être écrit en toutes lettres et en majuscules; > Ne pas être souligné; > Être indiqué dans l une des trois langues nationales ou en anglais. Pour les envois prioritaires, une étiquette bleue A PRIOR doit être collée sur l enveloppe à gauche de l adresse du destinataire. N indiquez pas le code ISO du pays ( F-, FR ). Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 3/7

4 5. Le format d une adresse A dactylographiée (de préférence) Le courrier dactylographié est le plus facile à reconnaître, trier et distribuer. Contraste Écrivez, de préférence, en noir sur fond blanc. OK Polices de caractères Utilisez de préférence les polices Arial, Helvetica et Verdana. Il est déconseillé d utiliser : > Les imitations d écriture manuscrite ; > Les caractères qui se touchent ou qui sont trop proches (par ex.arial Narrow) ; > Les caractères de type serif (polices à empattements, c est-à-dire les polices dont les caractères se terminent par de petites extensions, comme par exemple dans le Times New Roman) ; > Les caractères mis en gras et/ou soulignés ; AaBbCc Police sans serif. Police serif (avec empattement en rouge). > Les caractères imprimés selon un procédé d inversion ; > Les caractères inclinés de plus de 5 degrés. La taille des caractères idéale est 11 ou 12 points. Minimum recommandée maximum 10 points 12 points 17 points Espaces Un espace doit être placé entre chaque mot, ainsi qu entre les mots et les chiffres (Rue de la Croix 1B bte 3). Évitez de séparer avec plusieurs espaces ou une longue tabulation. Séparez suffisamment les lignes afin que les lettres ne se chevauchent pas. Il ne doit pas y avoir de ligne vide entre les lignes de l adresse. Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 4/7

5 Alignement Toutes les lignes de l adresse doivent être alignées à gauche. Inclinaison L adresse doit être, le plus possible, parallèle aux bords du grand côté de l enveloppe, avec un maximum de 10 d inclinaison. Ponctuation et caractères spéciaux L usage de la ponctuation doit être évité. Évitez également d utiliser des caractères spéciaux (tels que /, #, &, ou encore les parenthèses et les guillemets,...). Chiffres Les dates et les nombres cardinaux doivent être exprimés en chiffres arabes (ex: Rue du 11 novembre, rue des 4 saisons,...). Exception: Noms de Rois et de Papes. Les noms de Rois et de Papes sont généralement constitués d un prénom suivi d un nombre ordinal. Ce nombre doit être indiqué en chiffres romains (ex: Rue du Roi Albert II, Rue du Pape Benoît VI,...). B manuscrite Écriture Écrivez aussi lisiblement que possible. Ne liez pas les chiffres du code postal, gardez les clairement séparés. Indiquez le nom de la commune en lettres majuscules. Espaces Un espace doit être placé entre chaque mot, ainsi qu entre les mots et les chiffres (Rue de la Croix 1B bte 3). Évitez les séparations trop importantes. Séparez suffisamment les lignes afin qu elles ne se chevauchent pas. Alignement Toutes les lignes de l adresse doivent être alignées à gauche Ciney Inclinaison L adresse doit être, le plus possible, parallèle aux bords du grand côté de l enveloppe, avec un maximum de 10 d inclinaison. Ponctuation et caractères spéciaux L usage de la ponctuation doit être évité. Évitez également d utiliser des caractères spéciaux (tels que /, #, &, ou encore les parenthèses et les guillemets,...). Chiffres Les dates et les nombres cardinaux doivent être exprimés en chiffres arabes (ex: Rue du 11 novembre, rue des 4 saisons,...). Exception: Noms de Rois et de Papes. Les noms de Rois et de Papes sont généralement constitués d un prénom suivi d un nombre ordinal. Ce nombre doit être indiqué en chiffres romains (ex: Rue du Roi Albert II, Rue du Pape Benoît VI,...). Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 5/7

6 6. L adresse de l expéditeur L adresse de l expéditeur doit, de préférence, se trouver au verso de l enveloppe. Si l adresse de l expéditeur ne peut être placée au verso de l enveloppe, celle-ci doit se trouver dans le coin supérieur gauche et être écrite en caractères plus petits que ceux utilisés pour l adresse du destinataire. de l expéditeur de l expéditeur du destinataire du destinataire de l expéditeur du destinataire OK de l expéditeur 7. Les abréviations N abrégez jamais le nom de la commune. Le type de voie ne doit être abrégé: > Que si c est absolument nécessaire pour maintenir l adresse sur une seule ligne dans la zone d adressage; > Uniquement en suivant le tableau reprit ci-après. INTITULÉS DE RUES FRANCOPHONES INTITULÉS DE RUES NÉERLANDOPHONES INTITULÉS DE RUES GERMANOPHONES Avenue Boulevard Centre Place Route Square Zone Industrielle Chaussée Impasse Av Bd Ctre Pl Rte Sq ZI Chée Imp straat laan plein steenweg industriezone gebouw square str ln pl stwg IZ geb sq Strasse Allee Platz Gewerbegebiet Residenz Str All Pl GG Res Le nom de la voie ne doit être abrégé que si c est absolument nécessaire, en s assurant de ne pas créer d ambiguïté avec des noms de voies similaires dans la même commune. Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 6/7

7 8. Courrier adressé à une boîte postale Nom Boîte Postale et numéro de boîte L expression Boîte Postale peut être remplacée par BP ou PB. Code postal et nom de la commune (lorsqu il n y a qu une série de boîtes postale dans la commune)* OU Code postal et nom du bureau (lorsqu il y a plusieurs jeux de boîtes postale dans la commune)* * L adresse correcte se trouve sur votre contrat de location de la boîte postale. M Pierrre Boulanger Boîte Postale Bruxelles Madou 9. Numéros de bâtiments particuliers Numéros composés Utilisez - afin de séparer les numéros. Ne pas séparer les numéros avec un espace, ni avec un /. Avenue Louise Extensions numériques de numéros de bâtiments À ne pas confondre avec une boîte d immeuble. Cela peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boite. Extensions alphabétiques de numéros de bâtiments À ne pas confondre avec une boîte d immeuble. Cela peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boite. Dieweg 61/2 (sans espace) Place Joseph Wauters 16/1 bte 8 Allée de la Meuse 1B (sans ponctuation, ni espace) Avenue de Bouillon 16B bte Fermeture des enveloppes Les enveloppes doivent être fermées afin de ne pas s ouvrir durant le traitement. Le rabat de l enveloppe doit se trouver au verso et être collé. Les enveloppes ne peuvent être fermées avec des agrafes, trombones ou oeillets métalliques qui risquent d endommager nos machines de tri. Les enveloppes ne peuvent coller entre elles. 11. Envois sous plastique Idéalement, l adresse est imprimée sur une étiquette de couleur blanche collée sur l emballage. L adresse peut aussi être imprimée sur une feuille blanche placée à l intérieur et recouvrant au moins 95% de la surface totale de l envoi. Aucune indication pouvant être confondue avec l adresse du destinataire ne peut apparaître au recto. Bonnes Pratiques V.1.0 I Août 2009 Page 7/7