EcoMail - Offic Guide d utilisation simplifié

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1 Frama, une marque de référence dans l'univers du courrier Frama est un Groupe spécialisé dans la conception et la production de systèmes de traitement du courrier. Créé en 970, Frama est présent dans plus de 60 pays et reconnu pour la fiabilité et la créativité de ses solutions. Frama propose une gamme complète de matériels permettant d automatiser toute la chaîne du traitement du courrier : matériels de façonnage, mises sous enveloppe, imprimantes d adresses, machines à affranchir, ouvre-lettres, destructeurs de documents. 6 rue de l Abbé Hazard NANTERRE Fax * 0,5 d ttc/mn - Innovacourrier S.A.S. - RCS Nanterre B Document FR_MAC_UTILIS_V0.00 EcoMail - Offic Guide d utilisation simplifié

2 S OMMAIRE Remarques importantes... p.3 Entrée du centre de coût et du mot de passe... p.4 Entrée des caractéristiques de votre envoi... p.5 Entrée du poids... p.7 Choix de la flamme publicitaire... p.9 Impression de l enveloppe ou de l étiquette postale... p.0 Programmation de valeurs fixes... p. Édition d un rapport d affranchissement... p.2 Remplacement de la cassette d impression... p.4 Les consommables... p.5 Arborescence des tarifs de La Poste... p.6

3 R EMARQUES IMPORTANTES Ce guide d utilisation simplifié vous permet d utiliser toutes les principales fonctions de votre machine à affranchir Frama. Cependant, pour utiliser les fonctions les plus avancées, habituellement dévolues au gestionnaire de ce matériel (programmation, par exemple, des mots de passe ), nous vous invitons à vous reporter au guide d utilisation principal ou à appeler le service Clients Frama au Pour installer votre machine à affranchir (EcoMail-Offic ), reportez-vous au Guide d installation EcoMail-Offic . Ne mettez jamais votre EcoMail-Offic hors tension. Cela empêcherait la connexion avec le serveur Frama.online. Lors de l affranchissement, aucun objet dur (trombones, agrafes ) ne doit être présent dans la zone d impression de l enveloppe. Les objets durs peuvent en effet endommager la tête d impression de la machine. Le non-respect de cette consigne d utilisation dégage toute responsabilité du fabricant. Le courrier affranchi avec les machines à affranchir de type PMAC (le modèle Offic de Frama en est une machine de ce type) doit être déposé au bureau de poste le jour même où il a été affranchi. 2 3

4 2 E NTRÉE DU NTRE DE COÛT ET DU MOT DE PASSE 3 E NTRÉE DES CARACTÉRISTIQUES DE VOTRE ENVOI Les machines à affranchir EcoMail-Offic permettent de comptabiliser les dépenses d affranchissement par centre de coût. Chaque service de l entreprise (service commercial, service comptable, service financier ) ou chaque utilisateur peut ainsi comptabiliser ses dépenses d affranchissement et réserver l accès à son centre de coût par un mot de passe. Nota Bene : EcoMail dispose de 0 centres de coût, numérotés de à 0. Offic en dispose de 50, numérotés de à 50. Le centre de coût le plus élevé (0 pour EcoMail, 50 pour Offic ) est réservé au gestionnaire de la machine à affranchir qui détient des droits étendus pour le réglage des paramètres de la machine. Avec EcoMail-Offic , vous déterminez le montant des affranchissements à réaliser à partir de la touche qui ouvre une courte séquence de menus permettant de définir simplement les caractéristiques de chaque envoi. La logique de ces menus est celle des tarifs postaux. Le Guide Tarif d EcoMail- Offic vous évite donc toute erreur d affranchissement. Nota Bene : Par commodité, nous appelons l écran ci-contre, l écran Guide Tarif. Eco 20 g NTRE COÛT : SETUP Identification de l utilisateur Pour utiliser votre machine à affranchir EcoMail-Offic , vous devez d abord vous identifier en entrant votre centre de coût et le mot de passe correspondant. Saisie du centre de coût et du mot de passe ) Entrez votre centre de coût avec les touches de l écran 2) Confirmez avec la touche OK 3) Saisissez votre mot de passe 4) Confirmez avec la touche OK et vous accédez à l écran Guide Tarif En cas d erreur de saisie, appuyez sur et saisissez à nouveau les données. Revenir à l écran d identification Lorsque vous avez fini d utiliser la machine à affranchir, vous devez, pour protéger l accès à votre centre de coût, revenir à l écran d identification. Pour cela : ) Appuyez sur SETUP 2) Appuyez sur START UP Vous ne souhaitez pas utiliser pas de mot de passe Vous pouvez désactiver les mots de passe à partir de l écran Guide Tarif ) Appuyez sur SETUP 2) Appuyez sur SETUP 2 3) Appuyez sur Mot D.P. ON (pour passer à Mot D.P. OFF) NTRE COÛT : MOT DE.PAS : TOTAL : 0.00 PIÈ : 0.00 O.P : 0 CRÉDIT : 0 CHARGÉ : NTRE COÛT : MOT DE.PAS : TOTAL : 0.00 PIÈ : 0.00 O.P : 0 CRÉDIT : 0 CHARGÉ : 0.00 OK OK Exemple n Pour affranchir un courrier France au tarif (moins de 20 g) ) À partir de l écran Guide Tarif, appuyez sur 2) Appuyez sur courrier courant 3) Appuyez sur lettre 4) Appuyez sur 20 g L écran Guide Tarif s affiche et résume les caractéristiques de votre envoi : le type d envoi sélectionné (), le service choisi (), le poids, le montant de l affranchissement (0,53 d). 5) Vous n avez plus qu à placer l enveloppe sur la table d affranchissement Nota Bene : 3 feuilles A4 insérées dans une petite enveloppe pèsent moins de 20 g. 4 feuilles insérées dans une petite enveloppe pèsent entre 20 et 50 g. 20 g NTRE COÛT : SETUP 4 5

5 3 E NTRÉE DES CARACTÉRISTIQUES DE VOTRE ENVOI 4 E NTRÉE DU Exemple n 2 Pour affranchir un courrier international envoyé en mode prioritaire et recommandé avec accusé de réception, en zone A (moins de 20 g) ) À partir de l écran Guide Tarif, appuyez sur. 2) Appuyez sur Courrier international 3) Appuyez sur Prio R + AR 4) Appuyez sur Zone A 5) Appuyez sur 20 g L écran Guide Tarif s affiche et résume les caractéristiques de votre envoi : le type d envoi sélectionné (Courrier international) le service choisi (Prio R + AR) la zone de destination (Zone A) le poids (20 g) le montant de l affranchissement (0,53 d). 6) Vous n avez plus qu à placer l enveloppe sur la table d affranchissement 20 g Courrier internationnal Prior + AR Zone A 20 g NTRE COÛT : NTRE COÛT : SETUP SETUP Si vous disposez d un plateau balance connecté à votre EcoMail-Offic , vous pouvez peser chaque pli très précisément (jusqu à 2, 5 ou 5 kg selon le modèle de plateau balance dont vous disposez) et affranchir au centime d euro près. Saisie du poids Après avoir défini les caractéristiques de votre envoi à l aide du Guide Tarif (chapitre 3), vous accédez à l écran permettant de saisir le poids de votre envoi (exemple ci-contre). Vous pouvez : soit entrer une valeur de poids, si vous la connaissez, soit utiliser le plateau balance (optionnel) connecté à votre EcoMail-Offic . 2 modes de pesée sont possibles : La pesée individuelle que vous sélectionnez avec la touche BALAN NORMALE. Dans ce cas, vous placez une seule enveloppe (ou colis) sur le plateau balance. La Pesée en pile que vous sélectionnez avec la touche BALAN EN PILE. Dans ce cas, vous placez une pile d enveloppes sur le plateau balance et le poids de chaque lettre est déterminé, par différence, lorsqu une lettre est enlevée du plateau balance. Comment utiliser le plateau balance? Important. Placez d abord votre enveloppe ou votre pile d enveloppes sur le plateau balance avant de sélectionner le mode de pesée. 20g 250g 2000g 50g 500g BALAN EN PILE 00g 000g BALAN NORMALE RETOUR PAGE SUIVANTE Appuyez ensuite sur BALAN NORMALE ou BALAN EN PILE, selon le mode de pesée choisi. Le Mode BALAN NORMALE (pesée individuelle) Après avoir défini les caractéristiques de votre envoi : ) Posez l enveloppe à affranchir sur le plateau balance. 2) Sélectionnez BALAN NORMALE. L écran affiche le poids et la machine à affranchir calcule instantanément le montant de l affranchissement à réaliser. Ce montant est indiqué en haut à droite de l écran. 3) Prenez l enveloppe et placez-la sur la table d affranchissement sans aucune autre manipulation. La machine affranchira au bon tarif. 20g NTRE COÛT : g SETUP 6 7

6 4 E NTRÉE DU 5 C HOIX DE L EMPREINTE PUBLICITAIRE Le Mode BALAN EN PILE (pesée automatique ) Après avoir défini les caractéristiques de vos envois (type d envoi, service, destination ) : ) Posez la pile d enveloppes à affranchir sur le plateau balance. 2) Appuyez sur BALAN EN PILE. L écran indique alors le poids total de la pile d enveloppes. 3) Retirez et affranchissez une à une les enveloppes de la pile : chaque fois que vous retirez une enveloppe de la pile, la balance calcule son poids (pesée différentielle) et l écran affiche instantanément le montant de l affranchissement correspondant. Votre EcoMail-Offic peut mémoriser jusqu à 8 empreintes publicitaires différentes. La mention en haut à gauche de l écran vous indique si l impression des empreintes est activée (PUB) ou désactivée (PUB OFF). Le numéro placé à côté de PUB indique le numéro de l empreinte activée. Accéder au menu des empreintes publicitaires En appuyant sur la mention (PUB ou PUB OFF), vous accédez au menu des empreintes publicitaires disponibles et pouvez sélectionner l empreinte de votre choix. 20 g NTRE COÛT : SETUP Activer ou désactiver l impression des empreintes publicitaires Quand vous êtes dans le menu des empreintes, appuyez sur PUB ON pour désactiver l impression des empreintes appuyez sur PUB OFF pour activer l impression des empreintes , ,53 Sélectionner une empreinte publicitaire Quand vous êtes dans le menu des empreintes, appuyez sur l empreinte de votre choix pour la sélectionner. Vérifiez par ailleurs que l impression des empreintes est bien activée (PUB ON). ON OK NTRE COÛT : 0 NTRE COÛT : 0 LIASSE 343 g LIASSE 6 g 500g SETUP 20g SETUP L écran indique d abord le poids total de la pile d enveloppes. Chaque fois que vous retirez une enveloppe, l écran indique son poids et le montant de l affranchissement correspondant. 8 9

7 6 IMPRESSION DE L ENVELOPPE OU DE L ÉTIQUETTE POSTALE 7 P ROGRAMMATION DE VALEURS FIXES Placement de l enveloppe Pour affranchir une enveloppe, placez-la sur la table d affranchissement. Avancez l enveloppe jusqu au coin droit de la table, puis lâchez-la : celle-ci sera automatiquement entraînée, puis affranchie. Utilisation des étiquettes postales Nous vous conseillons d utiliser des étiquettes postales lorsque vous vous trouvez dans les cas suivants : Enveloppe dont l épaisseur est supérieure à 6 mm dont la surface est irrégulière du fait de son contenu. Rappel : aucun objet dur (trombones, agrafes ) ne doit être présent dans la zone d impression de l enveloppe. Enveloppe de grand format (C4) Enveloppe kraft Affranchissez l étiquette postale en la plaçant sur la table d affranchissement, comme pour une enveloppe, puis collez-la sur l enveloppe ou le colis à affranchir. Nota Bene : Les étiquettes postales sont placées 2 par 2 sur leur support. Après avoir affranchi l étiquette du haut, vous pouvez retourner le support et utiliser l étiquette du bas. 2 Étiquettes postales Avec EcoMail-Offic , vous pouvez programmer des valeurs d affranchissement correspondant à vos types d envois les plus fréquents. Ces valeurs permettent de sélectionner d une seule pression sur l écran une valeur spécifique d affranchissement. 27 valeurs sont programmables (3 écrans de 9 valeurs chacun). Ces valeurs doivent être programmées par le gestionnaire de la machine à affranchir. Programmer une valeur fixe ) À partir de l écran Guide Tarif, appuyez sur INFO SETUP 2) Appuyez sur INFO SETUP 2 3) Appuyez sur INFO SETUP 3 4) Appuyez sur MODIFIER VAL. FIXE 5) Appuyez sur l une des cases vides 6) Procédez ensuite comme avec le Guide Tarif (voir chapitre 3) pour définir les caractéristiques de la valeur fixe 7) Recommencez toutes les étapes pour chaque nouvelle valeur fixe à programmer Accéder à l écran des valeurs fixes À partir de l écran Guide Tarif, appuyez sur le timbre pour afficher l écran des valeurs fixes programmées. Vous n avez plus qu à sélectionner la valeur de votre choix et à affranchir. Pour revenir à l écran Guide Tarif, appuyez de nouveau sur le timbre. Ecopli Ecopli 0.48 MODIFIER VALEURS FIXES NTRE COÛT : SETUP

8 8 É DITION D UN RAPPORT D AFFRANCHISSEMENT 8 É DITION D UN RAPPORT D AFFRANCHISSEMENT EcoMail-Offic permet de comptabiliser le montant des affranchissements réalisés et le nombre de plis affranchis, globalement et centre de coût (CDC) par centre de coût. EcoMail- Offic permet également d imprimer des rapports d affranchissement sur des fiches prévues à cet effet (pour les commander, voir chapitre 0). Nota Bene : EcoMail dispose de 0 centres de coût, numérotés de à 0. Offic en dispose de 50, numérotés de à 50. Les données indiquées par le Rapport d affranchissement Le rapport d affranchissement donne : des informations globales (tous centres de coût confondus) : - Montant total des affranchissements - Nombre total de plis affranchis - Nombre de plis affranchis depuis la remise à zéro des informations par centre de coût (jusqu à 2 centres de coût par fiche) : - Montant total des affranchissements - Montant des affranchissements depuis la remise à zéro - Nombre de plis affranchis depuis la remise à zéro Le rapport d affranchissement indique également la date et l heure auxquelles il a été établi. Édition d un rapport d affranchissement Entrez les numéros des centres de coût que vous voulez imprimer. Vous pouvez en imprimer jusqu à 2 (0 pour EcoMail), consécutifs, sur un même rapport d affranchissement (Exemple : les centres de coût à 2 ou les centres de coût 4 à 5). Entrez le numéro du premier centre de coût dont vous souhaitez connaître les données Appuyez sur OK Entrez le numéro du dernier centre de coût dont vous souhaitez connaître les données Appuyez sur OK Placez une fiche sur la table d affranchissement, comme pour une enveloppe à affranchir. EcoMail-Offic imprime instantanément les données demandées. Vous pouvez imprimer autant de rapports d affranchissement que vous le désirez. Nota Bene : La touche permet d interrompre ou de corriger une donnée saisie. RAPPORT NTRE DE COÛTS DU NTRE DE COÛT : AU NTRE DE COÛT : 2 Accéder à l écran Rapport Centre de coût Pour accéder à l écran Rapport centre de coût, ) Revenez préalablement à l écran d identification, en appuyant sur SETUP, puis sur START UP, 2) Sélectionnez le centre de coût : 0, si votre machine à affranchir est une EcoMail 50, si votre machine à affranchir est une Offic 3) À défaut d une programmation spécifique, entrez le mot de passe L écran Guide Tarif s affiche alors. 4) À partir de l écran Guide Tarif, Appuyez sur SETUP Appuyez sur SETUP 2 Appuyez sur Rapport CDC RAPPORT NTRE DE COÛTS DU NTRE DE COÛT : AU NTRE DE COÛT : OK Remettre à zéro un centre de coût À partir de l écran Guide Tarif, Appuyez sur SETUP Appuyez sur SETUP 2 Appuyez sur RAZ CDC (Remise à zéro centre de coût) Appuyez sur OK Entrez le numéro du premier centre de coût que vous souhaitez à remettre à zéro Appuyez sur OK Entrez le numéro du dernier centre de coût que vous souhaitez à remettre à zéro Appuyez sur OK :30:34 Centre coût : : 2 Val. : TOTAL : V.res : T-PLIS : 27 R-Plis : 27 R-PLIS : 2 CRÉDIT : 77,43 ATTRIBUT LOGO PUB RAZ CDC ON VEILLE OFF MODIFIER MOT D.P. RAZ CDC MOT D.P. ON RAPPORT CDC RAPPORT STATISTI. START UP SETUP 3 L opération est terminée. 2 3

9 9 R EMPLAMENT DE LA CASSETTE D IMPRESSION 0 L ES CONSOMMABLES EcoMail-Offic utilise des rubans encreurs pour affranchir vos envois. Quand la fin du ruban est atteinte, la machine à affranchir s arrête automatiquement. L affranchissement n est plus possible. Le message Fin du ruban - Changer la cassette apparaît à l écran. FRAMA propose une gamme de consommables spécifiquement conçus pour les machines à affranchir EcoMail et Offic . Remplacement de la cassette d impression ) Ouvrez le couvercle avant de la machine à affranchir. 2) Retirez la cassette usagée en tournant le loquet vers le bas. 3) Sortez délicatement la cassette neuve de son emballage et retirez les protections (rondelle de carton et pinces en plastique blanc). 4) Tenez la cassette par le loquet. 5) Tournez le loquet de la cassette vers le bas. 6) Insérez délicatement la cassette dans EcoMail-Offic en la poussant sur les 2 axes jusqu à ce qu elle s enclenche. 7) Tournez le loquet de la cassette vers le haut. La cassette est maintenant verrouillée. 8) Assurez-vous que la tension du ruban est correcte en utilisant la molette prévue à cet effet. 9) Refermez le couvercle. 0) EcoMail-Offic est de nouveau prête à affranchir. Cassette d'impression standard de couleur bleue Conforme aux nouvelles normes de La Poste (encre bleue). Vendu par lot de 2 cassettes Référence : FR Étiquettes d affranchissement Permet l affranchissement des plis épais et des colis Vendu par lot de 000 étiquettes adhésives, conformes aux normes postales en vigueur, présentées 2 par 2 sur leur support Référence : ELL90/50 Rapports d affranchissement Permet l impression des rapports d affranchissement et le suivi des dépenses d affranchissement par centre de coût. Vendu par lot de 5 fiches imprimables recto/verso (soit 30 rapports d affranchissement) Référence : FR Information et commande Pour toute information ou commande, appelez le * ou utilisez le bon de commande joint au kit de bienvenue ou à votre dernière commande. Le bon de commande est également disponible sur le site internet (rubrique Fournitures). * 0,5 euro ttc/mn 4 5

10 A RBORESN DES S DE L A P OSTE Les machines à affranchir EcoMail-Offic sont livrées avec, en mémoire, les tarifs de base suivants. (France) Ecopli recommandée Recommandé R (indemnité forfaitaire en cas de perte : 8 d) Recommandé R2 (indemnité forfaitaire en cas de perte : 53 d) Recommandé R3 (indemnité forfaitaire en cas de perte : 458 d) Recommandé R + Avis de Réception Recommandé R2 + Avis de Réception Recommandé R3 + Avis de Réception Colis (France) Colis (France) Colieco Colissimo Courrier international Eco Zone A (pays de l Union Européenne et Suisse) Zone B (Autres pays d Europe et Afrique) Zone C (Reste du monde) Prioritaire Zone A (pays de l Union Européenne et Suisse) Zone B (Autres pays d Europe et Afrique) Zone C (Reste du monde) Prioritaire Recommandé Zone A (pays de l Union Européenne et Suisse) Zone B (Autres pays d Europe et Afrique) Zone C (Reste du monde) Prioritaire Recommandé + Avis de Réception Zone A (pays de l Union Européenne et Suisse) Zone B (Autres pays d Europe et Afrique) Zone C (Reste du monde) Nota Bene : Les tranches de poids sont spécifiques à chaque service postal et peuvent aller jusqu à 5 kg. Pour les autres tarifs, consultez notre service Clients au * * 0,5 euro ttc/mn 6