Water Quality Information Management for Atlantic, Ontario, Manitoba, Pacific and Saskatchewan Regions

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1 Question and Answer Document #1 Date: August 14 th, 2013 RFP Reference number: Closing Date: September 9 th, 2013 Closing Time and Time Zone: Project Title: 14:00 EST Water Quality Information Management for Atlantic, Ontario, Manitoba, Pacific and Saskatchewan Regions Français à suivre To All Bidders: This is to advise all bidders of a question and answer pertaining to this Request for Proposal. Question #1: Answer #1: This procurement is for a one year term renewable only 2 years? As indicated in section on page 6 and of the RFP, the contract is for a period of 12 months with two possible extensions of one year? The period of the Contract will be for 6 months starting October 1, 2013 and ending March 31, 2014 (as indicated in the original English version of the RFP). Health Canada will have the option to extend the 6 month period of the Contract by up to two (2) additional one (1) year periods. Please refer to amendment listed at the end of this document. Question #2: What is the schedule for implementation? Answer #2: The bidder is responsible for developing implementation schedules that will meet the following operational deadline dates: On October 1, 2013 the system must be operational for Manitoba, Ontario and Pacific Regions. If Health Canada selects one optional year, then the system must also be operational for Atlantic Region on April 1, 2014 and on June 1, 2014 for Saskatchewan Region.

2 Question #3: When should the new system be operational by for the first regions Answer #3: On October 1, 2013 the system must be operational for Manitoba, Ontario and Pacific Regions. Health Canada data from 2012 to 2013 for all 5 Regions must be fully transitioned into the Contractor s system by October 31, Health Canada Data from 2003 to 2011 inclusive, for all 5 Regions must be transferred into the system by December 31,2013. Question #4: Do you want a hosted solution. Answer #4: A hosted solution is acceptable. The Contractor can hire sub-contractors to do a portion of the work. However, the Contractor will need to supply required proof that the hosted solution meets IT security standards at the federal level; confidentiality requirements; and PIA and Threat Risk Assessment requirements. In addition, the Contractor needs to meet the following Security Requirements Check List (Annex H): Security Requirements for Partners or Third Party Entities Accessing, Storing and/or Processing Protected A Electronic Information Originating from Health Canada or the Public Health Agency of Canada (HC/PHAC) Information Technology Security (ITS) Requirements (Maximum Sensitivity Protected A) All HC/PHAC partners and third party entities who are required to access, process and/or store sensitive information rated Protected A or lower are required to agree to the following criteria and provide the required ITS configuration details of their systems and facilities to HC/PHAC IT Security. Requirements 1. Must permit security inspection and verification of its information technology infrastructure by the Government of Canada (GC) if/when required. 2. Employees of Partners or Third Parties: 2.1. Employees (including contractors) who are granted access to Protected A information or provide administrative, support or maintenance services for the information technology infrastructure and/or its information assets shall possess a valid minimum enhanced reliability security clearance as per Treasury Board Secretariat (TBS) Personnel Screening Standard. 3. Must have an IT Security program in place which employs the high-level administrative controls, concepts and risk management philosophies identified in TBS Operational Security Standard: Management of Information Technology Security (MITS). 4. Must employ the technical and process controls listed in ITSG-33 that are required to meet the PALL (Protected A-Low Availability-Low Integrity) security profile.

3 Question #5: you have identified for levels: Level 3=99 people and Level 4 = 400 people Do you think that these people will use the system at the same time If not, what percentage can we reasonably guess will be the number of simultaneous users? Answer #5: It is difficult to determine a percentage or number of users. The majority of users could be on the system at the same time for several hours each work day. Since different time zones are involved, there will be a peak period each work day where the majority of users could be on the system at the same time. In addition, the system needs to be able to accommodate emergency situations where all users could be on the system at the same time. Question #6: in what way do users make data entries (in situ on a tablet for example), on desktop PC? with electronic data entry sheets, etc Answer #6: Users input data directly onto desk top or laptop computers located on-site in various First Nations community offices. Hand-held devices are not used at this time but could be used in the future. Question #7: You are expecting a data recovery as of 2003 From what software should I take this data What is the size and format of the data Answer #7: Health Canada data will be made available in a common format such as Excel, XML or CSV. The size or volume of data is unknown. This is to advise all bidders of amendments pertaining to this Request for Proposal (English version) Delete 1: Expected Start and Completion Dates The period of the Contract will be for 9 months starting October 1, 2013 and ending March 31, Add 1: Expected Start and Completion Dates

4 The period of the Contract will be for six (6) months starting October 1, 2013 and ending March 31, ALL OTHER TERMS AND CONDITIONS OF THE REQUEST FOR PROPOSAL REMAIN UNCHANGED.

5 Question et réponse Document #1 Date : 14 aout 2013 Numéro de référence de DP : Date de clôture : 9 septembre 2013 Heure de clôture : TITRE DU PROJET : 14:00 (HNE) Gestion de l information sur la qualité de l eau pour les régions de l Atlantique, de l Ontario, du Manitoba, du Pacifique et de la Saskatchewan À tout soumissionnaire : Ceci est pour aviser tous les soumissionnaires des questions et réponses concernant cette demande de proposition Question 1 : Ce marché est il pour une durée 1 année renouvelable 2 années seulement? Réponse 1 : La durée du contrat sera de neuf (9) mois, soit du 1 er octobre 2013 au 31 mars 2014 (comme cela est indiqué dans la version originale anglaise de la DP). Santé Canada pourra se prévaloir de l option de prolonger la période de neuf (6) mois du contrat jusqu à un maximum de deux (2) périodes supplémentaires d un an. Veuillez vous reporter à la modification qui figure à la fin du présent document. Question 2 : Quel est le planning d implémentation? Réponse 2 : Il incombe au soumissionnaire d établir des calendriers de mise en œuvre respectant les dates d échéance opérationnelle suivantes : Le 1 er octobre 2013, le système doit être opérationnel dans les régions du Manitoba, de l Ontario et du Pacifique. Si Santé Canada choisit de prolonger le contrat d un an, le système doit alors également être opérationnel le 1 er avril 2014 dans la région de l Atlantique et le 1 er juin 2014 dans la région de la Saskatchewan. Question 3 : Quand le nouveau système doit être opérationnel pour les premières régions

6 Réponse 3 : Le 1 er octobre 2013, le système doit être opérationnel dans les régions du Manitoba, de l Ontario et du Pacifique. La transition complète des données de Santé Canada de 2012 à 2013 pour les cinq régions vers le système de l entrepreneur doit être terminée au plus tard le 31 octobre Toutes les données de Santé Canada de 2003 à 2011 inclusivement pour les cinq régions doivent avoir été transférées dans le système au plus tard le 31 décembre Question 4 : Souhaitez vous une solution hébergée Réponse 4 : Une solution hébergée est acceptable. L entrepreneur peut embaucher des sous-traitants pour exécuter une partie du travail. Toutefois, l entrepreneur devra fournir la preuve que la solution hébergée satisfait aux normes fédérales de sécurité des TI et aux exigences en matière de confidentialité, d EFVP et d évaluation de la menace et des risques. De plus, l entrepreneur doit satisfaire à la liste suivante de vérification des exigences relatives à la sécurité (annexe H) : Liste de vérification des exigences de sécurité Exigences en matière de sécurité pour les partenaires ou les tiers qui consultent, stockent ou traitent des renseignements électroniques de niveau «Protégé A» provenant de Santé Canada ou de l'agence de la santé publique du Canada (SC/ASPC) Exigences en matière de sécurité des technologies de l'information (TI) (Sensibilité maximale «Protégé A») Tous les partenaires et les tiers qui doivent consulter, traiter ou stocker des renseignements de nature délicate de niveau «Protégé A» ou inférieur doivent respecter les exigences suivantes et fournir les détails de la configuration de leurs systèmes et installations de sécurité des TI à la Sécurité des TI de SC/ASPC. Exigences 1. Le gouvernement du Canada (GC) doit pouvoir effectuer l'inspection et la vérification de l'infrastructure des technologies de l'information sur demande. 2. Employés des partenaires ou des tiers : 2.1 Les employés (y compris ceux des entrepreneurs) qui ont accès à des renseignements de niveau «Protégé A» ou qui assurent des services administratifs, de soutien ou de maintenance relatifs à l'infrastructure des technologies de l'information ou aux ressources d'information associées doivent posséder au moins une habilitation de sécurité de niveau Fiabilité approfondie, conformément à la Norme sur la sécurité du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). 3. Le programme de sécurité des TI en place doit s'appuyer sur les mesures administratives générales et les concepts et philosophies de gestion des risques prévus dans la Norme opérationnelle de sécurité : Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) du SCT. 4. Les mesures de contrôle des technologies et des processus indiquées dans le document ITSG- 33 requises pour obtenir le profil de sécurité PAFF (Protégé A/Disponibilité faible/intégrité faible) doivent être mises en place.

7 Question 5 : vous avez recensé pour les niveaux : niveau 3 = 99 personnes et niveau 4 = 400 personnes Estimez vous que cette population utilisera le système en même temps. Sinon, quel pourcentage peut on penser raisonnable que le nombre d utilisateur SIMULTANE sera? Réponse 5 : Il est difficile d établir un pourcentage ou un nombre d utilisateurs. La plupart des utilisateurs peuvent utiliser le système en même temps pendant plusieurs heures chaque jour de travail. Puisque différents fuseaux horaires sont impliqués, il y aura au cours de chaque journée de travail une période de pointe pendant laquelle la majorité des utilisateurs pourrait utiliser simultanément le système. De plus, le système doit être capable de répondre aux situations d urgence pendant lesquelles tous les utilisateurs pourraient utiliser le système en même temps. Question 6 : de quelle façon les utilisateurs font des saisies de données (in situ sur tablette par exemple) sur PC de bureau? avec des feuilles électroniques de saisies, etc Réponse 6: Les utilisateurs entrent les données directement dans des ordinateurs de bureau ou des ordinateurs portatifs installés sur place dans les bureaux de diverses communautés des Premières Nations. Les appareils de poche ne sont pas utilisés pour l instant, mais pourraient l être un jour. Question 7 : Vous attendez une reprise des données depuis 2003, A partir de quel logiciel faut-il reprendre ces données Quel est le volume et format de ces données. Réponse 7: Les données de Santé Canada seront présentées dans un format courant tel qu Excel, XML ou CSV. On ne connaît pas la taille des données ni le volume de données. TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DE CETTE DEMANDE DE PROPOSITION DEMEURENT INCHANGÉES (LA VERSION FRANCAISE). Supprimer 1: Dates prévues de démarrage et de finition du projet La période du contrat sera de 12 mois qui commenceront le 3 septembre 2013 et se termineront le 30 juin 2014.

8 Ajouter 1: Dates prévues de démarrage et de finition du projet La période du contrat sera de six (6) mois qui commenceront le 1 er octobre 2013 et se termineront le 31 mars 2014.