Publipostage. fig1. on choisit classeur > suivant > publipostage_lettre 1/8

Transcription

1 Publipostage Exemple : Le trésorier de l'association culturelle de Couquèques veut envoyer une lettre à tous les adhérents à la suite d'un voyage organisé à New York en vue du règlement de la dépense. La lettre doit indiquer : le coût du voyage tenant compte tenu des diverses options le total des acomptes la sommes restant dues Principe du publipostage Nous allons constituer une base de données d'adresses à partir d'une feuille de calcul d'un tableur constitué de 8 colonnes. Nous transformerons ce tableau en base de donnée avec le logiciel base de donnée open office. Les nom de colonne vont devenir des ''champs''. Nous allons créer une lettre type qui va contenir les champs de la base de données. A l'impression, l'image de ces champs sera remplacée par les données entrées dans la feuille de calcul. Feuille de calcul pas de problème particulier, colonnes 8 ; lignes : autant que de besoin ligne1 ligne2 Dupont Michel rue des sables Parizot Joseph Lotissement les fleurs Valet Monique Lieu dit la Croix ligne3 56 rue Clavet ligne4 ligne5 ligne6 ligne7 ligne Couqueques Couqueques Couqueques Quand le tableau est constitué (on peut finir de remplir les données plus tard par saisie ou copie coller). On enregistre le fichier ''AdresseTableur'', et dans un répertoire ''publipostage'' (par exemple). Dans la colonne ligne 8 on va entrer une formule du genre ligne8=ligne6 ligne7 Enregistrement de la feuille de calcul dans une base de données > bureautique > base de données open office> se connecter à une base de données > fig1 on choisit classeur > suivant > publipostage_lettre 1/8

2 fig2 > parcourir fig3 >: on va chercher le répertoire publipostage, et ensuite le fichier AdresseTableur.ods > terminer > on lui donne un nom AdresseBaseDonnee fig4 publipostage_lettre 2/8

3 fig5 On obtient une fenêtre comme ci dessus et on vérifie le bon enregistrement dans le bon répertoire et on ferme. Ce fichier AdresseBaseDonnee.odb n'a plus a être ouvert par la suite. Les 2 fichiers utiles seront LettreType.odt et AdresseTableur.0ds Supprimer une base de données : > bureautique > traitement de texte open office > option > base de données > on sélectionne la base à supprimer > supprimer. publipostage_lettre 3/8

4 Lettre type : on tape la lettre Union sportive de Couquèques siège social Maire de Couquèques Couquèques Couquèques <ChampDate> Madame, Monsieur Objet : Voyage à New York règlement de la dépense Vous voudrez bien m'envoyer un chèque de : au nom de l'association en règlement de la dépense concernant le voyage à New York. Coût de votre voyage : Total de vos acomptes : Sommes dues : Veuillez agréer Madame Monsieur l'expression de mes salutations distinguées. publipostage_lettre 4/8

5 Introduction des champs dans la lettre type > insertion > champs de mailing > autres > AdresseBaseDonnee fig6 On place le curseur à l'endroit ou on va insérer le champ ligne1 fig7 > ligne1 > insérer et ainsi de suite A la fin : enregistrer sous > dans le répertoire publipostage et non du fichier de la lettre ; LettreType.odt publipostage_lettre 5/8

6 Lettre type après introduction des champs Union sportive de Couquèques siege social Maire de Couquèques Couquèques Couquèque <ChampDate> <ligne1> <ligne2> <ligne3> <ligne4> Madame, Monsieur Objet : Voyage à New York règlement de la dépense Vous voudrez bien m'envoyer un chèque de : <ligne8> dépense concernant le voyage à New York. au non de l'association en règlement de la Coût de votre voyage : <ligne6> Total de vos acomptes : <ligne7> Sommes dues : <ligne8> Veuillez agréer Madame Monsieur l'expression de mes salutations distinguées. Gestion des lignes d'adresse vides Toujours dans LettreType > affichage > noms de champ > insertion > champ > autres > paragraphes masqués On obtient la fenêtre suivante : publipostage_lettre 6/8

7 On place le curseur a la fin du champ ligne2 dans la case condition on tape not(ligne2) > insérer. fig8 Idem pour ligne 3, not(ligne3) ; (inutile pour ligne1 et ligne4 qui auront toujours un nom ou un code postal). On obtient la page suivante : fig9 On revient dans affichage > on désactive nom de champ publipostage_lettre 7/8

8 Impression des lettres > fichier > imprimer > oui > on choisit les adresses > ok > et on imprime directement > on peut aussi imprimer dans un fichier fig10 Impression dans un fichier Les fichiers d'impression sont stockés dans un répertoire et ensuite il est possible de reprendre le traitement de texte lettre par lettre.> fichier > enregistrer comme document individuel > générer un nom de fichier > ligne1. Il est également possible d'utiliser la même base de données pour imprimer des étiquettes de publipostages. Impression futures lettres Pour l'impresion des lettres à venir il suffit de compléter le fichier AdresseTableur si besoin et d'adapter la LettreType à ce que l'on veut faire et ensuite > imprimer > choix des adresses > etc... publipostage_lettre 8/8