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1 Mars 2013 La version originale de ce bulletin peut être consultée en ligne à cette adresse : Le renouveau printanier Malgré la neige, le vent de nouveauté qui accompagne généralement le printemps souffle au CCSR : nouveaux membres, nouvelle formation, nouvelles stratégies d'appels d'offres, nouvelles façons de mettre à niveau les connaissances. Malgré la neige, nous vous souhaitons bon printemps... et bonne lecture! Dans ce numéro Trois nouvelles commissions scolaires deviennent membres du CCSR... 2 Nouvelle formation pour les approvisionneurs des réseaux de l éducation... 2 Appel d offres public pour l achat d équipements informatiques : sept soumissionnaires et des tarifs très concurrentiels!... 3 Développement durable : si les surplus d inventaire des uns devenaient les actifs des autres?... 3 Appel d offres public pour la sélection d un programme d aide aux employés en cours... 4 AMEQ en ligne : le coût de l abonnement annuel reste le même... 5 Une formation en ligne sur le catalogage pour la communauté Koha-CCSR... 5 Une nouvelle approche pour l achat en commun des équipements informatiques... 6 Les Échos du CCSR Mars 2013 page 1

2 CCSR Trois nouvelles commissions scolaires deviennent membres du CCSR La Commission scolaire de la Pointe-de-l'Île, la Commission scolaire des Draveurs et la Commission scolaire Marie-Victorin deviennent membres du CCSR, portant ainsi à 17 le nombre de commissions scolaires membres de la corporation. La base des membres du CCSR est également composée des 48 cégeps du Québec, ses membres fondateurs, et d'un collège privé. Les membres du CCSR paient une cotisation annuelle de $ et bénéficient ainsi d'une remise en argent non plafonnée sur les surplus dégagés par le service des achats regroupés. Cette remise est calculée au prorata de leur participation aux achats en commun. Vous vous demandez si votre organisation a intérêt à devenir membre du CCSR? Consultez notre fiche «Être ou ne pas être membre du CCSR». Vous vous demandez qui fait affaire avec le CCSR? Consultez la liste et la répartition géographique de nos membres. Perfectionnement Nouvelle formation pour les approvisionneurs des réseaux de l éducation Le CCSR offrira, en avril et en mai prochains, à Montréal et à Québec, une formation destinée aux approvisionneurs des établissements d'enseignement. «L'ABC de l'approvisionnement en éducation», donnée par Me Sébastien Laprise, permettra aux participants de démystifier le processus d'approvisionnement dans le cadre de la législation publique et d'en assurer un suivi adéquat. La formation, d'une journée complète, sera ponctuée d'études de cas et de mises en situation pour susciter la réflexion des participants sur des problèmes vécus par les établissements d'enseignement. L'importance des acquisitions réalisées dans les réseaux de l'éducation, dans un contexte marqué par les coupures et la reddition de comptes, oblige les gestionnaires et leurs équipes à maîtriser le processus d'acquisition et la gestion des contrats publics. Or, tous les intervenants n'ont pas le même degré de connaissance de ce processus. «Que ce soit pour une formation de base ou pour une mise à jour, cette formation permettra aux participants de bien comprendre le processus d'acquisition et de se doter d'outils utiles au quotidien», explique Louise Lessard, chargée de projets spéciaux au CCSR. Pour vous inscrire à cette formation, qui se tiendra le 25 avril 2013 à Montréal et le 2 mai à Québec, visitez la fiche de la formation sur le site Web du CCSR. Pour obtenir de l'information supplémentaire, communiquez avec Louise Lessard au , poste 216. Les Échos du CCSR Mars 2013 page 2

3 Achats regroupés Appel d offres public pour l achat d équipements informatiques : sept soumissionnaires et des tarifs très concurrentiels! Au terme de l'affichage de son appel d'offres public pour l'acquisition d'équipements informatiques et de moniteurs affiché sur le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) du 24 janvier au 7 mars 2013, le CCSR a reçu les propositions de sept fournisseurs. La validation de la conformité des propositions est en cours. «À la lumière des propositions qui nous ont été faites dans les catégories de produits les plus demandés, les établissements devraient en avoir pour leur argent, ou être en mesure d'acheter des équipements plus performants sans dépasser le budget qu'ils s'étaient fixés», estime Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats au CCSR. Après analyse des propositions, le CCSR fera une recommandation au Comité du regroupement des achats de collèges (CRAC) dans la semaine du 18 mars. Une fois la recommandation entérinée par le CRAC, des ententes seront conclues avec les fournisseurs retenus au plus tard le 8 avril 2013, date à laquelle la liste des équipements et des prix sera affichée. Les fournisseurs ayant soumis une proposition sont Lenovo, Dell Canada, Hewlett- Packard Canada, Hypertechnologie Ciara, Toshiba Canada, LG Electronics et Samsung Electronics. Les montants non vérifiés de leurs propositions peuvent être consultés sur le site du SEAO sous le numéro de référence Le CCSR remercie le CATI, comité aviseur en matière de technologies de l'information, qui l'a aidé à établir la stratégie d'appel d'offres et à préciser les besoins du réseau. Développement durable : si les surplus d inventaire des uns devenaient les actifs des autres? Nos membres et clients peuvent se prévaloir d'une entente avec Second Cylcle pour intégrer l'économie circulaire à leurs pratiques de gestion. Grâce à l'outil proposé, les surplus d'inventaire d'un établissement se transforment en actifs pour un autre. Vous souhaitez intégrer le réemploi, le recyclage et l'approvisionnement responsable à vos stratégies de gestion pour réduire les dépenses et l'empreinte écologique de votre établissement? L'offre «sans risque» de Second Cycle est peut-être pour vous. En rendant vos surplus d'inventaire disponibles (ou en acquérant ceux des autres), vous bénéficiez de nombreux avantages : vous réduisez les coûts et les efforts de disposition des excédents; vous monnayez vos actifs et surplus inutilisés; et vous adoptez des pratiques moins dommageables pour l'environnement. Les Échos du CCSR Mars 2013 page 3

4 L'offre «sans risque» de Second Cycle En partenariat avec le CCSR, Second Cycle vous propose d'utiliser son portail «sans risque» : Affichez jusqu'à 20 annonces sur le portail de Second Cycle au (valeur de 500$) Chacune de vos annonces, offre ou demande, peut appartenir à l'une des catégories suivantes : o o o o surplus d'inventaires (voir les annonces affichées ayant trait au mobilier de bureau, au mobilier de classes, aux équipements informatiques, aux équipements et aux fournitures scientifiques, à la machinerie, aux produits chimiques et matériaux) biens, mobilier et équipements usagés, matières résiduelles, sous-produits de production. La facturation du service est basée sur les résultats obtenus : si aucune transaction n'est conclue à la suite de l'affichage de vos annonces, vous n'avez rien à défrayer. si vous concluez une entente, Second Cycle vous factuera un montant de 60 $ par transaction auquel s'ajoute une commission variable déterminée par le montant total de cette transaction. En participant à cette entente, vous vous engagez à déclarer les résultats obtenus à la conclusion d'une transaction, par l'intermédiaire d'un formulaire web ou par téléphone. Le montant de votre facture sera ensuite déterminé sur la base des résultats communiqués. Pour vous prévaloir de l'offre «sans risque» de Second Cycle, téléchargez notre formulaire d'adhésion. Vous pouvez également ajouter un marque-page pour accéder en un clic aux surplus d'inventaires des établissements d'enseignement Appel d offres public pour la sélection d un programme d aide aux employés en cours L'appel d'offres public pour la sélection d'un programme d'aide aux employés (PAE) est affiché sur le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) du gouvernement du Québec depuis le 13 mars Les fournisseurs ont jusqu'au 10 avril à 13 h 30 pour déposer leurs propositions. À ce jour, 28 collèges, 3 commissions scolaires et 2 organismes des réseaux de l'éducation ont mandaté le CCSR pour la conduite de cet appel d'offres. Ces derniers regroupent personnes admissibles au PAE, et représentent un volume d'achats de $. Si vous souhaitez que votre établissement bénéficie de cette entente, vous avez jusqu'à la fin mars 2013 pour acheminer votre mandat au CCSR. «Le devis d'appel d'offres a été conçu de façon à nous assurer de proposer un programme de base satisfaisant pour l'ensemble des établissements participants, explique Sylvie Dion, conseillère en gestion de contrats au CCSR, tout en permettant à ceux qui le souhaitent d'ajouter des éléments à la carte.» Les Échos du CCSR Mars 2013 page 4

5 Les fournisseurs désireux de mieux comprendre le devis d'appel d'offres sont invités à prendre part à une rencontre d'information au bureau de Québec du CCSR le lundi 25 mars prochain à 10 h 30. Ils pourront valider l'heure et la date de la rencontre en consultant l'avis d'appel d'offres sur le SEAO sous le numéro de référence Pour toute information supplémentaire sur le PAE, veuillez communiquer avec Sylvie Dion, conseillère en gestion de contrats au CCSR, au , poste 205. AMEQ en ligne : le coût de l abonnement annuel reste le même Le CCSR vient de renouveler l'entente avec AMEQ en ligne. Le coût de l'abonnement des établissements participant à cette entente en restera le même qu'en Une bonne nouvelle! Pour plus d'information sur cette entente, veuillez communiquer avec Sylvie Dion, conseillère en gestion de contrats, au , poste 205. Bibliothèques Une formation en ligne sur le catalogage pour la communauté Koha- CCSR La Communauté Koha-CCSR réunissait en ligne, les 5 et 6 mars derniers, 55 techniciens en documentation et bibliothécaires provenant des 21 établissements collégiaux membres pour une formation sur l'utilisation du module de catalogage. Les utilisateurs de la communauté ayant des niveaux d'expertise différents, la formation a permis de mettre à niveau leurs connaissances et d'explorer les façons optimales de cataloguer les ouvrages. Les participants ont pu suivre la formation à l'aide d'un document d'une trentaine de pages, une présentation de la méthode de travail et de ses différentes composantes, préparé par Gabrielle Dusseault, technicienne en documentation au CCSR. Ils ont également pu poser des questions, à l'aide d'un microphone ou par clavardage, pour obtenir de l'information supplémentaire et améliorer leurs façons de faire. Une présentation d'une quinzaine de minutes a été faite par une utilisatrice avancée de Koha. Anne Beaudoin, technicienne en documentation au Collège de Rosemont, a partagé avec ses collègues sa façon de faire, caractérisée par une grande rapidité et une excellente maîtrise du logiciel. Les membres de la communauté Koha-CCSR qui n'auraient pu prendre part à la formation peuvent la visionner en différé sur le blogue de la communauté. Si la prochaine formation offerte par la communauté Koha-CCSR était ouverte au public, aimeriez-vous y assister? Si tel est le cas, transmettez vos coordonnées à Gabrielle Dusseault. Les Échos du CCSR Mars 2013 page 5

6 La communauté de pratique Koha-CCSR est formée de 21 établissements du réseau collégial et de la Fédération des cégeps. Ses membres décident ensemble des orientations du développement du logiciel et partagent leurs connaissances sur diverses plateformes, dont un forum d'utilisateurs très dynamique. La communauté accepte les nouveaux membres provenant des réseaux de l'éducation et, de façon plus générale, du secteur public. Pour obtenir de l'information sur Koha-CCSR ou obtenir une présentation gratuite du logiciel Koha dans votre établissement, veuillez communiquer avec Anthony Laquerre, responsable des services aux bibliothèques et des technologies de l'information, au , poste 208. Blogue Une nouvelle approche pour l achat en commun des équipements informatiques Martine Pépin est conseillère en gestion de contrats au CCSR depuis Détentrice d'un baccalauréat en administration des affaires, spécialité gestion des opérations, elle assure les processus d'acquisition et le suivi des contrats pour différents produits et services, dont les équipements informatiques. Elle travaille au sein de l'équipe du service des achats regroupés, qui compte trois conseillers en gestion de contrats. Quelles sont vos préoccupations lorsque vous entreprenez un projet d'appel d'offres pour l'acquisition d'équipements informatiques? Ma principale préoccupation est de répondre aux besoins des établissements, et ce, au meilleur prix possible. Tout le monde est dépendant de ses outils informatiques au travail et les établissements d'enseignement ne font pas exception. Il s'agit par ailleurs d'une dépense budgétaire importante pour eux. Les directions des services informatiques ont une grande responsabilité sur les épaules. Elles doivent s'assurer que les équipements acquis auront le niveau de performance attendu de leurs clients internes, les enseignants et les étudiants. On essaie de les aider à atteindre cet objectif. Quels sont les besoins spécifiques des établissements d'enseignement en matière d'équipements informatiques? En plus des caractéristiques d'usage et de performance, les établissements s'attendent à faire affaire avec des entreprises sérieuses et professionnelles qui seront à l'écoute de leurs besoins et capables d'y répondre. Le CCSR doit mettre en place un processus d'appel d'offres efficient, respectueux des lois et règlements auxquels les établissements sont assujettis. Une fois les contrats mis en place, nos participants s'attendent à ce qu'on en fasse un suivi adéquat et qu'on leur fournisse de l'information juste. Le document d'appel d'offres doit donc tenir compte de tous ces aspects. C'est la clé pour que les soumissionnaires répondent à toutes les attentes. À la fin du processus d'appel d'offres, il faut que le contrat permette aux participants d'acquérir le bon produit, Les Échos du CCSR Mars 2013 page 6

7 de le recevoir au moment opportun, à l'endroit désiré, en quantité suffisante et à bon prix. On pourrait se contenter d obtenir un prix exceptionnellement bas, mais on sait que les établissements ont besoin de produits de qualité et on souhaite que l achat soit satisfaisant sur toute la ligne, pour la durée de vie complète de l équipement. Comment fait le CCSR pour connaître les besoins des établissements? Le secret, c'est d'être à l'écoute et de bien s'entourer. Pour le dernier appel d'offres, une douzaine de personnes, dont une dizaine provenant d'établissements d'enseignement, ont aidé le CCSR à définir les besoins, les paramètres et la stratégie. On s'organise aussi pour être au courant de ce qui se fait dans l'industrie, chez les manufacturiers. Ensuite, on cherche le juste équilibre entre les besoins et la capacité de payer des établissements, et la capacité des fournisseurs d'y répondre. Est-ce que tous les établissements doivent acheter les mêmes modèles? Pour favoriser les économies, il faut avoir un certain volume d'achats et un certain degré de standardisation mais sans enlever toute la flexibilité, pour que chaque établissement puisse répondre aux besoins qui lui sont spécifiques. Nous avons donc plusieurs catégories de produits et, pour chacune d'elles, plusieurs configurations normalisées. On a parfois l'impression que les produits offerts au grand public sont moins chers que ceux qu'on offre aux établissements après négociation. Comment explique-t-on cette différence des prix? Ce n'est pas qu'une impression : c'est souvent le cas! Les équipements acquis par les établissements d'enseignement coûtent parfois plus cher que les produits grand public. Cependant, les produits ne sont pas identiques, ni comparables. Les équipements fabriqués pour un usage corporatif, contrairement à ceux qui sont destinés au marché domestique, sont de qualité supérieure à différents égards : la robustesse. Souvent, leurs composantes sont mieux protégées grâce à un boîtier en métal renforci dans les zones les plus à risques. De plus, les ordinateurs ont été testés pour résister à des chutes accidentelles. les outils intégrés. Des outils de diagnostic et de gestion ainsi que des outils de déploiements font souvent partie de l'offre de base de l'équipement destiné au marché corporatif. la sécurité. Les disques durs des ordinateurs corporatifs sont dotés de dispositifs de détection de chute, de puces de sécurité et de cryptage. l'interchangeabilité. Leurs accessoires (batteries, câbles, stations d'accueil, etc.) sont la plupart du temps interchangeables entre les produits d'une même famille. la conformité des composantes. Les machines achetées sur une période de 18 à 24 mois sont conçues avec les mêmes composantes. Les manufacturiers conservent aussi plus longtemps en stock les pièces de rechange pour les produits corporatifs. De cette façon, on garantit aux directions informatiques une stabilité de l'image Les Échos du CCSR Mars 2013 page 7

8 miroir, ce qui rend leur service plus efficace lors du déploiement des mises à jour logicielles. D'autre part, l'uniformité du parc informatique facilite leurs interventions auprès des clients internes. Lorsqu'on gère des milliers de micro-ordinateurs, la stabilité est un enjeu important. Les produits domestiques sont généralement moins robustes. Ils sont fabriqués en plus petits lots avec les composantes les moins chères disponibles sur le marché, à performance égale. Cela signifie que l'ordinateur destiné à un usage domestique qu'on achète aujourd'hui risque de ne pas avoir les mêmes composantes si on l'achetait trois mois plus tard. C'est sans importance pour monsieur ou madame Tout-le-Monde, mais dans un très grand parc informatique, ça poserait de nombreux problèmes. En bref, les ordinateurs destinés au marché corporatif ou institutionnel facilitent la vie des responsables des technologies de l'information et, même s'ils sont plus chers, ils constituent un meilleur investissement et font économiser à d'autres égards. Ils durent plus longtemps, peuvent être réparés plus facilement et permettent d'intervenir plus efficacement, grâce à la standardisation des procédures, auprès des clients internes. À part la qualité des produits et les tarifs concurrentiels, quels sont les avantages de faire affaire avec un regroupement d'achats comme le CCSR? Il y a des avantages pour les établissements et pour les fournisseurs. En confiant le processus d'appel d'offres au CCSR, le service d'approvisionnement d'un établissement peut se concentrer sur des dossiers plus stratégiques et sur les besoins spécifiques à son organisation. Il fait aussi des économies sur les coûts liés à la publication et à la gestion de sa propre démarche. Le CCSR agit comme un guichet unique qui répond à l'ensemble des besoins d'un établissement pour un dossier donné. Il crée une synergie de veille entre les établissements participants, il évalue les produits et les services offerts tout au long d'une entente. La centralisation de l'information et l'expertise qu'il acquiert au fil du temps lui permettent d'être plus efficace dans ses négociations et dans la conduite des dossiers. De plus, grâce au regroupement et aux ententes qui sont conclues, les établissements peuvent acquérir leurs équipements au rythme qui leur convient sans compromettre le prix offert. Lors du dernier appel d'offres public pour l'achat regroupé d'équipements informatiques, la durée des ententes est passée de cinq ans à un an. Pourquoi réduire la durée des ententes? Avec les technologies qui évoluent très vite et les modifications apportées au cadre règlementaire de l'approvisionnement public, il était difficile d'offrir des tarifs concurrentiels pour une si longue durée. Les établissements nous ont aussi signifié qu'ils ne souhaitaient plus s'engager pour de si longues périodes. Les ententes à long terme permettaient de garantir plus longtemps l'homogénéité des parcs informatiques, mais privaient les établissements de prix concurrentiels pour l'acquisition des technologies les plus récentes. Les Échos du CCSR Mars 2013 page 8

9 Nous tentons une nouvelle approche qui nous a été demandée par les établissements. Nous pourrons dire au terme de l'entente d'un an si elle a donné les fruits qu'on espérait. Quelles garanties ont les participants à nos ententes en cas d'évolution technologique rapide? Peuvent-ils se retrouver coincés, ne pas avoir accès aux nouvelles technologies disponibles? La nouvelle approche sert entre autres à éviter cette situation. Le nouvel appel d'offres est plus ouvert à la concurrence. L'appel d'offres est segmenté en 14 catégories de produits et les contrats sont attribués par lots ou par articles. Il sera possible de prolonger les ententes d'une année, en tout ou en partie. Si nous l'estimons nécessaire, nous pourrons retourner en appel d'offres plus rapidement pour les produits dont l'évolution technologique a été plus rapide et pour les produits dont les contrats ne répondent plus aux besoins. Chose certaine, nous sonderons le réseau avant de prolonger les ententes ou de lancer un nouvel appel d'offres. Les participants à nos achats en commun peuvent aussi nous alimenter tout au long de l'année. Nous sommes disponibles pour prendre note de leurs commentaires et pour les aider à résoudre les problèmes auxquels ils font face. Pour communiquer avec le service des achats regroupés et obtenir de l'information sur ses ententes, visitez le ou communiquez avec Cynthia Paquette, agente administrative, au , poste 201. Les Échos du CCSR Mars 2013 page 9