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1 Octobre 2013 La version originale de ce bulletin peut être consultée en ligne à cette adresse : Dans ce numéro CCSR... 2 Nouvelle composition du conseil d administration du CCSR... 2 Nouvelle conseillère en gestion de contrats... 2 Des échos de notre présence sur le terrain... 3 AICQ... 3 ACPQ... 3 Rencontre annuelle du service des achats regroupés... 3 AGPI... 3 Colloque LIBRE... 3 Achats regroupés... 3 Appels d offres publics en cours : êtes vous de la partie?... 3 Appel d'offres pour l'acquisition d'équipements de réseautique... 3 Fournitures de bureau... 4 Appel d'offres pour l'acquisition de serveurs... 4 Appel d'offres pour l'acquisition d'équipements informatiques usagés... 4 Santé et sécurité... 5 Colloque en SST : une centaine de participants fera le point sur la mise en œuvre du Plan d action jeunesse de la CSST... 5 Assemblée de la mutuelle de prévention en santé et sécurité... 5 Gestion des matières dangereuses : une nouvelle communauté d utilisateurs prend forme... 5 Perfectionnement... 6 Rendez vous annuel des nouveaux cadres de collèges... 6 La gouvernance créatrice de valeurs MD : un thème, plusieurs formations... 6 Formations sur mesure du CCSR... 6 Bibliothèques... 7 Le prêt numérique : bientôt possible pour les utilisateurs Koha CCSR!... 7 Services conseils... 7 Le cabinet conseil en PRD au service des réseaux de l éducation... 7 Le réseau de consultants du CCSR s agrandit... 8 Sur notre blogue... 8 Comment protéger les processus critiques de votre système ERP?... 8 Vos réunions sont elles trop nombreuses ou inefficaces?... 8 Le point sur la police d assurance automobile des collèges... 8 Semaine québécoise de réduction des déchets : des idées pour faire une différence... 9 Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 1

2 CCSR Nouvelle composition du conseil d administration du CCSR À l'issue de l'assemblée générale des membres, tenue le 18 septembre dernier à Rivière du Loup, le conseil d'administration du CCSR est composé des personnes suivantes : Guy Laperrière, président, Collège de Valleyfield Jean Beauchesne, président Fédération de cégeps Marie France Bélanger, directrice générale, Cégep de Sherbrooke Marc Cardinal, directeur du service des ressources matérielles, Collège Montmorency Martine Chevalier, directrice générale, CCSR Mathieu Cormier, Cégep de Saint Laurent Claude Courchesne, directeur des ressources humaines, Collège Ahuntsic Jean FrançoisLachance, Commission scolaire de la Seigneurie des Mille Îles Kenneth Robertson, Champlain Regional College Roger Sylvestre, Cégep de Saint Hyacinthe Daniel Vigeant, directeur de l'informatique et des TIC Collège Lionel Groulx Jean Pierre Villeneuve, Cégep de Rimouski Poste à combler directeur ou directrice des ressources humaines Le CCSR souhaite la bienvenue à Mme Bélanger ainsi qu'à Messieurs Cardinal et Vigeant, qui rempliront leurs premiers mandats en Il remercie également les membres du CA dont le mandat s'est terminé en : Daniel Marcotte, ex directeur général du Cégep de l'abitibi Témiscamingue Luc Demers, directeur général du Collège Ahuntsic Yvan O'Connor, directeur des ressources humaines et des affaires corporatives du Cégep André Laurendeau. Nouvelle conseillère en gestion de contrats Le CCSR a accueilli le 21 octobre une nouvelle employée à son bureau de Québec. Mme Chantal Charbonneau occupera le poste de conseillère en gestion de contrats au sein du service des achats regroupés du CCSR. Elle se joint donc à l'équipe de conseillers en gestion de contrats composée de Sylvie Dion, Martine Pépin et David Delisle. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 2

3 Des échos de notre présence sur le terrain AICQ Le CCSR a pris part au dernier colloque de l'association des informaticiens de collèges du Québec (AICQ). En plus d'y faire connaître son appel d'offres public en réseautique, il a présenté son projet d'entrepôt virtuel, le premier volet de son offre en infonuagique destinée aux réseaux de l'éducation. Le CCSR, compte tenu de l'importance qu'il accorde aux dossiers technologiques, a demandé à l'aicq de déléguer un de ses membres pour siéger à son conseil d'administration. Il a également annoncé la formation d'un comité d'orientation dont le mandat sera de conseiller le coordonnateur TI du CCSR dans la priorisation et la sélection des projets de mise en commun à développer dans ce domaine. ACPQ La directrice générale du CCSR, Martine Chevalier, s'est adressée à l'assemblée générale de l'association des collèges privés du Québec (ACPQ) le 23 septembre dernier. Cette présentation visait notamment à faire connaître davantage l'offre de services du CCSR aux collèges privés. À l'heure actuelle, 14 collèges membres de l'acpq participent aux ententes de groupe du CCSR et aux ententes négociées pour les bibliothèques en ce qui a trait à l'accès à des ressources électroniques. Rencontre annuelle du service des achats regroupés Près d'une soixantaine d'approvisionneurs a pris part à la rencontre annuelle du service des achats regroupés qui s'est tenue les 25, 26 et 27 septembre 2013 au Manoir Saint Sauveur sous le thème «L'approvisionneur multifonction». Si les participants se sont dits très satisfaits des conférences qui leur ont été présentées, l'équipe du service des achats regroupés a pour sa part profité de l'occasion pour échanger avec sa clientèle. L'événement sera de retour l'an prochain. AGPI Le CCSR a pris part au colloque de l'association des gestionnaires de parc immobilier le 1 er octobre dernier, à l'hôtel Mortagne à Boucherville. Le thème de l'édition2013, «Une gouvernance écoresponsable: de la théorie à l'action concrète!», le CCSR en a profité pour promouvoir les aspects écoresponsables de ses ententes. Colloque LIBRE Sur invitation de l'adte, le CCSR a pris part au Colloque Libre le 16 octobre Anthony Laquerre, coordonnateur TI et Services aux bibliothèques, y a présenté le mode de fonctionnement de la communauté Koha CCSR ainsi que le modèle de gouvernance de projets informatiques que privilégie le CCSR. Achats regroupés Appels d offres publics en cours : êtes vous de la partie? Appel d'offres pour l'acquisition d'équipements de réseautique Le CCSR procède à la cueillette des mandats des établissements jusqu'au 8novembre. Il y aura une séance d'information en ligne visant à renseigner les établissements sur la notion de coût d'impact. Les responsables TI qui n'auraient pas reçu d'information à ce sujet sont invités à communiquer avec David Delisle au , poste 203. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 3

4 Fournitures de bureau Les établissements qui auraient oublié de mandater le CCSR dans le cadre de l'appel d'offres pour l'acquisition de fournitures de bureau peuvent communiquer avec Chantal Charbonneau, conseillère en gestion de contrats au , poste 206. Appel d'offres pour l'acquisition de serveurs Les résultats de l'appel d'offres pour l'acquisition en regroupement de serveurs seront annoncés d'ici la fin d'octobre. Deux fournisseurs ont déposé des offres qui sont en cours d'analyse. Les résultats seront annoncés avant la fin novembre. Appel d'offres pour l'acquisition d'équipements informatiques usagés L'appel d'offres est publié depuis le 15 octobre sur le système électronique d'appel d'offres (SEAO) du gouvernement du Québec. À ce jour, le CCSR a reçu 50 mandats (comparativement à 30 pour un appel d'offres similaire réalisé il y a deux ans). Cet achat regroupé fera l'objet d'une négociation pour environ micro ordinateurs et près de moniteurs représentant un volume d'achats de près de 4 millions de dollars. Les établissements qui n'auraient pas encore donné de mandat au CCSR pour les représenter dans ce regroupement d'achats ont jusqu'au vendredi 25 octobre 2013 pour acheminer leurs mandats (SAR ) à Martine Pépin. On peut la joindre pour plus d'information au , poste 207. Un «bulletin» pour les DG et les approvisionneurs des collèges Grâce aux indicateurs de performance identifiés par Louise Lessard, chargée de projets spéciaux, le CCSR a créé des tableaux de bord pour chaque établissement participant à ses ententes d'achats regroupés. Ces «bulletins», qui permettent aux établissements de constater l'évolution de leur participation au fil des ans et de la comparer à celle d'autres établissements des réseaux de l'éducation, ont été remis aux directeurs généraux de cégeps lors de l'assemblée générale du CCSR ainsi qu'aux approvisionneurs présents à la rencontre annuelle des achats regroupés. On peut obtenir davantage d'information au sujet des tableaux de bord du CCSR auprès de Louise Lessard. Résultats de l appel d offres de la mutuelle de prévention en santé et sécurité L'appel d'offres mené par le service des achats regroupés du CCSR pour la gestion d'une mutuelle de prévention en santé et sécurité a mené à la sélection d'un nouveau fournisseur pour le volet «gestion administrative» du dossier de la mutuelle, Medial Conseil Santé Sécurité Inc. Cette entreprise, spécialisée dans les domaines complexes reliés à la santé et à la sécurité du travail (SST) ainsi que ceux relatifs à la gestion de l'absentéisme et au mieux être au travail depuis 1993, prendra la relève de Raymond Chabot Grant Thornton en janvier Les établissements membres de la mutuelle seront contactés au cours des prochains mois afin d'assurer la transition efficace de leur dossier. Le CCSR tient à remercier Raymond Chabot Grant Thornton pour la qualité des services rendus à sa mutuelle de prévention depuis plus de dix ans. La firme Optimum Actuaires et Conseillers Inc., qui était déjà fournisseur de la mutuelle de prévention, a quant à elle remporté le volet «Information et analyse financière» de l'appel d'offres. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 4

5 Santé et sécurité Colloque en SST : une centaine de participants fera le point sur la mise en œuvre du Plan d action jeunesse de la CSST Près d'une centaine de participants seront réunis à Drummondville le 23 octobre prochain afin de partager leurs pratiques en matière de santé et sécurité au travail et de faire le point sur le chemin parcouru depuis le début de la mise en œuvre du Plan d'action jeunesse de la CSST. L'événement, qui se tient à guichet fermé, réunit des participants provenant des directions des études, des ressources humaines et des ressources matérielles, ainsi que des directeurs généraux, des professeurs et des étudiants. Pour information Assemblée de la mutuelle de prévention en santé et sécurité L assemblée générale de la mutuelle de prévention en santé et sécurité a eu lieu à Québec dans le cadre de la rencontre de la CARTRH. Trois nouveaux collèges devraient se joindre à la mutuelle en 2014, portant le nombre d établissements qui y participent à 35. Deux nouveaux membres ont été élus au comité de régie pour une période de deux ans, soit Maxime Filion, directeur des ressources humaines au Collège Champlain et Sandra Dumont, directrice des ressources humaines au Cégep Garneau. Claude Courchesne a quant à lui été réélu comme président pour un mandat de deux ans. Le CCSR tient à remercier Karine Ouellet, gestionnaire en ressources humaines à la direction du personnel et des affaires corporatives du Cégep de Sainte Foy, Sylvie Gagnon, directrice des ressources humaines au Cégep de Lévis Lauzon et Michel Gagnon, directeur des services administratifs au Cégep de St Hyacinthe pour leur engagement au sein du comité de régie de la mutuelle de prévention en santé et sécurité. Monsieur Gagnon, représentant délégué par la CAMAF, a été remplacé par Nicole Brunelle, directrice des services administratifs au Cégep de Matane. Gestion des matières dangereuses : une nouvelle communauté d utilisateurs prend forme Dans le cadre de la refonte de l'interface servant à interroger Reprofics, la banque de fiches signalétiques de produits contrôlés du CCSR, une nouvelle communauté virtuelle d'utilisateurs est en train de prendre forme. Le CCSR invitera d'ici une à deux semaines les personnes responsables de l'accès à Reprofics au sein des établissements abonnés à une rencontre virtuelle visant à démarrer les activités de cette nouvelle communauté. Gabrielle Dusseault, riche de son expérience au sein de la communauté Koha CCSR, qui réunit les utilisateurs du logiciel de gestion de bibliothèque Koha travaillant au sein de plus d'une vingtaine de collèges, animera les rencontres et les activités de la nouvelle communauté. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 5

6 Perfectionnement Rendez vous annuel des nouveaux cadres de collèges La session d'intégration conçue par le CCSR pour les personnes occupant depuis peu un postecadre au sein du réseau collégial se tiendra du 11 au 13décembre prochain à Montréal. Une douzaine de cadres, retraités ou en poste, représentant différents services d'un collège et du réseau, permettront au participant de répondre à plusieurs questions : Quels sont les principaux enjeux du réseau? Comment s'y retrouver dans le jargon collégial? Quelles sont les ressources à ma disposition? Quelle est l'activité des différents services d'un cégep? Cette activité d'intégration, décrite comme étant incontournable par plusieurs participants y ayant pris part, est l'occasion pour les nouveaux cadres d'affiner leur compréhension de l'environnement collégial et de commencer à tisser leur réseau de contacts à l'extérieur de leur établissement. Pour plus d'information, veuillez communiquer avec Catherine Dufort, responsable des services conseils et du perfectionnement au CCSR, au , poste La gouvernance créatrice de valeurs MD : un thème, plusieurs formations Au cours des deux dernières années, le CCSR a donné aux administrateurs et aux cadres d'une quinzaine de collèges des formations sur la gouvernance. En collaboration avec l'institut sur la gouvernance des organisations publiques et privées (IGOPP), le CCSR décline cette année son offre de formation en gouvernance pour différentes clientèles : les administrateurs d'un même conseil d'administration (sur mesure, dans votre établissement), les nouveaux administrateurs du réseau collégial (en format collectif), les présidents et vice présidents de conseils d'administration (en format collectif ou sur une base individuelle), les cadres de collèges (en format collectif ou sur mesure, pour permettre aux cadres de collèges de contribuer de façon significative à l'amélioration de la gouvernance des établissements). La prochaine formation collective sur la gouvernance, destinée aux présidents et aux viceprésidents de conseils d'administration des collèges, se tiendra au début de Pour plus d'information, veuillez communiquer avec Catherine Dufort au , poste Formations sur mesure du CCSR Le CCSR a développé au fil des ans des formations sur mesure pour le personnel des établissements d'enseignement. Médias sociaux, l'obligation d'accommodement à l'égard des étudiants handicapés, dossier d'arbitrage, mesures disciplinaires, affaires financières: voilà une liste non exhaustive des formations que le CCSR actualise chaque année et qu'il peut adapter à votre établissement. Communiquez avec Catherine Dufort pour connaître les formations disponibles et réserver un formateur à la date qui vous convient. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 6

7 Bibliothèques Le prêt numérique : bientôt possible pour les utilisateurs Koha CCSR! La communauté Koha CCSR est sur le point d'implanter un module permettant l'emprunt de documents sur la plateforme pretnumerique.ca. Celui ci est mis en place avec l'aide du Collège de Valleyfield. Les versions numériques chronodégrabables des documents de la plateforme de prêt, jusqu'à maintenant réservés aux bibliothèques municipales, seront bientôt disponibles pour les usagers des cégeps. Le module implanté dans Koha permettra à l'usager d'emprunter à même le catalogue de la bibliothèque la version numérique d'un document. Il recevra alors un courriel avec un lien d'activation qui lui permettra de télécharger sur son ordinateur ou sur sa tablette une version.pdf ou.epub du document. La prochaine phase de développement du module de prêt numérique inclura la possibilité pour un usager de réserver un document, le nombre de copies d'un document disponibles sur la plateforme pretnumerique.ca étant limité. La première phase de développement du module de prêt numérique est en phase de test. Son implantation est prévue au cours de la prochaine semaine au Collège de Valleyfield et, ultérieurement, dans l'ensemble des bibliothèques de la communauté Koha CCSR. Pour obtenir de l'information sur la communauté Koha CCSR et sur le système intégré de gestion de bibliothèque Koha, veuillez communiquer avec Marjorie Barry Vila au , poste 217. Services conseils Le cabinet conseil en PRD au service des réseaux de l éducation Le cabinet conseil en prévention et règlement de différends du CCSR a rencontré le 27 septembre dernier la table régionale des ressources humaines des commissions scolaires des régions de Laval, Laurentides et Lanaudière pour présenter son offre de service. Le CCSR et des intervenants de son cabinet conseil sont disponibles pour rencontre d'autres tables régionales du réseau scolaire. Le cabinet conseil en PRD a également fait une présentation aux responsables des ressources humaines des cinq collèges anglophones du réseau des cégeps lors de la dernière commission des affaires de relations de travail et de ressources humaines (CARTRH). En effet, les services du cabinet conseil sont également disponibles en langue anglaise. Pour obtenir de l'information ou demander une présentation dans votre région, veuillez communiquer avec Catherine Dufort, responsable des services conseils et du perfectionnement au CCSR, au , poste Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 7

8 Le réseau de consultants du CCSR s agrandit Le CCSR continue d'étoffer son réseau de contacts dans le but d'offrir aux établissements qui en font la demande des ressources compétentes pour remplacer des cadres de collèges sur une base temporaire et au pied levé. Les consultants du CCSR sont également appelés à réaliser des mandats ponctuels et de courte durée pour lesquels leur expertise est requise. Parmi les consultants qui ont rejoint récemment le réseau CCSR : M.Denis Caron, ancien directeur des ressources humaines au Cégep régional de Lanaudière; Mme Francine Duquette, ancienne directrice des services aux étudiants du Cégep Marie Victorin; Mme Danielle Malboeuf, ancienne directrice des études du Cégep Garneau; Mme Marie Pelletier, ancienne directrice de la formation continue au Cégep de Rivièredu Loup; M. Gilles St Laurent, conseiller en approvisionnement et collaborateur du CCSR. Le CCSR est toujours à la recherche de consultants possédant une vaste expérience des réseaux de l'éducation, tous domaines d'expertise confondus. Vous avez l'âme d'un consultant, nous vous invitons à communiquer avec Catherine Dufort, responsable des services conseils et du perfectionnement, au , poste Sur notre blogue Comment protéger les processus critiques de votre système ERP? Ce billet de notre partenaire, In Fidem, aborde la question de la sécurité des applications SAP. Les observations qui y sont faites peuvent s'appliquer aux différents systèmes ERP disponibles sur le marché, dont ceux qu'utilisent les établissements d'enseignement. Les possibles failles de sécurité de votre système ERP vous préoccupent? Lisez la suite! Vos réunions sont elles trop nombreuses ou inefficaces? Le CRISO, partenaire du CCSR, pose la question et vous propose des pistes pour y répondre. Lire la suite. Le point sur la police d assurance automobile des collèges La police d'assurance automobile du collège couvre t elle les employés ou les étudiants lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre du travail ou des activités du collège? Non. C'est toujours l'assureur automobile du propriétaire du véhicule qui indemnise son assuré, et ce, selon l'usage déclaré et le rayon d'opération.l'employé ou l'étudiant doit donc faire en sorte que sa déclaration d'usage soit conforme à la réalité: il doit déclarer à son assureur qu'il utilise son véhicule pour le travail (ou les activités du collège) et l'informer des zones géographiques où il est appelé à se rendre. Ces renseignements auront un impact sur la tarification de la prime d'assurance. La différence entre la prime pour un usage de type «promenade» et l'usage lié au travail est généralement assumée par l'employeur à travers une politique de remboursement des frais de déplacement qui lui est propre. Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 8

9 Qu'en est il de la location à court terme d'un véhicule? Dans ce cas ci, l'avenant FAQ.27 de la police du collège couvre la responsabilité civile pour dommages à des véhicules n'appartenant pas à l'assuré lorsqu'un employé signe un contrat de location à court terme au nom de l'établissement. Les dommages couverts sont la collision, le feu et le vol ainsi que les dommages matériels à autrui. Cependant, l'employé doit impérativement faire établir le contrat de location à court terme au nom de l'établissement. Vous avez d'autres questions en lien avec le régime d'assurance des collèges? Écrivez vous à afin que nous y répondions dans un prochain billet. Semaine québécoise de réduction des déchets : des idées pour faire une différence Notre partenaire, Second Cycle, propose une infolettre susceptible de vous inspirer en cette semaine québécoise de réduction des déchets. Lire l'infolettre Les Échos du CCSR Octobre 2013 Page 9