Utiliser l'aide d'office 2010

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1 La suite Microsoft Office 2010 est un ensemble de logiciels complémentaires, que vous pourrez utiliser dans des situations variées, tant professionnelles que personnelles. Le traitement de texte Word est l'outil idéal pour la réalisation de tout type de courrier, et, de façon plus générale, de tout document dont le contenu est principalement du texte, qu'il soit destiné à être imprimé ou publié sur un réseau local ou sur Internet. Le tableur Excel permet d'effectuer tout type de calcul et de graphique sous la forme de tableaux, constitués de cellules. Le logiciel de présentation de diaporamas PowerPoint vous servira à réaliser facilement et rapidement des enchaînements d'écrans contenant principalement du texte, des images, du son, de la vidéo, ainsi que des liens hypertextes vers d'autres applications. Ce logiciel sera votre meilleur allié lorsque vous souhaiterez disposer d'un montage audiovisuel rétro projeté, par exemple, devant un auditoire. Enfin, le logiciel de messagerie électronique Outlook permet d'envoyer, de recevoir et d'administrer des s et de gérer des tâches par le biais d'un agenda électronique. Les domaines d'application des logiciels de la suite Office 2010 Standard sont nombreux, et ce, que vous travailliez dans un cadre familial ou professionnel : courriers de tout type, tableaux et graphiques, diaporamas de photos de vacances ou destinés à des présentations en entreprise, envoi et réception de courriers électroniques, etc. 1

2 Utiliser l'aide d'office 2010 Pour obtenir de l'aide sur un logiciel, cliquez sur le bouton Aide sur, symbolisé par un point d'interrogation placé on haut et à droite de la fenêtre du programme (ou appuyez sur la touche (F1 du clavier). La fenêtre Aide s'affiche. Figure 1.1 : Ici, la fenêtre d'aide de Word La fenêtre d'aide renferme plusieurs parties, qui offrent des méthodes différentes d'accès à la documentation. À l'ouverture de la fenêtre d'aide, de nombreuses rubriques "cliquables" sont présentées (Nouveautés, Installation, Personnalisation...). Lorsque vous cliquez dessus, ces rubriques s'ouvrent sur des sous-rubriques puis sur des écrans de documentation. La table des matières (qui s'affiche ou se masque via le bouton Afficher/Masquer la table des matières, présent dans la barre d'outils, en haut de la fenêtre d'aide) propose une suite de chapitres ordonnés. Lorsque vous cliquez sur un titre de ces chapitres, les sous-chapitres qui le composent sont développés. Lorsque vous cliquez sur ces sous-chapitres, les informations correspondantes sont affichées dans la partie droite de la fenêtre d'aide. Figure 1.2 : Le bouton Afficher/Masquer la table des matières 2

3 Figure 1.3 : Les rubriques de l'aide de Word Une zone de recherche est proposée en haut et à gauche de la fenêtre d'aide. Cette zone autorise la saisie de mots-clés. Après activation du bouton Rechercher, les résultats de la recherche apparaissent dans la partie droite de la fenêtre. Figure 1.4 : Un mot-clé est saisi dans la zone de recherche I. L'interface utilisateur des logiciels Office 2010 Le terme "interface utilisateur" désigne les éléments permettant à l'utilisateur de piloter le logiciel (onglets, boutons, liens "cliquables"...). L'interface utilisateur d'office a été totalement repensée à partir de la version La version 2010 est une variante améliorée de la précédente. A. Démarrer un programme Sous Windows, la méthode la plus commune pour lancer un logiciel d'office 2010 est d'utiliser le bouton démarrer, puis de cliquer sur Tous les programmes/microsoft Office et enfin sur le nom du programme souhaité (Microsoft Office Word 2010, Microsoft Office 2010, Microsoft Office PowerPoint 2010 ou Microsoft Office Outlook 2010). B. Les éléments de la fenêtre de l'application L'interface utilisateur de la suite Office 2010 se compose de zones que l'on retrouve à l'identique dans tous les logiciels. 1. La barre de titre Cette zone, placée en haut de la fenêtre de l'application, affiche le nom du fichier ouvert. Figure 1.5 : La barre de titre (ici, dans Word 2010) a) Fichier Un fichier est un ensemble d'informations générées par un logiciel et généralement enregistrées dans le disque dur de l'ordinateur. Un terme est consacré pour désigner les fichiers générés par chacune des 3

4 applications Ainsi, les fichiers créés à partir de Word sont appelés "documents", ceux d'excel "classeurs", ceux de PowerPoint "présentations" et messages envoyés et reçus depuis Outlook se nomment "courriers électroniques", "( s" ou encore "courriels)". 2. L'onglet Fichier (le bouton office sur 2007) Présent en haut et à gauche de la fenêtre de l'application, cet onglet permet, lorsque vous cliquez dessus, d'accéder au mode Backstage, dans lequel sont gérés les options et les traitements de base. Mode Backstage Le bouton Office, présent sur la version précédente des logiciels Microsoft Office, a été remplacé par l'onglet Fichier, renfermant des actions désignées sous l'expression "mode Backstage". Il s'agit essentiellement des traitements n'interférant pas sur la mise en forme du document, mais sur le fichier qui le renferme (ouverture, enregistrement, format, impression, partage, paramètres des options...). 3. Le Ruban Cette zone, affichée en haut de la fenêtre de l'application, renferme plusieurs catégories d'éléments de contrôle du programme. Parmi ceux-ci, on trouve les onglets de commandes, qui se substituent aux menus proposés dans les versions précédentes jusqu'à la version 2003 d'office. Certains de ces onglets sont dits "contextuels" ou encore "ponctuels" car leurs contenus varient en fonction de l'action en cours de réalisation. Le Ruban affiche également des galeries (zones d'aperçu permettant d'apprécier le futur résultat, après application d'un traitement). Figure 1.6: Le Ruban d'excel Hiérarchie des onglets Les onglets d'office 2010 ont été développés pour répondre à la diminution de la majorité des utilisateurs : accéder rapidement aux traitements les plus fréquents. Le second onglet, nommé Accueil, renferme les commandes les plus utilisées. 5. Réduire le Ruban Le Ruban des applications d'office 2010 peut être réduit aux simples intitulés des zones d'onglet par un double-clic sur l'onglet actif. Il peut ensuite être à nouveau affiché dans son intégralité par un simple clic sur un onglet quelconque. 4

5 6. Afficher tous les raccourcis claviers Certains utilisateurs préfèrent à l'utilisation de la souris celle des touches du clavier. Appuyez sur la touche (Alt) pour afficher les raccourcis clavier des onglets du Ruban (sous la forme d'une lettre). Activez un onglet par un appui sur son raccourci clavier ; les raccourcis spécifiques aux éléments qu'il renferme sont également indiqués. Figure 1.7a : Les raccourcis clavier du ruban de Word 2010 Figure 1.7b : Les raccourcis clavier de l onglet accueil de Word 2010 Cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Options. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur Personnaliser le Ruban, puis sur le bouton Nouvel onglet. Le nouvel onglet est ajouté à la liste des onglets déjà existants (colonne de droite). Il est temporairement nommé Nouvel onglet (Personnalisé). Pour renommer le nouvel onglet inséré, cliquez sur son libellé puis sur le bouton Renommer et saisissez le nom de l'onglet dans la zone Nom complet de la boîte de dialogue Renommer qui apparaît. Cliquez sur le bouton OK (voir Figure 1.8). Pour renommer le nouveau groupe associé à l'onglet créé, cliquez sur son libellé (qui apparaît sous celui de l'onglet), puis sur le bouton Renommer. Saisissez le nom du groupe dans la zone Nom complet de la boîte de dialogue Renommer qui apparaît. Cliquez sur le bouton OK. Figure 1.8: L'onglet est ajouter (clique droit pour afficher les options) 5

6 Le Ruban peut être personnalisé. Voici, à titre d'exemple, le mode opératoire nécessaire à l'ajout d'un onglet dans le Ruban. Après avoir sélectionné le nom du groupe dans la colonne de droite, choisissez Toutes les commandes dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes. Cliquez sur une commande de la colonne de gauche, puis sur le bouton Ajouter. Répétez l'opération pour chacune des commandes devant être ajoutées au groupe. Pour déplacer un élément de la liste dans la colonne de droite, utilisez les boutons Monter et Descendre, proposés dans la boîte de dialogue. 7. La barre d'outils Accès rapide Située en haut et à gauche de la fenêtre de l'application, cette zone regroupe les commandes les plus utilisées, accessibles par de simples clics sur des boutons symbolisés par des icônes. Figure 1.11 : La barre d'outils Accès rapide de Word 2010 (modifiée) Découvrir rapidement les traitements proposés dans le Ruban et dans la barre d'outils Accès rapide Survolez ces zones avec le pointeur et sans cliquer. Après un court instant d'immobilité du pointeur sur un bouton, une info-bulle (petite zone de texte) est affichée et donne une description succincte de l'action offerte par le bouton survolé. Figure 1.12 : Une info-bulle est affichée lors du survol d'un bouton du Ruban de PowerPoint 2010 a) Changer l'emplacement de la barre d'outils Accès rapide À droite, le bouton Personnaliser la barre d'outils Accès rapide permet de changer l'emplacement de la barre d'outils Accès rapide, ainsi que son contenu (boutons Afficher en dessous du Ruban ou Afficher au-dessus du Ruban dans le menu). b) Masquer et afficher le Ruban depuis la barre d'outils Accès rapide Le bouton Personnaliser la barre d'outils Accès rapide offre également la possibilité de réduire le Ruban aux seuls intitulés des onglets (commande Réduire le Ruban dans la liste d'actions proposées). Pour afficher à nouveau les onglets dans leur intégralité, répétez la même opération. Figure 1.13: Le Ruban de Word 2010 est ici réduit 6

7 c) Modifier le contenu de la barre d'outils Accès rapide Pour modifier le contenu de la barre d'outils (c'est-à-dire les boutons qu'elle renferme), activez le bouton Personnaliser la barre d'outils Accès rapide. Dans le menu qui est alors affiché, il vous est permis de cocher les actions les plus courantes que vous souhaitez intégrer à la barre d'outils. 1. Pour ajouter d'autres commandes dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d'outils Accès rapide, puis sur Autres commandes. La boite de dialogue Options apparaît. Sous la rubrique Personnaliser, sélectionnez une catégorie de commandes dans la liste déroulante de la zone Choisir les commandes dans les catégories suivantes, puis cliquez sur la commandes que vous souhaitez ajouter à la barre d'outils, dans liste présentée sous cette zone. Cliquez alors sur le bouton ajouter afin de placer la commande sélectionnée dans la barre d outils (la commande est ajoutée dans la colonne de droite). À l'inverse, le bouton Supprimer permet de retirer une commande de la barre d'outils, après que celleci a été sélectionnée dans la colonne de droite. Cliquez enfin sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options. Figure 1.14: La boîte de dialogue Options de PowerPoint La rubrique Personnaliser la barre d'outils Accès rapide de la boîte de dialogue Options est également accessible par un clic sur l'onglet Fichier, puis sur le bouton Options dans le menu qui est alors affiché. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez enfin sur Barre d'outils Accès rapide. 8. La barre d'état Présenté en bas de la fenêtre des logiciels de la suite Office 2010, ce composant affiche des informations spécifiques à l'action en cours. Il renferme en outre différents boutons, permettant, par exemple, de passer d'un mode d'affichage à un autre. On y trouve également le curseur de zoom (fonctionnalité changeant le facteur de grossissement). Figure 1.15 : La barre d'état de Word 2010 Pour personnaliser le contenu de la barre d'état, cliquez du bouton droit sur celle-ci. Le menu contextuel Personnaliser Sa barre d'état s'affiche. 7

8 Figure 1.16 : Le menu contextuel de la barre d'état de Word 2010 De nombreuses options d'affichage sont proposées dans le menu. Cochez celles que vous souhaitez activer. 9. Les barres de défilement Les barres de défilement sont des zones placées horizontalement et verticalement, respectivement en bas et à droite de la fenêtre de l'application, et qui permettent de faire des déplacements dans le fichier ouvert (document Word, feuille de calcul Excel, présentation PowerPoint ou encore courrier électronique ouvert dans Outlook). Figure 1.17 : Les barres de défilement sont ici visibles en bas et à droite de la fenêtre d Excel

9 WORD 2010 Lorsque vous utilisez Word, vous avez, dans la majorité des cas, l'intention d'imprimer le document que vous êtes en train de réaliser (un courrier, par exemple). Vous souhaitez éventuellement l'enregistrer au format web (c'est-à-dire sous la forme d'une page HTML), le diffuser sur un réseau d'entreprise (pour faire circuler de l'information) ou sur Internet (en pièce attachée à un , par exemple). Les étapes de construction du document sont le plus souvent les suivantes : la saisie du texte qui compose le document, ainsi que les différents éléments qu'il est susceptible de contenir (tableaux, images, graphiques...) ; la mise en forme des caractères et des paragraphes, ainsi que la mise en page ; l'enregistrement régulier du document pour éviter une perte d'information, suite à une coupure d'électricité, par exemple ; l'envoi du document vers l'imprimante ou vers une adresse électronique. Ces traitements sont détaillés dans ce chapitre. Ils sont réalisés depuis la fenêtre de Word que vous allez découvrir maintenant. Bien que la vocation première de Word 2010 soit la composition de textes, les documents générés pourront facilement être agrémentés d'objets tels que des graphiques ou des images. I. Les éléments spécifiques à l'interface de Word 2010 Voici les principaux composants de l'interface de Word 2010 : La zone de saisie du document occupe la majeure partie de la fenêtre de l'application. La zone nommée Sélectionner l'objet parcouru, positionnée en bas de la barre de défilement vertical, permet des déplacements dans plusieurs familles d'objets, comme les pages ou les sections du document. Figure 2.1 : La zone Sélectionner l'objet parcouru propose différentes manières de se déplacer dans le document 9

10 Les règles horizontales et verticales affichent des repères et permettent l'insertion d'objets de mise en forme des paragraphes, comme les taquets de tabulation (pour afficher ou masquer ces règles, cochez ou décochez la case Règle du groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage). Figure 2.2 : Les règles affichent des repères gradués II. L'affichage du document Word 2010 offre plusieurs modes d'affichage d'un document. Chacun d'entre eux dispose de caractéristiques adaptées à une utilisation particulière. Le mode Page (le plus couramment utilisé) présente le document tel qu'il sera imprimé. Le mode Lecture plein écran facilite la relecture du document. Le mode Web présente le document tel qu'il sera publié sur un site Internet. Le mode Plan est conçu pour permettre à l'utilisateur de réfléchir à l'organisation des chapitres et de les déplacer facilement. Le mode Brouillon est le plus rapide à obtenir. Le volet de navigation permet de visualiser les titres du document et d'en atteindre les différentes parties en mode Explorateur ainsi que les miniatures qui montrent des réductions du document permettant d'en apprécier globalement la mise en page. Le fractionnement de la fenêtre est une fonctionnalité qui s'ajoute aux options d'affichage précédemment décrites ; il autorise la visualisation simultanée de plusieurs documents ou de différentes parties d'un même document. A. Le mode Lecture plein écran Ce mode est adapté à la lecture du document (ou à sa relecture) ainsi qu'à sa correction. Les pages ne sont pas vues telles qu'elles seront imprimées, mais différents ajustements temporaires sont effectués, tels que la taille d'affichage des polices de caractères utilisées dans le document (vous retrouvez les tailles d'origine dès que vous quittez le mode Lecture plein écran). Le bouton Options d'affichage, en haut et à droite de la fenêtre du mode Lecture plein écran, affiche un menu permettant notamment : d'augmenter ou de diminuer la taille d'affichage du texte (menus Augmenter la taille du texte et Diminuer la taille du texte) ; 10

11 Lorsque cette commande est activée, seul l affichage à l écran est affecté. La taille réelle des caractères dans le document n'est en rien modifiée. d'indiquer le nombre de pages affichées (menus Afficher une page et Afficher deux pages) ; d'afficher les pages à l'écran telles qu'elles seront imprimées (menu Afficher la page imprimée) ; d'autoriser ou d'interdire la modification du texte (menu Autoriser la frappe) ; d'opter pour l'affichage des modifications et des commentaires (menus Suivi des modifications, Afficher les commentaires et les modifications et Afficher le document original/final). Figure 2.35 : Le menu Options d'affichage B. Le volet de navigation L activation ou la désactivation du volet de navigation dans la partie gauche de la fenêtre (onglet Affichage, menu Volet de navigation). Le Volet de navigation de documents affiche les titres définis dans le document, si ceux-ci ont été créés par l'application de certains styles (cette notion sera abordée plus loin). Si vous cliquez sur un titre dans le Volet de navigation de documents, l'écran contenant ce titre est affiché dans la partie droite de la fenêtre. Le bouton Outils, présenté en haut et à droite de la fenêtre du mode Lecture plein écran, affiche, lorsque vous cliquez dessus, un menu permettant notamment des recherches de synonymes et d'informations (menu Recherche) dans divers dictionnaires et sources d'informations en ligne Figure 2.36 : Le menu Outils 11

12 L'ajout de surlignages de différentes couleurs (menu Couleur de surbrillance du texte) ; Figure 2.37 : surlignage d'une partie du texte Insertion de commentaires (menu Nouveau commentaire) dans le texte ; Les adjonctions de commentaires sont expliquées à la section réviser un document. Figure 2.38 : ajout d un commentaire La réalisation de recherches et de remplacements, par affichage de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer (menu Rechercher). Raccourcis vers certaines commandes du menu Outils ASTUCE Les surlignages et les insertions de commentaires peuvent aussi être lancés par les boutons Couleur de surbrillance du texte et Nouveau commentaire présentés dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du mode Lecture plein écran, à droite du bouton Outils. Ces commandes, comme la commande Recherche, peuvent également être activées au moyen d'une fonctionnalité d'office : un groupe de boutons apparaît en effet à côté de la zone de texte sélectionnée lorsque le pointeur de la souris est approché de la zone. Figure 2.39 : Le groupe de boutons fugitifs qui apparaît proche de la zone de texte sélectionnée Pour quitter le mode Lecture plein écran, cliquez sur le bouton Fermer situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre (ou utilisez la touche Échap ). C. Le mode Web Lorsque ce mode est activé, le document est vu comme s'il s'agissait d'une grande et unique page HTML, visualisée dans un navigateur Internet. Les sauts de page ne sont plus figurés (les déplacements sont donc rapides). Comme dans un navigateur web, les paragraphes sont reformatés en fonction de l'espace d'affichage qui leur est alloué par la taille de la fenêtre, afin que les lignes soient intégralement lisibles dans la largeur (ce qui vous évite l'usage de la barre de défilement horizontal). 12

13 Activez le mode Web en cliquant sur l'onglet Affichage, puis sur le bouton Web du groupe Affichages. D. Le mode Plan Le mode Plan propose un affichage qui montre l'organisation hiérarchique des chapitres composant le document. Cette fonctionnalité est très utile lorsque de nombreux titres et sous-titres sont utilisés. Le mode Plan exploite certains styles disposant de niveaux hiérarchiques. Lisez à ce sujet la section sur Les styles. III. Construire un document La rédaction d'un texte se fait par l'ouverture d'un nouveau document, puis par la saisie proprement dite du texte. Quelques règles de base décrites dans ce qui suit vous permettront de débuter facilement. A. Créer un nouveau document Lorsque vous lancez Word ou que vous ouvrez un nouveau document en cliquant sur l'onglet Fichier puis sur Nouveau dans le menu qui apparaît, puis Document vierge et enfin Créer, une zone de saisie vierge est affichée. Elle ne contient généralement qu'une marque de paragraphe et le curseur (ou point d'insertion, figuré par un trait vertical clignotant). Si la marque de fin de paragraphe n'apparaît pas, cliquez sur le bouton Afficher tout de l'onglet Accueil. Dès que vous saisissez du texte au clavier, il apparait dans le document et repousse la marque de paragraphe et le curseur vers la droite. Vous travaillez alors en mode Insertion. FIGURE 2.3 : UN NOUVEAU DOCUMENT Word, affichant une marque de paragraphe et le point 13

14 1. Mode Insertion et mode Refrappe Le mode naturel de travail sous Word est le mode Insertion. Dans ce mode, les caractères insérés, à l'endroit où se trouve le curseur, déplacent les caractères existants vers la droite. Aucun caractère n'est supprimé, les nouveaux sont insérés, d'où l'origine du terme. Dans quelques rares cas, il est préférable d'utiliser le mode Refrappe (ou mode Recouvrement). Les caractères saisis viennent alors recouvrir (donc remplacer) ceux qui se trouvent à droite de la position du curseur. Le passage du mode Insertion au mode Refrappe se fait par un clic sur le bouton Refrappe, présenté dans la barre d'état, en bas de la fenêtre. Figure 2.4 : Le bouton Refrappe dans la barre d'état 2. Saisir un texte Les marques de paragraphe sont des indicateurs qui vous montrent les séparations entre les paragraphes (un paragraphe est un groupe de mots qui courent sur une ou plusieurs lignes). Le curseur pourra être déplacé sur le contenu du document par un clic dans le texte ou avec les touches de direction du clavier. Il indique à quel endroit le texte saisi sera inséré dans le document. Figure 2.6 : La saisie d'un texte dans un nouveau document 3. Afficher ou masquer les caractères non imprimables La marque de paragraphe fait partie d'une catégorie de caractères, dits "non imprimables" (symboles de mise en forme masqués), que vous pouvez choisir d'afficher ou non dans le document. Ces caractères, comme leur nom l'indique, ne sont pas imprimés. Leur rôle est de vous donner des indications sur la mise en forme du document (l'endroit où commencent et finissent les paragraphes, par exemple, ou encore le nombre d'espaces entre les mots). Nous conseillons de les laisser tous affichés, car ils fournissent de précieuses indications. Il est toutefois possible de choisir ceux d'entre eux que vous désirez afficher ou non, par l'onglet Fichier, puis Options. Le bouton Affichage permet alors, sous la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l'écran, la sélection ponctuelle des caractères à imprimer (pour afficher tous les symboles de mise en forme masqués, cochez la case Afficher toutes les marques de mise en forme de la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l'écran de la boîte de dialogue Options Word). 14

15 Figure 2.7 : La rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l'écran Indépendamment de cette sélection ponctuelle des symboles de mise en forme, le bouton Afficher tout, du groupe Paragraphe de l'onglet accueil permet, quant à lui, d'activer ou de désactiver l'affichage de certains symboles de mise en forme. Son utilisation est préférable, car plus rapide que la méthode d'affichage des symboles précédemment décrite. Figure 2.8 : Le bouton Afficher tout 4. Gérer les retours à la ligne Il existe trois manières d'aller à la ligne dans un document Soit vous laissez Word effectuer automatiquement le retour à la ligne lorsque la marge de droite est atteinte. Soit vous utilisez la touche qui crée un nouveau paragraphe (symbolisé par le caractère Soit vous utilisez la combinaison de touches MAJ+ENTREE Un retour à la ligne est alors créé dans le paragraphe (symbolisé par le caractère non imprimable ). Vous pouvez utiliser cette méthode pour lister des éléments dans un unique paragraphe, par exemple. Figure 2.9 : Les différentes façons de passer à la ligne 15

16 5. Quelques règles de typographie Il est d'usage de respecter quelques règles relatives aux espaces qui encadrent les signes de ponctuation dans un texte. Ainsi, une virgule ne sera précédée d'aucun espace alors qu'un point d'exclamation, par exemple, devra être précédé et suivi d'un espace. Le tableau qui suit résume les principales règles de typographie. Caractères de ponctuation Point-virgule Point d'exclamation Les espaces avant et après les principaux caractères de ponctuation Exemple Commentaire expression ; expression Espace insécable avant et espace après expression! Expression Espace insécable avant et espace après Parenthèse (expression) Pas d'espace après ni avant Apostrophe L'expression Pas espace avant ni après Caractères de Exemple Commentaire Virgule Point Deux-points expression, expression Pas d'espace avant, espace après expression. Expression Pas d'espace avant, espace après expression : expression Espace insécable avant et espace après 6. Créer des espaces insécables Il est quasiment impossible de prévoir à quel endroit finira une ligne sur Word car le document peut être reformaté jusqu'au dernier moment, avant son impression (pour corriger une faute d'orthographe, par exemple). Cela peut avoir des conséquences sur la mise en forme des caractères de ponctuation. Un point-virgule peut alors se retrouver en début de ligne, ce qui est du plus mauvais effet! Un espace insécable apporte une solution à ce problème puisqu'il devient indissociable des mots qui l'encadrent. Un espace de ce type se crée via la combinaison de touches [Ctrl]+[Maj.]+ Barre d'espace]. Il est symbolisé par un petit rond, si les caractères non imprimables sont affichés. Ici, il n'y a pas d'espace insécable avant le double point. Donc : si un retour à la ligne est nécessaire, l'espace peut être séparé des mots qui l encadrent et le double point peut se retrouver en début de ligne. FIGURE 2.10 : Si vous n'utilisez pas d'espaces insécables, un caractère de ponctuation peut se retrouver début de ligne Après cette présentation, un exercice de frappe de texte peu être effectué afin de se familiariser avec les manipulations de base de WORD. 16

17 Taper sur un nouveau document le texte ci-dessous et conservez-le à l écran. PREMIER ESSAI EN TRAITEMENT DE TEXTE Frappez ce texte sans vous préoccuper des retours à la ligne, Word s'en chargera pour vous. C'est ce que l'on appelle la frappe au kilomètre. A présent, pour changer de paragraphe, appuyez deux fois sur la touche "Entrée". Une première fois, vous marquez la fin du paragraphe et la seconde fois vous laissez une ligne blanche entre les deux paragraphes. Surveillez bien l'écran et remarquez le point d'insertion qui vous indique l'endroit de la frappe. La position de celui-ci s'affiche également dans la barre d'état, vérifiezle. Vous remarquerez également un petit trait horizontal qui marque la fin du document. Si vous commettez une faute, revenez sur le caractère erroné avec la touche "Backspace". Vous apprendrez bientôt à corriger vos fautes de façon plus rapide. Encore un peu de patience, ce n'est qu'un premier essai Les erreurs de frappe pourront être rectifiées plus tard. IV. Enregistrement d un document A. Enregistrer un document Lorsque vous travaillez sur un document, ce dernier se trouve en mémoire vive (mémoire de travail du microprocesseur). Si elle dispose de caractéristiques indéniablement utiles, comme la rapidité, cette mémoire a le gros inconvénient d'être volatile, c'est-à- dire que son existence est liée au passage du courant électrique. Qu'une simple coupure de courant survienne et le document est perdu. Il est donc indispensable de l'enregistrer régulièrement sur un support de mémoire de masse, non volatile celui-ci, comme le disque dur. Pour enregistrer un document qui ne l'a pas encore été, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Enregistrer sous (ou sur Enregistrer). La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Choisissez un dossier dans la zone Enregistrer dans, puis affectez un nom au document dans la zone Nom de fichier 1. L extension des fichiers de Word L'extension d un fichier est un suffixe ajoute derrière le nom du fichier et séparé de ce dernier par un point. L'extension permet aux utilisateurs et aux logiciels de déterminer à quelle "famille" appartient le fichier. Word affecte l'extension «.docx» à ses fichiers. Lorsque vous enregistrez un document, et que vous lui affectez un nom dans la zone Nom de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer sous, il n'est pas nécessaire de préciser cette extension car la zone Type de fichier propose l'option.docx par défaut. Il est recommandé de toujours conserver cette extension pour que les fichiers soient reconnus comme des documents Word. 17

18 Figure 2.43 : La boîte de dialogue Enregistrer sous Pour enregistrer un document qui l'a déjà été, et sur lequel vous travaillez, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Enregistrer (ou sur le bouton Enregistrer de la barre d'outils Accès rapide, symbolisé par une disquette). Dans ce cas, la boîte de dialogue Enregistrer sous n'est pas affichée et l'ancienne version du document est remplacée par la nouvelle, sur l'unité de mémoire de masse. Sauf avis contraire de votre part, Word enregistre périodiquement le document ouvert dans un fichier dit "de restauration". En cas de coupure de courant et à la prochaine ouverture du logiciel, la récupération du document depuis ce fichier est alors proposée. L'activation ou la désactivation de cette option se fait par l'onglet Fichier, puis Options et enfin Enregistrement. Cochez ou décochez ensuite la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les... minutes. La périodicité des enregistrements peut être définie entre 1 et 120 minutes. Un délai trop court ralentit le logiciel car les écritures sur le disque sont fréquentes alors qu'un délai trop long protège peu d'un arrêt brutal du système car le dernier enregistrement peut avoir été réalisé bien avant la coupure (les informations saisies entre l'enregistrement et l'arrêt de l'ordinateur sont alors perdues). La valeur proposée par défaut est de 10 minutes. Remarque : Enregistrement régulier en cours de travail Vous pouvez en cours de travail enregistrer votre document à l aide du menu Fichier, commande enregistrer ou en cliquant sur le bouton enregistrer de la barre d outils standard. 2. Créer un mot de passe en lecture Un document peut être rendu accessible en consultation uniquement aux personnes autorisées. Il faut lui affecter un mot de passe qui sera demandé à l'ouverture du document. Veillez donc à ne pas perdre le mot de passe sous peine que l'accès au document vous soit interdit. Pour affecter un mot de passe en lecture au document, lors de son enregistrement depuis la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options générales. 18

19 La boîte de dialogue Options générales apparaît. Sous l'onglet Options générales de la boîte de dialogue, saisissez un mot de passe dans la zone Mot de passe pour la lecture, à la rubrique Options de chiffrement de fichier pour ce document, puis cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue. Le logiciel vous demande alors de saisir une fois de plus le mot de passe pour s'assurer que vous n'avez pas entré une chaîne de caractères en pensant en entrer une autre (car les mots de passe ne sont pas affichés lors de la saisie pour éviter qu'un œil indiscret ne le lise). Saisissez de nouveau le même mot de passe Lorsque le fichier est fermé puis rouvert, le mot de passe est demandé. Figure 2.44 : fenêtres d enregistrement et de définition de mot de passe 3. Créer un mot de passe en modification Il est possible d'affiner la protection du document en ajoutant un mot de passe qui verrouille la modification du fichier. Deux mots de passe sont cumulables, l'un pour la lecture, l'autre pour la modification. Ainsi, une personne ne disposant que du premier mot de passe, par exemple, ne pourra que consulter le fichier, sans le modifier. Un individu ne possédant aucun des deux mots de passe ne pourra, lui, ni lire le fichier, ni le modifier. Pour affecter un mot de passe en modification au document, lors de son enregistrement depuis la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options générales. La boîte de dialogue Options générales apparaît. Sous l'onglet Options générales de la boîte de dialogue, saisissez un mot de passe dans la zone Mot de passe pour la modification, à la rubrique Options de partage de fichier pour ce document, puis cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue. Comme précédemment, le mot de passe doit être saisi une seconde fois pour confirmation. B. Ouvrir un document L'ouverture d'un document charge le fichier depuis la mémoire de masse (le disque dur, par exemple) vers la mémoire vive. Il peut.alors être modifié. Pour effectuer cette opération, utilisez l'onglet Fichier, puis cliquez sur le menu Ouvrir. La boîte de dialogue Ouvrir apparaît. 19

20 Sélectionnez le lieu de stockage du fichier puis choisissez le fichier désiré et cliquez sur le bouton Ouvrir (ou double-cliquez directement sur le fichier en question). V. Les manipulations de base A. La saisie des documents Ouvrez votre document «premier essai en traitement de texte» Rappel : Lors de la saisie du premier document, vous avez pu remarquer : Le point d insertion ou curseur qui vous positionne dans le document. La gestion du retour à la ligne automatique lorsque WORD atteint la marge de droite. La touche Entrée vous permet de faire un retour à la ligne pour débuter un nouveau paragraphe. La touche Entrée + la touche Maj permet d aller à la ligne sans changer de paragraphe (et ainsi conserver la mise en forme). B. Le mode insertion, le mode refrappe Par défaut, WORD est proposé en mode insertion. Lorsque vous saisissez un nouveau caractère, ce dernier s insert entre les caractères déjà présents. En mode refrappe, le caractère saisi prend la place de celui qui est à la droite du curseur, afin de remplacer un texte par un autre. Le mode RFP (refrappe) est accessible en cliquant sur le bouton situé sur la barre d état (en bas de l écran) C. Répétition de la dernière commande Lors des tâches répétitives de mises en forme, WORD vous offre la possibilité de répéter la dernière commande en appuyant sur la touche F4. Testez sur le document «les soldes» en sélectionnant un mot, faites une mise en forme (appuyer sur les lettre G, I, S, de la barre d outils mise en forme. Sélectionnez un autre mot et appuyer sur la touche F4. Seule la dernière commande est répétée. D. Annuler ou rétablir des actions Si vous faites une mauvaise manipulation, WORD vous permet d annuler ou de rétablir les dernières commandes effectuée (le nombre de commande annulables dépendent de leur type et de la version de WORD utilisée). 20

21 Pour annuler la dernière manipulation cliquez sur le bouton de la barre de lancement rapide. Pour rétablir la dernière manipulation cliquez sur le bouton de la barre de lancement rapide. Remarque : Pour annuler plusieurs actions cliquez sur la liste déroulante du bouton annuler. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier Ctrl + Z pour annuler, Ctrl + Y pour rétablir. E. Les déplacements dans les documents 1. Avec le clavier Déplace le curseur d une ligne vers le haut. Déplace le curseur d une ligne vers le bas. Déplace le curseur d un caractère vers la droite. Déplace le curseur d un caractère vers la gauche. Ctrl + Déplace le curseur d un paragraphe vers le bas. Ctrl + Déplace le curseur d un paragraphe vers le haut. Ctrl + Déplace le curseur d un mot vers la droite. Ctrl + Déplace le curseur d un mot vers la gauche. Déplace le curseur en début de ligne. Fin Déplace le curseur en fin de ligne. Ctrl + Déplace le curseur en haut du document. Ctrl + Fin Déplace le curseur en fin de document. Ctrl + Déplace le curseur d une page vers le haut. Ctrl + Déplace le curseur d une page vers le bas. 2. Avec la souris Il vous suffit de cliquer à l endroit voulu pour positionner le curseur dans le texte. Les nouvelle fonctionnalités de WORD permettant d utiliser la fonction cliquer-taper. Il suffit de double cliquer à un endroit de la page afin de positionner le curseur directement à l endroit voulu. Avec la touche F5 3. Autres possibilités Taper le n de la page et cliquez sur atteindre afin de vous positionner sur la page voulue. F. Sélectionner des parties du document Pour sélectionner rapidement : 21

22 Un mot Une phrase Une ligne Un paragraphe Le document Un bloc de lettre Plusieurs mots Cliquez deux fois sur le mot. Appuyer sur Ctrl et cliquer sur la phrase. Positionner la flèche de la souris dans la zone de sélection à gauche de la ligne (la flèche change de sens) et cliquez. Cliquez deux fois dans la zone de sélection en face du paragraphe voulu. Triple cliquez dans la zone de sélection. Maintenir la touche Alt appuyée et effectuer un cliqué glissé sur la zone voulue. sélectionner le premier mot appuyez sur la touche Ctrl et cliquer-glisser sur les autres mots à sélectionner (les mots peuvent être disjoints). Pour désélectionner il suffit de cliquer sur un endroit vide du document. Vous pouvez mettre en pratique le déplacement et les sélections dans votre document «premier essai au traitement de texte» Il est indispensable de savoir sélectionner efficacement une partie du document, par exemple afin d'effectuer une mise en forme de caractères ou encore un copier-coller. Les principales techniques de sélection sont décrites ci-après. La méthode générale pour sélectionner une zone de texte quelconque consiste à cliquer en début de zone, à étirer la zone avec la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé, puis à lâcher le bouton en fin de zone. Si vous préférez utiliser le clavier, maintenez la touche Maj enfoncée et étirez la sélection avec les touches de curseur l'aube, lentement, veillant à ne jamais frapper l'eau avec les rames afin de limiter les bruits. Ma vieille boussole, posée devant moi sur le banc central, nous servait de compas. Naviguant nord, nord-est, nous remontions le Loch Ness depuis plus d'une heure. Pour trouver le haut Figure 2.27 : La sélection d'une partie quelconque du document Pour sélectionner une ligne, cliquez dans la marge, en face de la ligne. central, nous servait de compas. Naviguant nord, nord-est, nous remontions le Loch Ness depuis plus d'une heure. Pour trouver le haut loch. j'aurais préféré utiliser le GPS de Pascal mais il avait trouvé que Figure 2.28 : La sélection d'une ligne Pour sélectionner un paragraphe, double-cliquez dans la marge (ou cliquez trois fois dans le paragraphe). Pour sélectionner en colonne maintenez la touche ALT appuyée et cliquez glissez sur le zone choisie l'aube, lentement, veillant à ne jamais frapper l'eau avec les rames afin de limiter les bruits. Ma vieille boussole, posée devant moi sur le banc central, nous servait de compas. Naviguant nord, nord-est, nous remontions le Loch Ness depuis plus d'une heure. Pour trouver le haut Figure 2.29 : Les sélections multiples sur Word 2010 Pour sélectionner l ensemble du document triple cliquez dans la marge du document 22

23 VI. Déplacer et dupliquer du texte et des objets Les déplacements de texte ou d'objets sont fréquents- Ces manipulations sont très simples, grâce au Presse-papiers, qui est une zone de mémoire tampon (ou encore mémoire intermédiaire). Il sert à stocker temporairement un élément coupé ou copié avant qu'il soit collé. Son contenu n'est pas conservé, mais il est régulièrement remplacé lors d'un nouveau couper ou d'un nouveau copier. Couper-coller et copier-coller Lors d'un couper-coller, la zone source (ou zone d'origine) est supprimée de son emplacement d'origine pour être déplacée vers la zone cible (ou zone de destination). Lors d'un copier-coller, la zone d'origine n'est pas affectée. Elle conserve son emplacement dans le document. Elle est ensuite dupliquée, une ou plusieurs fois, à des emplacements différents. Les couper-coller et les copier-coller peuvent indifféremment être réalisés sur du texte ou sur des objets du document. A. Afficher et gérer le contenu du Presse-papiers d'office 2010 Le Presse-papiers est très utile pour stocker temporairement jusqu'à vingt-quatre éléments en provenance de tout type de logiciel fonctionnant en environnement Windows (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook...). Il permet, par exemple, de coller une partie d'un tableau Excel dans un document Word. t. Pour afficher le contenu du Presse-papiers dans le volet d'exploration, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton Presse-papiers du groupe Presse-papiers (symbolisé par une flèche, en bas et à droite du groupe). Figure 2.30 : Le volet Presse-papiers s'affiche à gauche de la zone de saisie Pour supprimer un élément du Presse-papiers, cliquez sur la liste déroulante se trouvant à droite de l'élément et choisissez Supprimer. Pour supprimer tous les éléments contenus dans le Presse- papiers, cliquez sur le bouton Effacer tout. B. Réaliser des couper-coller 1. Avec les boutons La technique la plus traditionnelle pour effectuer un couper-coller consiste à utiliser les boutons proposés dans le Ruban. Sélectionnez la zone à couper. Puis cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton Couper du groupe Presse-papiers. Positionnez le curseur au point d'insertion. Cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers. 23

24 2. Avec le menu contextuel La méthode la plus pratique est certainement celle qui consiste à cliquer du bouton droit pour ouvrir le menu contextuel. Figure 2.31 : Le menu contextuel permet également de réaliser les couper, copier et coller 3. Avec le clavier Des combinaisons de touches permettent également la réalisation de ces opérations : CTRL +X pour couper, CTRL +C pour copier, CTRL +V pour coller. 4. Avec la souris Cliquez du bouton gauche sur la sélection, maintenez le bouton enfoncé et glissez la sélection vers sa destination. Ouvrez un document vierge et entrainez-vous avec l exemple suivant en déplaçant (couper/coller) ou en copiant les différents prénoms. Figure 2.46 : Il est déposé lorsque le bouton de la souris est relâché C. Réaliser des copier-coller Les copier-coller se réalisent comme les couper-coller, à ceci près que la commande Copier remplace de la commande Couper et que la zone d'origine n'est pas effacée, mais dupliquée. Dans un nouveau document, tapez «Bonjour» appuyez plusieurs fois sur la touche Entrée. Sélectionnez votre texte, cliquez sur le menu édition, commande copier. Déplacez vous, cliquez sur le menu édition, commande coller. Cette manipulation étant courante, d autres méthodes existent pour réaliser cette action. Figure 2.32 : Le texte sélectionné est copié puis dupliqué lors du collage 24

25 1. Le collage spécial Une fois la zone choisie copiée, choisissez alors Collage spécial dans la liste d'actions proposées. Choisissez l'action à effectuer dans la boîte de dialogue Collage spécial. Il est alors possible d'opter pour un collage avec liaison. Lorsque cette option est activée, une modification du fichier d'origine (une image, par exemple) sera visible à la prochaine ouverture du document sous Word. Figure 2.33 : Le texte copié peut-être collé en intégrant certaines options VII. Mettre en forme des caractères Word utilise les nombreuses polices de caractères installées sous Windows. La mise en forme des caractères constitue la mise en forme de base du document. Sélectionnez la zone de texte à mettre en forme. Cliquez sur les boutons présentés dans le groupe Police de l'onglet Accueil. Figure 2.50 : Le groupe Police Les zones de liste déroulante permettent de sélectionner directement une des polices de caractère installée. Remarque : Le classement des polices est comme dans beaucoup de listes, alphabétique. Cette liste permet de choisir la taille des caractères sélectionnés. Note : Si la taille que vous voulez n est pas présente il vous suffira de taper la valeur désirée et d appuyer sur Entrée. 25

26 A : augmente la police de caractère d un point A : diminue la police de caractère d un point Abc : Barre le texte X 2 : indice X 2 :exposant : ombrage du texte : surlignage Ce bloc de bouton permet respectivement de mettre en Gras, en Italique, de Souligner. Les boutons proposés dans ce groupe permettent d'effectuer les mises en forme de caractères les plus fréquentes (gras, italique, souligné...). A. La casse des caractères Cette expression, héritée de l'époque où les typographes rangeaient les caractères en plomb dans des boîtes nommées "casses", désigne sous Word la combinaison des majuscules et des minuscules. Il est important de distinguer l'attribut Majuscules, accessible par l'onglet Police, style et attributs de la boîte de dialogue Police, de la casse majuscule, définie, quant à elle, par l'activation ou la désactivation de la touche VerrMaj. Le bouton Modifier la casse, du groupe Police de l'onglet Accueil permet de convertir en casse minuscule une chaîne saisie en casse majuscule, et réciproquement. Figure 2.51 : Les options de conversion de la casse proposées par le bouton Modifier la casse B. Mise en forme rapide des caractères Cliquez du bouton droit sur la sélection : les options de mise en forme les plus courantes sont alors proposées dans un menu contextuel. Figure 2.52: Un clic droit sur la sélection permet de faire apparaître certains boutons de mise en forme Pour disposer de tous les attributs de mise en forme proposés par Word 2010, recourez aux deux onglets de la boîte de dialogue Police. Les composants de ces onglets sont décrits ci-après. 26

27 La boîte de dialogue Police apparaît. Cliquez sur l'onglet Police, style et attributs de la boîte de dialogue Police Figure 2.53 : L'onglet Police, style et attributs de la boîte de dialogue Police Les paramètres de mise en forme proposés sont les suivants : Police : forme des caractères. Style de police : permet de mettre en gras ou en italique les caractères. Taille : grosseur des caractères (valeur exprimée en points). Couleur de police : couleur des caractères. Soulignement : types de soulignements. Barré et Barré double : permet de barrer les caractères. Exposant : utilisé pour les formules mathématiques du type X 3. Indice : utilisé pour les formules mathématiques du type L n Petites majuscules : fait apparaître le texte en majuscules de la même hauteur que des minuscules. Majuscules : affiche du texte saisi en minuscules comme s'il était saisi en majuscules. Masqué : masque le texte lors de l'impression. C. Modifier rapidement la taille du texte Les boutons Agrandir la police et Réduire la police du groupe Police de l'onglet Accueil permettent d'augmenter ou de diminuer la taille du texte. Cliquez ensuite sur l'onglet Paramètres avancés de la boîte de dialogue Police. 27

28 Figure 2.54 : L'onglet Paramètres avancés de la boîte de dialogue Police Les paramètres de mise en forme proposés sont essentiellement les suivants : Échelle : espace utilisé par les caractères. Espacement : distance entre les caractères. Position : emplacement du texte vers le haut ou vers le bas de la ligne. Permet un positionnement plus précis que les attributs Indice et Exposant. Crénage : espace entre deux lettres (ce paramètre n'est pas opérationnel avec toutes les polices). ASTUCE D. Effacer la mise en forme Le bouton Effacer la mise en forme du groupe Police de l'onglet Accueil permet de redonner au texte sa mise en forme initiale. ASTUCE E. Reproduire la mise en forme de caractères Il est possible d'appliquer la mise en forme d'une portion de texte à une autre. Reproduire la mise en forme Sélectionnez pour ce faire une partie de texte (celui qui sert de modèle), puis cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme du groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil (le pointeur prend alors la forme d'un pinceau). Sélectionnez ensuite la portion de texte sur laquelle doit être reproduite la mise en forme (celle-ci s'applique lorsque vous relâchez le bouton de la souris). 28

29 Il est également possible de reproduire plusieurs fois de suite la même mise en forme en doublecliquant sur le bouton Reproduire la mise en forme (il reste actif jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau dessus). F. Insertion de caractères spéciaux Vous pouvez insérer à n importe quel moment un caractère spécial ou un symbole particulier dans votre document. Cliquez sur l»onglet du ruban Insertion, bouton Symbole, afin d étoffer le choix des caractères, choisissez, autres options. La boite de dialogue contient deux onglets. Choisir la police, cliquer sur le caractère voulu et cliquez sur insérer. Note : Vous pouvez affecter une touche de raccourcis à un caractère spécial en cliquant sur le bouton Touche de raccourcis. Insérer le symbole voulu en le sélectionnant et en cliquant sur insérer. Les touches de raccourcis clavier sont disponibles, au besoin, vous pouvez les modifier. Mettez en application ces commandes sur le fichier «premier essai en traitement de texte» pour obtenir le résultat suivant 29

30 PREMIER ESSAI EN TRAITEMENT DE TEXTE Une première fois, vous marquez la fin du paragraphe et la seconde fois vous laissez une ligne blanche entre les deux paragraphes. Surveillez bien l'écran et remarquez le point d'insertion qui vous indique l'endroit de la frappe. La position de celui-ci s'affiche également dans la barre d'état, vérifiez-le. Vous remarquerez également un petit trait horizontal qui marque la fin du document. Si vous commettez une faute, revenez sur le caractère erroné avec la touche " ". Vous apprendrez bientôt à corriger vos fautes de façon plus rapide. Encore un peu de patience, ce n'est qu'un premier essai 30

31 VIII. Mise en forme des paragraphes A. Mise en forme rapide Cliquez du bouton droit sur la sélection : les options de mise en forme les plus courantes des paragraphes sont alors proposées dans un menu contextuel. Augmenter ou diminuer le retrait, Puces numérotation et styles, etc Puces, numérotation, hiérarchisation (mode plan). Utiliser le groupe paragraphe afin de disposer des options courantes de mise en forme de paragraphe Augmenter ou diminuer le retrait, trier par ordre croissant Bloc alignement (gauche, centré, droite, justifié) Les trois boutons suivant permettent de gérer l interligne, la couleur de remplissage, les bordures simples Pour disposer de tous les attributs de mise en forme des paragraphes, recourez aux deux onglets de la boîte de dialogue Paragraphe. Les composants de ces onglets sont décrits ci-après. Sélectionnez le ou les paragraphes à mettre en forme, puis cliquez sur le bouton Paragraphe, dans l'angle inférieur droit du groupe Paragraphe. La boîte de dialogue Paragraphe apparaît. Son contenu est explicité dans ce qui suit. 31

32 B. L'alignement des paragraphes L'alignement des paragraphes (Gauche, Centré, Droite, Justifié) est indiqué à la rubrique Alignement de l'onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe Les alignements proposés sont les suivants : Alignement à gauche : lorsque ce type d'alignement est appliqué, toutes les lignes du paragraphe débutent sur la même verticale, à gauche du paragraphe. C'est le type d'alignement le plus courant, proposé par défaut. Alignement centré : ce type d'alignement est utilisé dans des cas particuliers (titres centrés au milieu de la page, par exemple). Alignement à droite : lorsque cet alignement est appliqué, les lignes du paragraphe sont alignées sur la droite. Cette mise en forme peut être utilisée lorsqu'un effet spécifique de composition est recherché. Retrait et espacement Enchainement Alignement justifié (ou justification) : cette mise en forme est souvent utilisée dans les journaux. Elle se caractérise par un alignement vertical des lignes du paragraphe, à la fois à gauche et à droite (en ce sens, Word insère des espaces entre les mots). C. Les retraits de paragraphe Les retraits permettent de définir la présentation, appelée "composition", des paragraphes. Les trois principales compositions sont les suivantes : La composition à l'américaine est la plus simple. Aucun retrait n'est appliqué aux paragraphes (ni à gauche ni à droite). La composition à la française (ou composition en alinéas) consiste à décaler la première ligne de chaque paragraphe vers la droite. Elle nécessite la définition d'un retrait positif dans la zone De 1 ère ligne et la saisie d'une valeur en centimètres dans la zone De sous l'onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe. La composition en sommaire.(ou indentation) est l'inverse de la précédente. Un retrait à gauche est appliqué à tout le paragraphe, sauf à la première ligne. Elle nécessite la définition d'un retrait négatif dans la zone De 1 ère ligne et la saisie d'une valeur dans la zone De sous l'onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe. 32

33 Dans la boite de dialogue paragraphe, zone Retrait, quatre paramètres sont proposés La zone Gauche indique le retrait qui s'ajoute à la marge gauche. La zone Droite indique le retrait qui s'ajoute à la marge droite. La zone De 1 ère ligne indique si le retrait opéré sur la première ligne est positif (la ligne est alors repoussée vers la droite, par rapport aux autres lignes du paragraphe) ou négatif (la ligne est alors repoussée vers la gauche, par rapport aux autres lignes du paragraphe). S il est suspendu, ce seront les lignes autres que la première ligne qui vont être décalées vers la droite La zone De indique, si la zone De 1 ère ligne est remplie, le retrait de la première ligne est décalé vers la droite de xx,xx cm. REMARQUE 1. Définir les retraits depuis les règles Affichez les deux règles, horizontale et verticale, par le bouton Règle se trouvant en haut et à droite de la fenêtre de Word, au- dessus de la barre de défilement vertical. Les règles présentent des graduations en centimètres, utiles pour apprécier les proportions des différentes parties du document. La règle horizontale permet de visualiser et de modifier directement les retraits sur les paragraphes sélectionnés, sans avoir à utiliser la boîte de dialogue Paragraphe. Il suffit d'y déplacer les indicateurs de retrait. La zone De 1ère ligne zone autres ligne que la première Figure 2.58 : Les indicateurs de retrait de la règle horizontale La zone Gauche La zone Droite Exemples de retraits : résultat résultat 2. Les espacements Certains utilisateurs espacent les paragraphes d'un document par des marques de paragraphe vides. Cette méthode est à proscrire. La hauteur d'une marque de paragraphe dépend en effet de la taille de la 33

34 police de caractères dans laquelle elle a été créée. Si le texte contient des tailles de police différentes, les tailles des espacements générés le sont également. Pour espacer les paragraphes sélectionnés, utilisez la rubrique Espacement de l'onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe, ouverte par le bouton Paragraphe du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil. Indiquez alors une valeur en points dans les zones Avant et Après. Figure 2.59 : La rubrique Espacement de l'onglet Retrait et espacement Les espacements avant et après des paragraphes peuvent également être définis dans les zones Espace avant et Espace après du groupe Paragraphe de l'onglet Mise en page. 3. L'interlignage Il s'agit de la taille de l'espace entre les lignes qui composent un paragraphe. L'interlignage est défini dans la boîte de dialogue Paragraphe, ouverte par le bouton Paragraphe du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil au moyen des zones Interligne et De sous la rubrique Espacement de l'onglet Retrait et espacement. Lorsque vous utilisez Word, vous avez dans la majorité des cas, l'intention d'imprimer le document que vous êtes en train de réaliser (un courrier, par exemple). Il se peut également que vous souhaitiez l enregistrer au format web (c'est-à-dire sous la forme d'une page HTML), le diffuser sur un réseau d'entreprise (pour faire circuler des informations) ou sur Internet (en pièce attachée à un mail, par exemple). Les types d'interlignages proposés dans la liste déroulante de la zone Interligne sont les suivants : Simple : valeur (proposée par défaut) calculée automatiquement en fonction de la taille de caractères la plus grande utilisée sur la ligne, pour générer un affichage sans chevauchement avec les autres lignes. 1,5 ligne : interlignage égal à une fois et demie celui de l'interlignage simple. 34

35 Double : interlignage égal à deux fois celui de l'interlignage simple. Au moins: interlignage égal au minimum à la valeur définie dans la zone De sous la rubrique Espacement. Word augmente automatiquement cette valeur si elle est insuffisante pour afficher certaines tailles de caractère utilisées dans le paragraphe. Exactement : interlignage basé sur le même principe que le précédent, à cette nuance près que la valeur saisie dans la zone De sous la rubrique Espacement est fixe. Si l'interlignage est insuffisant, les lignes se chevauchent. Multiple : valeur exprimée en nombre de lignes dans la zone De sous la rubrique Espacement. 4. Définition rapide de l'interlignage Un ou plusieurs paragraphes étant sélectionnés, cliquez sur la liste déroulante du bouton Interligne et espacement de paragraphe du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil. Les interlignages les plus courants sont alors proposés. Pour obtenir un interlignage non proposé sur la liste, choisissez Options d'interligne (la boîte de dialogue Paragraphe est alors affichée). Figure 2.60 : Ici, un interlignage double a été appliqué au paragraphe 5. Les enchaînements L enchaînement des paragraphes consiste, par exemple, à les rendre indissociables afin qu'ils soient imprimés sur la même page. Les paramètres d'enchaînement, après sélection des paragraphes concernés, sont modifiables sous l'onglet Enchaînements de la boîte de dialogue Paragraphe, affichée par le bouton Paragraphe du groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil. Les paramètres proposés sous la rubrique Pagination de l'onglet permettent de lier entre eux les paragraphes Les différentes possibilités d'enchaînements des paragraphes proposées sont les suivantes : 35

36 Éviter veuves et orphelines : empêche que la première ligne du paragraphe se trouve isolée en bas d'une page alors que la suite du paragraphe est sur la page suivante ou, à l'inverse, que toutes les lignes du paragraphe soient imprimées sur une page, à l'exception de la dernière, imprimée en haut de la page suivante. Lignes solidaires : empêche qu'un paragraphe soit coupé (sur deux pages) lors de l'impression. Toutefois, si la taille du paragraphe est supérieure à celle de la page, cette option sera sans effet. Paragraphes solidaires : cette option est identique à la précédente, mais son action porte cette fois sur un groupe de paragraphes consécutifs. Elle ne s'applique que si les paragraphes concernés sont imprimables sur une seule feuille. Sinon, ils seront coupés lors de l'impression. Saut de page avant : cette option génère un saut de page avant les paragraphes concernés. Veuve et orpheline Remarque : Le terme "veuve" indique la dernière ligne d'un paragraphe qui ne peut être imprimée par manque de place sur la page où se situe le paragraphe. La ligne est alors isolée en haut de la page suivante. Inversement, le terme "orpheline" désigne la première ligne d'un paragraphe qui est imprimée en bas d'une page (le reste du paragraphe étant imprimé sur la page suivante). D. La numérotation des paragraphes Manipuler ces commandes avec le document «sujets». Pour numéroter les paragraphes automatiquement sélectionner les paragraphes concernés. Pour une numérotation simple, utiliser le bouton numérotation. Pour plus d options, cliquez sur la zone de liste située à droite du bouton n et choisir définir un nouveau format de numérotation Vous pouvez choisir un format de numérotation dans la liste et définir sa forme en cliquant sur le bouton police Ainsi que l alignement du n Confirmez votre choix en cliquant sur le bouton OK 36

37 E. L insertion de puces en début de paragraphe Pour insérer une puce devant les paragraphes sélectionner les paragraphes concernés. Pour une insertion simple, utiliser le bouton numérotation. Pour plus d options, cliquez sur la zone de liste située à droite du bouton Puces et choisir l option Définir une puce Trois boutons sont disponibles afin de modifier la police (taille, couleur ), accéder aux caractères spéciaux (Symboles), Accéder aux images. F. Hiérarchiser les paragraphes Cette liste permet de numéroter les paragraphes et les sous paragraphes en fonction des styles choisis (titre1, titre2 ) Les options de fin de liste permettent de personnaliser les niveaux et la présentation des paragraphes 37

38 G. Créer des bordures autour d'un texte ou d'un paragraphe Pour soigner sa présentation, WORD vous permet de créer des encadrements, des lignes avec ou sans trame autour des mots, des paragraphes ou des pages. Les bordures peuvent être ajoutées autour d'un texte, d'un paragraphe, d'une image ou encore d'un tableau. Sélectionnez la portion de texte sur laquelle sera appliquée la bordure, puis cliquez sur l'onglet Mise en page et sur le bouton Bordure de page du groupe Arrière-plan de page. La boîte de dialogue Bordure et trame est affichée. Cliquez sur l'onglet Bordures de la boîte de dialogue. À la rubrique Type, choisissez l'un des types de bordures proposés (Encadré, Ombre, 3D ou Personnalisé). Définissez de même le style, la couleur et la largeur de la bordure. Vous pouvez aussi composer des éléments de la bordure en cliquant sur les parties concernées dans la zone Aperçu, après avoir défini le type de trait au moyen des zones Style, Couleur et Largeur. Choisir le type de bordure en cliquant sur le bouton représentant l endroit ou la bordure doit se situer. Pour plus d options, cliquer sur Bordure et trame Type : Permet de sélectionner un cadre prédéfinis. Style : Permet de choisir le style de ligne pour l encadrement. Couleur : Permet de choisir la couleur de la bordure. Largeur : Permet de choisir l épaisseur de la bordure. Pour définir l emplacement des bordures, utilisez les boutons situés autour de la zone d aperçu. Vous pouvez également cliquer sur la zone d aperçu pour insérer les bordures. La zone appliquer à permettra de définir le type de bordure (prêt du texte ou prêt des marges) a appliquer. Remarque : Il est préférable d activer les commandes en utilisant la boite de dialogue de la gauche vers la droite et de haut en bas en commençant par le style, la couleur 38

39 H. Les trames de fonds Cet onglet permet d ajouter une trame de couleur dans votre cadre. Utilisez cette boite de dialogue en choisissant la couleur de remplissage, et éventuellement une trame. Vous aurez accès à la couleur de la trame Remarque : La le bouton remplissage permet aussi de définir les trames de fonds des cadres ou des sélections. I. Modifier la couleur d'arrière-plan du document Il est possible de modifier la couleur d'arrière-plan du document. Cliquez pour ce faire sur le bouton Couleur de page du groupe Arrière-plan de pagre de l'onglet Mise en page, puis choisissez une couleur d'arrière-plan parmi celles proposées. 1. Ajouter des lignes horizontales Ajoutez au besoin une ligne horizontale dans le document, afin, par exemple, de séparer des paragraphes. Positionnez le point d'insertion dans le document. Cliquez sur le bouton Bordure de page du groupe Arrière-plan de page de l'onglet Mise en page. La boîte de dialogue Bordure et trame apparaît. Sous l'onglet Trame de fond (ou sous l'un des deux autres proposés par la boîte de dialogue), cliquez sur le bouton Ligne horizontale. Choisissez le type de ligne, puis cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue. La ligne horizontale est insérée dans le document. Figure 2.75 : La boîte de dialogue Ligne horizontale 2. Suppression d une ligne horizontale Pour supprimer une ligne horizontale, sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. 39

40 J. Créer des bordures de page Pour créer une bordure autour des pages du document, cliquez sur le bouton Bordure de page du groupe Arrière-plan de page de l'onglet Mise en page, puis sur l'onglet Bordure de page. Remplissez les zones Type, Style, Couleur et Largeur (les paramètres de ces zones sont identiques à ceux de l'onglet Bordures). La zone Motifs propose une liste de petites images. Si vous sélectionnez l'une d'entre elles, elle est répétée dans la bordure de page. La zone Appliquer à permet d'indiquer sur quelle portion du document la bordure de page est appliquée (le document, la section, la première page de la section ou encore toutes les pages de la section, à l'exception de la première). Figure 2.76 : Le motif sera répété autour de la page K. Ajuster la taille d un cadre Vous remarquez que les encadrements de paragraphes se font sur toute la largeur de la page. Pour ajuster la taille du cadre par rapport au texte il faut sélectionner tout le texte et toutes les lignes si nécessaires afin de définir les retraits de paragraphes. Deux solutions sont possibles : Par la règle, en utilisant un cliqué-glisser avec les marques de retrait de paragraphe. 40

41 Par le bouton du groupe paragraphe, en utilisant la zone retrait. Note : Pour tracer une ligne simple horizontale sur toute la largeur de la page taper trois fois le signe _ Pour tracer une ligne double horizontale sur toute la largeur de la page taper trois fois le signe = 41

42 ETUDE DE CAS 1. OBJECTIF : RÉVISIONS sur la mise en forme de caractères et de paragraphes. Ouvrez le document «VENDREDI 13». Faites les modifications suivantes : mettez l'ensemble du document en police Arial, taille 14 et justifié. appliquez les mises en forme suivantes : - dans le 1 er paragraphe, sélectionnez l'expression Vendredi 13 et mettez-la en gras, italique, double souligné de couleur verte ; - cliquez 2 fois sur l'icône Reproduire la mise en forme pour répéter cet ensemble de mise en forme sur les autres Vendredi 13, puis désactivez l'icône; - mettez le titre en gras, taille 20, et centré ; - encadrez ce titre avec une «bordure triple», demandez une distance en haut et en bas de 6 points dans les options de l'onglet Bordure, puis appliquez une trame de fond grise (12,5 %) ; - effectuez un retrait gauche et droit de 4 cm pour ajuster votre cadre ; demandez ensuite un espacement avant de 6 pts sur tout le document ; - centrez le 1 er paragraphe et mettez-le en italique ; - Effectuez un retrait gauche de 2 cm pour le 2 eme paragraphe. - 3 eme paragraphe : demandez une numérotation avec la lettre A suivi d'un point ; 4 eme paragraphe : mettez l'expression chambre 13 en gras, puis insérez une puce «flèche» devant le paragraphe ; - 5 éme paragraphe : retrait de l ére ligne de 2 cm ; - déplacez le 2 ème paragraphe et collez-le à la fin du document ; - copiez le 1 er paragraphe et collez-le à la fin du document ; - annulez ensuite votre copie ; - supprimez une ligne blanche entre le 1 er et le 2 éme paragraphe. Enregistrez votre document sous le nom : «ÉTUDE 1» puis fermez-le. 42

43 IX. Les sauts de page manuels La mise en forme des paragraphes a une incidence sur les sauts de page qui sont générés automatiquement par Word. Toutefois, vous êtes libre de générer manuellement un saut de page, à la fin d'un chapitre par exemple. Pour créer un saut de page, positionnez le point d'insertion à l'endroit où vous désirez placer le saut, puis cliquez sur l'onglet Insertion et enfin sur le bouton Saut de page du groupe Pages. Figure 2.62 : Le groupe Pages Lorsque vous utilisez Word, vous avez, dans la majorité des cas, l'intention d'imprimer le document que vous êtes en train de réaliser (un courrier, par exemple). Figure 2.63 : La représentation d'un saut de page, ici en mode Page Pour supprimer un saut de page, cliquez sur le symbole du saut (une ligne pointillée affichant la mention "Saut de page" en son centre) et appuyez sur la touche Suppr. X. Ajouter ou supprimer des en-têtes, des pieds de page et des numéros de page Vous pouvez ajouter des numéros de page, des en-têtes et des pieds de page à l aide de la galerie ou vous pouvez créer un numéro de page, un en-tête ou un pied de page personnalisé. Pour optimiser les résultats, vous devez d abord choisir si vous souhaitez ajouter uniquement un numéro de page ou des informations accompagnées d un numéro de page à l en-tête ou au pied de page. Si vous souhaitez un numéro de page sans aucune autre information, ajoutez un numéro de page. Si vous voulez un numéro de page accompagné d autres informations ou uniquement d autres informations, ajoutez un en-tête ou un pied de page. A. Ajouter un numéro de page sans aucune autre information Si vous souhaitez que chaque page contienne un numéro de page sans aucune autre information, par exemple le titre du document ou l emplacement du fichier, vous pouvez ajouter rapidement un numéro de page à partir de la galerie ou créer un numéro de page personnalisé ou un numéro de page personnalisé comprenant le nombre total de pages (page X sur Y pages). 1. Ajouter un numéro de page à partir de la galerie 1. Sous l onglet Insertion, dans le groupe En-tête et pied de page, cliquez sur Numéro de page. 43

44 2. Cliquez sur l emplacement souhaité pour le numéro de page. 3. Dans la galerie, faites défiler les options, puis cliquez sur le format de numéro de page désiré. 4. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l entête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). Remarque La galerie des numéros de page propose des formats page X sur Y pages, où Y représente le nombre total de pages de votre document. 2. Ajouter un numéro de page personnalisé 1. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). Vous accédez ainsi à l onglet Création de la section Outils des en-têtes et pieds de page. 2. Pour placer le numéro de page au centre ou sur la droite de la page, procédez comme suit : Pour placer le numéro de page au centre, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Création. Cliquez ensuite sur Centrer, puis sur OK. Pour placer le numéro de page à droite de la page, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Création. Cliquez ensuite sur Droite, puis sur OK. 3. Sous l onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur QuickPart, puis sur Champ. 4. Dans la liste Noms de champs, cliquez sur Page, puis sur OK. 5. Pour modifier le format de numérotation, cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, puis sur Format des numéros de page. 6. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l en-tête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). 3. Ajouter un numéro de page personnalisé comprenant le nombre total de pages La galerie propose des numéros de page qui comprennent le nombre total de pages (page X sur Y pages). Toutefois, si vous souhaitez créer un numéro de page personnalisé, procédez comme suit : 1. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). Vous accédez ainsi à l onglet Création de la section Outils des en-têtes et pieds de page. 2. Pour placer le numéro de page au centre ou sur la droite de la page, procédez comme suit : 44

45 Pour placer le numéro de page au centre, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Création. Cliquez ensuite sur Centrer, puis sur OK. Pour placer le numéro de page à droite de la page, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Création. Cliquez ensuite sur Droite, puis sur OK. 3. Tapez page et un espace. 4. Sous l onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur QuickPart, puis sur Champ. 5. Dans la liste Noms de champs, cliquez sur Page, puis sur OK. 6. Après le numéro de page, tapez un espace, le terme sur, puis un autre espace. 7. Sous l onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur QuickPart, puis sur Champ. 8. Dans la liste Noms de champs, cliquez sur NumPages, puis sur OK. 9. Après le nombre total de pages, tapez un espace, puis pages. 10. Pour modifier le format de numérotation, cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, puis sur Format des numéros de page. 11. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l en-tête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). B. Ajouter un en-tête ou un pied de page comprenant un numéro de page Si vous souhaitez ajouter un graphique ou un texte en haut ou en bas de votre document, vous devez ajouter un en-tête ou un pied de page. Ces éléments peuvent être insérés rapidement à partir des galeries, mais vous pouvez également ajouter un en-tête ou un pied de page personnalisé. Vous pouvez suivre la même procédure pour ajouter un en-tête ou un pied de page sans numéro de page. 1. Ajouter un en-tête ou un pied de page à partir de la galerie 1. Sous l onglet Insertion, dans le groupe En-tête et pied de page, cliquez sur En-tête ou Pied de page. 45

46 2. Cliquez sur l en-tête ou le pied de page que vous souhaitez ajouter à votre document. 3. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l entête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). 2. Ajouter un en-tête ou un pied de page personnalisé 1. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). Vous accédez ainsi à l onglet Création de la section Outils des en-têtes et pieds de page. 2. Pour placer les informations au centre ou sur la droite de la page, effectuez l une des opérations suivantes : Pour placer les informations au centre, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Création. Cliquez ensuite sur Centrer, puis sur OK. Pour placer les informations sur la droite de la page, cliquez sur Insérer une tabulation d alignement dans le groupe Position de l onglet Outils des en-têtes et pieds de page. Cliquez ensuite sur Droite, puis sur OK. 3. Effectuez l une des opérations suivantes : Tapez les informations désirées dans l en-tête. Ajoutez un code de champ en cliquant sur l onglet Insertion, puis en cliquant respectivement sur QuickPart, Champ, puis sur le champ souhaité dans la liste Noms de champs. Les informations que vous pouvez ajouter à l aide des champs comprennent notamment les suivantes : Page (pour le numéro de page), NumPages (pour le nombre total de pages de votre document) et FileName (vous pouvez inclure le chemin d accès au fichier). 4. Si vous ajoutez un champ Page, vous pouvez modifier le format de numérotation en cliquant sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, puis sur Format des numéros de page. 5. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l en-tête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). C. Commencer la numérotation par 1 sur une autre page Vous pouvez commencer la numérotation sur la seconde page de votre document ou sur une autre page. 1. Commencer la numérotation sur la seconde page 1. Double-cliquez sur le numéro de page. Vous accédez ainsi à l onglet Création de la section Outils des en-têtes et pieds de page. 2. (Sous l onglet Affichage, dans le groupe Afficher, activez la case à cocher Sauts de page.) 46

47 3. Pour commencer la numérotation par 1, cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, sur Format des numéros de page, sur Commencer à, puis tapez Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l en-tête et le pied de page (sous Outils des entêtes et pieds de page). 2. Commencer la numérotation sur une autre page Pour commencer la numérotation sur une autre page que la première page du document, vous devez ajouter un saut de section avant la page dans laquelle vous souhaitez commencer la numérotation. 1. Cliquez au début de la page où vous souhaitez commencer la numérotation. Vous pouvez appuyer sur Origine pour vous assurer que vous êtes bien au début de la page. 2. Sous l onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Sauts de page. 3. Sous Sauts de section, cliquez sur Page suivante. 4. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). Cela permet d afficher l onglet Outils des en-têtes et pieds de page. 5. Sous l onglet Outils des en-têtes et pieds de page, dans le groupe Navigation, cliquez sur Lier au précédent pour désactiver cette option. 6. Suivez les instructions relatives à l ajout d un numéro de page ou à l ajout d un entête et d un pied de page avec un numéro de page. 7. Pour commencer la numérotation par 1, cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, sur Format des numéros de page, sur Commencer à, puis tapez Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l entête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). D. Ajouter des en-têtes et des pieds de page ou des numéros de page différents à des parties différentes du document 47

48 Vous pouvez ajouter des numéros de page à une partie seulement de votre document. Vous pouvez également utiliser des formats de numérotation différents dans différentes parties de votre document. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser le format de numérotation i, ii, iii pour la table des matières et l introduction, le format 1, 2, 3 pour le reste du document et aucun numéro de page pour l index. Vous pouvez également utiliser des en-têtes ou des pieds de page différents sur les pages paires et impaires. 1. Ajouter des en-têtes et des pieds de page ou des numéros de page différents à des parties différentes 1. Cliquez au début de la page dans laquelle vous souhaitez commencer, arrêter ou modifier l en-tête, le pied de page ou la numérotation des pages. Vous pouvez appuyer sur Origine pour vous assurer que vous êtes bien au début de la page. 2. Sous l onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Sauts de page. 3. Sous Sauts de section, cliquez sur Page suivante. 4. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). Vous accédez ainsi à l onglet Création de la section Outils des en-têtes et pieds de page. 5. Sous l onglet Création, dans le groupe Navigation, cliquez sur Lier au précédent pour désactiver cette option. 6. Effectuez l une des opérations suivantes : Suivez les instructions relatives à l ajout d un numéro de page ou à l ajout d un en-tête et d un pied de page avec un numéro de page. Sélectionnez l en-tête ou le pied de page et appuyez sur Suppr. 7. Pour choisir un format de numérotation ou le numéro de départ, cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, sur Format des numéros de page, sur le format désiré, sur le numéro Commencer à que vous souhaitez utiliser, puis sur OK. 8. Pour retourner dans le corps du document, sous l onglet Création, cliquez sur Fermer l entête et le pied de page (sous Outils des en-têtes et pieds de page). 2. Ajouter des en-têtes et des pieds de page ou des numéros de page différents sur les pages paires et impaires 1. Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page (zone située en haut ou en bas de la page). 48

49 Cela permet d afficher l onglet Outils des en-têtes et pieds de page. 2. Sous l onglet Outils des en-têtes et pieds de page, dans le groupe Options, activez la case à cocher Pages paires et impaires différentes. utiliser sur les pages paires. 3. Sur l une des pages impaires, ajoutez l en-tête, le pied de page ou le numéro de page que vous souhaitez utiliser sur les pages impaires. 4. Sur l une des pages paires, ajoutez l en-tête, le pied de page ou le numéro de page que vous souhaitez E. Supprimer des numéros de page, des en-têtes et des pieds de page 1. Double-cliquez sur l en-tête, le pied de page ou le numéro de page. 2. Sélectionnez l en-tête, le pied de page ou le numéro de page. 3. Appuyez sur la touche Suppr. 4. Répétez les étapes 1 à 3 dans chaque section qui contient un en-tête, un pied de page ou un numéro de page différent. Ouvrez le document «SYNOPSI6». Demandez des marges de 4 cm en haut, en bas, à gauche et à droite Appelez l onglet Mise en page, groupe Mise en page, bouton Marges. Marge haute, tapez 4. Avec la touche Tabulation, continuez la saisie des autres marges, puis validez. Faites en sorte qu'il n'y ait aucun paragraphe coupé. Sélectionnez tout le document. Appelez l onglet Accueil, groupe Paragraphes, onglet Enchaînements. Activez l'option Lignes solidaires et OK. Encadrez le titre avec une bordure double épaisse. Demandez une ombre et une trame de fond et ajustez votre cadre. Faites ensuite en sorte que le titre soit seul sur la première page. Cliquez juste en dessous du titre. Appelez l onglet Insertion, groupe Pages et cliquez sur le bouton Sauts de page. Demandez une numérotation des pages, en bas au centre (sauf sur la première page) : Onglet Insertion, groupe entête et pied de page bouton Numéros de page. Activez l onglet Outils entête et pied de page, Retirer la coche devant l'option première page différente et ainsi, la première page ne sera pas numérotée. Faites un aperçu. Diminuez le zoom afin d Afficher plusieurs pages pour afficher les 5 pages. Enregistrez le document en changeant son nom : appelez-le «MISE EN PAGE1». Imprimez-le et fermez-le. Remarque : 49

50 Gagnez du temps, utilisez l onglet outils en-tête et pied de page pour faciliter votre travail XI. Les sections Les sections sont des divisions du document. Elles permettent, par exemple, d'appliquer des mises en page différentes sur un même document pour définir des marges plus ou moins grandes selon les sections, ou encore de créer des colonnes sur seulement quelques pages. A. Créer une section Pour créer une section : positionnez le point d'insertion à l'endroit où la nouvelle section doit être constituée. Cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur le bouton Insérer sauts de page et de section. Dans la liste d'actions qui apparaît, choisissez le type de saut de section désiré. Le tableau suivant résume les types de sauts de section proposés. Les différents types de sauts de section Type de saut Page suivante Continu Type de saut Page paire Page impaire Description Création d'un saut de section sur la page suivante. Création d'un saut de section là où se trouve le point d'insertion. Description Création d'un saut de section sur la prochaine page paire. Quand le point d'insertion est positionné sur une page paire, une page impaire vide est insérée avant la page paire contenant le saut de section. Création d'un saut de section sur la prochaine page impaire. Quand le point d'insertion est positionné sur une page impaire, une page paire vide est insérée avant la page impaire contenant le saut de section. B. Connaître le numéro de section courante Si le document comprend plusieurs sections, le numéro de la section courante est indiqué dans la barre d'état. Figure 2.69 : Le numéro de la section courante, dans la barre d Etat 50

51 C. Atteindre une section Si le document est de taille importante et que vous souhaitiez atteindre une section particulière, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton Rechercher et enfin sur Atteindre (ou utilisez la touche F5. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer apparaît. Cliquez sur l'onglet Atteindre de la boîte de dialogue. Dans la zone Atteindre, choisissez Section, puis saisissez le numéro de la section à atteindre dans la zone Numéro de la section. Figure 2.70: L'onglet Atteindre Ouvrez le document «Les Soldes» et demandez un affichage en mode Normal. Cliquez juste en-dessous du titre. Pour créer un saut de section : Appelez l onglet Mise en page, groupe Mise en page bouton de liste Sauts de page, Saut de section Page suivante. Word crée alors un saut de section (page suivante). Faites un aperçu en demandant l'affichage des 2 pages et vous constaterez que la première page est en paysage. Les numéros de section sont affichés dans la barre d'état (en bas de l'écran). XII. L impression A. Les différents modes de visualisation Il existe 5 modes de visualisation sur Word Observez en bas à droite de la fenêtre de votre logiciel afin de manipuler les boutons suivants Mode normal : pratique pour la saisie de texte «au kilomètre», ce mode de visualisation ne permet pas une présentation identique à celui de l imprimante, ni la visualisation des objets. Mode Web : permet l affichage de la page sous format «internet» (dans l hypothèse d une mise en ligne). Mode page : affiche la page telle qu elle se présentera après impression (mode WYSIWYG), le plus utilisé. Mode plan : affiche les titres et sous-titres principaux lors de la mise en place d une hiérarchisation Mode lecture : affiche le document sous forme de pages d un livre en plein écran afin de facilité la lisibilité et la mise en page (livre). 51

52 Remarque : La zone suivant les boutons d affichages permet de gérer le niveau de zoom appliqué au document B. L aperçu avant impression, l impression Ce mode est utilisé avant de lancer l impression afin de vérifier la mise en page globale du document et ainsi avoir une vue d ensemble. Deux méthodes sont disponibles pour activer ce mode : Sur le ruban fichier utiliser la commande imprimer Ou utilisez le bouton situé sur la barre de lancement rapide. Vous obtenez alors un nouvel écran avec un volet contenant les outils d impression et de mise en page Une fois le document réalisé, il vous reste à l'imprimer. L'impression est effectuée par l'onglet Fichier/Imprimer. Les paramètres d'impression sont alors affichés. Voici les principales possibilités offertes : le bouton Imprimante vous permet de choisir l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer, si vous partagez plusieurs imprimantes en réseau, par exemple ; la zone Copies permet d'indiquer au système le nombre d'exemplaires à imprimer ; le lien Propriétés de l'imprimante vous permet d'accéder aux paramètres spécifiques à l'imprimante que vous aurez sélectionnée. Si votre imprimante le permet, vous pouvez, par exemple, choisir l'ordre (croissant ou décroissant) d'impression des pages ou la qualité d'impression ; C. Economiser les cartouches d'encre Il est rare que la première impression d'un document soit la bonne. Si vous imprimez systématiquement en qualité optimale, les temps d'impression seront plus longs et votre stock de cartouches diminuera vite. Faites plutôt un premier tirage en qualité Brouillon, que vous conserverez pour vous, et sur lequel vous vérifierez l'absence de fautes, avant d'augmenter la qualité d'impression. 52

53 Figure 2.67 : la boite de dialogue d impression La rubrique Paramètres, permet, quant à elle, d'imprimer la totalité du document (ce qui est le cas le plus fréquent), la page sur laquelle vous travaillez (pour relire un paragraphe complexe, par exemple) ou certaines pages spécifiques du document, dont vous séparerez les numéros par des points virgules (pages 3; 5; 7 par exemple). XIII. La mise en page A. L orientation Vous pouvez opter pour une orientation Portrait (verticale) ou Paysage (horizontale) pour tout ou partie de votre document. Lorsque vous modifiez l orientation, les galeries d options de page et de page de garde prédéfinies changent également pour proposer des pages correspondant à l orientation que vous choisissez. B. Modifier l orientation du document entier 1. Sous l onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation. 2. Cliquez sur Portrait ou sur Paysage. C. Utiliser les orientations Portrait et Paysage dans le même document 1. Sélectionnez les pages ou les paragraphes dont vous souhaitez modifier l orientation. 53

54 Remarque Si vous ne sélectionnez pas l intégralité du texte d une page, mais seulement une portion de celui-ci afin d en modifier l orientation, Word place le texte sélectionné dans sa propre page et le texte environnant dans des pages distinctes. 2. Sous l onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Marges. Disponible directement avec le bouton marge Vous pouvez choisir les marges prédéfinies dans la liste, ou personnaliser votre mise en page avec la dernière option de la liste. Cliquez sur Marges personnalisées. Sous l onglet Marges, cliquez sur Portrait ou Paysage. Dans la liste Appliquer à, cliquez sur Au texte sélectionné Cliquez sur le bouton Marges. Des marges prédéfinies sont proposées (Normales, Etroites, Modéré, Larges, En miroir). Cliquez sur la marge prédéfinie que vous souhaitez appliquer. Figure 2.64 : Les marges prédéfinies Les marges peuvent également être paramétrées manuellement 54

55 En bas de la liste développée par le bouton Marges, choisissez Marges personnalisées. La boîte de dialogue Mise en page est affichée. Cliquez sur l'onglet Marges de la boîte de dialogue et définissez les valeurs des marges de votre choix. Cliquez ensuite sur le bouton OK de la boîte de dialogue. Les paramètres de l'onglet Marges Paramètre Description Marges haut, bas, gauche et droite Reliure Position de la reliure Orientation Afficher plusieurs pages Appliquer à Définir par défaut Permet de définir les marges courantes des pages (zones dans lesquelles le document n'est pas imprimé). Par défaut, Word propose des marges de 2,5 cm. Permet de définir une marge supplémentaire, qui sera additionnée successivement aux marges gauche et droite et servira pour la reliure. Permet de définir l'endroit où la reliure sera placée (à gauche ou en haut). Permet de définir si le document sera imprimé dans la hauteur (Portrait) ou dans la largeur de la page [Paysage). Permet de définir le nombre de pages qui seront représentées sur une feuille (une ou plusieurs, avec une zone de pliage). Permet d'appliquer la mise en page qui est définie à tout ou partie du document. Permet d'enregistrer les paramètres définis dans la boîte de dialogue Mise en page comme paramètres par défaut pour le document en cours et pour le modèle sur lequel il est construit. D. Les formats de papier Le format de papier A4 est le plus utilisé. Vous pouvez toutefois en utiliser un autre, après l'avoir paramétré dans le logiciel. Affichez la boîte de dialogue Mise en page par le boulon Marges de l'onglet Mise en page et cliquez sur Marges personnalisées. La boîte de dialogue Mise en page est affichée. Cliquez sur l'onglet Papier de la boîte de dialogue. Choisissez ensuite le format correspondant à votre papier sous la rubrique Format de papier Les paramètres présentés sous l'onglet Papier sont les suivants : 55

56 Figure 2.65 : L'onglet Papier de la boîte de dialogue Mise en page Les paramètres de l'onglet Papier Paramètre Description Format du papier Permet de définir la taille du papier utilisé. Les formats les plus courants sont proposés. Pour utiliser une taille de papier non définie, choisissez Taille personnalisée. Largeur Affiche la largeur du papier dans la zone Format de papier. C'est dans cette zone que la largeur de papier est définie si l'option Taille personnalisée a été choisie. Hauteur Affiche la hauteur du papier dans la zone Format de papier. C'est dans cette zone que la hauteur de papier est définie si l'option Taille personnalisée a été choisie. Paramètre Description Alimentation Permet de définir les options d'alimentation du papier dans l'imprimante. Il est papier possible, par exemple, d'utiliser un bac à papier spécifique pour la première page de la section, quand sa couleur diffère de celle des autres pages, si Options d'impression l'imprimante le permet. Donne accès à différentes options comme l'impression du texte masqué. Figure 2.66 : L'onglet Disposition de la boîte de dialogue Mise en page 56

57 Les paramètres présentés sous l'onglet Disposition sont les suivants : Le dernier onglet de la boîte de dialogue Mise en page permet de définir des paramètres généraux relatifs aux emplacements des composants communs aux pages du document, comme la position des en têtes et des pieds de page ou l'alignement vertical de la zone imprimée sur la page. Les paramètres de l'onglet Disposition Section Paramètre Description Cette zone indique à Word comment doit être créée une nouvelle section lorsque la mise en page l'impose. En têtes et pieds Permet de définir l'emplacement des en têtes et des pieds de page dans le document de page (voir plus loin). Cette zone permet également d'indiquer si les en têtes et les pieds de page sont identiques ou non sur les pages paires et impaires ainsi que sur la première page. Alignement vertical Permet de définir la position verticale des pages affectées dans la page imprimée. Par défaut les pages partiellement remplies sont alignées en haut de la page imprimée. Numérotation des Permet de définir la numérotation des lignes du document. lignes Bordures Permet de définir des bordures sur les pages du document. XIV. Les dictionnaires Orthographe, grammaire, synonymes, traduction A. Corriger le texte Les logiciels Office mettent à votre disposition des outils de correction de l'orthographe et de la grammaire, un dictionnaire des synonymes, plusieurs dictionnaires de langues étrangères ainsi que des correcteurs automatiques. 1. Corriger l'orthographe La correction de l'orthographe peut être effectuée de deux façons : lors de la frappe ou a posteriori, sur l'ensemble du document ou sur une partie de celui-ci seulement. Corriger l orthographe lors de la frappe Cette option étant activée, toute faute d'orthographe détectée apparaît immédiatement soulignée par un trait ondulé rouge. Une faute d'orthografe est soulignée en rouge. 57

58 Word 2010 est normalement paramétré par défaut pour vérifier l'orthographe lors de la saisie : cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options et enfin sur Vérification. Assurez-vous alors que la case Vérifier l'orthographe au cours de la frappe est cochée sous la rubrique Lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word de la boîte de dialogue Options Word. Figure 2.11 : L'activation de la vérification de l'orthographe lors de la frappe Vous pouvez alors corriger la faute dans le mot ou utiliser les suggestions du dictionnaire en cliquant du bouton droit sur le mot souligné, puis en choisissant l'un des mots proposés dans le menu contextuel (le mot choisi remplace alors le mot souligné). Figure : 2.12 : La correction d'une faute d'orthographe en utilisant les suggestions du dictionnaire 2. La symbolisation des fautes à l'impression Vous êtes libre de corriger ou non une faute d'orthographe, signalée par un soulignement ondulé rouge. Si vous choisissez de ne pas la (parce que l'écriture du mot vous convient) et que vous imprimiez. Le document, le soulignement ne sera pas imprimé. Il en est de même pour les fautes grammaticales soulignées en vert. Pour supprimer le soulignement d'une faute sur un mot (et sur ses occurrences dans le reste du document), cliquez du bouton droit sur celui-ci choisissez Ignorer tout dans le menu contextuel. Adoptez cette solution lorsque vous êtes sûr de l'orthographe d'un terme, absent du dictionnaire de Word, mais que vous ne souhaitez pas l'ajouter au dictionnaire. 3. Ajouter ou supprimer un mot du dictionnaire Pour ajouter un mot que Word considère comme une faute d'orthographe cliquez avec le bouton droit sur le mot et choisissez Ajouter au dictionnaire dans le menu contextuel. Le mot est alors ajouté par défaut à votre dictionnaire personnel, qui est enregistré sur votre ordinateur sous le nom CUSTOM.DIC. 58

59 Une autre méthode consiste à ajouter le mot : Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word qui apparaît alors, choisissez Vérification, puis cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels Sous la rubrique Lors de la correction orthographique dans les programmes Microsoft Office. Dans la boîte de dialogue Dictionnaires personnels, cliquez sur CUSTOM.DIC dans la zone Liste des dictionnaires, puis sur le bouton Modifier la liste de mots. La boîte de dialogue CUSTOM.DIC vous permet ensuite de visualiser la liste des mots ajoutés à votre dictionnaire. Pour ajouter un nouveau mot, saisissez-le dans la zone Mot(s), puis cliquez sur Ajouter. À l'inverse, pour supprimer un mot, sélectionnez-le dans la zone Dictionnaire et cliquez sur Supprimer. 4. Corriger la grammaire Word 2010 est également capable de corriger les fautes de grammaire. a) Corriger la grammaire lors de la frappe Assurez-vous que Word 2010 est paramétré pour vérifier la grammaire lors de la saisie. En ce sens, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options et enfin sur Vérification. Contrôlez alors que la case Vérifier la grammaire au cours de la frappe est cochée, sous la rubrique Lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word de la boîte de dialogue Options Word. Les fautes de grammaire sont soulignées par un trait ondulé vert. Comme pour les fautes d'orthographe, le menu contextuel qui est affiché d'un clic du bouton droit sur le mot vous suggère des corrections. Corriger l'orthographe a posteriori L'orthographe peut également être vérifiée sur l'ensemble du document. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Révision, puis sur le bouton Grammaire et orthographe du groupe Vérification (ou en appuyant sur la touche F7). La boîte de dialogue Grammaire et orthographe s'ouvre. Elle permet le balayage du document, si ce dernier renferme des fautes. Utilisez le bouton Ignorer si vous souhaitez ne pas effectuer de correction lorsqu'une faute est détectée. Si, au contraire, vous désirez corriger un mot, sélectionnez le mot corrigé dans la zone Suggestions, puis cliquez sur Modifier. Corriger la grammaire Figure 2.13 : La vérification de l'orthographe sur tout le document en une seule opération Word 2010 est également capable de corriger les fautes de grammaire. b) Corriger la grammaire lors de la frappe 59

60 Assurez-vous que Word 2010 est paramétré pour vérifier la grammaire lors de la saisie. En ce sens, cliquez sur l onglet fichier puis sur options enfin sur vérification. Contrôlez alors que la case Vérifier la grammaire au cours de la frappe est cochée, sous la rubrique lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word de la boite de dialogue Options de Word. Les fautes de grammaire sont soulignées par un trait ondulé vert. Comme pour les fautes d orthographe, le menu contextuel qui est affiché d un clic du bouton droit sur le mot vous suggère des corrections. Figure 2.14: correction de la grammaire pendant la frappe Si vous cliquez sur grammaire, dans le menu contextuel, les règles de grammaire sont expliquées en cliquant sur l option A propos de cette phrase. Figure 2.15 : La règle grammaticale appliquée à la correct c) Corriger la grammaire à postériori La vérification des règles de grammaire peut également être lancée sur l ensemble du document. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Révision puis sur le bouton Grammaire et orthographe du groupe de vérification (OU en appuyant sur la touche F7). La boîte de dialogue grammaire et orthographe est alors ouverte (pour plus d'informations sur l'usage de cette boîte de dialogue, reportez- vous à la section qui précède, traitant de la correction a posteriori de l'orthographe). Ouvrez le document ÉTUDE 1». Cliquez sur l'icône de vérification Word s'arrête sur le 1 er mot suspect caprixes. Les mots ou expressions suspectes sont affichés en rouge si Word détecte une faute d'orthographe, et en vert pour les problèmes de grammaire. Word vous suggère de le mot caprices, cliquez sur Modifier pour valider sa suggestion. pour pendu, cliquez sur «pendus» et sur Remplacer. pour Orient, cliquez sur Remplacer (pas d'espace entre le mot Orient et la virgule). 60

61 pour uen, cliquez sur Modifier. À la fin de la vérification, Word affiche une boîte de dialogue, cliquez sur OK. Remarque : Méfiez-vous de certaines propositions. Après une vérification orthographique et grammaticale, il faut quand même relire voire document car Word ne voit pas tout! d) Choisir les options de correction grammaticale Pour choisir les règles de grammaire, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options et enfin sur Vérification. Sous la rubrique Lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur le bouton Paramètres. Cochez alors les règles grammaticales que vous souhaitez voir appliquées dans la boîte de dialogue Paramètres. Figure 2.16 : Les règles de grammaire à appliquer sont spécifiées dans la boîte de dialogue paramètres 5. Trouver des synonymes Le dictionnaire des synonymes est d'un usage très simple. Cliquez du bouton droit sur le mot pour lequel vous souhaitez obtenir un synonyme, puis choisissez Synonymes dans le menu contextuel qui apparaît. Les synonymes les plus courants sont affichés dans ce menu. Cliquez sur l un des synonymes proposés. 61

62 Figure 2.17 : Un synonyme est choisi dans la liste IL est possible d'obtenir une liste de synonymes plus importante un en activant le dictionnaire des synonymes. Cliquez du bouton droit sur le mot pour lequel vous souhaitez obtenir un synonyme, puis choisissez Synonymes dans le menu contextuel qui apparaît. Cliquez alors sur Dictionnaire des synonymes, dans le menu contextuel. Utilisation du dictionnaire des synonymes Dans le 4 ème paragraphe (Le syndrome du vendredi 13), sélectionnez le mot «bonheur». Appelez le menu Outils, Langue, Dictionnaire des synonymes. Le volet du dictionnaire s affiche. Sélectionner : bien-être. Cliquez sur Insérer. Cherchez ensuite (sans remplacer) des synonymes des mots : Anglais, légende... Votre document commence à prendre forme. Faites un aperçu, imprimez puis réenregistrez-le et fermez-le. a) Autre méthode d activation du dictionnaire des synonymes Vous pouvez également lancer le dictionnaire des synonymes, en sélectionnant d'un double-clic, puis en activant le bouton dictionnaire des synonymes du groupe Vérification sous l'onglet Révision Le dictionnaire des synonymes est affiché, dans le volet Rechercher, sur la partie droite de la fenêtre de Word. Dans le dictionnaire, survolez le synonyme de votre choix, puis cliquez sur la flèche présentée sur sa droite, pour dérouler la liste correspondante. Choisissez enfin Insérer dans la liste. Figure 2.18 : L'insertion du synonyme depuis le Dictionnaire des synonymes 62

63 Le synonyme remplace alors le mot d'origine, dans le document. b) Naviguer dans le dictionnaire des synonymes Lorsque deux mots ont un sens proche, pour passer d'une occurrence à l'autre dans le dictionnaire des synonymes, double-cliquez sur les termes proposés. Pour revenir au mot précédent, utilisez le bouton Recherche précédente. Pour effectuer un déplacement dans l'ordre opposé, utilisez le bouton Recherche suivante. 6. Les corrections automatiques Word 2010 vous offre de nombreuses possibilités de corrections automatiques de fautes lors de la frappe. Voici un exemple d'utilisation. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options et enfin sur Vérification. Cliquez alors sur le bouton Options de correction automatique proposé à la rubrique Options de correction automatique. La boîte de dialogue Correction automatique apparaît. Cliquez sur l'onglet Lors de la frappe puis, sous la rubrique Remplacer, décochez les trois premières cases, comme le montre l'illustration, pour activer la correction des guillemets, des exposants et des fractions. Cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue Correction automatique, puis sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options Word. Figure 2.19 : Quelques corrections automatiques lors de la frappe ont été activées Saisissez ensuite le texte Le 1 er "ordinateur" créé n'avait pas la puissance d'une 1/2 calculatrice actuelle. Le texte saisi subit une modification. Faites la manipulation inverse afin de décocher la case de correction des guillemets, des exposants et des fractions Saisissez le même texte que précédemment. 63

64 Vous constatez, cette fois, que Word 2010 n a pas corrigé automatiquement les parties du texte correspondant aux options que vous avez cochées ou décochées dans la boîte de dialogue Correction automatique. B. Traduire un mot en langue étrangère Word offre un dictionnaire multilingue qui permet de traduire un mot ou une expression dans une langue étrangère. Pour effectuer une traduction, sélectionnez le mot à traduire (en double-cliquant dessus) ou une phrase entière, cliquez sur l'onglet Révision puis sur le bouton Traduire du groupe Langue. Choisissez Traduire le texte sélectionné dans la liste des actions qui vous sont proposées. Reportez-vous éventuellement à la section Sélectionner des parties du document pour savoir comment opérer une sélection de texte. Figure 2.20 : Le menu du bouton Traduire Dans le volet Rechercher, qui apparaît dans la partie droite de la fenêtre de Word, choisissez la langue d'origine dans la zone De sous la rubrique Traduction. De même, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez voir s'effectuer la traduction dans la zone Vers. La traduction du texte est affichée dans le volet. Figure 2.21 : La traduction d'une phrase, du français à l'anglais Si aucun résultat n est affiché et que vous disposez d une connexion à internet, utilisez Microsoft translator ou un autre site de traduction en ligne 64

65 XV. Les tabulations Hérités de l'époque des machines à écrire, les taquets de tabulation permettent d'effectuer des alignements de texte. Ils peuvent être personnalisés. Une tabulation consiste en un saut du texte vers la droite. Des taquets de tabulation sont posés sur la règle horizontale. Ils sont attachés aux paragraphes et peuvent être différents d'un paragraphe à l'autre. Il existe plusieurs types de taquets, disposant chacun d'un type d'alignement spécifique. Pour sauter d'un taquet de tabulation à un autre, utilisez la touche TAB du clavier. A. Utiliser la tabulation par défaut La méthode la plus simple consiste à employer les sauts de tabulation standard. Cette technique est efficace lorsqu'il n'est pas nécessaire de placer les taquets avec précision. Figure 2.77 : Les mots sont espacés au moyen de taquets de tabulation standard Symbole des Tabulations Un saut de tabulation est symbolisé par une petite flèche orientée vers la droite ( >). Comme la marque de paragraphe par exemple, ce caractère n'est pas imprimable. Pour l'afficher si vous ne le voyez pas à l'écran, cliquez sur l'onglet Fichier, puis Options. Cliquez sur Affichage, puis cochez la case Tabulations ou Afficher toutes les marques de mise en forme de la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l'écran. Appuyez sur la touche ( >) pour insérer un taquet de tabulation standard entre chacun des mots que vous souhaitez espacer. Par défaut, les sauts de tabulation sont de 1,25 cm. Cette valeur pout toutefois être modifiée. Cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur le bouton Paragraphe du groupe Paragraphe. La boîte de dialogue Paragraphe apparaît. 65

66 Cliquez sur le bouton Tabulations de la boîte de dialogue. La boîte de dialogue Tabulations s'affiche. Vous pouvez modifier la longueur par défaut des tabulations standards dans la zone Taquets par défaut. Figure 2.78 : La boîte de dialogue Tabulations Si vous utilisez les sauts de tabulation standard, vous aurez parfois besoin d'en insérer plusieurs pour obtenir l'alignement voulu. Toutefois, un positionnement précis des taquets reste impossible à définir car ils dépendent de la longueur du saut de tabulation standard. Une tabulation fonctionne selon le schéma suivant : si le mot qui la précède est court, il ne remplit pas complètement la tabulation ; si le mot est long, il remplit la tabulation et déborde sur la sui vante. Pour obtenir plus de précision dans le positionnement des taquets de tabulation, vous devez donc modifier leurs positions. B. Définir la position des taquets de tabulation Pour aligner sur une même position verticale des taquets de tabulation, il faut placer des repères sur la règle horizontale. Si la règle n'est pas affichée, cochez la case Règle du groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage ou cliquez sur le bouton Règle placé en haut et à droite de la fenêtre de Word, au-dessus de la barre de défilement vertical. Figure 2.79 : Le bouton Règle 66

67 Vérifiez que vous utilisez un mode d'affichage autre que Lecture plein écran et Plan (via l'onglet Affichage). Passez, par exemple, en mode Page. Sélectionnez les paragraphes sur lesquels seront définis les taquets de tabulation (pour affecter un seul paragraphe, placez le curseur dans celui-ci). Placez un premier taquet de tabulation en cliquant sur la règle. Figure 2.80 : Un taquet de tabulation a été positionné sur la règle Par défaut, la tabulation qui vient d'être positionnée est alignée à gauche. Le type d'alignement est indiqué par un petit symbole en forme de coin sur la règle. L'alignement à gauche est le plus courant. Définir un type d'alignement pour un taquet de tabulation Le type d'alignement des taquets peut être modifié. À titre d'exemple, voici comment placer un taquet de tabulation décimal (c'est à dire aligné sur le séparateur décimal des nombres). Sélectionnez les paragraphes sur lesquels seront définis les taquets de tabulation. Tabulation décimale Pour choisir le type d'alignement du taquet, cliquez plusieurs fois sur le symbole situé à gauche de la règle. Choisissez Tabulation décimale. Figure 2.81 : Un taquet de tabulation décimal est choisi Cliquez sur la règle pour placer la tabulation. Figure 2.82 : La tabulation décimale est placée sur la règle 67

68 Les types d'alignements des taquets de tabulation sont les suivants : Les types d'alignements des taquets de tabulation Type d'alignement Fonction Tabulation gauche Tabulation centrée Tabulation droite Le texte s'étend à droite du taquet. Le texte est centré par rapport au taquet. Le texte s'étend à gauche du taquet. Tabulation décimale Les nombres à virgule sont alignés verticalement sur celle-ci. Tabulation barre Un trait vertical est inséré sur la tabulation, pour symboliser une colonne. Pour connaître la position exacte d'un taquet par rapport au texte contenu dans le document, cliquez sur le taquet dans la règle et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé. Une ligne verticale en pointillés apparaît alors et vous permet de situer exactement le taquet par rapport au texte. La ligne en pointillés disparaît lorsque vous relâchez le bouton de la souris voir. Les taquets de tabulation peuvent également être placés via la boîte de dialogue Tabulations. Plus longue mais également plus précise Tabulation Tabulation Tabulation Tabulation Tabulation Tabulation gauche décimale barre Gauche Droite Droite avec points de suites Caractères non imprimables Pour ajouter un taquet en utilisant cette technique, cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur le bouton Paragraphe du groupe Paragraphe. 68

69 Cliquez alors sur le bouton Tabulations de la boîte de dialogue Paragraphe puis, dans la boîte de dialogue Tabulations, entrez la position du taquet dans la zone Position. Choisissez un type d'alignement dans la zone Alignement, ajoutez d'éventuels points de suite dans la zone Points de suite pour relier les tabulations et faciliter la lecture en ligne et cliquez sur le bouton Définir. Figure 2.84 : Le positionnement précis d'un taquet, via la boîte de dialogue Tabulations a) Les Tabulations Avec Points De Suite L'espace occupé pour une tabulation est normalement un vide, mais il peut être complété par des points de suite. Dans l'exemple ci-dessus, la tabulation droite à 8,5 cm a été complétée par des points de suite, ce qui relie le texte aux chiffres et facilite la lecture. Pour supprimer une tabulation, sélectionnez-la dans la zone Position, puis cliquez sur le bouton Effacer (pour supprimer tous les taquets de tabulation de la zone, utilisez le bouton Effacer tout). 2. Afficher plus rapidement la boîte de dialogue Tabulations Double cliquez sur un taquet de tabulation placé sur la règle pour afficher la boîte de dialogue Tabulations. 3. Placer des taquets de tabulation Pour déplacer un taquet de tabulation, faites le glisser sur la règle. Vous pouvez également utiliser la zone Position de la boîte de dialogue Tabulations. 4. Supprimer un taquet de tabulation Pour supprimer un taquet de tabulation, utilisez le bouton Effacer de la boîte de dialogue Tabulations ou faites le glisser depuis la règle dans le document (cette méthode est plus rapide). 69

70 Entrainement : Fermez le document dans lequel vous avez fait vos essais, sans l'enregistrer. Ouvrez le document «Lettre à LAJOIE». Positionnez le curseur sur la 2 ème ligne vierge après le 1 sr paragraphe (avant le paragraphe Notre décision...). Cliquez à gauche de la règle pour faire apparaître la tabulation gauche. Cliquez sur le chiffre 2 de la règle. Cliquez à gauche de la règle pour faire apparaître la tabulation droite. Cliquez sur le chiffre 13 de la règle. Cliquez à gauche de la règle pour faire apparaître la tabulation décimale. Cliquez sur le chiffre 14,5 de la règle. Appuyez une fois sur la touche Tabulation du clavier. Saisissez : 2 bibliothèques. Appuyez 2 fois sur la touche Tabulation. Saisissez : 2 071, 90. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Appuyez une fois sur la touche Tabulation. Saisissez: 1 vestiaire de bureau. Appuyez 2 fois sur la touche Tabulation. Saisissez : 893, 90. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Appuyez une fois sur la touche Tabulation. Saisissez: 6 cloisons grises. Appuyez 2 fois sur la touche Tabulation. Saisissez : 835, 10. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Appuyez une fois sur la touche Tabulation. Saisissez : 2 fauteuils gris. Appuyez 2 fois sur la touche Tabulation. Saisissez : 1712, 75. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Votre saisie est terminée, et vous allez maintenant apporter quelques modifications à la tabulation droite : Sélectionnez les 4 paragraphes de la commande ; Appelez le la boite de dialogue Tabulations... ; Dans la zone Position, cliquez sur le 13 ; Dans la zone Points de suite, cliquez sur l'option 2... ; Validez et vous verrez apparaître une ligne de points (appelés points de suite) devant les chiffres. Vous allez maintenant mettre en forme la lettre : 70

71 Sélectionnez tout le document (Ctrl + A) ; mettez la police en Comic sans MS. Un problème apparaît : le texte et le numéro sont coupés ; ce genre de problème arrivera sans doute assez souvent avec une date ou le nom d'une personne... Dans ce cas, il faut remplacer l'espace normal, par un espace insécable : Ctrl + Maj + barre espace. 71

72 Effacez l'espace normal après. Faites Ctrl + Maj + barre espace (en même temps). Insertion automatique de la date : cliquez juste après Paris, le. Pour insérer la date, appelez l onglet Insertion, groupe texte, bouton Date et heure, choisissez le 3 ème format. Avant de valider, assurez-vous que l'option Mettre à jour automatiquement n'est pas activée. Pour aligner la date et l'adresse sur la droite : sélectionnez la date et l'ensemble de l'adresse, puis amenez le pointeur de la souris sur le carré du sablier à gauche de la règle et glissez-le à 8 cm (retrait à gauche). Pour mettre le signataire à droite : sélectionnez les 2 paragraphes du signataire, puis cliquez dans la barre d'outils mise en forme sur l'icône Aligné à droite, et vos 2 paragraphes apparaissent à la marge de droite. Sélectionnez uniquement le nom du signataire et mettez-le en gras et italique. Enregistrez ensuite votre lettre en changeant son nom : «LAJOIE1». Faites un aperçu pour vérifier la mise en page et si tout est correct, lancez l'impression. Fermez le document. Dans ce premier exemple de courrier, nous avons utilisé pour la date et l'adresse le retrait gauche. S'il s'agit d'une solution simple, elle n'est malheureusement pas toujours applicable. En effet beaucoup de papier à en-tête obligent à écrire par exemple les références ou l'objet sur les mêmes lignes que l'adresse. Dans ce cas, une seule méthode s'impose : utiliser les tabulations. En effet, la différence entre les retraits et les tabulations se situe à ce niveau. Avec un retrait, vous ne pouvez écrire qu'à un seul endroit de la ligne, alors que les tabulations vous permettent d'écrire à plusieurs endroits sur une même ligne. 72

73 Créez un nouveau document : le texte de la lettre est présenté en fin d exercice. Faites 5 fois Entrée afin de créer quelques lignes blanches. Posez une tabulation gauche à 9 cm. Appuyez sur la touche Tabulation et tapez le destinataire de la lettre. Faites Entrée puis Tabulation et tapez l'adresse. Faites de nouveau Entrée, tapez Nos références : puis Entrée. Tapez à gauche les références puis touche Tabulation pour taper CP et Ville. Faites Entrée 3 fois, puis touche tabulation et tapez Lille le. Appelez le menu Insertion, Date et heure, choisissez un format de date et validez. Faites Entrée 2 fois et supprimez votre tabulation. Demandez un retrait de première ligne de 2,5 cm. Tapez ensuite le courrier en mettant une ligne blanche entre chaque paragraphe. Après Salutations, faites 6 fois Entrée. Posez une tabulation centrée à 11 cm, appuyez ensuite sur la touche Tabulation pour y accéder et tapez le nom du signataire. Faites ensuite Entrée, puis Tabulation et tapez son titre : Vice-président. Enregistrez votre document sous le nom «DUVON». Mise en forme du document Sélectionnez le document et mettez-le en taille 14 ; sélectionnez ensuite le corps du texte de Mademoiselle., à., salutations distinguées. et demandez des espacements avant et après de 6 points (menu Format, Paragraphe.) ; sélectionnez ensuite le signataire et son titre et mettez-les en gras. Faites un aperçu pour vérifier votre mise en page. Apportez éventuellement quelques modifications, puis imprimez-le. 73

74 XVI. Les colonnes La création de documents utilisant plusieurs colonnes permet d'obtenir une présentation de style journalistique. A. Créer des colonnes La première étape consiste à définir les colonnes dans le document. Sélectionnez la partie du document sur laquelle vous souhaitez créer des colonnes. Passez en mode Page. Cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur le bouton Colonnes du groupe Mise en page. Choisissez le nombre de colonnes dans la liste d'options qui apparaît. Figure 2.70 : La liste développée par le bouton Colonnes Si aucune sélection de texte n'a été opérée avant cette action, le format "colonnes" est appliqué à la totalité de la section. Si une sélection a été effectuée, des sauts de section continus sont automatiquement insérés avant et après la sélection. B. Vous pouvez définir la largeur des colonnes. Cliquez sur le bouton Colonnes du groupe Mise en page, puis choisissez Autres colonnes dans le menu proposé. La boîte de dialogue Colonnes apparaît. Cliquez sur l'une des vignettes de la rubrique Prédéfinir, pour choisir le nombre de colonnes. Dans la zone Largeur et espacement modifiez éventuellement les paramètres d'espacement des colonnes, puis cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue 74

75 Figure 2.71 : La boîte de dialogue Colonnes Le document est alors affiché sur le nombre de colonnes choisi. C. Afficher des colonnes Seuls les modes Page et Lecture plein écran permettent de visualiser les colonnes. Si un autre mode d'affichage est utilisé, les colonnes ne sont pas figurées et le texte apparaît sur une seule colonne. D. Forcer un saut de colonne Lorsque du texte est saisi dans un document formaté en colonnes, les sauts de colonne sont automatiquement générés par Word, quand le bas de la page est atteint. Il est toutefois possible de forcer un saut à la colonne suivante : en mode Page, placez le curseur là ou sera inséré le saut de colonne, puis cliquez sur l'onglet Mise en page et sur le bouton Insérer sauts de page et de section du groupe Mise en page. Choisissez Colonne dans la rubrique Sauts de page du menu proposé. Figure 2.72 : Le document, affiché ici sur trois colonnes La présentation d'un texte en colonnes permet d'avoir quelque chose de semblable à ce que l'on peut voir dans un journal. Ne pas confondre avec le «côte à côte» que vous ferez grâce à un tableau. Ouvrez le document «Fourneau» ; Sélectionnez tout le document, sauf la dernière phrase ; Appelez l onglet mise en page, groupe mise en page, colonne ; Sélectionner le format ou choisissez autres colonnes afin d accéder à plus d options; Ajoutez une ligne séparatrice et vérifiez dans la boîte Appliquer, que vous agissez bien sur le texte, sélectionné et non sur tout le document puis OK. 75

76 Word a créé un Saut de section continu-entre le texte mis en colonne et la dernière phrase (présentation différente sur la même page). Basculez en mode Normal pour voir cette ligne de section, Puis revenez en mode Page. Vous noterez également que les colonnes sont équilibrées. Ligne séparatrice Droite/ gauche Largeurs de colonnes identiques Largeur Trace une ligne verticale entre les colonnes Les colonnes se commencent du côté droit du document et se poursuivent vers la gauche. Par défaut, l'option est activée et Word calcule alors de manière à ce que toutes les colonnes soient identiques. En revanche, si vous désactivez cette option, vous pourrez indiquer des largeurs de colonnes différentes. Permet d'indiquer une largeur spécifique, colonne par colonne. Permet d'indiquer l'espace désiré entre les colonnes. Commence une nouvelle colonne à partir de l'endroit où se trouve le curseur. Word insère alors un saut de colonne. Espacement Nouvelle colonne Vous pouvez également provoquer vous-même par la suite, le début d'une nouvelle colonne en créant un saut de" Colonne par le Menu Insertion, Saut, Saut de colonne ou faire au clavier Ctrl + Maj + Entrée. La mise en colonnes peut également être effectuée en cliquant dans la barre d'outils standard sur l'icône Colonnes : Fermez le document «Fourneau» sans enregistrer les modifications. ENTRAINEMENT : OBJECTIF : Mise en colonnes d'un texte. Ouvrez le document «FOURNEAU». Ajoutez un titre centré et un cadré en haut du document : FOURNEAU^' Créez une présentation 2 colonnes, (sachant que l'on désire que le titre reste centré dans la page) ; Faites-en sorte que le dernier paragraphe soit également centré et mettez-le en italique. Votre présentation doit rester sur une page. Enregistrez votre document sous le nom : «COLONNE» Imprimez et fermez. 76

77 ENTRAINEMENT : Ouvrez le document «les différents crus du café». Sélectionnez tout le document (Ctrl + A) et mettez-le en taille 14. Sélectionnez le titre, mettez-le en taille 20 et demandez un alignement centré. Encadrez ensuite le titre avec une bordure double de 3 points, en bleu et ombré. Demandez sur votre cadre des retraits gauche et droit de 2 cm, puis créez une ligne blanche au-dessus et en dessous du titre dans le cadre. Vous allez maintenant créer une page de garde avec ce titre : sélectionnez les 3 lignes (titre et cadre) ; appelez l onglet mise en page, cliquez en bas à droite pour développer le groupe mise en page, activez l onglet disposition; demandez un alignement vertical centré, dans l'option Appliquer à, choisissez Au texte sélectionné, puis validez. Vous remarquez que Word a créé automatiquement un saut de section page suivante. Mise en page du reste du texte : sélectionnez le reste du texte et demandez par l onglet Mise en page, onglet Marges, des marges de 4 cm en haut, en bas, à gauche et à droite sur le texte sélectionné ; sélectionnez le paragraphe «Botaniquement....origine» activez l onglet accueil, groupe paragraphe, et demandez des retraits gauche droite de 2 cm, des espacements avant et après de 10 points et un interligne double, puis validez ; faites un aperçu et vous remarquerez que le titre Brésil est coupé de son paragraphe ; ressortez de l'aperçu et sélectionnez Brésil et le paragraphe du dessous ; afin que des 2 paragraphes ne soient plus séparés, appelez l onglet accueil, groupe paragraphe, onglet Enchaînements, activez l'option Paragraphes solidaires, puis validez ; surlignez en jaune les 8 pays (Brésil... Mexique). Votre document fait désormais 4 pages avec une section dès la première page. Vous allez maintenant créer des en-têtes et des pieds de page différents. Appelez l onglet insertion, groupe entête et pied de page, et afficher une en-tête vide En-tête section 1 : faites Tabulation 1 fois pour être au milieu, et tapez CONFIDENTIEL, sélectionnez-le et mettez-le en taille 18, gras, italique et souligné. 77

78 Pied de page section 1 : appuyez 2 fois sur la touche Tabulation pour être à droite et tapez «.../...». En-tête section 2 : désactivez l option Identique au précédent, effacez Confidentiel, puis bougez la tabulation droite qui est à 16 pour le mettre à 12,5 cm. Appuyez 2 fois sur la touche Tabulation et tapez le mot Page suivi d'un espace et cliquez ensuite sur l'icône de numérotation de pages. Pied de page section 2 : désactivez l'option Identique au précédent, puis bougez la tabulation droite qui est à 16 pour la mettre à 12,5 cm (vos se placent alors au. bon endroit). Fermez les en-têtes et pieds de pages et faites un aperçu pour vérifier. Ressortez ensuite de l'aperçu. On veut maintenant supprimer les.../... de la dernière page (page 4). Faites F5 et tapez 4 puis atteindre et fermer, de ce fait votre curseur est placé directement en haut de la page 4. Appelez le menu Insertion, Saut, et demandez un Saut de section page suivante, puis OK. Vous avez maintenant 3 sections dans le document : section 1 pour la page de garde (page 1), section 2 pour les pages 2 et 3, et section 3 pour la page 4. Appelez le menu Affichage, En-tête et pied de page. En-tête section 3 : il n'y a rien à faire puisque l'on désire toujours avoir le numéro de page. Pied de page section 3 : désactivez l'option Identique au précédent, sélectionnez les ".../...", puis touche Suppr pour les effacer. Fermez les en-têtes et pieds de pages et faites un aperçu. Si tout est correct, sortez de l'aperçu. Demandez une vérification orthographique et grammaticale. Enregistrez votre document sous le nom «CAFE 2». Imprimez-le puis fermez-le. 78

79 ENTRAINEMENT : Mise en page d'un document, avec présentations complexes. Ouvrez le document «SYNOPSI6». Mettez les marges haut, bas, gauche et droite à 4 cm. Faites en sorte qu'il n'y ait aucun paragraphe coupé. Créez une page de garde avec le titre centré horizontalement et verticalement. Encadrez le titre et mettez-le sur plusieurs lignes. Ajustez votre document sur 4 pages. Demandez ensuite des en-têtes et des pieds de pages différents en utilisant les sauts de section : Page 1 : "Confidentiel" en haut, au centre, en gras, italique, taille 18 et faites un encadrement. En bas, à gauche, tapez vos initiales. En bas, à droite, tapez.../... pour indiquer qu'il y a une suite. Pages 2 et 3 : En haut, à droite, demandez le numéro de page et le nombre total de pages (ex : 2/6). En bas, on veut toujours vos initiales à gauche, et à droite.../... Page 4 : Pour la dernière page, en haut, on veut toujours la numérotation. En bas, on gardera vos initiales, mais on ne veut plus les.../... Enregistrez votre document sous le nom «Étude 2». Imprimez-le puis fermez-le. 79

80 La recherche et le remplacement XVII. La recherche et le remplacement A. La recherche WORD vous permet de rechercher un mot, une expression, ou même une mise en forme. Ouvrez le document TELETEX pour faire vos tests. Placez vous au début du document cliquez sur l onglet accueil, groupe modification, bouton rechercher, puis, recherche avancée Saisissez le terme à rechercher. Cliquez sur le bouton plus afin de préciser des options de recherche plus précises. Respecter la casse : respecte les majuscules/minuscules du terme saisi. Mot entier : recherche le mot sauf s il est contenu dans un autre terme (lier tablier). Utiliser les caractères génériques : permet l utilisation des? et * pour remplacer les caractères inconnus. Un bouton format vous permettra d affiner vos critères de recherche. Le bouton spécial permet de rechercher des caractères tels que taquets de tabulation, champs ). Cliquez sur suivant afin de passer au résultat suivant B. Le remplacement Dans un texte il peut-être utile de pouvoir remplacer toutes les occurrences d un mot par un autre. Cliquez sur le menu édition, commande remplacer. Placez vous au début du document cliquez sur l onglet accueil, groupe modification, bouton rechercher, puis, recherche avancée enfin activez l onglet remplacer Dans la zone Rechercher, tapez le texte à rechercher. Dans la zone Remplacer par, tapez le texte de remplacement. Sélectionnez toute autre option de votre choix. Cliquez sur Suivant, sur Remplacer ou sur Remplacer tout. Pour annuler la recherche en cours, appuyez sur ÉCHAP 80

81 Le fonctionnement des autres options est identique à la fenêtre rechercher. XVIII. Les notes en bas de page Les notes en bas de page permettent de créer un repère dans un document et d y associer un texte en bas de page ou à la fin d un document. Ouvrez le document «Les signes ou zodiaque». Cliquez dans le second paragraphe après le mot Signes. Appelez l onglet référence, groupe Note de bas de page. Choisissez le bouton Insérer une note de bas de page (les notes seront correspondantes). Afin d atteindre plus d options, cliquez sur la flèche du groupe Choisissez ensuite le format désiré pour l'appel de note (1, 2,3). Vous pouvez également indiquer si vous désirez continuer ou si vous préférez, par exemple, démarrer à 1 à chaque nouvelle page. Dans ce cas, il faut choisir dans la commande numérotation, l'option Recommencer à chaque page. Ici conservez Continu. Cliquer sur insérer : Un encart en bas de page s'ouvre (si vous êtes en mode Normal), dans lequelle vous pouvez maintenant saisir le texte de la note numéro 1 : «L'Astrologie est une science immense qui a régné sur les plus grandes intelligences». Balzac. Cliquez ensuite sur Fermer pour revenir dans le texte. Vous allez créer la note Numéro 2 : Cliquez dans le dernier paragraphe après le mot «Saturne» ; Insérez la note suivant... ; Cliquez sur Insérer ; Tapez le texte de la note : Élément : La Terre (le Froid primant sur le Sec) ; cliquez ensuite sur Fermer ou en dehors de la note pour revenir dans le texte. Faites ensuite un aperçu pour visualiser correctement les notes. Vous remarquerez que celles-ci sont séparées du document par un petit trait. Les notes sont effectivement insérées dans le bas du document et non dans les marges. C'est pourquoi si vos pages sont pleines, la création de notes peut parfois engendrer une modification de mise en page. Les notes ne seront visibles qu'en mode page ou à l'aperçu. Enregistrez le document sous le nom «NOTES DE BAS DE PAGE» et imprimez-le. Remarque : 81

82 Pour modifier le contenu d'une note, utilisez le menu Affichage, Notes, pour ré-ouvrir la fenêtre des notes, afin de corriger une faute de frappe ou autre. Pour supprimer une note, sélectionner l'appel de note dans le document, et appuyez ensuite sur la touche Suppr. Fermez le document «NOTES DE BAS DE PAGE». XIX. LES TABLEAUX Un document Word peut comporter des tableaux. Pour créer ou configurer un tableau, on utilisera : - Le bouton «Tableau» situé dans le groupe «Tableaux», sous l onglet «Insertion». - Les «Outils de tableau» qui s affichent sur le ruban quand le curseur est dans un tableau. Ils sont classés dans les onglets «Création» et «Disposition». - Le clic droit sur le tableau qui permet d afficher fenêtres et commandes relatives au tableau. A. Créer Un Tableau L activation du bouton Tableau de l onglet Insertion montre qu il existe plusieurs méthodes pour créer et insérer un tableau sur le document actif : 1) On peut passer le pointeur sur le quadrillage en fonction des nombres de lignes et de colonnes souhaités (nombres qui sont ensuite modifiables), puis cliquer. Le tableau est inséré dans le document. 1. Insérer un tableau Cliquez sur l option «Insérer un tableau» du bouton Tableau. La fenêtre de même nom s affiche, elle sert à paramétrer le tableau. Le tableau doit comprendre entre 1 et 63 colonnes et entre 1 et lignes. Remarque : le nombre de colonnes indiqué est toujours respecté. Si nécessaire, il y a élargissement de la ligne. 82

83 Dans la zone «Comportement de l ajustement automatique», trois options sont proposées : Largeur de colonne fixe Si vous gardez l option par défaut «Auto», le tableau s étalera du retrait gauche jusqu au retrait droit, sinon de la marge gauche à la marge droite. Ajuster au contenu Chaque colonne s élargit ou rétrécit (la largeur minimale étant celle affichée lors de la création du tableau) en fonction du contenu de la cellule comportant le plus de caractères. Ajuster à la fenêtre Le tableau peut s étendre sur le côté droit au-delà de la largeur de la page du document. Comme à l option précédente, les colonnes sont «ajustées au contenu». 2. Dessiner un tableau Cliquez sur l option «Dessiner un tableau» du bouton Tableau. Le pointeur de la souris prend la forme d un crayon, appelé «stylet». Commencez par tracer la bordure extérieure : cliquez-glissez en diagonale, de l angle supérieur gauche jusqu à l angle inférieur droit. Dès que cette bordure est tracée, l onglet «Outils de tableau» apparaît sur le ruban. Il comporte les deux onglets «Création» et «Disposition». Tracez colonnes, lignes, cellules : cliquez-glissez, le trait se termine tout seul. Veillez à tracer des traits bien droits, sinon Word les considèrera comme la bordure d un nouveau tableau. En cas d erreur, vous pouvez : - Utiliser temporairement la gomme : appuyez sur la touche Maj (Shift) et cliquez sur le trait ou cliquez-glissez sur plusieurs traits. Le pointeur reprend ensuite la forme de crayon. - Ou bien utiliser alternativement les boutons «Dessiner un tableau» et «Gomme» situés à droite du ruban, sous l onglet Création. - Ou encore appuyer sur le bouton flèche «Annuler» de la barre d outils Accès rapide (en haut, à gauche de l écran). Pour terminer, désactivez les modes «Dessiner un tableau» et «Gomme» en appuyant sur la touche Echap (Esc). 83

84 3. Insérer un tableau rapide Cliquez sur la commande «Tableaux rapides» du bouton Tableau. Une galerie de tableaux prédéfinis s affiche, comprenant notamment diverses présentations de calendriers. Au passage du pointeur, une info-bulle donne des précisions sur le modèle. Un clic droit sur un modèle affiche une liste d options. Cliquez sur le modèle choisi pour l insérer. Vous pourrez ensuite le modifier, d où l appellation «modèle». 4. Positionner Un Tableau Cliquez-glissez sur la «poignée de déplacement», c est-à-dire sur le carré contenant la croix fléchée, qui s affiche quand on passe le pointeur près de l angle supérieur gauche du tableau. Vous pouvez également utiliser la fenêtre «Propriétés du tableau» B. SELECTIONNER 1. Avec la souris Pour sélectionner : Une cellule : cliquez dans la cellule sur son bord gauche (le pointeur prend la forme d une flèche noire oblique, ou bien triple-cliquez dans la cellule. Une ligne : cliquez devant (le pointeur est une flèche blanche oblique) ; Une colonne : cliquez au-dessus (le pointeur est une flèche noire verticale). Tout le tableau : cliquez sur sa poignée de dimensionnement (carré contenant une croix fléchée, situé à l angle supérieur gauche du tableau). Pour sélectionner des éléments adjacents, cliquez-glissez sur ces éléments. Pour sélectionner des éléments non adjacents : sélectionnez le premier, puis Ctrl + clic ou cliquez-glissez pour sélectionner les éléments suivants. 2. Avec le ruban Après avoir placé le curseur dans la cellule, la colonne, la ligne ou le tableau à sélectionner, vous pouvez également activer le bouton «Sélectionner» situé sur le ruban (tout à gauche) dans le groupe «Tableau» sous l onglet «Disposition». Choisissez l option de sélection souhaitée. C. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES 1. Pour redimensionner globalement le tableau Cliquez-glissez sur le petit carré qui s affiche quand on passe le pointeur près de l angle inférieur droit du tableau. Le pointeur se transforme en double flèche oblique blanche. Glissez vers l intérieur du tableau pour le réduire ou vers l extérieur pour l agrandir. 84

85 2. Ajustement automatique Vous pouvez opter pour un ajustement automatique : clic droit sur le tableau, option «Ajustement automatique» ; vous avez le choix entre «Largeur de colonne fixe», «Ajuster au contenu» ou «Ajuster à la fenêtre». 3. Pour modifier la largeur d une colonne Pointez sur la bordure droite de l une de ses cellules. Quand le pointeur a la forme d une double flèche, si vous souhaitez modifier la largeur de la colonne en entraînant : la modification de la seule colonne à sa droite : cliquez-glissez ; la modification de toutes les colonnes à droite : Ctrl + cliquez-glissez ; aucune modification des colonnes à droite, mais la largeur du tableau est modifiée : Maj (Shift) + cliquez-glissez. Les colonnes situées à gauche de la colonne dont on modifie la largeur, gardent les mêmes dimensions. 4. Pour modifier la hauteur d une ligne La hauteur s ajuste automatiquement en fonction du contenu. Pour modifier la hauteur d une ligne, pointez sur la bordure inférieure de l une de ses cellules, puis quand le pointeur a la forme d une double flèche, cliquez-glissez. La hauteur du tableau est modifiée, les hauteurs des autres lignes restant les mêmes. 5. Tailles précises des lignes, des colonnes et des cellules (en cm ou en pourcentages) Pour définir précisément en cm les tailles des lignes et des colonnes, vous pouvez utiliser les zones de saisie des boutons «Hauteur» et «Largeur», présents dans le groupe «Taille de la cellule», sous l onglet Disposition des «Outils de tableau». Sélectionnez les lignes ou les colonnes, et précisez la taille souhaitée. Le tableau sera redimensionné. Les autres lignes ou colonnes garderont les mêmes dimensions. Vous pouvez également utiliser la fenêtre «Propriétés du tableau». Pour l afficher, activez le lanceur du groupe «Taille de la cellule», ou bien faites un clic droit sur le tableau > Propriétés du tableau. Elle contient cinq onglets, parmi lesquels les onglets «Ligne», «Colonne» et «Cellule». 85

86 6. Largeur identique de colonnes ou largeur identique de lignes Sélectionnez les colonnes auxquelles vous souhaitez donner la même largeur, ou les lignes qui doivent avoir la même hauteur, ou bien sélectionnez tout le tableau. Puis utilisez le bouton «Distribuer les lignes» ou «Distribuer les colonnes», boutons situés dans le groupe «Taille de la cellule». Les dimensions du tableau resteront inchangées. D. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES Il y a deux méthodes : 1. Avec un clic droit sur la sélection Sélectionnez le nombre de colonnes ou de lignes que vous souhaitez insérer à gauche, à droite, audessus ou en-dessous. Puis, faites un clic droit sur la sélection, Insérer. Choisissez l une des options proposées. Le nombre de lignes ou de colonnes insérées est égal au nombre de lignes ou de colonnes préalablement sélectionnées, une seule à défaut de sélection. 2. En utilisant un bouton d insertion du ruban Comme précédemment, sélectionnez le nombre de lignes ou de colonnes, à côté desquelles se fera l insertion. Ici encore, Le nombre de lignes (ou de colonnes) insérées sera égal au nombre de lignes (ou de colonnes) sélectionnées, une seule à défaut de sélection. Cliquez sur l un des boutons suivant du groupe «Lignes et colonnes» : «Insérer au-dessus», «Insérer en-dessous», «Insérer à gauche» ou «Insérer à droite». E. FRACTIONNER OU FUSIONNER Fractionner un élément consiste à le transformer en plusieurs éléments. Fusionner des éléments consiste au contraire à les transformer en un seul. On peut fractionner ou fusionner des cellules, des lignes ou des colonnes, également fractionner le tableau : 1. Avec la gomme et le crayon Vous pouvez utiliser le crayon pour fractionner un élément, et la gomme pour fusionner des éléments. Sous l onglet Création, le groupe «Traçage des bordures» dispose des deux boutons «Dessiner un tableau» et «Gomme». 2. En utilisant les boutons du ruban : «Fractionner les cellules», «Fusionner les cellules», «Fractionner le tableau» 86

87 3. Lignes et colonnes Sélectionnez le ou les élément(s). Cliquez sur le bouton «Fractionner les cellules» ou sur le bouton «Fusionner les cellules», situés dans le groupe «Fusionner», sous l onglet Disposition des «Outils de tableau». 4. Fractionner le tableau Placez le curseur dans la ligne qui sera la première ligne du tableau du bas. Cliquez sur le bouton «Fractionner le tableau». Le tableau est divisé en deux. F. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES Sélectionnez les éléments que vous souhaitez supprimer : tableau, lignes, colonnes ou cellules. Appuyez sur la touche retour arrière du clavier. N utilisez pas la touche Suppr, elle supprimera les contenus des cellules. G. MISE EN FORME 1. Sans les styles Sélectionnez d abord les éléments (cellules, lignes, colonnes ou tableau) que vous souhaitez mettre en forme. Les méthodes de mise en forme étudiées précédemment sont applicables. 2. Bordures et trames Sous l onglet Création, dans le groupe «Traçage des bordures», vous pouvez utiliser les trois menus déroulants pour définir le style. Commencer par choisir l épaisseur et la couleur du trait, avant d utiliser le stylet, en activant le bouton «Dessiner un tableau». Procédez par clics ou par cliqué-glissé. Dans le groupe «Styles de tableau», vous disposez également des deux boutons, avec menu déroulant, «Trame de fond» et «Bordures». La dernière commande de la liste déroulante du bouton «Bordures» permet d accéder à la fenêtre «Bordure et trame». Remarque : Le bouton «Bordures» est un «bouton bascule» : après application d une bordure, si vous cliquez à nouveau sur le bouton, la bordure est supprimée. 87

88 3. Alignement Sous l onglet Disposition des «Outils de tableau», le «groupe Alignement» propose plusieurs options permettant d aligner le texte dans les cellules sélectionnées. A défaut de sélection préalable, l alignement est appliqué au texte de la cellule dans laquelle est placé le curseur. H. Avec les styles On utilise, sous l onglet Création des «Outils de tableau», les commandes des groupes «Options de style de tableau» et «Styles de tableau». 1. Choix d un style Placez le curseur dans le tableau. Sous l onglet Création, le groupe «Options de style de tableau» affiche différentes options. Cochez les cases des lignes ou/et des colonnes que vous souhaitez mettre en valeur Vous pouvez n en cocher aucune, les cocher toutes, ou en cocher plusieurs. Le groupe «Styles de tableau» affiche une galerie de styles. En cliquant sur les flèches à droite de la galerie, vous faites défiler les nombreux styles proposés. Pour modifier la taille de la galerie, pointez sur la bordure inférieure. Quand le pointeur prend la forme d une double-flèche, cliquez-glissez. Quand on passe le pointeur sur un style, on peut visualiser l effet du style sur le tableau, et une info-bulle indique ses caractéristiques (trame, accent). 2. Créer un style Pour afficher la fenêtre «Créer un style à partir de la mise en forme» : - Onglet Accueil > cliquez sur le lanceur du groupe «Style» > dans le volet «Styles», cliquez sur le premier bouton en bas de la fenêtre, d info-bulle «Nouveau Style» ; - Ou bien : le curseur étant dans la cellule d un tableau, onglet Création > cliquez dans le groupe «Styles de tableau» sur la flèche d info-bulle «Autres», à droite de la galerie > «Nouveau style de tableau». Créez le style de tableau souhaité. Le nouveau style apparaitra dans la galerie des styles. 3. Modifier un style Le curseur étant dans un tableau, faites un clic droit sur le style à modifier dans la galerie du groupe «Styles de tableau». Cliquez sur la commande «Modifier le style du tableau». La fenêtre «Modifier le style» s affiche. Elle permet de modifier le style indiqué. 88

89 I. UTILISATION DU TABLEAU 1. Se déplacer dans le tableau On peut déplacer le curseur dans un tableau en utilisant la souris ou des touches de clavier. Pour aller : à la 1 ère cellule du tableau : Alt + HOME à la dernière cellule : Alt + Fin à la cellule suivante : Tab à la cellule précédente : Maj + Tab en début de cellule : HOME en fin de cellule : Fin 2. Saisir ou insérer des éléments dans le tableau Pour écrire dans le tableau, vous procéderez communément ainsi : Cliquez dans une cellule. Tapez le texte. Appuyez sur la touche Tab pour passer à la cellule suivante. Et ainsi de suite. Le bouton «Afficher tout» étant activé, le symbole s affiche en fin de texte dans chaque cellule du tableau. La touche Tab étant déjà utilisée pour passer à la cellule suivante, on utilise la combinaison de touches Ctrl + Tab pour définir une tabulation dans le tableau. Dans une cellule, vous pouvez insérer non seulement un texte, mais également d autres éléments : objets graphiques, tableaux, liens hypertextes. 3. Effacer le contenu de cellules Sélectionnez les cellules, puis appuyez sur la touche Suppr. 4. Conserver la ligne d en-tête d un tableau de plusieurs pages Si vous souhaitez qu une ou plusieurs lignes d en-têtes de colonnes soient affichées en haut de chaque page du document, sans devoir les saisir sur chacune, procédez ainsi : - S il n y a qu une seule ligne d en-têtes à afficher, il suffit d y placer le curseur. - S il y a plusieurs lignes d en-têtes à afficher, sélectionnez-les. Puis cliquez sur le bouton «Répéter les lignes d en-tête», situé dans le groupe «Données», sous l onglet Disposition des «Outils de tableau». 5. Trier les données Placez le curseur dans le tableau, puis affichez la fenêtre «Trier» : cliquez sur le bouton «Trier», situé dans le groupe «Données», sous l onglet Disposition. Indiquez les options souhaitées. Si l en-tête d une colonne comprend plusieurs expressions (champs) séparées par une tabulation (saisie dans la cellule en tapant Ctrl+Tab), une virgule, un tiret, ou un autre séparateur, vous pouvez choisir d effectuer un tri portant sur une seule de ces expressions, en utilisant le bouton «Options» de la fenêtre «Trier». Exemple : tableau avec une colonne d en-tête : Nom / Prénom. Les données situées en-dessous doivent avoir exactement la même présentation : Nom (tabulation) Prénom. Le curseur étant dans le tableau, affichez la fenêtre «Trier». Cochez la case «89

90 oui» indiquant qu il y a une ligne d en-tête. Cliquez sur le bouton «Options». Le séparateur des champs est une tabulation. Validez. Dans la fenêtre «Trier» : - 1ère clé : Nom - Type : Texte - Utilisant : choisissez «Nom» ou «Prénom» - Choisissez «Croissant» ou «Décroissant» - Validez. 6. Effectuer des calculs Word est un traitement de texte, pas un tableur. Concernant des calculs complexes, il convient d utiliser plutôt l application EXCEL. Les séparateurs des milliers des nombres sur lesquels s effectueront les calculs, doivent être saisis en espaces insécables, c est-à-dire en tapant Ctrl + Maj + Espace. Placez le curseur dans la cellule devant contenir le résultat, puis cliquez sur le bouton «Formule fx du groupe «Données», sous l onglet Disposition. La fenêtre «Formule» apparaît. Choisissez les options souhaitées. Après validation, le résultat s affiche. Pour mettre à jour les résultats, s il y a modifications des données, appuyez sur la touche F9 (qui est la touche de mise à jour des champs). J. CONVERSION TABLEAU / TEXTE 1. Pour convertir un texte en tableau Sélectionnez le texte. Affichez la fenêtre «Convertir le texte en tableau» : cliquez sur le bouton «Tableau» de l onglet Insertion «Convertir le texte en tableau». Indiquez les informations demandées, puis validez. 2. Pour convertir un tableau en texte Sélectionnez le tableau. Affichez la fenêtre «Convertir le tableau en texte» : cliquez sur le bouton «Convertir en texte», situé dans le groupe «Données» sous l onglet Disposition des «Outils de tableau». Choisissez le séparateur. Validez. 90

91 Entrainement Pour créer le tableau ci-après : Cliquez sur la 1ère cellule de la 1ère ligne. Saisissez : AGE. Appuyez sur la touche Tabulation du clavier. Saisissez : GARÇONS : Taille en cm. Appuyez sur la touche Tabulation du clavier. Saisissez: FILLES : Taille en cm. Appuyez sur la touche Tabulation du clavier. Saisissez le reste du tableau... Remarque : Après le dernier chiffre (151), ne faites plus Tabulation, sinon vous allez créer une nouvelle ligne dans votre tableau. Revenez ensuite en haut de votre document (au dessus du tableau). Tapez le titre : TABLEAU DE CROISSANCE. Centrez ce titre et mettez-le en taille 18 et en gras. Sélectionnez tout le document et mettez la police en Arial, Sélectionnez ensuite le tableau puis changez la taille en 12. Sélectionnez ensuite les cellules de chiffres et demandez un alignement centré pour ces cellules. Sélectionnez ensuite la première colonne, et demandez également un alignement centré. Enregistrez votre document sous le nom «TABLEAU1», puis faites un aperçu. Si votre tableau paraît correct, imprimez-le. Fermez ensuite le document «Tableau1» en enregistrant les modifications. Vous venez de créer votre premier tableau et avez pu remarquer que de nombreuses commandes (gras, centrage...) fonctionnent également dans les tableaux. Remarque : Vous pouvez insérer des tabulations dans les cellules du tableau en utilisant les touches CTRL puis TAB (la cellule se comportera comme un paragraphe). K. INSERTION D UN TABLEAU EXCEL 1. Insertion d un tableau Excel existant Voir chapitre «Liens et insertion d objets». 2. Création et insertion d un nouveau tableau Excel Pour afficher la feuille de calcul Excel dans laquelle vous allez saisir les données du tableau : sous l onglet Insertion, cliquez sur le bouton «Tableau», puis sur la commande «Feuille de calcul Excel». Saisissez vos données. Vous pouvez modifier les dimensions de la feuille en cliquant-glissant sur l une des poignées de dimensionnement. Pour terminer, cliquez hors du tableau, sur le document Word. Pour modifier le tableau Excel : Double-cliquez dessus ; Ou bien : clic droit > Objet Feuille de calcul, Ouvrir. 91

92 Vous disposez alors de toutes les fonctionnalités d Excel, calculs, graphiques 92

93 ÉTUDE DE CAS 3 OBJECTIF : Révisions sur la mise en forme de caractères et de paragraphes. Ouvrez le document. «.Les soldes». Corrigez les fautes soulignées de rouge avec le clic droit de la souris. Sélectionnez le titre et mettez-le en taille 20, gras, centré, avec une trame pleine. 1 er paragraphe : justifiez et demandez des retraits avant et après le texte de 2,5 cm. 2 nd paragraphe : justifiez et demandez un retrait de première ligne de 2,5 cm. 3 ème paragraphe : il existe...soldes : mettez-le en gras, italique, taille 16, couleur bleue, souligné double vague vert et en petites majuscules. Sélectionnez, le reste du texte et demandez une numérotation en utilisant l'icône de la barre d'outils standard. Attention, seuls les sous-titres doivent être numérotés, effectuez donc les manipulations qui s'imposent, afin d'obtenir : 1. Les soldes exceptionnels - 2. Les soldes saisonniers - 3. Les soldes permanents - 4. Les ventes ou rabais. Sélectionnez ensuite les soldes exceptionnels et faites la mise en forme suivante : Unis, taille 14, couleur bleue, souligné vague, ombré et un espacement avant de 6 points. Avec l icône, reproduisez cette mise en forme sur les 3 autres sous-titres. Appliquez un interligne de 1,5 sur le paragraphe numéroté 1, puis avec la touche F4, répéter cette manipulation sur les 3 autres paragraphes numérotés. Faites un aperçu et faites en sorte que votre présentation tienne sur une seule page. Enregistrez ce document sous le nom de «Etude3», imprimez avant de fermer le document 93

94 ÉTUDE DE CAS n 4 Ouvrez le document «CLUNY». Pour tout le document : mettez-le en taille 12 ; demandez un espace avant et après de 12 points ; faites en sorte qu'il n'y ait pas de paragraphes coupés ; demandez des marges de 3 cm en haut, en bas, à gauche et à droite. Mettez le titre en taille 48, gras, centré et police Comic sans Ms. Encadrez le titre avec une bordure bleue, un style de traits vagues doubles el demandez une distance au texte en haut et en bas de 18 points. Faites des retraits avant et après le texte de 2 cm. Créez ensuite avec le titre une page de garde. À partir de la section 2, demandez des en-têtes et pieds de page ; en-tête : à gauche : tapez «Étude de cas n 4» et à droite, tapez Le et demandez la date de l'impression ; Mettez en forme et demandez un trait bas double en dessous de votre en-tête ; pied de page ; à gauche, tapez votre nom et à droite, tapez le mot Page, puis demandez le numéro de page sur le nombre total de pages. Recherchez le mot séculière puis cliquez juste après, afin de créer une note de bas de page. Tapez le texte de la note 1 : Laïque. Recherchez le mot ODON et créez une deuxième. note. Tapez le texte de la note 2 : Juste après le mot MAÏEUL, créez une troisième note. Tapez le texte de la note 3 : Enregistrez votre document sous, le nom «ÉTUDE 5». Imprimez puis fermez le document. 94

95 ETUDE DE CAS OBJECTIF : Révisions sur les manipulations dans un tableau et utilisation des tabulations. Créez un nouveau document ; Tapez le texte présenté à la page suivante ; Demandez ensuite un retrait de 1 ère ligne sur les 3 paragraphes de 2 cm ; Mettez les caractères en Arial, taille 14 ; Faites la mise en forme des chiffres en exposant (m 3 ). Enregistrez le document sous le nom ; «EAU» Créez un tableau de 3 colonnes. Modifiez la taille des colonnes : 1 ère colonne : largeur à environ 9 cm dans la règle. Posez une tabulation droite avec points de suite à 8,75 cm. 2 èmc colonne : largeur dans la règle à environ 14 cm. 3 ème colonne : largeur dans la règle à environ 18 cm. A partir de «Lacs d'eau douce...» il faut poser une autre tabulation gauche à 1,75 cm Effectuez la saisie avec la touche Tabulation. Pour accéder aux tabulations gauche et droite, il faut utiliser : Ctrl + Tab. Effectuez la mise en forme. Réenregistrez, imprimez et fermez le document, 95

96 XX. LES OBJETS GRAPHIQUES Dans un document Word, on peut insérer des tableaux (voir chapitre précédent), également d autres types d objets : - Des formes - Des images - Des SmartArts - Des graphiques Pour insérer l un de ces objets graphiques dans un document, on utilise sous l onglet «Insertion» le groupe «Illustrations». A. GESTION DES OBJETS Après insertion d un objet dans le document et lors de sa sélection, un onglet supplémentaire apparaît sur le ruban, «Outils de» spécifique au type de l objet. Cet onglet comporte un onglet de mise en forme, appelé «Format» ou «Mise en forme» (pour un graphique), contenant les commandes de mise en forme du type de l objet. Sauf exception, nous ne détaillerons pas les commandes de mise en forme de chaque type d objet. Elles sont suffisamment explicites et particulièrement agréables à tester. En plus des commandes du ruban, utilisez la méthode du clic droit sur l objet pour afficher commandes ou fenêtres relatives à ce type d objet. B. PROCÉDÉS COMMUNS DE GESTION DES OBJETS 1. Sélectionner, supprimer, afficher, masquer, renommer Pour sélectionner un objet dans le document, cliquez dessus ou sur son contour. Pour supprimer un objet, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr. 2. Redimensionnement d un objet Pour redimensionner un objet, sélectionnez-le, puis pointez sur l une des poignées du pourtour (rond, carré ou pointillé). Quand le pointeur prend l aspect d une double flèche, cliquez-glissez sur la poignée. En cliquant-glissant sur la poignée d un angle, l objet garde ses proportions initiales. Pour définir une taille précise, ouvrez l onglet Format (après avoir sélectionner l objet), et utilisez les commandes du groupe «Taille». 3. Déplacer, faire pivoter ou retourner un objet Pour déplacer un objet : pointez dessus, puis quand le pointeur a l aspect d une croix fléchée, cliquez-glissez sur l objet jusqu à l emplacement souhaité dans le document. 96

97 Nous verrons plus loin que si l objet a l habillage «Aligné sur le texte», on ne peut pas le déplacer n importe où sur le document. On le déplace comme un caractère. Pour faire pivoter ou pour retourner un objet, quand cela est possible (c est impossible par exemple pour un graphique), sélectionnez-le et cliquez-glissez sur la poignée de rotation, représentée par un rond vert. Ou bien utilisez le bouton «Rotation» situé sous l onglet Format, dans le groupe «Organiser». 4. Alignement d objets flottants Sélectionnez les objets, puis activez le bouton «Aligner», situé dans le groupe «Organiser» sous l onglet Format. Choisissez l option souhaitée. C. POSITIONNEMENT DES OBJETS 1. Style d habillage Un objet graphique est inséré dans un document avec un «style d habillage». Le style d habillage détermine la disposition du texte autour de l objet Pour visualiser ou modifier le style d habillage de l objet : sélectionnez l objet, puis à l onglet «Format», dans le groupe «Organiser», activez le bouton «Position», «Autres options de disposition». Ouvrez la fenêtre «Disposition» à l onglet «Habillage du texte». Dans cette fenêtre, l habillage appliqué à l objet est encadré. Vous pouvez le modifier en cliquant sur un autre habillage, puis en validant. Il existe sept styles d habillage : «Aligné sur le texte», «Carré», «Rapproché», «Derrière le texte», «Devant le texte», «Au travers», «Haut et bas». On peut modifier le style d habillage par défaut, appliqué lors de l insertion ou du collage d un objet : ouvrez le menu Fichier> Options > Options avancées. Dans la rubrique «Couper, Copier, Coller», sélectionnez l option souhaitée dans la zone de saisie «Insérer/Coller en tant que». 97

98 Quand on colle un objet, préalablement coupé ou copié, il est doté du style d habillage par défaut (généralement «Aligné sur le texte»). Un objet peut être positionné au sein de la page du document. Après sélection de l objet, l activation du bouton «Position» (onglet Format, groupe Organiser) propose neuf positions de l objet sur la page. Positionné sur la page, l objet est automatiquement doté de l habillage «Carré». Vous pouvez modifier cet habillage. 2. Objet «Aligné sur le texte» Le premier style «Aligné sur le texte» se distingue des autres styles d habillage : il aligne l objet dans le texte, comme s il était un caractère. Exemple de l image «Nuage» alignée sur le texte : - Comme un caractère, l objet «Aligné sur le texte» ne peut pas être déplacé sur un espace vide du document. Eventuellement, utilisez la touche Entrée, la touche Tab ou la touche Espace pour positionner l objet, en le gardant «Aligné sur le texte». - Comme à un texte, on peut appliquer à un objet «Aligné sur le texte» un alignement «A gauche», «Centrer», «A droite» et «Justifier», en utilisant les commandes du groupe «Paragraphe» de l onglet «Accueil». 3. Objet flottant, ancré Les autres styles d habillage sont : Carré : le texte est disposé rectangulairement autour de l objet. Rapproché : le texte s ajuste autour de l objet. Au travers : le texte s ajuste encore davantage autour de l objet. Selon le type d objet, la différence avec le style précédent n est pas toujours visible. Haut et bas : l objet occupe toute une ligne. Derrière le texte : l objet se place derrière le texte. Devant le texte : l objet se place devant le texte. Un objet ayant reçu l un de ces styles d habillage, est déplaçable sans restrictions. Il est qualifié d «objet flottant». Bien que librement déplaçable, un objet flottant est toujours attaché à un paragraphe : il est «ancré». Quand l objet est sélectionné et que le bouton «Afficher tout» (onglet Accueil) est activé, une ancre indique à quel paragraphe est attaché l objet. Elle est située dans la marge de la 1ère ligne de ce paragraphe. Si on déplace l objet pour le mettre dans un autre paragraphe, l ancre se déplace également. Elle se place en marge de la 1ère ligne de ce nouveau paragraphe. Si on copie, coupe, colle ou si on supprime un paragraphe, l objet auquel il est rattaché est également copié, coupé, collé ou supprimé. 98

99 D. ZONE DE DESSIN Une zone de dessin est un cadre qui permet de gérer plus facilement des objets graphiques. On y insère des images et des formes. Il peut être pratique, parfois nécessaire, de créer une zone de dessin : - La sélection et l alignement d objets de types différents sont réalisables dans une zone de dessin. Pour sélectionner les objets de la zone de dessin : sélectionnez le premier, puis Ctrl + clic pour chaque autre objet à sélectionner. Ou bien, plus rapidement (s ils sont placés de sorte que cette méthode soit applicable), encadrez les objets à sélectionner par cliqué-glissé. - Une zone de dessin permet de redimensionner et de déplacer tous les objets qu elle contient à la fois. - On ne peut tracer des traits reliant deux formes (ces traits sont appelés des «connecteurs») que si ces formes sont situées dans une zone de dessin. Pour insérer une zone de dessin : à l onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur «Formes», «Nouvelle zone de dessin». Une zone de dessin est insérée dans le document. Comme tout objet, une zone de dessin n est déplaçable librement que si elle est un objet flottant, c est-à dire si elle n est pas «Aligné sur le texte». Pour déplacer la zone : pointez sur son cadre, puis quand le pointeur a l aspect d une croix fléchée, cliquez-glissez. 1. Insertion d un objet dans une zone de dessin Pour insérer un objet dans une zone de dessin, passez par l onglet Insertion du ruban, ou bien faites un Copier / Coller sur la zone de dessin avec l option de collage «Image» (l objet acquiert dès lors le type «Image»). Remarques : Par cliqué-glissé, on ne peut ni insérer un objet dans une zone de dessin, ni l en sortir. Les objets d une zone de dessin ne sont plus concernés par la notion d habillage. 2. Format d une zone de dessin - Comme à toute forme, on peut appliquer une bordure, un remplissage, une taille précise et un style d habillage à une zone de dessin. Utilisez la fenêtre «Format de la zone de dessin». Pour l afficher : faites un clic droit sur la zone de dessin (en dehors d un objet), «Format de la zone de dessin». Pour redimensionner la zone de dessin, cliquez-glissez sur l une de ses poignées, représentées par des points. Pour l agrandir un peu, son cadre restant à égale distance des objets qu elle contient : faites un clic droit sur la zone de dessin >Agrandir. 99

100 Pour l ajuster à son contenu : clic droit sur la zone de dessin >Ajuster. Pour redimensionner tous les objets de la zone de dessin, tout en gardant la même échelle pour tous : faites un clic droit sur le contour de la zone de dessin >Mettre le dessin à l échelle, puis cliquez-glissez sur une poignée. Désactivez ensuite la commande en cliquant à nouveau sur l option «Mettre le dessin à l échelle». E. FORMES Pour afficher la galerie des formes : sous l onglet Insertion, dans le groupe «Illustrations», cliquez sur le bouton «Formes». Y sont d abord proposées les formes récemment utilisées. En dessous, les formes sont classées en six catégories : Lignes, Formes de base, Flèches pleines, Organigrammes, Bulles et légendes et Etoiles et bannières. La dernière forme proposée est «Nouvelle zone de dessin». Il existe d autres formes automatiques. Dans le groupe Illustrations, activez le bouton «Images clipart». Dans le volet affiché à droite de l écran, tapez dans la zone «Rechercher» l expression «Formes automatiques», et cochez la case «Inclure le contenu Office.com». 1. Insertion de la forme Cliquez sur la forme choisie. Sur le document, le pointeur prend l aspect d une croix noire Cliquez sur le document pour insérer la forme standard. Ou bien cliquez-glissez pour lui donner l allure souhaitée. Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Maj (Shift), la forme restera régulière, elle ne sera pas déformée. Exemple : par cliqué-glissé en appuyant sur la touche Maj, insérez dans le document la forme smiley «Emoticône», classée dans la catégorie «Formes de base». Elle reste circulaire. Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Ctrl, vous dessinerez la forme à partir de son centre (même si le pointeur reste à l angle inférieur droit de la forme). 2. Outils de dessin Une forme étant sélectionnée, le ruban affiche l onglet supplémentaire «Outils de dessin», comprenant le seul onglet «Format». 3. WordArt WordArt : traduisez par «l art du mot», texte mis sous forme artistique. 100

101 Pour insérer un WordArt, cliquez sur le bouton «WordArt» dans le groupe «Texte», sous l onglet «Insertion». On appelle WordArt un texte mis en forme. Comme pour toute forme, on dispose de l onglet «Format»des «Outils de Dessin» pour le personnaliser. 4. Poignée jaune Certaines formes, quand elles sont sélectionnées, affichent une poignée représentée par un losange jaune. Cette poignée est appelée «poignée d ajustement». En cliquant-glissant dessus, on modifie l apparence de l objet. Exemple : Insérez la forme smiley «Emoticône», classée dans la catégorie «Formes de base». En cliquant-glissant sur la poignée d ajustement, c est-à-dire sur le losange jaune (sur la bouche), vous changerez l expression de la forme. 5. «Courbe», «Forme libre» et «Dessin à main levée» «Courbe», «Forme libre» et «Dessin à main levée» sont les noms donnés (lire les info-bulles en passant le pointeur sur les formes) aux trois dernières formes de la catégorie «Lignes». Ces trois formes se distinguent des autres par des particularités relatives au tracé de chacune. Pour tracer ces formes, il est particulièrement recommandé d afficher le quadrillage : sous l onglet Affichage, dans le groupe Afficher, cochez la case «Quadrillage». Pour terminer le tracé des formes «Courbe» et «Forme libre» : Soit on double-clique Soit on clique sur le point de départ pour obtenir une forme fermée. a) «Dessin à main levée» C est la dernière forme de la catégorie «Lignes». Après sélection de la forme, cliquez-glissez sur le document. Le pointeur revêt l aspect d un crayon. On termine le dessin en relâchant la souris. b) «Courbe» 101

102 Pour tracer une courbe, cliquez, puis relâchez la souris. Glissez le pointeur. Cliquez à nouveau, vous obtiendrez un angle arrondi. On continue ainsi jusqu à obtention de la courbe souhaitée :clic puis glisse. c) «Forme libre» Pour dessiner une «forme libre» : - On peut procéder comme précédemment : clic puis glisse. Contrairement à la forme «Courbe», les angles ne sont pas arrondis, on obtient une ligne brisée. - On peut également cliquer-glisser. Le pointeur revêt l aspect d un crayon, avec lequel on peut dessiner, exactement comme avec la forme «Dessin à main levée». 6. Modification du tracé d une forme Pour modifier le tracé d une forme, on peut agir : Sur ses points, appelés «points d ancrage», ou «noeuds», Sur ses segments, Ou sur ses lignes directrices. On commence toujours par afficher les points de la forme. Pour afficher les points : sélectionnez la forme, puis faites un clic droit dessus >Modifier les points. a) Les points Pour déplacer un point, cliquez-glissez dessus. Pour ajouter et déplacer un point, cliquez-glisser sur le tracé. Pour supprimer un point : Ctrl + clic sur le point. Un clic droit sur un point affiche plusieurs commandes, en particulier : «Ajouter un point», «Supprimer un point», «Fermer la trajectoire», «Ouvrir la trajectoire». b) Les segments Une portion de ligne, droite ou courbe, située entre deux points, est appelée «segment». Un segment droit peut être transformé en segment courbe, et réciproquement. Procédez ainsi : Affichez les points. Faites un clic droit sur le segment à modifier > choisissez l une des options «Segment courbé» ou «Segment droit». c) Les lignes directrices On peut également modifier le tracé d une forme en changeant l orientation de ses lignes directrices. 102

103 Ce changement d orientation s effectue en cliquant-glissant sur la poignée de la ligne directrice. Une ligne directrice passe par un point d ancrage. Pour afficher les lignes relatives à un point : affichez les points, puis cliquez sur le point dont on souhaite modifier une ligne directrice. Si aucune ligne ne s affiche, faites un clic droit sur le point, et donnez-lui le type «Point d angle», «Point lisse» ou «Point symétrique» : Point d angle : les deux lignes sont déplaçables indépendamment l une de l autre. Point lisse : les deux lignes sont alignées et leurs poignées resteront symétriques par rapport au point d ancrage. Point symétrique : les deux lignes sont également alignées, mais cette fois, les deux poignées sont déplaçables indépendamment l une de l autre. Pour changer le type d un point d ancrage : faites un clic droit sur le point > choisissez le type souhaité. Ou bien, en déplaçant une poignée : appuyez sur Alt pour obtenir un point d angle, sur Maj un point lisse, ou sur Ctrl un point symétrique. 7. Zones de texte a) Afficher un texte dans une forme Pour afficher du texte sur une forme : Ou bien : faites un clic droit sur la forme >Ajouter du texte. La forme devient une «zone de texte». Ou bien insérez dans la forme une «Zone de texte» : onglet Insertion, groupe Texte, activez le bouton «Zone de texte», puis choisissez la zone de texte souhaitée. La forme «Zone de texte» est également présente dans la catégorie «Formes de base», il s agit de la première forme. Avec un clic droit sur le contour de la zone de texte, vous pouvez accéder à la commande «Format de la zone de texte» qui ouvre une fenêtre de même nom. On peut par ailleurs appliquer au texte de la zone de texte un effet WordArt : la forme étant sélectionnée, activez l onglet Format, puis dans le groupe «Styles WordArt», affichez la galerie des effets WordArt en cliquant sur le bouton d info-bulle «Autres». Au passage du pointeur sur un effet, on visualise le résultat sur la zone de texte (si nécessaire, déplacez la forme). F. IMAGE On peut insérer une image clipart (fournie par Word), également une image importée d un fichier. Quand une image est sélectionnée, le ruban affiche l onglet «Outils Image», qui comprend le seul onglet «Format». 103

104 1. Image clipart Sous l onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, activez le bouton «Images clipart». A droite de l écran, s affiche le volet «Images clipart». Cliquez sur l image choisie, ou bien sur la droite de cette image, afin d ouvrir un menu qui contient différentes commandes parmi lesquelles «Insérer». Un clipart est généralement constitué de plusieurs parties. Pour modifier l image : clic droit, Modifier l image (le 1er). Le clipart est automatiquement inséré dans une zone de dessin. Chacune de ses parties est modifiable comme une forme. 2. Image importée d un fichier Activez le bouton «Image». Dans la fenêtre «Insérer une image» qui s affiche, cherchez le fichier, puis double-cliquez sur l image pour l insérer dans le document. 3. Rognage d une image «Rogner» une image consiste à en couper (supprimer) une partie. Pour rogner une image : Sélectionnez l image. Sous l onglet Format, dans le groupe Taille, activez le bouton «Rogner»> «Rogner» Des «poignées de rognage» apparaissent sur l image. Cliquez-glissez sur une poignée pour rogner l image. Pour rogner l image symétriquement des deux côtés : Ctrl + cliquez-glissez sur une poignée latérale. Pour rogner l ensemble de l image : Ctrl + cliquez-glissez sur une poignée d angle. Pour terminer, cliquez sur le bouton Echap (Esc). Pour modifier le rapport hauteur - largeur d une image qui a été rognée : sélectionnez l image rognée, puis activez le bouton «Rogner» > «Rapport hauteur-largeur». 4. Capture d écran On peut insérer une capture d écran sur un document. La capture d écran a la nature d une image. - Pour insérer une capture d écran entière : sous l onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, activez le bouton «Capture». Puis sélectionnez l écran. - Pour insérer une partie de capture d écran : activez le bouton «Capture»> «Capture d écran». Puis cliquez-glissez en diagonale sur la partie à insérer dans le document. 104

105 ENTRAINEMENT OBJECTIF : Utilisation des objets et des outils Dessin. Créez un nouveau document Voir exemple page suivante. Créez un rond, modifiez le contour (6 pt) et le fond (motif grands confettis) ; dupliquez-le 15 fois (Ctrl + D) ; sélectionnez le tout et groupez en utilisant l'icône Sélectionner, Sélectionner les obvjets de l onglet accueil ; demandez une rotation droite et déplacez l'objet. Dessinez avec le bouton Formes de l onglet Insertion, un sourire (jaune) et un coeur (rose), groupez-les, demandez une rotation manuelle ; copiez-les et faites une rotation de façon à avoir les dessins en vis-à -vis, déplacez si nécessaire puis groupez-les ; dessinez un rectangle, mettez-le en arrière-plan, derrière les cœurs et les sourires. Dessinez la flèche demi-tour, enlevez le contour ; copiez la flèche, demandez une rotation verticale, déplacez-la puis groupez-les. Dessinez un carré, modifiez le fond (texture : fossile marin) ; dupliquez-le 2 fois ; pour le deuxième carré, demandez une texture gouttelettes et pour le troisième, demandez une texture marbre blanc ; mettez le carré fond fossile marin en premier plan. mettez le carré fond marbre blanc en arrière plan. Enregistrez le fichier sous le nom «Essai Objets». sur la même page ; créez l'exemple ci-dessous en remplissant le cœur du centre avec l'image de votre choix. 105

106 G. SMARTART, GRAPHIQUE 1. SmartArt L info-bulle du bouton «SmartArt», situé dans le groupe «Illustrations», précise qu un graphique SmartArt permet de «communiquer visuellement des informations». Un style est constitué d un ensemble d attributs de mise en forme, ensemble auquel on a donné un nom. Par défaut, le style appliqué à un texte est le style «Normal». Ce style fait partie des styles définis par Word On peut également créer ses propres styles. Un style présente l intérêt d être applicable à volonté et rapidement : après sélection du texte (ou placement du curseur dans le texte), il suffit de cliquer sur le nom du style pour l appliquer. Règle importante : si on modifie le style, tous les textes du document auxquels on a appliqué ce style, seront automatiquement modifiés en conséquence. C est l intérêt essentiel (parfois le danger ) d un style. a) LA GALERIE DES STYLES ET LE VOLET «STYLES» On peut visualiser les noms des styles dans la galerie des styles et dans le volet Styles. (1) La galerie des styles Les styles qualifiés de «styles rapides» sont exposés, sous l onglet Accueil, dans la galerie du groupe «Style». En font partie les styles qui sont censés être les plus utilisés. Si nécessaire, utilisez les flèches à droite de la galerie pour afficher les autres styles de la galerie. En passant le pointeur sur les styles, on peut visualiser leurs effets sur le texte du document en cours. Remarque : l utilisation des styles est nécessaire à la mise en place des tables de matières (2) Le volet «Styles» Pour afficher le volet «Styles», cliquez sur le lanceur du groupe «Style». Par cliqué-glissé sur son contour, on peut agrandir ou réduire le volet. Par cliqué-glissé sur sa barre de titre, on peut le déplacer. Pour le replacer à l état initial, double-cliquez sur sa barre de titre. 106

107 2. APPLICATION D UN STYLE On peut appliquer un style soit à partir de la galerie des styles, soit à partir du volet Styles. La méthode reste la même : sélection du texte (ou placement du curseur dans le texte), puis clic sur le style. ENTRAINEMENT OBJECTIF : Création d'un organigramme. Créez une nouvelle présentation. Choisissez la mise en page Organigramme hiérarchique dans Autres dispositions et choisissez le premier type de diagramme. Pour créer l'organigramme ci-dessous, vous devez d'abord supprimer toutes les boîtes sauf la première. En effet, pour pouvoir créer la boite Directeur (subordonné du PDG), il faut préalablement supprimer les subordonnés existants, Sélectionnez la 1 ère boite, demandez par l'icône Insérer une forme un Assistant puis un Subordonné ; cliquez sur la nouvelle boîte Subordonné (directeur) que vous venez de créer et insérer un Assistant ; tout en restant sur la boîte du directeur, créez un nouveau subordonné puis cliquez sur cette nouvelle boîte et insérer 4 collègues. faites la saisie de l'organigramme ci-dessous en utilisant la touche Entrée pour aller à la ligne. Demandez par l'icône Mise en forme automatique le style de diagramme de votre choix Enregistrez la présentation sous le nom «GILBERT» puis fermez le fichier. 3. LES DIFFERENTS TYPES DE STYLES (liés au texte) Il existe différents types de styles, selon la nature du texte auquel ils s appliquent : a) Le style de caractère Dans le volet Styles, les noms des styles de caractères sont suivis de la lettre a. 107

108 Sans sélection préalable, un style de caractère s applique au mot dans lequel est placé le curseur. En fait, s il n y a pas de sélection, Word 2010 sélectionne automatiquement le mot. S il y a sélection, le style de caractère est appliqué à tout le texte sélectionné. b) Le style de paragraphe Dans le volet Styles, les noms des styles de paragraphes sont suivis du caractère. Sans sélection préalable, le style de paragraphe s appliquera au paragraphe dans lequel est placé le curseur. En fait (comme précédemment), s il n y a pas de sélection, Word 2010 sélectionne automatiquement le paragraphe. Si des paragraphes sont sélectionnés, le style leur est appliqué. 4. CREATION D UN STYLE Il existe deux méthodes pour créer un style de type paragraphe, caractère ou lié. On peut utiliser l une ou l autre, également commencer avec la première et terminer avec la seconde. a) Création d un style à partir de la sélection d une mise en forme existante Pour créer un style avec cette première méthode, simple et rapide, procédez ainsi : Mettez le texte en forme, puis sélectionnez-le. Affichez la galerie des styles et activez la commande «Enregistrer la sélection en tant que nouveau style rapide», en bas de la galerie. Dans la fenêtre «Créer un style à partir de la mise en forme», attribuez un nom au style, puis validez. La commande «Modifier» de la fenêtre permet, avant validation, de compléter le paramétrage du style en cours de création, en affichant la fenêtre utilisée dans la seconde méthode. b) Avec la fenêtre de création d un style Pour créer un style avec cette méthode, on utilise la fenêtre également titrée «Créer un style à partir de la mise en forme». Elle présente beaucoup plus de fonctionnalités. Pour afficher cette fenêtre : dans le volet Styles (pour l afficher, activez le lanceur du groupe Style), cliquez sur le premier bouton en bas du volet, d info-bulle «Nouveau style». «Style basé sur» : par défaut, le style indiqué est celui du texte dans lequel est placé le curseur. Attention : si le style choisi est ensuite modifié, le style basé dessus le sera également. Police et couleur : attention, si vous les modifiez, elles ne pourront plus être changées par l application des jeux de styles ou de thèmes (cf. 7). Elles demeureront telles qu elles ont été définies. Mettre à jour automatiquement : attention, si vous cochez cette case, toute modification qui sera effectuée sur un texte doté du style créé, modifiera automatiquement le style. 108

109 5. STYLE DE LISTE Comme tout style, l intérêt d un style de liste consiste à pouvoir être rapidement et facilement appliqué. Sous l onglet Accueil, dans le groupe «Paragraphe», si vous activez le troisième bouton de liste, d info-bulle «Liste à plusieurs niveaux», vous accédez à une «Bibliothèque de listes» (fichier List.Gal.dat). Ce ne sont pas des styles de listes. a) Création d un style de liste Pour créer un style de liste, procédez ainsi : Affichez la fenêtre «Définir un nouveau style de liste» : dans le groupe «Paragraphe», activez le bouton «Liste à plusieurs niveaux» > «Définir un nouveau style de liste». Attribuez un nom au style de liste. Pour chaque niveau («Appliquez la mise en forme à :»), définissez une puce : choix de la puce et de son format. Si la puce est une lettre ou un chiffre, la zone «A partir de :» permet d indiquer à partir de quelle lettre ou à partir de quel chiffre, on souhaite commencer la liste. Pour définir les positions des puces dans la liste, affichez la fenêtre «Modifier la liste à plusieurs niveaux» : activez le bouton «Format» «Numérotation». Renseignez la rubrique «Position». Vous pouvez aussi renseigner la fenêtre «Définir pour tous les niveaux». Pour l afficher, cliquez sur le bouton du même nom. ENTRAINEMENT OBJECTIF : Création et utilisation de styles. Ouvrez le document «CAFE» Créez un style Cadre1 : demandez taille 14, texte centré et en gras ; faites un encadrement double épais avec une trame grise à 20 % ; effectuez des retraits avant et après le texte de 4 cm ; appliquez ce style à tous les sous-titres (noms de pays). Créez un second style Texe1 : demandez taille 12, texte italique et justifié, couleur bleue ; effectuez des retraits avant et après le texte de 1 cm ; appliquez ce style à tous les paragraphes texte ; Faites une modification du style Cadrel afin de mettre la police en rouge. Tapez votre nom en en-tête à gauche (Insertion, En-tête et pied de page...). Imprimez le document et les styles. Enregistrez le document sous le nom «STYLES CAFE», puis fermez-le. b) Utilisation d un style de liste à plusieurs niveaux Activez le bouton «Liste à plusieurs niveaux», et sélectionnez le style dans la galerie «Styles de listes». 109

110 c) Modification Pour modifier un style de liste : activez le bouton «Liste à plusieurs niveaux», puis faites un clic droit sur le style à modifier, modifier. Les modifications sont automatiquement effectuées sur toutes les listes auxquelles le style a été appliqué. H. GESTION DES STYLES 1. Copier un style Pour copier un style vers un autre document, utilisez la fenêtre «Organiser» ouverte à l onglet Styles. Pour l afficher : Dans le volet Styles (pour l afficher, activez le lanceur du groupe Style), activez le 3ème bouton en bas du volet, d info-bulle «Gérer les styles» Dans la fenêtre «Gérer les styles», sous l onglet «Modifier», activez le bouton «Importer/Exporter». 2. Renommer ou supprimer un style Cette même fenêtre «Organiser» utilisée pour copier un style, permet également de renommer ou de supprimer des styles. Ouvrez cette fenêtre encore à l onglet Styles. 3. Modifier un style Il existe deux méthodes pour modifier un style : à partir de la mise en forme modifiée ou bien en utilisant la fenêtre «Modifier les styles». a) A partir de la mise en forme modifiée Appliquez le style à modifier sur un texte, puis effectuez les modifications de mise en forme souhaitées. Pour que le style soit modifié en conséquence : faites un clic droit sur le nom du style, «Mettre à jour pour correspondre à la sélection». b) Avec la fenêtre «Modifier les styles» Pour afficher la fenêtre «Modifier les styles» : faites un clic droit sur le style à modifier «Modifier». I. JEUX ET THEMES 1. Les jeux de styles Un jeu de styles est un ensemble de styles rapides, qui permet de changer rapidement la présentation d un document (polices, retraits, espacements, bordures, trames, etc.). Il existe treize jeux prédéfinis. 110

111 Pour afficher la galerie des jeux de styles : dans le groupe «Style», cliquez sur le bouton «Modifier les styles», Jeu de styles. Il est possible de créer ses propres jeux. Réalisez toutes les modifications de styles souhaitées, puis activez le bouton «Modifier les styles», Jeu de styles, Enregistrer en tant que jeu de styles rapides. Attribuez un nom au jeu de styles et enregistrez-le. 2. Les thèmes Un thème regroupe les caractéristiques d un jeu de styles (mises en forme polices et couleurs) auxquels sont ajoutés des effets graphiques. Ces effets graphiques s appliquent aux diagrammes SmartArts. Pour afficher la galerie des thèmes : sous l onglet «Mise en page», dans le groupe «Thèmes», activez le bouton «Thèmes». Les mêmes thèmes prédéfinis sont disponibles dans Excel 2007 et PowerPoint En utilisant les listes déroulantes correspondantes, on peut changer indépendamment les couleurs, les polices et les effets. On ne peut pas créer un jeu d effets personnalisé. En revanche, on peut créer un thème à partir d un jeu de couleurs et d un jeu de police (prédéfinis ou personnalisés) : Sélectionnez les deux jeux. Sous l onglet «Mise en page», dans le groupe «Thèmes», cliquez sur le bouton «Thèmes», «Enregistrer le thème actif». Saisissez le nom, éventuellement un autre emplacement de stockage, puis activez le bouton Enregistrer. 111

112 XXI. LONGS DOCUMENTS ET REFERENCES Ce chapitre s applique particulièrement aux longs documents. En effet, un long document comprend généralement des renvois, une ou plusieurs tables (table des matières, table des illustrations ), un en-tête et un pied de page, éventuellement un index. Sur le ruban, on utilisera principalement l onglet «Références». A.. VOLET «NAVIGATION» Le volet «Navigation» s affiche par défaut, à gauche du document. S il a été fermé, pour l afficher : sous l onglet «Affichage», dans le groupe «Afficher», cochez la case «Volet de navigation». - Pour déplacer le volet : cliquez-glissez sur sa barre de titre. Pour le replacer à sa position d origine, double-cliquez sur sa barre de titre. - Pour élargir ou pour rétrécir le volet : cliquez-glissez sur son bord droit. Des points de suspension indiquent la présence de texte. Elargissez le volet si vous souhaitez lire tout le titre. - Pour fermer le volet : cliquez sur la croix située dans la barre de son titre. Le volet de Navigation comporte trois onglets : Le premier onglet affiche les titres du document Le deuxième onglet affiche les pages du document en miniature Le troisième onglet affiche les résultats d une recherche effectuée 1. Affichage des titres du document et modification du texte Le volet des titres du document affiche la liste des paragraphes dotés d un niveau hiérarchique (c est-à-dire qui ne sont pas en «corps de texte»). Il s agit généralement de la liste des titres, auxquels on a appliqué un style de Titre (Titre 1 à Titre 9). 2. Affichage des pages du document en miniature Le deuxième onglet du volet de navigation affiche les pages du document en miniatures. La page dans laquelle est situé le curseur est encadrée. Les numéros des pages sont indiquées sous les miniatures. Cliquer sur une miniature ou sur sa page, déplace le curseur au début de la page correspondante du document. Les flèches en haut du volet permettent de se déplacer à la page précédente ou à la page suivante. Le curseur se place en début de page. 3. Affichage des résultats d une recherche Le volet de navigation de ce troisième onglet, affiche une zone de saisie avec menu déroulant, permettant d indiquant la recherche à effectuer. Les options «Recherche avancée», «Remplacer» et «Atteindre» affiche la fenêtre «Rechercher et remplacer». La saisie de mots dans la zone adéquate entraîne : D une part leur soulignement dans le document, D autre part l affichage des résultats de la recherche dans le volet de navigation. 112

113 B. AFFICHAGE EN MODE PLAN Pour afficher le document en Mode Plan : sous l onglet Affichage, dans le groupe «Affichages document», cliquez sur le bouton «Mode Plan». Ou bien cliquez directement sur ce bouton dans la barre d état. Comme son nom l indique, le «Mode Plan» sert à gérer le plan d un document. Le mode Plan n est pas seulement un mode d affichage. Dans ce mode, on peut modifier le document : déplacer titres et paragraphes attenants, les monter ou les baisser de niveau, rajouter si nécessaire des paragraphes. A la différence de l affichage des titres dans le volet «Navigation», où ne sont affichés que les textes dont le style a été doté d un niveau hiérarchique, on peut visualiser en mode Plan tout le document. Les paragraphes en corps de texte (donc sans niveau hiérarchique) sont également affichables. Sur le ruban, on se servira des commandes de l onglet supplémentaire «Mode Plan». Sélection : Les paragraphes sont précédés de signes. Cliquer sur le signe sélectionne le paragraphe uniquement, tandis que cliquer sur le signe sélectionne le paragraphe, ainsi que les paragraphes de niveaux inférieurs. 1. Affichage et modification du niveau hiérarchique Pour voir le niveau hiérarchique du texte où est placé le curseur, ainsi que pour modifier ce niveau : utilisez la première zone avec menu déroulant, encadrée de flèches vertes. Dans cette zone, s affiche le niveau du paragraphe dans lequel est placé le curseur. Pour modifier ce niveau, utilisez les flèches vertes encadrant la zone : C. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS Un long document contient généralement une table des matières, parfois une table des illustrations. 1. Table des matières Une table des matières permet de visualiser les titres, également d atteindre une partie du document. Elle fait référence aux paragraphes dotés d un style ayant un niveau hiérarchique. Dans le ruban, sous l onglet Références, on utilisera le groupe «Table des matières». Pour pouvoir faire partie de la table, un paragraphe doit avoir un style doté d un niveau hiérarchique Pour qu un paragraphe puisse figurer dans une table des matières, son style doit avoir un niveau hiérarchique, c est-à-dire ne pas être «Corps de texte». 113

114 Pour attribuer un niveau hiérarchique à un style de paragraphe : placez le curseur dans le paragraphe, dotez le paragraphe d un style de Titre (Titre 1 à Titre 9). Appliquer un style de Titre (Titre 1 à Titre 9) a) Création de la table des matières Placez le curseur où doit commencer la table des matières. Par définition, un sommaire se place en début d ouvrage, tandis qu une table des matières se place à la fin. Puis activez le bouton «Table des Word 2010 propose deux modèles de tables des matières. Elles peuvent intégrer les paragraphes de styles niveaux 1, 2 et 3. Chaque niveau de prise en compte des niveaux hiérarchiques, activez l option Insérer une table des matières, bouton option b) Modification des styles de titres de la table des matières Une table des matières possède ses propres styles de titres TM1 TM9. Ils sont modifiables, comme tout style. Après activation du bouton «Modifier» de la fenêtre «Table des matières», on peut sélectionner un style de titre dans la fenêtre «Style», puis afficher la fenêtre «Modifier un style» en appuyant sur le bouton «Modifier». c) Utilisation de la table des matières Pour atteindre un paragraphe : Ctrl + clic sur sa ligne. Le pointeur prend l aspect d un doigt pointé. La page s affiche avec le curseur positionné devant le paragraphe demandé. d) Mise à jour de la table des matières Si des modifications sont apportées dans le document, elles peuvent être répercutées dans la table. Pour afficher la fenêtre «Mettre à jour la table des matières» Cliquez dans le ruban Référence sur le bouton «Mettre à jour la table», Ou bien placez le curseur dans la table, puis appuyez sur la touche F9, Mettre à jour toute la table. Sélectionnez la table des matières, faites un clic droit dessus, «Mettre à jour les champs», «Mettre à jour toute la table». 114

115 e) Suppression de la table Sur le ruban, activez le bouton «Table des matières», puis cliquez sur «Supprimer la table des matières». ENTRAINEMENT OBJECTIF : Création d'un plan. Ouvrez le document «Rapport». Sélectionnez le titre : PORTRAIT. Modifiez et appliquez le style: Titre 1 sur ce paragraphe : Police Arial, Gras, Taille 16, Alignement gauche, Espacement avant et après de 12 pt, Tabulation à 1 cm et aucune numérotation. Appliquez ce style Titre 1 sur les titres : NATURE, ECONOMIE, ARCHITECTURE et TECHNOLOGIE. Sélectionnez le paragraphe : Un cas de guerre entre nord et sud (page 5). Modifiez et appliquez le style: Titre 2 sur ce paragraphe : Police Arial, Gras, Italique, Taille 12, Alignement gauche, Espacement après de 6 pt, Tabulation à 2 cm et aucune numérotation. Appliquez ce style Titre 2 sur le paragraphe : Vers une économie de pénurie. Cliquez sur le 1 er paragraphe : Après la grande ruée vers l'or... Modifiez le style Normal sur ce paragraphe (Police : Arial, Taille : 11, Alignement justifié). Numérotez les titres du plan. Choisissez la 6 éme présentation dans l'onglet Hiérarchisation. Imprimez ce plan. Affichez votre document en mode Page. Enregistrez ce document sous le nom «RAPPORT 1» puis fermez-le. ENTRAINEMENT OBJECTIF : Création d'une table des matières Ouvrez le document «RETRAITE 2». Demandez un affichage en mode Normal par le menu Affichage Normal et remontez en haut du document (Ctrl + Origine). Créez un saut de page, Revenez au début du document. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour insérer une marque de paragraphe. Le style Titre 1 s'affiche, sélectionnez ce paragraphe ; et demandez par la liste des styles le style Normal. Saisissez SOMMAIRE et appuyez 4 fois sur la touche Entrée de votre clavier pour insérer 4 lignes. Sélectionnez le titre SOMMAIRE, centrez-le, mettez-le en caractères gras et en taille 36. Cliquez sur la ligne 5 (dernier retour ligne en dessous du mot SOMMAIRE). Appelez l onglet Insertion, lanceur du groupe Tables et index, onglet Tables des matières. Dans la zone Format, cliquez sur Officiel. Vérifiez que les options Afficher les numéros de page et Aligner les numéros de page à droite sont cochées. 115

116 Dans la zone Afficher les niveaux cliquez sur la flèche descendante pour afficher le niveau 2. Dans la zone Caractères de suite vérifiez que les points de suite sont affichés. Validez. La table des matières s'insère automatiquement. Pour accéder à la page correspondante à l'un des titres, cliquez sur le titre tout en appuyant sur Ctrl. 2. Table des illustrations Les illustrations peuvent être par exemple des graphiques, des tableaux ou des dessins. On peut créer une table par type d objets. Une table des illustrations fait référence à des objets dotés d une légende. Dans le ruban, sous l onglet Références, on utilisera le groupe «Légendes». a) Légender les illustrations Comme il est nécessaire que les paragraphes aient des niveaux hiérarchiques de styles pour faire partie d une table des matières, des légendes doivent être attribuées aux illustrations pour qu elles puissent faire partie de la table. Si on supprime une illustration sans supprimer sa légende, celle-ci reste dans la table. Sélectionnez l objet, puis affichez la fenêtre «Légende», en activant le bouton «Insérer une légende». que celles proposées. L option «Nouvelle étiquette» permet de saisir une autre étiquette b) Création de la table des illustrations Placez le curseur où doit commencer la table, puis activez le bouton «Insérer une table des légendes». Choisissez les options souhaitées, notamment le type de Légende, qui correspond à l étiquette. On peut créer autant de tables que d étiquettes utilisées dans le document : une table d images, une autre de tableaux, une autre de graphiques, etc. La mise à jour et l utilisation des tables sont effectuées comme pour une table des matières. Pour la supprimer, sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche Suppr. D. INDEX Exemple : Chat Cheval... 11, 79 Course Trait... 15, 53 Chien Un index se présente comme une liste alphabétique d expressions et de sous-expressions accompagnées d un ou de plusieurs numéros de page. 116

117 1. Principe La mise en place d un index s effectue en deux étapes : a) Marquage des expressions : Soit individuellement : on parcourt le document, on sélectionne les expressions, puis on les marque une à une. Soit on utilise un fichier d indexation contenant la liste des expressions à indexer, et on les marque en une fois. On peut compléter ensuite avec des marquages individuels. Une fois marquée, une expression devient «entrée d index» b) Création de l index et mise à jour (1) Création Placez le curseur où doit commencer l index. Affichez la fenêtre «Index» en cliquant sur le bouton «Insérer l index». Indiquez les options souhaitées. (2) Mise à jour L index étant un champ (c est-à-dire un emplacement réservé à une catégorie de données), sa mise à jour s effectue comme celle de tout champ : faites un clic droit sur l index, «Mettre à jour les champs», ou bien appuyez sur la touche F9. OBJECTIF : Création d'un index. Ouvrez le document «TABLE DES MATIÈRES». Vous allez définir les entrées d'index. Sélectionnez le groupe de mots : RESULTA TS DE L ENQUETE situé sur la 2 ème page de votre document sans l'article ; appelez le menu Insertion, Référence, Tables et index, onglet Index ; cliquez sur le bouton Marquer entrée ; cliquez sur Marquer puis sur Fermer ; Votre texte apparaît sous cet aspect : LES RESULTATS DE L'ENQUETE {XE "RESULTATS DE L'ENQUETE"}. Sélectionnez ensuite le mot Méthodologie ; appelez le menu Insertion, Référence, Tables et index, onglet Index ; cliquez sur Marquer entrée puis cliquez sur Marquer. «Laissez la fenêtre Marquer les entrées d'index ouverte puis cliquez dans votre document et descendez afin de sélectionner ensuite le groupe de mots Taux de Remplacement. Pour que Word enregistre cette nouvelle entrée, cliquez dans la zone Entrée et votre expression s'affiche alors à cet endroit, puis cliquez sur Marquer. Continuez ensuite à faire les mêmes manipulations pour tous les Titre 1 et tous les Titre 2 de votre document, sans sélectionner les articles. Une fois toutes les entrées définies, cliquez sur Fermer. Création de l'index «Appuyez sur ies touches Ctrl + Fin pour aller à la fin du document ; appelez le menu Insertion saut, saut de page, OK pour créer un saut de page entre le document et l'index ; saisissez le mot INDEX et appuyez 3 fois sur la touche Entrée de votre clavier ;» sélectionnez le mot INDEX, centrezle, mettez-le en caractères gras et en taille 36 ; appuyez sur les touches Ctrl + Fin pour aller à la fin du document. 117

118 Appelez le menu Insertion, Référence, Tables et index, onglet Index ; dans la zone Format, choisissez Avec puces ; activez la commande Aligner ies numéros de page à droite, demandez une colonne, dans la zone Caractères de suite, cliquez sur la flèche et sélectionnez :... cliquez sur OK. Word génère l'index. Modification des styles de l'index Appelez le volet des styles ; cliquez sur le style Titre index ; demandez la modification et choisissez une police Comic sans Ms, gras, taille 14, Validez. Modifiez ensuite le style Index 1 afin de le mettre en Comic Sans MS ; cliquez sur le bouton Format et choisissez Police et activez l'option Majuscules. Validez Votre index est modifié. Imprimez la page contenant l'index (cf. page suivante). Enregistrez le document sous le nom «INDEX» et fermez-le. 118

119 XXII. PUBLIPOSTAGE Comme son nom l indique, un publipostage est l ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes, chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.). On appelle également «publipostage» ce courrier. On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoire. Nous étudierons le publipostage en prenant le cas courant d une lettre publicitaire. La réalisation d un autre type de document ne présente aucune difficulté particulière. La réalisation d un publipostage requiert : Un 1er document contenant une source de données, en l occurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnées. Un 2ème document, qui sert de base au courrier envoyé. Le publipostage est un 3ème document constitué à partir des deux fichiers précédents. Des champs de fusion ont été insérés dans le document de base (courrier dans le cas d une lettre publicitaire). Ces champs contiennent des données sur les destinataires. A. LA SOURCE DE DONNEES 1. Exemple d un tableau réalisé sous Word Pour établir le 1er document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez simplement procéder ainsi : Créez un nouveau document. Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : sous l onglet «Insertion», activez le bouton «Tableau». Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires. Ce tableau doit être le plus simple possible, il n est que fonctionnel, destiné à la création du publipostage. Il ne doit pas y avoir plus d un paragraphe vide au-dessus du tableau. Vérifiez-le en activant le bouton «Afficher tout». Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Ce sont les noms des champs : Civilité, Nom, Prénom etc. Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Utilisez la touche Tab pour passer d un champ à l autre. Chaque ligne constitue un enregistrement. Consignes : Au sein d une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison Maj (Shift) + Entrée. Peu importe si le texte d une cellule n est pas entièrement visible dans la cellule. N ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules. Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide. En revanche, une cellule peut être vide. 119

120 - Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de données du dossier Documents - Fermez le fichier. Exemple Prenom Nom Adresse Code postal Ville Civilité Madame Véronique Loiseau 5 rue des Le Beaulieu Mésanges Monsieur Adrien Victor 10 allée du Château Villepinte-sur- Mer 2. Diversité des sources de données On vient de voir l exemple d une source de données qui est un tableau réalisé sous Word. Elle peut être également un tableau Excel, une liste de contacts Outlook (Office 2010, non Outlook Express), une base d Access ou d un autre logiciel compatible avec Word. La source de données peut aussi être créée en cours de publipostage. B. LE DOCUMENT DE BASE Dans l exemple pris, le document de base est le courrier à envoyer. A la différence du tableau, ce document sera transmis. Sa mise en forme doit donc être soignée. C. REALISATION On utilise les commandes de l onglet «Publipostage». 1. Démarrage du publipostage, indication du type du document de base Activez le bouton «Démarrer la fusion et le publipostage». Cliquez sur le type du document de base(dans l exemple, «Lettres»). L option «Document Word normal» sert à convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dénué de liens. Présentement, le document de base ne contient pas encore de champ. 2. Sélection de la source de données Les données concernant généralement des destinataires de courriers, le bouton à activer a été nommé «Sélection des destinataires». Exemple : cliquez sur «Sélection des destinataires», puis sur «Utiliser la liste existante».ouvrez le fichier de tableau de données réalisé sous Word (Documents \ Mes sources de données \ nom_du_fichier) La commande «Entrer une nouvelle liste» permet de créer une liste de données, à partir de la fenêtre «Créer une liste d adresses». Utilisez la touche Tab pour passer d un champ à l autre. 120

121 L activation du bouton «Personnaliser colonnes» permet d ajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs. 3. Modification de la liste des destinataires Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fenêtre «Fusion et publipostage : Destinataires» en activant le bouton «Modifier la liste de destinataires». Elle contient en ligne d en-tête les noms des champs (chacun est doté d un menu déroulant ) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d une case à cocher ). Explorez-la. En cliquant sur la source de données, on peut activer ensuite le bouton «Modifier». Vous pouvez trier (par nom, par ville ) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (dans l exemple pris, vous pouvez décider de n envoyer un courrier qu aux habitants de la ville «Le Beaulieu»). Quand un filtre (c est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleutée. 4. Insertion de champs dans le document principal a) Insertion des champs de fusion On peut ajouter un à un les champs de la liste des destinataires (dans l exemple, les champs sont Civilité, Prenom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton «Insérer un champ de fusion», puis les disposer dans le document (ou bien commencer par placer le curseur avant d insérer le champ). Il est également possible d insérer «d un bloc» plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l adresse ou au téléphone, en activant le bouton «Bloc d adresse». La fenêtre «Insertion du bloc d adresse» s affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d adresse. Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d adresse. Après sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés. 121

122 Remarque : Après insertion dans le courrier, les codes des champs peuvent être affichés ou masqués en sélectionnant le courrier (Ctrl + A), puis en tapant Maj (Shift) + F9 (comme pour tout champ). Ou bien : clic droit sur la sélection > «Basculer les codes de champs». Les champs de fusion sont nommés «MERGEFIELD». b) Insérer une formule d appel Pour afficher la fenêtre «Insérer une formule d appel», activez le bouton «Formule d appel». Une formule d appel est par exemple : Madame, Monsieur, Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquez sur le bouton «Faire correspondre les champs». Exemple : à «Titre», faites correspondre «Civilité». Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus >«Modifier la formule d appel». Si on affiche les champs (sélection, puis Maj (Shift) + F9), on voit qu un champ formule d appel est nommé «GREETINGLINE». c) Insertion d un champ avec le bouton «Règles» Vous pouvez ajouter d autres champs, selon certains critères, certaines «règles». «Demander» : on définit un nom de signet, ainsi qu une invite. Après fusion, la réponse à cette invite sera affichée aux emplacements du document, où l on aura inséré un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi). On peut ainsi fusionner un même document, chaque fois avec des réponses différentes à cette invite. «Remplir» : cette fois-ci, il n y a pas de signet. Sinon, le principe est le même. La réponse à l invite est insérée dans le document fusionné. «Si Alors Sinon» : un texte sera inséré à l emplacement du curseur sous condition de la valeur d un champ. Exemple : le mot «Cher» sera ajouté si le champ Civilité est Monsieur. Sinon ce sera le mot «Chère». Dans la zone «Comparer avec», orthographiez le texte saisi exactement comme il l est dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou minuscule). Numéro d enregistrement et numéro de séquence : le premier correspond au numéro de tous les enregistrements de la source de données, tandis que le second correspond au numéro de l enregistrement de l ensemble des destinataires concernés par la fusion. S il n y a pas eu de filtrage, ces deux numéros sont identiques. «Suivant» : le document fusionné comprendra les 1er, 3ème, 5ème enregistrements concernés par la fusion. Si on insère deux fois cette option, il contiendra les 1er, 4ème, 7ème enregistrements concernés par la fusion. 122

123 «Définir un signet» : cette option permet d insérer une valeur de signet aux emplacements souhaités. d) Aperçu des résultats Avant de fusionner le document de base (dans l exemple, la lettre), il convient d avoir un aperçu du travail. Activez le bouton «Aperçu des résultats». Vous pouvez utiliser les différents boutons du groupe «Aperçu des résultats». Le bouton «Rechercher un destinataire» permet d effectuer une recherche sur un champ quelconque de la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter des textes, insérer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits...) etc. Ces modifications réalisées sur une seule lettre seront effectuées automatiquement sur toutes les autres. e) Terminer et fusionner Il existe trois options possibles : (1) «Modifier des documents individuels» La fusion s effectue vers un nouveau document. Dans l exemple, le nouveau document, nommé par défaut Lettres1, rassemble tous les courriers séparés par un saut de section, chaque courrier débutant sur une nouvelle page. (2) «Imprimer les documents» Le document fusionné est imprimé, sans création de nouveau document comme précédemment. (3) «Envoyer des messages électroniques» Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook. En début de publipostage, le type du document de base à sélectionner après activation du bouton «Démarrer la fusion et le publipostage» est «Messages électroniques». Un champ mail doit figurer dans les coordonnées de la liste des destinataires. Dans la fenêtre «Fusionner avec un message électronique», c est le nom de ce champ qu il convient de choisir dans la zone suivant «A :». 5. L assistant en six étapes Plutôt que d utiliser la méthode précédente, il est possible de réaliser un publipostage en étant aidé par un «Assistant». Il guide les opérations en six étapes. Pour afficher le volet «Fusion et publipostage», activez le bouton «Démarrer la fusion et le publipostage», puis sélectionnez la commande «Assistant Fusion et publipostage pas à pas». En haut du volet, est indiquée l étape actuelle. En bas du volet, sont précisées l étape suivante et l étape précédente. Il est toujours possible de revenir à l étape 123

124 précédente. 1ère étape : type du document de base Précisez le type du document de base (dans notre exemple, «Lettres»). Cliquez en bas du volet sur «Suivante». 2ème étape : sélection du document de base Précisez le fichier contenant le document de base. Dans notre exemple, on a placé le curseur sur le document de base. Il convient donc de choisir «Utiliser le document actuel». Cliquez sur «Suivante». Si vous choisissez l une des deux autres options, le document actif (sur lequel apparaît le curseur) sera effacé, d où l importance de partir d un document vierge. 3ème étape : sélection de la source de données Ouvrez le fichier contenant la liste des destinataires. La fenêtre «Fusion et publipostage : Destinataires» s affiche. A partir de cette étape, les deux documents (Document de base et Liste des destinataires) sont reliés. 4ème étape : création du document principal 5ème étape : aperçu du document final 6ème étape : lancement de la fusion Ces trois dernières étapes ne présentent aucune difficulté particulière. Entrainement : Objectif : Réaliser un publipostage dans WORD avec une condition de sélection d enregistrement. Créez une lettre de publipostage Créez la source de données conformément au tableau suivant Enregistrez la source de données sous le nom de «Fichier Expo». Complétez la lettre type en y insérant le texte et les champs de fusion comme dans l écran suivant. 124

125 Faites la mise en forme, et enregistrez la lettre type sous le nom «Exposition rentrée». Effectuez la fusion et imprimez la lettre contenue sur la page 2. Fermez le résultat de votre fusion sans enregistrer. Vous allez maintenant créer une condition à votre publipostage : - Si les personnes habitent Paris, Nous les convions le 20 septembre, sinon, pour les autres, ce sera le 30 septembre. Cette condition sera insérée en dessous de la ligne 30 ème exposition de rentrée. Testez votre publipostage en imprimant la lettre de la troisième page et fermez sans enregistrer. Vous allez ensuite filtrer la liste des destinataires afin de ne fusionner les courriers uniquement pour les clients habitant Paris ou Lille. Réalisez votre fusion et enregistrez le résultat de votre fusion sous le nom de rentrée2. La création d étiquettes Pour compléter votre travail de publipostage, vous allez créer les étiquettes ou les enveloppes (selon votre choix) qui accompagnerons les courriers précédemment créés. Remarque : 125

126 Si vous choisissez étiquettes utilisez le modèle L7161 qui peut s imprimer sur une feuille normale. Si vous choisissez enveloppe, Choisissez votre taille d enveloppe en fonction de votre papier et de votre imprimante. La zone du destinataire comportera les champs et texte suivant : Entrainement : OBJECTIF : Réalisation d'un publipostage avec un fichier Excel. Créez un nouveau document qui servira de document principal pour le publipostage (cf. : suite). Lancez le publipostage sachant que la source de données existe : c'est un fichier Excel qui se nomme Fournisseur. Word vous demande si vous désirez travailler avec la feuille entière ou avec un nom : choisissez le nom base et validez. Construisez ensuite votre document principal (cf. : page suivante). Modifiez les marges : haute à 4 cm et 2 cm pour les autres. Posez une tabulation gauche à 9 cm pour l'adresse et la date et insérez les champs de fusion aux endroits désirés. Construisez ensuite un tableau 3 colonnes et 9 lignes. Travaillez votre tableau au niveau de la taille des colonnes, réalisez des fusions de cellules... puis insérez les champs de fusion. Enregistrez le document sous le nom «ENVOI FACTURE». Pour les conditions de paiement, vous allez personnaliser la phrase et donc créer une condition : Si le montant TTC est supérieur ou égal à 200 Euros, on veut obtenir Valeur en votre aimable règlement dès réception, sinon on veut Valeur en votre aimable règlement sous quinzaine. Faites une fusion dans un nouveau document afin de vérifier que tout se passe bien. Vous remarquez que les chiffres ont beaucoup de décimales. Vous allez donc modifier les champs de fusion. "N'enregistrez pas le résultat de la fusion et revenez dans votre document principal. 126