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2 COMMISSIONER'S DIRECTIVE DIRECTIVE DU COMMISSAIRE Number - Numéro: Date Page: 1 of/de 4 COMMUNICATIONS WITH STAFF/OFFENDERS COMMUNICATION ENTRE EMPLOYÉS ET ENTRE EMPLOYÉS ET DÉLINQUANTS POLICY OBJECTIVES 1. To encourage and enhance effective communication among all Service staff which ensures they are informed of Service objectives, policies, performance results, issues and concerns. 2. To encourage and enhance effective communication between staff and offenders which is professional and competent and contributes to the offender's positive involvement in programs. RESPONSIBILITIES 3. It is the responsibility of all staff to communicate to those concerned all relevant information that may affect operations. 4. Line managers have primary responsibility for ensuring open and honest communications within the regions, recognizing the importance of keeping staff members fully informed on matters that impact on them. 5. Management at all levels shall provide the systems, the impetus and the tools to operational staff to facilitate communication. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE 1. Encourager et favoriser la communication efficace entre tous les membres du personnel du Service de sorte qu'ils soient au courant des objectifs, de la politique, des résultats attendus en matière de rendement, des problèmes et des préoccupations du Service. 2. Encourager et favoriser, entre employés et délinquants, une communication à la fois efficace, professionnelle, utile et qui favorise la participation des délinquants aux divers programmes. RESPONSABILITÉS 3. Il incombe à tous les membres du personnel de communiquer aux intéressés tous les renseignements susceptibles d'influer sur les activités. 4. On reconnaît qu'il est important de garder les membres du personnel pleinement au courant des questions qui les touchent, et c'est d'abord aux gestionnaires hiérarchiques qu'incombe la responsabilité de maintenir des communications ouvertes et honnêtes au sein de leur région. 5. À tous les échelons, l'administration doit fournir au personnel du niveau opérationnel les systèmes, la motivation et les outils nécessaires pour faciliter la communication. CSC/SCC 1-10 (R-86-08)

3 Number - Numéro: Date Page: 2 of/de 4 6. Immediate supervisors shall be recognized as the key link in communications with their subordinates and will: a. provide employees with formal and informal opportunities for expressing their ideas and concerns; b. positively motivate employees toward the achievement of Service and individual goals; c. consult their staff and provide feedback; and 6. En matière de communication, les surveillants immédiats doivent être reconnus comme étant les agents de liaison-clé avec leurs subalternes, et ils : a. fourniront aux employés des occasions officielles et officieuses leur permettant d'exprimer leurs idées et leurs préoccupations; b. motiveront les employés à atteindre les objectifs du Service tout comme leurs objectifs personnels; c. consulteront les employés sous leur responsabilité et leur fourniront des renseignements; et d. recognize the achievement of employees. d. reconnaîtront les réalisations des employés. 7. Staff members are responsible for reporting to the appropriate authorities any observed action by offenders which: a. could have implications concerning the security of operational units; or b. could be of interest or relevance in the case management of a particular offender. COMMUNICATIONS WITH STAFF 8. Internal communications, the flow of information between organizational units, as well as between management and employees will be facilitated by every means available. 7. Les membres du personnel doivent signaler, aux autorités concernées, toute action commise par les délinquants qui est susceptible : a. d'influer sur la sécurité des unités opérationnelles; ou b. d'avoir de l'intérêt pour la gestion du cas d'un délinquant particulier. COMMUNICATION ENTRE EMPLOYÉS 8. La communication interne, les échanges de renseignements entre les unités organisationnelles de même qu'entre la direction et les employés, sera facilitée par tous les moyens à la portée des personnes concernées. CSC/SCC 1-11 (R-86-08)

4 Number - Numéro: Date Page: 3 of/de 4 9. Meetings should be held in all units and components of the Service at a frequency that will ensure an effective communication and decision-making process. 10. The Exit Interview Program established in accordance with the guideline attached to this Commissioner's Directive, should be used to determine why staff members leave their positions in the Service in order to increase the level of job satisfaction and quality of work life through the reduction of those negative factors identified by exiting employees. COMMUNICATION WITH OFFENDERS 11. The Service shall endeavour to communicate effectively with offenders through such forms as inmate handbooks, orientation programs, written regulations, communiqués concerning new programs, and through inmate committees. 12. Staff shall endeavour to communicate with offenders on a regular basis and, in this context, staff must ensure that all communication is professional and contributes to the development of constructive relationships. 13. In addition to routine communication with offenders, institutions and parole offices shall develop and implement mechanisms to involve offenders, to the greatest extent possible, in operational decisions that affect the quality of their lives. 9. Des réunions devraient être tenues dans toutes les unités et les composantes du Service aussi souvent qu'il est nécessaire pour assurer l'efficacité des communications et du processus décisionnel. 10. Le programme d'entrevues de fin de service, établi conformément à la ligne de conduite jointe à la présente directive, devrait être utilisé pour déterminer les raisons pour lesquelles les employés quittent leur poste au sein du Service. Les renseignements ainsi obtenus permettront d'augmenter la satisfaction et la qualité de vie au travail en réduisant l'impact des facteurs négatifs reconnus par les employés sortants. COMMUNICATION AVEC LES DÉLINQUANTS 11. Le Service doit s'efforcer de communiquer de façon efficace avec les délinquants, entre autres, au moyen de manuels destinés aux détenus, de programmes d'orientation, de règlements écrits, de communiqués sur les nouveaux programmes et par l'entremise des comités de détenus. 12. Les employés doivent s'efforcer de communiquer régulièrement avec les délinquants et veiller à ce que cette communication soit à caractère professionnel et contribue à créer de bonnes relations. 13. Aux communications habituelles avec les délinquants, les établissements et les bureaux de libération conditionnelle doivent élaborer et mettre en oeuvre des mécanismes qui permettent de faire participer le plus possible les délinquants à la prise des décisions opérationnelles qui influent sur la qualité de leur vie. CSC/SCC 1-11 (R-86-08)

5 Number - Numéro: Date Page: 4 of/de 4 LANGUAGE 14. Normally, offenders shall have access to any publication of the Service which is not restricted as a result of the Privacy Act, the Young Offenders Act or the Access to Information Act. 15. Every inmate has the right to use his own language, whether or not it is one of the official languages, in his correspondence, with his visitors and with other inmates, unless security considerations dictate otherwise. LANGUE 14. Les délinquants doivent généralement avoir accès à toutes les publications du Service qui ne sont pas à diffusion restreinte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur les jeunes contrevenants ou de la Loi sur l'accès à l'information. 15. Chaque détenu a le droit d'utiliser sa langue maternelle, qu'elle soit ou non officielle, pour écrire, recevoir ses visiteurs et communiquer avec les autres détenus, à moins qu'il en soit décidé autrement pour des raisons de sécurité. Commissioner, Le Commissaire, Original signed by / Original signé par Ole Ingstrup CSC/SCC 1-11 (R-86-08)

6 Date GUIDELINES 020 LIGNES DE CONDUITE Page: 1 of/de 4 GUIDELINES FOR EXIT INTERVIEW PROGRAM LIGNES DE CONDUITE POUR LE PROGRAMME D'ENTREVUES DE FIN DE SERVICE OBJECTIVES 1. To determine why staff members leave their positions in the CSC. 2. To develop a program by which exiting employees are processed as systematically as recruited employees. 3. To increase the level of job satisfaction and quality of work life through the reduction of negative factors identified by exiting employees. 4. To identify overall trends and major contributors to employee turnover and to attempt to reduce the rate of turnovers by using the collected information in order to manage resources more effectively. EMPLOYEE PRE-EXIT QUESTIONNAIRE 5. Personnel Services will provide the form CSC 850, "Employee Pre-Exit Questionnaire", under confidential memorandum to the exiting employee. 6. The employee, at his or her own discretion, may complete and return the Pre-Exit Questionnaire to the the Regional Personnel Administrator at the institutional level or the Chief, Human Resources Planning at the NHQ level. OBJECTIFS 1. Déterminer la raison pour laquelle des membres du personnel du SCC quittent leur poste. 2. Élaborer un programme dans le cadre duquel les membres du personnel sortants suivront un processus aussi systématique que les employés recrutés. 3. Augmenter la satisfaction et la qualité de vie au travail en réduisant l'impact des facteurs négatifs reconnus par les membres du personnel sortants. 4. Reconnaître les tendances générales et les principaux facteurs contribuant au roulement du personnel et essayer d'en réduire le taux en gérant les ressources plus efficacement grâce aux données collectées. QUESTIONNAIRE DE PRÉ-DÉPART D EMPLOYÉ 5. Les services du Personnel fourniront à l'employé sortant le formulaire SCC 850 "Questionnaire de pré-départ d'employé(e)", sous pli confidentiel. 6. L'employé peut, à son gré, remplir le questionnaire et l'envoyer à l'administrateur régional du Personnel au niveau de l'établissement, ou au chef de la Planification des ressources humaines au niveau de l'ac. CSC/SCC 1-16 (R-86-07)

7 Date GUIDELINES 020 LIGNES DE CONDUITE Page: 2 of/de 4 EXIT INTERVIEW PROCESS 7. As provided for in the Pre-Exit Questionnaire, employees have an option to discuss the contents of the questionnaire and/or their reasons for leaving with the Regional Personnel Administrator at the institutional level or the Chief, Human Resources Planning at the NHQ level. 8. The Exit Interview will concentrate on five main areas. a. The job the employee is exiting, and will include an assessment by the employee as to how his or her attitude, interest, job satisfaction and opportunities for advancement were influenced by job related duties. b. The working relationship between the employee and the supervisor and will include an assessment by the employee as to the type of direction, assistance, information, recognition for achievement and level of communication provided by the supervisor, and approach utilized for disciplinary matters. c. The employee's psychological and physical job environment and will include an assessment by the employee as to how she or he feels about the cleanliness, noise levels, climate, comfort, safety and peer relations etc. concerning the job environment. ENTREVUE DE FIN DE SERVICE 7. Comme il est indiqué dans le questionnaire de pré-départ les employés ont la possibilité de discuter le contenu du questionnaire ou leurs motifs de départ avec l'administrateur régional du Personnel au niveau de l'établissement, ou avec le chef de la Planification des ressources humaines au niveau de l'ac. 8. L'entrevue de fin de service portera sur les cinq points principaux indiqués ci-après. a. Le poste que l'employé quitte. L'employé évalue la mesure dans laquelle son attitude, son intérêt et sa satisfaction au travail et ses possibilités d'avancement ont été influencés par les fonctions du poste. b. La relation professionnelle entre l'employé et son surveillant. L'employé évalue ce qu'il a reçu de son surveillant en fait d'orientation, d'aide, d'information, de reconnaissance des réalisations et de communication, ainsi que la démarche suivie en matière de discipline. c. Le milieu de travail de l'employé sur les plans psychologiques et physiques. L'employé évalue son milieu de travail en ce qui concerne la propreté, le bruit, l'atmosphère, le confort, la sécurité et les relations avec ses collègues, etc. CSC/SCC 1-17 (R-86-08)

8 Date GUIDELINES 020 LIGNES DE CONDUITE Page: 3 of/de 4 d. The employee's attitude towards CSC's implementation of its Mission Statement, Core Values and policies in areas of compensation and benefits, training and career development, transfer and promotion, employment equity and official languages and any other policy areas of concern to employees. e. The employee's views concerning CSC as an employer and how the employee feels about what the Service is, what it does and how it does things. EVALUATION REPORTING 9. Human Resources Planning will conduct an evaluation of the results of the exit interview and pre-exit questionnaire. 10. Human Resources Planning areas in RHQ and NHQ will prepare quarterly reports by responsibility centre in regions and by branch at NHQ on the results by: a. comparing questionnaires of employees leaving with those of employees who have already left the Service; b. summarizing the reasons for employees leaving the Service; c. making observations and/or recommendations for improvement as required; d. L'attitude de l'employé envers la mise en oeuvre de l'énoncé de mission, des valeurs fondamentales et des politiques dans les domaines de la rémunération et des avantages, de la formation et du plan de carrière, des mutations et des promotions, de l'équité en matière d'emploi et des langues officielles, et autres secteurs de politique intéressant les employés. e. La manière dont l'employé perçoit le SCC en tant qu'employeur. L'employé donne son opinion sur ce qu'est le Service et comment il(elle) conçoit le rôle et l'action de celui-ci. RAPPORT D'ÉVALUATION 9. La Planification des ressources humaines évalue les résultats de l'entrevue de fin de service et du questionnaire de pré-départ. 10. Les secteurs de la Planification des ressources humaines dans les AR et à l'ac préparent des rapports trimestriels, par centre de responsabilité dans les régions, et par direction générale à l'ac. Pour cela ils doivent : a. comparer les questionnaires remplis par les employés qui partent avec ceux des employés qui ont déjà quitté le Service; b. résumer les raisons pour lesquelles les employés quittent le Service; c. le cas échéant, présenter des observations et des recommandations; CSC/SCC 1-17 (R-86-08)

9 Date GUIDELINES 020 LIGNES DE CONDUITE Page: 4 of/de 4 d. comparing the percentage of completed questionnaires against the total number of employees who have left the Service. 11. All exit interview quarterly reports will be forwarded to the Director General Personnel who will include as part of a SMC presentation, an analysis which will identify any trends, a comparison to previous turnover rates, and areas within which an increasing number of employees are exiting. d. comparer le pourcentage de questionnaires remplis avec le nombre total d'employés qui ont quitté le Service. 11. Tous les rapports trimestriels sur les entrevues de fin de service sont envoyés au directeur général du Personnel qui inclut, dans une présentation au CSG, une analyse déterminant les tendances, une comparaison avec les taux de roulement précédents et une liste des secteurs dans lesquels le nombre de départs augmente. Commissioner, Le Commissaire, Original signed by / Original signé par Ole Ingstrup CSC/SCC 1-17 (R-86-08)