UTILISATION DE MS/ACCESS (Introduction)

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1 ECOLE D INGENIEURS DU CANTON DE VAUD DEPARTEMENT E + I UTILISATION DE MS/ACCESS (Introduction) (Version 3.0, 2002) ETUDIANTS en informatique Sous la responsabilité du professeur A. GUERID EIVD, Yverdon-les-Bains, 1, Rte de Cheseaux Page 1 sur 132

2 Table des matières INTRODUCTION A MICROSOFT ACCESS... 4 Présentation de la base exemple... 6 Cahier des charges... 6 Modèle conceptuel de données... 6 Modèle relationnel... 7 CHAPITRE 1. UTILISATION (MOTEUR JET 4.0) Présentation du moteur de base de données JET Création d'une nouvelle base de données La fenêtre "Base de données" Définition des données Définition de la table CLIENT Définition de la table AGENCE Définition des tables DEPOT et RETRAIT Définition des relations entre les tables Insertion des données Insertion en mode feuille de données Insertion à partir d'un formulaire Importation de données depuis un fichier texte Consultation des données Interrogation en mode feuille de données Interrogation à l'aide d'une requête Requêtes SQL Sous-feuilles de données : Conception et utilisation d'un formulaire Formulaire instantané Personnalisation d'un formulaire Formulaire basé sur une requête Conception et utilisation d'un état Création d'un état simple sur une table Création d'un état avec regroupement sur une requête Page d accès aux données Création d'une petite application Conclusion sur le moteur JET 4.0 et sur Access CHAPITRE ACCESS2000 ET SQL SERVER 7.0 UTILISATION DU MOTEUR MSDE Présentation des technologies MSDE et SQL Server MSDE (Microsoft Data Engine)...71 Page 2 sur 132

3 2.1.2 SQL Server Le projet Access Création d un projet Access Où se situe physiquement la base de donnée? Les objets de MSDE/SQL Server Définition des données Les types de données SQL Server Création des tables Le schéma de base de données Insertion des données Insertion des données en mode feuille de données Insertion des données depuis un formulaire Importation des données depuis un fichier texte Consultation des données Les vues Les procédures stockées Etats, Pages d accès aux données, Création d une petite application Migration d une base de données JET vers MSDE/SQL Server Migration d une base de données MSDE/SQL Server vers JET Conclusion sur MSDE CHAPITRE 3. LANGAGE SQL Introduction Les nouveautés de SQL JET Comparaison entre SQL JET 4.0 et ANSI-SQL Différences principales Fonctions avancées du langage SQL du moteur Jet Fonctions SQL ANSI non gérées par SQL JET Les instructions de base Instruction SELECT Instruction INSERT Instruction DELETE Instruction UPDATE Quelques instructions particulières de SQL JET Instruction CREATE TABLE Instruction CREATE INDEX Instruction ALTER TABLE Instruction DROP Transact-SQL (T-SQL) Liste des mots réservés Microsoft Access SQL Page 3 sur 132

4 Introduction à Microsoft Access Microsoft Access est un système de gestion de base de données relationnelles (SGBDR) entièrement conçu pour l'environnement Windows, offrant à ce titre puissance et convivialité. La version Access 2000, qui est disponible depuis le mois de mai 1999, a subi de nombreuses améliorations par rapport à la version Access97. Cette notice est une mise à jour de la notice sur Access97 disponible à l eivd. Les notions de bases communes à Access97 et à Access2000 sont présentées en utilisant uniquement le nom Access. Les nouveautés seront présentées en spécifiant qu elles concernent uniquement Access2000 L'interface très conviviale d'access permet à un utilisateur débutant de créer rapidement une petite base de données, mais offre également aux spécialistes toute la puissance et la souplesse pour le développement d'applications professionnelles. De nombreux assistants permettent d'automatiser les tâches de définitions d'objets. L'utilisateur ne fait que de répondre aux questions posées pas le logiciel. Access est intégré dans la série des produits Microsoft Office conçus pour fonctionner ensemble. A ce titre, on peut très facilement importer, exporter ou lier dynamiquement de données avec des logiciels comme Word ou Excel. Le but du chapitre 1 est de permettre à un utilisateur débutant de se familiariser avec l'environnement et les possibilités de MS Access en créant une petite base de données exemple. La base de données exemple est basée sur l utilisation du moteur de base de donnée JET 4.0, qui est le moteur traditionnel fourni avec les différentes versions de Access. Les caractéristiques de JET seront détaillées dans le chapitre 1. Le chapitre 2 présente la nouveauté la plus fondamentale de Access2000, qui est de permettre l utilisation du moteur de base de données MSDE à la place du moteur JET. MSDE est un moteur de base de données 100% compatible avec le moteur de base de données de SQL Server 7.0. Une base de données ou une application développée en utilisant MSDE pourra être portée vers SQL Server 7.0 sans modifier une seule ligne de code de l application. Les capacités de MSDE seront détaillées dans le chapitre 2. La notion de projet Access permet d utiliser Access2000 comme client frontal d une base de données SQL Server 7.0, et de manipuler celle-ci depuis l interface de Access2000 au lieu d utiliser l interface de SQL Server 7.0. MSDE ne fait pas partie de la procédure d installation standard de Office 2000 ou de Access2000, mais il figure sur le CR-ROM de ces produits. Il peut également être utilisé pour la création d une application depuis l environnement de développement Visual Studio 6.0. Page 4 sur 132

5 Le chapitre 3 présente Access SQL, qui est un sur-ensemble de la norme SQL, complété par quelques fonctionnalités supplémentaires. L utilisation de MSDE nécessitera l utilisation de Transact-SQL, qui est le langage SQL utilisé par SQL Server 7.0. La programmation par macros et avec Access Basic demande des connaissances plus approfondies de l'environnement et sera présenté au chapitre 4 (Ce chapitre est encore basé sur Access97). Les captures d écran ont été effectuées avec Access2000 mais, sauf mention contraire, les manipulations sont semblables avec Access97. Page 5 sur 132

6 Présentation de la base exemple Cahier des charges Tout au long de cet apprentissage, nous allons utiliser un exemple concret dont le cahier des charges est le suivant : Une banque se propose d'informatiser les transactions effectuées par ses agences. Un client est identifié par un numéro et se caractérise par son nom, son adresse (rue, numéro de rue, localité et npa). Une agence est caractérisée par un numéro, un nom (exemple agence de la Gare...) ainsi que par la localité où elle se trouve. Les transactions considérées sont les dépôts et les retraits. Un dépôt ou un retrait est caractérisé par un numéro, une date et un montant. La banque gère les clients (y compris bien sûr ceux qui n'ont pas effectué de transaction récemment). Les clients peuvent effectuer des transactions dans l'agence de leur choix. Modèle conceptuel de données Avant de nous lancer dans la réalisation de cette application avec Access, il nous faut modéliser ces données de manière à obtenir un schéma cohérent. Remarquons ici qu'un client ou une agence peut exister indépendamment, alors que les retraits ou les dépôts ne peuvent exister que s'ils sont liés à un client et une agence. On peut facilement voir qu'il existe ici deux entités : les clients et les agences. Entre ces deux entités, on peut identifier deux associations qui sont les dépôts et les retraits que nous décidons de gérer séparément. En tenant compte des différentes propriétés des entités et des associations énoncées plus haut, on peut établir le schéma conceptuel suivant : Fig. 1 : Schéma conceptuel de la base. Page 6 sur 132

7 Les cardinalités peuvent être expliquée de la manière suivante : 1) L'énoncé de notre problème précise qu'il faut gérer les clients qui n'ont pas effectué de transaction récemment. Un client peut donc exister sans aucune transaction. Par contre, il peut évidemment effectuer plusieurs transactions dans différentes agences, d'où la cardinalité (0.N). 2) Idem, un client n'a pas besoin d'avoir un dépôt pour exister. 3) On admet le cas d'une agence (débutante) qui n'a encore effectué aucune transaction. Elle pourra bien sûr effectuer des versements à plusieurs clients différents. 4) Idem. Modèle relationnel Notre modèle entité-association est donc terminé, il nous faut maintenant passer de ce modèle purement conceptuel à un modèle relationnel. Pour les deux associations du modèle conceptuel, les cardinalités sont de type (0,N) des deux côtés. Selon la règle n 3 (voir cours base de données), ces associations deviennent de nouvelles relations contenant une clé de chaque entité participant à l'association ainsi que toutes les propriétés de l'association. On obtient donc les quatre relations suivantes : r-client (num_cli,nom_cli,rue_cli,num_rue,loc_cli,npa_cli) r-agence (num_ag,nom_ag,loc_ag,npa_ag) r-retrait (num_ret,date_ret,mont_ret,num_ag,num_cli) r-depot (num_dep,date_dep,mont_dep,num_ag,num_cli) Graphiquement, on peut représenter ce schéma de la manière suivante : Fig. 2 : Schéma relationnel de la base. Page 7 sur 132

8 Chapitre 1. Utilisation (Moteur JET 4.0) 1.1.Présentation du moteur de base de données JET 4.0 JET, actuellement dans sa version 4.0, est le moteur de base de données traditionnel de Access. C est un système de gestion de données stockées dans des fichiers ; les bases de données sont stockées dans un fichier unique, et les opérations de lecture et d écriture sont gérées par la station cliente. JET supporte l accès simultané à la base de donnée par plusieurs utilisateurs. Les bases de données JET 4.0 peuvent faire parties de solutions développées avec les produits suivants : Microsoft Office2000 Microsoft Access2000 Tout les produits et langages de la suite Visual Studio 6.0 JET ne peut pas gérer des bases de données de plus de 2 Go, et le nombre d accès simultanés à une base de données JET est limité à 255 au maximum. La sauvegarde et la distribution des bases de données JET sont aisées, car une base de données utilisant JET est constituée d un seul fichier. Par contre, comme les transactions ne sont pas journalisées, la récupération après incident se limite à la restauration de la dernière sauvegarde. JET est également le moteur de base de données qui nécessite le moins de ressource, par rapport à MSDE ou à SQL Server. JET 4.0 offre également une bonne compatibilité amont avec les bases de données développées avec une version antérieure du moteur JET, telle que la version 3.5 fournie avec Access97. Le choix de JET s impose pour les systèmes bureautiques qui n évolueront pas en taille ou en nombre d utilisateurs. JET offre une solution à faible coût, tout en garantissant une bonne compatibilité amont avec les solutions JET existantes. Page 8 sur 132

9 1.2. Création d'une nouvelle base de données Une base de données Access2000 est formée des 7 catégories d'objets suivantes, qui seront présentées dans ce premier chapitre : Les tables Définition et stockage des données. Les requêtes Interrogation et création de vues sur les données. Les formulaires Ecrans personnalisés pour la saisie, la modification et la consultation des données. Les états Présentation facile des données à imprimer et calculs des totaux pour des enregistrements regroupés. Les pages d accès aux données Documents Web liés à la base de données Access2000, qui permettent de consulter ou de mettre à jour les informations qu elle contient. C est une nouveauté de la version Access2000, qui nécessite l utilisation de la version 5.0 du navigateur Internet Explorer au minimum. Les macros Automatisation des tâches répétitives. Les modules Procédures du langage intégré Access Basic. Pour démarrer le programmeaccess, il existe plusieurs possibilités : Cliquer sur l icône Microsoft Access de la barre de menu Office si elle est installée. Cliquer sur l icône Access dans le menu Démarrer => Programmes => Microsoft Access (Fig1.1a) : Fig1.1a: démarrage d'access depuis le menu démarrer => Programmes Page 9 sur 132

10 Autrement, cliquer directement sur un raccourci vers le programme Access 2000 (Fig1.1b) : Fig1.1b: raccourci vers Access2000 La dernière possibilité est de cliquer sur l icône Nouveau document Office depuis le menu Démarrer (Fig1.1c). Fig1.1c: Nouveau document Office dans le menu démarrer Et pour démarrer Access, il ne reste plus qu à cliquer sur l icône Nouvelle base de données (Fig1.1d) Fig1.1d : Icône Nouvelle base de données Page 10 sur 132

11 Avant toute chose, et afin de se prémunir contre le fameux bug de l an 2000, on peut forcer Access2000 à utiliser des formats de date sur 4 chiffres. Cette option est sélectionnable depuis le menu Outils => Options, onglet général, utiliser le format à quatre chiffres pour les années (Fig an2000). Fig. An2000 : Pour forcer les dates sur quatre chiffres Au niveau de l interface de Access2000, Microsoft a introduit des menus «dynamiques». Seules les entrées qui sont régulièrement utilisées sont affichées en permanence. Pour afficher les entrées qui sont masquées, il suffit de cliquer sur les deux chevrons en bas de chaque menu (Fig1.2a). Fig1.2a: menu avec les entrées non-utilisées masquées Page 11 sur 132

12 Toutes les entrées du menu sont alors affichées (Fig2.1b). Fig1.2b :toutes les entrées du menu sont affichées Au démarrage du programme, Access affiche la fenêtre de démarrage qui ne contient aucun objet. Pour créer une nouvelle base, il faut choisir le menu Fichier / Nouvelle base de données (Fig1.3). Fig1.3 : Création d'une nouvelle base de données Cette fenêtre permet de créer soit une nouvelle base de données, soit de faire appel à un assistant pour créer la base ou de créer un projet de base de données. La notion de projet de base de données, qui sera détaillée dans le chapitre suivant, est l une des principales nouveautés de Access2000. Page 12 sur 132

13 On obtient alors la fenêtre qui va nous permettre de créer notre nouvelle base pour la gestion de notre banque. Après avoir sélectionné l'emplacement de la nouvelle base, nous allons entrer son nom (ici GESTION) (Fig1.4). Il faut savoir que toutes les définitions d'objets ainsi que les données seront stockées dans un même fichier. Fig1.4 : Nom et emplacement de la nouvelle base 1.3. La fenêtre "Base de données" A l'ouverture d'une nouvelle base apparaît la fenêtre "Base de données" qui sera le centre de contrôle de toutes les opérations futures (Fig1.5). Elle présente dans sa partie gauche de fenêtre la liste de tous les objets de la base classés dans les 7 catégories présentées en introduction (Fig1.6). Fig1.5 : Fenêtre "Base de données". Page 13 sur 132

14 Il suffit de cliquer sur une des catégories pour obtenir la liste des objets qu'elle contient. Ici notre base ne contient évidemment aucun élément. Fig1.6 : sélection des catégories d objets de la base Les trois boutons de commande dans la partie supérieure de la fenêtre vont nous permettre de créer de nouveaux objets et d'ouvrir ou de modifier des objets existants (Fig1.6). Fig1.6b : Création, modification ou ouverture d un objet La fenêtre Access présente encore une barre de menu et une barre d'outils. Ces deux éléments changent selon la fenêtre utilisée. Par exemple la barre d'outils n'est pas la même dans la fenêtre "Création de formulaire" que dans la fenêtre "Base de données". Cette barre d'outils s'appelle donc "Barre d'outils / Base de données" (Fig1.7). La terminologie est importante dans Access car on y fait directement références lorsqu'on utilise les macros. Le menu comporte les options suivantes : Fig1.7 : Menu et barre d'outils "Base de données" Fichier : Edition : opérations sur les bases de données; ouvertures, fermeture, importation, exportation et impression. opérations Copier/Coller et définition des relations entre tables. Affichage : affichage des différents objets, personnalisation des barres d'outils et des options générales de présentation. Insertion : création instantané des sept objets (Tables, Requêtes, Formulaires, Etats, Page d accès web, Macros, Modules). Outils: définition des utilisateurs de la base et de leurs droits d'accès, gestion des mots de passe. Création d application à démarrage automatique. Macros Page 14 sur 132

15 Fenêtre : arrangement des différentes fenêtres. Aide : rubriques d'aide. Utilisez-les! Comme expliqué au début de ce chapitre, une partie des entrées de chaque menu peut être masquée dans Access2000 en fonction de leur utilisation. Il suffit de cliquer sur le double chevron au bas du menu pour afficher toutes ses entrées. La barre d'outils est composée d'une série de boutons qui sont en fait des raccourcis des commandes les plus utilisées du menu. Pour connaître la signification de ces boutons, il suffit de placer la souris dessus et de la laisser immobile. Une bulle d'aide s'affiche alors en dessous indiquant la fonction de ce bouton. Access est un produit très complet qui comporte un grand nombre de fenêtres, de menus et de barres d'outils différentes. Nous verrons les plus importantes, mais on a parfois tendance à se perdre dans les dédales d'options et de listes de propriétés. En comparaison avec les autres produits Microsoft, la qualité de l'aide fournie avec Access est exceptionnelle. N'hésitez pas à taper la touche <F1> à n'importe quel moment pour obtenir l'aide sur l'opération en cours. Si le compagnon Office a été installé, le petit personnage suivant apparaît à l écran (Fig1.8a) : Fig1.8a : compagnon Office Page 15 sur 132

16 Ce compagnon bien sympathique (en tous cas au début) permet (en principe) de poser des questions en langage naturel à l ordinateur (Fig1.8b) : Fig8 Poser les questions en langage naturel Access va analyser la question posée, et va fournir en retour une série de rubriques susceptibles de contenir la réponse à la question posée. L analyse est basée en partie sur les mots-clé de la question, et les résultats ne sont quelquefois pas très en rapport avec la question posée. Dans le cas ou le compagnon Office, est masqué ou n est pas installé, la fenêtre d aide standard est utilisable (Fig1.8c) : Fig1.8c : Fenêtre de recherche dans l aide Utilisez aussi la recherche par mots clés (onglet "Index" dans la fenêtre d'aide Fig1.8c), très utile pour obtenir des informations sur un sujet particulier. Page 16 sur 132

17 1.4. Définition des données La fenêtre "Base de données" Access2000 permet de lancer directement les trois possibilités que l utilisateur a pour créer une table (Fig1.9). Fig1.9 : Utilisation d'un assistant? Access2000 peut proposer l aide d un assistant pour créer la table, ou l utilisateur peut créer lui-même la table soit en entrant directement les données (méthode a utiliser uniquement dans des cas biens précis, car toutes les données sont enregistrées dans des champs texte), soit en définissant la table en mode création. Les assistants sont en fait des experts qui aident l'utilisateur lors de la création d'objets. L'assistant table propose (Fig1.10) : plusieurs modèles de tables répartis en 2 domaines, Affaire et Privé. des listes d'attributs les plus courant pour chacune des tables, que l'utilisateur peut sélectionner indépendamment. l établissement automatique des liens les plus courants entre les tables, comme un modèle Commande-Produits-Fournisseurs. Fig1.10 : Assistant création de table Page 17 sur 132

18 Comme le modèle relationnel de notre base est déjà établi, nous n'aurons pas besoin de cet assistant. Mais il peut être très utile pour un utilisateur débutant qui ne sait pas comment modéliser sa base. Choisir "Mode création" dans la boîte de dialogue. Access ouvre alors la fenêtre de création de table indiquée ci-dessous(fig1.11). Cette fenêtre est divisée en deux parties : Fig1.11 : Fenêtre "Création de table" La grille : partie supérieure qui comporte les colonnes suivantes : Nom du champ : nom de l'attribut de la table. Access autorise les noms contenant des espaces et des caractères accentués, ce qui permet de les rendre très significatifs. En contrepartie, on sera obligé de les renommer si l'on veut exporter cette table vers un SGBD qui ne supporte pas cette possibilité. Type de données : en cliquant sur la droite de ce champ, la liste des types reconnus par Access s'affiche : Texte Mémo Numérique Texte et nombres. Un champ Texte peut contenir jusqu'à 255 caractères. Texte et nombres plus longs, notamment des commentaires ou des explications. Un champ Mémo peut contenir jusqu'à caractères. Données numériques sur lesquelles vous souhaitez effectuer des calculs mathématiques. Page 18 sur 132

19 Date/Heure Monétaire Numéro Auto Oui/Non Dates et heures. Vous pouvez créer votre propre format d'affichage ou choisir un des nombreux formats disponibles. Valeurs monétaires. N'utilisez pas le type de données Numérique pour les valeurs monétaires car la partie décimale du résultat des calculs risquerait d'être arrondie. Nombres séquentiels automatiquement insérés par Access en commençant par 1. Le type de données NuméroAuto fournit un champ Clé primaire tout à fait approprié. Il est compatible avec le type de données Numérique lorsque la propriété Taille du champ a pour paramètre Entier long. Valeur booléenne Oui/Non, Vrai/Faux, Activé/Désactivé. Liaison OLE Objets créés dans d'autres programmes à l'aide du protocole OLE (images, sons, animations) et susceptibles d'être liés ou incorporés à une base de données Microsoft Access par l'intermédiaire d'un contrôle dans un formulaire ou un état. Lien Hypertexte Texte ou combinaisons de texte et de nombres enregistrés sous forme de texte et utilisés comme adresse de lien hypertexte. Assistant Liste de choix Crée un champ qui vous permet de choisir une valeur à partir d'une autre table ou d'une liste de valeurs grâce à une zone de liste ou d'une zone de liste modifiable. Description : commentaire sur ce champ (attribut). Ne pas omettre cette partie car ce texte est utilisé à plusieurs reprises par Access. Les propriétés du champ : Chaque champ possède un ensemble de propriétés qui permettent de définir la manière dont les données doivent être enregistrées, gérées et affichées. Les propriétés paramétrables pour chaque champ varient selon le type de données sélectionné. Il y a deux onglets pour définir ces propriétés ( Général et Liste de choix ). Le second est surtout utilisé lorsque les champs contiennent des valeurs qu il faut afficher sous la forme de zone de texte, de zone de liste, de zone de liste modifiable ou de case à cocher, Pour paramétrer une propriété de champ (onglet Général) 1. La table étant affichée en mode Création, sélectionner le champ à paramétrer. 2. Dans le bas de la fenêtre, cliquer sur la propriété à paramétrer. 3. Paramétrer la propriété. Taille du champ Nouvelles valeurs Longueur maximale d'un champ de type Texte ou de type Numérique. Mode de génération des nombres automatiques (incrémental ou aléatoire). Page 19 sur 132

20 Format Décimales Masque de saisie Légende Valeur par défaut Valide si Message si erreur Null interdit Présentation des données affichées ; utilisez les formats pré-définis ou créez des formats personnalisés. Nombre de chiffres après la virgule. Formatage des caractères pour la saisie des données. Utilisez des masques pré définis ou personnalisez-les. Intitulé du champ par défaut dans un formulaire ou un état. Valeur entrée dans le champ lors de la création des enregistrements. Expression qui définit les règles de saisie des données. Message relatif à des données non valides entrées dans un champ. Paramètre indiquant si des données doivent être entrées. Chaîne vide autorisée Paramètre indiquant si les chaînes de longueur nulle sont autorisées. Indexé Index simples destinés à accélérer les recherches et le tri. Compression unicode Access2000 supporte le jeu de caractère Unicode, qui définit un jeux de caractère sur deux octets pour tous les langages supportés par Microsoft. Le fait d utiliser deux octets par caractère permet de supprimer le besoin d installer des jeux de caractères spéciaux pour les langages pictographiques tel que le japonais. Access2000 peut utiliser la compression unicode pour limiter l augmentation de taille des bases de données contenant beaucoup de texte. Placer la souris dans le premier champ de la grille et entrer le nom de l'attribut. Le passage d'un champ à l'autre s'effectue en pressant la touche [TAB], [ENTREE] ou avec la souris. Choisir le type de données à l'aide de la liste déroulante. Entrer le texte de description du champ. Page 20 sur 132

21 Fig1.12 : Définition de la table CLIENT Les différents boutons de la barre d outils sont expliqués ci-dessous : Permet de désigner comme clé primaire la ou les colonnes sélectionnées Affiche les propriétés des index de la table. Insère une ligne au-dessus de la ligne en cours dans la grille. Supprime la ou les lignes sélectionnées dans la grille. Affiche les propriétés de la table (description et règles de validations) Assistant générateur de champs A l'aide du bouton "Clé primaire", désigner le champ compteur [num_cli] comme clé primaire, ce qui aura pour effet de créer un index sans doublons sur cette colonne. C'est Access qui attribuera automatiquement les numéros de clients qui ne seront pas modifiables. Les numéros des enregistrements effacés ne sont pas récupérés. Page 21 sur 132

22 A l'aide du bouton "Propriétés de la table", entrez sa description.(fig1.13) Définition de la table CLIENT Fig1.13 : Propriétés d'une table Saisir la structure de la table indiquée ci-dessous (fig1.14) : Nom Type Taille num_cli NuméroAuto (Entier long) nom_cli Texte 30 rue_cli Texte 30 num_rue Texte 6 loc_cli Texte 30 npa_cli Texte 6 Fig1.14 : Structure de la table CLIENT Interdire les valeurs nulles ou les chaînes vides pour le nom, la localité et le NPA. Forcer le nom et la localité en majuscules (Format : >). Créer un index sans doublons sur le nom (Indexé : Oui - Sans doublons) Fig1.14b : Propriétés de la colonne [nom_cli] Page 22 sur 132

23 Enregistrer la table en cliquant sur le bouton de sauvegarde Donner le nom CLIENT (Fig1.15). Fig1.15 : Sauvegarde d'une table Pour insérer des données, cliquer simplement sur le bouton "Feuille de données" et la table vide s'affichera (voir chapitre "Insertion en mode feuille de données") Définition de la table AGENCE La structure de la table agence est la suivante (Fig1.16a): Nom Type Taille num_ag NuméroAuto (Entier nom_ag long) Texte 30 loc_ag Texte 30 npa_ag Texte 6 Fig1.16a : Structure de la table AGENCE Saisir la définition de la table selon les valeurs indiquées. Interdire les valeurs nulles ou les chaînes vides pour le nom, la localité et le NPA. Forcer le nom et la localité en majuscules (Format : >). Créer un index sans doublons sur le nom (Indexé : Oui - Sans doublons) Sauvegarder avec le nom AGENCE. Page 23 sur 132

24 Définition des tables DEPOT et RETRAIT Les définitions des deux tables sont très semblables et correspondent aux tableaux ci-dessous (Fig1.16b et c). Les deux champs de liaisons (clés étrangères des relations) ne peuvent pas être du même type que dans les tables CLIENT et AGENCE car une table ne peut contenir qu'un seul champ de type NuméroAuto. Mais le type entier long est compatible avec ce dernier. Nom Type Taille Nom Type Taille num_dep NuméroAuto (Entier long) num_ret NuméroAuto (Entier num_cli Nombre (Entier long) num_cli long) Nombre (Entier long) num_ag Nombre (Entier long) num_ag Nombre (Entier long) date_dep Date/Heure 8 date_ret Date/Heure 8 mont_dep Monétaire 8 mont_ret Monétaire 8 Fig1.16b : Définition de la table DEPOT Fig1.16c : Définition de la table RETRAIT Saisir les définitions des champs sans oublier d'indiquer à chaque fois la description et la légende du champ (Fig1.17). Fig1.17 : Définition de la table DEPOT. La première des listes ci-dessous indique les différents types numériques possibles. Pour les types entiers ou réels, il est possible d'indiquer le nombre de décimales désirées, ou d'utiliser un des formats prédéfinis et laisser la propriété "Auto". Page 24 sur 132

25 Pour le type Date/Heure, il est possible de choisir parmi les formats présentés dans la troisième liste. Il ne s'agit que de format d'affichage qui sont compatibles entre eux. On pourra donc très bien saisir les dates selon un format abrégé et les afficher dans un autre format (Fig1.18a, b et c). Fig1.18a :Tailles des numériques Fig1.18b : Formats des nombres Fig1.18c : Format des dates Access permet de définir des contraintes d'intégrité statiques dès la définition de la table. (Fig1.19a et b).ainsi, on peut exiger que tous les montants saisis soient positifs et que les dates des transactions soient toujours inférieures ou égales à la date du jour (vérifié lors de la saisie ou de l'importation de données). Fig1.19a : Propriété de la colonne [mont_dep] Fig1.19b :Propriété de la colonne [date_dep] La table DEPOT et presque identique à la table RETRAIT. Il est possible de la copier, puis de la coller sous le nom de RETRAIT (Edition/Copier ou Coller) (Fig1.20). Fig1.20 : Copier/Coller de la table DEPOT Page 25 sur 132

26 1.5. Définition des relations entre les tables Access permet de définir des relations permanentes entres les différentes tables d'une base de données, ceci pour deux raisons : permettre d'effectuer automatiquement les jointures nécessaires lors de la création de requête, même s'il ne s'agit pas d'équijointures. appliquer une intégrité référentielle sur les données des tables liées. Pour créer les relations nécessaires à notre exemple ( ) Cliquer sur le bouton "Relations" de la barre d'outils "Base de données" ou sélectionner le menu Edition / Relations... Access affiche une fenêtre vide (aucune relation n'est encore définie) et une boîte de dialogue permettant d'ajouter des tables au schéma de relation(sans illustration). Ajouter les 4 tables préalablement définies en les sélectionnant dans la liste une à une et en cliquant sur le bouton "Ajouter". Cliquer sur le bouton "Fermer". Access affiche la fenêtre "Relations" qui contient les représentations graphiques des 4 tables(fig1.21). Fig1.21 : Fenêtre "Relations" En les faisant glisser avec la souris, disposer les tables de la même manière que sur le schéma relationnel que nous avons établi (introduction Fig 2). Page 26 sur 132