LOCATION DES INSTALLATIONS

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1 MANUEL DE POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS LOCATION DES INSTALLATIONS Code : Politique 7.1 Date d entrée en vigueur : 27 octobre 2008 Nombre de pages : 4 Origine : Ressources matérielles Endroit d application et d entreposage : Historique : Ressources matérielles Adoptée par la résolution Le 31 mai 1999 Modifiée par la résolution

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 2 Directives Barème tarifaire... 3 Annexe A Types d activités... i Annexe B Responsabilités... ii-iii Annexe C Définitions... iv Annexe D Formulaire de demande de location... v-vi Annexe E Règlements... vii-ix Annexe F Procédure d application de la politique... x Page 1 Politique 7.1

3 INTRODUCTION POLITIQUE DE LOCATION DES INSTALLATIONS Les bâtisses de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson* font partie intégrante des communautés où elles sont situées et sont pour elles une ressource précieuse. Tout est mis en œuvre pour assurer à la collectivité un maximum d accessibilité en dehors des heures de classe, de manière sécuritaire et équitable, tout en s assurant de ne pas accroître la charge financière des écoles, des centres et de la Commission scolaire. Cette politique fournit aux conseils d établissement, aux directions d école et de centre, au bureau de location 1 de la commission scolaire et aux locataires associés les directives concernant la location des locaux et des installations de la Commission scolaire. DIRECTIVES 1. L utilisation des installations de la Commission scolaire est accordée en priorité aux écoles et aux centres 2 par rapport aux usagers externes 3. Les écoles et les centres informent le bureau de location l heure et la date où ils utilisent leurs propres installations en dehors des heures de cours. Les écoles, les centres et les différents services informent le bureau de location de l heure et de la date où ils désirent utiliser d autres locaux de la Commission scolaire durant les heures de cours. Les écoles, les centres et les différents services demandent au bureau de location de réserver l heure et la date où ils désirent utiliser d autres locaux de la Commission scolaire en dehors des heures de cours. 2. Les usagers externes font une demande au bureau de location (avec signature) pour l utilisation d un local de la Commission scolaire. Le formulaire de demande peut être obtenu du bureau de location ou téléchargé du site Web de la Commission scolaire. 2.1 Les permis de location 4 sont attribués aux usagers externes selon le principe du «premier arrivé, premier servi». La priorité est accordée aux groupes qui demandent la même case horaire et le même local que l année précédente. Le bureau de location doit être informé par écrit avant le 1 er mai de toute demande de renouvellement pour l année scolaire suivante. 3. Le bureau de location détermine le type d activité, selon l annexe A, afin de terminer le taux de location. * Ci-après appelée «la Commission scolaire» Page 2 Politique 7.1

4 4. Le bureau de location contacte la direction la direction de l école ou du centre pour obtenir l approbation de la direction et du conseil d établissement. 5. À la suite de l approbation, le bureau de location émet le permis de location indiquant toutes les modalités et les conditions selon la demande de location et toute autre condition pouvant s appliquer. 6. Toute utilisation d équipement doit être approuvée à l avance. Des frais supplémentaires pourront être exigés si nécessaire. BARÈME TARIFAIRE 1. La Commission scolaire établit annuellement un barème de tarifs par résolution du Conseil des commissaires avant le 31 mars pour l année scolaire commençant le 1 er juillet suivant. 2. Le barème tarifaire peut être obtenu du bureau de location ou sur le site Web* de la Commission scolaire. 3. Tout changement sera affiché avec le moins de délai possible. MODIFICATION Aucune des annexes ne fait partie de la présente politique. Les annexes de cette politique peuvent être modifiées sans consultation. * Page 3 Politique 7.1

5 ANNEXE A Types d activités Activités de type A : Activités de type B : Les activités organisées par une école ou un centre dans ses propres locaux lorsqu un concierge est déjà de service. Celles-ci incluent, sans s y limiter, les réunions du conseil d établissement, des organismes de participation des parents, de l association foyerécole, des réunions de parents, et des activités de collecte de fonds organisées par le personnel de l école, les parents ou les élèves. Les activités organisées par une école ou un centre dans une autre école lorsque les services d un concierge doivent être retenus. Celles-ci incluent, sans s y limiter, les cérémonies de remise des diplômes, les bals de finissants, les collectes de fonds, les danses et les concerts. Activités de type C : Les activités des organismes sans but lucratif 5 reconnus et des groupes inscrits aux programmes réguliers des municipalités, sous réserve de l entente pouvant être intervenue entre la Commission scolaire et cette municipalité. Activités de type D : Activités de type E : Camps d été, locations à long terme, et autres services spéciaux. Tous les autres groupes ou organismes. N.B. Les élections fédérales, provinciales, municipales et scolaires ne sont pas considérées comme des locations. i Page 4 Politique 7.1

6 ANNEXE B RESPONSABILITÉS Bureau de location de la Commission scolaire a) déterminer le type d activité et établir le tarif; b) consulter la direction de l école ou du centre avant d émettre un permis de location; c) autoriser la location de la propriété en émettant un permis de location; d) communiquer avec le locataire pour tout ce qui regarde le permis de location et son application; e) avertir le locataire de toute modification au contrat de location et confirmer par une modification subséquente au contrat de location; f) faire le suivi auprès du locataire en cas de mésusage des installations, de vol ou de dommage subis à la suite de l utilisation des installations. Directeur ou directrice de l école ou du centre a) superviser l utilisation de l école ou du centre; b) coordonner avec le bureau de location, au début de chaque année scolaire, et au fur et à mesure que les événements se présentent au cours de l année, des dates et des installations nécessaires pour les activités de l école ou du centre en dehors des heures de cours; c) informer le bureau de location, pendant l année scolaire, de toute modification ou de tout ajout au calendrier des activités, au moins deux semaines à l avance; d) informer le bureau de location de l heure et de la date de l utilisation d une autre installation de la Commission scolaire pendant les heures de cours; e) obtenir l approbation du conseil d établissement, par résolution, pour toutes les locations proposées; f) aviser le bureau de location par écrit concernant tout cas de mésusage des installations, de vol ou de dommage subis à la suite de l utilisation des installations. Locataire a) s assurer que ses usagers respectent la propriété et se conduisent de manière appropriée; b) laisser les lieux dans le même état qu il a été fourni, tel que précisé aux conditions énumérées sur la demande de location et sur le permis de location; c) être responsable de tout dommage causé par ses usagers; d) s assurer que ses usagers respectent la Loi sur le tabac* et la résolution de la Commission scolaire interdisant la cigarette sur ses propriétés**. e) prévoir suffisamment de temps pour obtenir l approbation de l administration et du conseil d établissement avant la date d occupation. * ** ii Page 5 Politique 7.1

7 ANNEXE B RESPONSABILITÉS (suite) Conseil d établissement a) approuver par résolution (ou refuser) toutes les demandes de location proposées soumises par la direction de l école ou du centre. Concierge a) assurer la sécurité et la protection de la bâtisse; b) ouvrir et fermer toutes les portes et s assurer qu aucune clé ne soit jamais confiée au locataire; c) vérifier et rapporter tout dommage subi aux installations à la direction de l école ou du centre. Service des Ressources matérielles a) Autant que possible, faire en sorte que le concierge de service soit mis au courant de la procédure d évacuation. iii Page 6 Politique 7.1

8 ANNEXE C DÉFINITIONS 1. Bureau de location : secteur du Service des Ressources matérielles responsable de la coordination des demandes et de l autorisation de l utilisation des installations de la Commission scolaire. 2. Écoles et centres : TOUTES les propriétés et les installations appartenant à la Commission scolaire Lester-B.-Pearson. 3. Usagers externes : parties extérieures à la Commission scolaire, incluant, mais sans s y limiter, les municipalités, les organismes sans but lucratif, et toutes les autres associations ou groupes. 4. Permis de location : l autorisation émise au locataire lui permettant d utiliser un local de la commission scolaire. 5. Organismes sans but lucratif reconnus : les organismes qui possèdent une charte légale les confirmant comme tels. iv Page 7 Politique 7.1

9 ANNEXE D COMMISSION SCOLAIRE LESTER-B.-PEARSON LESTER B. PEARSON SCHOOL BOARD 1925, avenue Brookdale Avenue, Dorval, QC H9P 2Y7 Tel: # 2275 Fax: À soumettre au moins 10 jours ouvrables avant la date demandée Écrire en LETTRES MOULÉES s.v.p. Submit a minimum of 10 working days prior to date required Please PRINT clearly 1. DEMANDE DE LOCATION / APPLICATION FOR RENTAL 1 er choix École demandée School requested 1 st choice 2 e choix 2 nd choice 3 e choix 3 rd choice Liste de tous les locaux requis List of all facilities required Activité Activity Nombre de participants prévus Anticipated no. of participants Journée(s) requise(s) Day(s) required Heures d utilisation Hours of use Date(s) : Début et fin Starting & ending date(s) 2. FRAIS DE DROITS D AUTEUR / COPYRIGHT CHARGES La loi exige paiement pour les frais de droits d auteur: The law requires payment for copyright: Musique avec danse: Musique sans danse: 59,17$ minimum par événement 29,56$ minimum par événement Music with dance: Music without dance $59.17 per event minimum $29.56 per event minimum Concert ou spectacle de musique populaire: payant: 3% des recettes brutes au guichet gratuit: 3% des cachets versés aux artistes (min. 20,00$) Popular concert: with charge: 3.0% of ticket sales no charge: 3.0% of artist s pay (min. $20.00) Concert ou spectacle de musique classique: payant: 1,56% des recettes brutes au guichet gratuit: 1,56% des cachets versés aux artistes (min. 20,00$) Humoriste: 35,00$ par événement Classical concert: with charge: no charge: Comedian: 1.56% of ticket sales 1.56% of artist s pay (min. $20.00) $35 per event N.B. Le locataire est responsable de payer les droits d auteur qui ne sont pas couverts dans la section 2 ci-dessus. v Page 8 Politique 7.1

10 ANNEXE D (suite) 3. REQUÉRANT / APPLICANT Organisme Organization Représentant Representative Adresse Address Ville et code postal Téléphone au bureau City and postal code Office phone Domicile Home phone Télécopieur Fax Courriel Address En cas d approbation de cette demande, je m engage au nom de l organisme que je représente à respecter les règles et règlements au verso de ce formulaire. Should this application be approved, I accept as a representative of the organization above to adhere to the rules and regulations stipulated on the reverse side of this form. SIGNATURE: DATE: 4. À L USAGE DU BUREAU SEULEMENT / FOR OFFICE USE ONLY Approbation de la direction Principal s Approval Approbation du Conseil d établissement Governing Board Approval vi Page 9 Politique 7.1

11 ANNEXE E Règles et règlements REGLES ET REGLEMENTS 1. Les locaux sont alloués selon la règle du premier arrivé, permier servi. La priorité est accordée aux groupes qui réservent le même local à la même période que l année précédente. 2. Aucun changement aux dates ou aux heures ne sera accepté sans la permission écrite de la Commission. Tout changement d horaire doit se faire par écrit. 3. Les demandes d annulation doivent être faites au moins dix (10) jours ouvrables avant la location, sinon le locataire devra honorer son engagement. 4. Les services du concierge consistent à superviser les locaux et les installations de la Commission seulement, à ouvrir et à fermer les portes, et à s assurer que les installations louées sont en bonne condition. La Commission n a pas l obligation de fournir des équipements qui ne se trouvent pas déjà sur les lieux et/ou sur lesquels il y a déjà eu entente. Le temps nécessaire à l installation de tables, de chaises, de filets, etc., tout nettoyage dû à l occupation des lieux par le locataire ou tout autre service requis du personnel d entretien de la Commission sera facturé au locataire. 5. Le concierge, étant responsable de la propriété de la Commission, sera chargé de la sécurité et ses instructions devront être suivies en cas d urgence ou d imprévu, de façon à assurer l évacuation des personnes présentes en toute sécurité. 6. Le locataire doit respecter la durée de location et ne pas dépasser le temps alloué sans une autorisation du Bureau de location. 7. La Commission n est pas responsable des dommages aux personnes ou à la propriété ni la perte d objets personnels résultant de l exercice des droits consentis au locataire par ce permis. Les locataires doivent être couverts par leur propre police d assurance responsabilité civile. 8. Le locataire n apportera pas de modifications aux locaux ou aux équipements loués. Toute demande de modification est sujette à l autorisation écrite du Directeur du Service des ressources matérielles. 9. Le locataire remboursera la Commission pour tout dommage à l édifice ou à l équipement résultant de l exercice des droits consentis au locataire par ce permis sauf usure normale. RULES AND REGULATIONS 1. Spaces are allocated on a First come, First Served basis. Priority is given to groups requesting the same time slot and facility as the prior school year. 2. No change to dates and hours agreed to are allowed without permission in writing from the Board. Any time change must be requested in writing. 3. Requests for cancellation must be submitted to the Rental Office at least ten (10) working days in advance, otherwise the Lessee shall be liable for the agreed rental. 4. The Caretaker s service is to provide supervision of the Board s property and facilities only, the opening and closing of doors and insuring that the rental facilities are in appropriate condition. The Board accepts no obligation to provide equipment other than that available on the premises. The time for setting up any equipment, tables, chairs, nets, etc., plus any cleaning that is required as a result of the Lessee s occupation or any other service will be performed by the Board s caretaking staff and will be charged to the Lessee. 5. The Caretaker, being responsible for the Board s property, shall be in charge and his/her instructions are to be followed in case of emergency or upset, in order to ensure safe evacuation of any occupants from the building. 6. The Lessee is obliged to adhere to the agreed time of occupation and not to exceed the specified rental time without permission from the Rental Office. 7. The Board will not be liable for damage to persons or property nor for the loss of any property resulting from the exercise of the rights granted to the Lessee under this permit. The Lessee must be covered by their own liability insurance. 8. The Lessee shall not alter the premises or equipment of the Board. Any request for alteration or change of the leased premises is subject to the written approval of the Director of Equipment Services. 9. The Lessee will reimburse the Board for any damages to the building or equipment resulting from the exercise of the rights granted under this permit, normal wear and tear excepted. vii Page 10 Politique 7.1

12 ANNEXE E (suite) Règles et règlements 10. Le service de boissons alcoolisées est assujetti à la politique de la Commission. Le service de rafraîchissements et de nourriture requiert l autorisation du Bureau de location. Des frais additionnels seront facturés au locataire si un nettoyage plus élaboré qu un simple balayage est nécessaire. 11. Les locaux ne seront pas disponibles durant les congés scolaires, les vacances, les ateliers du personnel d entretien, etc. Ces dates sont indiquées dans le présent permis. 12. La Commission se réserve le droit d annuler ce permis en tout ou en partie si surviennent des événements éducatifs nécessitant les locaux prévus au permis. Le locataire recevra alors un avis au moins sept (7) jours ouvrables avant l événement. Tout crédit qui deviendrait dû suite à une annulation sera émis à la fin du permis. 10. The serving of alcoholic beverages is restricted to Board policy. The serving of soft drinks, refreshments and food requires permission from the Rental Office. Additional charges will be made to the Lessee if extra cleaning is required, over and above normal sweeping of the premises. 11. The premises will not be available to any Lessee during the school holidays, vacations, Caretakers workshops, etc. These dates are outlined in the Rental Permit. 12. The Board reserves the right to cancel any part of this Agreement if it becomes necessary to use the premises for educational events. At least a seven (7) working day advance notice will be given the Lessee. Any credit due, following any such cancellation shall be issued to the Lessee at the end of the permit. 13. Il est entendu que le locataire utilisera les locaux de manière à ne pas causer de dommage aux locaux, aux installations et à l équipement; à ne pas faire de bruits indus et à ne pas déranger. Le locataire aura en tout temps un représentant sur les lieux qui sera responsable du comportement de ses membres. De plus, le locataire s engage à respecter l interdiction de fumer sur les lieux, à porter des chaussures appropriées dans les gymnases, etc., et autres règlements particuliers à l édifice ainsi que toutes les politiques et procédures de la commission scolaire. 14. La Commission se réserve le droit d annuler ce permis si le locataire ou l un de ses membres utilise les lieux ou les installations de façon inappropriée ou fait tort aux règlements tels que décrits dans ce permis. 15. Dans le cas où le locataire ne serait pas satisfait de la condition des lieux ou du service offert par la Commission, il est prié d en avertir le Bureau de location par écrit. 16. Les locataires ont la responsabilité de s assurer que la capacité des locaux ne soit pas dépassée. 17. Les spectacles de pyrotechnie et/ou de fumée ne sont pas autorisés. L utilisation de vapeur ou de fumée peut être autorisée mais doit être préalablement approuvée par le Bureau des locations. Les spécifications doivent être soumises deux semaines à l avance afin d être étudiées. Le locataire est responsable de tous les dommages et de tous les coûts associés avec ce matériau. ANNEXE E (suite) 13. It is expected that the Lessee will make use of the Board s facilities so as not to cause damage or abuse to the premises, equipment or fixtures; not to make undue or disturbing noise nor cause any disturbance. The Lessee will have on hand at all times, a representative on the rented premises who will be responsible for the good behaviour of its own members. Furthermore, the Lessee will obey the Board s rules with respect to no smoking on the premises, the wearing of appropriate footwear in the gymnasia, etc., as may be required by house rules as well as all policies and procedures of the school board. 14. The Board may cancel this Rental Permit if the Lessee or any member thereof is misusing the premises or facilities or behaving in any detrimental way towards the Board s policy as described in this Rental Permit. 15. The Lessee shall, in case of unsatisfactory conditions of the Board s services or premises, inform the Board s Rental Office in writing. 16. Lessees are responsible for ensuring room capacities are not exceeded 17. Pyrotechnics and/or smoke shows are not permitted. Use of vapor/smoke may be permitted with prior approval of the rental office. The specification shall be submitted to the rental office two weeks in advance for review. The lessee assumes all liabilities and the cost associated with the use of this material. Page 11 Politique 7.1

13 Règles et règlements 18. Tous les groupes et organisations doivent s assurer de la présence d un adulte capable de donner les premiers soins. 19. La commission scolaire réserve ses droits d annuler le permis advenant un non paiement dans les délais prescrits ou pour toute autre cause qui, de l avis de la commission scolaire, constitue un élément essentiel de l entente entre les parties. 18. All groups and organizations must ensure an adult representative is present and able to any situation requiring first aid. 19. The School Board reserves its right to cancel the rental permits in case of non payment in the prescribed delay or any other reason which constitutes, from the School Board opinion, the essence of the agreement between the parties. Signature ix Page 12 Politique 7.1

14 ANNEXE F Marche à suivre pour l application de la politique Tous les groupes doivent être adéquatement supervisés par un adulte responsable présent en tout temps. Tous les groupes doivent accepter de payer une location minimum d une heure et demie les soirs de semaine et de trois heures et demie les fins de semaine. Tous les groupes demandant le statut d organisme sans but lucratif devront produire une preuve valide qu ils sont légalement enregistrés comme tel. Toute demande de forfait à prix spécial doit être présentée au moins trois mois avant l occupation et être acceptée par le Service des ressources matérielles. Les usagers internes doivent réserver au bureau de location et assumer les coûts additionnels de concierge, de technicien et d équipement s il y a lieu. Paiement : Locations de moins de 4 mois versement exigible deux semaines à l avance (si la location a lieu dans moins de deux semaines, un mandat ou chèque certifié est exigé avant la date d occupation) Location de plus de 4 mois versement de la moitié de la somme deux semaines à l avance et l autre moitié à la mi-temps du contrat. Toute modification apportée au permis de location sera ajusté à la fin du contrat. Si un locataire réclame un crédit pour des heures annulées, les 25 $ de frais d administration s appliqueront et : Un crédit de 50 % sera émis pour les annulations signalées au moins 10 jours ouvrables à l avance de la date d occupation; Un crédit de 25 % sera émis pour les annulations signalées entre 2 et 9 jours ouvrables avant la date d occupation; Aucun crédit ne sera émis si l annulation est reçue en deçà de 2 jours avant la date d occupation; La Commission scolaire émettra un crédit pour le montant complet si elle doit annuler, quelle qu en soit la raison. x Page 13 Politique 7.1