Présentation assistée par ordinateur

Transcription

1 Présentation assistée par ordinateur (PowerPoint) Guide d élaboration à l intention des conférenciers Colloque sur la sécurité civile et incendie

2 Résumé Taille et disposition o 20 diapositives au maximum o Idéal : 20 mots par diapositive o Maximum : 8 lignes, 7 mots par ligne o Titre court et significatif o Évitez la surcharge de chiffres et de statistiques o Respectez le temps alloué (prévoyez du temps pour les questions de l auditoire) o Insérez vos coordonnées sur la dernière diapositive Caractères et fond d écran o Si le comité organisateur vous envoie un masque de diapositives, utilisez-le o Utilisez la police Tt Arial, 20 points au minimum o Utilisez trois tailles de caractères au maximum o Assurez-vous de la cohérence de police entre les diapositives o Utilisez les contrastes pour bien faire ressortir le texte sur fond d écran o Assurez-vous d une excellente lisibilité Images et graphiques o Plus c est gros, mieux c est! o Vérifiez la bonne luminosité des photos o Limitez les «cliparts» o Assurez-vous de la bonne qualité des images et graphiques, puisqu ils seront projetés sur un écran de 7 pieds au minimum o Privilégiez les formats jpeg, les bmp étant très lourds Diaporama o Limitez les animations (elles peuvent ne pas être disponibles sur l ordinateur de la salle de conférence) o Vérifiez le minutage de votre diaporama afin d éviter qu on vous interrompe avant la fin de votre présentation parce que votre temps est écoulé 2

3 Voici quelques trucs et astuces pour préparer une présentation PowerPoint agréable qui soutiendra votre discours sans prendre toute la place. Elle doit être facile et rapide à lire et ne doit pas drainer l attention de votre auditoire au détriment de votre message. La présentation assistée par ordinateur est un soutien à vos propos et non l inverse. Taille du document Une présentation trop lourde ralentira le défilement des diapositives. Pour réduire la taille du document (octets), enlevez quelques diapositives ou utilisez des graphiques plus légers, comportant moins de couleurs. Il est aussi possible de compresser les images, les graphiques et les photos, mais la qualité peut alors être altérée. Astuce : Utilisez un maximum de 20 diapositives. Comptez environ 2 minutes par diapositive, pour être en mesure de prévoir le temps que prendra votre présentation et ainsi respecter le temps qui vous est alloué. N oubliez pas de réserver du temps pour la période de questions. Si vous créez votre propre fond d écran en utilisant une photo ou une image, assurez-vous de la copier dans le masque des diapositives. Si vous la copiez 20 fois, le poids du document s en trouvera décuplé. Astuce : Cliquez sur Affichage, Masques, Masques des diapositives. En plus d insérer image et signatures, vous pourrez prédéterminer la police de caractères et sa couleur. Format Toutes les présentations doivent être préparées avec Microsoft PowerPoint. Pour les versions MacIntosh, il faut convertir le document afin qu il puisse fonctionner avec Windows. Attention : le document converti ne sera pas nécessairement 3

4 identique à la présentation originale. Utilisez Microsoft PowerPoint 2002 ou une version plus récente. Disposition Il est suggéré d ajouter, à la fin du document, une diapositive sur laquelle seront indiquées vos coordonnées. Cela indique que la présentation est terminée et il sera toujours possible de revenir sur les diapositives précédentes. Astuce : Gardez à l'esprit, en préparant vos diapositives, que les salles de conférences peuvent accueillir plus de 300 personnes. Ceux qui sont assis à l arrière ne pourront pas lire les petits caractères. Sur une diapositive : Un maximum de 20 mots s avère l idéal. Un texte dépassant 35 mots rend le message plus complexe. Ne dépassez pas 8 lignes à raison de 7 mots par ligne. Utilisez des titres courts et significatifs. Évitez de lire les «extraits». Vous perdrez l attention de votre auditoire : les gens ne vous écouteront pas, ils liront. Évitez les longues listes de chiffres et de statistiques ($, %, statistiques lourdes). L auditoire ne les retiendra pas. Police de caractères Types Utilisez les polices «True type». La police Arial est idéale. Vous reconnaîtrez la police de caractères quand le signe TT paraît devant. Multipliez les types de polices est déconseillé. 4

5 Astuce : Lorsque vous sauvegardez votre présentation dans PowerPoint, sélectionnez «Présentation à emporter» et suivez les instructions. Vous serez ainsi assuré de sauvegarder les polices utilisées et les fichiers liés à votre présentation. Il existe des milliers de polices de caractères, mais ce ne sont pas tous les ordinateurs (y compris les ordinateurs de présentation) qui les possèdent toutes. Il est impossible pour les organisateurs de prévoir toutes les polices susceptibles d être utilisées par le conférencier. Taille Utilisez des polices de caractères de taille 20 et plus. Posez-vous la question : du fond de la salle, peut-on voir ce qui est écrit sur les diapositives? N utilisez pas plus de trois tailles de caractères sur une présentation. Uniformisez la taille des titres et des sous-titres partout dans la présentation. Couleurs Les contrastes sont la clé! Choisissez une couleur de fond qui fera ressortir la couleur du texte. Utilisez des couleurs vives qui forment des contrastes efficaces. Les combinaisons de couleurs les plus lisibles sont les suivantes : Fond Noir Vert foncé Blanc Caractères Blanc ou jaune Blanc Noir, bleu foncé ou vert foncé 5

6 Souvenez-vous qu une fois projetées, les couleurs perdent de l intensité. L image paraîtra délavée. C est donc à vous de maintenir le contraste approprié entre le fond d écran et le texte. Astuce : Réduisez le contraste sur votre écran d ordinateur avant de revoir la présentation. En effet, les images sont toujours plus claires sur un moniteur que projetées sur un écran. L écriture N utilisez pas une écriture foncée sur un fond foncé ni du texte pâle sur un fond pâle. Évitez d écrire en rouge ou en jaune pâle. Ces couleurs sont difficiles à lire pour la majorité des spectateurs. Le fond d écran Privilégiez un fond d écran constitué d une couleur solide. Une photo ou une image utilisée en fond d écran peut effectivement agrémenter votre présentation ou la rendre unique. Mais soyez prudent : ces fonds d écran peuvent nuire à votre présentation si l'auditoire ne peut pas lire le texte. Assurez-vous d une excellente lisibilité, car votre auditoire sera frustré s il ne peut pas lire vos informations. Astuce : Il est possible que l organisation qui vous invite vous fournisse un masque de PowerPoint où la police, la taille et la couleur des caractères sont prédéterminées afin de correspondre au fond utilisé. Il est fortement suggéré de l utiliser. Vous pouvez généralement ajouter la signature de votre organisation dans le masque. 6

7 Illustrations et tableaux Types d illustrations Photos / dessins Carte Diagramme / Organigramme Graphique Secteur (tarte) Histogramme Buts Identification du sujet Localisation / Lieu De quelle façon est-ce organisé / sa fonction Quantités Proportions / pourcentages Comparaisons dans les quantités Limitez-vous à cinq barres horizontales pour un histogramme. N utilisez pas plus de deux à trois courbes sur un graphique. Assurez-vous que la luminosité et la largeur de toutes les barres sont suffisantes pour faire ressortir le graphique. En effet, si un graphique est transparent ou plus pâle que le texte, il n y aura pas suffisamment de contraste pour attirer l attention de l auditoire. Il n apparaîtra pas bien à l écran. Astuce : Plus c est gros, mieux c est! Les graphiques et les textes doivent être aussi gros que possible. Si vous devez absolument projeter une page détaillée d un livre ou d un formulaire, découpez l image en plusieurs diapositives. D'abord, présentez la page entière pour que les gens puissent voir l apparence complète de celle-ci. Par la suite, montrez plusieurs diapositives présentant la page segmentée pendant que vous expliquez les points importants de manière plus précise. Une photo doit être brillante, lumineuse. Si elle apparaît foncée sur votre écran, sachez qu elle sera plus foncée lorsqu elle sera projetée. N abusez pas des «cliparts» : ils rendent la présentation moins professionnelle. 7

8 Attention à la qualité d un document numérisé. La projection sur un écran de sept ou douze pieds accentuera la mauvaise qualité d un graphique ou d un texte. Effectivement, nous avons tous assisté à une présentation au cours de laquelle, en regardant certains graphiques, nous nous demandions pourquoi l orateur se donnait la peine de les projeter. Astuce : Privilégiez les images en format jpeg. Le format bitmap (bmp) est très lourd, car il n utilise pas de compression. Ne les utilisez que si c est absolument nécessaire. Si vous collez des graphiques d'un presse-papier, utilisez l'option Collage spécial et collez les graphiques en tant qu images. Diaporama Animation Limitez les jeux d animation. Certains ne sont pas conçus pour tous les ordinateurs. Vous pourriez vous retrouver avec des éléments qui se superposent ou se chevauchent, devenant ainsi illisibles. Minutage Vous pouvez utiliser la fonction minutage pour préparer votre présentation et vous assurer de respecter le temps alloué. Il est très frustrant pour le conférencier et l auditoire de voir une conférence écourtée par manque de temps. Astuce : Cliquez sur Diaporama puis Vérification du minutage. Le diaporama est alors lancé et le compteur activé. À la fin de la présentation, la durée sera affichée. Vous pourrez alors faire les ajustements nécessaires. 8

9 MARCHE À SUIVRE POUR SOUMETTRE VOTRE POWERPOINT Assurez-vous que les polices de caractères et les graphiques sont incorporés. Sauvegardez comme un document PowerPoint. Astuce : Nommez votre fichier PowerPoint avec votre nom de famille. Lui donner le nom de l événement est pratique pour vous, mais pas pour les organisateurs qui en reçoivent plusieurs. Votre présentation doit être envoyée avant l événement au comité organisateur à :. Les présentations sont généralement passées en revue par le comité. Il est important de produire un document de réserve de votre présentation et de l apporter avec vous. Habituellement, votre présentation est installée à l avance sur l ordinateur de la salle de conférences qui vous sera allouée. 9