REGLEMENT N O 1 REGLEMENT GENERAL DE REGIE INTERNE

Transcription

1 REGLEMENT N O 1 REGLEMENT GENERAL DE REGIE INTERNE Adopté au Conseil d administration le 18 août Modifié le 20 janvier 2015

2 Dans ce document, l utilisation du masculin pour designer des personnes a comme seul but d alléger le texte et identifie sans discrimination des individus des deux sexes.

3 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 3 de 16 Table des matières Article 1 Dispositions générales... 5 Article 2 Le Conseil d'administration... 6 Article 3 Réunions du Conseil... 8 Article 4 Officiers du Collège Article 5 Comité exécutif Article 6 Vérification des livres Article 7 Signatures et procédures judiciaires Article 8 Modification ou abrogation d'un règlement... 17

4

5 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 5 de 17 Article 1 Dispositions générales 1.1 Définitions Dans le présent règlement, les expressions suivantes signifient : a) LOI : La Loi des collèges d'enseignement général et professionnel; b) COLLÈGE : Le Collège d'enseignement général et professionnel de l'abitibi- Témiscamingue ; c) CONSEIL : Le Conseil d'administration du Collège d'enseignement général et professionnel de l'abitibi-témiscamingue ; d) MINISTRE : Le Ministre responsable des collèges d'enseignement général et professionnel, selon la Loi ; e) PARENTS : Le père et la mère d'un étudiant ou toute personne reconnue comme son tuteur ou gardien ; f) ENSEIGNANT : Toute personne engagée par le Collège pour y dispenser de l'enseignement ; g) ÉTUDIANT : Toute personne inscrite à un programme d'enseignement préuniversitaire ou d'enseignement technique tel que défini à la Loi ou au règlement sur les études collégiales ; h) PROFESSIONNEL : Toute personne engagée par le Collège pour y exercer les fonctions prévues à l'un ou l'autre des corps d'emploi de professionnels ; i) PERSONNEL DE SOUTIEN : Toute personne engagée par le Collège pour y exercer les tâches prévues à l'un ou l'autre des corps d'emploi du personnel de soutien, à l'exception du salarié étudiant. 1.2 Siège social Le siège social du Collège est situé à l'adresse déterminée par résolution du Conseil. 1.3 Sceau Le sceau du Collège est celui dont l'impression apparaît en marge.

6 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 6 de Objet Le présent règlement détermine la régie interne du Collège. 1.5 Désignation Le présent règlement est désigné sous le nom de Règlement numéro 1. Article 2 Le Conseil d'administration 2.1 Composition Le Conseil d'administration se compose des personnes suivantes : 1. Huit personnes nommées par le ministre. a) une personne parmi celles proposées par les établissements d enseignement de niveau universitaire ; b) une personne parmi celles proposées par les commissions scolaires du territoire où est situé le collège ; c) une personne parmi celles proposées par le conseil régional des partenaires du marché du travail de la région où est situé le collège ; d) cinq autres personnes, au moins un représentant par territoire des M.R.C. de l Abitibi-Témiscamingue : deux choisies au sein des entreprises de la région oeuvrant dans le secteur d activités économiques correspondant aux programmes d études techniques mis en oeuvre par le collège ; trois choisies après consultation des groupes socio-économiques de la région. 2. Quatre diplômés du collège, dont deux devront être titulaires du diplôme d'études collégiales, ne faisant pas partie des membres du personnel du collège. Les deux autres devront détenir un diplôme (DEC ou AEC) et demeurer respectivement dans le territoire de la M.R.C. Abitibi-Ouest et la M.R.C. Témiscamingue et ne pas faire partie du personnel du collège ; 3. Trois parents d étudiants du collège provenant de chaque campus (Amos, Val-d Or, Rouyn-Noranda), ne faisant pas partie des membres du personnel du collège, élus à la majorité des voix exprimées par leurs pairs, réunis en assemblée générale par le directeur général du collège ou la personne désignée par ce dernier, et présidée par le président de l association représentant le plus grand nombre de parents, si une telle association existe.

7 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 7 de Trois étudiants élus par les associations étudiantes de chacun des campus (Amos, Val-d Or, Rouyn-Noranda), l un des trois inscrits à un programme d études préuniversitaires et un autre à un programme d études techniques, nommés conformément à l article 32 de la Loi sur l accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants (chapitre A-3.01) ; 5. Cinq personnes à l emploi du Cégep, provenant de plus d un campus d enseignement : (Amos, Val-d Or, Rouyn-Noranda) réparties comme suit : trois enseignants, un professionnel non enseignant et un membre du personnel de soutien, respectivement élus par leurs pairs ; 6. Le directeur général et directeur des études sont également membres du Conseil. 2.2 Démission, vacance, absence et perte de qualité Tout membre peut démissionner en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire du Conseil. Il est également loisible au Conseil de mettre fin au mandat d un de ses membres qui néglige d assister à trois (3) réunions consécutives ou à la moitié des réunions de l année, sans raison valable. 2.3 Compétence Le Conseil exerce les droits et les pouvoirs du Collège selon la Loi. Le Conseil peut décider de toute affaire qui, en vertu des règlements applicables au Collège, est de la compétence du Comité exécutif ou d'un officier. La décision du Conseil, en pareil cas, a préséance sur celle du Comité exécutif ou sur celle de tel officier. 2.4 Exercice des pouvoirs Le Conseil exerce ses pouvoirs par résolution, à moins de stipulation contraire à la Loi, aux règlements du Gouvernement, aux règlements du ministre ou au présent règlement. 2.5 Registres Le Conseil doit tenir à son siège social un ou plusieurs registres où doivent être consignés : a) l'original ou une copie de ses lettres patentes ; b) une copie des règlements du lieutenant-gouverneur en conseil adoptés en vertu de la Loi et une copie certifiée de ses règlements ;

8 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 8 de 17 c) les procès-verbaux des réunions du Conseil et du Comité exécutif en y annexant une copie des autorisations ou approbations du ministre ou du lieutenant-gouverneur en conseil ; d) les nom, prénom, occupation et adresse de chacun de ses membres en indiquant pour chacun la date de sa nomination, celle où il a cessé d'être membre et en annexant lorsqu'il y a lieu, copie de sa nomination par le lieutenant-gouverneur en conseil ; e) les nom, prénom et adresse de chacun des parents ; f) les nom, prénom et adresse de chacun des enseignants ; g) les nom, prénom et adresse des étudiants ; h) les créances garanties par hypothèque en indiquant pour chacune le montant capital, une description sommaire des biens hypothéqués et le nom des créanciers ou pour les émissions d'obligation, le nom du fiduciaire ; i) les budgets et les états financiers du Collège pour chacune des années financières. Le Conseil peut par résolution décider de toute autre inscription à être effectuée dans ses registres ainsi que la forme de ces registres. Article 3 Réunions du Conseil 3.1 Réunions ordinaires Le Conseil doit tenir au moins six (6) réunions par année, aux dates et heures déterminées par le Conseil. Le secrétaire général doit expédier à chaque membre du Conseil au moins deux (2) jours francs avant la réunion un projet d'ordre du jour. Aucun avis de convocation n'est nécessaire pour les réunions ordinaires. a) Lorsqu'une réunion du Conseil d'administration ou de l'exécutif du Collège est convoquée, le Collège, par le biais de son secrétariat général, fait parvenir aux membres, dans toute la mesure du possible, toute documentation préparée par le Collège et pertinente aux différents points mentionnés au projet d'ordre du jour. b) Tout document transmis lors d'une réunion doit être acheminé aux membres qui n'ont pu être présents à ladite réunion.

9 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 9 de Réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires du Conseil sont convoquées par le secrétaire général à la demande du président ou à la demande écrite de trois (3) membres du Conseil. À défaut par le secrétaire général de donner suite dans les trois (3) jours à la demande de convocation d'une réunion extraordinaire, le président ou, selon le cas, trois membres du Conseil, peuvent convoquer une telle réunion. Au cours d'une réunion extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans l'avis de convocation peuvent être traités à moins que tous les membres du Conseil ne soient présents à cette réunion et n'y consentent. 3.3 Convocation Les réunions extraordinaires sont convoquées par un avis écrit indiquant le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Cet avis doit être expédié au moins trois (3) jours francs avant la date de la réunion. Dans un cas qu'il juge d'urgence, le président peut convoquer une réunion extraordinaire sans respecter ce délai. L'avis de convocation de telles réunions doit être donné par lettre recommandée, par télécopieur ou par courrier électronique à chacun des membres. 3.4 Réunion sans avis Toute réunion pour laquelle il est requis de donner un avis de convocation peut avoir lieu en tout temps et sans avis pourvu que tous les membres soient présents ou aient signé une renonciation à l'avis de convocation d'une telle réunion. 3.5 Lieu des réunions Les réunions du Conseil se tiennent au siège social du Collège à moins que le Conseil ou le Comité exécutif n'en décide autrement. 3.6 Quorum Le quorum des réunions du Conseil est constitué de la majorité des membres en fonction. 3.7 Vote Les décisions du Conseil sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents ayant droit de vote. Le président a droit de vote. En cas d'égalité des voix à une réunion du Conseil, le vote du président est prépondérant, conformément à l'article 14 de la Loi.

10 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 10 de 17 Nul ne peut se faire représenter ni exercer son droit de vote par procuration à une réunion du Conseil. Le vote est pris à main levée. Cependant, à la demande d'un membre, le vote se tient au scrutin secret. À moins qu'un scrutin n'ait été requis, une déclaration du président à l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée au procès-verbal à cet effet constituent une preuve prima facie de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il soit nécessaire de prouver la quantité ou proportion des votes enregistrés. 3.8 Procès-verbal Le secrétaire général doit tenir procès-verbal de chaque réunion du Conseil. Le procès-verbal doit porter la signature du secrétaire. Après adoption à la fin de la réunion ou au commencement d'une réunion subséquente, il est signé par la personne présidant alors la réunion. Le secrétaire est dispensé de la lecture du procès-verbal avant son adoption à condition qu'il en ait expédié une copie à chacun des membres au moins trois (3) jours francs avant le jour de la réunion, à moins qu'il ne soit autrement décidé par résolution du Conseil. 3.9 Procédure Sous réserve du présent règlement, le Conseil peut adopter tout règlement pour régir sa procédure de réunion. En l'absence des règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s'applique aux réunions du Conseil (MORIN, Procédure des assemblées délibérantes, Montréal, 4e édition) Enregistrement L'enregistrement et/ou la diffusion des réunions du Conseil, en totalité ou en partie, par quel que procédé que ce soit, doit être autorisé par le Président du Conseil.

11 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 11 de 17 Article 4 Officiers du Collège 4.1 Officiers Les officiers du Collège sont : a) le président b) le vice-président c) le directeur général d) le directeur des études e) le secrétaire général f) le directeur des services administratifs g) les autres cadres de direction Le président et le vice-président doivent être choisis parmi les membres du Conseil qui ne font pas partie du personnel du Collège et qui n'y sont pas étudiants. Sous réserve de ce qui précède et de l'article 14 de la Loi, le Conseil procède à l'élection du président et du vice-président, lors de la réunion ordinaire du mois de novembre de chaque année. 4.2 Vacance au poste de président ou vice-président Les postes de président ou de vice-président deviennent vacants : a) par démission de leur titulaire ; b) lorsque leur titulaire cesse de faire partie du Conseil ; c) lorsque leur titulaire fait cession de ses biens, est mis en faillite ou tombe sous le coup du concordat. Le Conseil peut par résolution déclarer le poste de président ou de vice-président vacant lorsque leur titulaire a fait défaut d'assister à trois (3) réunions ordinaires consécutives du Conseil. Sous réserve de l'article 21 de la Loi, en cas de vacance au poste de président ou de vice-président, le Conseil doit procéder à la nomination d'un nouveau titulaire dès la première réunion ordinaire qui suit le début de cette vacance, à moins que le Conseil n'en décide autrement par résolution.

12 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 12 de Cumul Une même personne peut détenir plus d'un poste d'officier du Collège pourvu que le président et le vice-président soient deux (2) personnes différentes. 4.4 Président Le président préside les réunions du Conseil et il exerce les pouvoirs que le Conseil lui délègue. 4.5 Vice-président Le vice-président exerce les pouvoirs du président au cas d'absence ou d'incapacité d'agir de ce dernier et exerce les pouvoirs que lui délègue le Conseil. 4.6 Directeur général Sous réserve de l'article 20 de la Loi, le directeur général est nommé par le Conseil. Son poste devient vacant par la démission de son titulaire ou la fin de son engagement. Le directeur général : a) est l'officier administratif du Collège ; b) avec le Comité exécutif, est responsable de l'administration courante du Collège ; c) préside le Comité exécutif ; d) veille à l'exécution des décisions du Conseil et du Comité exécutif ; e) autorise toute dépense prévue au budget comportant un déboursé n'excédant pas la somme de soixante-quinze mille dollars (75 000$) ; f) assure : 1. la préparation des plans de développement à court et à long terme, qu'il doit soumettre au Comité exécutif et au Conseil ; 2. la coordination de tous les services et la communication constante à tous les paliers du personnel ; 3. la préparation du budget, le contrôle budgétaire, de même que la préparation des rapports financiers et des statistiques, qu'il doit présenter au Comité exécutif et au Conseil ;

13 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 13 de les relations internes et externes du Collège ; 5. le recrutement du personnel nécessaire au fonctionnement du Collège ; g) exerce les pouvoirs et accomplit les devoirs que lui confie le Conseil par résolution. 4.7 Directeur des études Sous la direction du directeur général, le directeur des études : a) dirige les services pédagogiques ; b) avise le Conseil sur l'organisation et le développement de l'enseignement et sur les nominations aux fonctions de direction pédagogique ; c) exerce les fonctions et les pouvoirs du directeur général en cas d'absence ou en cas d'incapacité d'agir de ce dernier ; d) accomplit les tâches qui lui sont confiées par résolution du Conseil ou par le directeur général ; e) préside la Commission des études ; f) est responsable de l'application du règlement sur le régime des études collégiales. 4.8 Secrétaire général Sous la direction du Conseil et du directeur général, le secrétaire général : a) a la garde des archives, papiers et documents du Conseil et du Collège ; b) dresse et signe le procès-verbal des réunions du Conseil qu'il consigne au registre des procès-verbaux ; c) a la charge et la garde des registres du Collège ; d) a la garde du sceau du Collège ; e) convoque les réunions du Conseil et autres réunions dont la convocation lui est confiée ; f) certifie les extraits des registres qu'il tient ; g) prépare chaque année le rapport général du Collège ;

14 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 14 de 17 h) accomplit les tâches qui lui sont confiées par résolution du Conseil ou par le directeur général. 4.9 Directeur des services administratifs Sous la direction du directeur général, le directeur des services administratifs : a) assiste le directeur général dans tous les aspects du contrôle administratif et financier du Collège ; b) assiste le directeur général dans tous les aspects de la gestion des services de l'équipement notamment l'entretien ménager et spécialisé, la gestion de l'énergie, la sécurité, les achats, l'imprimerie et la librairie ; c) a la charge et la garde des registres prévus aux alinéas h) et i) de l'article 2,05 ; d) a la garde et le contrôle des biens du Collège ; e) dépose l'argent et autres valeurs du Collège dans toute banque, caisse populaire ou société de fiducie déterminées par résolution du Comité exécutif ; f) prépare les chèques, traites ou autres effets négociables pour acquitter les autres dépenses du Collège ; g) tient régulièrement les livres de comptabilité où sont inscrites les recettes et déboursés du Collège et conserve les pièces justificatives des paiements effectués ; h) prépare chaque année le rapport financier du Collège ; i) prépare au début de chaque année le budget du Collège ; j) fournit sur demande du Conseil ou du directeur général tous états et renseignements requis ; k) accomplit les tâches qui lui sont confiées par résolution du Conseil ou par le directeur général Délégation Le Conseil peut, par résolution, déléguer totalement ou partiellement les pouvoirs d'un officier autre que le président, le vice-président ou le directeur général à un autre officier du Collège. Le Conseil peut également par résolution nommer toute autre personne pour remplir les pouvoirs et devoirs d'un officier au cas d'absence ou d'incapacité d'agir de celui-

15 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 15 de 17 ci. Toutefois, les pouvoirs et devoirs du président et du vice-président ne peuvent être remplis que par un membre du Conseil habile selon la Loi à détenir tel poste. Article 5 Comité exécutif 5.1 Membres Le Comité exécutif se compose du président et du vice-président du Conseil, du directeur général, du directeur des études et d'une autre personne élue par le Conseil parmi les autres membres qui font partie du personnel du Collège. Cette élection se fait lors de l'assemblée ordinaire du Conseil tenue en novembre de chaque année. 5.2 Vacance Tout membre du Comité exécutif cesse d'en faire partie en même temps qu'il cesse d'être membre du Conseil. Il peut également démissionner de ce poste en faisant parvenir sa démission par écrit au Conseil. Nonobstant toute vacance, les membres du Comité exécutif restant en exercice peuvent continuer d'agir s'ils forment quorum. Sous réserve de l'article 21 de la Loi, le Conseil peut par résolution combler toute vacance au sein du Comité exécutif, à tout autre moment de l'année. 5.3 Président et secrétaire du Comité exécutif Conformément à la Loi, le directeur général préside le Comité exécutif. Le secrétaire général du Collège agit comme secrétaire du Comité exécutif. Le Comité exécutif peut nommer une autre personne pour remplacer le secrétaire général au cas d'absence ou d'incapacité d'agir de celui-ci. 5.4 Réunions Le Comité exécutif se réunit sur convocation du directeur général. Le projet d'ordre du jour est transmis avant la tenue de l'assemblée. Tout membre du Comité exécutif peut convoquer une réunion. Les avis de convocation sont donnés par le secrétaire du Comité exécutif, au moins vingt-quatre (24) heures avant l'assemblée. Ces avis peuvent être donnés verbalement, par courrier, par télécopieur ou par courrier électronique. 5.5 Quorum

16 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 16 de 17 Le quorum des réunions du Comité exécutif est de trois (3) membres. 5.6 Concordance Les articles 3,04, 3,05, 3,07, 3,08, 3,09 du présent règlement s'appliquent mutatis mutandis au Comité exécutif. 5.7 Rapport au Conseil Le secrétaire du Comité exécutif transmet au Conseil le procès-verbal de chaque réunion du Comité exécutif, dès l'assemblée ordinaire du Conseil suivant celle du Comité exécutif. 5.8 Pouvoirs Le Comité exécutif s'occupe de l'administration courante du Collège et exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par règlement ou par résolution du Conseil. Il peut effectuer toute dépense prévue au budget. Toutefois, toute dépense supérieure à deux cent cinquante mille dollars ( $) requiert l'accord unanime des membres présents ainsi que la présence du président ou du vice-président du Conseil. À défaut de quoi une telle dépense est soumise à l'approbation du Conseil d'administration. Article 6 Vérification des livres Les livres et états financiers du Collège sont examinés par un ou plusieurs vérificateurs nommés par le Conseil au début de chaque année financière. Les états ainsi vérifiés sont soumis à l'approbation du Conseil. Article 7 Signatures et procédures judiciaires 7.1 Contrats Tout contrat ou autre document requérant la signature du Collège est signé par deux officiers du Collège désignés par résolution du Conseil.

17 RÈGLEMENT NO 1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE page 17 de Procédures judiciaires Le secrétaire général ou toute personne désignée par résolution du Conseil sont autorisés à répondre pour le Collège à tout bref de saisie, subpoena, ordonnance sur faits et articles et à signer les affidavits nécessaires aux procédures judiciaires. Article 8 Modification ou abrogation d'un règlement Toute modification ou abrogation d'un règlement doit être adoptée à la majorité absolue des membres du Conseil en fonction, et doit être soumise aux membres du Conseil selon l'une ou l'autre des deux procédures suivantes : convocation d'une réunion extraordinaire du Conseil donnée au moins huit (8) jours francs précédant la tenue de la réunion. L'avis de convocation doit être accompagné d'une copie du règlement que l'on veut faire abroger et de la modification que l'on veut faire apporter audit règlement ; avis de motion peut être déposé au cours d'une réunion ordinaire, à l'effet que l'on proposera lors de la prochaine réunion ordinaire l'abrogation ou la modification d'un règlement. Tel avis de motion doit indiquer le règlement que l'on veut faire abroger et la modification que l'on veut faire apporter audit règlement.