Avant-propos. La réforme institutionnelle de 2010 des chambres de commerce et d industrie conduit à réactualiser en profondeur le règlement intérieur.

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1 REGLEMENT INTERIEUR ADOPTE PAR L ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DU 19 octobre 2012 Homologué le 29 novembre 2012

2 Avant-propos Le règlement intérieur que doivent adopter les CCI de Région et territoriales est un document normatif destiné à régir l organisation et le fonctionnement de la chambre, les droits et devoirs de ses membres et décrire certaines procédures applicables par la chambre. Il est librement élaboré par chaque établissement dans le respect des limites fixées par les textes législatifs et règlementaires applicables aux établissements du réseau des CCI. La réforme institutionnelle de 2010 des chambres de commerce et d industrie conduit à réactualiser en profondeur le règlement intérieur. Le présent règlement intérieur de la Région Martinique adopté en application de l article R du code du commerce par l Assemblée Générale du 19 octobre Version en vigueur à compter du 29 novembre 2012, suite à l homologation par le Préfet de Région en vertu des dispositions de l article R du code du commerce. 1

3 Sommaire Textes de référence p.3 Préambule p.4 Chapitre 1 Composition de la CCI de la Région Martinique et conditions d exercice des mandats 1. Les membres élus p.5 2. Les membres associés p.7 3. Les conseillers techniques p.8 4. La représentation de la CCIM et désignation des représentants p.8 Chapitre 2 Les instances de la CCIM 1. L assemblée générale (constitutive, AGO et AGE) p.9 2. Le président p Le trésorier p Le bureau p Les commissions dispositions générales p Les commissions réglementées p.20 Chapitre 6 Le fonctionnement interne des services 1. Le directeur général p Les services internes p La commission paritaire locale p Les normes d intervention du réseau p.32 Chapitre 7 Ethique et prévention du risque de prise illégale d intérêt 1. Charte d éthique et déontologie p Prévention du risque de prise illégale d intérêt p La déclaration d intérêts p La commission de prévention des conflits d intérêts p.35 Chapitre 3 La stratégie régionale, le schéma directeur, le schéma régional 1. La stratégie régionale p Le schéma directeur p Le schéma régional en matière de Formation professionnelle p.21 Chapitre 4 Les dispositions budgétaires, financières et comptables 1. L adoption des budgets p La commission des finances p Le commissaire aux comptes p Le recours à l emprunt p La tarification des services p Les opérations immobilières, les baux emphytéotiques, et les cessions des biens mobiliers usagés p la prescription quadriennale et l abandon de créances p.27 Chapitre 5 Les contrats de la commande publique, les transactions et les compromis 1. Les marchés publics et accords cadres p Les autres contrats de la commande publique p La délivrance d AOT sur le domaine public p Les transactions et le recours à l arbitrage p.30 2

4 TEXTES de REFERENCE Textes obligatoires : Texte fondateur de la Chambre de commerce et d industrie Loi du 09 avril 1898 (établissement public) ; Décret n du 1 er décembre 2010 mettant en œuvre la réforme du réseau des CCI : article 83 ; Arrêté préfectoral du 1/09/2010 n fixant le nombre et la composition de la chambre de commerce et d industrie de région ; Arrêté ministériel du 29 /09/2009 approuvant le schéma directeur régional adopté le 17/08/2008 Textes législatifs Code de commerce : Articles L à L ; Code général des impôts : Article 1600 et articles 330 et 331 Annexe III ; Loi du 10 décembre 1952 relative à l établissement obligatoire d un statut du personnel administratif des chambres d agriculture, des chambres de commerce et des chambres de métiers. Loi n du 12 novembre 1956 réglementant l usage des dénominations «chambre de commerce», «chambre de commerce et d industrie», «chambre de métiers» et «chambre d agriculture». Loi n du 23 juillet 2010 : dispositions transitoires et finales. 4. Circulaires et instructions Circulaire C 1111 du 30 mars 1992 fixant les règles budgétaires, comptables et financières applicables à l assemblée des chambres françaises de commerce et d industrie, aux chambres régionales de commerce et d industrie, aux chambres de commerce et d industrie et aux groupements interconsulaires ; Circulaire n 2373/2374 du 25 août 1995 relative à l introduction de l obligation pour les chambres de nommer un commissaire aux comptes ; Circulaire n 1898/1899/1900 du 9 août 1999 relative à la prévention du délit de prise illégale d intérêt dans les chambres de commerce et d industrie et à l homologation du règlement intérieur ; Circulaire du 27 janvier 2003 relative à l application du code des marchés publics aux chambres de commerce et d industrie. Le vadémécum relatif à l application du code des marchés publics aux Chambres de commerce et d industrie Le vadémécum relatif à l exercice de la tutelle administrative et financière de l Etat sur les établissements du réseau des CCI décembre Les vadécum relatifs aux RI des CCI territoriales et régionales du réseau consulaire Textes réglementaires : Code de commerce : Articles R à R Décrets en Conseil d État non codifiés : Décret n du 28 novembre 2003 autorisant les chambres de commerce et d industrie à conclure avec l État des transactions relatives aux engagements financiers concernant leurs services aéroportuaires ; Article 1 er du décret n du 19 avril 2007 relatif aux modalités de la tutelle exercée par l État sur les établissements du réseau des chambres de commerce et d industrie. 2. Décrets simples non codifiés : Décret n du 29 mars 2007 pris pour l application de l article L.70 du code du domaine de l État et relatif à l aliénation des biens mobiliers par les chambres de commerce et d industrie. 3. Arrêtés Code de commerce : Articles A à A et annexes Arrêté du 17 mars 2011 relatif à la détermination du nombre de voix des présidents des CCIR à l assemblée générale de l ACFCI Arrêté du 18 mars 2011 modifiant l article A du code de commerce et relatif à la composition de la CPN des CCI 3

5 PREAMBULE Section 1 Présentation générale de l établissement Art. 1 Nature juridique de l établissement : La chambre de commerce et d industrie de Martinique (CCIM) est un établissement public placé sous la tutelle de l État et dont les attributions sont fixées par les textes législatifs et réglementaires en vigueur. Elle exerce les compétences générales attribuées aux CCI de région et celles dévolues aux CCI territoriales. A ce titre, elle assure une mission de représentation des intérêts du commerce, de l industrie et des services auprès des pouvoirs publics et des autorités étrangères, et contribue au développement économique, à l attractivité et à l aménagement des territoires ainsi qu au soutien des entreprises et de leurs associations en remplissant les missions de service public et d intérêt général nécessaires à l accomplissement de ses missions. La chambre de commerce et d industrie de Martinique est administrée par des dirigeants d entreprises élus. Elle est d une part CCIT dans son mode d élection, sa composition et son organisation avec les prérogatives et missions dévolues aux CCIR de Métropole, en vertu de l article L alinéa du code de commerce, elle est dénommée «Chambre de Commerce et d Industrie de Région «. Le Préfet de Région exerce la tutelle administrative et financière de la chambre de commerce et d industrie de Martinique dans les conditions fixées par le code de commerce, et dans le respect de son autonomie, en tenant compte du caractère électif de la désignation de ses dirigeants et de la libre représentation des intérêts du commerce, de l industrie et des services. Art. 2 Siège et circonscription de la chambre : La Chambre de commerce et d industrie de région Martinique a son siège au 50 rue Ernest Deproge Fort de France. Sa circonscription s étend à la région administrative de la Martinique Section 2 Présentation générale du règlement intérieur Art. 3 Objet du règlement intérieur Le présent règlement intérieur relatif aux règles d organisation et de fonctionnement de la Chambre de Commerce et d Industrie de MARTINIQUE est adopté en conformité avec des dispositions du code de commerce. Il est opposable aux Membres Elus, aux Membres Associés, aux conseillers techniques et aux agents de la Chambre qui doivent s y conformer, ainsi qu aux tiers dans le cadre de leurs relations avec la CCIM. Art. 4 Adoption, homologation et modifications Le règlement intérieur est adopté par l Assemblée Générale et, est homologué par l autorité de tutelle dans les conditions fixées par le code de commerce. Toute modification du règlement intérieur est également adoptée et homologuée dans les mêmes conditions. Art. 5 Publicité Il peut être communiqué à toute personne qui en fait la demande par écrit à la Chambre. Les éventuels coûts de reproduction et d envoi sont à la charge du demandeur. Le règlement intérieur est consultable dans les locaux de l établissement aux heures ouvrables et est mis en ligne sur le site Internet de la CCIM. 4

6 Chapitre 1 Composition de la CCI de la région Martinique et conditions d exercice des mandats Section 1 : Les Membres Elus Art. 6 Composition de la chambre et définition des Membres Elus Le nombre des Membres Elus et la composition de la chambre de commerce et d industrie de Martinique par catégorie et sous-catégorie professionnelle sont déterminés par l arrêté préfectoral en vigueur au vu de l étude économique réalisée dans les conditions fixées par le code de commerce. La liste des Membres Elus en exercice et leur répartition entre catégories et sous-catégorie est annexée au présent règlement. Ont la qualité de "membres élus" les chefs d entreprises et les représentants des entreprises de la circonscription de la Chambre qui ont été proclamés élus au terme du scrutin organisé pour le renouvellement général ou partiel de la Chambre. Art. 7 Rôle et attributions des Membres Elus Les Membres Elus disposent d'une voix délibérative au sein de l Assemblée Générale et sont appelés à siéger dans les autres instances de la CCIM. Ils peuvent également représenter la chambre de commerce et d industrie de Martinique dans toutes les instances et entités extérieures auxquelles celle-ci participe lorsqu ils y sont expressément mandatés. Art. 8 Gratuité des fonctions Les fonctions de membre élu de la Chambre de commerce et d industrie de région sont exercées à titre gratuit. Toutefois, dans la limite du plafond et des conditions réglementaires, des indemnités pour frais de mandat peuvent être attribués au Président et/ou autres membres du Bureau. Sur proposition du Bureau, l Assemblée Générale vote l indemnité et sa majoration en cas de répartition entre plusieurs membres du Bureau. Un membre du Bureau de la Chambre de commerce et d industrie de région ne peut cumuler le bénéfice d une indemnité pour frais de mandat au titre de la Chambre de région et au titre de la CCIT dont il est membre. Les frais de déplacement, de restauration et d hébergement des membres Elus titulaires d un ordre de mission ou d un mandat de représentation dont pris en charge par le Chambre sur présentation de justificatifs et dans une limite prédéfinie par la Chambre. Art. 9 Carte d identité consulaire des Membres La Chambre de commerce et d industrie de Martinique délivre à chaque Elu une carte consulaire qui mentionne les fonctions au sein de la Chambre et les dates de la mandature au cours de laquelle elle est valide. A l'expiration de son mandat, quelle qu en soit la cause, le Membre est tenu de restituer sa carte. Art. 10 Devoir de réserve des Membres Pendant la durée de leur mandat, les Membres Elus de la CCIM ne peuvent se prévaloir de leur qualité dans leurs relations d affaires ou leurs activités privées. 5

7 Les Membres Elus, en dehors des délégations qui leur ont été régulièrement données et ont été rendues publiques, ne peuvent engager la Chambre ou prendre position en son nom. En dehors des instances de la Chambre, les Membres Elus s abstiennent de prendre position es qualités sur toute affaire susceptible de faire l objet d une consultation ou d une délibération de la CCIM. Art. 11 Perte de la qualité de Membre Elu et démission volontaire Tout Membre Elu qui cesse de remplir les conditions d éligibilité prévues par le code de commerce présente sa démission au Préfet de Région et en informe le Président de la CCIM. A défaut, l autorité de tutelle le déclare démissionnaire d office. Tout Membre Elu qui met fin volontairement pour toute autre cause à son mandat adresse également sa démission au Préfet de Région et copie au Président de la CCIM. Dans tous les cas, le Préfet de Région accuse réception de la démission et indique la date de prise d effet à la CCIM. Art.12 Refus d exercer les fonctions et absentéisme Tout Membre Elu qui refuse d exercer tout ou partie des fonctions liées à son mandat ou fixées par le présent règlement intérieur ou s abstient, sans motif légitime, d assister aux Assemblées pendant douze mois consécutifs est saisi par le Préfet de Région d une mise en demeure de se conformer à ses obligations. Si dans le délai de deux mois l intéressé ne défère pas à cette mise en demeure, l autorité de tutelle peut prononcer la suspension ou la démission d office de ses fonctions, après l avoir mis à même de faire valoir ses observations. Dans le cas où la suspension ou la démission d office du Membre Elu est prononcée pour faute grave dans l exercice de ses fonctions, l autorité de tutelle l avise préalablement de la possibilité qu il soit assisté d un conseil et le met à même de faire valoir ses observations dans le délai d un mois. Art. 13 Contrat d assurance et protection juridique des Membres Elus La CCIM souscrit au profit du Président, du Trésorier, des Elus, des suppléants ou ceux ayant reçu une délégation de leur part, ou d un ancien élu ayant quitté ses fonctions, un contrat d assurance garantissant les responsabilités et risques qu ils encourent dans l exercice de leurs fonctions consulaires. Conformément aux dispositions du code de commerce, la CCIR accorde à ses élus et anciens élus protection lors de poursuites pénales pour des faits n ayant pas le caractère de faute détachable de l exercice de leurs fonctions. Art. 14 Honorariat Sur proposition du Président, l'assemblée Générale peut décerner le titre de Président honoraire, Vice-président honoraire, Trésorier honoraire ou Secrétaire honoraire, aux Membres du Bureau parvenus au terme de leur fonction, pour leurs actions dans l intérêt de la Chambre. L honorariat peut également être conféré dans les mêmes conditions à d autres Membres de l Assemblée. Les membres honoraires ne peuvent se prévaloir de leur qualité dans leurs relations d affaires ou leurs activités privées. Art. 15 Incompatibilités En vertu des dispositions du code rural «Nul ne peut être à la fois membre d une Chambre d agriculture et membre de la Chambre de commerce et d industrie». 6

8 Section 2 : Les Membres Associés Art. 16 Définition et désignation des membres associés Ont la qualité de Membres Associés, les personnes désignées par la Chambre de Commerce et d Industrie de Martinique dans les conditions fixées par le code de commerce. Ils doivent être choisis parmi les personnes détenant les compétences en matière économique de nature à concourir à la bonne exécution des missions de la Chambre Le nombre de Membres Associés ne peut excéder la moitié de celui des Membres Elus. Ils sont désignés après chaque renouvellement quinquennal, sur proposition du Bureau, par l'assemblée Générale lors de la séance qui suit celle de son installation. Sur proposition du Bureau, l Assemblée Générale peut procéder entre deux renouvellements au remplacement des sièges vacants des Membres Associés ou désigner d autres Membres Associés dans la limite du nombre mentionné ci-dessus. La liste des Membres Associés en exercice fait l objet d une annexe au présent règlement intérieur. Art.17 Rôle et attributions des Membres Associés L Assemblée Générale n est régulièrement réunie que si les Membres Associés ont été convoqués dans les mêmes délais et conditions que les Membres Elus. Les Membres Associés prennent part aux délibérations avec voix consultative. Les Membres Associés peuvent siéger dans les commissions. Toutefois, ils ne peuvent siéger au sein des commissions suivantes : la commission des finances, la commission paritaire locale, la commission de prévention des conflits d intérêts et la commission consultative des marchés. Ils peuvent représenter la CCIM dans toutes les instances extérieures auxquelles celle-ci participe lorsqu ils y sont expressément habilités. Cependant ils ne peuvent représenter la CCIM dans ces instances qu à la condition qu aucun acte contractuel ou financier engageant la Chambre n y soit accompli et qu ils disposent d un mandat de représentation de l Assemblée Générale ou du Président. Le Président et le Trésorier ne peuvent déléguer leur signature à un Membre Associé. Art. 18 Obligations des Membres Associés Les Membres Associés sont tenus au même devoir de réserve que les Membres Elus prévu à l article 1-5 section1 chapitre 1. Ils sont couverts par l assurance souscrite par la Chambre pour les responsabilités et les risques encourus dans l exercice de leurs fonctions. Les fonctions de Membre Associé sont exercées à titre gratuit. Toutefois, les frais de déplacement, de restauration et d hébergement engagés par les Membres Associés titulaires d un ordre de mission ou d un mandat de représentation sont pris en charge par la Chambre sur présentation de justificatifs dans les mêmes conditions que pour les Membres Elus. Lorsqu un Membre Associé refuse d exercer tout ou partie de ses fonctions fixées par la Chambre ou qui s abstient, sans motif légitime, d assister aux séances de l Assemblée Générale, le Président lui adresse une mise en demeure de se conformer à ses obligations. Si l intéressé ne défère pas à cette demande dans le mois qui suit sa notification, le Président peut, sur délibération de l Assemblée Générale, mettre fin à son mandat. Le Membre Associé qui met fin à son mandat volontairement adresse sa démission au Président de la CCIM qui en prend acte et en informe l Assemblée Générale. 7

9 Section 3 : La représentation de la chambre et les désignations de représentants Art. 19 Représentation de la Chambre dans le réseau consulaire Lors de la séance d installation de la Chambre de Commerce et d Industrie de Région, l Assemblée Générale désigne le suppléant du Président de la CCIM à la CCI France. Le Président informe l Assemblée Générale, chaque fois que nécessaire, de l activité de l Assemblée des Chambres de Commerce et d Industrie de France et des positions adoptées. Art. 20 Représentation de la Chambre dans les instances ou entités extérieures Il est procédé aux désignations des représentations extérieures de la CCI après chaque élection, et en tant que de besoin au cours de la mandature. Sauf texte particulier qui en dispose autrement, le Président, après avis du Bureau, désigne les représentants de la CCI auprès des instances et organismes extérieurs. Il informe l Assemblée Générale la plus proche de ces désignations. Les représentants du Président es qualités sont désignés par ce dernier dans les mêmes conditions que pour les délégations de signature prévues à l article 38 du présent règlement intérieur. L Assemblée Générale est informée de ces désignations. Les titulaires d un mandat de représentation rendent compte au Président et au Bureau de l exercice de leur représentation pour, le cas échéant, information de l Assemblée Générale. Le mandat de représentation accordé au Membre Elu, au Membre Associé ou à l agent de la Chambre prend fin lorsque le titulaire cesse d exercer ses fonctions au sein de la Chambre, quelle qu en soit la cause. Aucun agent permanent, Membre Associé ne peut engager la CCIM contractuellement et financièrement. Le Membre Elu le peut à la condition d y avoir été autorisé par le Président ou l AG. Le mandat de représentation de la Chambre et le mandat de représentation du Président de la CCIM peuvent être retirés dans les mêmes conditions que leur attribution respective. Art.21 Limitation à la communication d informations sur les travaux de la Chambre Le Président de la CCIM détermine les conditions dans lesquelles est assurée la communication à l'extérieur d'informations sur les travaux de la chambre dans le respect des dispositions de la loi n du 17 juillet 1978 et des textes législatifs et règlementaires organisant la publicité spécifique des actes des établissements du réseau des chambres de commerce et d industrie. Toute communication officielle faite au nom de la Chambre doit avoir obtenu l'autorisation préalable du Président. Art. 22 Les avis de la Chambre Sur délibération de l Assemblée Générale, compétence est déléguée au Président pour exprimer, au nom de la CCI, les avis requis d elle par les lois et règlements. Le Président engage les consultations nécessaires. Le Président rend compte à l Assemblée Générale des avis exprimés en application de la délégation qu il a reçue. La délégation prend fin au plus tard avec le mandat de l Assemblée Générale qui l a accordée. Les avis de la Chambre de commerce et d industrie de Martinique autres que ceux requis par les lois et règlements sont pris et émis à l initiative du Président, après avis du Bureau. La Chambre de commerce et d industrie de Martinique peut, de sa propre initiative, émettre des vœux et adopter des motions sur toute question entrant dans le champ de ses attributions et de ses missions. 8

10 Chapitre 2 Les instances de la CCIM Section 1 : L Assemblée Générale Art. 23 Composition de l Assemblée Générale L Assemblée Générale de la CCIM est composée des Membres Elus ayant voix délibérative et des Membres Associés ayant voix consultative Elle est présidée par son Président ou, en cas d empêchement de celui-ci, par le 1 er Vice-président ou l un quelconque des Vice-présidents qui assure son intérim conformément à l ordre du tableau qui figure en annexe au présent règlement intérieur. Art. 24 Rôle et attributions de l Assemblée Générale L Assemblée Générale connaît de toutes les questions qui relèvent des attributions des Chambres de Commerce et d Industrie. Elle adopte le règlement intérieur de l établissement. Elle statue sur tous les sujets qui lui sont présentées par le Président. Elle entend le compte rendu des travaux des diverses commissions et prend connaissance de leurs conclusions. Elle adopte s il y a lieu, les propositions de vœu, d avis de délibération ou d intervention qui lui sont soumises. Elle peut décider du renvoi d une question ou d un sujet à l examen d une commission compétente ou à une assemblée générale ultérieure. Elle adopte les comptes annuels et les budgets prévisionnels de la Chambre, au vu du rapport de la Commission Finances. Elle doit être saisie de toute demande d ouverture de crédit non prévu au budget prévisionnel. Art. 25 Délégations de compétences à d autres instances de la Chambre L Assemblée Générale peut déléguer à d autres instances de la Chambre de commerce et d industrie des compétences relatives à son administration et à son fonctionnement courant. Une délibération prise en ce sens définit les limites de la délégation en indiquant de manière précise : l instance délégataire, la durée de la délégation qui ne peut excéder celle de la mandature ou, le cas échéant, celle du mandat du Président, les attributions déléguées, les autres conditions dans lesquelles la délégation doit éventuellement être exercée. L instance délégataire informe régulièrement l Assemblée Générale des décisions prises dans le cadre de sa délégation. Les attributions qui ne figurent pas dans la délibération de délégation de compétences restent de la compétence de l Assemblée Générale. Une instance délégataire ne peut subdéléguer les compétences déléguées par l Assemblée Générale à une autre instance. L ensemble des délégations de compétences de l Assemblée Générale fait l objet d une publicité dans les mêmes conditions que les délégations de signature du Président et du Trésorier telles que prévues aux articles 38 et 42 du présent règlement intérieur. 9

11 Sous-section 1 : L Assemblée Générale constitutive Art. 26 Déroulement de la séance d installation de l Assemblée Générale Le Préfet de Région procède à l installation des Membres Elus dans les délais et les conditions prévus par le code de commerce. A cet effet, la Chambre de commerce et d industrie de région lance les convocations en accord avec le Préfet. La séance est ouverte par le Préfet qui installe la Chambre par l énoncé de la liste des Membres Elus issus du scrutin. Un bureau d âge est constitué du doyen et des deux benjamins de l Assemblée pour procéder, en présence de l autorité de tutelle, à l élection du Président de la CCI, puis à l élection des autres Membres du Bureau dans les conditions prévues aux articles 44 et 45 du présent règlement intérieur. Sont élus par l Assemblée Générale, au plus tard lors de la séance qui suit celle de l installation, les membres et les Présidents des commissions réglementées. Les membres sortants siègent jusqu à l installation de leurs successeurs. Toutefois, à compter du jour de l élection et jusqu à l installation des nouveaux membres, la Chambre ne peut se réunir que pour expédier les affaires courantes. Sous-section 2 : L Assemblée Générale réunie en séance ordinaire Art. 27 Fréquence des séances, convocation, ordre du jour L Assemblée Générale de la Chambre de commerce et d industrie de Martinique se réunit sur convocation de son Président dans les locaux de la Chambre ou en tout autre lieu de la circonscription préalablement défini par ce dernier et le Bureau. La Chambre tient 3 Assemblées Générales Ordinaires obligatoires pour notamment : examiner et approuver les comptes recettes et dépenses de l exercice précédent. Ces comptes doivent être approuvés au plus tard le 30 juin de l année suivant l exercice auquel il se rapporte ; adopter le budget primitif de l exercice suivant. Ce budget doit être voté au plus tard le 30 novembre de l année précédent l exercice auquel il se rapporte. Examiner et approuver le rapport annuel d activité qui doit être transmis à l autorité de tutelle. Les convocations aux Assemblées Générales sont adressées aux Membres Elus, aux Membres Associés, au Préfet de Région et au commissaire aux comptes 15 jours avant la date des travaux, accompagnés de tous les documents nécessaires. Tout manquement à cette dernière obligation peut constituer une irrégularité formelle de l AG et entacher d illégalité les décisions qui y seraient prises. La convocation comporte un ordre du jour arrêté par le Président. Un tiers des membres élus peut demander au Président de faire inscrire un sujet à l ordre du jour au moins 5 jours avant la séance. De même, l autorité de tutelle peut, dans les mêmes conditions, faire ajouter un ou plusieurs sujets à l ordre du jour. L Assemblée étant souveraine, elle est libre de donner suite immédiatement ou non à une demande d inscription d un ou plusieurs sujets faite en début de séance par l autorité de tutelle. La convocation, les ordres du jour, les dossiers de séance, les projets de délibérations, le projet de procès-verbal de la séance précédente et le procès-verbal adopté par l Assemblée Générale sont communiqués aux Membres et au Préfet de Région par tout moyen, y compris par voie dématérialisée. Tout Membre Elu qui ne peut assister à une séance de l Assemblée Générale doit prévenir la chambre par tout moyen afin de l enregistrer comme «excusé» sur les listes d émargement tenu par le Directeur Général qui assure le secrétariat général de l Assemblée. 10

12 Art. 28 Caractère non public des séances Les séances de l Assemblée Générale ne sont pas publiques Le Président peut toutefois décider d autoriser des personnes extérieures à l établissement à assister à la séance sur invitation, sauf dans le cas où l Assemblée Générale délibère sur des questions ou débats sur des sujets qui requièrent la confidentialité. Ces personnes ne peuvent intervenir en séance de quelque manière que ce soit. Il peut également inviter à intervenir devant l Assemblée Générale toute personne présentant un intérêt pour les questions qui sont débattues en séance, ou pour l information des Membres. Art. 29 Déroulement de la séance A l ouverture des séances, le Secrétaire-Membre vérifie avec le service responsable du juridique institutionnel que le quorum est atteint et informe le Président qu il peut ouvrir la séance. Le Président soumet aux Membres Elus en début de séance l adoption du procès-verbal de la séance précédente. Le Président aborde les points à l ordre du jour et dirige les débats en invitant les participants à s exprimer sur chacun des points. Il peut néanmoins limiter le temps de parole des intervenants. Le Président a seul la police de l Assemblée Générale. Il veille au bon déroulement de la séance et peut prononcer l exclusion de toute personne faisant obstacle à la sérénité des débats. Les débats donnent lieu à un enregistrement qui sert de base à l établissement du procèsverbal de la séance. Art. 30 Règles de quorum et de majorité L Assemblée Générale de la Chambre de commerce et d industrie de Martinique ne peut se réunir que toutes catégories et sous-catégorie professionnelles confondues et ne peut valablement délibérer que si le nombre des Membres présents dépasse la moitié du nombre des membres en exercice. Seuls les Membres Elus participent au vote avec voix délibérative. Il est procéder à un vote par scrutin public. Toutefois, sur la demande d au moins un tiers des Membres Elus, il peut être procédé par un vote par scrutin secret. Lorsque le quorum n est pas atteint, il est procédé à une nouvelle convocation de l Assemblée Générale dans un délai minimum de 8 jours avant la séance. Lors de cette deuxième réunion, l Assemblée Générale peut valablement délibérer si le nombre des Membres présents ou représentés atteint un tiers du nombre des Membres en exercice. Sauf dispositions législatives ou réglementaires qui en disposeraient autrement, les délibérations sont prises à la majorité absolue des votants. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante. Cette disposition ne s applique pas lorsqu il est procédé à un scrutin secret. Toutefois, des exceptions à cette règle sont prévues : l élection des membres du Bureau qui s effectue à la majorité absolue des membres en exercice au 1 er et 2 ème tour, puis à la majorité simple au 3 ème tour (cf. Art. R ) ; le vote de la stratégie régionale applicable à l ensemble de la circonscription (cf. art. L.711-8) à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés ; l adoption du schéma directeur à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés (cf. art. R ). 11

13 Art. 31 Délibérations et procès-verbal de séance Chaque délibération de l Assemblée Générale constitue un tout autonome distinct du procès-verbal de séance. Chaque séance d Assemblée Générale donne lieu à l établissement d un procès-verbal retraçant les débats, les interventions, les votes et le déroulement de la séance. Le projet de procès-verbal est adressé aux Membres Elus, Membres Associés, au Préfet de Région. Ils ont un délai d un mois pour faire connaître leurs observations au Directeur Général, en l absence d observations, le PV peut être corrigé et validé par le Président et le Secrétaire Membre, sur proposition du Directeur Général. Le texte définitif est approuvé à l AG suivante, et signé séance tenante par le Président et le Secrétaire Membre pour authentification. Les délibérations et les procès-verbaux adoptés sont consignés dans des registres spéciaux distincts constitués de pages cotées et paraphées par le Secrétaire Membre du Bureau. Les documents sont reliés chronologiquement par année civile pour constituer les registres. Les délibérations doivent comporter les mentions suivantes : la constatation du quorum ; la date et le lieu de la tenue de la séance ; les visas des éventuels textes législatifs et réglementaires applicables ; les considérants préalables à la décision, ou un simple exposé des motifs, et, le cas échéant, les références des documents communiqués ou lus aux membres servant de base à la prise de décision ; l objet détaillé de la décision, et notamment le montant et les principales conditions d exécution de l opération ; les modalités d exécution de la décision confiée au Président ; les conditions d adoption de la délibération en détaillant le vote (pour ; contre ; abstentions) ; la signature du Président et du Secrétaire-Membre du Bureau, et le cachet de la Chambre de commerce et d industrie ; le cas échéant, la date de transmission à l autorité de tutelle pour approbation préalable. Les registres des délibérations et les registres des procès-verbaux sont conservés par la Chambre et sont des documents administratifs au sens de la loi n du 17 juillet Ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande par écrit au Président, sauf pour ceux comportant des informations protégées par le secret en vertu de la loi précitée. Les éventuels coûts de reproduction et d envoi sont à la charge du demandeur. Il peut être procédé à une conservation sous format électronique dans les conditions légales en vigueur. Le Président est chargé de l exécution et, le Directeur Général de la mise en œuvre des délibérations. Les délibérations sont publiables notamment sur le site Internet de la Chambre, et le cas échéant, au recueil des actes administratifs de la Préfecture de région et dans tout support consultable par les personnes visées. Immédiatement après chaque AG, un communiqué officiel peut être établi et diffusé à la presse. Toute autre communication relative aux travaux et à l activité consulaire ne peut être faite à l extérieur que par le Président de la Chambre, sauf autorisation expresse donnée par celui-ci. 12

14 Sous-section 3 : L Assemblée Générale réunie en séance Extraordinaire Art. 32 Assemblée Générale Extraordinaire Il peut être nécessaire de convoquer une Assemblée Générale en dehors du calendrier prévu en raison de sujets urgents ou indispensables au bon fonctionnement de l établissement. Le Président peut de sa propre initiative ou à la demande d au moins un tiers des membres en exercice convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire. L autorité de tutelle peut demander au Président de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire. Les modalités de convocation et d ordre du jour sont normalement les mêmes que celles applicables aux Assemblées Générales Ordinaires. Toutefois, en cas d urgence, le Président peut déroger aux délais et conditions de convocation et de fixation de l ordre du jour. Art. 33 Consultation électronique de l Assemblée Générale : Le Président d un établissement public du réseau consulaire peut consulter par voie électronique les Membres de son Bureau et de son Assemblée Générale. Cette consultation n est possible : qu en cas d urgence, étant entendu que le caractère exceptionnel de la situation ne doit pas être par le fait de la Chambre; que si elle est prévue au règlement intérieur ; que l autorité de tutelle est informée simultanément de la consultation de l assemblée générale ; et que l information des membres soit suffisante pour qu ils puissent décider en toute connaissance de cause. Les délibérations qui sont prises par voie électronique obéissent aux mêmes conditions de conservation, de publicité, d exécution et de mise en œuvre, et, le cas échéant, d approbation par l autorité de tutelle que celles prévues pour les délibérations prises lors des séances d Assemblées Générales Ordinaires. Section 2 : Le Président Art. 34 Limite du nombre de mandats Conformément à l article L du code de commerce, un Membre Elu ne peut exercer plus de trois mandats de Président de Chambre de commerce et d industrie, quelle que soit la durée effective de ces mandats. Cette limite prend effet à compter du mandat issu du scrutin de Art. 35 Incompatibilités En vertu du code électoral, les fonctions de Président sont incompatibles avec celles de député et de sénateur. Les dispositions figurant à l article 45 du présent règlement intérieur sont applicables au Président. Art. 36 Rôle et attributions du Président Le Président est le représentant légal de l établissement public consulaire. Il est chargé de représenter la Chambre dans tous les actes civils et administratifs ; A ce titre, il signe les conventions et accomplit les actes engageant la Chambre et peut ester en justice pour le compte de cette dernière, sous réserve de l autorisation préalable de l Assemblée Générale dans les cas prévus à l article R et R du code de justice administrative. 13

15 En vertu des textes législatifs et réglementaires en vigueur, le Président peut siéger es qualités ou s y faire représenter lorsque cette faculté est offerte dans toutes instances consultatives ou administratives extérieures où la participation de la Chambre de commerce et d industrie est prévue. Il est chargé de l exécution du budget et émet, d une part, les factures et les titres de recettes préalablement à leur encaissement, et d autre part, les mandats de dépenses à destination du Trésorier préalablement à leur paiement. Le Président a une fonction assimilable à celle d un ordonnateur. Il est pleinement responsable des engagements de dépenses ou de charges ; de la signature des actes quelle qu en soit la forme. Conformément au statut du personnel des Chambres de commerce et d industrie, le Président procède au recrutement des agents et prend toutes les décisions liées à la gestion de leur situation personnelle. Il préside la Commission Paritaire Locale ou CPL. Il désigne après avis du Bureau le Directeur Général de la Chambre de commerce et d industrie de la Martinique. Art. 37 Intérim du Président En cas d'empêchement du Président, le 1 er Vice-président assure l intérim ou, à défaut, le Membre du Bureau suivant dans l'ordre du tableau des membres du Bureau ci-annexé, à l exception du Trésorier et du Trésorier adjoint et du ou des Secrétaires. La situation d empêchement du Président est portée à la connaissance du Bureau qui informe les Membres Elus et le Préfet de Région Art. 38 Délégation de signature du Président Après chaque renouvellement de la CCI et en tant que de besoin au cours de la mandature, le Président peut établir, au profit des Membres Elus à l exception du Trésorier, du Directeur Général et, sur proposition de ce dernier, des agents permanents non délégataires du Trésorier, une délégation de signature ne pouvant excéder la durée de la mandature, dont l'objet et les modalités sont précisément définis par écrit. Ces délégations doivent respecter le principe de la séparation de compétences respectives entre ordonnateur (Président) et payeur (Trésorier). C est une règle absolue dans les compagnies consulaires qui sont des établissements publics à caractère administratif. Ce principe s applique à leurs délégataires respectifs. Ainsi, le Président peut déléguer sa signature en matière d exécution du budget et d émission de titres de perception et de mandats à des Membres Elus. La délégation du Président aux agents ne peut porter que sur les engagements de dépenses et les actes dont découle une créance au profit de l institution consulaire. Un délégataire ne peut pas subdéléguer la signature qu il a reçue par délégation du Président à une autre personne. L ensemble des délégations de signature du Président est porté à la connaissance des Membres de l'assemblée Générale. Les délégations sont présentées au moyen d un tableau tenu à jour, leur publicité conditionnant leur validité. A cette fin, le tableau ci-annexé est également publié sur le site Internet de la chambre, communiqué à l ensemble des agents, tenu à la disposition des tiers, y compris les corps de contrôle et transmis à l autorité de tutelle. 14

16 Cette dernière peut également les publier dans le recueil des actes administratifs de la préfecture. Il peut être communiqué à toute personne qui en fait la demande par écrit au Président. Les éventuels coûts de reproduction et d envoi sont à la charge du demandeur. Art. 39 Représentation du Président par le Directeur Général Outre les représentations assurées par les Membres Elus ou Associés, le Directeur Général peut représenter le Président dans les instances extérieures dans les limites des textes prévoyant la suppléance ou la représentation du Président. Les représentations extérieures du Directeur Général figurent au tableau des délégations ci-annexé. L Assemblée Générale est tenue informée des conditions dans lesquelles le Directeur Général exerce cette représentation. 15

17 Art. 40 Rôle et attributions du Trésorier Section 3 : Le Trésorier Le Trésorier prépare, avec l'appui des services financiers de la CCI, le budget exécuté et les comptes. Il est chargé du paiement des dépenses, du recouvrement des recettes et de l'enregistrement des charges et des produits. A ce titre, il est chargé de la tenue de la comptabilité ainsi que de la gestion de la trésorerie. Il propose et met en œuvre les abandons de créances dans les conditions fixées par le présent règlement intérieur. Nonobstant la responsabilité civile et pénale attachée à cette fonction, il répond de son action devant l'assemblée Générale qui lui donne décharge à l'occasion du vote du budget exécuté et des comptes annuels. Le Trésorier gère les fonds de la compagnie, il doit effectuer cette tâche dans un souci de grande prudence, tout placement à caractère spéculatif est prohibé. Les services financiers de la Chambre sont mis, autant que de besoin, à sa disposition selon des modalités définies en accord avec le Directeur Général qui demeure en toute circonstance l autorité hiérarchique des agents affectés à ces services. Art. 41 Intérim du Trésorier Dans les mêmes conditions que pour le Président, l empêchement du Trésorier donne lieu à un intérim assuré par le Trésorier-adjoint. (cf. Circulaire C 1111 du 30 mars 1992 ; 1.38) La situation d empêchement est portée à la connaissance des Membres du Bureau qui en informent les Membres de la Chambre et le Préfet de Région. En cas de suspension ou de démission du Trésorier, le Trésorier adjoint désigné par l Assemblée Générale assure les fonctions dévolues au Trésorier. Pour pallier à toute vacance, un autre élu doit être nommé au poste de Trésorier adjoint. Art. 42 Délégations de signature du Trésorier A l instar du Président et dans les mêmes conditions, le Trésorier peut déléguer sa signature, pour les actes relevant de ses fonctions, à d autres Membres Elus, au Directeur Général et/ou agents de la chambre (cf. art. A ). Ainsi, il peut déléguer cette signature à des permanents de la compagnie consulaire non délégataires du Président ; la délégation ne peut porter que sur la signature des titres de paiement et des documents relatifs aux opérations. Le Trésorier délègue sa signature, en matière d exécution des opérations de dépenses, de recettes ou de gestion de trésorerie, au Trésorier adjoint ou à d autres Membres Elus, à l exception du Président ou de ses délégataires Art. 43 Assurance du Trésorier La Chambre souscrit une assurance responsabilité civile couvrant les risques encourus es qualités par le Trésorier, le Trésorier adjoint et les délégataires du Trésorier dans l exercice de leurs fonctions, ainsi que pour les risques encourus pour des fautes non intentionnelles non détachables de l exercice de leurs fonctions. Il bénéficie également de la protection juridique de la Chambre de commerce et d industrie. 16

18 Section 4 : Le Bureau Art. 44 Composition du Bureau En vertu de l article R du code de commerce, et de l autorisation préfectorale du 29 décembre 2010 le Bureau de la Chambre de commerce et d industrie de Martinique est composé : d un Président, de 3 Vice-présidents d un Trésorier, d un Trésorier adjoint d un Secrétaire et d un Secrétaire adjoint de 4 Membres Chargés de mission Le Président et 1 er et le 2 nd Vice-présidents doivent représenter les trois catégories professionnelles. Un ordre du tableau des Membres du Bureau est annexé au présent règlement intérieur qui détermine l ordre des Vice-présidents pour l intérim du Président, en commençant par le premier d entre eux, élu à cet effet. Art. 45 Conditions pour être Membre du Bureau Peuvent être Membres du Bureau les Membres Elus de l Assemblée Générale de la Chambre de commerce et d industrie de région, à l exclusion des membres associés. Nul ne peut être simultanément Membre d un Bureau de CCI et membre d un Bureau d une Chambre de métiers et de l artisanat ou d une Chambre régionale de métiers et de l artisanat. En cas de cumul, le Membre fait connaître au Préfet, dans les 10 jours qui suivent la survenance du cumul, celle des deux fonctions qu il choisit d exercer. A défaut, il est considéré comme ayant choisi la dernière fonction à laquelle il a été élu. La limite d âge pour être Membres du Bureau est de 70 ans révolus à la date du dernier jour de scrutin pour l élection générale de la Chambre. A titre transitoire, cette disposition n est pas applicable lors du scrutin de 2010 et de la composition du Bureau qui en résulte. Elle entrera en vigueur à l issue du prochain renouvellement général. Art. 46 Election des Membres du Bureau En vertu des dispositions de l article R , les candidats aux fonctions du Bureau (renouvellement générale/élections ou remplacement en cours de mandature) doivent remplir une déclaration sur l honneur, selon laquelle ils attestent remplir les conditions d âge et de durée d activité art. L ou qu ils ne sont frappés d aucune incapacité visé à l art L L élection a lieu aux 1 er et 2 ème tours à la majorité absolue des membres en exercice. Au 3 ème tour, la majorité relative suffit. Le vote par procuration est admis, mais chaque Membre ne peut disposer que d une procuration. En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé est élu. Art. 47 Démission des Membres du bureau et remplacement des postes vacants Un Membre du Bureau qui cesse volontairement ses fonctions adresse au Président de la CCIM sa démission qui, si elle est dépourvue de date d effet, devient effective à la date de l assemblée générale qui pourvoit à son remplacement. Le Président informe les Membres de la Chambre et l autorité de tutelle de cette démission. Dans le cas où le Président met fin à ses fonctions, il adresse sa démission à l autorité de tutelle et en informe les Membres de la CCI Martinique. La démission devient effective à la date de son acceptation écrite par le Préfet de Région ou, à défaut, un mois à compter de la date d envoi de la démission au Préfet constatée par tout moyen permettant d attester de la réception. 17

19 Toute vacance au sein du Bureau, quelle que soit la cause, est immédiatement comblée à l Assemblée Générale la plus proche ou au plus tard dans les deux mois qui suivent la vacance. Le remplacement du siège vacant est inscrit à l ordre du jour de la séance. A défaut, une information préalable des membres doit être faite au plus tard cinq jours avant la réunion (art. R711-14). Dans le cas où la moitié des postes du Bureau devient vacante, le Bureau est réélu dans sa totalité. Art. 48 Rôle et attributions du Bureau Le Bureau est un organe consultatif placé auprès du Président, et qui est principalement chargé de le conseiller et de l assister dans la préparation des ordres du jour et des projets de délibération des Assemblées Générales. Il dispose de prérogatives propres strictement prévues par les textes : consultation sur la nomination et la révocation du Directeur Général (cf. art. R ), décision sur le versement des indemnités pour frais de mandat aux Membres du Bureau (cf. art. A.712-4), autorisation des transactions de faible montant ou de la confidentialité sur les matières sur lesquelles elles portent (cf. art. R ). Toutefois, le Bureau peut se voir déléguer des compétences par l Assemblée Générale dans des matières relevant de l administration et du fonctionnement courant de la chambre (cf. Art. L.712-1). Le Bureau peut, dans les limites fixées par arrêté ministériel, décider d étendre le bénéfice de l octroi d indemnités pour frais de mandat à d autres membres du Bureau. Art. 49 Fréquence et convocation du Bureau Le Président réunit le Bureau 2 fois par mois et chaque fois qu il le juge nécessaire. Les séances ont lieu dans les locaux de la CCIM ou dans tout autre lieu de la circonscription de région. La convocation et l ordre du jour de chaque séance sont communiqués aux membres par tout moyen, y compris par voie dématérialisée au plus tard 5 jours avant la date de la séance. En cas d urgence et sans condition de délai, le Président peut soit réunir le Bureau en séance extraordinaire soit le consulter par voie dématérialisée (art R ) sur toute question entrant dans son champ de compétences. Art. 50 Fonctionnement du Bureau Chaque réunion du Bureau donne lieu à un relevé de décisions qui est adressé aux membres qui ont la possibilité d amender les mentions qui les concernent. Le compte rendu est adopté à la séance suivante et signé par le Président et le Secrétaire-Membre du Bureau. Les comptes rendus des Bureaux ainsi que les délibérations et décisions prises sur délégation de compétence de l Assemblée Générale sont consignés dans un registre chronologique visé par le Secrétaire-membre du Bureau et conservés par la Chambre. Ils sont communicables au public dans les conditions prévues par la loi n du 17 juillet Lorsqu il intervient dans une matière faisant l objet d une délégation de compétence de l Assemblée Générale, le Bureau ne peut valablement se prononcer que si le nombre des Membres présents dépasse la moitié du nombre des Membres du Bureau en exercice. La décision est prise à la majorité absolue des votants. Il est procédé à un scrutin public. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante, Cette disposition n est pas applicable en cas de scrutin secret Les décisions prises dans le cadre des délégations de compétence de l Assemblée Générale sont communiquées à l Assemblée Générale la plus proche. 18