Ordonnance sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d affaires (PAGIRUS) de l Office fédéral de la justice

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1 Ordonnance sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d affaires (PAGIRUS) de l Office fédéral de la justice (Ordonnance PAGIRUS) du 16 décembre 2009 (Etat le 1 er février 2010) Le Conseil fédéral suisse, vu l art. 57h de la loi du 21 mars 1997 sur l organisation du gouvernement et de l administration (LOGA) 1, vu l art. 11a de la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l entraide internationale en matière pénale (EIMP) 2, arrête: Section 1 Dispositions générales Art. 1 Objet Aux fins du traitement des données personnelles dans le système de gestion de personnes, de dossiers et d affaires (PAGIRUS) exploité par l Office fédéral de la justice (OFJ), la présente ordonnance: a. règle les domaines d application du système et son contenu; b. règle la saisie des données dans les différents domaines d application; c. désigne les services autorisés à traiter directement les données dans le système; d. règle les droits d accès; e. règle la conservation, l archivage et la destruction des données. Art. 2 Autorité responsable 1 L OFJ est l autorité responsable de l exploitation du système PAGIRUS. 2 Il établit un règlement de traitement qui décrit notamment les principes régissant le traitement des données. RO RS RS

2 Entraide judiciaire Art. 3 Domaines d application PAGIRUS contient les données relevant des domaines d application suivants: a. données se rapportant aux tâches incombant à l OFJ dans le domaine de l entraide judiciaire internationale en matière pénale, notamment en ce qui concerne l extradition, les autres actes d entraide, la délégation de la poursuite et de la répression d une infraction et, enfin, le transfèrement de personnes condamnées; b. données se rapportant aux tâches incombant à l OFJ dans les domaines du droit international privé et de la procédure civile internationale, plus précisément en matière d enlèvement international d enfants, d adoptions internationales, de protection internationale des mineurs, de recouvrement international d aliments, de successions internationales et, enfin, d entraide judiciaire internationale en matière civile et commerciale; c. données se rapportant aux tâches de l OFJ en matière d entraide administrative internationale; d. données se rapportant aux tâches de l OFJ en matière d aide sociale aux ressortissants suisses à l étranger et d aide sociale aux ressortissants étrangers en Suisse, dans la mesure où cette dernière se fonde sur un traité international. Art. 4 But de PAGIRUS 1 Le but du traitement des données relevant du domaine d application visé à l art. 3, let. a, est régi par l art. 11a, al. 1 EIMP. 2 Les données relevant des domaines d application visés à l art. 3, let. b, c et d, peuvent être traitées afin de: a. constater si des données se rapportant à une personne déterminée sont traitées; b. traiter les données relatives aux affaires; c. gérer l organisation de manière efficace et rationnelle; d. assurer le suivi des dossiers; e. établir des statistiques. Section 2 Saisie et traitement des données Art. 5 Données traitées 1 PAGIRUS contient les données suivantes: a. identité des personnes dont les données sont traitées; b. données nécessaires à la localisation et à la gestion correcte des dossiers; 2

3 Ordonnance PAGIRUS c. données des documents relatifs aux affaires enregistrées électroniquement et aux entrées électroniques. 2 Par identité des personnes au sens de l al. 1, let a, on entend notamment les noms et prénoms, les noms d emprunt, le sexe, la date de naissance, la nationalité, le lieu d origine, le lieu de naissance et l adresse. 3 Par données au sens de l al. 1, let. b, on entend notamment: a. le type de procédure; b. la date des différents actes de procédure; c. les nom et adresse des autorités et des parties impliquées; d. les données relatives à la localisation du dossier; e. dans le domaine d application visé à l art. 3, let. a: les infractions commises. 4 Les numéros générés en continu par le système d exploitation font partie des données au sens de l al Par document au sens de l al. 1, let. c, on entend notamment la correspondance enregistrée par la voie électronique. Section 3 Accès en ligne de l Office fédéral des migrations, de l Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération Art. 6 Accès de l Office fédéral des migrations 1 Les unités organisationnelles ci-après de l Office fédéral des migrations ont accès en ligne à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. Domaine de direction Travail, intégration et nationalité: la section Naturalisation et la section Nationalité suisse; b. Domaine de direction Planification et ressources: le service Enregistrement des personnes, qui relève de la section Gestion des documents; c. Domaine de direction Procédure d asile. 2 Dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1 er janvier 2002, les unités organisationnelles de l Office fédéral des migrations qui sont énumérées à l al. 1, let. a à c, ont en outre accès en ligne: a. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internationale conformément à l art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recouvrement international d aliments, l enlèvement international d enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs; b. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide administrative, conformément à l art. 3, let. c. 3

4 Entraide judiciaire Art. 7 Accès de l Office fédéral de la police 1 Les unités organisationnelles ci-après de l Office fédéral de la police ont accès en ligne à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. Division principale Police judiciaire fédérale; b. Division principale Service fédéral de sécurité: Division sécurité des personnes; c. Division principale Coopération policière internationale: Division coopération policière opérationnelle et Division centrale d engagement de fedpol; d. Division principale Services: Domaine RIPOL recherche de personnes disparues; e. Etat-major: section Service juridique et protection des données, Bureau de communication en matière de blanchiment d argent MROS. 2 Dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1 er janvier 2002, les unités organisationnelles de l Office fédéral de la police, énumérées à l al. 1, let. a à e, ont en outre accès en ligne: a. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internationale conformément à l art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recouvrement international d aliments, l enlèvement international d enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs; b. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide administrative conformément à l art. 3, let. c. 3 Lorsqu elle assume des tâches incombant à l OFJ en vertu de l art. 11a, al. 3, EIMP, la Division centrale d engagement de fedpol de la Division principale Coopération policière internationale a aussi accès en ligne aux données relevant de l entraide judiciaire internationale en matière pénale, qui sont nécessaires à la localisation des dossiers. 4 Lorsqu elle assume des tâches incombant à l OFJ en vertu de l art. 11a, al. 3, EIMP, et dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1 er janvier 2002, la Division centrale d engagement de fedpol de la Division principale Coopération policière internationale a en outre accès en ligne: a. aux données relevant du domaine du droit international privé et de la procédure civile internationale visés à l art. 3, let. b, qui sont nécessaires à la localisation des dossiers; à l exception des données afférentes au recouvrement international d aliments, à l enlèvement international d enfants, aux adoptions internationales et à la protection internationale des enfants; b. aux données relatives à l entraide administrative visée à l art. 3, let. c, qui sont nécessaires à la localisation des dossiers. 4

5 Ordonnance PAGIRUS Art. 8 Accès du Service de renseignement de la Confédération 1 Les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération qui sont compétentes pour l exécution de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure 3 ont accès en ligne à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide judiciaire internationale en matière pénale. 2 Dans la meure où le dossier pertinent a été établi avant le 1 er janvier 2002, les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération mentionnées à l al. 1 ont en outre accès en ligne: a. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internationale conformément à l art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recouvrement international d aliments, de l enlèvement international d enfants, des adoptions internationales et de la protection internationale des mineurs; b. à l identité des personnes au sujet desquelles l OFJ traite des données dans le domaine de l entraide administrative conformément à l art. 3, let. c. Section 4 Accès des unités de l OFJ, droit de ces unités de traiter les données et communication de données à d autres autorités au cas par cas Art. 9 Accès 1 Dans l exercice de ses attributions, le responsable de l information de l OFJ a accès aux données enregistrées qui relèvent du domaine d application visé à l art. 3, let. a. 2 Les collaborateurs de l OFJ qui traitent des données dans PAGIRUS dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ont accès à l identité de l ensemble des personnes enregistrées dans le système, dans la mesure où cet accès est indispensable à l exécution de leur tâches légales. Art. 10 Droits des unités de l OFJ de traiter les données 1 Les collaborateurs du Domaine de direction Entraide judiciaire internationale sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domaines d application visés à l art. 3, let. a, b et c, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines, sauf si ces données concernent le recouvrement international d aliments, l enlèvement international d enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs. 3 RS 120 5

6 Entraide judiciaire 2 Les collaborateurs de l unité Droit international privé sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domaines d application visés à l art. 3, let. b, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines. 3 Les collaborateurs de l unité Aide sociale des Suisses de l étranger sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domaines d application visés à l art. 3, let b et d, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines, sauf si ces données concernent l enlèvement international d enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs. 4 Les collaborateurs de l unité Gestion et enregistrement des documents, de l unité Gestion des dossiers et de l Administration système sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent de l ensemble des domaines d application visés à l art. 3, aux fins d en assurer la saisie et la gestion, de veiller au bon fonctionnement du système et de remédier aux problèmes techniques qui se posent. 5 L OFJ peut autoriser d autres collaborateurs à traiter les données directement dans le système dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec l un des domaines visés à l art. 3. Art. 11 Communication de données à d autres autorités 1 Sur demande écrite et motivée, l OFJ peut communiquer au cas par cas des données enregistrées dans PAGIRUS à des autorités fédérales et cantonales, dans la mesure où ces données sont indispensables à l accomplissement des tâches légales desdites autorités. 2 Dans les cas d urgence, les demandes et les données requises peuvent être communiquées par téléphone ou par voie électronique. 3 Toute communication, sous quelque forme qu elle ait lieu, doit être consignée sur support papier ou sur support informatique. Section 5 Protection des données, sécurité informatique, durée de conservation, archivage et statistiques Art. 12 Exactitude des données 1 Chaque unité organisationnelle de l OFJ contrôle à intervalles réguliers l exactitude des données enregistrées dans son domaine d activité. 2 Les données inexactes doivent être rectifiées d office. 6

7 Ordonnance PAGIRUS Art. 13 Sécurité informatique 1 La sécurité informatique est régie par les dispositions suivantes: a. ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données 4 ; b. dispositions de la section sur la sécurité informatique fixées dans l ordonnance du 26 septembre 2003 sur l informatique dans l administration fédérale 5 ; c. directives du conseil de l informatique de la Confédération du 27 septembre 2004 concernant la sécurité informatique dans l administration fédérale. 2 L OFJ arrête dans le règlement sur le traitement des données visé à l art. 2, al. 2, les mesures organisationnelles et techniques visant à empêcher le traitement non autorisé des données; il y définit également les modalités de la journalisation automatique du traitement et de la consultation des données. Art. 14 Journalisation 1 Tout traitement de données dans les domaines d application visés à l art. 3 doit faire l objet d une journalisation électronique; les journaux sont conservés pendant un an à compter de la date de leur établissement. 2 Tout accès de l Office fédéral des migrations, de l Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération à PAGIRUS doit faire l objet d une journalisation électronique. Les journaux sont conservés pendant un an à compter de la date de leur établissement. Art. 15 Durée de conservation et archivage 1 A l expiration d un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement, mais de 30 ans au plus à compter de la date d ouverture du dossier, les données sont proposées aux Archives fédérales. 2 Elles sont détruites si cet organe ne juge pas leur archivage utile. Art. 16 Statistiques 1 L utilisation à des fins de statistique de données personnelles enregistrées dans PAGIRUS est régie par l art. 22 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données 6. 2 Les données utilisées et publiées à des fins de statistique doivent être présentées sous une forme qui empêche toute identification des personnes concernées. 4 RS RS RS

8 Entraide judiciaire Section 6 Disposition finale Art. 17 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er février