Découvrir l environnement de Word

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1 Découvrir l environnement de Word Qu est-ce qu un traitement de texte Un traitement de texte est un logiciel permettant de créer des documents contenant du texte, les images, des tableaux (sans calcul). Les fonctions avancées de Word seront utilisées pour automatiser les documents (modèles, mailing, formulaires, documents maîtres, tables des matières, index ) et générer des mises en page complexes. Le document Un fichier Word est un document constitué d un ensemble de pages. La limite sera fonction des performances de votre ordinateur. L extension des documents Word est.doc. Menus Word (Mac OS uniquement) Gestion globale de l application : pour identifier la version, paramétrer les préférences ou quitter le logiciel. Fichier Gestion du fichier : ouverture, fermeture, enregistrement, aperçu avant impression, impression, mise en page. Editions Gestion des annulations d actions, des copies et des déplacements de sélections, des suppressions et d effacements, de la recherche et du remplacement. Affichage Permet d obtenir les différents modes d affichage du document, les en-têtes et pieds de page, ainsi que les différentes barres d outils. Insertion Permet d insérer : les sauts (pages, sections, colonnes), les insertions automatiques, les commentaires, ainsi que les objets de types images, dessins, diagrammes. Format Gestion de la mise en forme des caractères, des paragraphes et des styles. Outils Gestion des différents outils, tels que : la grammaire et l orthographe, le partage et la révision des documents, le publipostage et les macros. Gestion des options (sous Windows uniquement). Tableau Gestion des tableaux Word Word initiation 1/12

2 Fenêtre Gestion de l organisation des fenêtres et du fractionnement. Aide (Mac OS) ou? (Windows) Gestion des mises à jour, du compagnon Office, obtention de l aide. Sous Windows : identification de la version. Les barres d outils Les barres d outils permettent d accéder rapidement à des commandes couramment utilisées grâce à l utilisation des icônes qui la composent. Lorsque l on pointe la souris sur une icône, une «info-bulle» affiche sa signification. Le menu affichage permet de gérer leur affichage. Il est recommandé d avoir en permanence les barres d outils «standard» et «mise en forme» affichées. Barre d outils Standaard sus Windows Barre d outils Mise en forme sous Windows La règle Graduée en centimètres, elle permet de se repérer sur le document et de gérer les retraits de paragraphes ainsi que les tabulations. Une règle verticale identique est mise en place à gauche de l écran. Le volet Office (sous Windows uniquement) Certaines commandes l affichent automatiquement (ex : Fichier-Nouveau). Doté d une liste déroulante, il est facilement modifiable. Son affichage s active ou se désactive par le menu Affichage. La barre d état La barre d état se situe en bas de la fenêtre, son affichage se gère par le menu Outils-Option- Affichage). Elle donne des informations sur le document et plus précisément sur la position du point d insertion dans celui-ci, ainsi que sur le dictionnaire actif. Word initiation 2/12

3 Les caractères invisibles Caractères visibles à l écran mais non imprimables. Ils symbolisent diverses manipulations telles que : tabulation ( ), fin de paragraphe ( ). Il est vivement recommandé de travailler avec. Leur affichage s active ou se désactive grâce à l icône située sur la barre d outils Standard. Les pointeurs de la souris ı Œ Pour sélectionner un ou plusieurs mots ou pour déplacer le point d insertion Pour sélectionner une ligne ou un paragraphe Pour utiliser une icône Sélectionner une ou plusieurs cellules de tableau Sélectionner une ou plusieurs colonnes de tableau Saisir le texte La saisie du texte dans Word se fait «au kilomètre», ce qui veut dire que la mise en forme ne s effectue pas au fur et à mesure, mais dans un second temps. Les retours à la ligne se font automatiquement, pour créer un nouveau paragraphe, appuyer sur la touche Entrée. Déplacement, sélection, ajout et suppression Déplacer le point d insertion dans le document Avec la souris : Cliquer une fois à l endroit voulu (avec ) Avec le clavier : Æ æ + æ + Un caractère vers la droite Un caractère vers la gauche Une ligne au dessus Une ligne au dessous ª Début de ligne Ctrl + ª Ctrl + Fin Un mot vers la gauche Un mot vers la droite Début de document Fin de document 0 Une page écran vers le bas / Une page écran vers le haut Word initiation 3/12

4 Les sélections Il est indispensable de sélectionner la zone de texte avant d appliquer la commande souhaitée. La couleur du texte sélectionné est inversée (texte blanc sur fond noir). Pour «désélectionner» du texte il suffit de cliquer n importe où sur le document. Attention : la frappe au clavier remplace la sélection. 1 clic sélectionne la ligne (dans la marge de gauche) 1 double clic sélectionne le paragraphe 1 triple clic sélectionne l intégralité du document (ou Ctrl + A) Cliquer glisser sélectionne plusieurs mots Pour sélectionner plusieurs zones de texte non contiguës, utiliser la touche Ctrl (sous Windows) ou z (sous Mac OS) pour conserver les zones déjà sélectionnées. Ajout ou suppression de texte Ajout de texte Placer le point d insertion à l endroit où le texte doit être inséré et saisir. Suppression de texte Sélectionner le texte à supprimer et utiliser la touche Suppr. Copie et déplacement de texte Copier du texte Sélectionner le texte à copier puis cliquer sur l icône Placer le point d insertion à l endroit de recopie Cliquer sur l icône (ou menu Edition-Coller). Déplacer du texte Sélectionner le texte à déplacer puis cliquer sur l icône Placer le point d insertion à l endroit de destination Cliquer sur l icône (ou menu Edition-Coller). (ou menu Edition-Copier) (ou menu Edition-Couper) Mise en forme des caractères Mise en forme de base avec les icônes Sélectionner le texte à mettre en forme et utiliser la barre d outils «mise en forme». Police Taille Souligné Surlignage Couleur Gras Italique Word initiation 4/12

5 Mise en forme avancée Sélectionner le texte à mettre en forme et utiliser la boite de dialogue Format-Police Insertion de symboles, caractères spéciaux Placer le point d insertion à l endroit voulu et effectuer la commande Insertion-Caractères spéciaux Transformer les majuscules en minuscules (la casse) Sélectionner le texte à modifier et utiliser la commande Format-Modifier la casse. Mise en forme des paragraphes Alignement Il existe 4 manières d aligner les paragraphes, par rapport aux marges (gauche, droit, centré et justifié). Word initiation 5/12

6 Sélectionner le(s) paragraphe(s) à aligner et utiliser les 4 icônes de la barre d outils «mise en forme» Gauche Centré Droit Justifié Interligne L interligne détermine l espace entre les lignes d un même paragraphe. Sélectionne le(s) paragraphe(s) à modifier puis utiliser l icône Interligne de la barre d outils «mise en forme». Les retraits de paragraphes L alignement des paragraphes s effectue par rapport aux marges de gauche et de droite. Si l on souhaite décaler un paragraphe de la marge, il faut le mettre en retrait. Sélectionner le paragraphe à mettre en retrait, et faire glisser, selon le retrait voulu le symbole du retrait sur la règle. Attention : 3 retraits sont possibles à gauche. Retrait de la première ligne Retrait négatif Retrait gauche Le retrait gauche Word initiation 6/12

7 Le retrait négatif Le retrait de première ligne Les listes à puces ou numérotées Word offre la possibilité de présenter des paragraphes successifs sous forme de liste numérotées ou liste à puces (avec des symboles). Sélectionner les paragraphes constituant la liste et utiliser l icône «numérotation» ou «puces». Word initiation 7/12

8 Les modifications de puces et de style de numéros se font par le menu Format-puces et numéros. Aérer le document : les espaces entre les paragraphes Menu format-paragraphe : deux champs permettent de définir l espace entre les paragraphes. Le champ Avant : espace vide avant le paragraphe Le champ Après : espace vide après le paragraphe. Les valeurs s expriment en Points (12 pt correspondent environ à une ligne). Les bordures et trames Pour mettre en évidence une partie de texte, il est possible de l entourer d un cadre (bordures), de le placer sur un fond gris ou coloré (trame). La barre d outils Tableaux et bordures Il existe une barre d outils exclusivement réservée à la gestion des bordures, des trames et des tableaux. Pour activer ou désactiver son affichage, utiliser l icône. Sélectionner les paragraphes qui doivent être encadrés, et utiliser les icones Word initiation 8/12

9 Style de bordure Epaisseur de bordure Position de la bordure Couleur de bordure Trame de fond Pour intervenir sur la largeur d une bordure : modifier les retraits de paragraphe. Les tabulations La boite de dialogue Bordure et Trame Autre possibilité, gérer les bordures et trames avec la boite de dialogue du menu format. Les tabulations Les tabulations permettent d organiser avec précision les informations dans la largeur de la page. Elles se placent sur la règle et peuvent être utilisées pour présenter des séries de chiffres mais également pour certains types de mise en page plus sophistiqués. Exemple de présentation réalisée avec des tabulations. Word initiation 9/12

10 Il est commandé de : 1. Placer les taquets de tabulations 2. Les atteindre au moyen de la touche tabulation 3. Saisir les informations Chaque utilisation de la touche tabulation génère le caractère invisible : Il existe 4 taquets de tabulations générant des alignements différents : gauche, droit, centré et décimal (pour aligner les chiffres sur le séparateur décimal). Ils sont situés à l intersection des deux règles. Cliquer sur le taquet de tabulation pour les afficher successivement : Tabulation gauche Tabulation droite Tabulation centrée Tabulation décimale Cliquer sur la tabulation jusqu au ce que le taquet voulu s affiche. Cliquer ensuite une fois sur la règle pour le placer. Répéter cette manipulation autant de fois que nécessaire. Utiliser ensuite la touche tabulation pour saisir les données. Centrée Décimale Gauche Les tableaux Un tableau est constitué de lignes et de colonnes. L intersection d une ligne et d une colonne est appelée cellule. Insertion d un tableau Menu tableau-insérer-tableau. Renseigner le nombre de lignes et de colonnes. Pointeurs de sélection dans un tableau Œ Pour sélectionner une colonne (bord supérieur de la colonne) Pour sélectionner une ligne (devant la ligne dans la marge de gauche) Word initiation 10/12

11 Pour sélectionner une ou plusieurs cellules Insertion de lignes et de colonnes Placer le point d insertion à l endroit voulu, puis menu tableau-insérer Suppression de lignes et de colonnes Sélectionner la ligne ou la colonne à supprimer, puis menu tableau-supprimer Modifier une largeur de colonne ou une hauteur de ligne Placer le pointeur de la souris sur la bordure droite de la colonne (ou sur la bordure inférieure de la ligne) : il prend la forme d une double flèche. Effectuer un cliquer-glisser. Mise en forme Pour mettre en forme le tableau : bordures, trames, alignements, couleurs utiliser la barre d outils «tableau et bordure». Pour mettre en forme le contenu du tableau, utiliser la barre d outils «mise en forme». Insertion d image Placer le point d insertion à l endroit où doit s insérer l image puis : Insertion-image-clipart (pour insérer un clipart de la bibliothèque Microsoft) Le volet Office s affiche automatiquement Dans la zone de recherche, saisir un mot clé puis OK. Cliquer ensuite sur l image à insérer. Word initiation 11/12

12 Insertion-image à partir du fichier Pour insérer par exemple une photo stockée sur le disque dur. Sélectionner le dossier contenant l image Sélectionner l image à insérer La mise en page et impressions Les sauts de page Placer le point d insertion à l endroit voulu puis Insertion-Saut de page. La mise en page Toutes les options de mise en page (marges, orientation, format ) sont regroupées dans la boite de dialogue Mise en page, menu Fichier. Par défaut elles s appliquent à l ensemble du document. Les impressions Pour une impression directe (un exemplaire du document) utiliser l icône Pour imprimer plusieurs exemplaires, ou une partie du document, utiliser la commande Imprimer du menu Fichier. Word initiation 12/12

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