UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI. Règlement no 1 "Régie interne"

Transcription

1 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI Règlement no 1 "Régie interne" Bureau du secrétaire général 21 avril

2 TABLE DES MATIÈRES Page ARTICLE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Définitions Siège social Sceau Objet Désignation L'exercice financier Vérification des livres... 3 ARTICLE 2 - CONSEIL D'ADMINISTRATION Composition et nomination Désignation au Conseil d'administration Vacance... 3 ARTICLE 3 - RÉUNIONS DU CONSEIL Président du Conseil Secrétaire de réunion Réunions ordinaires Convocation de réunions ordinaires Réunions extraordinaires Convocation de réunions extraordinaires Réunions sans avis Conférences téléphoniques Lieu des réunions Quorum Ordre du jour Délibérations Vote Procès-verbal Huis clos Règles pour la gouverne des délibérations Avis à un membre du Conseil... 7 Doc.: 126 Page

3 Page 3.18 Exécution des décisions Publicité Compétence... 7 ARTICLE 4 - EXERCICE DES POUVOIRS... 8 ARTICLE 5 - COMITÉ EXÉCUTIF Composition Vacance Réunions du Comité exécutif Président du Comité Réunions ordinaires Réunions extraordinaires Conférences téléphoniques Rapport au Conseil d'administration Concordance Compétence...10 ARTICLE 6 - COMITÉ DE VÉRIFICATION Composition Mandat...10 ARTICLE 7 - COMMISSION DES ÉTUDES Composition Désignation à la Commission des études Vacance Réunions de la Commission des études Président de la Commission Réunions ordinaires Convocation de réunions ordinaires Réunions extraordinaires Convocation des réunions extraordinaires Réunions sans avis Page 2 Doc.: 126

4 Page Conférences téléphoniques Exécution des décisions Concordance Compétence...14 ARTICLE 8 - OFFICIERS DE L'UNIVERSITÉ Liste des officiers Le recteur Le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche Le vice-recteur à l'administration et aux finances Le secrétaire général Délégation Révocation...18 ARTICLE 9 - REGISTRES...18 ARTICLE 10 - SIGNATURE Signature des contrats Autorisation et signature Règles particulières au Service des approvisionnements Effets de banque Autres signatures...19 ARTICLE 11 - PROCÈDURES JUDICIAIRES...19 ARTICLE 12 - RESPONSABILITÉ PERSONNELLE ET INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS Responsabilité personnelle Indemnisation et disculpation des administrateurs...20 ARTICLE 13 - INTERPRÉTATION...21 Doc.: 126 Page

5 Page ARTICLE 14 - RÉVISION DU RÈGLEMENT...21 ARTICLE 15 - ENTRÉE EN VIGUEUR...21 RÈGLES POUR LA GOUVERNE DES DÉLIBÉRATIONS Adresse d'envoi Quorum Ouverture de la séance Observateurs et invités Droit de parole des participants Demande d'audition Comité plénier Dissidence Ordre du jour : élaboration du projet Ordre du jour d'une réunion régulière Caractère de l'assemblée Bon ordre de l'assemblée Adoption de l'ordre du jour Adoption du procès-verbal Période d'information Proposition et amendement Avis de proposition Les questions de privilège Les questions d'ordre Division de la question La question préalable Dépôt sur le bureau Reconsidération d'une question Appel de la décision du président Modifications Page 4 Doc.: 126

6 CHAPITRE II: L'UQAC SECTION 2.6: LA RÉGIE INTERNE RÈGLEMENT NO 1 "RÉGIE INTERNE" PAGE: 1 Adopté: CAD-2980 ( ) Modifié: CAD-6197 ( ) CAD-6081 ( ) ARTICLE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Définitions Dans le présent règlement, à moins que le contexte n'impose un sens différent, les expressions et mots suivants signifient: a) "LOI": la Loi sur l'université du Québec, (L.R.Q., c. U-1); b) "UNIVERSITÉ DU QUÉBEC": corporation constituée en vertu de l'article 2 de la Loi sur l'université du Québec; c) "RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX": les règlements généraux adoptés par l'assemblée des gouverneurs de l'université du Québec, en vertu des articles 17 et 19 de la Loi sur l'université du Québec; d) "UNIVERSITÉ OU UQAC": l'université du Québec à Chicoutimi, corporation constituée en vertu de l'article 27 de la Loi sur l'université du Québec; e) "CONSEIL": le Conseil d'administration de l'université du Québec à Chicoutimi; f) "COMITÉ EXÉCUTIF": le Comité exécutif de l'université du Québec à Chicoutimi, tel que défini par l'article 40 de la Loi sur l'université du Québec; g) "COMMISSION DES ÉTUDES": la Commission des études de l'université du Québec à Chicoutimi, telle que définie par l'article 41 de la Loi sur l'université du Québec; h) "PROFESSEUR": toute personne engagée à ce titre par l'université; i) "CHARGÉE DE COURS": toute personne engagée à ce titre par l'université; j) "ÉTUDIANT": toute personne admise à un programme d'études de l'université du Québec à Chicoutimi sanctionné par un diplôme de premier cycle, de deuxième cycle ou de troisième cycle et inscrite à une ou plusieurs des activités de ce programme. Doc.: 126 Page

7 PAGE: 2 Nonobstant l'alinéa précédent, aucune personne ayant un emploi identifié au plan des effectifs et pouvant faire l'objet de la permanence, n'est éligible à un poste de membre désigné par les étudiants dans les organismes de l'uqac. 1.2 Siège social Le siège social de l'université est situé à Chicoutimi dans la province de Québec, à l'adresse désignée par résolution du Conseil d'administration. 1.3 Sceau Le sceau de l'université est celui dont l'impression apparaît ci-dessous. 1.4 Objet Le présent règlement détermine la régie interne de l'université en application des pouvoirs conférés au conseil par l'article 42 de la Loi. 1.5 Désignation Le présent règlement est désigné sous le nom de Règlement no 1 "Régie interne". 1.6 L'exercice financier L'année financière de l'université débute le 1er juin de chaque année et se termine le 31 mai de l'année suivante. 1.7 Vérification des livres Les livres et états financiers de l'université sont examinés par un ou plusieurs vérificateurs externes. Les vérificateurs sont nommés par le Conseil d'administration au début de chaque exercice financier. Les états vérifiés sont soumis à l'approbation du Conseil dans les délais prévus par la Loi Page 2 Doc.: 126

8 PAGE: 3 ARTICLE 2 - CONSEIL D'ADMINISTRATION 2.1 Composition et nomination Le Conseil d'administration se compose des membres nommés en vertu de l'article 32 de la Loi. 2.2 Désignation au Conseil d'administration 2.3 Vacance a) Dès la démission d'un membre visé aux alinéas b et c de l'article 32 de la Loi ou, selon le cas, trois (3) mois avant la fin du mandat d'un tel membre, le secrétaire général amorce le processus de désignation, selon les modes de désignation prévus à cet effet; b) Le droit de siéger des membres identifiés aux alinéas b, c, d, e et f de l'article 32 de la Loi, n'est acquis qu'au moment de leur nomination. Tout membre peut démissionner en signifiant verbalement sa démission lors d'une réunion du Conseil ou en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire général. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception. Le défaut, par un membre du Conseil d'administration visé aux paragraphes b, c, d, e ou f de l'article 32 de la Loi, d'assister à cinq (5) réunions consécutives ou aux réunions qui sont tenues pendant cinq (5) mois consécutifs, selon la plus longue de ces deux (2) périodes, met fin au mandat de ce membre, sauf en cas de force majeure. Il appartient au secrétaire général d'informer le Conseil de toute vacance survenue depuis la dernière assemblée. Doc.: 126 Page

9 PAGE: 4 ARTICLE 3 - RÉUNIONS DU CONSEIL 3.1 Président du Conseil Normalement, au début de la session d'automne, le Conseil désigne son président, soit le recteur, soit une personne parmi les membres visés aux paragraphes e et f de l'article 32 de la Loi. En cas d'absence du président du Conseil pour une réunion, le Conseil désigne au début de ladite réunion un président d'assemblée. 3.2 Secrétaire de réunion Le secrétaire général est d'office le secrétaire du Conseil. Il a droit de parole, sans droit de vote. En cas d'absence du secrétaire, le Conseil désigne au début de ladite réunion un secrétaire de réunion. 3.3 Réunions ordinaires Les réunions ordinaires se tiennent normalement aux dates prévues au calendrier de travail adopté par le Conseil. Le Conseil doit tenir au moins six (6) réunions par exercice financier. 3.4 Convocation de réunions ordinaires Le secrétaire général expédie à chaque membre du Conseil au moins cinq (5) jours avant la réunion un avis de convocation accompagné d'un exemplaire du projet de procès-verbal de la précédente réunion, d'un projet d'ordre du jour et, dans la mesure du possible, des documents pertinents. 3.5 Réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires du Conseil sont convoquées par le secrétaire général de l'université à la demande du recteur ou du président du Conseil ou à la demande écrite de six (6) membres. Aucun autre sujet que ceux mentionnés à l'ordre du jour ne peut être traité, à moins que: - tous les membres ne soient présents à ladite réunion et n'y consentent; ou - les membres absents n'y aient consenti. 3.6 Convocation de réunions extraordinaires Page 4 Doc.: 126

10 PAGE: 5 Les réunions extraordinaires sont convoquées par un avis écrit indiquant le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Cet avis doit être expédié au moins deux (2) jours avant la date de la réunion. En cas d'urgence, une telle réunion peut être convoquée à la demande du recteur ou du président du Conseil, sans respecter ce délai. L'avis de convocation de telle réunion est remis de main à main ou expédié par télécopie à chacun des membres du Conseil. 3.7 Réunions sans avis Une réunion du Conseil peut toutefois avoir lieu en tout temps et sans avis, pourvu que tous les membres soient présents ou aient renoncé à l'avis de convocation d'une telle réunion. Tout membre du Conseil peut renoncer à tout avis d'assemblée ou à toute irrégularité de l'avis. Une résolution qui porte la signature de tous les membres en fonction du Conseil d'administration a la même validité que si elle avait été adoptée lors d'une réunion régulière. 3.8 Conférences téléphoniques a) Des réunions du Conseil d'administration peuvent être tenues sous la forme de "conférences téléphoniques". Dans tel cas, les articles 3.1 à 3.20 s'appliquent "mutatis mutandis"; b) Dans tous les cas, les interventions des participants doivent être précédées de l'identification de ces derniers. Nonobstant le quatrième alinéa de l'article 3.13, le scrutin, lorsqu'il est requis, doit être exprimé oralement. Les règles de procédure visées à l'article 3.16 peuvent prévoir des dispositions spéciales pour la gouverne de ces réunions; c) Un (1) membre du Conseil peut se joindre à une réunion ordinaire ou extraordinaire du Conseil par téléphone; dans tel cas, il est soumis à la même procédure que les autres membres du Conseil, prévue à l'article Lieu des réunions Les réunions du Conseil se tiennent normalement au siège social de l'université Quorum Le quorum des réunions du Conseil est de la moitié des membres en fonction plus un (1). Doc.: 126 Page

11 PAGE: Ordre du jour Au début de chaque réunion régulière, le président propose un projet d'ordre du jour auquel d'autres points peuvent être ajoutés par les membres, si la majorité de ceux-ci en conviennent. Le Conseil peut aussi décider d'avance du délai des délibérations qu'il s'accordera pour l'ensemble de l'ordre du jour ou pour l'un ou l'autre des points inscrits Délibérations Les membres désirant intervenir dans le cours des discussions demandent la parole au président. En cours d'assemblée, des tiers peuvent aussi être invités avec l'accord de la majorité des membres présents du Conseil pour participer à la discussion et ce, uniquement pour des fins d'information; ces invités ne s'expriment que sur un point précis de l'ordre du jour ou pour présenter une étude ou un rapport pour lequel ils ont été convoqués. Après le délai fixé par l'ordre du jour, ou s'il le juge opportun, le président peut demander de clore la discussion sur un point donné et demander au Conseil de se prononcer Vote Les décisions du Conseil, tant par règlement que par résolution, sont prises à la majorité des votes des membres présents habiletés à voter. L'abstention ne constitue pas une voix exprimée. Nul ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration à une réunion du Conseil. Le vote est pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote par scrutin secret. En cas d'égalité des voix, le vote du président est prépondérant. Lorsque la réunion se tient par conférence téléphonique, le vote doit être exprimé oralement. Si le scrutin secret est demandé, le vote peut être exprimé par téléphone directement au secrétaire général ou à une personne désignée par lui, si tous les membres présents y consentent. À moins qu'un scrutin n'ait été requis, une déclaration du président à l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée et une inscription au procès-verbal à cet effet constitue une preuve prima facie de l'adoption ou du rejet de cette proposition sans qu'il soit nécessaire de prouver la quantité ou proportion des votes enregistrés Procès-verbal Le secrétaire général doit rédiger et signer le procès-verbal de chaque réunion du Conseil. Après son adoption au commencement de la réunion subséquente, il est signé par le président de l'assemblée Page 6 Doc.: 126

12 PAGE: Huis clos Dans le cours de ses délibérations, le Conseil peut décréter le huis clos sur un point précis de l'ordre du jour et dispenser le secrétaire de rédiger le procès-verbal des délibérations sur ce point Règles pour la gouverne des délibérations Les règles pour la gouverne des délibérations du Conseil sont déterminées à l'annexe I du présent règlement Avis à un membre du Conseil Tout avis adressé à l'endroit d'un membre du Conseil d'administration, indiqué dans le registre tenu suivant l'article 9, est réputé avoir été reçu à compter de son envoi, de sa mise à la poste ou de l'expédition d'une télécopie Exécution des décisions Toute résolution est exécutoire à partir du moment de son adoption, à moins que le Conseil n'en décide autrement Publicité La publicité des réunions et la communication des procès-verbaux sont régies par les résolutions que le Conseil adopte à cette fin Compétence Le Conseil d'administration exerce les droits et les pouvoirs de l'université tels que définis dans la Loi et les règlements généraux. Doc.: 126 Page

13 PAGE: 8 ARTICLE 4 - EXERCICE DES POUVOIRS Le Conseil exerce ses pouvoirs par résolution, sauf pour les matières qui, en vertu des dispositions de la Loi et des règlements généraux, doivent être régies par règlement. ARTICLE 5 - COMITÉ EXÉCUTIF 5.1 Composition Le Comité exécutif se compose du recteur et de six (6) membres choisis, annuellement ou lors d'une vacance, parmi les membres du Conseil. Les nominations au Comité exécutif se font normalement au début de la session d'automne de chaque année. Le mandat d'un membre est d'un (1) an renouvelable. Pourvu qu'il demeure membre du Conseil, un membre du Comité exécutif continue d'en faire partie jusqu'à la nomination de son successeur, nonobstant la fin de la période pour laquelle il est nommé. 5.2 Vacance a) Tout membre du Comité exécutif cesse d'en faire partie en même temps qu'il cesse d'être membre du Conseil. Il peut également démissionner du Comité exécutif tout en demeurant membre du Conseil d'administration, en signifiant sa démission lors d'une réunion du Conseil d'administration ou en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire général. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception. b) La vacance qui survient au Comité exécutif peut être comblée par le Conseil à une réunion ordinaire ou extraordinaire. 5.3 Réunions du Comité exécutif Président du Comité Le Comité exécutif est présidé par le recteur. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du recteur, le Comité exécutif choisit un autre membre pour présider l'assemblée. Secrétaire de réunion Le secrétaire général est d'office le secrétaire du Comité exécutif. Il a le droit de parole, sans droit de vote. En cas d'absence du secrétaire, le Comité exécutif désigne au début de ladite réunion, un secrétaire de réunion Page 8 Doc.: 126

14 PAGE: Réunions ordinaires Les réunions ordinaires se tiennent normalement aux dates prévues au calendrier de travail adopté par le Comité. Le Comité doit tenir au moins six (6) réunions par exercice financier. Le secrétaire général expédie à chaque membre du Comité exécutif au moins cinq (5) jours avant la réunion un avis de convocation accompagné d'un exemplaire du projet de procès-verbal de la précédente réunion, d'un projet d'ordre du jour et, dans la mesure du possible, des documents pertinents Réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires du Comité exécutif sont convoquées par le secrétaire général de l'université à la demande du recteur ou de trois (3) membres du Comité exécutif. En pareil cas, l'avis de convocation est donné par le secrétaire général de l'université au moins vingt-quatre (24) heures avant la réunion. En cas d'urgence, une réunion peut être convoquée sans respecter ce délai Conférences téléphoniques Les réunions du Comité exécutif peuvent être tenues sous la forme de "conférences téléphoniques". Dans tel cas, les dispositions contenues dans les paragraphes b et c de l'article 3.8 et celles contenues dans les articles 5.1 à 5.3 s'appliquent "mutatis mutandis" Rapport au Conseil d'administration À chaque réunion du Conseil, les membres sont informés des travaux du Comité exécutif Concordance Les articles 3.8b et c, et 3.9 à 3.19 inclusivement du présent règlement s'appliquent "mutatis mutandis" au Comité exécutif Compétence Le Comité exécutif est responsable de l'administration courante de l'université. Il exerce de plus les pouvoirs que lui confie le Conseil. Doc.: 126 Page

15 PAGE: 10 ARTICLE 6 - COMITÉ DE VÉRIFICATION 6.1 Composition Le Comité de vérification de l'université du Québec à Chicoutimi est composé de trois (3) personnes élues normalement au début de la session d'automne par le Conseil d'administration parmi ses membres nommés en vertu des paragraphes d, e et f de l'article 32 de la Loi sur l'université du Québec. Le mandat d'un membre est d'un (1) an renouvelable. Pourvu qu'il demeure membre du Conseil, un membre du Comité de vérification continue d'en faire partie jusqu'à la nomination de son successeur, nonobstant la fin de la période pour laquelle il est nommé. 6.2 Mandat L'article 5.2 du présent règlement s'applique "mutatis mutandis" au Comité de vérification. Les membres élus sur le Comité de vérification choisissent parmi eux un président. - Recommander au Conseil d'administration la nomination des vérificateurs externes de l'université et donner avis sur les honoraires afférents à la vérification externe. - Étudier le programme de vérification des vérificateurs externes et en discuter avec ces derniers. - Analyser les états financiers annuels et les rapports des vérificateurs externes de l'université. - Recevoir les vérificateurs externes chaque fois qu'ils en font la demande au président du Comité. - Faire l'examen des rapports sur le fonctionnement des programmes de vérification décrits à l'article 7.7 du règlement général 7 de l'université du Québec. - S'assurer de la qualité et de l'efficacité des systèmes comptables et de contrôle interne. - Faire rapport au Conseil d'administration et lui recommander toutes modifications et mesures appropriées. - Accomplir toute autre tâche supplémentaire que lui confie le Conseil d'administration. ARTICLE 7 - COMMISSION DES ÉTUDES Page 10 Doc.: 126

16 PAGE: Composition La Commission des études se compose des membres suivants: a) - le recteur; - le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire; - le doyen des études de premier cycle ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire; - le doyen des études de cycles supérieurs et de la recherche ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire; b) Six (6) personnes dont la moitié à titre de titulaires de postes de direction d'enseignement ou de recherche autres que ceux mentionnées à l'alinéa a) et l'autre moitié à titre de professeurs n'occupant pas de tels postes; c) Six (6) étudiants, dont quatre (4) à plein temps du premier cycle, un (1) autre à temps partiel, peu importe son cycle d'étude, et un (1) du deuxième ou du troisième cycle, peu importe son niveau d'étude; d) Une (1) personne chargée de cours. Le mandat des personnes nommées en b, c et d est de deux (2) ans renouvelable une (1) seule fois. Nonobstant la fin de la période pour laquelle elles ont été nommées, les personnes mentionnées aux alinéas b, c et d continuent de faire partie de la Commission des études si leurs successeurs n'ont pas été nommés, pourvu qu'elles demeurent professeurs, étudiants ou chargées de cours selon le cas. Elles perdent le droit de siéger le jour où elles perdent la qualité nécessaire à leur nomination. 7.2 Désignation à la Commission des études Dès la démission d'un membre visé aux paragraphes b, c et d de l'article 7.1 ou, selon le cas, trois (3) mois avant la fin du mandat d'un tel membre, le secrétaire général amorce le processus de désignation, selon les modes de désignation prévus à cet effet. 7.3 Vacance Tout membre peut démissionner en signifiant verbalement sa démission lors d'une réunion de la Commission ou en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire général. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception. Doc.: 126 Page

17 PAGE: 12 Le défaut, par un membre de la Commission des études visé aux paragraphes b, c ou d de l'article 7.1, d'assister à cinq (5) réunions consécutives ou aux réunions qui sont tenues pendant cinq (5) mois consécutifs, selon la plus longue de ces deux (2) périodes, met fin au mandat de ce membre, sauf en cas de force majeure. Dans le cas des membres visés au paragraphe b, c ou d de l'article 7.1, toute vacance est comblée en suivant le mode de nomination prescrit pour la nomination du membre à remplacer. 7.4 Réunions de la Commission des études Président de la Commission La Commission des études est présidée d'office par le recteur et, en son absence, par le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche. Secrétaire de réunion Le secrétaire général est d'office le secrétaire de la Commission des études. Il a le droit de parole, sans droit de vote. En cas d'absence du secrétaire général, la Commission des études désigne au début de ladite réunion un secrétaire de réunion Réunions ordinaires La Commission des études se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins six (6) fois par exercice financier aux dates et heures qu'elle détermine Convocation de réunions ordinaires Le secrétaire général expédie à chaque membre au moins cinq (5) jours avant la réunion, un avis de convocation accompagné d'un exemplaire du projet de procèsverbal de la précédente réunion, d'un projet d'ordre du jour et, dans la mesure du possible, des documents pertinents Réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires de la Commission des études sont convoquées par le secrétaire général à la demande du recteur ou à la demande écrite de cinq (5) membres. Aucun autre sujet que ceux mentionnés à l'ordre du jour ne peut être traité, à moins que: - tous les membres ne soient présents à ladite réunion et n'y consentent; ou - les membres absents n'y aient consenti Page 12 Doc.: 126

18 PAGE: Convocation des réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires sont convoquées par un avis écrit indiquant: le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Cet avis doit être expédié au moins deux (2) jours avant la date de la réunion. En cas d'urgence, le recteur peut convoquer une réunion extraordinaire sans respecter ce délai. L'avis de convocation de telle réunion est remis de main à main ou expédié par télécopie à chacun des membres Réunions sans avis Une réunion de la Commission des études peut toutefois avoir lieu en tout temps et sans avis, pourvu que tous les membres soient présents ou aient renoncé à l'avis de convocation d'une telle réunion. Tout membre de la Commission des études peut renoncer à tout avis d'assemblée ou à toute irrégularité de l'avis Conférences téléphoniques Des réunions de la Commission des études peuvent être tenues sous la forme de "conférences téléphoniques". Dans tel cas, les dispositions contenues dans les paragraphes b et c de l'article 3.8 et celles contenues dans les articles 7.1 à 7.4 s'appliquent "mutatis mutandis" Exécution des décisions Toute résolution est exécutoire à partir du moment de son adoption, à moins que la Commission des études n'en décide autrement ou que l'approbation du Conseil ne soit requise Concordance Les articles 3.8b et c et 3.9 à 3.19 inclusivement du présent règlement s'appliquent "mutatis mutandis" à la Commission des études Compétence La Commission des études a la tâche principale de préparer les règlements internes relatifs à l'enseignement et à la recherche. De plus, elle fait des recommandations au Conseil d'administration quant à la coordination de l'enseignement et de la recherche. La Commission des études peut donner son avis au Conseil d'administration relativement à la création ou à l'abolition de tout poste de vice-recteur, de secrétaire général, de registraire et de doyen de la gestion académique. Doc.: 126 Page

19 PAGE: 14 ARTICLE 8 - OFFICIERS DE L'UNIVERSITÉ 8.1 Liste des officiers Les officiers de l'université sont: a) le recteur; b) le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche; c) le vice-recteur à l'administration et aux finances; d) le secrétaire général; e) toute autre personne à laquelle le Conseil confère par résolution la qualité d'officier de l'université. 8.2 Le recteur Le recteur est nommé pour cinq (5) ans par le Gouvernement sur la recommandation de l'assemblée des gouverneurs en vertu de l'article 38 de la Loi. Il possède et exerce les pouvoirs que lui confère la Loi, les règlements généraux et les règlements de l'université. Il représente officiellement l'université dans les cas où il n'est pas prévu autrement. Le recteur: a) est le premier officier de l'université; b) avec le Conseil, est responsable des politiques internes de l'université; c) préside le Comité exécutif et avec lui est responsable de l'administration courante de l'université; d) préside la Commission des études et avec elle est responsable de la préparation des règlements internes relatifs à l'enseignement et à la recherche; e) veille à l'exécution des décisions du Conseil d'administration, du Comité exécutif et de la Commission des études; f) assure: - la préparation des plans de développement à court et à long terme, avec le Conseil et le Comité exécutif; - la coordination de tous les services et la communication à tous les paliers du personnel; Page 14 Doc.: 126

20 PAGE: 15 - la préparation du budget, le contrôle budgétaire de même que la préparation des rapports financiers et les statistiques avec le Conseil et le Comité exécutif; - la préparation du rapport général annuel de l'université; - le recrutement du personnel nécessaire au fonctionnement de l'université; g) en son absence, le recteur est normalement remplacé par un officier de l'université, désigné par son Conseil d'administration. 8.3 Le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche Le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche est nommé par le Conseil en vertu de l'article 39 de la Loi. Sous la responsabilité du recteur, le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche: a) avise tout organisme sur l'organisation, le développement et la coordination de l'enseignement et de la recherche de l'université; b) dirige les organismes d'enseignement et de recherche, ainsi que les services afférents sauf dispositions contraires; c) avise la Commission des études sur l'organisation, le développement et la coordination de l'enseignement et de la recherche, ainsi que sur les nominations aux fonctions de direction d'enseignement et de recherche et sur l'engagement et la promotion des membres du corps professoral; d) a la responsabilité de faire rapport au Conseil des recommandations de la Commission des études; e) accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par le recteur ou le Conseil; f) fait partie de droit de la Commission des études; g) exerce les fonctions et les pouvoirs du recteur en l'absence temporaire de ce dernier. 8.4 Le vice-recteur à l'administration et aux finances Le vice-recteur à l'administration et aux finances est nommé par le Conseil en vertu de l'article 39 de la Loi. Sous la responsabilité du recteur, le vice-recteur à l'administration et aux finances: a) assiste le recteur dans tous les aspects de la gestion financière et administrative de l'université et dirige les services afférents; Doc.: 126 Page

21 PAGE: 16 b) avise tout organisme sur tous les aspects de la gestion financière et administrative de l'université; c) a la garde des biens meubles et immeubles de l'université; d) prépare chaque année le budget de l'université; e) prépare chaque année le rapport financier de l'université; f) fait en sorte que soient assurés: - le dépôt de l'argent et autres valeurs de l'université dans toute banque, caisse populaire ou société de fiducie déterminée par résolution du Conseil; - la préparation des chèques, traites ou autres effets négociables pour acquitter les dépenses de l'université; - la tenue des livres de comptabilité où sont inscrits les recettes et déboursés de l'université, et la conservation des pièces justificatives pertinentes; g) accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par le recteur ou par le Conseil; h) exerce les fonctions et les pouvoirs du recteur en l'absence temporaire de ce dernier et du vice-recteur à l'enseignement et à la recherche. 8.5 Le secrétaire général Le secrétaire général est nommé par le Conseil en vertu des pouvoirs conférés par la Loi. Sous la responsabilité du recteur, le secrétaire général: a) a la garde du sceau, des archives et des registres de l'université; b) convoque les réunions du Conseil, du Comité exécutif, de la Commission des études et toute autre réunion dont la convocation lui est confiée par l'un ou l'autre des organismes précédents ou par le recteur; c) assiste aux réunions du Conseil, du Comité exécutif, et de la Commission des études, est responsable de la rédaction des procès-verbaux, les signe conjointement avec le président et les consigne aux registres de ces organismes; d) voit à ce que les décisions officielles soient connues et que les groupes de décisions qui se réunissent reçoivent les communications désirées et transmettent à qui de droit leurs décisions; e) certifie les extraits des registres et les copies des documents officiels de l'université; f) autorise la prise de procédures par l'université ou la contestation de procédures prises contre elle; Page 16 Doc.: 126

22 PAGE: 17 g) fournit sur demande du recteur ou du Conseil tous les états et renseignements requis; h) accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par le recteur ou par le Conseil. 8.6 Délégation En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de tout officier autre que le recteur, le Conseil peut, par résolution déléguer partiellement ou totalement les pouvoirs de cet officier à une autre personne. 8.7 Révocation Le Conseil peut, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, lors d'une réunion extraordinaire dûment convoquée à cette fin, révoquer la nomination de tout officier de l'université autre que le recteur. Doc.: 126 Page

23 PAGE: 18 ARTICLE 9 - REGISTRES L'Université doit tenir à son siège social des registres dont l'énumération apparaît aux règlements généraux de l'université du Québec. ARTICLE 10 - SIGNATURE 10.1 Signature des contrats Sous réserve des autres dispositions contenues en cet article, les contrats et documents de même nature comportant des obligations pour l'université doivent, pour engager cette dernière, être signés par deux (2) officiers de l'université, soit l'un ou l'autre du recteur, d'un vice-recteur ou du secrétaire général. Cependant, le Conseil ou le Comité exécutif peuvent, par résolution, autoriser à l'occasion d'autres employés de l'université à signer de tels contrats et documents; ces résolutions doivent préciser les contrats et documents visés Autorisation et signature L'approbation du Conseil est requise pour tout contrat dont la considération est supérieure à $ et celle du Comité exécutif pour tout contrat dont la considération est supérieure à $ sans toutefois excéder $. Deux (2) officiers de l'université peuvent autoriser et signer tout contrat dont la considération est de $ ou moins Malgré les articles 10.1 et , le vice-recteur à l'enseignement et à la recherche peut conclure et signer, conjointement avec le secrétaire général, au nom de l'université, les contrats de recherche et les ententes relatives à la coopération dont la considération est inférieure à $; le doyen des études de cycles supérieurs et de la recherche est investi des mêmes pouvoirs pour les contrats et ententes dont la considération est inférieure à $ Les contrats et ententes mentionnés aux articles et doivent avoir été visés préalablement par le Service des affaires juridiques de l'université Les signataires autorisés en vertu des articles , et 10.4 sont responsables de vérifier avec les services concernés, avant signature, les incidences éventuelles des contrats sur les budgets et ressources de l'université, incluant les espaces, et d'en imputer les coûts auxdits contrats Le Conseil est régulièrement informé des contrats et ententes signés en vertu de l'article et dont la considération se situe entre $ et $ Règles particulières au Service des approvisionnements Page 18 Doc.: 126

24 PAGE: Le directeur du Service des approvisionnements peut signer seul, au nom de l'université, un bon de commande ou un contrat d'approvisionnement dont le montant n'excède pas $ Un bon de commande ou un contrat d'approvisionnement dont le montant est supérieur à $ doit comporter la signature du vice-recteur à l'administration et aux finances Le directeur du Service des approvisionnements doit, avant de signer un bon de commande ou un contrat d'approvisionnement, obtenir les approbations requises, selon la procédure adoptée par le Conseil d'administration en matière d'achat et de louage de biens et de services Effets de banque Les effets de banque requérant la signature de l'université sont signés par au moins deux (2) des cinq (5) personnes désignées à cet effet par résolution du Conseil Autres signatures Le Comité exécutif peut autoriser un officier de l'université à déléguer, à l'occasion, à toute personne le pouvoir de signer, de compléter, de remettre ou d'accepter au nom et lieu de l'université tout document relevant de l'administration courante. ARTICLE 11 - PROCÉDURES JUDICIAIRES Le secrétaire général ou toute personne désignée par résolution du Conseil ou du Comité exécutif est autorisé à instituer pour l'université des procédures judiciaires ou à répondre pour elle à de telles procédures et à signer tous les actes nécessaires à cette fin. ARTICLE 12 - RESPONSABILITÉ PERSONNELLE ET INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS 12.1 Responsabilité personnelle Toute dépense et tout engagement comportant une dépense, qui ne sont ni prévus au budget, ni spécifiquement ou généralement autorisés par le Conseil ou le Comité exécutif, entraînent la responsabilité personnelle de ceux qui les ont faits ou permis et ne lient pas l'université à moins que telle dépense et tel engagement ne soient faits par une personne habituellement autorisée à le faire par le Conseil ou le Comité exécutif Indemnisation et disculpation des administrateurs a) L'Université reconnaît et accepte que tous et chacun des membres du Conseil et du Comité exécutif (administrateurs) ont accepté leur poste à la condition expresse que Doc.: 126 Page

25 PAGE: 20 chacun d'eux, ainsi que ses héritiers et les exécuteurs ou administrateurs de sa succession et de ses biens soient en tout temps protégés et dédommagés à même les fonds de l'université contre: - tous frais, charges et dépenses quels qu'ils soient que ledit administrateur encourt relativement à toute action, poursuite ou procédure intentée, commencée ou continuée contre lui relativement à tout acte, action ou affaire quelconque accomplis, faits ou permis par lui dans l'exécution de ses fonctions, sauf s'il s'agit d'un acte susceptible d'entraîner la responsabilité personnelle dudit administrateur selon les dispositions de l'article 12.1; - tous les autres frais, charges et dépenses qu'il encourt, dans l'exécution de ses fonctions, relativement aux affaires de l'université, sauf les frais, charges et dépenses qui sont occasionnés volontairement par sa négligence ou son défaut; b) Aucun administrateur ni officier de l'université actuellement en fonction n'est responsable: - des actes, des négligences et défauts de tout administrateur ou officier ou employé; - non plus que du fait d'être partie à tout reçu ou document ou à toute perte, dommage ou dépense subis par l'université à cause de l'insuffisance ou de la déficience de toute garantie dans laquelle ou sur laquelle tous les deniers de l'université sont placés ou investis; - non plus que de toute perte ou dommage découlant de la faillite, de l'insolvabilité ou d'un acte préjudiciable de toute personne, firme ou corporation chez qui tous deniers, valeurs ou biens sont déposés; - non plus que de toute autre perte ou dommage quelconque pouvant survenir dans l'exécution des devoirs de sa fonction, à moins que cela n'arrive par ou à cause de son acte ou défaut volontaire. c) Le Conseil peut à sa discrétion, prendre fait et cause et indemniser tout administrateur ou toute personne qui a assumé ou est sur le point d'assumer, dans le cours normal des affaires, une responsabilité au nom de l'université; d) Tout dédommagement à un administrateur en vertu du présent article doit être décidé par résolution du Conseil. ARTICLE 13 - INTERPRÉTATION Dans tous les règlements de l'université, le singulier inclut le pluriel et le vice-versa; le mot personne inclut les sociétés et les corporations, et le masculin inclut le féminin Page 20 Doc.: 126

26 PAGE: 21 Lorsqu'une référence est faite à ce règlement ou à tout statut ou à toute loi ou article de statut ou de loi, telle référence s'étend et s'applique à tout amendement subséquemment apporté à telle loi ou à tel statut ou article, selon le cas. ARTICLE 14 - RÉVISION DU RÈGLEMENT Le présent règlement peut être amendé en tout ou en partie par le Conseil sur l'initiative du Comité exécutif ou de l'un ou l'autre des membres du Conseil. ARTICLE 15 - ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil. Doc.: 126 Page

27 PAGE: 22 RÈGLES POUR LA GOUVERNE DES DÉLIBÉRATIONS (article 3.16 du Règlement no 1 "Régie interne") 1. Adresse d'envoi L'avis de convocation et le dossier d'assemblée sont envoyés au lieu de travail des membres, à moins d'indication contraire de leur part ou de circonstances exceptionnelles. 2. Quorum Le quorum, vérifié par le secrétaire de réunion en début d'assemblée, est censé subsister pour la durée des délibérations. Cependant, tout membre peut demander la vérification du quorum en cours d'assemblée. Si une absence de quorum est constatée, lors de la vérification, cette constatation met fin à la réunion mais n'invalide pas les décisions qui lui sont antérieures. 3. Ouverture de la séance Le quorum constaté, le président déclare la séance ouverte. Si la séance ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire de réunion inscrit les présences et les membres se retirent après un délai raisonnable. L'assemblée ne peut alors se réunir à moins qu'il n'y ait un nouvel avis de convocation ou que les membres qui étaient présents n'y consentent. 4. Observateurs et invités En règle générale, les observateurs et invités ont le droit de poser des questions et de répondre à des interrogations. L'assemblée peut à tout moment leur retirer ce droit. 5. Droit de parole des participants Un participant ne peut prendre la parole qu'après y avoir été autorisé par le président, et doit, au cours de son intervention s'adresser à celui-ci. En principe, le président accorde l'exercice du droit de parole en suivant l'ordre dans lequel les participants ont demandé la parole, en rapport avec la question sous considération. La fréquence et la durée des interventions peuvent être limitées par le président avec l'accord de l'assemblée Page 22 Doc.: 126

28 (ANNEXE 1) PAGE: Demande d'audition Quand une personne veut être entendue sur un point particulier de l'ordre du jour, par une assemblée dont elle n'est pas membre, elle doit en faire la demande cinq (5) jours avant l'assemblée au président ou au secrétaire de réunion qui l'accepte ou la rejette. Les auditions sont généralement tenues en comité plénier. 7. Comité plénier L'assemblée peut décider de se constituer en comité plénier pour l'étude d'une question ou lors d'audition sur des dossiers particuliers. Le secrétaire de réunion n'est pas tenu de dresser le procès-verbal des délibérations du comité plénier, seules les décisions étant alors consignées. 8. Dissidence Un membre peut demander que le procès-verbal mentionne sa dissidence ou son abstention et peut y faire inscrire la raison de sa dissidence à la condition d'en fournir le texte écrit au secrétaire. 9. Ordre du jour: élaboration du projet L'élaboration du projet d'ordre du jour d'une assemblée relève du secrétaire de réunion, à moins que l'assemblée n'ait confié cette responsabilité à un comité de l'ordre du jour dont le secrétaire de réunion ou son représentant fait partie. Tout membre d'une assemblée peut demander au secrétaire de réunion qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour d'une séance. Il revient au secrétaire de réunion ou, le cas échéant, au comité de l'ordre du jour de décider d'inclure ou non cette question à l'ordre du jour. Dans la négative, le secrétaire doit fournir au demandeur les raisons de son refus. 10. Ordre du jour d'une réunion régulière L'ordre du jour d'une réunion régulière comprend généralement les points suivants: - adoption de l'ordre du jour, - ratification du procès-verbal, - affaires découlant du procès-verbal, - énumération des dossiers à l'étude, - varia, - période d'information et de questions, - dépôt de documents. À moins qu'un ordre différent ne soit adopté par l'assemblée, les affaires reportées ont priorité sur les affaires nouvelles. Doc.: 126 Page

29 PAGE: 24 TENUE DE LA SÉANCE 11. Caractère de l'assemblée Dans les limites de sa juridiction, l'assemblée est souveraine. 12. Bon ordre de l'assemblée Le président, assisté du secrétaire de réunion, voit au bon déroulement de la séance, veille au maintien de l'ordre et fait respecter les règlements. Les participants ont le devoir de respecter l'ordre et le silence nécessaire au bon déroulement de l'assemblée. Dans ce but, ils doivent éviter les apartés, les déplacements qui ne sont pas indispensables et les manifestations bruyantes. 13. Adoption de l'ordre du jour Lorsque l'assemblée est déclarée ouverte, le président, s'il y a lieu, fait état des modifications apportées au projet d'ordre du jour depuis son envoi. Ces modifications peuvent être: l'ajout ou le retrait d'un point, un changement dans l'ordre des points à discuter, l'inscription de questions au point "Varia". L'ordre du jour est ensuite adopté à la majorité des membres présents, sur proposition dûment appuyée. L'ordre du jour d'une assemblée spéciale ne peut être modifié qu'avec l'accord de la totalité des membres présents. 14. Adoption du procès-verbal Le président soumet aux membres le procès-verbal de la réunion précédente et, s'il y a lieu, reçoit les demandes de modification. Les corrections apportées ne peuvent changer la substance des décisions prises ni ajouter des éléments qui n'ont pas été compris dans les décisions. L'approbation du procès-verbal ne peut être l'occasion d'ouvrir un nouveau débat sur le mérite des décisions consignées dans les procès-verbaux. Le procès-verbal est adopté sur proposition dûment appuyée. 15. Période d'information Ce point permet de fournir à l'assemblée tous renseignements et de poser toute question d'intérêt général sur des sujets relevant de la juridiction de l'assemblée Page 24 Doc.: 126

30 (ANNEXE 1) PAGE: 25 Ce point ne doit pas donner lieu à des discussions ou à la reconsidération de sujets. Aucune proposition ne peut être reçue sauf celles de félicitations et de remerciements. 16. Proposition et amendement Toute proposition doit être dûment appuyée pour être prise en considération. Toute proposition est sujette à des amendements et un amendement est lui-même sujet à des sous-amendements. Un sous-amendement ne peut faire l'objet d'un amendement. Tout amendement doit avoir pour effet de modifier l'objet de la proposition principale. Il ne doit pas en être la négation pure et simple. De même, un sous-amendement doit avoir pour effet de modifier l'objet de l'amen-dement. Il ne doit pas constituer une négation de l'amendement ni une répétition de la proposition principale. On doit d'abord décider des sous-amendements, puis des amendements et enfin de la proposition principale. Il faut se prononcer sur le sous-amendement tel que proposé avant d'en offrir un autre: la même règle s'applique à l'amendement. 17. Avis de proposition En tout temps, pendant une réunion, un membre peut donner avis de son intention de présenter toute proposition à une réunion régulière ou spéciale ultérieure. Le secrétaire doit noter le sujet dans l'avis de convocation si la réunion ultérieure est une réunion spéciale ou l'inscrire à l'ordre du jour s'il s'agit d'une réunion régulière. 18. Les questions de privilège Toute personne, membre de l'assemblée, peut en tout temps saisir l'assemblée d'une question de privilège si elle se croit atteint dans son honneur ou si elle estime que les droits, privilèges et prérogatives de l'assemblée sont lésés. Elle expose alors brièvement les motifs de son intervention. Si d'autres membres sont mis en cause, ils ont droit de donner leur version. Un débat peut suivre auquel le président met fin en déclarant que l'assemblée est alors suffisamment renseignée, à moins d'appel de sa décision. 19. Les questions d'ordre Tout membre a le droit d'attirer l'attention du président sur une infraction aux règles, à l'ordre et au décorum en indiquant succinctement et sans débat le point d'ordre ainsi soulevé. La personne interrompue par cette question doit attendre qu'elle soit décidée avant de continuer ses remarques. Le point d'ordre ainsi soulevé est alors réglé suivant la décision du président, s'il n'y a pas eu d'appel, ou de l'assemblée s'il y en a eu. Doc.: 126 Page

31 PAGE: Division de la question Tout membre de l'assemblée peut faire une proposition à l'effet de diviser une question; le président juge si cette demande est rationnelle, sans préjudice à la décision finale de l'assemblée. Si cette proposition est adoptée, on considère chacune des divisions comme autant de questions séparées, dans l'ordre de présentation de la question originaire, à moins que l'assemblée ne décide d'intervertir cet ordre. 21. La question préalable Tout membre de l'assemblée peut faire une proposition à l'effet de clore immédiatement le débat et d'appeler le vote sur la proposition qui fait l'objet de la discussion. La question préalable a préséance sur toute autre proposition, n'est pas sujette à discussion, ne peut être amendée et doit être immédiatement soumise aux deux tiers des voix des membres présents. Si la question préalable est adoptée, le vote est immédiatement pris sur la proposition qui faisait l'objet du débat. 22. Dépôt sur le bureau Cette proposition est utilisée lorsqu'une forte partie de l'assemblée ne semble pas favoriser l'adoption d'une mesure. Si la proposition demande le report à une date déterminée, la discussion ne doit porter que sur le temps. Si la proposition est acceptée, le dossier concerné revient automatiquement pour discussion à l'ordre du jour de la date acceptée. Si aucun temps de report n'a été déterminé par la proposition de dépôt, seule une proposition de reconsidération du dépôt permettra que le dossier concerné revienne à l'ordre du jour d'une assemblée subséquente. 23. Reconsidération d'une question La proposition de reconsidérer une question décidée par l'assemblée ne peut être faite et appuyée que par les personnes qui ont voté du côté gagnant à vote ouvert. L'adoption de cette proposition a pour effet de remettre la question primitive au point où elle se trouvait avant l'appel du vote qui en a décidé. 24. Appel de la décision du président Page 26 Doc.: 126