REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION ADOS

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION ADOS... Article 1 - Objet Le présent règlement intérieur a pour objet de définir et de préciser les règles de fonctionnement de l Association pour le Développement de l Orphelinat de Sihanoukville (ADOS) en conformité avec ses statuts déposés en Préfecture. Article 2 - Modification Ce règlement peut être modifié en Assemblée Générale Extraordinaire convoquée par le Conseil d administration, son Président ou demandée par la moitié des membres actifs. Article 3 Adhésion à l association Toute personne majeure, de bonne moralité et jouissant de ses droits civiques, peut être admise au sein de l association dans les conditions établies par le règlement intérieur à son article 4 et sous réserve du versement de la cotisation annuelle prévue à l article 8 des statuts. Article 4 Adhésion d un membre actif L adhésion d un membre actif est acquise par parrainage en respectant la procédure suivante : 1. Le membre qui présente le candidat et le Président doivent s assurer de la qualité du candidat, s il présente toute garantie de moralité et s il jouit de ses droits civiques. 2. Le Président informe ensuite le Conseil d Administration de cette candidature qui doit délibérer sur celle-ci. 3. Si celle-ci est refusée, le secret doit être observé sur les motifs de l opposition et le nom des administrateurs ayant refusé l admission. 4. Le candidat est ensuite avisé par lettre du Président de la décision du Conseil. En cas d admission, seront joints à la lettre du Président : Les statuts et le règlement intérieur de l association. La Charte de parrainage ADOS. 5. Le candidat au parrainage devra ensuite retourner signée la Charte de parrainage ADOS au Président. 6. Le Président informe enfin l Administration de l association et la Direction de l orphelinat du nom et de la qualité du nouveau parrain. Article 5 Modalités du parrainage Les actions de parrainage sont régies par une Charte de parrainage et principalement par : le versement d une contribution périodique dont le montant est fixé par l Assemblée générale sur proposition du Conseil d administration. Celle-ci peut s effectuer par prélèvement automatique ou par chèque adressé au siège de l Association. A 1

2 l occasion du Nouvel an Khmer, les parrains auront la possibilité d adresser à leur filleul un ou plusieurs cadeaux choisis sur une liste proposée par l association. Aucun colis n est cependant acheminé par l Association vers le Cambodge. une correspondance suivie en cours d année (au moins trois fois par an) avec l enfant parrainé. Ces lettres sont regroupées par le Responsable du courrier et envoyées à l orphelinat pour traduction ou par tout autre moyen. Il est possible d envisager dans certains cas précis des transferts de parrainage vers une ONG voisine (exemple : Enfants d Asie-Aspeca). Pour cela, le Président d ADOS doit être officiellement saisi de la demande de transfert. Le transfert de parrainage ne peut s effectuer qu après acceptation réciproque des deux associations concernées. Pour ADOS, c est le Conseil d administration qui donne son accord. Le transfert ne peut être qu exceptionnel et objectivement motivé. Seront pris également en compte l intérêt primordial de l enfant et la nécessité du maintien du lien qui le relie à son parrain. Le transfert de parrainage d une autre ONG vers ADOS doit obéir aux mêmes règles que celles qui sont ci-dessus énoncées. ADOS et les parrains peuvent être confrontés à des événements exceptionnels au cours du parrainage de l enfant (fugue de l orphelinat, délinquance passagère, jeune fille enceinte, affection nécessitant des soins médicaux particuliers, etc..). En cas de maladie, l enfant est soigné sur place sous la responsabilité de la Directrice de l orphelinat qui en informera le Correspondant local de l ADOS. En cas de décès du parrain ou de la marraine, le conjoint (e) ou compagnon, pourra à sa demande prendre le relais du parrainage de l enfant concerné sous réserve du respect des procédures prévues à l article 4 du présent règlement intérieur. Article 6 Démission La qualité de membre de l association se perd par le décès ou la démission signifiée par lettre adressée au Président qui en informe le Conseil d Administration et la Direction de l orphelinat. Article 7 Radiation La décision de radier un membre de l association appartient au Conseil d Administration. Elle peut être prononcée, après rappel puis mise en demeure, en cas de défaut d acquittement des appels de trésorerie liés aux cotisations et contributions de parrainage ou de nonrespect des obligations prévues dans la Charte de parrainage ADOS. Elle entraine la rupture du lien de parrainage. Elle n intervient qu après que le membre défaillant ait été appelé à s expliquer devant le Bureau ou qu il ait refusé de s expliquer oralement ou par écrit. La radiation est prononcée par le Conseil d Administration à la majorité des membres présents et elle est signifiée à l intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle rend exigible la totalité des sommes dues par l intéressé. 2

3 Article 8 Exclusion La décision d exclure un membre de l association appartient au Conseil d Administration. Elle est motivée par une faute grave contraire à l éthique, à l honneur, ou par un manquement aux statuts et au règlement intérieur de l association ainsi qu au code de bonne conduite de la vie associative. Elle n ouvre pas droit à un remboursement quelconque et rend exigible la totalité des sommes dues par l intéressé. Elle n entraine pas une rupture du lien de parrainage et le parrain pourra demander son transfert dans une autre ONG suivant les conditions définies dans l article 5 du présent règlement intérieur. Elle est prononcée par le Conseil d Administration à la majorité des membres présents. Elle est signifiée par le Président par lettre recommandée avec accusé de réception. Article 9 Conseil d Administration Le Conseil d Administration de l association détermine et conduit le développement et le fonctionnement de l orphelinat de Sihanoukville dans les domaines qui sont ceux de l association et dans la limite des moyens de celle-ci, conformément à son objet social visé à l article 2 des statuts. Article 10 Attributions des membres du Conseil d Administration Le Conseil d administration s emploie à contrôler l administration générale de l association et à faire respecter les règles de conduite et d éthique d engagement de celle-ci. Principales missions du Conseil d Administration : il convoque les Assemblées générales et exécute leurs décisions, il établit les rapports moraux et financiers de l association qui seront présentés en Assemblée générale, il effectue tout engagement ou emploi de fonds et sollicite toute demande de subvention ou partenariat dans le cadre de l objet social de l association, il autorise le Président, le Vice-président et le Trésorier à faire tous les actes, achats, investissements nécessaires à la bonne marche de l association et la poursuite de son objet social dans le cadre du budget voté en Assemblée générale. il détermine les conditions de versement des cotisations et du montant des parrainages dont il propose les montants au vote de l Assemblée Générale. il veille au bon fonctionnement du courrier du parrainage et du suivi scolaire et médical des enfants. il propose à l Assemblée générale extraordinaire les éventuelles modifications des statuts et du règlement intérieur. Article 11 Composition et Mandat du Conseil d Administration Le Conseil d administration est composé de 12 membres au minimum et de 15 membres au maximum élus pour une durée de 3 ans par l Assemblée générale. Ils sont renouvelables par tiers lors de chaque Assemblée générale. Le Conseil se réunit sur convocation du Président au moins 3 fois au cours d une année civile. La présence de la moitié au moins des membres du Conseil est nécessaire pour la validité des délibérations et des décisions. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante. 3

4 Il élit en son sein un Bureau constitué par : Un président Un vice-président Un secrétaire Un trésorier Le Bureau se réunit sur convocation du Président ou sur demande motivée d'un de ses membres pour gérer les affaires courantes et prendre éventuellement les décisions urgentes qui s imposent. Article 12 Fonctions des membres du Bureau 1. Le Président est le chef de l exécutif de l association. Le Président dirige les séances du Conseil d Administration, préside les réunions de Bureau et les Assemblées. Il convoque les Assemblées, les Conseils d Administration et les Bureaux. Il représente l association dans tous les actes de la vie civile. Il a la qualité pour ester en justice au nom de l association, tant en demande qu en défense, former tous les appels ou pourvois et consentir toutes transactions. En cas de vacance définitive du poste, la Présidence est assurée par le Viceprésident. Il pourra déléguer au Vice-président, au cas par cas, la charge des «Relations extérieures» (autres associations de parrainage, Ambassade de France au Cambodge, Ministère des Affaires étrangères, etc ). Il est chargé également d informer, par tous moyens, les membres de l association des évènements marquants de la vie de l association. 2. Le Vice-président supplée le Président lorsque celui-ci est dans l impossibilité d assumer les obligations de sa charge et il jouit alors de la même autorité que le Président. Il peut également être chargé par le Président d agir en son nom pour effectuer toute mission ou représentation, et notamment la charge des «Relations extérieures» (autres associations de parrainage, Ambassade de France au Cambodge, Ministère des Affaires étrangères, etc..). 3. Le Trésorier a la charge de la gestion financière de l association et à ce titre de la bonne exécution du budget. Il a pour principales missions : a. le recouvrement des cotisations et des contributions de parrainage b. la gestion de la comptabilité c. il se tient informé de la comptabilité de l orphelinat d. il règle les dépenses autorisées par le Conseil d Administration e. il transmet pour examen et avis la comptabilité et ses annexes au Contrôleur des comptes f. il prépare le rapport financier soumis pour approbation à l Assemblée générale g. il participe à l élaboration des dossiers de demandes de subventions. 4. Le Secrétaire rédige les comptes-rendus des différentes réunions et assemblées de l association et adresse les convocations aux membres intéressés. Il assure la garde des registres et archives du Conseil d Administration, du Bureau et des Assemblées, et de la transmission à la Préfecture du département de son siège social, dans un délai de 3 mois, de toutes les modifications apportées aux statuts, au règlement intérieur et à la composition du Conseil d Administration et du Bureau. D autre part, il enregistre les demandes de candidats au parrainage, constitue les dossiers, comme 4

5 stipulé à l article 8, puis les soumet au Président avant présentation au CA. Il constitue également l éventuelle liste d attente et soumet au Président l affectation de tel parrain à tel enfant, pour que l intérêt de l un et de l autre soit protégé au mieux. Article 13 Fonctions spéciales 1. Le Contrôleur des comptes est un membre adhérent, élu par l Assemblée Générale, chargé de vérifier la régularité des opérations comptables. Il se fait communiquer la comptabilité de l association et toutes pièces annexes nécessaires à son examen. Il présente son rapport lors de chaque Assemblée Générale statuant sur les comptes du dernier exercice clos. Il ne peut être membre du Conseil d Administration. 2. Le Responsable des courriers de parrainage, désigné par le Conseil d Administration parmi ses membres, reçoit les courriers adressés par les parrains et marraines à leurs filleuls et en fait exécuter la traduction en cambodgien par la Direction de l orphelinat ou par tout autre moyen. Il transmet l original de ce courrier et sa traduction à la Direction de l orphelinat qui en assure l attribution à l intéressé. En sens inverse, il reçoit de l orphelinat les courriers des filleuls et en assure la traduction en français. Il transmet aux parrains et marraines cette traduction et son original. Il tient l état permanent du calendrier de ces courriers pour le compte du Conseil d Administration et des parrains et informe le Conseil d Administration de tout manquement des parrains et marraines aux engagements pris en matière de correspondance régulière. 3. Le Responsable du suivi du parrainage, désigné par le Conseil d Administration parmi ses membres, est en contact régulier avec l orphelinat pour assurer le suivi scolaire et médical des enfants. 4. Le Responsable des manifestations extérieures, désigné par le Conseil d Administration parmi ses membres, propose et organise les manifestations et actions nécessaires à la poursuite de l objet social de l association et en assure la promotion. Le Conseil d Administration peut également proposer au vote de l Assemblée Générale l élection d un Président d Honneur. Il pourra assister aux séances du Conseil d Administration sans droit de vote et aux Assemblées Générales avec droit de vote. Article 14 Publication Le Secrétaire, sous l autorité du Président, devra transmettre à la Préfecture du département de son siège social, dans un délai de 3 mois, toutes les modifications apportées au présent règlement intérieur. Article 15 Litiges Tout litige quant à l'application du présent règlement intérieur est discuté et résolu amiablement par le Conseil d'administration et par défaut par les juridictions du siège de l'association. Fait en sept exemplaires originaux à Marseille, le Le Président Le Trésorier Le Secrétaire 5