GUIDE SUR L'EXERCICE DE LA PROFESSION MÉDICALE EN SOCIÉTÉ

Transcription

1 GUIDE SUR L'EXERCICE DE LA PROFESSION MÉDICALE EN SOCIÉTÉ ***AVIS*** Le présent guide est effectif depuis le 22 mars 2007, soit de la date d entrée en vigueur du Règlement

2 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION 1.1 Objet du Guide Rappel de la démarche ayant mené à l'exercice en société LES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DE LA LOI De nouveaux véhicules pour l'exercice des activités professionnelles La Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) La Société par actions (S.P.A.) Modifications touchant le régime de responsabilité Limitation de la responsabilité du professionnel en Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) Limitation de la responsabilité du professionnel en Société par actions (S.P.A.) Conditions à l'exercice en Société par actions (S.P.A.) ou en Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) fixées dans la Loi Autres dispositions importantes Sociétés formées à l extérieur du Québec Défaut de respecter les conditions fixées dans la Loi REVUE DU RÈGLEMENT SUR L'EXERCICE DE LA PROFESSION DE MÉDICALE EN SOCIÉTÉ Deux types de sociétés Sociétés régies par l'article 1 du Règlement Autres conditions à respecter pour exercer en société Obligation de détenir une assurance excédentaire Déclaration et informations à fournir au Collège des médecins du Québec Signe distinctif des sociétés professionnelles..10

3 ANNEXES 1. Tableau récapitulatif des conditions applicables aux sociétés 2. Tableau récapitulatif : continuation en Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) ou formation d'une Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) 3. Tableau récapitulatif : constitution ou modification d'une Société par actions (S.P.A.) 4. Tableau récapitulatif des exigences touchant l'assurance responsabilité professionnelle

4 1. INTRODUCTION 1.1 OBJET DU GUIDE À la suite de modifications apportées récemment au Code des professions, le Collège des médecins du Québec (le Collège) autorise maintenant ses membres à exercer en société en nom collectif à responsabilité limitée ou en société par actions. De plus, le conjoint, des parents ou alliés des médecins sociétaires ou actionnaires membres du Collège pourront détenir des actions ou des parts sociales (sans droit de vote) de la même société. Notons que des modifications au Code de déontologie sont actuellement en cours de processus afin d adapter certaines règles déontologiques à la réalité de la pratique médicale en société, d interdire au médecin d accepter toute commission, ristourne ou avantage matériel (à l exception des remerciements d usage), d obliger le professionnel à introduire dans tout bail une déclaration attestant que les obligations qui en découlent respectent les normes déontologiques et de rendre disponible ce bail sur demande du Collège. Ce guide présente la démarche à suivre par les médecins qui veulent exercer leurs activités professionnelles dans ces nouvelles structures. Cependant, il ne couvre pas nécessairement toutes les situations ni tous les éléments que l'on doive considérer avant de déterminer la structure à adopter. Entre autres, les aspects comptables, légaux et fiscaux ne sont pas approfondis étant donné la variété innombrable des situations qui peuvent se présenter. Le présent guide se veut, essentiellement, un outil pour éveiller le médecin aux nombreuses décisions à prendre avant de décider s'il y a lieu de modifier la structure de son cabinet. 1.2 RAPPEL DE LA DÉMARCHE AYANT MENÉ À L'EXERCICE EN SOCIÉTÉ Après plusieurs années de travail, le Gouvernement du Québec a trouvé une avenue permettant aux professionnels d'exercer leurs activités professionnelles dans de nouvelles formes de structures. En effet, jusqu'au 21 juin 2001, date de la sanction du projet de Loi 169, devenu la Loi modifiant le Code des professions et d'autres dispositions législatives concernant l'exercice des activités professionnelles au sein d'une société (la Loi), les membres d'un ordre professionnel n'avaient, sous réserve de quelques exceptions, d'autre choix que d'exercer au sein d'une société en nom collectif (S.E.N.C.) ou d'une société en participation. En décembre 2002, le Collège a mis en place un groupe de travail sur l'exercice en société qui a recommandé l'adoption de principes directeurs pour servir de base à la future réglementation en matière d'exercice en société. Ces principes sont adoptés par le Bureau du Collège le 25 avril 2003 et le Collège demande au groupe de travail de s'attaquer à la rédaction finale du projet de Règlement sur l'exercice de la profession médicale en société (le Règlement). Le projet de Règlement sur l'exercice de la profession médicale en société est transmis pour consultation aux membres en mai 2003 et est adopté par le Bureau du Collège le 13 juin /10

5 À la suite de ces consultations certains changements y sont apportés et, le 3 septembre 2003, le projet de Règlement sur l'exercice de la profession médicale en société paraît dans la Gazette officielle du Québec pour commentaires à l Office des professions du Québec (45 jrs). Depuis, certains ajustements ont été effectués à la suite de cette période de consultation. Le Conseil exécutif entendait l approuver de façon finale en octobre-novembre 2004 mais l a mis sur la glace considérant la question de loyers à rabais et d indépendance professionnelle qui a été pendant quelques mois sous étude par l Office. Le Conseil exécutif entendait finaliser cette étude avant d aller de l avant avec notre Règlement. L Office a produit des recommandations concernant ce projet dans l avis au ministre responsable de l application des lois professionnelles. Ces recommandations visaient la relation médecins / pharmaciens. Les modifications ont été adoptées au Bureau du 9 décembre D autres modifications ont suivies en février 2007 afin d exclure des sociétés tous les autres professionnels régis par le Code des professions. Après son approbation par l'office des professions et le gouvernement du Québec en février 2007, la version finale du Règlement est publiée dans la Gazette officielle le 7 mars 2007 et entre en vigueur le 22 mars LES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DE LA LOI 2.1 DE NOUVEAUX VÉHICULES POUR L'EXERCICE DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES La nouvelle loi ouvre la porte à l'exercice des activités professionnelles au sein d'une Société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) ou d'une Société par actions (S.P.A.). Elle laisse cependant à chaque ordre professionnel le choix d'autoriser ou non ses membres à exercer leurs activités professionnelles au sein de telles sociétés. Il revient également à chacun des 45 ordres professionnels de déterminer, au moyen d'un règlement adopté dans ce but, les conditions, les modalités et les restrictions qui s'appliquent à l'exercice en société par ses membres LA SOCIÉTÉ EN NOM COLLECTIF À RESPONSABILITÉ LIMITÉE (S.E.N.C.R.L.) En introduisant la S.E.N.C.R.L. dans le Code des professions, plutôt que dans le Code civil du Québec, le législateur a choisi de ne pas modifier le régime général des sociétés. Ainsi, la S.E.N.C.R.L. n'a pas son équivalent dans le Code civil et ne peut donc être utilisée que par des professionnels visés au Code des professions dont elle peut devenir un signe distinctif. Elle n'est toutefois qu'une variante de la S.E.N.C. Pour des raisons évidentes d'information du public, la Loi demande aux professionnels qui optent pour ce nouveau véhicule d'inscrire dans la dénomination sociale de la société l'expression «société en nom collectif à responsabilité limitée» ou le sigle «S.E.N.C.R.L.». Ne pas inscrire cette expression ou ce sigle dans la dénomination sociale de la S.E.N.C.R.L. pourrait amener un tribunal à décider que les associés sont solidairement responsables, tout comme s'ils exerçaient en S.E.N.C. 2/10

6 La Loi permet à des professionnels qui exercent leurs activités au sein d'une S.E.N.C. de continuer celle-ci en S.E.N.C.R.L. et prévoit que la continuation transfère les droits et obligations de la S.E.N.C. à la S.E.N.C.R.L. Cette continuation a pour effet de changer le régime de responsabilité qui s'applique, à compter de la date où elle a lieu, aux professionnels exerçant leurs activités au sein de cette société. La continuation d'une S.E.N.C. en une S.E.N.C.R.L de même que la formation d'une S.E.N.C.R.L. doivent être stipulées expressément dans un contrat écrit. Soulignons que ce contrat peut être séparé du contrat de société proprement dit, ce qui pourrait constituer un avantage. La continuation en S.E.N.C.R.L. n'est offerte qu'aux professionnels qui exercent en S.E.N.C. Les professionnels qui exercent leurs activités au sein de sociétés en participation ou de sociétés par actions et qui souhaiteraient se prévaloir de ce nouveau véhicule n'ont d'autre choix que de constituer une S.E.N.C.R.L. Il en est de même pour les professionnels qui exercent dans des «sociétés nominales» puisque, rappelons-le, celles-ci ne sont pas des sociétés et n'ont pas de reconnaissance légale LA SOCIÉTÉ PAR ACTIONS (S.P.A.) En permettant aux professionnels d'exercer leurs activités au sein de sociétés par actions, la Loi n'a modifié en rien les règles générales applicables à celles-ci. Soulignons aussi qu'une S.P.A. n'est qu'un véhicule par lequel les professionnels sont autorisés à exercer leur profession. Le Code des professions n'a pas été modifié pour permettre à la S.P.A. de détenir un permis d'exercice ou un certificat. Comme telle, la société n'est donc assujettie à aucune obligation professionnelle particulière. Seuls les administrateurs, dirigeants ou représentants d'une société pourraient, comme nous le verrons plus loin, être trouvés coupables d'une infraction pénale. En fait, le législateur n'a pas modifié le principe, à la base même de la législation professionnelle québécoise, voulant que seule une personne physique puisse devenir membre d'un ordre professionnel et, par voie de conséquence, ait le droit d'exercer légalement une profession, de rendre un service professionnel ou de porter un titre réservé à un professionnel. Enfin, la loi ne limite pas le régime, provincial ou fédéral, sous lequel un professionnel peut constituer une S.P.A. pour l'exercice de sa profession. Cependant, le Règlement sur l exercice de la profession médicale en société s applique aux médecins membres du Collège. 2.2 MODIFICATIONS TOUCHANT LE RÉGIME DE RESPONSABILITÉ Tout d'abord, il est important de rappeler que les modifications touchant le régime de responsabilité n'ont pas pour effet de limiter les obligations du professionnel à l'égard de sa propre faute. Ce principe est d'ailleurs rappelé à l'article 11 du Code de déontologie qui stipule qu'un médecin doit, dans l exercice de sa profession, engager pleinement sa responsabilité civile. Cet article interdit également à un membre du Collège d éluder sa responsabilité face à un patient ou de tenter de l éluder, ou de requérir d un patient ou d une personne une renonciation à ces recours en cas de faute professionnelle de sa part. 3/10

7 Par ailleurs, selon la nature des activités exercées, les règles en matière de responsabilité professionnelle qui ont prévalu jusqu'ici continueront à s'appliquer même si le professionnel exerce en S.P.A. ou en S.E.N.C.R.L. Ces règles continueront également à s'appliquer aux professionnels qui choisiront de continuer à exercer en S.E.N.C. Rappelons brièvement ces règles. Le Code civil du Québec permet aux professionnels de s'associer pour le service ou l'exploitation d'une entreprise et de former ainsi une S.E.N.C. La loi prévoit qu'un associé lie la société pour tout acte conclu dans le cours des activités de la société et qu'il y a responsabilité solidaire entre chacun des associés formant la société pour les dettes découlant de tels actes. À l'intérieur d'une S.E.N.C., chaque associé est donc solidairement responsable des fautes commises par ses coassociés, qu'elles soient ou non des fautes professionnelles. Cependant, pour exécuter un jugement sur les biens personnels des associés, il faut apporter la preuve que les biens de la société sont insuffisants pour en payer les dettes. Ceci a pour effet d'entraîner une responsabilité subsidiaire personnelle des associés à même leur propre patrimoine. Enfin, les nouvelles dispositions du Code des professions, qu'il s'agisse de l'exercice au sein d'une S.E.N.C.R.L. ou d'une S.P.A., ne changent pas davantage les conditions exigées par le Code civil du Québec pour engager la responsabilité personnelle du professionnel à savoir que la faute, le lien causal et le dommage devront être établis pour conclure à la responsabilité de ce dernier LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ DU PROFESSIONNEL EN LA SOCIÉTÉ EN NOM COLLECTIF À RESPONSABILITÉ LIMITÉE (S.E.N.C.R.L.) La grande nouveauté de la Loi réside dans le fait que, dorénavant, le professionnel ne pourra plus être tenu responsable de la faute de l'un de ses associés professionnels, même de manière subsidiaire après discussion des biens de la société. En effet, la responsabilité des membres des ordres professionnels est limitée aux actes professionnels qu'ils accomplissent personnellement et à ceux des personnes qu'ils supervisent ou contrôlent. C'est donc dire qu'ils ne seront pas exposés de manière solidaire à répondre des actes professionnels de leurs associés s'ils n'ont pas participé à ces actes. De même, les obligations contractées par la société relativement à une faute professionnelle ne lieront plus le professionnel mais n'obligeront que la société ellemême si le professionnel n'a pas participé à cette faute. Il importe cependant de souligner que cette limitation de la responsabilité ne vaut que pour les actes accomplis par les professionnels visés, soit les médecins dans le cas qui nous intéresse, la responsabilité solidaire demeurant à l'égard des fautes des nonmédecins employés ou associés dans la société. De plus, cette limitation de responsabilité n'atténue pas les autres obligations que pourraient avoir, par ailleurs, la société ou les associés dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise professionnelle. En effet, la limitation de responsabilité ne s'applique qu'à l'égard d'activités professionnelles. 4/10

8 Ainsi, les associés seront assujettis au régime général de la responsabilité civile (solidarité) pour toutes les autres activités non professionnelles de leurs associés ou de la société dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise dont la conclusion d'un bail, l'achat d'équipement et les congédiements. Enfin, nous avons vu plus haut que la continuation d'une S.E.N.C. en une S.E.N.C.R.L. avait pour effet de faire passer à la nouvelle société les droits et les obligations qui existaient avant la continuation. La Loi prévoit, de plus, que les personnes qui étaient associées de la S.E.N.C. avant la continuation demeurent solidairement responsables des obligations ainsi transférées LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ DU PROFESSIONNEL EN SOCIÉTÉ PAR ACTIONS (S.P.A.) Contrairement aux S.E.N.C. et aux S.E.N.C.R.L., la société par actions est une personne morale, c'est-à-dire qu'elle est dotée d'une personnalité juridique autonome. Ainsi, l'actionnaire, en sa seule qualité d'actionnaire, n'est responsable d'aucun acte de la société ou d'aucune réclamation contre lui au-delà du montant à payer sur ses actions, sous réserve d'un abus, d'une fraude ou d'une contravention à une règle d'ordre public qui pourrait amener la levée du voile corporatif. Par ailleurs, de façon générale, l'administrateur, en tant que mandataire de la société, n'est pas responsable envers les tiers avec lesquels la société contracte du moment qu'il n'outrepasse pas ses pouvoirs. En application du principe voulant que la S.P.A. ait une personnalité morale distincte de celle de ses actionnaires, administrateurs et employés, les tiers ne peuvent exercer leurs recours qu'à l'encontre de la société. Certaines dispositions législatives engagent toutefois la responsabilité civile ou pénale des administrateurs. Le Code des professions modifie cependant en partie ce qui précède puisque le professionnel demeure toujours responsable de sa faute ou de celle des personnes qu'il a sous sa supervision ou son contrôle. Notons que la responsabilité de la société pourra également être engagée au même titre que celle du professionnel. En effet, elle pourra être tenue responsable, à titre d'employeur ou de mandant, des actes fautifs commis par ses employés ou mandataires qui agissent en son nom. Enfin, la formation d'une S.P.A. aux fins de l'exercice d'activités professionnelles ne modifie en rien les obligations qu'un professionnel pourrait avoir du fait des actes qu'il a posés avant cette constitution. Le régime de responsabilité applicable à ces obligations n'est pas davantage modifié. 2.3 CONDITIONS À L'EXERCICE EN SOCIÉTÉ PAR ACTIONS (S.P.A.) OU EN SOCIÉTÉ EN NOM COLLECTIF À RESPONSABILITÉ LIMITÉE (S.E.N.C.R.L). FIXÉES DANS LA LOI Dans le but d'assurer la protection du public, le législateur québécois impose certaines conditions et obligations professionnelles à ceux qui voudront profiter des nouvelles formes de structures. 5/10

9 Tout d'abord, la S.E.N.C.R.L. ou la S.P.A. doivent être constituées à une fin précise, c'est-à-dire pour exercer des activités professionnelles, incluant les activités qui y sont accessoires. En plus, le Code des professions stipule trois conditions qui doivent être réunies pour pouvoir offrir des services professionnels au sein d'une S.P.A. ou d'une S.E.N.C.R.L. i. Un règlement de l'ordre doit autoriser le professionnel à exercer en société; ii. Le professionnel doit fournir et maintenir pour la société une garantie contre sa responsabilité professionnelle. Soulignons d'emblée que la garantie fournie par le professionnel pour la société s'ajoute à celle qu'il doit maintenir personnellement pour être inscrit au Tableau de l'ordre; iii. Le professionnel doit produire, auprès de l'ordre, une déclaration à l'effet qu'il exerce ses activités au sein d'une S.P.A. ou d'une S.E.N.C.R.L. L'application de ces conditions, qui sont reprises dans le Règlement du Collège, est expliquée de façon détaillée plus loin dans ce guide. 2.4 AUTRES DISPOSITIONS IMPORTANTES SOCIÉTÉS FORMÉES À L'EXTÉRIEUR DU QUÉBEC La Loi permet à un professionnel d'exercer ses activités professionnelles au Québec au sein d'une S.E.N.C.R.L. ou d'une S.P.A. constituées à l'extérieur du Québec si les conditions mentionnées dans la section précédente (respect du règlement adopté par l'ordre, garantie excédentaire et déclaration à l'ordre) sont respectées. Dans le cas d'une S.E.N.C.R.L. ou de son équivalent, l'expression «société en nom collectif à responsabilité limitée» ou le sigle «S.E.N.C.R.L.» doit être inclus dans la dénomination sociale de la société. La Loi précise par ailleurs que c'est le régime québécois qui s'applique à la responsabilité personnelle des membres de la société et à la responsabilité de la société elle-même en ce qui concerne les activités exercées au Québec DÉFAUT DE RESPECTER LES CONDITIONS FIXÉES DANS LA LOI Afin de permettre aux ordres professionnels de remplir leur mission de protection du public dans le nouveau contexte édicté, la Loi interdit expressément à un administrateur, un dirigeant ou un représentant d'une S.P.A., qu'il soit ou non membre d'un ordre professionnel, d'aider, d'encourager ou d'amener un membre d'un ordre professionnel qui exerce ses activités au sein de cette S.P.A. à ne pas respecter les dispositions du Code des professions, de la loi constituant l'ordre et des règlements adoptés en vertu de cette loi, y compris le code de déontologie de ce professionnel. Un administrateur ou un dirigeant qui accomplirait de tels actes ferait l'objet de poursuites par l'ordre concerné et s'exposerait à des sanctions pénales. De façon parallèle, la Loi prévoit également qu'un membre d'un ordre professionnel ne peut invoquer des décisions ou des actes de la S.P.A. dans laquelle il exerce ses activités pour justifier un manquement au Code des professions, à la loi constituant son ordre et aux règlements adoptés en vertu de cette loi, y compris son code de déontologie. Outre les sanctions disciplinaires, un professionnel dans une telle situation s'exposerait donc à des sanctions pénales. 6/10

10 3. REVUE DU RÈGLEMENT SUR L'EXERCICE DE LA PROFESSION MÉDICALE EN SOCIÉTÉ Dans la rédaction du Règlement, le Bureau du Collège a opté pour une approche qui assure la protection du public tout en favorisant l'ouverture et la flexibilité, notamment en limitant autant que possible les documents et les formulaires à transmettre au Collège. C'est ainsi que le Bureau a choisi de laisser aux médecins la possibilité d'exercer leurs activités professionnelles en S.E.N.C.R.L. ou en S.P.A. 3.1 DEUX TYPES DE SOCIÉTÉS L'objectif d'assurer la protection du public a mené à définir deux types de sociétés obéissant à des règles différentes. Dans les sociétés qui se présentent comme des sociétés de médecins, les médecins doivent exercer un contrôle total. Cette mesure vise à assurer le respect des règles déontologiques des médecins, notamment en matière d'indépendance et de conflits d'intérêts. Les sociétés dans lesquelles les médecins exercent leurs activités professionnelles doivent être contrôlées en totalité par eux ou une entité équivalente dont la liste est mentionnée à l'article 1 du Règlement SOCIÉTÉS RÉGIES PAR L'ARTICLE 1 DU RÈGLEMENT L'article 1 du Règlement permet aux membres du Collège d'exercer dans des sociétés et énonce les conditions qui doivent être respectées pour ce faire. Ces conditions doivent être respectées préalablement à l'exercice en S.E.N.C.R.L. ou en S.P.A. 1. La totalité des droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales de la société est détenue : soit par au moins un médecin, soit par une personne morale, une fiducie ou une entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales sont détenus en totalité par au moins un médecin, soit à la fois par des personnes, fiducies ou entreprises visées. 2. Les seules personnes, outre celles en 1. qui détiennent des actions ou des parts sociales de la société sont : des médecins; le conjoint, des parents ou alliés d un médecin détenant les droits visés en 1., des personnes morales, fiducies ou entreprises dont les droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales sont détenus en totalité par des personnes visées précédemment (les droits de vote ne pouvant être détenus directement ou indirectement que par des médecins); soit à la fois par une personne, une fiducie ou une entreprise visées précédemment. 3. Les administrateurs du conseil d administration de la société par actions, ainsi que les associés ou les administrateurs nommés par les associés pour gérer les affaires de la société en nom collectif à responsabilité limitée ne peuvent être que des médecins. 4. Enfin, les conditions précédentes doivent être inscrites dans les statuts constitutifs de la société par actions ou stipulées dans le contrat constituant la société en nom collectif à responsabilité limitée et qu il y est aussi prévu que cette société est constituée aux fins d exercer des activités professionnelles. 7/10

11 3.2 AUTRES CONDITIONS À RESPECTER POUR EXERCER EN SOCIÉTÉ Le Règlement énonce les autres conditions à respecter pour être autorisé à exercer en société conformément à la Loi. Là encore, ces conditions doivent être respectées préalablement à l'exercice en société et le non-respect de ces conditions à un moment quelconque entraîne la perte immédiate du droit d'exercer en société OBLIGATION DE DÉTENIR UNE ASSURANCE EXCÉDENTAIRE Les articles 11 à 14 du Règlement traitent de la garantie requise par la Loi dans le but de répondre à la responsabilité que pourrait encourir la société du fait des fautes ou négligences commises par ses membres dans l'exercice de leur profession. Nous avons vu que l'obtention et le maintien d'une telle garantie fait partie des trois conditions essentielles fixées par le Code des professions pour autoriser l'exercice en société. Il s'agit en effet d'une mesure importante de protection du public dans le contexte de la disparition de la responsabilité solidaire. En vertu de l article 14, le médecin doit transmettre au Collège une preuve que la société est éligible à l aide offerte par l'association canadienne de protection médicale (ACPM) et maintenir cette éligibilité à l égard de la responsabilité qu elle peut encourir en raison des fautes ou négligences commises par les médecins dans l exercice de leur profession au sein de cette société. Dans le cas où la société est formée d un seul médecin membre de l'acpm détenant la totalité des actions ou des parts sociales avec droit de vote, le médecin n'a pas à demander une telle attestation à son assureur : une lettre générale de l'acpm a été transmise au Collège laquelle équivaut à l'attestation de l'assurance requise. Cette garantie s'ajoute à l'assurance professionnelle que doit détenir un membre du Collège pour exercer. Il est à noter que la garantie qui, à l'heure actuelle, couvre l'entité corporative ou la société dans certaines polices d'assurance ne constitue pas la garantie excédentaire au sens de la Loi. Cette assurance dite excédentaire n'est déclenchée, de façon générale, qu'à l'épuisement de la couverture d'assurance dite primaire. Elle peut cependant se transformer en garantie «primaire» en cas de faute intentionnelle puisque, dans ce cas, l'assurance primaire ne couvrira plus les associés non fautifs. Le Règlement laisse une grande latitude quant à la manière dont cette garantie peut être fournie. Ainsi, elle peut être fournie aussi bien sous forme d'un avenant par l'assureur qui couvre actuellement un membre : Dans un contrat d assurance ou de cautionnement; Par l adhésion de ce membre à une assurance collective contractée par le Collège, soit par la souscription à un fonds d assurance de la responsabilité professionnelle établi conformément à l article 86.1 du Code des professions. Le montant de la garantie doit être d'au moins $ par réclamation et $ pour l'ensemble des réclamations présentées contre la société au cours d une période de garantie de 12 mois. La garantie doit s'étendre à toute réclamation présentée pendant les cinq années qui suivent la période de garantie au cours de 8/10

12 laquelle un médecin de la société décède, quitte la société ou cesse d être inscrit au tableau de l Ordre, de façon à maintenir une garantie en faveur de la société pour les fautes ou négligences commises par le médecin dans l exercice de sa profession alors qu il exerçait au sein de la société. Par ailleurs, l'assureur ou la caution doit s'engager à donner au secrétaire du Collège un préavis de 30 jours lorsqu'il entend résilier la garantie, la modifier quant à l une des conditions prévues ou ne pas la renouveler DÉCLARATION ET INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE DES MÉDECINS DU QUÉBEC L article 3 du Règlement donne la liste des documents et des informations qui doivent être fournis au Collège avant d'exercer en société. Ces documents et informations, sur lesquels nous revenons en détail dans les annexes, portent sur la société, ses associés, actionnaires et administrateurs ainsi que sur les membres qui y exercent. Ils ont été limités au minimum nécessaire pour permettre au Collège de s'assurer que les modalités et les conditions prévues sont respectées. Ainsi, il n'est pas requis de transmettre au Collège des copies des documents statutaires ou constitutifs tels les statuts constitutifs, les règlements ou le contrat de société. Le Collège doit cependant recevoir une autorisation irrévocable lui permettant de consulter ces documents dont la liste est donnée à l'article 15 du Règlement. C'est à chaque membre de s'assurer que les documents et informations requis sont communiqués au Collège. Un membre est cependant dispensé de cette obligation à l'égard de la société dans laquelle il exerce ses activités si un autre membre (répondant) l'a déjà remplie. Ce peut être le cas, par exemple, lorsqu'un médecin change d'emploi pour se joindre à une société existante. Un membre qui change d'emploi est cependant toujours tenu, à titre personnel, d'aviser le Collège de ce changement. Le Règlement dispense également un membre de fournir les documents et informations requis si un répondant l'a fait. Cette disposition peut se révéler particulièrement pratique dans les sociétés dans lesquelles plusieurs médecins exercent leurs activités professionnelles. Un répondant est un membre du Collège, associé, administrateur ou actionnaire avec droit de vote de la société, qui a été désigné au sein de la société pour fournir au Collège les informations et documents requis. La désignation d'un répondant est obligatoire. Il appartient au répondant de s'assurer de l'exactitude des informations transmises au Collège, à l'exception cependant des informations personnelles concernant un médecin telles que le nom, l'adresse résidentielle, les activités professionnelles et le statut de celui-ci au sein de la société. La nomination d'un répondant ne dispense donc pas un médecin de s'assurer que les informations qui le concernent sont exactes. Le Règlement prévoit les documents et les informations pour lesquels une mise à jour doit être envoyée annuellement. Toutefois, le médecin doit aviser par écrit le secrétaire du Collège de toute modification aux renseignements transmis susceptibles de contrevenir au Règlement. Cet avis doit être reçu par le secrétaire dans les 30 jours suivant la modification et doit notamment l aviser de l annulation de la garantie visée à la section III, de la dissolution, de la cession de biens, de la faillite, de la liquidation volontaire ou forcée de la société ou de toute cause de nature à constituer un empêchement de poursuivre ses activités au sein de la société. 9/10

13 SIGNE DISTINCTIF DES SOCIÉTÉS PROFESSIONNELLES Compte tenu des diverses garanties en matière de protection du public que peuvent offrir les sociétés regroupant des professionnels, il paraissait intéressant de permettre à celles-ci d'avoir un signe distinctif les désignant clairement au public utilisateur de services professionnels. C'est l'objectif de l'expression «société de professionnels régie par le Code des professions» ou du sigle «SPRCP» dont l'utilisation est permise par l'article 16. L'utilisation de cette expression ou de ce sigle est optionnelle. Dans le cas des S.E.N.C.R.L., ils s'ajoutent à l'expression «Société en nom collectif à responsabilité limitée» ou au sigle «S.E.N.C.R.L.» dont l'utilisation est exigée par la Loi. C'est donc dans le cas des S.P.A. qu'ils sont susceptibles de présenter le plus d'intérêt. 10/10

14 ANNEXE 1 TABLEAU RÉCAPITULATIF DES CONDITIONS APPLICABLES AUX SOCIÉTÉS Le tableau ci-dessous présente un récapitulatif des conditions stipulées à l article 1 du Règlement qui sont décrites au chapitre précédent. Les sociétés régies par l article 1 du Règlement peuvent être : a) des S.E.N.C.R.L. ou b) des S.P.A. Les conditions présentées dans le tableau suivant doivent être inscrites dans ou le contrat de société d'une S.E.N.C.R.L. ou les statuts constitutifs d'une S.P.A. Le contrat ou les statuts doivent, de plus, stipuler que la société est constituée pour exercer des activités professionnelles. S.E.N.C.R.L. OU S.P.A. SOCIÉTÉS RÉGIES PAR L ARTICLE 1: SOCIÉTÉS QUI SE PRÉSENTENT COMME DES SOCIÉTÉS DE MÉDECINS AYANT POUR OBJET L EXERCICE D ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES CONDITIONS PRÉVUES AU RÈGLEMENT COMMENTAIRES 1 la totalité des droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales de la société est détenue : a) soit par au moins un médecin; b) soit par une personne morale, une fiducie ou une entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales sont détenus en totalité par au moins un médecin; c) soit à la fois par des personnes, fiducies ou entreprises visées aux sous-paragraphes a et b; 2 les seules personnes, outre celles visées au paragraphe 1º, qui détiennent des actions ou des parts sociales de la société sont : a) des médecins; b) le conjoint, des parents ou alliés d un médecin détenant les droits visés au paragraphe 1 ; c) des personnes morales, fiducies ou entreprises dont les droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales sont détenus en totalité par des personnes visées aux sousparagraphes a ou b; d) soit à la fois par une personne, une fiducie ou une entreprise visées aux sous-paragraphes a, b ou c; 3 les administrateurs du conseil d administration de la société par actions, ainsi que les associés ou les administrateurs nommés par les associés pour gérer les affaires de la société en nom collectif à responsabilité limitée ne peuvent être que des médecins. Le médecin s assure que des conditions respectant les conditions énoncées au premier alinéa sont inscrites dans les statuts constitutifs de la société par actions ou stipulées dans le contrat constituant la société en nom collectif à responsabilité limitée et qu il y est aussi prévu que cette société est constituée aux fins d exercer des activités professionnelles. L exercice de la profession médicale est défini à l article 31 de la Loi médicale. Il n est pas obligatoire que ces activités professionnelles soient exercées aux Québec. Rappelons cependant que seul un membre du Collège est autorisé à exercer la médecine au Québec. Par ailleurs, ce ne pourrait être un membre retraité car il doit exercer activement au sein de la société. Le règlement impose la détention des droits de vote en totalité par des médecins. Quant à la détention des droits sans droit de vote, ils peuvent être détenus par des médecins ou le conjoint, des parents ou alliés de ces derniers.

15 ANNEXE 2 TABLEAU RÉCAPITULATIF : CONTINUATION D'UNE S.E.N.C. EN S.E.N.C.R.L. OU FORMATION D UNE S.E.N.C.R.L. Le tableau qui suit résume les conditions à remplir et les étapes à suivre lorsqu'un ou des membres du Collège font le choix d'exercer leurs activités professionnelles au sein d'une S.E.N.C.R.L. Conformément au Règlement, les conditions, notamment en matière de déclaration et d'informations à transmettre au Collège, doivent être respectées préalablement à l'exercice en société. De plus, le nonrespect d'une condition fixée dans le Règlement ou au Code des professions entraîne la perte immédiate du droit d'exercer en société. 1 CONTINUATION D UNE SENC EN S.E.N.C.R.L. CONDITIONS OU ÉTAPES Déclaration écrite des associés qui veulent continuer une SENC en S.E.N.C.R.L. Mise à jour du contrat de société conformément aux articles 7 et 9 du Règlement. 1 Société ayant pour objet l exercice d activités professionnelles. Établir le nom de la société. COMMENTAIRES Cette déclaration peut être distincte du contrat de société. Toutefois, il est conseillé de faire une mise à jour au moment de l'arrivée ou du départ d'un associé afin d'éviter toute confusion quant aux associés de la S.E.N.C.R.L. Le Règlement impose aux membres du Collège qui oeuvrent dans une S.E.N.C.R.L. d'avoir un contrat de société écrit qui renferme, entre autres, les conditions imposées par l article 1 du Règlement. Le Code des professions indique que les seules activités qu'une S.E.N.C.R.L. est autorisée à exercer sont des activités professionnelles. De plus, le Règlement exige qu'il soit stipulé dans une clause du contrat de société que celle-ci est constituée aux fins d'exercer des activités professionnelles. L'article 86 du Code de déontologie interdit au médecin, par quelque moyen que ce soit, de faire une représentation fausse, trompeuse ou incomplète au public ou à une personne qui recourt à ses services, notamment quant à son niveau de compétence ou quant à l'étendue ou à l'efficacité de ses services et de ceux généralement assurés par les membres de sa profession. DOCUMENTS OU INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE La déclaration des associés ainsi que le contrat de société sont à conserver par la société. Ils n'ont pas à être transmis au Collège mais pourront faire l'objet d'une validation par le Collège à une date ultérieure. Le Collège doit recevoir une autorisation irrévocable lui donnant le droit de les obtenir ou d'en obtenir une copie. Même chose que cidessus. 1 Il est à noter que la transmission au Collège d une copie certifiée de la déclaration modificative auprès du Registraire des entreprises et d une copie à jour du registre CIDREQ peut tenir lieu de l avis prévu aux articles 7 et 9 du Règlement sur l exercice de la profession médicale en société.

16 Indiquer S.E.N.C.R.L. dans le nom. Dépôt de la déclaration modificative auprès du Registraire des entreprises. De plus, l article 41 de la Loi médicale mentionne que nul ne peut exercer la médecine sous un nom autre que le sien mais qu il est toutefois permis à des médecins d'exercer leur profession sous le nom d'un ou de plusieurs associés. Les critères généraux relatifs à la légalité du nom de la société sont, notamment, régis par l'article 13 de la Loi sur la publicité légale des entreprises, des sociétés et des personnes morales et son Règlement d'application. Rappelons que, le nom de la société ne doit pas être trompeur; il ne doit pas être utilisé par une autre entreprise ni prêter à confusion avec un nom déjà utilisé; le nom doit aussi être en français. Le Code des professions et le Règlement d'application de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales obligent la S.E.N.C.R.L. à indiquer correctement sa forme juridique en indiquant l'expression «société en nom collectif à responsabilité limitée» dans son nom ou le sigle «S.E.N.C.R.L.» à la suite de son nom. L'article 16 du Règlement permet d'inscrire dans le nom de la société ou à la suite de celui-ci l'expression «société de professionnels régie par le Code des professions» ou le sigle «SPRCP» permettant ainsi de distinguer les sociétés formées de professionnels des sociétés formées de personnes non assujetties à un encadrement légal. Cette mention n'est pas obligatoire. Aviser le Collège des changements conformément aux articles 7 et 9 du Règlement. CONDITIONS OU ÉTAPES Déclaration écrite des associés de former une S.E.N.C.R.L. 2 FORMATION D UNE S.E.N.C.R.L. COMMENTAIRES Cette déclaration peut être distincte du contrat de société. Toutefois, il est conseillé de faire une mise à jour au moment de l'arrivée ou du départ d'un associé afin d'éviter toute confusion quant aux associés de la S.E.N.C.R.L. DOCUMENTS OU INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE La déclaration des associés ainsi que le contrat de société sont à conserver par la société. Ils n'ont pas à être transmis au Collège mais pourront faire l'objet d'une validation par le Collège à une date ultérieure. Le Collège doit recevoir une autorisation irrévocable lui donnant le droit de les obtenir ou d'en obtenir une copie. Rédaction du contrat de société conformément à l article 1 du Règlement. Le Règlement impose aux membres du Collège qui oeuvrent dans une S.E.N.C.R.L. d'avoir un contrat de société écrit qui renferme, entre autres, les conditions imposées par l article 1 du Règlement. Même chose que ci-dessus.

17 Société constituée ayant pour objet l exercice d activités professionnelles. Établir le nom de la société. Indiquer S.E.N.C.R.L. dans le nom. Dépôt de la déclaration d'immatriculation auprès du Registraire des entreprises. Le Code des professions indique que les seules activités qu'une S.E.N.C.R.L. est autorisée à exercer sont des activités professionnelles. De plus, le Règlement exige qu'il soit stipulé dans une clause du contrat de société que celle-ci est constituée aux fins d'exercer des activités professionnelles. L'article 86 du Code de déontologie interdit au médecin, par quelque moyen que ce soit, de faire une représentation fausse, trompeuse ou incomplète au public ou à une personne qui recourt à ses services, notamment quant à son niveau de compétence ou quant à l'étendue ou à l'efficacité de ses services et de ceux généralement assurés par les membres de sa profession. De plus, l article 41 de la Loi médicale mentionne que nul ne peut exercer la médecine sous un nom autre que le sien mais qu il est toutefois permis à des médecins d'exercer leur profession sous le nom d'un ou de plusieurs associés. Les critères généraux relatifs à la légalité du nom de la société sont, notamment, régis par l'article 13 de la Loi sur la publicité légale des entreprises, des sociétés et des personnes morales et son Règlement d'application. Rappelons que, le nom de la société ne doit pas être trompeur; il ne doit pas être utilisé par une autre entreprise ni prêter à confusion avec un nom déjà utilisé; le nom doit aussi être en français. Le Code des professions et le Règlement d'application de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales obligent la S.E.N.C.R.L. à indiquer correctement sa forme juridique en indiquant l'expression «société en nom collectif à responsabilité limitée» dans son nom ou le sigle «S.E.N.C.R.L.» à la suite de son nom. L'article 16 du Règlement permet d'inscrire dans le nom de la société ou à la suite de celui-ci l'expression «société de professionnels régie par le Code des professions» ou le sigle «SPRCP» permettant ainsi de distinguer les sociétés formées de professionnels des sociétés formées de personnes non assujetties à un encadrement légal. Cette mention n'est pas obligatoire. Aviser le Collège des changements conformément aux articles 7 et 9 du Règlement.

18 ANNEXE 3 TABLEAU RÉCAPITULATIF : CONSTITUTION OU MODIFICATION D'UNE S.P.A. Le tableau qui suit résume les conditions à remplir et les étapes à suivre lorsqu'un ou des membres du Collège font le choix d'exercer leurs activités professionnelles au sein d'une S.P.A. Trois situations peuvent alors se présenter : 1. Le ou les membres exercent dans une autre forme de société (SENC, Société en participation ou «société nominale») et doivent alors former une S.P.A.; rappelons que les «sociétés nominales» n'ont aucune reconnaissance légale ; 2. Le ou les membres exercent dans une autre forme de société (SENC, société en participation ou «société nominale») et plutôt que de former une S.P.A., décident, pour des raisons d'ordre pratique, de modifier une S.P.A. existant à d'autres fins que l'exercice d'activités professionnelles; ce cas s'apparente au précédent à de multiples égards ; 3. Le ou les membres exercent leurs activités professionnelles en S.P.A. et modifient celle-ci conformément au Règlement. Conformément au Règlement, les conditions, notamment en matière de déclaration et d'informations à transmettre au Collège, doivent être respectées préalablement à l'exercice en société. De plus, le nonrespect d'une condition fixée au Règlement ou au Code des professions entraîne la perte immédiate du droit d'exercer en société. 1 CONSTITUTION D UNE S.P.A. CONDITIONS OU ÉTAPES Dépôt des statuts de constitution auprès des autorités gouvernementales conformément à l article 3 du Règlement et obtention du Certificat de constitution. Établir le nom de la société COMMENTAIRES On doit inscrire dans les statuts que la compagnie est constituée ayant pour objet l exercice d activités professionnelles, conformément à l'article 1 du Règlement. L'article 86 du Code de déontologie interdit au médecin, par quelque moyen que ce soit, de faire une représentation fausse, trompeuse ou incomplète au public ou à une personne qui recourt à ses services, notamment quant à son niveau de compétence ou quant à l'étendue ou à l'efficacité de ses services et de ceux généralement assurés par les membres de sa profession. De plus, l article 41 de la Loi médicale mentionne que nul ne peut exercer la médecine sous un nom autre que le sien mais qu il est toutefois permis à des médecins d'exercer leur profession sous le nom d'un ou de plusieurs associés. DOCUMENTS OU INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE Ne pas envoyer au Collège les statuts ainsi que les documents mentionnés à l'article 15 du Règlement. Ceux-ci devront toutefois être conservés et ils pourront faire l'objet d'une validation par le Collège à une date ultérieure. Le Collège doit recevoir une autorisation irrévocable lui donnant le droit de les obtenir ou d'en obtenir une copie.

19 Dépôt de la déclaration initiale ou d'immatriculation auprès du Registraire de entreprises. Également, l'article 16 du Règlement permet d'inscrire dans le nom de la société ou à la suite de celui-ci l'expression «société de professionnels régie par le Code des professions» ou le sigle «SPRCP» permettant ainsi de distinguer les sociétés formées de professionnels des sociétés formées de personnes non assujetties à un encadrement légal. Cette mention n'est pas obligatoire. Dans le cas d'une compagnie provinciale, la dénomination sociale doit se conformer aux articles 9.1 et de la Loi sur les compagnies. Ainsi, au moment de la constitution d'une compagnie, le Registraire des entreprises exercera un contrôle à priori de la dénomination sociale en vérifiant notamment les éléments suivants : la dénomination sociale ne doit pas contrevenir aux dispositions de la Charte de la langue française, comprendre une expression réservée par la Loi, évoquer une idée immorale ou obscène ou être identique à un autre nom utilisé au Québec. Un rapport de recherche doit accompagner les statuts. Ce rapport n'a pas à être celui qui émane du Registraire des entreprises, mais peut être produit à partir des informations contenues au registre CIDREQ. Contrairement aux sociétés par actions de régime fédéral, le Registraire des entreprises n'exerce aucun contrôle en matière de confusion. C'est à la compagnie de vérifier et de porter plainte auprès du Registraire des entreprises si elle considère qu'un autre nom utilisé porte à confusion avec le sien. Enfin, la dénomination sociale d'une compagnie provinciale doit comprendre le mot «société par actions» ou «compagnie» ou à la fin l'expression «inc.», «s.a.» ou «Itée». 2 MODIFICATION D UNE S.P.A. EXISTANT À D AUTRES FINS QUE L EXERCICE D ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Obtenir l autorisation du Collège par la déclaration afin d être autorisé à exercer la profession médicale en société. CONDITIONS OU ÉTAPES Établir le nom de la société COMMENTAIRES L'article 86 du Code de déontologie interdit au médecin, par quelque moyen que ce soit, de faire une représentation fausse, trompeuse ou incomplète au public ou à une personne qui recourt à ses services, notamment quant à son niveau de compétence ou quant à l'étendue ou à l'efficacité de ses services et de ceux généralement assurés par les membres de sa profession. De plus, l article 41 de la Loi médicale mentionne que nul ne peut exercer la médecine sous un nom autre que le sien mais qu il est toutefois permis à des médecins d'exercer leur profession sous le nom d'un ou de plusieurs associés. De plus, l'article 16 du Règlement permet d'inscrire dans le nom de la société ou à la suite de celui-ci l'expression «société de professionnels régie par le Code des professions» ou le sigle «SPRCP» permettant ainsi de distinguer les sociétés formées de professionnels des sociétés formées de personnes non assujetties à un encadrement légal. Cette mention n'est pas obligatoire. Dans le cas d'une compagnie provinciale, la dénomination sociale doit se conformer aux articles 9.1 et de la Loi sur les compagnies. Ainsi, au moment de la constitution d'une compagnie, le Registraire des entreprises exercera un contrôle à priori de la dénomination sociale en vérifiant notamment les éléments suivants : la dénomination sociale ne doit pas contrevenir aux dispositions de la Charte de la langue française, comprendre une expression réservée par la Loi, évoquer une DOCUMENTS OU INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE

20 Dépôt des statuts de modification auprès des autorités gouvernementales afin de se conformer à l article 1 du Règlement et obtention du Certificat de modification. idée immorale ou obscène ou être identique à un autre nom utilisé au Québec. Un rapport de recherche doit accompagner les statuts. Ce rapport n'a pas à être celui qui émane du Registraire des entreprises, mais peut être produit à partir des informations contenues au registre CIDREQ. Le Registraire des entreprises n'exerce aucun contrôle en matière de confusion. C'est à la compagnie de vérifier et de porter plainte auprès du Registraire des entreprises si elle considère qu'un autre nom utilisé porte à confusion avec le sien. Enfin, la dénomination sociale d'une compagnie provinciale doit comprendre le mot «société par actions» ou «compagnie» ou à la fin l'expression «inc.», «s.a.» ou «Itée». On doit inscrire dans les statuts que la compagnie est constituée aux fins d'exercer des activités professionnelles, conformément à l'article 1 du Règlement. Ne pas envoyer au Collège les statuts ainsi que les documents mentionnés à l'article 15 du Règlement. Ceux-ci devront, toutefois, être conservés et ils pourront faire l'objet d'une validation par le Collège à une date ultérieure. Le Collège doit recevoir une autorisation irrévocable lui donnant le droit de les obtenir ou d'en obtenir une copie. 3 MODIFICATION D UNE S.P.A. EXISTANT AUX FINS DE L EXERCICE D ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES CONDITIONS OU ÉTAPES Dépôt des statuts de modification auprès des autorités gouvernementales afin de se conformer à l article 3 du Règlement et obtention du Certificat de modification. EXEMPLE ET COMMENTAIRES On doit inscrire dans les statuts que la compagnie est constituée ayant pour objet l exercice d activités professionnelles, conformément à l article 1 du Règlement. DOCUMENTS OU INFORMATIONS À FOURNIR AU COLLÈGE Ne pas envoyer au Collège les statuts ainsi que les documents mentionnés à l'article 15 du Règlement. Ceux-ci devront, toutefois, être conservés et ils pourront faire l'objet d'une validation par le Collège à une date ultérieure. Le Collège doit recevoir une autorisation irrévocable lui donnant le droit de les obtenir ou d'en obtenir une copie.