Chorale Les p tits Cœurs. Règlements généraux. Adoptés le 13 septembre 2008 à Victoriaville Modifiés le 13 septembre 2012 à Victoriaville

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1 Chorale Les p tits Cœurs Règlements généraux Adoptés le 13 septembre 2008 à Victoriaville Modifiés le 13 septembre 2012 à Victoriaville

2 TABLE DES MATIÈRES 1.0 GÉNÉRALITÉS Nom de l'organisme 1.2 Siège social 1.3 But de l'organisme 1.4 Loi régissant la Chorale Les p tits coeurs 1.5 Membres 1.6 Membres en règles 1.6 Cessation d'appartenance à la corporation 1.7 Exercice financier 2.0 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Composition 2.2 Mandat 2.3 Éligibilité 2.4 Droit de vote 2.5 Convocation 2.6 Quorum 2.7 Fréquence des réunions 3.0 CONSEIL D'ADMINISTRATION Composition 3.2 Mandat 3.3 Éligibilité 3.4 Quorum 3.5 Pouvoir et attributions 4.0 LES OFFICIERS Président 4.2 Vice-président 4.3 Secrétaire 4.4 Trésorier 4.5 Conseiller 4.6 Responsable des activités 4.7 Directeur musical 4.8 Autres tâches diverses réparties entre les officiers

3 5.0 AUTRES DISPOSITIONS Président d assemblée 5.2 Postes vacants 5.3 Décisions 6.0 ÉLECTIONS Procédures 6.2 Président d élection 6.3 Secrétaire d élection 6.4 Scrutateurs 7.0 DISPOSITIONS DIVERSES Modification aux règlements 7.2 Période d essai d un choriste 7.3 Devoirs d un choriste 7.4 Exclusion d un choriste 7.5 Réintégration d un choriste 7.6 Dissolution de la chorale Annexe I Règles de régie interne

4 1.0 GÉNÉRALITÉS 1.1 Nom de l'organisme Le nom officiel de la corporation est : Chorale Les p tits cœurs. 1.2 Siège social Le siège social de l organisme est situé au 15, rue Gabriel, à Victoriaville. 1.3 Buts de l'organisme Promouvoir le chant chez les jeunes de 7 ans et plus; Permettre à ses choristes de se perfectionner en formation musicale, principalement par l activité chorale; Se produire en spectacle ou concert pour favoriser l essor culturel musical du milieu. 1.4 Loi régissant la Chorale Les p tits cœurs L organisme est incorporé en vertu de la III e Partie de la Loi des compagnies du Québec, chapitre C/38 comme organisme à but non lucratif. 1.5 Membres Tout représentant d un enfant choriste, tout choriste adulte et tout membre du conseil d administration. 1.6 Cessation d'appartenance à la corporation Tout membre cesse d être membre dès qu il ne répond plus à la définition du paragraphe 1.5 à la suite d un départ ou d une exclusion. 1.7 Exercice financier L'exercice financier de la Chorale Les p tits cœurs s'étend du premier (1 er ) août au trente et un (31) juillet de chaque année

5 2.0 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 2.1 Composition L'assemblée générale se compose de tous les membres de la Chorale Les p tits cœurs pour l exercice financier en cours. 2.2 Droit de vote Tout membre a droit de vote lors de l'assemblée générale. Le droit est limité à un vote par choriste. Le vote est pris à main levée, à moins que trois (3) membres présents ou la présidence demandent un scrutin secret. 2.3 Convocation Toute assemblée générale doit être précédée d un avis de convocation, dont le défaut rendrait invalide toutes les autres procédures de cette assemblée. L'avis de convocation sera d'au moins cinq (5) jours avant la tenue de l'assemblée en mentionnant la date, l'endroit et l'heure de l assemblée. 2.4 Quorum Le quorum de l'assemblée générale est formé par le nombre de membres présents à l'assemblée. 2.5 Fréquence des réunions La Chorale Les p tits cœurs doit tenir au moins une (1) réunion de l'assemblée générale au cours de l'année de l'exercice financier. 2.6 Pouvoir et attributions a) Élire les membres du conseil d'administration; b) Modifier les statuts et règlements s il y a lieu; c) Adopter les procès-verbaux de l'assemblée générale; d) Nommer le président d'élection et le secrétaire d'élection. 2.7 Décisions Les décisions sont prises à la majorité des membres présents, sauf pour modifications aux statuts et règlements où il faut l'approbation des deuxtiers (2/3) des membres présents

6 3.0 CONSEIL D'ADMINISTRATION 3.1 Composition Le conseil d'administration se compose du directeur musical et de six (6) membres élus par l'assemblée générale, à l exception du directeur musical qui est membre d office : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un conseiller et un responsable des activités sociales. 3.2 Mandat Les membres du conseil d'administration demeurent en fonction durant une (1) année, jusqu'au jour de l'élection à laquelle ils peuvent être remplacés. Tous sont rééligibles. À l'expiration de son terme d'office, tout membre du conseil d'administration doit remettre au conseil d administration tous les documents et autres effets appartenant à la chorale. 3.3 Éligibilité Toute personne intéressée aux activités de la chorale peut être élue comme membre du conseil d'administration. 3.4 Quorum Le quorum des assemblées du conseil d'administration est de la moitié des membres plus Pouvoir et attributions Sous la juridiction de l'assemblée générale, les attributions du conseil d administration sont les suivantes : a) Exécuter les décisions de l'assemblée générale; b) Gérer les affaires de la chorale; c) Déterminer les dates des assemblées; d) Suspendre les membres dans le cas de non-respect des règlements; e) Organiser la publicité et la promotion; f) Rendre compte de son administration à l'assemblée générale; g) Fixer les coûts d'inscription des choristes; h) Prendre toute décision relative à la bonne marche des activités de la chorale

7 4.0 LES OFFICIERS 4.1 Président Présider les réunions du conseil d'administration et l assemblée générale annuelle, diriger les discussions et voir à l'application des règlements; Représenter la chorale dans les actes officiels; Signer les documents officiels de la chorale; Détenir le vote prépondérant en cas d'égalité des voix; Faire partie d office de tout comité qui pourrait être formé; Remplir toutes les autres fonctions qui découlent de sa charge et celles qui lui sont assignées par l'assemblée générale. 4.2 Vice-président Remplacer le président en cas d'absence, de refus d'agir ou d'incapacité de ce dernier. 4.3 Secrétaire Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d'administration; Assurer la garde des archives; Rédiger les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l'association; Etc. 4.4 Trésorier Recueillir les cotisations; Assumer la responsabilité de la billetterie lors de concerts; Préparer les rapport financiers; Etc. 4.5 Conseiller Assister les officiers selon les besoins Participer aux différentes activités de la chorale Etc. 4.6 Responsable des activités sociales S occuper de l organisation d activités sociales telles que soupers, soirées, voyages, après-concerts, etc.; Être en charge de tout comité qui pourrait être mis sur pied pour organiser une activité sociale dont, entre autres, le camp musical; Etc

8 4.7 Directeur musical Auditionner les nouveaux choristes, les accepter ou les refuser; Voir à la planification du contenu de l année chorale; Soumettre ses projets au conseil d administration et en assurer ensuite le suivi; Planifier la formation et embaucher les personnes-ressources; Embaucher les musiciens et/ou le personnel requis pour la réalisation des concerts; Assurer le bon fonctionnement des activités. 4.8 Autres tâches diverses réparties entre les officiers Écrire et faire parvenir les communiqués de presse (radio-télévisionjournaux); Convoquer les conférences de presse et, si délégué par le c.a., être porte-parole de la chorale; Voir à la composition des affiches, programmes, billets, ainsi qu à leur réalisation chez l imprimeur; Voir à la distribution des affiches et programmes lors des spectacles et concerts; S assurer de la mise à jour du site Web; Etc. Le conseil d'administration peut désigner d autres membres du conseil ou s adjoindre d autres personnes pour exercer certaines fonctions

9 5.0 AUTRES DISPOSITIONS 5.1 Président d'assemblée Le président de la chorale ou en son absence, le vice-président, préside les réunions du conseil d'administration et l assemblée générale annuelle. Si ces officiers sont absents, un membre du conseil est choisi par l'assemblée pour remplir la fonction du président. 5.2 Postes vacants a) Il y a vacance au sein du conseil d'administration lorsqu'un membre : - démissionne, décède ou devient inapte à remplir décemment les fonctions pour lesquelles il a été élu; - s'absente sans avertissement à plus de deux (2) réunions consécutives du conseil. b) Dès qu'un poste devient vacant, le conseil d'administration procède luimême au choix d'un remplaçant pour le reste du terme. c) La démission en bloc de la majorité des membres du conseil d'administration entraîne immédiatement la convocation d'une assemblée générale extraordinaire qui doit se tenir dans les quinze (15) jours suivant cette démission. 5.3 Décisions Les décisions sont prises à la majorité des voix

10 6.0 ÉLECTIONS 6.1 Procédures Pour élire les membres du conseil d'administration, on procédera de la façon suivante : a) L assemblée nomme un président d'élection et un secrétaire d'élection. Ces officiers ne sont éligibles à aucun poste. b) Le président d'élection donne la description des tâches pour les différents postes à combler. c) Les mises en nomination poste par poste sont faites à mains levées. d) Chaque membre vote par scrutin secret au fur et à mesure des mises en nomination pour un total de six (6) membres. En cas d égalité, on reprend le vote. e) S'il y a moins de candidats que le nombre de postes à combler, le conseil d'administration élu prend à sa charge de remplir le ou les postes vacants. f) Pour être mise en nomination, une personne doit être présente ou signifier son désir de se présenter à un poste par une attestation écrite. 6.2 Président d'élection Le président d'élection préside l'élection et voit à faire respecter les procédures. Il compte et compile les votes avec le secrétaire d élection. Il signe le rapport final de l'élection avec le secrétaire d'élection. 6.3 Secrétaire d'élection Le secrétaire d'élection prend les mises en nomination, compte et compile les votes, avec le président d élection, inscrit l'officier élu à chaque poste et signe le rapport final de l'élection avec le président d'élection

11 7.0. DISPOSITIONS DIVERSES 7.1 Modification aux règlements Toute modification aux statuts et règlements de la chorale doit être acceptée par l'assemblée générale. (Voir décisions 2.7) 7.2 Période d essai d un choriste Le choriste a une période d essai de 4 semaines afin de bien saisir le fonctionnement de la chorale et décider s il a le goût de se joindre au groupe. Pendant cette période de 4 semaines, le directeur musical évalue également le rendement et le comportement de ce choriste. Au terme de cette période d essai, si le choriste ne reste pas dans le groupe, le montant de son inscription est entièrement remboursable. 7.3 Devoirs d un choriste Le choriste est tenu d'assister aux répétitions, aux journées de formation, ainsi qu'à toutes les activités chorales et doit, le cas échéant, motiver son absence en rejoignant le directeur musical pour en donner la raison. Le choriste est tenu de participer à la générale qui précède un concert, faute de quoi il ne peut participer à ce concert. 7.4 Exclusion d un choriste Le choriste qui s'absente à plus de trois répétitions sans motif valable sera exclu, sans remboursement. Le choriste qui ne se conforme pas aux règles de discipline du groupe sera averti par le directeur musical et s'il n'y a pas de changement dans son comportement, celui-ci en informera les parents. S il n y a toujours pas de changement dans son comportement, il sera exclu, sans remboursement. 7.5 Réintégration d un choriste Un choriste qui a été exclu en raison de ses nombreuses absences pourra réintégrer la chorale seulement s il peut prouver lors d'une audition qu'il est au même niveau que l ensemble des choristes quant à la maîtrise du répertoire au moment de l audition. Un choriste qui a été exclu en raison de son comportement pourra se réinscrire à la chorale l année suivante, à la condition qu il fasse amende honorable et démontre un haut niveau de motivation. 7.6 Dissolution de la chorale Si, pour une raison quelconque, la Chorale Les p tits coeurs devait être dissoute, tout l'actif lui appartenant devra, après liquidation des biens matériels, être distribué en dons à un organisme oeuvrant auprès des jeunes, au choix du conseil d administration

12 Annexe I Règles de régie interne A) Toute consommation de boisson alcoolisée ou drogue illicite est strictement interdite pour tout parent, personnel d'encadrement et choriste pour toute activité de la Chorale Les p tits coeurs. B) Les parents sont responsables de l'équipement prêté à leur(s) enfant(s) par la Chorale Les p tits cœurs que ce soit pour la propreté, le bon état, la perte ou le vol. Ces équipements doivent être remis à la garde de la chorale à la fin de chaque saison. C) Lors d'événements spéciaux, deux (2) membres du conseil d'administration sont requis pour le calcul des recettes financières de l'événement à la fin de l'activité. D) Tous les bénévoles oeuvrant auprès des choristes sont sujets à une vérification d antécédents judiciaires.