CHARTE DU COMITÉ SOCIAL

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1 CHARTE DU COMITÉ SOCIAL LE 24 AVRIL 2016

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Membre en règle 2. Composition du Comité social 3. Rôle du Comité social 4. Autres fonctions du Comité social 5. Activités du Comité social 6. Réunions du Comité social 7. Démission en cours de mandat 8. Compensations 9. Fonctions et responsabilités des membres du Comité social pour les postes attribués en application de l article 2 : voir document de référence joint à la Charte. (Annexe 2) 10. Élections au Comité social 11. Contestation d élections 12. Règles et processus de mise en candidature 13. Assemblée annuelle 14. Changement à la Charte Documents de référence joints à la Charte : ANNEXE 1 : Formulaire de mise en candidature ANNEXE 2 : Document explicatif concernant les fonctions et responsabilités des membres du Comité social pour les postes attribués en application de l article 2 de la Charte. Le masculin est utilisé uniquement pour faciliter la lecture du document. 2

3 1. Membre en règle Toute personne ayant versé la cotisation exigée pour l année en cours et qui a été acceptée et approuvée par les propriétaires du Club de golf Stoneham Inc. 2. Composition du Comité social Comité social est composé de quatre (4) membres : Quatre (4) membres (homme ou femme) élus. La durée du mandat est de deux (2) ans. Le capitaine désigné par la direction du Club de golf Stoneham Inc. se rend disponible pour le Comité social et assiste aux réunions si nécessaire. Par conséquent, il n a pas droit de vote. Note : Le directeur général du Club de golf Stoneham Inc. peut assister aux réunions sans droit de vote. Après chaque élection, les quatre (4) membres se réunissent afin de désigner, entre eux, les personnes qui occuperont les postes et les fonctions : présidence, capitainerie, trésorerie, secrétariat, communication. Une même personne peut être appelée à occuper plusieurs fonctions. 3. Rôle et fonctions du Comité social Transmettre aux membres toute information pertinente les concernant Organiser, diriger et superviser les activités ayant un caractère social (tournois, trou d un coup, soirées) Rencontrer les commanditaires pour financer les activités du Comité social Déterminer le budget annuel et établir une politique de remboursement des frais encourus par les membres du Comité social (Ex. : km, fourniture de bureau, etc.) Statuer sur les coûts d inscription aux activités Déterminer les bourses, les prix de présence, les prix de participation, les cadeaux (des commanditaires ou ceux achetés à même le budget alloué pour cette activité) Annoncer les activités, préparer les affiches, publier diverses communications sur le site internet Note : Il est à noter que toutes les fonctions précédemment citées se font en étroite collaboration entre tous les membres du Comité social. 4. Activités du Comité social En début d année, le Comité social dépose, à l assemblée générale, la planification des activités qu il entend réaliser. 3

4 Cette planification doit comprendre : a. bottin téléphonique : Ce bottin contient entre autres : la liste des membres avec leur numéro de membre et de téléphone la liste des principaux tournois extérieurs et ceux du Club de golf Stoneham Inc. les publicités des commanditaires ayant contribué à sa réalisation un calendrier dans lequel sont indiquées les activités sociales et les compétitions les différentes règles du terrain les différents groupes et personnes ressources b. activités du Club de golf Stoneham Inc. : Un minimum de (4) quatre activités, que ce soit des tournois ou toutes autres activités sociales réservés aux membres c. procédure d annulation des activités : Le Comité social s engage à confirmer l annulation d une activité, en cas de mauvaise température, 2 heures avant le début de cette dernière. Pour ce qui est du Championnat du club, la décision revient aux capitaines. d. compétitions : Compétition par trous (Match Play) ou toute autre compétition similaire (hommes femmes) e. assurance trou d un coup : Les membres en règle du Club de golf Stoneham Inc. peuvent souscrire à cette assurance moyennant un coût déterminé par le Comité social. De ce fait, les adhérents à l assurance sont assujettis aux règles fixées pour la dite assurance. Le membre qui a payé la cotisation et qui réalise un «Trou d un coup» reçoit la compensation déterminée par le Comité social. Note : Les profits seront utilisés exclusivement aux fins des activités sociales pour les membres du Club de golf Stoneham Inc. 5. Réunions du Comité social Les réunions du Comité social sont convoquées par la présidence. Cette convocation comprend l ordre du jour, l heure et l endroit de la réunion. La date de convocation d une réunion est convenue entre les membres du Comité social, et ce, autant que possible à la fin de chaque réunion. Un membre du Comité social devant s absenter dans le cas d un événement majeur (maladie, décès, voyage, etc.), motive à la présidence son absence le plus rapidement possible. Dans le cas d absences trop fréquentes, c'est-à-dire plus de 25 % d absences aux réunions et activités durant la saison en cours, le Comité social peut exclure un membre par résolution et ce dernier se verra accorder, au prorata, une compensation en application à l article 7. 4

5 6. Démission en cours de mandat Si un membre du Comité social démissionne ou abandonne en cours de mandat, le Comité social informe les membres de cette démission et les invite à manifester leur intérêt. Par la suite, le Comité social dresse la liste des candidatures reçues. Cette liste doit inclure les membres non élus qui ont posé leur candidature aux dernières élections générales et qui sont toujours intéressés. Le choix du candidat doit faire l unanimité des membres du Comité social et sera invité à prendre le poste laissé vacant. Le mandat de ce membre ainsi coopté sera d une durée maximale de 2 ans. 7. Compensations Une réduction sur l abonnement est accordée aux membres élus du Comité social par les propriétaires du club. Dans le cas d une démission ou d exclusion par résolution du Comité social, le remboursement de la réduction sur l abonnement est fait au prorata des jours que le membre a siégé sur le Comité social depuis sa nomination, soit le 1 er novembre. Chaque membre dispose d un stationnement réservé. Les samedis, dimanches et les jours fériés, chaque membre du Comité social se voit réserver une heure de départ afin de faciliter les contacts avec des membres et invités. Une réduction est attribuée à la restauration. Une réduction est attribuée sur la location d une voiturette électrique. 8. Fonctions et responsabilités des membres du Comité social pour les postes attribués en application de l article 2 : Voir document de référence joint à la Charte (Annexe 2) Présidence Capitainerie Trésorerie Secrétariat / responsable des communications 9. Élections au Comité social À chaque fin d année, le Comité social organise une élection pour remplacer les personnes dont le mandat est échu. Les personnes en poste font connaître leur intention de se représenter ou non lors de la mise en candidature. Au maximum deux membres du Comité social peuvent être en élection la même année. Toutefois, par mesure d'exception pour assurer la continuité des dossiers afin qu au maximum deux personnes soient en élection au même moment, un membre élu pourra prolonger d'un an son mandat. La mise en candidature est ouverte à compter du dernier samedi du mois d'août et se termine le 2 e dimanche de septembre. 5

6 Le comité d élection affiche la date, l heure, et les modalités de mise en candidature. Les élections se tiennent le troisième dimanche de septembre de 10 h à 14 h. Une votation par anticipation aura lieu le mercredi précédent la journée de votation de 12 h à 16 h. La votation se fera sur un bulletin de vote papier. Le comité d élection est composé des membres du Comité social dont le mandat n est pas terminé et ceux-ci peuvent s adjoindre tout membre en règle pour l assister. Au moins deux (2) personnes doivent être présentes en même temps dans les pôles de scrutin lors des journées de votation. Lors de la journée des élections générales, à la fermeture des pôles, le comité d élection choisit, parmi les membres présents, deux scrutateurs afin de procéder au dépouillement des votes. Le dépouillement des votes se fera uniquement en présence, du président d élection, des deux scrutateurs qui seront présents au dépouillement des votes ainsi que des membres du comité social dont le mandat n est pas terminé. S il y a égalité suite à la compilation des bulletins de vote, un second vote sera repris immédiatement, dans la même journée avec les membres présents sur les lieux de votation. Le résultat des élections sera annoncé en présence des membres. Le nouveau Comité social entre en fonction le 1 er novembre, cependant les membres du Comité social sortant gardent leurs privilèges jusqu à la fin de la saison. 10. Contestation d'élections Une élection peut être contestée jusqu'à 5 jours après sa tenue par un candidat qui doit faire la preuve au comité d'élection, qu'une ou plusieurs règles de procédure n'ont pas été suivies et que cette ou ces irrégularités ont influencé le résultat du vote. Cette contestation doit être faite par écrit et contenir les motifs à l'appel de la demande. Elle doit être signée par le candidat en question. Aucune élection ne pourra être contestée sur le seul motif que les électeurs ne se sont pas présentés en assez grand nombre. Dans le cas où la demande de contestation serait acceptée, le comité d'élection devra tenir une autre élection dans les 10 jours suivant sa décision, et cela se fera par une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Dans le cas où la demande de contestation est refusée, dans les 15 jours de la réception d'une telle plainte, le comité d'élection doit étudier la plainte, rencontrer les signataires de la plainte pour recueillir leurs allégations et leurs preuves, faire l'enquête appropriée et préparer un rapport écrit. Si certaines allégations s'avèrent fondées, le comité d'élection doit évaluer l'impact probable des irrégularités sur le résultat des élections. À moins d'une demande de contestation d'élection, le président d'élection peut disposer des bulletins de vote à la fin des 5 jours admissibles et nulle autre contestation n'est admise ou recevable par la suite. 11. Règles et processus de mise en candidature Tout membre en règle peut poser sa candidature. Les membres, dont le mandat vient à terme, ont le droit de poser à nouveau leur candidature pour un second mandat de deux (2) ans. 6

7 Deux (2) conjoints ne peuvent faire partie du Comité social durant le même mandat. Cependant, si aucune mise en candidature n est déposée, le Comité social procédera à un affichage pour offrir le poste pour deux ans. Si, après cet affichage, le poste est toujours vacant, un conjoint pourrait coopter, c'est-àdire, occuper un poste pour un an. Le membre en règle remplit le formulaire de mise en candidature (voir document de référence joint à la Charte, Annexe 1) et le dépose à l endroit désigné au plus tard le 2 e dimanche de septembre. Le comité d élection s assure que la mise en candidature est conforme aux règles. Il s assure d inscrire le nom du candidat sur les bulletins de vote. Le comité d élection affiche, dès réception, les formulaires de mise en candidature au Club de golf Stoneham Inc. De plus, il s assure de leur parution sur le site internet du Comité social. 12. Assemblée générale À chaque année, en début de saison, le Comité social tient obligatoirement une assemblée générale des membres. a) Contenu minimal de l assemblée : Bilan financier de l année précédente Rapport des activités réalisées l année précédente Information des activités planifiées par le Comité social pour la saison en cours b) La composition L'assemblée générale comprend tous les membres en règle. c) Le quorum Les membres en règle présents constituent le quorum. d) L approbation et l adoption Chaque membre en règle a droit à un vote. Les procurations ne sont pas permises. Dans le cas d une contestation, le vote se fera à mains levées. e) Convocation L avis de convocation, donnant l heure, le jour et le lieu de l assemblée annuelle doit être connu des membres au moins 15 jours avant l assemblée. L avis peut être signifié, soit par courriel, soit publié sur le site internet du Comité social ou du Club de golf Stoneham Inc. 14. Changement à la Charte Tout changement à la charte du Comité social des membres est recommandé par le Comité social et adopté par les membres lors de l assemblée générale annuelle à la rencontre d ouverture du Club de golf Stoneham Inc. Adoptée à l assemblée générale du 24 avril

8 ANNEXE 1 FORMULAIRE MISE EN CANDIDATURE NOM : Pour que la mise en candidature soit approuvée, 2 signataires sont obligatoires : 1. Signature Date 2. Signature Date Accusé réception par un membre du Comité social : Initiales Date Veuillez déposer ce formulaire au bureau du Comité social. La date limite des mises en candidature est le 2 e dimanche de septembre. Note : Pour qu une mise en candidature soit considérée, la personne doit être membre en règle, au Club de golf Stoneham Inc. selon la définition de la charte du Comité social. Écrivez quelques lignes, les raisons qui motivent votre candidature : 8

9 ANNEXE 2 Document explicatif concernant les fonctions et responsabilités des membres du Comité social pour les postes attribués en application de l article 2 de la charte. Capitaines Homme - Femme Activités récurrentes pour la saison : Assister aux réunions de Golf Québec Région de Québec afin d être informé des nouveautés de l association. Informer le Comité social et les membres de ces nouveautés. Voir au respect des règlements de golf auprès des membres. Assurer l application des règles de Golf Québec et de l Association Royale de Golf Canada (RCGA) (index (handicap), règlements, normes). Organiser et superviser les tournois en collaboration avec les autres membres du Comité social. Coordonner les différentes compétitions impliquant les membres du Club. Organiser et superviser les compétitions interclubs, autant amateur que senior. Valider les facteurs d handicap des membres pour les tournois à l aide du système GGGolf. Faire le lien entre le Club de golf et les clubs externes en ce qui concerne les diverses compétitions (de groupes ou individuelles Ex. Fieldday - Interclubs). Participer aux interclubs. Répondre à toutes demandes d informations des membres relatives aux différentes règlementations, décisions ou situations arrivées lors de certaines parties. Pour chaque tournoi : Avant Compiler le nombre de participants. Vérifier les inscriptions en lien avec les handicaps inscrits et la formule choisie. Constituer et balancer les équipes à l aide du système GGGolf. Répondre aux demandes d informations des participants concernant la formule choisie. Préparer les cartes de pointage. S assurer de trouver des remplaçants lors d annulation. Pendant la journée du tournoi Remettre les cartes de pointage aux participants. Transmettre les consignes du tournoi (verbales ou manuscrites selon le cas). Trouver des remplaçants lors d annulation le matin même de la compétition en tenant compte des facteurs d handicaps des personnes à remplacer. Prendre la décision d arrêter les compétitions Match Play Championnat du Club, lors de mauvaise température. 9

10 Après Récupérer les cartes de pointage. Vérifier et valider les pointages des équipes. Inscrire les pointages des équipes sur le système GGGolf. Effectuer la liste officielle des résultats de la compétition. Annoncer et remettre les prix de performance. Organisation de diverses compétitions : Déterminer la formule de la compétition. Préparer la réunion d information. Convoquer les participants. Assurer le bon déroulement tout le long de la compétition (handicap, respect des délais, etc.) Prendre décision sur toutes mésententes concernant les règles. Remettre les bourses à la fin de la compétition. Hiver Collaborer aux travaux de mise à jour du bottin des membres en effectuant notamment les mises à jour des divers documents relatifs aux règlements de golf. Communiquer avec les nouveaux membres pour leur souhaiter la bienvenue et leur transmettre les différentes informations sur les activités du club ainsi que de leur fournir leur numéro de membre et leur expliquer le fonctionnement du système GGGolf. Pré-requis pour réaliser adéquatement toutes les tâches de capitaine: Posséder la formation sur les règles de niveau 1 et de niveau 2 serait un atout. Posséder la formation du séminaire sur le handicap serait un atout. 10

11 Président(e) Est l intermédiaire entre le Comité social et les dirigeants du Club de golf Stoneham inc. Convoque les réunions du Comité social Prépare l ordre du jour pour les réunions du Comité social Rédige le procès-verbal des réunions du Comité social Préside les réunions du Comité social et l assemblée générale des membres Voit à la bonne marche et à l harmonie du Comité social S assure du déroulement des activités Réserve les dates des tournois et les disponibilités auprès de l administration du Club de golf et les repas s y rattachant Consolide l exécution des décisions prises par le Comité social Coordonne l ensemble des étapes de la conception du bottin des membres Recherche et rencontre les commanditaires majeurs des activités sociales Participe à l organisation des activités sociales Prépare, conjointement avec le trésorier, les bourses pour les activités sociales Signer les coupons du Pub le D Orsay pour les trous d un coup Accueille les membres lors d activités sociales Signe conjointement avec la trésorerie, les effets bancaires Approuve et collabore aux différentes communications générales Voit à l organisation et au processus des élections Apporte son soutien aux membres du Comité social dans leurs différentes tâches 11

12 Secrétaire et responsable des communications / Description des tâches Pour chaque réunion Faire le tableau de la description des tâches pour chaque activité Pour chaque tournoi Avant Préparer et afficher les pancartes pour les inscriptions Publier les informations sur le site web Préparer les coupons pour les tirages et pour les repas. Pendant la journée du tournoi Accueillir les gens Prendre note des noms des gagnants lors de la remise des prix pour : liste sur le babillard, le site internet et nos suivis Constituer la liste des personnes gagnantes non présentes pour la remise des prix par le Comité social et préparer les enveloppes à cette fin. Après Afficher les noms des gagnants sur le babillard et faire suivre pour le site web. Déposer la liste des personnes et des cadeaux non réclamés dans le bureau du Comité social. Faire graver les plaques des tournois sociaux, s il y a lieu Trou d un coup Préparer 15 enveloppes contenant les prix pour le pro shop. Publier les listes des inscriptions pour le babillard et le site web Afficher les noms des récipiendaires sur le babillard et faire le suivi sur le site web Match play Publier les modalités pour les inscriptions sur le babillard et le site web Afficher la pancarte Publier les résultats Fin de saison Préparer les formulaires pour les commanditaires S assurer de l inventaire des enveloppes pour les inscriptions / environ 600 Hiver Publier sur le site web le calendrier et les informations pour le brunch et l assemblée générale. Avril Préparer et publier les documents pour l assemblée générale annuelle Compiler les inscriptions du brunch avec GGGolf et préparer les listes. Déposer une liste de distribution du bottin dans le bureau du Comité social. 12

13 Trésorier(ière) / Description des tâches Pour chaque tournoi Avant Vérifier les inscriptions sur GGGOLF pour balancer les inscriptions. Compiler les paiements. Faire les entrées sur le fichier de la trésorerie. Préparer les enveloppes pour les prix de présence. Planifier les bourses en collaboration avec la présidente. Acheter les certificats-cadeaux. Pendant la journée du tournoi Après Faire payer les substituts et les retardataires. Payer les frais au club / repas et inscriptions des membres de semaine. Faire les entrées pour le coût total du tournoi. Trou d un coup : Faire les entrées jusqu avant le tournoi d ouverture 12 h 30. Match play : Publier les listes sur le babillard et faire suivre pour le site web. S assurer de la disponibilité des 50 $ pour chaque trou d un coup réalisé qui sera remis par un membre du Comité. Préparer les bourses de fin de saison. Balancer le tout sur le fichier de la trésorerie. Compiler les paiements des inscriptions Préparer les bourses Pendant la saison : Payer les divers frais des membres du Comité social. Chaque mois : Fin de saison Hiver Faire les mises à jour et communiquer le fichier de la trésorerie aux membres du Comité social. Faire le bilan au 31 octobre de chaque année. Faire les dépôts des chèques des commanditaires dans le compte à la caisse populaire Faire les entrées dans le fichier de la trésorerie Mettre à jour la liste des commanditaires Avril Payer par chèque la facture du bottin Préparer les enveloppes de dépôt et le change pour le brunch et l assurance trou d un coup 13

14 Présenter le bilan de l année précédente et les prévisions budgétaires lors de l assemblée annuelle. Présenter l assurance trou d un coup lors de l assemblée générale. Compiler les paiements du brunch. Compiler l'argent du trou d'un coup. Autres tâches. Modifier les coordonnées de la personne à la trésorerie et celui de la ou du président pour la signature des chèques et l'accès au compte Desjardins. Modifier le nom des utilisateurs sur le site ACCESD AFFAIRES entre autres pour les relevés mensuels 14