Politique relative à l évaluation des demandes d aide financière dans le cadre des bourses d études et de soutien à la recherche

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1 Politique relative à l évaluation des demandes d aide financière dans le cadre des bourses d études et de soutien à la recherche Mis à jour le 27 janvier 2009 Articles 2.3 et 2.4

2 1. CONTEXTE Le Consortium national de recherche sur l intégration sociale a pour mission de soutenir et de promouvoir la recherche, la diffusion des connaissances et la formation des chercheurs en déficience intellectuelle et dans le domaine des troubles envahissants du développement. L un des principaux leviers d intervention du CNRIS est l offre de bourses qui apportent un soutien financier aux étudiants et l offre de subventions aux chercheurs dont les travaux de démarrage en recherche s inscrivent dans l un des domaines mentionnés au premier paragraphe. Le CNRIS procède à la sélection des boursiers et à la répartition des subventions de recherche au mérite, en faisant appel à un processus d'évaluation par les pairs. L implication d un grand nombre d intervenants permet au CNRIS non seulement de garantir un processus d évaluation juste et équitable, mais également de maintenir un contact étroit avec les usagers et leurs proches, les universités et les CRDI et ainsi arrimer son action aux besoins du milieu. Ces comités sont composés de chercheurs et de praticiens reconnus pour leur compétence en recherche et pour leur connaissance des domaines d études, des approches méthodologiques et des fondements propres aux demandes qu'ils auront à évaluer. Le jugement des comités d évaluation repose essentiellement sur la valeur scientifique du projet, sur la capacité de recherche du demandeur ou de l équipe et sur la contribution à l avancement des connaissances. 2. PROCESSUS Le Consortium national de recherche sur l intégration sociale (CNRIS) reçoit les demandes de subventions des chercheurs universitaires, des chercheurs en milieu de pratique ainsi que les demandes de bourses des étudiants des cycles supérieurs universitaires et éventuellement des postdoctorants, en évalue l admissibilité et en confie l évaluation scientifique à des comités formés à cette fin. 2

3 Ces derniers recommandent au Conseil d administration du CNRIS pour financement, les dossiers jugés de qualité scientifique satisfaisante. 3

4 Les recommandations des comités d évaluation sont soumises au Conseil d administration du CNRIS qui attribue les subventions et les bourses. L octroi d une subvention ou d une bourse et les engagements qu il comporte pour les années ultérieures, demeurent conditionnels à l allocation de crédits budgétaires suffisants votés par le Conseil, dans le cadre de ses prévisions annuelles. Le cas échéant, ils peuvent être modifiés, revus ou annulés par le Conseil d administration. 2.1 Comité d'évaluation L'évaluation scientifique des demandes d'aide financière est effectuée par des comités d'évaluation qui, au besoin, peuvent requérir l'avis d'experts externes. Les comités évaluent les demandes selon les critères d'évaluation en vigueur pour chaque programme et les classent par ordre de mérite. 2.2 Intégrité du processus d'évaluation Le Conseil d administration du CNRIS n'intervient pas dans le processus d'évaluation scientifique des demandes. De même, les chercheurs, les étudiants et les responsables des institutions ne doivent en aucun temps communiquer avec les membres des comités d'évaluation. 2.3 Formation des comités d évaluation Les comités d évaluation sont formés en prenant comme cadre de référence les domaines de recherche du CNRIS. Le nombre de comités est ajusté en fonction des demandes et dans le but d éviter la multiplication de comités d évaluation. Chaque comité d évaluation est formé d un président et d évaluateurs et, s il y lieu, d un secrétaire. Au-delà de la meilleure adéquation possible entre les caractéristiques des demandes et l expertise rassemblée au sein d un comité d évaluation donné, le CNRIS tente de tenir compte de certains critères d équilibre dans le recrutement des évaluateurs : - niveau d expérience des membres ; - continuité dans l application de la visée du CNRIS ; - représentativité disciplinaire ; - diversité d approches et d affiliations ; - diversité régionale ;

5 - équilibre entre chercheurs universitaires et praticiens en milieux de pratique. Le nombre d évaluateurs à recruter par comité sera déterminé par la nature du programme. 2.4 Nomination des évaluateurs Les évaluateurs des demandes de financement aux différents programmes sont désignés par le Comité administratif à la suite d une proposition à cet effet par le directeur du CNRIS. Le nombre des évaluateurs est généralement de trois en plus du directeur du CNRIS qui préside le comité, sans droit de vote. 2.5 Période d évaluation Les évaluateurs reçoivent par courrier électronique ou par la poste les dossiers des candidats, les règles et procédures d évaluation et la grille d'évaluation. Les évaluateurs réalisent d abord une évaluation individuelle de chaque demande qui leur est assignée à partir des critères d évaluation et des objectifs du programme dans lequel la demande est soumise. Ils doivent produire leurs évaluations au plus tard une semaine avant la tenue de leur rencontre. Au plus quinze jours ouvrables après la réception des dossiers, le comité tient une rencontre téléphonique sous la présidence du directeur. 2.6 Réunion du comité et prise de décision La réunion d un comité d évaluation s effectue généralement en une seule rencontre, par conférence téléphonique. À la suite de l étude des dossiers, les évaluateurs sont invités à commenter les points forts, les points faibles, le réalisme du calendrier et les dépenses prévues au budget. De plus, ils mentionnent les cotes attribuées pour chacun des items évalués. Si les évaluations présentent un écart de 20% entre les cotes les plus fortes et les cotes les plus faibles ainsi qu une note de passage moyenne de 70% accordée par les 2/3 des évaluateurs, une synthèse de l'évaluation sera soumise au Conseil d administration pour fin d'approbation. Dans l une ou l autre des situations, les évaluateurs seront invités à se réunir soit à l occasion d une conférence téléphonique ou selon un autre mode de communications. Les évaluateurs sont avisés par courrier ou appel téléphonique des résultats obtenus. S'il y avait un écart de plus de 20% entre les cotes les plus fortes et les cotes les plus faibles pour l un des items évalués ou encore un avis divergent quant à la note 5

6 de passage accordée au dossier (moins de 70% pour 2/3 des évaluateurs), le directeur convoque une rencontre téléphonique ou autre pour parvenir si possible à un consensus. De même, si les 2/3 des évaluateurs n accordent pas la note de passage moyenne de 70%, une recommandation de ne pas retenir la candidature est transmise aux membres du Conseil d administration. Si le consensus n est pas obtenu par discussion, il y a vote de tous les membres, incluant le président. Dans le cas où les membres jugeraient qu un projet ne doit pas faire l objet d une recommandation de financement, des commentaires plus élaborés sont fournis. Un membre du comité peut exprimer sa dissension face au vote majoritaire des membres du comité. La dissension est alors inscrite et rapportée au compte rendu 2.7 Décision de financement Les recommandations des comités d'évaluation sont soumises au Conseil d administration du CNRIS qui prend les décisions de financement. Ces décisions de financement sont finales et sans appel. 2.8 Traitement des plaintes Le Conseil d administration du CNRIS ne peut interférer dans un mécanisme d'évaluation qui repose sur la collaboration volontaire de scientifiques, ni mettre en doute l'évaluation scientifique faite au meilleur des connaissances des membres d'un comité de pairs. Les seuls motifs pour lesquels le Conseil d administration peut revoir la décision d'un comité d'évaluation doivent être en rapport avec une dimension du processus d'évaluation, les Règles générales ou la conformité aux programmes. 2.9 Annonce et publication des résultats Le CNRIS informe par écrit chaque demandeur de l'acceptation ou du refus de sa demande d'aide financière. La liste des récipiendaires des subventions et bourses accordées est publiée dans le site Web du CNRIS généralement dans les trois jours ouvrables qui suivent l'attribution des octrois par le Conseil d administration Acceptation ou refus d'une bourse ou d'une subvention Les demandeurs qui obtiennent une aide financière doivent faire part, par écrit, de leur acceptation au plus tard 30 jours après l'annonce publique de l'octroi (ou au plus tard 30 jours après la date d envoi de la lettre leur annonçant l acceptation de 6

7 leur demande). Tout demandeur qui ne se conforme pas à cette exigence dans le délai prescrit est considéré comme ayant refusé la bourse ou la subvention offerte. 3. RÈGLES ÉTHIQUES Lorsqu'un demandeur désire obtenir des renseignements supplémentaires, il peut s'adresser à la direction du CNRIS. 3.1 Confidentialité Toute personne appelée à siéger à un comité d'évaluation est tenue au respect de la plus stricte confidentialité quant aux dossiers évalués, à la composition du comité, aux délibérations et aux recommandations formulées. 3.2 Conflits d intérêts Le président, les membres des comités d évaluation et les experts externes doivent déclarer tout conflit au directeur du CNRIS. Le directeur assume habituellement la présidence des comités d évaluation. 3.3 Intégrité des évaluateurs Le mandat des évaluateurs est individuel et non institutionnel; ils exercent leurs fonctions en toute indépendance et ils ne doivent pas agir en promoteurs d'intérêts ou de milieux. 3.4 Confidentialité des documents et protection des renseignements personnels Le CNRIS accorde une grande importance à la confidentialité des documents (demandes d'aide financière, rapports d'évaluation, noms des évaluateurs internes et externes) et à la protection des renseignements personnels dont ils ont connaissance dans l'exercice de leur mandat. Tout renseignement et toute information obtenus par le CNRIS sont traités de façon confidentielle et ne sont divulgués que conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) ou sur ordre de la Cour. 3.5 Responsabilité du CNRIS Le CNRIS n est responsable d'aucun dommage direct ou indirect, résultant du traitement qu'il effectue de toute demande de bourse, de subvention ou autre, et, sans limiter la généralité de ce qui précède, n est responsable d'aucun dommage 7

8 direct ou indirect, découlant de la divulgation non autorisée par lui, de renseignements faisant partie du dossier d'un candidat. Politique adoptée le : 14 septembre 2005 Résolution : 2005-CA R46 8