CODE DE CONDUITE ET D ÉTHIQUE DES ADMINISRATEURS

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1 CODE DE CONDUITE ET D ÉTHIQUE DES ADMINISRATEURS Référence : Type de politique : Références juridiques : Autres références : INTRODUCTION Gouvernance autonome Code des professions, Code civil du Québec Mandat du Conseil d administration; Politique sur les tâches et responsabilités des administrateurs Adoptée le : 20 mars 2009 Résolution : CAR En vigueur : 15 mai 2009 Révisée le : L Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (l Ordre) est un organisme chargé de la protection du public et de la surveillance de la profession. L Ordre se doit de maintenir à un haut niveau sa réputation d intégrité, fondement du solide lien de confiance établi avec la collectivité, ses membres, les autorités gouvernementales et les autres parties prenantes. En plus des obligations qui découlent des dispositions légales et règlementaires, l Ordre, ses administrateurs et ses employés adhèrent à des standards exigeants qui visent à renforcer la protection du public et à traduire dans les décisions, les valeurs de l Ordre : rigueur, empathie, engagement, respect, cohérence et interdisciplinarité. Le présent Code tend à éclairer le jugement personnel des administrateurs. Il revient à chacun de faire des principes et des règles qu il contient, des éléments pour guider sa conduite dans l exercice de ses fonctions et ses choix quant aux gestes à poser et à éviter. Le Conseil d administration est tenu de faire respecter les règles du Code et prendre les mesures adéquates pour régler les dérogations. À cet effet, la présidence a pour rôle d évaluer les situations qui sont portées à son attention, de s adjoindre au besoin un comité consultatif et des experts et de faire, s il y a lieu, des recommandations au Conseil d administration. Le présent Code de conduite et d éthique des administrateurs s ajoute à toute obligation ou règle de déontologie applicable à une personne par la nature de ses activités professionnelles. PRINCIPAL ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE Le présent Code s'applique à tout administrateur. L objectif du Code de conduite et d éthique des administrateurs est de s assurer de l engagement de tous les administrateurs envers les principes suivants : 1. Le respect des personnes et de leurs droits 1.1 Traiter chaque personne avec respect et courtoisie 1.2 Éviter toute forme de harcèlement 1.3 Répondre aux besoins des personnes de façon adéquate 1.4 Fournir aux personnes une information exacte, utile et compréhensible 2. Le respect de l intérêt commun 2.1 Agir avec honnêteté, intégrité et transparence page 1 de 5

2 2.2 Respecter les encadrements en vigueur 2.3 Subordonner les intérêts personnels à ceux du public 2.4 Favoriser la liberté de jugement et d appréciation dans la prise de décision 2.5 Sauvegarder l indépendance de l Ordre à l égard de toute entreprise et de toute formation politique ou religieuse 3. Le respect de l organisation 3.1 Faire preuve de loyauté envers l Ordre 3.2 Ne commettre aucun acte qui pourrait porter préjudice à l Ordre 3.3 Être solidaires des décisions démocratiques 3.4 Préserver le caractère confidentiel des décisions 3.5 Contribuer au rayonnement, au développement et à la crédibilité de l Ordre 4. Le respect des institutions 4.1 Contribuer à la valorisation du système professionnel 4.2 Éviter le dénigrement des parties prenantes 5. Le respect de l environnement 5.1 Évaluer l impact environnemental de ses décisions 5.2 Favoriser les stratégies de développement durable. RÈGLES D APPLICATION 1. Obligations légales 1.1 Agir, en tout temps, avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et équité; 1.2 Respecter, à titre de professionnel, l esprit et les dispositions des lois et règlements encadrant l exercice de la profession ainsi que le présent Code; 1.3 Ne pas participer directement ou indirectement à des opérations illicites. 2 Conflit d intérêts 2.1 Éviter de se placer en situation de conflit d intérêts ou en apparence de conflit d intérêts; 2.2 Déclarer, sans omissions, s abstenir de voter ou de prendre position concernant une question ou éviter d influencer le vote ou la décision en présence de situation de conflit d intérêts (réel, potentiel ou apparent). En outre, se retirer de la réunion durant la durée des discussions et de la prise de décision sur cette situation. S assurer que mention en est faite au procès-verbal de la réunion; 2.3 Déclarer toute situation où un administrateur estime qu il pourrait être en situation de conflit d intérêts (réel, potentiel ou apparent). Les autres membres du Conseil d administration ou du comité où il siège discutent de la situation et statuent sur la position à adopter. Ils peuvent lui demander de s absenter des discussions et de la prise page 2 de 5

3 3. Gratification de décision, imposer des limites à sa participation, demander un avis à l instance responsable d assurer le respect du Code, conclure qu il n est pas nécessaire d agir. La mention de la déclaration de la situation, de la décision rendue et de la justification de la décision doit être faite au procès-verbal de la réunion. 3.1 Ne pas accepter, ni solliciter de cadeaux, marques d hospitalité ou autres avantages, de nature financière ou non financière, pour lui-même, une personne liée ou un tiers. Les cadeaux d usage ou de valeur modeste, offerts de façon non répétitive, peuvent toutefois être acceptés. En cas de doute, l administrateur peut demander l avis de l instance responsable d assurer le respect du Code. Sont aussi acceptables, les marques de reconnaissance conformes à une politique de reconnaissance; 3.2 Porter à l attention de la présidence de l Ordre, toute demande de traitement de faveur qui lui est faite en échange d avantages pour lui-même, une personne liée ou pour un tiers. 4. Contrats 4.1 Ne pas conclure de contrat avec l Ordre pour lui-même ou pour une personne liée à moins que cela représente un avantage démontrable pour l Ordre et que le Conseil d administration en soit informé. 5. Fonctions incompatibles 5.1 Les fonctions de syndic, ou de membres du conseil de discipline sont incompatibles avec celles d administrateur de l Ordre. (C. p. art ) 5.2 Un membre intéressé à un poste d administrateur s impose un moratoire de 2 ans après avoir quitté un emploi à l Ordre. 5.3 Un administrateur doit démissionner avant de postuler ou d accepter un poste de permanent à l Ordre. 6. Activités extérieures 6.1 Un administrateur doit s assurer de ne pas porter préjudice aux intérêts ou à la réputation de l Ordre lorsqu il exerce des activités extérieures aux fonctions qu il occupe à l Ordre. 7. Devoir de réserve 7.1 Ne jamais donner l impression, lorsqu il exprime une opinion personnelle, qu il exprime une position officielle de l Ordre, à moins d y être expressément autorisé. 7.2 Ne pas exercer ou tenter d exercer une influence indue sur les permanents de l Ordre. 8. Confidentialité/ Protection de la réputation 8.1 Ne pas divulguer les renseignements confidentiels dont il a besoin dans l exercice de ses fonctions d administrateur et ceux remis à tous les administrateurs dans l exercice de leur fonction d administrateur, y compris après la fin de son mandat; page 3 de 5

4 8.2 Ne pas faire usage des renseignements confidentiels pour son bénéfice ou celui d un tiers qu il s agisse d une personne morale ou physique; 8.3 Ne pas émettre des opinions ou divulguer des renseignements qui sans être strictement confidentiels peuvent nuire à la réputation de l Ordre. 9. Protection des données/gestion des documents 9.1 Protéger les renseignements confidentiels, les systèmes, les programmes et les projets de l Ordre. 10. Signalement 10.1 Signaler à l instance désignée qu un manquement au Code de conduite est survenu lorsqu il a un motif sérieux de le croire. 1 PROCÉDURES 1. L administrateur s engage à : Signer, dès son entrée en fonction, le serment de confidentialité prévu au Code des professions; Signer annuellement la déclaration de l administrateur qui porte sur : - sa situation professionnelle; - ses intérêts ou compétences particuliers; - la divulgation de ses intérêts; - son engagement à signaler tout changement important à sa situation. 2. Tous les membres du Conseil d administration peuvent prendre connaissance des déclarations annuelles des administrateurs qui sont sous la garde du secrétaire de l Ordre. 3. Le Conseil d administration est responsable de faire respecter le Code de conduite et d éthique des administrateurs, il confie le mandat à la présidence de l Ordre de : a) conseiller les membres du Conseil d administration sur toute question relative à l'application du présent code; b) fournir au Conseil d administration toute information ou tout avis relatif à l'éthique; c) diffuser et promouvoir le présent Code auprès des membres du Conseil d administration; d) recevoir et traiter les allégations de manquement au présent Code qui lui sont soumises par un écrit dûment signé et produire, s il y a lieu, un rapport à l attention du Conseil d administration; 1 L Ordre doit mettre en place les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité du signalement, le cas échéant, et la protection de celui qui fait un signalement de bonne foi. page 4 de 5

5 e) s'assurer que les dispositions du présent Code soient effectivement utilisées et appliquées dans le but et l'esprit de leur adoption et non pas à d'autres fins. 4. Si le rapport de l instance désignée recommande une sanction, le Conseil d administration donne à la personne concernée l'occasion de présenter son point de vue. Le Conseil d administration prend ensuite une décision par scrutin secret. 5. Le Conseil d administration n a pas le pouvoir d exclure un membre, toutefois il dispose d autres moyens pour sanctionner les manquements au Code. Il pourra, tout en tenant compte de la gravité des écarts de conduite et des représentations de la personne concernée, donner un avertissement ou une réprimande; demander de corriger la situation qui a généré la transgression du Code, voire, demander la démission de la personne concernée. 6. Dans les cas graves de manquement aux obligations légales (conflit d intérêts, manquement au serment de discrétion), le Conseil d administration a le devoir de porter plainte au syndic, à un syndic ad hoc ou à l autorité concernée. 7. Tout amendement au présent Code doit, à moins d'accord unanime des membres, être soumis au moins un mois avant la réunion pendant laquelle cet amendement sera inscrit à l'ordre du jour. REDDITION DE COMPTE Annuellement dans le cadre du processus d évaluation du Conseil, de ses comités et de leurs membres (non en vigueur) Rapport annuel de l Ordre RESPONSABLE DE L ÉLABORATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE La présidence RESPONSABLE DE L APPLICATION DE LA POLITIQUE La présidence FRÉQUENCE DE RÉVISION Aux deux ans ENTRÉE EN VIGUEUR 15 mai 2009 FORMULAIRES - Serment de confidentialité - Déclaration annuelle de l administrateur page 5 de 5