UNIVERSITE DE CERGY-PONTOISE VENIR ETUDIER A L UFR LEI PRESENTATION DE L UFR ET CONSEILS PRATIQUES A DESTINATION DES ETUDIANTS ENTRANTS

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1 UNIVERSITE DE CERGY-PONTOISE VENIR ETUDIER A L UFR LEI PRESENTATION DE L UFR ET CONSEILS PRATIQUES A DESTINATION DES ETUDIANTS ENTRANTS 0

2 Cette brochure vise à faciliter l insertion des étudiants entrants dans l UFR et à permettre leur meilleure compréhension de son organisation administrative et pédagogique. Pour tout renseignement ou précision supplémentaires, ils doivent s adresser à la Direction des Relations Internationales, aux référents RI ou à la gestionnaire pédagogique des RI de l UFR LEI. I. organisation administrative des Relations Internationales à l UCP et à l UFR LEI (voir annexe 1) 1) La Direction des Relations Internationales (DRI) Site des Chênes, Tour des Chênes (3è étage), 33 boulevard du Port, CERGY-PONTOISE Cedex (RER A : station Cergy-Préfecture). Cette direction traite les demandes de mobilité à l Université de Cergy-Pontoise, suit les dossiers administratifs et les inscriptions des entrants, établit les attestations d arrivée et documents nécessaires aux établissements d origine, met les étudiants entrants en lien avec le CROUS et les services du logement, établit le lien entre les étudiants entrants et les UFR où ils suivront leurs cours. Elle organise également des journées d accueil au début de chaque semestre pour les étudiants entrants. Elle renseigne enfin les étudiants entrants sur les associations estudiantines permettant leur meilleure insertion dans l université et, dans la mesure du possible, les aide et conseille dans leurs démarches quotidiennes et administratives. 2) La gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI (voir annexe 2) Site des Chênes, Bâtiment Chênes I UFR LEI 5è étage Bureau E boulevard du Port, CERGY-PONTOISE Cedex (RER A : station Cergy-Préfecture). Elle est en charge des questions administratives (organisation de l emploi du temps, modifications, horaires, réunions, informations pratiques diverses ) - établissement et modification des emplois du temps - centralisation des notes obtenues - communication entre enseignants, étudiants en mobilité et référents RI. - transmission des dates, horaires et lieux d examen - transmission d informations sur les changements de salle, absences d enseignants, rattrapages, - lien entre l étudiant entrant, l UFR LEI et le référent RI Par ailleurs, les étudiants peuvent consulter les gestionnaires pédagogiques (cf. annexe 2). Cependant, le premier interlocuteur pour les questions administratives (groupes, horaires, modifications d emploi du temps, etc) est la gestionnaire pédagogique RI. 3) Les référents RI à l UFR LEI (cf. annexe 3) Les référents RI sont responsables des questions pédagogiques (c est-à-dire relatives aux matières et aux programmes d enseignement) : - informations générales sur l UFR LEI lorsque l étudiant prépare son dossier de candidature - conseil sur les matières enseignées (langue, type d épreuves ) et sur le fonctionnement général de l UFR 1

3 - transmission des dates de rentrée et du calendrier de l UFR. - transmission des informations sur les secrétariats des UFR où l étudiant suit d autres cours - signature et modification des contrats d études II. Etapes principales à suivre pour un étudiant entrant 1) Sélection des cours et des programmes d études Dans leur université d origine, les étudiants entrants choisissent avec l aide de leur référent sur place des matières qu ils suivront à l UCP. Ils peuvent aussi prendre contact avec les référents RI de l UFR LEI pour des renseignements et des conseils. - S il s agit d une mobilité dans le cadre d un accord entre l université d origine et l UFR LEI, les étudiants doivent choisir au minimum les 2/3 de leurs cours à l UFR LEI. Une liste des cours dispensés en anglais à l UFR LEI est disponible sur le site de l Université : - S il s agit d une convention avec l université tout entière*, ils peuvent choisir les cours dans n importe quel UFR. 2) Démarches administratives dans le pays d origine Une fois choisis les cours, les étudiants transmettent leur dossier au Bureau des Relations Internationales de leur université, qui le communique à la Direction des Relations Internationales de l UCP. Le référent RI reçoit alors la proposition de matières faite par l étudiant dans le cadre du contrat d études. Si les matières conviennent (= correspondent aux possibilités offertes par l UCP), le référent signe le document et le fait parvenir à l étudiant, à la Direction des Relations Internationales de l UCP et à la gestionnaire pédagogique RI de l UFR. La DRI transmet aux étudiants les documents administratifs à remplir pour valider leur inscription à l UCP. 3) A son arrivée à Cergy, l étudiant - se rend à la DRI, remplit les documents nécessaires à la finalisation de son inscription et obtient toutes les informations utiles à son séjour (logement, dates de réunions ou de rencontres, sécurité sociale/assurance ). - si ce n est déjà fait, prend contact avec le référent RI pour un rendez-vous au cours duquel le référent lui présentera l UFR et ses locaux ainsi que le personnel administratif. - rencontre la gestionnaire pédagogique RI pour l obtention de son emploi du temps. Remarques - Suivi des étudiants entrants par les référents RI Sauf cas particulier, le référent RI suit les étudiants provenant des aires géographiques dont il est responsable (cf. Annexe 3) - Modifications et réajustements du contrat d études Des modifications et réajustements du contrat d études sont possibles lors des trois premières semaines de cours (motifs : chevauchements d horaires, cohérence pédagogique souhaitée par le coordinateur de l université d origine, difficultés à suivre un cours dans une langue non suffisamment maîtrisée par l étudiant ). Il faudra alors que l étudiant entrant et le référent RI de l UFR signent la modification du contrat d études et la transmette à la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI. Toute modification de matière doit être signalée au référent de l UFR, au référent de l université d origine et à la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI. Dans le cas contraire, l étudiant risque d être considéré comme «défaillant» (=absent à ses examens) aux épreuves des matières figurant dans le contrat d études initial et dans l impossibilité de valider son semestre. 2

4 - Cours suivis dans d autres UFR Si, en plus de l UFR LEI, l étudiant suit des cours dans d autres UFR, il devra s inscrire auprès des secrétariats spécifiques des UFR en question et s informer auprès d eux des dates d examen. A la demande de l étudiant, la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI lui transmettra les noms, bureaux et coordonnées des personnes à contacter, ainsi que les horaires et les salles des cours. 4) Pendant le semestre L étudiant doit consulter régulièrement la gestionnaire pédagogique RI ainsi que les tableaux d affichage afin de prendre connaissance de toute modification relative à ses cours (absences, rattrapages, changements de salle ). Il doit également demander à ses enseignants tous les renseignements utiles sur le déroulement des cours et sur l évaluation. Enfin, l étudiant doit se renseigner auprès de la gestionnaire pédagogique sur les dates d examen de fin de semestre. 5) A la fin du semestre Une fois que l étudiant a passé ses examens, le référent RI établira un relevé de notes indiquant si l étudiant a validé son semestre ou s il doit repasser des examens en second session. L étudiant sera notifié par la gestionnaire pédagogique de ses résultats : elle lui transmettra le relevé, ainsi qu à la Direction des Relations Internationales de l UCP, qui à son tour l enverra à l université d origine. Celle-ci convertit les notes dans le système en vigueur dans le pays. III. Les cours à l UFR LEI 1) organisation des cours Les enseignements de Licence se déroulent sur six semestres, trois semestres impairs en automnehiver (S1, S3, S5) et trois semestres pairs hiver-printemps (S2, S4, S6) de 12 semaines chacun. Deux types de cours sont dispensés à l UFR LEI : - Cours Magistraux (CM) : Il s agit de conférences, parfois en amphithéâtre. La seule évaluation se fait lors des examens, en dehors des 12 semaines de cours, à la fin du semestre. Il s agit d un contrôle terminal (CT) - Travaux Dirigés (TD) : cours qui ont lieu en groupes (20-30 étudiants), où les étudiants sont évalués par des préparations en dehors du cours, des exposés et des travaux surveillés ou devoirs sur table qui donnent lieu à une note finale (moyenne de toutes les notes obtenues pendant le semestre dans cette matière). Il n y a pas d évaluation en examen pour les TD mais uniquement pendant les 12 semaines de cours : il s agit d un contrôle continu (CC). Les jours de devoir sur table sont précisés par les enseignants de chaque matière et peuvent varier d un enseignant à l autre. Les types d épreuves sont spécifiques à chaque matière. Remarques - Il est fortement conseillé à l étudiant de se manifester auprès de son enseignant à son arrivée et de lui demander son adresse électronique. - A l UFR LEI, les CM et les TD sont enseignés en chinois, allemand, anglais, espagnol, français ou en japonais. Demander au référent RI ou à la gestionnaire pédagogique RI des précisions sur ce sujet. 2) Système de notation (voir annexe 5) En France, le contrôle des connaissances se fonde sur une échelle de 0 à 20, la meilleure note étant 20/20, la plus basse, 0/20. Pour valider une matière, il faut obtenir une moyenne d au moins 10/20. 3

5 Ci-dessous, un tableau indicatif de conversion des notes (il est utilisé pour établir les relevés de notes des étudiants de l UFR LEI qui effectuent un séjour à l étranger mais n a aucune valeur contraignante : les universités étrangères peuvent décider d appliquer une conversion de notes différentes) 3) Assiduité La présence aux CM et aux TD est obligatoire. Si l enseignant constate plus de deux absences, justifiées ou non, pour un étudiant, celui-ci est noté «défaillant». Cela signifie qu il est considéré comme absent à l évaluation, même s il est présent le jour du travail sur table, et qu il ne valide pas la matière. Il pourra la repasser en session 2 (voir plus bas). 4) Examens - Dates et lieux des examens de première session Les CM sont évalués uniquement en examens, en dehors des 12 semaines de cours. S il n a pas accès aux dates par l ENT (Environnement Numérique de Travail), l étudiant doit prendre contact au plus tard en 12è semaine avec la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI qui lui communiquera les dates des épreuves correspondant aux matières qu il a suivies. Attention : c est à l étudiant entrant de la contacter et d obtenir auprès d elle ces informations. Il ne doit donc pas attendre d être convoqué pour les épreuves. - Validation du semestre L université française pratique la compensation entre les matières. Pour valider un semestre, il faut que la moyenne des notes obtenues pour chaque matière (avec les coefficients correspondant aux ECTS) soit supérieure à 10/20. Exemple : Un étudiant suit pendant son semestre deux matières, 1 CM de civilisation latinoaméricaine et 1 TD de civilisation latino-américaine, chacun à 2 ECTS (cas théorique car normalement, les étudiants entrants suivent beaucoup plus de matières, le nombre d ECTS en Erasmus devant atteindre 30). En TD, l étudiant a obtenu pendant le semestre : 14/20 et 12/20. La moyenne du TD est donc de : 13/20. A l examen du CM, l étudiant a obtenu 12/20. La moyenne du semestre de l étudiant entrant sera donc de 12,5/20 (c est-à-dire : [12/20 (CM de civilisation latino-américaine) + 13/20 (TD de civilisation latino-américaine)]/2). L étudiant a validé son semestre puisque la moyenne finale est supérieure à 10/20. - Seconde session ou session de rattrapage S il n a pas validé le semestre en première session (c est-à-dire si la moyenne finale des notes obtenues pour chaque matière est inférieure à 10), l étudiant pourra repasser des matières en seconde session. Cette session n a rien d obligatoire : il s agit d une chance offerte aux étudiants de l université française, et donc aux étudiants étrangers qui y suivent une partie de leur cursus dans le cadre d une mobilité internationale, d améliorer leurs résultats. Lorsqu il est informé de son échec à la session1, l étudiant devra prendre contact avec la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI pour qu elle lui communique les dates, horaires et lieux des examens de la session 2. Attention : c est à l étudiant de la contacter et d obtenir ces informations. Il ne doit donc pas attendre d être convoqué s il souhaite repasser des épreuves. Avec l aide du référent RI et de la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI, il déterminera quelles matières il lui est préférable de présenter en second session. 4

6 IV. Rappel sur les obligations de l entrant au sein de l UFR LEI 1) Se présenter à la gestionnaire pédagogique des RI et au référent RI qui le suit dès le début du séjour et leur communiquer les coordonnées (mail et téléphone) qui leur permettront de le joindre en cas de besoin 2) Transmettre la liste définitive des cours et des enseignants correspondants au référent RI si des changements ont eu lieu, au plus tard en quatrième semaine du semestre. 3) S informer auprès de chaque enseignant des modalités de contrôle (type d évaluation, dates, lieux, attentes des enseignants ) et de travail (préparations personnelles, apprentissage des cours, bibliographie, exposés, barèmes ). Pour cela, l étudiant doit se présenter à son enseignant lors du premier cours et lui signaler son statut d étudiant en mobilité. Il lui demandera aussi toutes les informations utiles à la réussite de son semestre. Il est vivement recommandé à l étudiant entrant de demander à être inscrit manuellement par l enseignant sur le groupe ENT correspondant au cours suivi. 4) S informer des dates d examen (CM) auprès de la gestionnaire pédagogique des RI (deux semaines avant la fin des cours du semestre, soit en semaine 9) et des autres UFR si des cours y sont suivis. Attention : aucune date d épreuve ne sera transmise automatiquement à l étudiant : c est à lui de demander à la gestionnaire pédagogique des Relations Internationales à l UFR LEI les précisions. 5) Respecter les exigences de travail et les règles de savoir-vivre - utilisation du téléphone portable en cours : seulement avec la permission de l enseignant - nourriture et boissons sont interdites en cours - les étudiants sont tenus de faire le travail requis par l enseignant et de respecter les règles élémentaires de politesse (ex : utiliser les formules de politesse dans la rédaction des messages électroniques, les bavardages et le bruit sont interdits en cours), l enseignant étant en droit de demander à l étudiant de quitter la salle de cours s il le juge nécessaire - le même système de notation et d évaluation s applique à tous les étudiants, qu ils soient inscrits à l UCP pour l ensemble de leur cursus ou pour un ou deux semestres dans le cadre d une mobilité. Cependant, s ils le jugent nécessaire et utile, les enseignants peuvent proposer des évaluations spécifiques aux étudiants entrants, en accord avec le référent RI de l UFR qui est responsable de l étudiant. 5

7 ANNEXE 1 PERSONNEL ADMINISTRATIF DE LA DIRECTION DES RELATIONS INTERNATIONALES ( ) Direction des Relations Internationales, Tour des Chênes (3è étage), Site Les Chênes - Gestionnaires des étudiants entrants en échange : Aïssata ANNE : Aissata.Anne@u-cergy.fr ( ) Mara LIM : Mara.Lim@u-cergy.fr ( ) - Gestionnaires des étudiants entrants individuels Céline ROGER : Celine.Roger@u-cergy.fr ( ) Isabelle GUIBERT THOREZ : Isabelle.Guibert-Thorez@u-cergy.fr ( ) 6

8 ANNEXE 2 PERSONNEL ADMINISTRATIF AU SEIN DE L UFR LEI ( ) UFR LEI Site des Chênes, Bâtiment Chênes I 5è étage (bureau E 577) - Gestionnaire pédagogique des RI à l UFR LEI : Marie-Angélique Charles-Angèle: marie-angelique.camon@u-cergy.fr A consulter en premier lieu et en priorité - Gestionnaires pédagogiques (administrant les groupes et les différentes formations au sein de l UFR LEI) : 7

9 ANNEXE 3 LISTE ET COORDONNÉES DES RÉFÉRENTS RI À L UFR LEI ( ) (chargés du suivi des étudiants entrants) - Marie-Pierre Arrizabalaga (LEA, US & Canada): Marie-Pierre.Arrizabalaga@u-cergy.fr - Odile Boucher-Rivalain (LLCER anglais, pays anglophones hors US & Canada): odile.boucherrivalain@u-cergy.fr - Diana Burgos (LLCER espagnol et LEA, pays hispanophones): diana.burgos@u-cergy.fr - Stéphane Guy (LEA, pays anglophones hors US & Canada): stephane.guy@u-cergy.fr - Kayoko Gillot-Iwauchi (LEA, Japon): kayoko.iwauchi@u-cergy.fr - Michèle Weinachter (LEA, Allemagne): Michele.weinachter@u-cergy.fr - Julien Zarifian (LLCER anglais, US & Canada): julien.zarifian@u-cergy.fr - Lun Zhang (LEA, Chine & Taiwan): lun.zhang@u-cergy.fr 8

10 ANNEXE 4 ABREVIATIONS UTILISEES DANS CE GUIDE ET AU SEIN DE L UNIVERSITE : CC : Contrôle Continu CM : Cours Magistral CT : Contrôle Terminal DRI : Direction des Relations Internationales DST : Devoir sur table LV2 : Langue vivante 2 (niveau moins avancé que LV1) L1, L2 : 1è année de Licence, 2è année de Licence LEI : Langues et Etudes Internationales RI : Relations Internationales S1, S2, : Semestre 1, Semestre 2 TD : Travaux Dirigés UCP : Université de Cergy-Pontoise UFR : Unité de Formation et de Recherche 9

11 ANNEXE 5 Tableau de conversion de notes appliqué par l UFR LEI aux étudiants sortants Note ECTS Définition France Royaume- Uni Allemagne Canada/U.S. Espagne * Pays- Bas A+ Excellent ,0+ A+ 10 9,5 A Excellent ,0+ A+ 9 9 A- Excellent ,0 A+ 9 8,8 B+ Très bien 16,5 82 1,0 A+ 8 8,5 B Très bien ,0 A 8 8 B Très bien 15,5 78 1,2 à 1,5 A 7 7,8 B- Très bien ,7 A- 7 7,5 C+ Bien 14,5 72 1,8 à 1,9 A- 7 7,2 C Bien B+ 7 7 C Bien 13,5 66 2,2 à 2,5 B+ 7 6,8 C- Bien ,7 à 2,9 B 6 6,5 D+ Satisfaisant 12,5 60 3,0 à 3,3 B 6 6,2 D Satisfaisant ,5 B- 6 6 D- Satisfaisant 11,5 52 3,7 B- 6 5,8 E+ Passable C+ 6 5,5 E Passable 10,5 44 4,2 C+ 5 5,2 E- Passable ,5 C 5 5 F Insuffisant 10