A cc ccc Objet. Formalisation des règles pour l'utilisation et l'échange de documents bureautiques pendant la période de déroulement du projet pilote.

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1 Thi Ngoc Tu Ho/DPSI DPSI/admin admin-vd :07 A cc ccc Objet Support OpenOffice@admin-VD [Doc] Doc utilisateur - Directives, formats de fichiers, conversion ACV OpenOffice.org - Projet pilote OSS - Documentation utilisateur Documentation n 0009 Auteur : HO Thi Ngoc Tu Date : Applications OOo OOo (Général) Opération Directives pour l'utilisation des documents bureautiques (choix du for Procédure pour la conversion Exposé But du document Formalisation des règles pour l'utilisation et l'échange de documents bureautiques pendant la période de déroulement du projet pilote. Formats des fichiers Selon nos tests, l'utilisation de la suite OpenOffice se passe en général assez bien, les utilisateurs formés retrouvant facilement des nouvelles habitudes. Tandis que l'édition des lettres papier est facile (Writer), des problèmes peuvent se présenter lorsque l'on échange des fichiers numériques (Calc) devant être exploités dans d'autres environnements, d'où la nécessité de respecter les directives ci-dessous.

2 PS: Tous les documents convertis dans OpenOffice en formats MS-Office doivent être contrôlés Conversion des documents existants Le résultat de la conversion, aussi bien en MS-Office qu'en OpenOffice, peut être entaché par des différences de mise en page ou par des erreurs, notamment lors de la conversion de documents complexes. La responsabilité de valider les documents convertis incombe aux utilisateurs. Le Comité du projet "Plate-forme bureautique - pilote OSS" intervient uniquement lorsqu'une annonce de dysfonctionnement a été faite (c.f procédures en place ). La validation des documents convertis doit se faire dans un esprit ouvert qui tient compte des buts principaux du projet : si la conversion automatique engendre des différences ou des erreurs, il est nécessaire d'apporter des corrections au document converti et de trouver des alternatives, mais d'être tolérant vis à vis des différences non significatives par rapport au but recherché. Il faut chercher l'équilibre entre ce qui est nécessaire et suffisant par rapport à ce qui est agréable ou habituel. La conversion se fait dans un but de non régression fonctionnelle. Voici un extrait des principaux conseils à suivre. Conseillé : Utiliser des polices de caractères répandues (Arial, TimesNewRoman) Utiliser et respecter les styles de paragraphe. Etre tolérant vis à vis des petites différences de mise en page. Signaler les problèmes rencontrés (nous menons un projet pilote après tout) : c.f procédures en place. Respecter les bonnes pratiques pour l'insertion des images (La directive «Insertion d'images dans les documents Word, Excel, PowerPoint» du Forum Informatique s'applique par analogie) Déconseillé / à contrôler:

3 Utiliser des polices de caractères personnelles ou rares Imbriquer des documents (des extraits d'un tableur (Calc/Excel) liés dans d'autres types de documents, notamment entre OpenOffice et MS-Office). Créer des macros. Procédure de conversion pour documents MS-Office en OpenOffice Vous voulez travailler avec un fichier existant se nommant "mon tableau.xls". Le fichier n'a pas été converti et vous souhaitez l'utiliser. Clic-droit sur le fichier "mon tableau.xls" et choisir "Ouvrir avec" application MS-Office (Excel) Imprimez le document tel qu'il apparaît dans MS-Office (Excel), sauvez puis fermez Ouvrez par double clic le fichier "mon tableau.xls" L'application OpenOffice.org s'ouvre et le fichier est converti automatiquement AVANT DE TRAVAILLER, SAUVEZ le fichier en format OpenDocument, il portera le nom "mon tableau.ods" : Il vous suffit de cliquer sur ce bouton, une fenêtre apparaît, choisissez le format OpenDocument tout à gauche #1, puis appuyer sur Enregistrer #2. Vous n'avez pas besoin de toucher au champ Nom du fichier, un fichier "mon tableau.ods" sera automatiquement créé même si c'est marqué "mon tableau.xls". Impression du document tel qu'il apparaît avec OpenOffice Contrôle fonctionnel des macros, champs, insertions automatiques, totaux, graphique, pas de mettre la version MS Office "juste" et celle de OpenOffice "fausse")

4 Procédure de conversion pour documents OpenOffice en MS-Office Vous avez édité un fichier dans OpenOffice se nommant "mon tableau.ods". Ce fichier doit être transmis à l'externe pour édition, pour cela vous devez le convertir en MS-Office pour qu'il puisse être utilisable par votre correspondant. Ouvrez par double clic le fichier "mon tableau.ods" L'application OpenOffice.org s'ouvre Impression du document tel qu'il apparaît dans OpenOffice (Calc) AVANT DE TRAVAILLER, SAUVEZ le fichier en format MS-Office et OpenOffice (pour garder vos dernières modifications si vous en avez faites après ouverture dans le fichier "mon tableau.ods") : Il vous suffit de cliquer sur ce bouton, une fenêtre apparaît, choisissez les formats Microsoft et OpenOffice.org #1 + #2, puis appuyer sur Enregistrer #3. Vous n'avez pas besoin de toucher au champ Nom du fichier, un fichier "mon tableau.xls" sera automatiquement créé même si c'est marqué "mon tableau.ods". Impression du document tel qu'il apparaît avec MS Office (Excel) Contrôle fonctionnel des macros, champs, insertions automatiques, totaux, graphique, pas de mettre la version OpenOffice "juste" et celle de MS Office "fausse") Procédure de conversion pour documents OpenOffice en PDF

5 Vous avez édité un fichier dans OpenOffice se nommant "mon tableau.ods". Ce fichier doit être transmis à l'externe/interne pour lecture uniquement, pour cela vous devez le convertir en PDF. Ouvrez par double clic le fichier "mon tableau.ods" L'application OpenOffice.org s'ouvre Impression du document tel qu'il apparaît dans OpenOffice (Calc) SAUVEZ le fichier en format PDF et OpenOffice (pour garder vos dernières modifications si vous en avez faites après ouverture dans le fichier "mon tableau.ods") : Il vous suffit de cliquer sur ce bouton, une fenêtre apparaît, choisissez les formats OpenOffice.org #1 et PDF#2, puis appuyer sur Enregistrer #3. Vous n'avez pas besoin de toucher au champ Nom du fichier, un fichier PDF sera automatiquement créé même si c'est marqué "mon tableau.ods". Impression du document tel qu'il apparaît en PDF pas de mettre la version OpenOffice "juste" et celle en PDF "fausse")