28 May 2014 FC(PROC)(2014)0154

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1 28 May 2014 FC(PROC)(2014)0154 To: NATO Delegations Attn. Secretaries of Delegations (as listed at annex 1) Cc: As listed at annex 1 From: Subject: Head of Procurement Pre-Solicitation Conference (RFI) Relocation of NATO HQ Ref.: A: EM(2010)0285-REV1 - NATO IS Procurement Manual. Purpose 1. In accordance with the provisions of Article of the NATO Financial Regulations and Financial Rules and Procedures for the NATO International Staff (IS), we are pleased to inform you that the RFI stated above has been issued by the NATO IS Procurement Service. 2. The purpose of this Pre-Solicitation Conference is to familiarise the marketplace with a future procurement opportunity to provide services as the move contractor responsible for relocating NATO HQ from its current location to the new purpose built Headquarters across Boulevard Léopold III in Evere, Brussels, Belgium. This conference will take place in the Luns theatre at NATO HQ in Brussels (Belgium) on 1 July Participation in this Pre-Solicitation Conference is not mandatory. Firms that do not participate in this event will remain eligible to take part in any eventual sourcing process. 4. An electronic version of the RFI has been posted on the NATO IS Business Opportunities web-site Please, contact the Procurement Service if you don t have a user account yet. Governing Rules and Eligibility 5. This RFI will follow the market survey procedure (Pre-Solicitation Conference) specified in Reference A. To be eligible to participate in this event, interested firms must possess prior experience or capabilities for the provision of products and services in support to office relocation projects. 6. All attendees must be nationals of one of the 28 NATO member nations. Nationals of non- NATO member countries will not be allowed to participate. 1 DMS

2 FC(PROC)(2014)0154 Registration procedure and timeframe 7. The necessary form as well as detailed information about the event is provided in the RFI document. 8. Complete registration forms must be received before 20 June 2014 at 17h00 (Brussels time). Point of Contact and List of Prospective Participants 9. The Point of Contact for questions and information concerning this RFI is: Ms Esther ASENSIO Procurement Officer Tel: Fax: NATO HQ Procurement Service Boulevard Leopold III, 1110 Brussels, Belgium 10. We would be grateful if you could invite any eligible national firms who might be interested in this procurement action to participate in this event. (Signed) J. Carrasco Pena Annexes: Annex 1: Distribution List Action Officer: E. Asensio IS-OFC(PROC) 2

3 28 May 2014 FC(PROC)(2014)0154 Aux: Délégations OTAN à l attention des Secrétaires de Délégations (voir liste en annexe 1) Cc: Voir liste en annexe 1 Du: Chef du Service Achats Objet: Conference préalable à la consultation du marché (RFI) Déménagement du siège de l OTAN Ref.: A: EM(2010)0285-REV1 - NATO IS Procurement Manual. Objet 1. Conformément aux dispositions de l'article du Règlement financier de l'otan et aux règles et procédures financières en vigueur au Secrétariat international de l'otan, nous avons l'honneur de vous informer que le Service Achats du Secrétariat International de l'otan a lancé la RFI en objet. 2. Cette conférence a pour but partager avec des fournisseurs potentiels, des informations relatives au futur appel d offres visant la prestation de services de déménagement du siège de l OTAN vers son nouveau siège, sise au Boulevard Léopold III, Evere, Bruxelles, Belgique. La conférence aura lieu au siège de l OTAN, Salle Luns, le 1 er juillet La participation à cette conférence n est pas obligatoire. Chaque participant potentiel qui ne souhaiterait pas répondre à cette enquête restera éligible pour une participation future à la procédure d acquisition résultant de cette procédure. 4. La version électronique du document est disponible sur le site web «NATO IS Business Opportunities», à l'adresse Vous êtes priés de bien vouloir contacter le Service Achats si vous n avez pas encore votre compte d utilisateur pour accéder à ce site. Règles en vigueur et critères d'admissibilité 5. Cet événement est régi par la procédure d étude de marche (conférence préalable à la consultation), qui est spécifiée dans le document en référence A. Pour pouvoir prendre part à cette conférence, les soumissionnaires doivent posséder une expérience préalable ou les ressources nécessaires pour la fourniture de produits et services dans le cadre des déménagements. 6. Tous les participants doivent avoir la nationalité de l un des 28 pays membres de l OTAN. Les personnes ayant une nationalité d un pays non-membre de l OTAN ne pourront pas participer à cet événement. 3

4 FC(PROC)(2014)0154 Procédure d enregistrement et date limite 7. Le formulaire d enregistrement ainsi que des instructions détaillées sur cet événement figurent dans le document RFI. 8. Les formulaires d enregistrement doivent être déposées avant le 20 juin 2014 à 17 heures (heure de Bruxelles). Point de contact et liste des participants potentiels 9. Le point de contact pour toute question ou demande d'information complémentaire concernant cette RFI est le suivant: Mme. Esther ASENSIO Administrateur Achats asensio.esther@hq.nato.int procurement.contracts@hq.nato.int Tel: Fax: NATO HQ Procurement Service Boulevard Leopold III, 1110 Brussels, Belgium 10. Nous vous saurions gré de bien vouloir inviter toute entreprise qualifiée de votre pays qui pourrait être intéressée par cette procédure d acquisition à participer dans cet événement. Nous vous prions d'agréer, Monsieur l'ambassadeur, l'assurance de notre très haute considération. (signé) J. Carrasco Pena Annexes: Annexe 1: Distribution List Action Officer: E. Asensio IS-OFC(PROC) 4

5 ANNE 1 to FC(PROC)(2014)0154 DISTRIBUTION LIST To NATO Nations as selected by "": Albania Lithuania Belgium Luxembourg Bulgaria Netherlands Canada Norway Croatia Poland Czech Republic Portugal Denmark Romania Estonia Slovak Republic France Slovenia Germany Spain Greece Turkey Hungary UK Iceland US Italy Latvia To Partner Nations as selected by "": Copy to NATO Staff as selected by "" Financial Controller, NATO-IS Chagnot IS-OFC Financial Controller Head of Procurement, NATO IS Carrasco Pena IS-OFC PROC Head Head of Procurement Unit, Asensio IS-OFC PROC NATO IS