CAHIER DES CHARGES SEMINAIRE FFBS

Dimension: px

Commencer à balayer dès la page:

Download "CAHIER DES CHARGES SEMINAIRE FFBS"

Arthur Pierre
il y a 8 ans
Total affichages :

1 CAHIER DES SEMINAIRE FFBS Version V1 1

2 PREAMBULE... 3 Organisation :... 4 INVITEES... 4 Organisation Technique:... 4 ORGANISATION TECHNIQUE... 4 RESTAURATION:... 5 ORGANISATION RESTAURATION... 5 HEBERGEMENT:... 5 ORGANISATION HEBERGEMENT... 5 TRANSPORT:... 6 ORGANISATION TRANSPORT... 6 ORGANISATION DU SEMINAIRE... 7 VENDREDI:... 7 PLANNING VENDREDI... 7 SAMEDI :... 8 PLANNING SAMEDI MATIN... 8 SAMEDI :... 9 PLANNING SAMEDI APRES-MIDI... 9 SAMEDI : PLANNING SAMEDI SOIR DIMANCHE : PLANNING DIMANCHE Version V1 2

.. 6 ORGANISATION DU SEMINAIRE... 7 VENDREDI:... 7 PLANNING VENDREDI... 7 SAMEDI :... 8 PLANNING SAMEDI MATIN... 8 SAMEDI :.

3 PREAMBULE Le but du séminaire fédéral est de réunir l ensemble des forces actives de la Fédération Française de Baseball Softball et Cricket Associé afin de dresser le bilan du plan de développement de la fédération pour l année en cours, de définir les actions à mener pour la saison à venir et d étudier les divers dysfonctionnements et de trouver les moyens de les résoudre. Ce séminaire a également pour but de faire un état des lieux des Ligues, des Comités départementaux et via ces derniers, des clubs. Ce rassemblement réunit annuellement les membres du Comité fédéral, les ou de leur représentant, de la, les des fédérales, des Dirigeants de la Ligue, Comité départemental ou club organisateur et des salariés de la fédération. Peuvent être également conviés mais à leur frais les des Comités départementaux. Le séminaire fédéral constitue également d un moment de convivialité où l ensemble des pourront échanger, débattre des actions menées dans leur région et proposer la mutualisation de diverses actions. Dans ce but une soirée à thème sera organisée en fonction de la région d accueil. La Fédération Française de Baseball Softball et Cricket Associé prend en charge l ensemble des frais d organisation (réservation, hébergement, restauration, transport ). Le Club, le Comité départemental ou la Ligue organisateur s engage à fournir une aide logistique avant et pendant le séminaire. Point important : Le fait que la Fédération prenne en charge la grande majorité des frais ne dispense pas l hôte du séminaire de trouver des fonds complémentaires pour son organisation. Version V1 3

Ce séminaire a également pour but de faire un état des lieux des Ligues, des Comités départementaux et via ces derniers, des clubs.

4 Organisation : Attention le nombre définitif de sera adressé à l organisateur 1 mois avant le séminaire. Les chiffres ci-dessous ne sont fournis qu à titre indicatif et ne constituent qu un maximum. INVITEES TYPES NOMBRE Membres du CD FFBS 20 personnes FFBS des Ligues FFBS 20 personnes FFBS des 15 personnes FFBS 15 personnes FFBS Organisateurs 10 personnes FFBS Personnel fédéral 4 personnes FFBS Divers (Pdt des CD) 10 personnes Personnel Organisation Technique: TYPES ORGANISATION TECHNIQUE NOMBRE DE NOMBRE Salle de réunion 80 personnes 1 salle FFBS Salle de réunion technique 20 personnes 3 salles FFBS Connexion Internet 1 par salle Organisateur Photocopieur 1 Organisateur Paper board 1 par salle Organisateur Retro projecteur 2 dont 1 fourni par la FFBS FFBS et Organisateur Appareil Photo 2 FFBS Caméscope 1 FFBS Banderoles partenaires 1 par partenaire FFBS Version V1 4

Divers (Pdt des CD) 10 personnes Personnel Organisation Technique: TYPES ORGANISATION TECHNIQUE NOMBRE DE NOMBRE Salle de réunion 80 personnes 1 salle FFBS Salle de réunion technique 20 personnes 3

5 RESTAURATION: ORGANISATION RESTAURATION JOURS NOMBRES LIEU Vendredi soir 50 personnes hôtel FFBS Samedi midi 80 personnes Sur lieu de réunion FFBS Samedi soir vers 18 heures 80 personnes Collation sur lieu de réunion Samedi soir 21 heures 80 personnes Restauration dans un lieu thématique de la région Dimanche midi 80 personnes Buffet sur lieu de réunion FFBS FFBS FFBS HEBERGEMENT: Dans un hôtel proche des salles de réunion, dans un cadre agréable, de type logis de France, VVF ou autre entre 50 et 70 la chambre double ORGANISATION HEBERGEMENT JOURS NOMBRES NOMBRES DE CHAMBRES Vendredi soir 40 personnes 15 doubles et 10 simples Samedi soir 80 personnes 30 doubles et 10 simples FFBS FFBS Version V1 5

réunion FFBS FFBS FFBS HEBERGEMENT: Dans un hôtel proche des salles de réunion, dans un cadre agréable, de type logis de France, VVF ou autre entre 50 et 70 la chambre double

6 TRANSPORT: ORGANISATION TRANSPORT JOURS VEHICULES DEFINITION Vendredi 2 mini bus, et ou véhicules Réception des membres du Comité et DTN, navette entre gares, aéroport, hôtel et salle de réunions Organisation Vendredi soir 2 mini bus, et ou véhicules Navette entre salles de réunion et hôtel Organisation Samedi matin 2 mini bus, et ou véhicules Réception des membres des Ligues et Commission fédérales, navette entre gares, aéroport, hôtel et salles de réunions Organisation Samedi soir 2 mini bus, et ou véhicules Navette entre salles de réunion et hôtel et lieu de restauration Organisation Dimanche après-midi 2 mini bus, et ou véhicules Navette entre salles de réunion et gares, aéroport des membres du séminaire Organisation Version V1 6

des Ligues et Commission fédérales, navette entre gares, aéroport, hôtel et salles de réunions Organisation Samedi soir 2 mini bus, et ou véhicules Navette entre salles de réunion et

7 ORGANISATION DU SEMINAIRE VENDREDI: Début du séminaire à 14 heures PLANNING VENDREDI HORAIRES MEMBRES ORDRE DU JOUR NOMBRES DE 14H à 17 Heures Comité FFBS 35 personnes FFBS 17H à 19 Heures Amendements éventuels à l ordre du jour du séminaire 35 personnes FFBS 19H à 20 Heures 20 Heures Retour à l hôtel 35 personnes FFBS Repas à l hôtel 35 personnes FFBS Version V1 7

à 19 Heures Amendements éventuels à l ordre du jour du séminaire 35 personnes FFBS 19H à 20

8 SAMEDI : PLANNING SAMEDI MATIN HORAIRES MEMBRES ORDRE DU JOUR NOMBRES DE Rapport et bilan des projets passés 9H30 à 11 Heures Analyse de la saison en cours Analyse de la saison en cours Analyse de la saison en cours 11H30 à 12H30 Répartition des en groupe de travail Version V1 8

saison en cours Analyse de la saison en cours Analyse de la saison en

9 SAMEDI : PLANNING SAMEDI APRES-MIDI HORAIRES MEMBRES ORDRE DU JOUR NOMBRES DE Préparation des projets à venir Répartition en groupes 14H à 16H Préparation des débats avec le CD et la DTN 16H00 à 17Heures Possibilité d une action détente (initiation golf, promenade, etc.) Préparation des projets à venir 17H à 18H 30 Répartition en groupe Synthèses de la journée 18H à 19Heures Collation Synthèses de la journée 18H30 à 19H30 Préparation du débat du dimanche Version V1 9

action détente (initiation golf, promenade, etc.

10 SAMEDI : PLANNING SAMEDI SOIR HORAIRES MEMBRES ORDRE DU JOUR NOMBRES DE 19H30 à 20H30 21H à XXHeures Retour à l hôtel Dîner à thème Version V1 10

11 DIMANCHE : PLANNING DIMANCHE HORAIRES MEMBRES ORDRE DU JOUR NOMBRES DE 9H à 11 Heures Synthèse de la saison passée et présentation des orientations futures par le Comité FFBS, DTN et de 11H à 11H30 Pause 11H30 à 12H30 Synthèse de la saison passée et présentation des vœux des de Ligues 12H30 à 13H30 13H30 à 15H30 15H30 à 16H30 17H00 Buffet Débat, questions réponses entre les différents Validation communes des actions à mener Départ 80 personnes Organisation Version V1 11

saison passée et présentation des vœux des de Ligues 12H30 à 13H30 13H30 à 15H30 15H30 à 16H30 17H00 Buffet Débat,

Documents pareils

Vous trouverez ci-après notre brochure d informations relative à notre hôtel et à nos salles de réunion.

Chère Madame, cher Monsieur, Nous vous remercions de l intérêt que vous portez à notre établissement BEST WESTERN PLUS Centre Vannes ****. Vous trouverez ci-après notre brochure d informations relative