LES REUNIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

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1 Juillet 2010 LES REUNIONS DU CONSEIL MUNICIPAL Afin d'assurer une prise de décisions régulière au sein de cette instance locale, plusieurs règles fondamentales de fonctionnement doivent être respectées La fréquence des réunions...fiche N 1 La convocation des conseillers municipaux...fiche N 2 L'ordre du jour...fiche N 3 Le quorum...fiche N 4 La tenue des séances...fiche N 5 Les séances publiques et le huis clos...fiche N 6 Le vote...fiche N 7 Le procès-verbal, l'affichage du compte-rendu de séance et le registre des délibérations...fiche N 8 La publicité des délibérations et le contrôle de légalité...fiche N 9

2 FICHE N 1 L a f r é q u e n c e d e s r é u n i o n s d u c o n s e i l m u n i c i p a l Selon l'article L du code général des collectivités territoriales (CGCT), "le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre". Cette disposition impose donc au minimum quatre réunions dans l'année, dont les dates sont librement déterminées par le maire, à partir du moment où il y en a une par trimestre. Au delà de ces réunions obligatoires, le maire, en application de l'article L du CGCT, peut réunir le conseil à chaque fois qu'il le juge utile. Cependant, si le maire détient une certaine liberté dans le choix de réunir ou non le conseil, il apparaît qu'il est tenu de le convoquer dans deux hypothèses : lorsque la demande motivée lui en est faite par le Préfet, lorsque la demande motivée lui est faite par le tiers au moins des membres du conseil municipal en exercice dans les communes de 3500 habitants et plus et par la majorité des membres du conseil municipal dans les communes de moins de 3500 habitants (art. L du CGCT), Dans ces conditions, le maire est tenu de fixer la date de réunion du conseil municipal dans un délai de trente jours (CE 26 nov. 1976, Soldani).

3 FICHE N 2 L a c o n v o c a t i o n d e s c o n s e i l l e r s m u n i c i p a u x Toute réunion du conseil municipal doit être précédée de l'envoi d'une convocation (CE, 19 avril 1985, Guy-de-Littaye), afin que chaque conseiller municipal ait une connaissance effective des réunions et ait le temps de s'organiser pour être présent. La convocation doit être adressée par le maire -ou celui qui le remplace- : par écrit, sous quelque forme que ce soit, au domicile des conseillers municipaux, sauf s'ils font le choix d'une autre adresse (art. L du code général des collectivités territoriales). La remise de la convocation à domicile peut être faite sur support papier soit par voie postale, soit par dépôt direct à leur domicile ou encore à une adresse . à tous les conseillers en exercice Les articles L et L du code général des collectivités territoriales (CGCT) fixent des délais légaux que le maire doit impérativement respecter entre l'envoi d'une convocation et la réunion du conseil municipal : le délai de droit commun : dans les communes de moins de 3500 habitants, la convocation est adressée trois jours francs au moins avant celui de la réunion dans les communes de 3500 habitants et plus, la convocation est adressée cinq jours francs avant celui de la réunion, Calcul du jour franc : il doit s'écouler trois(ou cinq) fois 24 heures, comptées de minuit à minuit, entre le jour de l'envoi de la convocation et celui de la séance. N'entrent dans le calcul des jours francs ni le jour de l'envoi de la convocation, ni le jour de la réunion du conseil municipal. Les jours fériés ne doivent pas être pris en compte. Point de départ du délai de convocation : la première date à prendre en compte est la date d'envoi de la convocation au conseiller et non celle à laquelle elle est parvenue à son destinataire. Lorsque les convocations sont envoyées par la voie postale, la date à retenir est celle du cachet du bureau postal de départ. C'est donc la date d'envoi et non pas celle de l'arrivée qui est retenue. Lorsque la convocation est portée par un agent communal au domicile du conseiller municipal, c'est la date de remise qui est prise en considération. le délai d'urgence : En cas d'urgence, le délai peut être abrégé par le maire, sans toutefois être inférieur à un jour franc. Le recours à la procédure d'urgence doit être justifié par les circonstances de l'affaire (TA Versailles, 27 juin 1980, Saint-Léger-en-Yvelynes).

4 Par ailleurs, la convocation doit préciser : le jour et l'heure de la séance, le lieu de la séance La réunion a lieu au jour et à l'heure indiqués. Selon l'article L du CGCT, "le conseil municipal se réunit et délibère à la mairie de la commune. Il peut également se réunir et délibérer, à titre définitif, dans un autre lieu situé sur le territoire de la commune, dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, qu'il offre les conditions d'accessibilité et de sécurité nécessaires et qu'il permet la publicité des séances." l'ordre du jour de la séance L'article L du CGCT prévoit que les convocations adressées aux conseillers municipaux doivent mentionner l'ordre du jour de la séance. Le maire est maître de l'ordre du jour. Dans les communes de habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal. (art. L du CGCT). Cette note doit expliciter chacun des points de l'ordre du jour ; elle doit être suffisamment détaillée pour permettre aux conseillers municipaux de saisir la portée réelle de l'objet des délibérations.. L'information des élus Quelle que soit la taille de la commune, tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération" (art. L du CGCT). Ainsi pour respecter ce principe d'information, le maire doit communiquer en temps utile (mais pas nécessairement simultanément à l'envoi de la convocation) les pièces nécessaires pour que la délibération du conseil puisse intervenir en connaissance de cause, les conseillers devant disposer d'un temps de réflexion suffisant avant de délibérer, c'est à dire que la communication doit se faire avant la séance et non en cours de séance (TA Saint-Denis-de-la-Réunion, 17 oct. 1990, Vergès). Enfin, la convocation est mentionnée au registre des délibérations. Elle doit être affichée ou publiée (art. L du CGCT). L'affichage se fait sur la porte de la mairie (art. R du CGCT).

5 LA CONVOCATION EN SÉANCE DU CONSEIL MUNICIPAL LE MAIRE ou son adjoint en remplacement suite à absence, décès, révocation, démission ou annulation de l'élection du maire, CONVOQUE (art. L du CGCT) : sur demande :. au moins une fois par trimestre (art. L du CGCT). autant de fois que le maire le juge utile. demande du préfet. Pour les communes de 3500 h et plus : demande du 1/3 des membres du CM. Pour les communes de moins de hab. : demande de la majorité des membres du CM le maire est tenu de convoquer le CM dans les 30 jours suivant le dépôt de la demande en mairie S'il est maire d'une commune de moins de 3500 hab. : délai de convocation = 3 jours francs (art. L CGCT) S'il est maire d'une commune de 3500 hab. et plus : délai de convocation = 5 jours francs (art. L CGCT) En cas d'urgence, le délai de convocation peut être abrégé par le maire mais ne peut être < à un jour franc Le délai commence à courir au lendemain de l'envoi des convocations : les jours fériés ne sont pas pris en compte le délai qui expirerait normalement un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé n'est pas prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant Caractéristique de la convocation : Elle est adressée à tous les conseillers municipaux (art. L CGCT) Par écrit, sous quelque forme que ce soit (courrier, mail...) au domicile des conseiller sauf indication d'une autre adresse Elle doit fixer le lieu, la date et l'heure de la réunion Elle doit être mentionnée au registre des délibérations Elle doit être affichée et publiée Elle doit mentionner l'ordre du jour de la séance de manière claire et précise (le maire est maître de l'ordre du jour) Pour les communes de 3500 h et plus, la convocation doit être accompagnée d'une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération Pas de convocation si :. séances préparatoires du conseil municipal. modification mineure de l'heure de réunion. suspension de séance Nouvelle convocation nécessaire si :. changement de date, heure ou lieu de réunion. convocation à des séances successives. convocation après levée de séance En cas d'absence du quorum au début de la séance : la nouvelle convocation doit être séparée de la nouvelle réunion d'au moins trois jours francs (art L CGCT)

6 FICHE N 3 L'ordre du jour Outre le jour, l'heure et le lieu de la séance, la convocation doit préciser les questions qui seront abordées lors de la réunion du conseil municipal. C'est au maire qu'il appartient d'inscrire une affaire à l'ordre du jour et le maire décide seul de l'inscription d'une affaire à l'ordre du jour, dont il est maître. Il apprécie donc l'opportunité d'inscrire telle ou telle affaire sur demande d'un conseiller municipal. Cependant, son refus doit être motivé et est susceptible de recours devant le tribunal administratif (JOAN, 19 septembre 1994, p. 4680, n 15688). Par ailleurs, le contenu de l'ordre du jour doit être mentionné de "manière suffisamment précise" pour permettre aux conseillers de connaître les dossiers sur lesquels le conseil municipal aura à se prononcer (CE, 26 mars 1915, Canet). Les questions diverses : il arrive régulièrement que des questions diverses soient portées à l'ordre du jour. A noter que celles-ci ne doivent concerner que des questions de détail et non pas des projets importants pour la collectivité. La note explicative de synthèse : dans les communes de habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal. (art. L du CGCT). Cette note doit expliciter chacun des points de l'ordre du jour ; elle doit être suffisamment détaillée pour permettre aux conseillers municipaux de saisir la portée réelle de l'objet des délibérations.

7 FICHE N 4 Le quorum Selon l'article L du code général des collectivités territoriales, "le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente". Ce principe impose que plus de la moitié des conseillers municipaux en exercice assistent aux réunions du conseil pour que celui-ci puisse valablement délibérer. Si tel n'est pas le cas, l'alinéa 2 de l'article précité indique que "si après une première convocation régulièrement faite ce quorum n'est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum". Le calcul du quorum : ne sont pris en compte que les conseillers municipaux en exercice, et non pas l'effectif légal des conseillers. Les conseillers ayant démissionné n'entrent donc pas dans le calcul les conseillers absents représentés par un mandataire au moyen d'un pouvoir ne comptent pas dans le calcul du quorum (TA de Toulouse, 28 juin 1987, Dubrez). les conseillers en exercice auxquels une disposition légale interdit de prendre part au vote ou leur enjoint de se retirer au moment de certaines délibérations ne doivent pas être pris en compte même s'ils sont présents pour le calcul du quorum. Il en est ainsi pour le maire lors de la délibération sur l'approbation du compte administratif (CE, 22 mai 1986, commune de la Teste-de-Buch) ainsi que pour les conseillers intéressés à l'affaire (CE 19 janvier 1983, Chauré, req. n 33241) La majorité est considérée par la jurisprudence comme "plus de la moitié" et non pas la "moitié + 1". Ex. : si un conseil comporte 11 membres, la moitié représente 5,5 et comme la jurisprudence exige plus de la moitié des conseillers, 6 conseillers suffiront pour atteindre le quorum. Le quorum doit être atteint en début de séance, ainsi qu'au moment de la mise en discussion de chaque point à l'ordre du jour. Il appartient donc au président de séance de vérifier que le quorum est à chaque fois atteint avant toute mise en discussion d'un point à l'ordre du jour. Si le quorum n'est pas atteint, une deuxième convocation doit être adressée pour une nouvelle réunion du conseil municipal. A la suite de cette dernière convocation, la règle du quorum n'est plus obligatoire. Cependant, le juge a précisé qu'il en est ainsi que pour les questions reprises de l'ordre du jour de la première réunion qui n'avaient pu se tenir faute de quorum (CE 20 janvier 1937, Crochet).

8 FICHE N 5 L a t e n u e d e s s é a n c e s La présidence de la séance est confiée au maire ou à celui qui le remplace en application de l'article L du code général des collectivités territoriales (CGCT), sauf lors de l'adoption du compte administratif, pour laquelle le conseil municipal élit son président. Le secrétaire de séance (art. L du CGCT) : il appartient au conseil municipal de désigner, à chaque séance, le ou les secrétaires de séance, parmi ses membres. Le rôle du secrétaire est de rédiger le procès-verbal de séance ; il peut, pour se faire, être assisté d'auxiliaires, pris en dehors des membres du conseil municipal, qui assistent aux séances mais ne participent pas aux délibérations. N.B. : l'absence de toute désignation d'un secrétaire de séance n'entache pas d'illégalité les délibérations intervenues (TA Limoges, 24 novembre 1988, Libeau c/cne de Moulins-sur-Cephons) La police de séance : en application des dispositions de l'article L du CGCT, c'est au maire seul qu'il appartient de prendre les mesures destinées à empêcher que soit troublé le déroulement des séances du conseil municipal. Il peut ainsi faire expulser de l'auditoire ou arrêter tout individu qui trouble l'ordre, mais aussi expulser un conseiller municipal qui perturbe le déroulement de la séance (Rép. min. n : JOAN Q, 6 mai 1996).

9 FICHE N 6 L e s s é a n c e s p u b l i q u e s e t l e h u i s c l o s L'article L du code général des collectivités territoriales (CGCT) dispose que les séances du conseil municipal sont publiques. Ce principe impose que toute personne qui le désire, dans la limite des places disponibles, puisse librement accéder à la salle de réunion et assister aux séances du conseil municipal. Toutefois, des limites à ce principe d'accès à la salle de réunion existent : bien évidemment, des places doivent encore être disponibles, par ailleurs, des motifs de sécurité et d'ordre public peuvent être opposés aux personnes souhaitant assister aux réunions du conseil municipal. En effet, le Conseil d'etat a considéré que constituent des motifs de sécurité et d'ordre public justifiant l'interdiction d'entrer dans la salle des séances, le fait que le comportement de personnes traduisait leur intention de perturber les travaux de l'assemblée, certaines personnes portant des pancartes et du matériel sonore (CE 14 décembre 1992, Ville de Toul). Les dispositions du même article L du CGCT prévoient que les séances peuvent se dérouler à huis clos dans deux hypothèses : sur demande de trois membres, sur demande du maire Le conseil municipal décide alors de la tenue du huis clos sans débat et à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Lorsque le huis clos a été décidé, les personnes étrangères au conseil municipal doivent sortir de la salle de réunion.

10 FICHE N 7 L e v o t e Les délibérations du conseil municipal sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, c'est à dire plus de la moitié des seuls suffrages exprimés (ne doivent donc pas être pris en compte les abstentions, les bulletins blancs et les bulletins nuls). Lorsqu'il y a partage égal de voix et sauf cas du scrutin secret, la voix du président est prépondérante. Définition : Le vote constitue la manifestation de la volonté du conseil municipal Le scrutin correspond aux différentes modalités d'organisation du vote. Le scrutin : Le code général des collectivités territoriales (CGCT) n'impose aucune forme de scrutin. Il ne prend des formes spécifiques qu'au cas où les conseillers demandent un scrutin public ou un scrutin secret. Au delà de ces deux procédures, le vote peut avoir lieu par le biais d'un vote formel (scrutin à main levée ou scrutin assis et levés) ou par la manifestation de l'assentiment de la majorité des conseillers. Les deux formes spécifiques de scrutins : L'article L du CGCT prévoit deux scrutins spécifiques, à la demande des conseillers municipaux : le scrutin public : à la demande du quart des membres présents, le vote a lieu au scrutin public, ce qui signifie que doit être organisé un vote effectif et public (c'est à dire que chaque votant doit faire connaître publiquement le sens de son vote) le scrutin secret : à la demande du tiers des membres présents ou lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une représentation. Ce procédé impose que soit organisé un vote effectif, à bulletins secrets. Chaque votant devant déposer son bulletin dans une urne. Remarque : dans le cas d'une nomination ou d'une représentation, le conseil municipal peut décider à l'unanimité de ne pas procéder à un scrutin secret, sauf si une disposition législative ou réglementaire le prévoit expressément.

11 La délégation de vote : En cas d'absence, un conseiller peut donner pouvoir écrit à un collègue afin qu'il vote en son nom (art. L du CGCT). Cette possibilité est néanmoins encadrée puisque : le pouvoir doit indiquer la ou les séances (trois séances consécutives au maximum, sauf maladie dûment constatée) pour lesquelles il est donné, un conseiller ne peut recevoir qu'un seul pouvoir, le pouvoir est révocable à tout moment, y compris en cours de séance, le pouvoir peut être établi durant une séance au cours de laquelle un conseiller est obligé de se retirer avant la fin de la séance. Il ressort d'une réponse ministérielle à la question n (JOAN du 22 octobre 1990) que le conseiller titulaire d'un pouvoir écrit doit exprimer ses votes en deux fois, une fois en son nom et une fois pour le compte de son collègue empêché.

12 FICHE N 8 L e p r o c è s - v e r b a l, l e c o m p t e r e n d u d e s é a n c e e t l a d é l i b é r a t i o n LE PROCÈS-VERBAL est un document écrit, rédigé par le secrétaire de séance tout au long du déroulement de la séance et qui relate les décisions prises par le conseil municipal. Aucune disposition du code général des collectivités territoriales (CGCT) n'impose une forme spécifique pour la rédaction du procès-verbal, le Conseil d'etat considérant que "les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procèsverbaux" (CE 3 mars 1905 Papot). Néanmoins, ce document revêt une importance certaine puisqu'il a pour fonction d'aider à la rédaction ultérieure des délibérations prises par le conseil. Si aucun formalisme n'est imposé, il apparaît cependant essentiel que le procèsverbal comporte plusieurs mentions : le jour et l'heure de la séance, la présidence, les conseillers présents et le quorum la désignation du secrétaire de séance l'ordre du jour les opinions exprimées sur chaque point indiqué dans l'ordre du jour, les votes et décisions prises par le conseil. Le conseil municipal ne peut s'exonérer de sa tenue. Le procès-verbal est obligatoire : son caractère obligatoire est consacré par l'article L du CGCT, qui dispose que "toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal". Le procès-verbal doit refléter fidèlement, à partir de notes prises en cours de séance, les débats qui ont eu lieu pendant la réunion du conseil municipal. LE COMPTE RENDU DE SEANCE En application des articles L et R du CGCT, un compte rendu de séance doit être affiché dans la huitaine, par extraits, à la porte de la mairie. Aucun texte ne réglemente le contenu du compte-rendu de séance. La rédaction des extraits doit permettre aux administrés de saisir le sens et la portée réelle des délibérations prises. Concrètement, le compte-rendu de séance peut être moins détaillé que le procèsverbal. Cependant, rien ne s'oppose à ce que le procès-verbal fasse office de compterendu.

13 Le maire et le secrétaire de séance ne doivent pas reproduire dans le compte-rendu et dans le procès-verbal les propos injurieux ou diffamatoires qui ont été tenus. LA DELIBERATION Le contenu de la délibération Si le législateur n'a pas imposé de formalisme pour la rédaction de la délibération, celle-ci doit toutefois comporter certains éléments. La réponse ministérielle n du Journal Officiel de l'assemblée Nationale du 27 février 2007 indique les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la délibération, à savoir : le jour et l'heure de la séance le nom du président de séance les noms des conseillers présents et représentés l'affaire débattue le résultat du vote et la décision prise à la suite du résultat. D'autres mentions peuvent figurer sur la délibération mais elles ne sont pas obligatoires (exposé du maire, d'un adjoint ou d'un conseiller municipal, exposé des motifs et arguments émis en séance ) Sa transcription au registre des délibérations Toutes les délibérations, ainsi que la convocation du conseil municipal comportant l'ordre du jour, doivent être transcrites sur le registre des délibérations, par ordre de date, conformément à l'article L du CGCT. Les délibérations portées au registre doivent être signées par tous les membres présents à la séance (art. L , al. 2 du CGCT). Par cette signature les conseillers attestent que le texte de la délibération portée au registre est bien conforme à la délibération effectivement prise par le conseil municipal. Seuls les conseillers présents pendant la séance sont appelés à signer et en cas de défaut de signature de l'un des membres présents, la mention doit être faite de la cause qui l'a empêché. La délibération peut reprendre partiellement ou intégralement le procès-verbal de séance. La transcription complète du procès-verbal est possible mais pas obligatoire. Le code n'impose aucun délai pour opérer cette transcription. Remarque : Ces règles relatives à l'inscription au registre des délibérations sont applicables aux arrêtés du maire pris par délégation du conseil municipal en vertu des dispositions de l'article L du CGCT.

14 La communication du registre : Toute personne peut avoir communication du registre, le maire ne peut refuser de communiquer à un particulier et ceci même pour des périodes très antérieures à la date de la demande de communication, dès lors que ces demandes n'ont pas un caractère abusivement répétitif et qu'aucune difficulté matérielle particulière ne rend difficile cette communication (CAA Paris, 8 juin 2000, Commune de Charny et Mme Baldelli).

15 FICHE N 9 L a p u b l i c i t é d e s d é l i b é r a t i o n s e t l e c o n t r ô l e d e l é g a l i t é La publicité des actes pris par les collectivités locales est assurée, aux termes de l'article L du code général des collectivités locales (CGCT), par leur publication ou affichage. Ces mesures de publicité ou de notification conditionnent l'acquisition du caractère exécutoire des délibérations. Pour assurer la publicité des actes, la loi prévoit deux modes de publicité distincts mais de valeur égale : L'affichage au tableau : ce procédé s'entend par l'affichage au tableau du texte complet de la délibération ou de l'arrêté. Cet affichage ne doit pas être confondu avec l'affichage du compte-rendu de séance de l'article L du CGCT, qui ne conditionne aucunement le caractère exécutoire des délibérations (cf. fiche n 8). L'affichage doit être opéré dans un lieu aisément accessible au public à tout moment et à un emplacement qui doit être habituel, ordinaire, accoutumé, en pratique à la porte de la mairie. En l'absence de dispositions législatives et réglementaires contraignantes, il est recommandé que cet affichage soit maintenu pendant un délai de deux mois jusqu'à l'expiration du délai au terme duquel les administrés peuvent intenter un recours à l'encontre de l'acte. La publication au recueil des actes administratifs de la commune : obligatoire pour les communes de plus de habitants pour leurs actes réglementaires, facultative pour les autres, la publication au recueil s'entend, comme pour l'affichage, du texte complet de l'acte. Ce recueil doit être mis à la disposition du public et ce dernier doit être informé de cette mise à disposition (par affichage au tableau). A noter que selon les dispositions de l'article L du CGCT, le caractère exécutoire d'un arrêté municipal est subordonné à son affichage ou à sa publication -ou à sa notification s'agissant d'un acte individuel- et non à l'accomplissement des deux formalités (CE 21 mai 2008, req ; AJDA 2008) L'absence d'affichage et de publication n'a aucun effet sur la légalité de l'acte (CE 29 décembre 1926, Desgouilles). Cette absence a simplement pour effet, -dans le cas où l'affichage est la condition de l'entrée de vigueur de l'acte- que cet acte n'entre pas en vigueur et ne peut donc être exécuté.

16 La transmission au contrôle de légalité : Seuls certains des actes des collectivités locales sont soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'etat (cf. article L du CGCT et fiche d'information et d'identification des actes soumis à cette obligation publiée sur le site). La transmission au représentant de l'etat conditionne le caractère exécutoire de l'acte ; L'absence de transmission reporte le point de départ du délai contentieux. Pour la plupart des actes, la loi ne fixe pas de délai concernant cette transmission. Cependant, ce délai est fixé à 15 jours en ce qui concerne : - les décisions relatives au budget primitif et au compte administratif (articles L et L du CGCT) - les décisions individuelles (art. L du CGCT) - certaines conventions de marchés. Tous les actes (délibérations, arrêtés, contrats, conventions, marchés) doivent être accompagnés des pièces permettant d'apprécier leur légalité.