Formation tableur niveau 4 (Excel 2013)

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1 Formation tableur niveau 4 (Excel 2013) L objectif de cette formation est d utiliser des outils de manipulation du texte, des fonctions pour comparer des listes et des outils statistiques. Sommaire 1. Mettre le texte de cellules en majuscules Sélectionner une partie du texte d une cellule Modifier l affichage des valeurs dans un tableau croisé dynamique Comparer des textes Vérifier une formule Trouver un texte dans une cellule Comparer deux listes Réaliser des opérations sur une série de nombres Transformer du texte en nombre Compléter un tableau à partir d informations d un autre tableau Convertir des données Concaténer des éléments Réaliser des analyses statistiques Repérer les doublons dans une liste... 5 Ouvrir le fichier Total.xls (dans le dossier Base) > onglet Courriels 1. METTRE LE TEXTE DE CELLULES EN MAJUSCULES Problème : Vous disposez d une feuille avec une liste de propriétaires de maison d hôtes. Dans la colonne B, les noms de communes, à partir de la ligne ne sont pas saisis en majuscules. Comment le faire rapidement? Solution : Dans l onglet Courriels, insérer une colonne à droite de la colonne B En C4684, saisir : =MAJUSCULE(B4684) Recopier la formule jusqu à la fin de la colonne C (en C4776) Sélectionner les cellules C4684 à C4776 > recopier les valeurs 1 en B4684 à B4776 > supprimer la colonne C Il existe aussi, bien sûr, une fonction MINUSCULE. Dans le fichier Total.xls, cliquer sur l onglet Réponses Commencer par transformer la feuille en tableau : cliquer sur n importe quelle cellule du tableau > onglet ACCUEIL > dans la zone Style, cliquer sur Mettre sous forme de tableau > choisir un style de tableau à votre goût > cocher Mon tableau comporte des en-têtes > OK > sélectionner tout le tableau > dans l onglet ACCUEIL, dans la zone Cellules, cliquer sur Format > Largeur de colonne > Largeur de colonne : 10 > OK. 1 et non pas les formules (voir la formation tableur niveau 2). Excel2013_F4.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 2. SÉLECTIONNER UNE PARTIE DU TEXTE D UNE CELLULE Problème : Vous avez mené une enquête en ligne 2 auprès de propriétaires de maison d hôtes. Dans la colonne K, les répondants ont indiqué leur code postal. Mais vous souhaiteriez les regrouper par département, donc isoler les deux premiers chiffres du code postal. Solution : Dans l onglet Réponses, insérer une colonne à droite de la colonne K. En L1, saisir : Département. Sélectionner toute la colonne L > onglet ACCUEIL > dans la zone Nombre, cliquer sur la petite flèche en bas à droite > Catégorie : Standard > OK 3 En L2, saisir : =GAUCHE(K2;2), ce qui signifie «sélectionner les deux premiers caractères, en partant de la gauche, du texte de la cellule K2». Si nécessaire, recopier la formule vers le bas (jusqu en L461) La fonction GAUCHE ne fonctionne qu avec du texte. La colonne K, qui comporte les codes postaux, a été formatée en catégorie Texte pour cela. Il existe bien sûr aussi une fonction DROITE. 3. MODIFIER L AFFICHAGE DES VALEURS DANS UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Quel est le pourcentage de réponses de chaque département par rapport au nombre total de réponses? Solution : Onglet INSERTION > dans la zone Tableaux, cliquer sur Tableaux croisés dynamiques > cocher Nouvelle feuille de calcul > OK > dans le bandeau à droite, cocher Département > cliquer-glisser Département dans la zone Déposer champs de valeur ici > vérifier que, dans le bandeau de droite, en bas à droite, sous valeurs, apparaît bien Nombre de Départ (sinon clic sur la flèche à droite > Paramètres des champs de valeurs > onglet Synthèse des valeurs par > dans la liste déroulante, cliquer sur Nombre > OK) Clic droit sur une des cellules de la colonne Total du tableau croisé > Afficher les valeurs > % du total de la colonne 4. COMPARER DES TEXTES Problème : Comment vérifier que des textes sont exactement semblables? Solution : Créer une nouvelle feuille dans le classeur Total.xls En C1, saisir : TALLU > En C2, saisir : Tallu > En C3, saisir : TALLU En D2, saisir : =EXACT(C1;C2) résultat = FAUX En D3, saisir : =EXACT(C1;C3) résultat = VRAI La fonction EXACT compare deux textes et renvoie la valeur VRAI s ils sont identiques ou la valeur FAUX dans le cas contraire, en respectant la casse (majuscule et minuscule) 5. VÉRIFIER UNE FORMULE Problème : Comment repérer clairement les cellules liées à une cellule? Solution : Cliquer en D3 > dans l onglet FORMULES, dans la zone Vérifications de formules, cliquer sur Repérer les antécédents Dans la même zone, cliquer sur Supprimer les flèches Cliquer en C1 > dans la même zone, cliquer sur Repérer les dépendants Pour afficher, dans toutes les cellules d une feuille, les formules au lieu des résultats des formules : Ctrl+" 2 Pour savoir comment créer un questionnaire en ligne : 3 Cette manip permet que la formule qui va être saisie soit considérée comme une formule et non pas comme du texte. Excel2013_F4.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 6. TROUVER UN TEXTE DANS UNE CELLULE Problème : Dans l onglet Réponses, dans la colonne H, se trouvent les réponses à la question : «Aujourd hui quelles sont les raisons qui vous poussent à continuer à tenir une maison d hôtes?» Les répondants pouvaient cocher plusieurs réponses. Comment savoir combien de répondants ont coché telle ou telle réponse? Solution : Commençons par un exemple simple : dans la feuille créée au point 4, en C4, saisir : L > en D4, saisir : =TROUVE(C4;C3), ce qui signifie «trouver le texte contenu dans la cellule C4 dans la cellule C3 et indiquer à quelle position il se situe» le résultat en 3, car le premier L est en 3 e position dans le mot TALLU. En saisissant F en C4, le résultat en #VALEUR!, car la lettre F ne se trouve pas dans TALLU. Dans l onglet Réponses, insérer une colonne à droite de la colonne H En I1, saisir : Pour garder une activité En I2, saisir : =TROUVE(I$1;H2) > si nécessaire, recopier la formule vers le bas on voit que, lorsque dans la colonne H, figure le texte «Pour garder une activité», un 1 s affiche, sinon #VALEUR! Pour éviter de voir apparaître #VALEUR!, en I2, modifier la formule : =SIERREUR(TROUVE(I$1;H2);0) La fonction SIERREUR(formule;texte spécifié) renvoie le résultat d une formule ou, si celle-ci produit une erreur, elle renvoie le texte spécifié. Elle est bien utile pour éviter les messages d erreur comme #N/A, #VALEUR!, #REF!, #DIV/0!, #NOMBRE!, #NOM?, #NUL!. 7. COMPARER DEUX LISTES Problème : Vous voulez relancer les personnes qui n ont pas répondu à votre questionnaire en ligne. Mais vous ne voulez pas envoyer une relance à ceux qui vous ont déjà répondu. Il faut donc comparer l adresse électronique des répondants (onglet Réponses) et les adresses électroniques de toutes les personnes que vous avez contactées (onglet Courriels). Solution : Regarder la vidéo à l URL : Dans l onglet Réponses, trier la colonne N par ordre croissant > sélectionner les cellules N1 à N415 > copier Dans l onglet Courriels, cliquer en F1> coller uniquement les valeurs > si nécessaire, sélectionner F1:F415 > mettre sous forme de tableau (de couleur rouge) avec en-tête > cliquer en A1 > mettre sous forme de tableau (de couleur bleue) avec en-tête vous avez ainsi deux tableaux distincts Dans le tableau rouge, les adresses en F2 et F3 comporte un espace avant la première lettre > supprimer cet espace > trier à nouveau par ordre croissant vous constatez que seul le tableau rouge a été trié car les deux tableaux sont indépendants En D1, saisir : Réponse le tableau bleu s agrandit En D2, saisir : =RECHERCHEV(C2;F:F;1;FAUX), ce qui signifie : «rechercher exactement C2 dans la colonne F et afficher le contenu de la première colonne (soit le contenu de la colonne F» de nombreux message d erreur apparaissent. Ce sont tous ceux des personnes qui n ont pas répondu Pour éviter le message d erreur, remplacer la formule en D2 par : =SIERREUR(RECHERCHEV(C2;F:F;1;FAUX);"") toutes les cellules n affichant rien sont celles de personnes qui n ont pas répondu et que vous pouvez relancer. Excel2013_F4.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 8. RÉALISER DES OPÉRATIONS SUR UNE SÉRIE DE NOMBRES Problème : Dans l onglet Réponses, la colonne K indique l année de naissance des répondants. Mais vous voudriez connaître leur âge moyen sachant que le questionnaire a été administré en Solution : Dans l onglet Réponses, en P3 saisir : 2009 > copier P3 > sélectionner K2:K461 > dans l onglet ACCUEIL, dans la zone Presse-papiers, cliquer sur la flèche sous Coller > Collage spécial > cocher soustraction > OK les âges s affichent, mais sous la forme négative. Il faut donc les multiplier par 1 En P4 saisir : 1 > copier P4 > sélectionner K2:K461 > dans l onglet ACCUEIL, dans la zone Presse-papiers, cliquer sur la flèche sous Coller > Collage spécial > cocher Multiplication > OK Trier la colonne K par ordre décroissant > supprimer des cellules K2 à K13 qui affichent 2009 parce que le répondant n avait pas indiqué son année de naissance Pour calculer l âge moyen des répondants : dans l onglet CRÉATION, dans la zone Options de style de tableau, cocher Ligne des totaux > en K462, cliquer sur la flèche à droite de la cellule > Moyenne l âge moyen des répondants est de 51,7 ans 9. TRANSFORMER DU TEXTE EN NOMBRE Problème : Dans l onglet Réponses, la colonne M indique le département des répondants. Mais en fait, il s agit non pas de nombre, mais de texte. Comment le transformer en nombre? Solution : En P5 saisir : 1 > copier P5 > sélectionner M2:M461 > dans l onglet ACCUEIL, dans la zone Presse-papiers, cliquer sur la flèche sous Coller > Collage spécial > cocher Multiplication > OK les départements 01, 02, 03 sont devenus 1, 2,3 Trier la colonne M par ordre décroissant > supprimer des cellules M2 à M11 qui affichent #VALEUR parce que les répondants n avaient pas indiqué leur code postal Cette manip est utile lorsque l on récupère des données provenant d un autre format de fichier. 10. COMPLÉTER UN TABLEAU À PARTIR D INFORMATIONS D UN AUTRE TABLEAU Problème : Vous voudriez savoir à quelle région correspond chaque département en utilisant la liste dans l onglet Régions. Solution : Dans l onglet Réponses, insérer une colonne à droite de la colonne M > la nommer Régions En N12, commencer à saisir le début de la formule : =RECHERCHEV(M12; Cliquer sur l onglet Régions > sélectionner les colonnes A, B et C > compléter la formule : ;3;FAUX) > Entrée la formule finale est donc =RECHERCHEV(M12;Régions!A:C;3;FAUX) qui signifie «rechercher, dans la première colonne du tableau dans les colonnes A, B et C dans l onglet Régions, le contenu exact de la cellule M12 et afficher le contenu de la cellule de la troisième colonne (colonne C)» Si nécessaire, recopier la formule jusqu en N461 Excel2013_F4.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 11. CONVERTIR DES DONNÉES Problème : Dans la dernière colonne du tableau (onglet Réponses), les répondants ont indiqué leur adresse électronique. Vous voudriez savoir s ils ont investi dans un nom de domaine ou si leur nom de domaine est celui d un fournisseur de messagerie (Hotmail, Gmail, Free, Caramail, Orange ). Solution : Dans l onglet Réponses, sélectionner O2:O461 Onglet DONNÉES > dans la zone Outils de données, cliquer sur Convertir > Type de données d origine : Délimité > Suivant > Séparateurs : cocher Autres > saisir dans la zone de saisie à droite > Suivant > Terminer les adresses électroniques ont disparu, mais dans la colonne O se trouve la première partie de l adresse et dans la colonne P, le nom de domaine. NB Il est aussi possible de séparer le contenu de cellules au niveau d une virgule ou d un espace, par exemple si les nom et prénom de personnes sont saisis dans une même cellule. 12. CONCATÉNER DES ÉLÉMENTS Problème : De même que l on vient de séparer le contenu d une cellule, il est possible de réunir le contenu de plusieurs cellules. Solution : Créer une nouvelle feuille dans le classeur Total.xls Saisir les données suivantes : En D1 saisir la formule : =A1&" "&B1&" "&C1 (avec à chaque fois un espace entre les guillemets) Il est possible de combiner des cellules contenant du texte et d autres contenant des nombres 13. RÉALISER DES ANALYSES STATISTIQUES Problème : Dans onglet Réponses, dans la colonne C, les répondants ont indiqué le nombre de chambres de leur maison d hôtes. Comment réaliser rapidement des statistiques sur cette colonne? Solution : Il faut d abord installer l utilitaire d analyse : onglet FICHIER > Options > dans la bandeau à gauche, Compléments > en bas, à droite de Gérer, dans la liste déroulante, choisir Compléments Excel > pavé Atteindre > cocher Analysis Toolpack (ou Utilitaire d analyse) > OK Dans l onglet DONNÉES, dans la zone Analyse, cliquer sur Utilitaire d analyse > Statistiques descriptives > OK > Plage d entrée : C2:C461 > cocher Rapport détaillé > OK dans une nouvelle feuille, treize données statistiques apparaissent NB L utilitaire d analyse permet de nombreuses analyses statistiques 14. REPÉRER LES DOUBLONS DANS UNE LISTE Problème : Comment voir si, dans une liste, il existe des doublons? Solution : Dans l onglet Courriels, sélectionner la colonne B > dans l onglet ACCUEIL, dans la zone Style, cliquer sur Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Valeurs en double > OK Excel2013_F4.docx 5 / 5 Y. CINOTTI