Documentation TURBO Suite Entreprise v.2

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1 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2

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3 Table des matières SOMMAIRE... 1 Généralités... 3 Généralités... 3 L'interface - les éléments de votre écran... 4 Zones de l'écran... 4 Éléments d'interface... 4 Les fonctions permanentes... 7 Fonctions communes à tout le logiciel... 7 Fonctions communes à tous les tableaux... 7 Fonctions communes à toutes les fenêtres de saisie... 7 Impression... 9 Configurer l'impression... 9 Aperçu... 9 Impression... 9 LA SÉCURITÉ AVEC LA SUITE ENTREPRISE v Recommandation concernant le mot de passe Recommandation concernant la protection de l'ordinateur Accueil Accueil Paramétrage général Paramétrage Général Paramétrage des chemins Paramétrage du module Relevé Autres modules Gestion des profils Créer un profil Modifier un profil Supprimer un profil Paramétrage Changer de profil utilisateur Utilitaires intégrés Déverrouillage Réorganisation Réinitialisation des comptes bancaires Société Gestion des Sociétés et Comptes bancaires Domiciliation - gestion des sociétés Créer une société Modifier une société Supprimer une société Imprimer Comptes bancaires en Euros (France) Créer un compte Modifier un compte bancaire Supprimer un compte Imprimer Paramétrer une opération par défaut Comptes bancaires en devises Créer un compte en devises Modifier un compte bancaire en devises Supprimer un compte Imprimer Paramétrer une opération par défaut Portefeuille Gestion du portefeuille iii

4 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Clients Créer un client/compte Modifier un client/compte Supprimer un client Supprimer un compte Créer un effet pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs clients Copier un client vers une autre société Imprimer Effets en stock Effets arrivant à échéance Créer un effet Modifier un effet Supprimer un effet Préparer une remise Rechercher des effets Imprimer Creer une remise d'effets Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Portefeuille) Suivre les encours par client Suivre les encours par compte bancaire Imprimer Historique (Portefeuille) Corriger une remise Supprimer une remise Imprimer Virement Gestion des virements Bénéficiaires Créer un bénéficiaire/compte Modifier un bénéficiaire/compte Supprimer un bénéficiaire Supprimer un compte Créer un virement pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires Copier un bénéficiaire vers une autre société Imprimer Groupes de bénéficiaires Créer un groupe de bénéficiaires Supprimer un groupe de bénéficiaires Ajouter un bénéficiaire à un groupe Modifier un bénéficiaire d'un groupe Supprimer un bénéficiaire d'un groupe Mettre à jour les montants Rechercher un bénéficiaire Imprimer Virements en attente Virements arrivant à exécution Créer un virement Modifier un virement Supprimer un virement Préparer une remise Rechercher des virements Imprimer Virements groupés iv

5 Table des matières Modifier un montant Sélectionner des virements Supprimer un virement de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de virements Rechercher des virements Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Virement) Suivre les encours par bénéficiaire/groupe Imprimer Historique (Virement) Corriger une remise Supprimer une remise Lettre d'accompagnement Imprimer Virement européen Gestion des virements européens Bénéficiaires européens Créer un bénéficiaire/compte Modifier un bénéficiaire/compte Supprimer un bénéficiaire européen Supprimer un compte Créer un virement européen pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires européens Copier un bénéficiaire européen vers une autre société Imprimer Groupes de bénéficiaires européens Créer un groupe de bénéficiaires européens Supprimer un groupe de bénéficiaires européens Ajouter un bénéficiaire européen à un groupe Modifier un bénéficiaire européen d'un groupe Supprimer un bénéficiaire européen d'un groupe Mettre à jour les montants Rechercher un bénéficiaire européen Imprimer Banques Créer une banque Modifier une banque Supprimer une banque Liste des banques Imprimer Virements européens en attente Virements européens arrivant à exécution Créer un virement européen Modifier un virement européen Supprimer un virement européen Préparer une remise Rechercher des virements européens Imprimer Virements européens groupés Modifier un montant Sélectionner des virements Supprimer un virement de la remise Créer la remise Imprimer v

6 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Créer une remise de virements européens Rechercher des virements Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Virement européen) Suivre les encours par bénéficiaire/groupe Imprimer Historique (Virement européen) Corriger une remise Supprimer une remise Lettre d'accompagnement Imprimer Virement international Gestion des virements internationaux Bénéficiaires internationaux Créer un bénéficiaire/compte Modifier un bénéficiaire/compte Supprimer un bénéficiaire international Supprimer un compte Créer un virement international pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires internationaux Copier un bénéficiaire international vers une autre société Imprimer Groupes de bénéficiaires internationaux Créer un groupe de bénéficiaires internationaux Supprimer un groupe de bénéficiaires internationaux Ajouter un bénéficiaire international à un groupe Modifier un bénéficiaire international d'un groupe Supprimer un bénéficiaire international d'un groupe Rechercher un bénéficiaire international Imprimer Banques internationales Créer une banque Modifier une banque Supprimer une banque Liste des banques Imprimer Pays et devises Créer un pays / une devise Modifier un pays / une devise Supprimer un pays / une devise Imprimer Virements internationaux en attente Virements internationaux arrivant à exécution Créer un virement international Modifier un virement international Supprimer un virement international Préparer une remise Rechercher des virements internationaux Imprimer Virements internationaux groupés Modifier un montant Sélectionner des virements Supprimer un virement de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de virements internationaux vi

7 Table des matières Rechercher des virements Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Virement international) Suivre les encours par bénéficiaire/groupe Imprimer Historique (Virement international) Corriger une remise Supprimer une remise Lettres d'accompagnement Imprimer Virement SEPA Gestion des virements SEPA Bénéficiaires de Virements SEPA Créer un bénéficiaire/compte Modifier un bénéficiaire/compte Supprimer un bénéficiaire Supprimer un compte Créer un virement SEPA pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires Copier un bénéficiaire vers une autre société Imprimer Groupes de bénéficiaires de virements SEPA Créer un groupe de bénéficiaires Supprimer un groupe de bénéficiaires Ajouter un bénéficiaire à un groupe Modifier un bénéficiaire d'un groupe Supprimer un bénéficiaire d'un groupe Rechercher un bénéficiaire Imprimer Banques Créer une banque Modifier une banque Supprimer une banque Liste des banques Imprimer Virements SEPA en attente Virements SEPA arrivant à exécution Créer un virement SEPA Modifier un virement SEPA Supprimer un virement SEPA Préparer une remise Rechercher des virements SEPA Imprimer Virements SEPA groupés Modifier un montant Sélectionner des virements Supprimer un virement de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de virements SEPA Rechercher des virements Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Virement SEPA) Suivre les encours par bénéficiaire/groupe vii

8 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Imprimer Historique (virement SEPA) Corriger une remise Supprimer une remise Lettre d'accompagnement Imprimer Prélèvement SEPA Gestion des prélèvements SEPA Destinataires Créer un destinataire/compte Modifier un destinataire/compte Supprimer un destinataire Supprimer un compte Créer un prélèvement pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs destinataires Copier un destinataire vers une autre société Imprimer Groupes de destinataires Créer un groupe de destinataires Supprimer un groupe de destinataires Ajouter un destinataire à un groupe Modifier un destinataire d'un groupe Supprimer un destinataire d'un groupe Mettre à jour les montants Rechercher un destinataire Imprimer Banques Créer une banque Modifier une banque Supprimer une banque Liste des banques Imprimer Prélèvements SEPA en attente Prélèvements arrivant à exécution Prélèvements automatiques arrivant à leur terme Créer un prélèvement SEPA Modifier un prélèvement SEPA Supprimer un prélèvement Préparer une remise Rechercher des prélèvements SEPA Imprimer Génération automatique Sélectionner des prélèvements Génération automatique au démarrage Supprimer un prélèvement de la remise Créer la remise Imprimer Prélèvements SEPA groupés Modifier un montant Sélectionner des prélèvements Supprimer un prélèvement de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de prélèvement SEPA Rechercher des Prélèvements SEPA Préparer la remise Créer la remise Imprimer viii

9 Table des matières Encours (Prélèvement) Suivre les encours par destinataire/groupe Imprimer Historique (Prélèvement) Corriger une remise Supprimer une remise Lettre d'accompagnement Imprimer Gestion des mandats MT Gestion des MT101 (SWIFT) Bénéficiaires internationaux Créer un bénéficiaire/compte Modifier un bénéficiaire/compte Supprimer un bénéficiaire international Supprimer un compte Créer un MT101 pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires internationaux Copier un bénéficiaire international vers une autre société Imprimer Groupes de bénéficiaires internationaux Créer un groupe de bénéficiaires internationaux Supprimer un groupe de bénéficiaires internationaux Ajouter un bénéficiaire international à un groupe Modifier un bénéficiaire international d'un groupe Supprimer un bénéficiaire international d'un groupe Rechercher un bénéficiaire international Imprimer Banques internationales Créer une banque Modifier une banque Supprimer une banque Liste des banques Imprimer Pays et devises Créer un pays / une devise Modifier un pays / une devise Supprimer un pays / une devise Imprimer MT101 en attente MT101 arrivant à exécution Créer un MT Modifier un MT Supprimer un MT Préparer une remise Rechercher des MT Imprimer MT101 groupés Modifier un montant Sélectionner des MT Supprimer un MT101 de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de MT Rechercher des MT Préparer la remise Créer la remise Imprimer ix

10 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Encours (MT101) Suivre les encours par bénéficiaire/groupe Imprimer Historique (MT101) Corriger une remise Supprimer une remise Lettres d'accompagnement Imprimer Prélèvement Gestion des prélèvements Destinataires Créer un destinataire/compte Modifier un destinataire/compte Supprimer un destinataire Supprimer un compte Créer un prélèvement pré-renseigné Rechercher un ou plusieurs destinataires Copier un destinataire vers une autre société Imprimer Groupes de destinataires Créer un groupe de destinataires Supprimer un groupe de destinataires Ajouter un destinataire à un groupe Modifier un destinataire d'un groupe Supprimer un destinataire d'un groupe Mettre à jour les montants Rechercher un destinataire Imprimer Prélèvements en attente Prélèvements arrivant à exécution Prélèvements automatiques arrivant à leur terme Créer un prélèvement Modifier un prélèvement Supprimer un prélèvement Préparer une remise Rechercher des prélèvements Imprimer Génération automatique Sélectionner des prélèvements Génération automatique au démarrage Supprimer un prélèvement de la remise Créer la remise Imprimer Prélèvements groupés Modifier un montant Sélectionner des prélèvements Supprimer un prélèvement de la remise Créer la remise Imprimer Créer une remise de prélèvements Rechercher des prélèvements Préparer la remise Créer la remise Imprimer Encours (Prélèvement) Suivre les encours par destinataire/groupe Imprimer Historique (Prélèvement) x

11 Table des matières Corriger une remise Supprimer une remise Lettre d'accompagnement Imprimer Relevé Gestion de la trésorerie Fichiers a intégrer Comment récupérer ses informations Connexion aux serveurs bancaires Intégration des extraits de compte reçus et des relevés de LCR à payer Supprimer un extrait Initialisation des comptes bancaires Imprimer Relevés Visualisation globale des extraits de compte reçus pour le compte sélectionné Recherche Impression Écritures Consulter des écritures Rechercher des écritures Créer une écriture Modifier une écriture Supprimer une écriture Déplacer une écriture Imprimer Informations complémentaires Consultation des informations Supprimer un fichier Impression Réponse aux LCR à payer Modifier un relevé Supprimer un relevé Créer la remise Imprimer Tableau de trésorerie Sélection Consolidation Détail Évolution des soldes et Graphique Quotas Imprimer Tableau de trésorerie - Consolidation Sélection Modifier le cours des devises Évolution des soldes et Graphique Imprimer Tableau de trésorerie - Graphique Tableau de trésorerie détaillé Organisation du tableau Imprimer Transmission Transmission des remises Paramétrage de la communication Communication ETEBAC Communication EBICS Gestion des fichiers de remise avant télétransmission Gestion des fichiers de remise après télétransmission Gestion des fichiers retour après télétransmission xi

12 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Général Validation de la télétransmission Paramétrage Internet Boîte d'envoi Envoyer/Tout envoyer Intégrer en prévisionnel Supprimer un fichier Imprimer Ebics Serveurs Créer un serveur Modifier un serveur Supprimer un serveur Imprimer Opérations Lancer une opération Créer une opération Modifier une opération Supprimer une opération Imprimer Scénarios Lancer un scénario Créer un scénario Programmer un scénario Modifier un scénario Supprimer un scénario Imprimer Journal des connexions Suppression d'une journée Imprimer Parapheur Le Module Parapheur Gestion du Parapheur Parametrer les profils Parametrer les services Actions possibles Les modes de signature d'un service Problemes liés au parapheur Trésorerie Trésorerie Rapprochement Paramétrer le rapprochement bancaire Création d'une règle : Effectuer un rapprochement : VIREMENT D'ÉQUILIBRAGE Effectuer des virements d'équilibrage : Groupe de compte Créer les groupes de compte Placement d'excédent Paramétrer les placements d'excédent de trésorerie Paramétrage de l'intégration des écritures comptables Paramétrer l'intégration des écritures comptables Intégration des écritures comptables Lancer l'intégration d'un fichier d'écritures comptables Suite Entreprise Mobile Suite Entreprise mobile Utilitaires Utilitaires xii

13 Table des matières Conversion des bénéficiaires Conversion des destinataires Conversion des opérations bancaires Conversion des sociétés en bénéficiaires (virement compte à compte) Conversion des virements CFONB 160 en virements SEPA Importation et exportation Importation Exportation Fichiers d'import/export Sauvegarde et restauration Quelle différence entre Point de restauration et Délai de sauvegarde? Lancement d'une sauvegarde Lancement d'une restauration Lettres d'accompagnement Fusionner Créer ou modifier une lettre d'accompagnement Envoi de lettres d'accompagnement par mail Qu'est ce que le 328 La marche à suivre Configuration de 328 Sirénisation du portefeuille Création/modification de client Suivez la solvabilité de vos clients (onglet Clients) Suivre l'évolution du risque de vos encours client (onglet Encours) L'indice pondéré (onglet Gestion du risque client) Soyez alerté lors de tout changement d'appréciation Gérer votre risque de manière proactive Le 337 Turbo Maintenance * Les étapes de la mise à jour Page d'accueil Turbo update (mise à jour) * Conversion des bases Saisie des répertoires Conversion des bases Index xiii

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15 SOMMAIRE Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 dispose de fonctionnalités diverses sous forme d'outils disponibles à partir de la page d'accueil. Généralités Accueil Société Portefeuille Prélèvement Virement Virement européen Virement international Virements SEPA Prélèvement SEPA Relevé Trésorerie Transmission Parapheur Utilitaires 1

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17 GENERALITES GENERALITES L'interface Les fonctions permanentes Impression La sécurité avec la Suite Entreprise v.2 3

18 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 L'INTERFACE - LES ELEMENTS DE VOTRE ECRAN - Tous Modules - Zones de l'écran 1 : Menu 2 : Barre d'outils 3 : Barre d'informations 4 : Boutons d'accès aux modules 5 : Liste des onglets du module sélectionné en 4 6 : Liste des éléments correspondant à l'onglet sélectionné en 5 7 : Détail de l'élément sélectionné dans la liste 6 Éléments d'interface Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 comporte des éléments communs à tous les écrans. Ces éléments (ou objets) correspondent à un fonctionnement bien précis. Onglet Bouton de commande Barre de défilement Permet de passer rapidement d'un écran à l'autre de chaque module Permet de lancer ou valider une action relative à l'écran. Permet de visualiser les informations cachées dans les parties non visibles de l'écran. Présente sur les 4

19 Généralités Bouton d'option Case à cocher Liste déroulante / Combo Menu contextuel Tableaux ou les Aperçus avant impression notamment. Permet de choisir une option retenue parmi les options proposées. Choix exclusif (une seule option obligatoire). Permet de choisir une ou plusieurs options retenues parmi les options proposées. Choix inclusif (plusieurs options facultatives). Liste contenant les différents choix possibles au moment du clic sur la flèche de droite. Le choix s'effectue en cliquant sur l'élément retenu. Certaines combos peuvent être saisissables au clavier. Accessible à partir : du clic droit de la souris sur les tableaux, il propose générale ment des fonctionn alités égalemen t proposée s par la barre d'outils ou les boutons de command e de la page du clic gauche 5

20 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 sur les flèches de certains boutons de la barre d'outils (Nouveau, Aperçu...), il propose un choix détaillé de la fonctionn alité. 6

21 Généralités LES FONCTIONS PERMANENTES - Tous Modules - Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 comporte des fonctions permanentes pour vous permettre une utilisation simple et rapide. Fonctions communes à tout le logiciel Aide en ligne Accessible à partir de la touche F1, du bouton? de la barre d'outils ou du menu?, cette fonction permet d'afficher une aide contextuelle à l'écran. Version du logiciel Le numéro de version du logiciel est accessible dans l'écran A Propos de... disponible dans le menu?. Le numéro de version de la dernière mise à jour installée est disponible sur la page d'accueil. Fonctions communes à tous les tableaux Tri par colonne Pour trier les informations d'un tableau suivant la colonne, cliquez sur l'entête de la colonne. Pour obtenir un tri inverse, cliquez une nouvelle fois sur l'entête. Le tri est pris en compte pour les impressions. Redimensionnement des colonnes Les colonnes peuvent être agrandies ou réduites. Placez le curseur sur la délimitation de la colonne concernée, cliquez en laissant le bouton de la souris enfoncé puis déplacez le curseur. Affichage complet du contenu d'une colonne Pour afficher le contenu complet d'une cellule d'un tableau, placez le curseur de la souris sur celle-ci pendant 1 seconde. Une info-bulle apparaît contenant le libellé complet. Vous pouvez également redimensionner toute la colonne en fonction du libellé le plus long contenu dans celle-ci. Placez le curseur sur la délimitation de la colonne concernée et double-cliquez. Déplacement d'une colonne Certaines colonnes peuvent être déplacées. Cliquez dans l'entête de la colonne à déplacer en maintenant le bouton de la souris enfoncé et déplacez le curseur jusqu'à l'endroit désiré dans la barre d'entête du tableau. Menu contextuel Dans certains tableaux, un menu contextuel peut être affiché en utilisant le clic droit de la souris quand le curseur pointe sur une ligne du tableau. Ce menu comporte les choix correspondants aux boutons de la barre d'outils de l'écran. Touches de déplacement Les touches HAUT et BAS permettent le passage d'une ligne à une autre dans un tableau. Fonctions communes à toutes les fenêtres de saisie Saisie en caractères Majuscules La saisie peut être faite en minuscules ou majuscules : le logiciel traduit automatiquement en majuscules pour des raisons d'échanges interbancaires (sauf exception comme les par exemple). Touches de déplacement Les touches TABULATION (TAB) ou ENTREE permettent le déplacement d'un champ de saisie à l'autre. La touche ENTREE valide les boutons de commande (équivaut au clic gauche de la souris). Touche F8 La touche F8 permet de mémoriser la valeur d'un champ de saisie lors du clic sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU dans certaines fenêtre de saisie (virement, prélèvement, effet...). Pour verrouiller un champ, placer le curseur dans la zone de saisie et presser la touche F8. Le champ devient jaune. Faire la même opération pour le déverrouiller. 7

22 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 - Cette fonctionnalité permet la saisie en masse de virements/prélèvements/effets. Un champ verrouillé reste modifiable. - Certains champs comme le montant ou la référence peuvent également être conservés lors de la modification du code bénéficiaire/destinataire/client grâce à cette touche. - Le verrouillage de certains champs entraîne le verrouillage automatique de champs associés (par exemple, le verrouillage du code bénéficiaire entraîne le verrouillage de tous les champs relatifs au bénéficiaire). 8

23 Généralités IMPRESSION - Tous Modules - Configurer l'impression Dans le Menu Fichier, choisissez Configuration Impression. Une fenêtre s'affiche vous permettant de choisir l'imprimante qui sera utilisée par défaut pour toutes les éditions de la Suite Entreprise v.2. Le nom de l'imprimante est mémorisé après fermeture du logiciel. Si l'imprimante choisie n'est pas disponible, c'est l'imprimante paramétrée par défaut sur le poste qui sera utilisée et de nouveau mémorisée. Les données Zone d'impression et copies ne sont pas conservées en mémoire et sont remises par défaut à "Tout" et "1" à chaque impression. Aperçu Le bouton APERÇU de la barre d'outils vous permet de visualiser les éléments sélectionnés avant une impression. Sauf exception, le bouton propose un menu contextuel à l'utilisateur pour lui permettre de visualiser au choix : La liste des éléments de la liste en haut à droite de l'écran Le détail de l'élément sélectionné dans la liste et visible en bas à droite de l'écran Imprimer l'aperçu. La fenêtre de paramétrage de l'imprimante s'affiche avant toute impression pour vous permettre de changer les paramètres pour cette impression uniquement. Sauvegarder l'aperçu aux formats PDF, XLS, DOC et RTF. Naviguer dans les pages. Combo Zoomer et dézoomer. Impression Le bouton IMPRIMER de la barre d'outils vous permet d'imprimer sans passer par l'aperçu les éléments sélectionnés. Sauf exception, le bouton propose un menu contextuel à l'utilisateur pour lui permettre d'imprimer au choix : La liste des éléments de la liste en haut à droite de l'écran ou 9

24 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Le détail de l'élément sélectionné dans la liste et visible en bas à droite de l'écran La fenêtre de paramétrage de l'imprimante s'affiche avant toute impression pour vous permettre de changer les paramètres d'impression. 10

25 Généralités LA SÉCURITÉ AVEC LA SUITE ENTREPRISE V.2 - Tous Modules - Recommandation concernant le mot de passe Il est recommandé d'utiliser un mot de passe constitué de 8 à 12 caractères qui doivent être des lettres (*) et des chiffres, à l'exclusion des caractères accentués et de tout autre symbole, comprendre au moins un chiffre, et au moins une lettre. (*) Les majuscules et minuscules sont considérées comme des caractères différents. Recommandation concernant la protection de l'ordinateur Protégez votre ordinateur contre les virus en utilisant un antivirus régulièrement mis à jour Protégez votre connexion à Internet en utilisant un pare-feu (ou firewall) qui ne laissera accéder à Internet que les programmes autorisés Mettez régulièrement à jour votre système d'exploitation comme peut vous l'inciter à le faire votre ordinateur Pour plus d'informations, consultez le site des pouvoirs publics 11

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27 ACCUEIL ACCUEIL Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 dispose de fonctionnalités diverses sous forme d'outils disponibles à partir de la page d'accueil. Paramétrage général Gestion des profils Utilitaires intégrés 13

28 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRAGE GENERAL - Module Accueil - Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 doit être paramétré et personnalisé avant l'utilisation. Cette opération vous permet de configurer vos choix par défaut pour de nombreuses fonctions. A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix PARAMETRAGE GENERAL dans le menu Paramétrage et la barre d'outils. Paramétrage Général Si la gestion des profils est activée et qu'un profil administrateur a choisi cette option dans la Gestion des Profils, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les profils non administrateur Durée historique Définit la durée pendant laquelle les informations sont conservées dans la base de données. Cela concerne l'ensemble des modules. Par défaut : 999 jours. Délai pour sauvegarde Délai souhaité entre deux rappels de sauvegarde. Par défaut : 30 jours. Sauvegardez régulièrement vos données. Personne n'est à l'abri d'un problème technique. Délai de rappel 14

29 Accueil A chaque lancement de module, le logiciel vous indiquera s'il existe des opérations dont la date d'exécution (ou d'échéance) arrive dans la limite de ce délai. Par défaut : 10 jours. Édition simplifiée Si cette option est active, le bordereau de remise sera réduit (il ne comportera pas l'ensemble des informations). Par défaut, option non active. Affichage d'un équivalent en Francs Si cette option est active, un équivalent en Francs des sommes en Euros sera présent dans les éditions. Par défaut, option active. Tri des bordereaux de remise Définit la colonne de référence et la colonne secondaire, ainsi que l'ordre de tri (croissant/décroissant) pour trier les éditions de bordereaux de remises émise à partir des onglets "en attente", de virements/prélèvements groupés et des historiques. Trois choix de colonnes sont disponibles : montant, raison sociale, date d'exécution/echéance (si applicable à l'édition). TurboUpdate - Téléchargement automatique des mises à jour Si cette option est active, la dernière mise à jour du logiciel sera automatiquement téléchargée dès sa mise à disposition. Un message préviendra l'utilisateur pour lui indiquer que la mise à jour est prête à être installée. Sauvegarde et Restauration - Création d'un point de restauration Cette option permet de saisir un répertoire dans lequel sont sauvegardées les bases de données et les paramètres de l'application (par profil) à chaque fois que l'utilisateur quitte l'application. Il est créé un fichier par jour où l'utilisateur se connecte qui sont conservés pendant 6 autres jours de connexion. Envoi de mails Cette option permet de choisir le programme de messagerie utilisé pour l'envoi d' s (lettres d'accompagnement). Paramétrage des chemins Indiquez le chemin complet du répertoire de stockage en le tapant au clavier ou en utilisant les fenêtres de dialogue qui s'affichent en cliquant sur le bouton à droite du champ de saisie. Stockage des remises en attente La modification des chemins n'est pas possible si la gestion des profils est activée. Elle doit être effectuée dans le module de gestion de profils par un utilisateur ayant les droits administrateur. Indiquez le répertoire où seront stockées vos remises de virements, prélèvements... Réception des fichiers de données Indiquez le répertoire où seront stockés les fichiers d'informations en provenance de vos banques et notamment les fichiers de relevés de comptes. Accès aux bases de données Indiquez le répertoire où seront stockées les bases de données nécessaires au fonctionnement du logiciel. Transmission aux banques Choisissez le type de transmission retenu en indiquant le chemin d'accès au logiciel de télétransmission (de type.exe) ou à la disquette (de type "A:", "B:", "W:", etc.). Vous pouvez aussi visualiser/modifier le nom du scénario par défaut qui sera lancé dans le module de Transmission. Société par défaut Choisissez ici, si vous désirez activer cette option, la société qui sera sélectionnée par défaut lors du lancement du logiciel. La liste des société est mise à jour en fonction du chemin des bases saisi au dessus. 15

30 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Paramétrage du module Relevé Intégration automatique Si cette option est active, les informations en provenance de vos banques sont automatiquement intégrées à votre base de données au lancement du logiciel sans aucune intervention de votre part. Édition automatique (uniquement si Intégration automatique cochée) Si cette option est active, les relevés seront automatiquement édités à chaque intégration automatique. Forçage autorisé de l'intégration Si cette option est active, vous aurez la possibilité de forcer l'intégration de vos relevés en cas d'erreur. Cette option est à utiliser avec précaution. Édition du rapport d'intégration Si cette option est active, un rapport d'intégration des relevés est édité pour chaque fichier intégré. Affichage des libellés complémentaires Si cette option est active, les libellés complémentaires seront affichés dans les éditions. Édition des extraits vides (pour l'edition automatique et les Informations complémentaires) Si cette option est désactivée, seuls les extraits contenant au moins une écriture seront édités. Écritures prévisionnelles Les écritures prévisionnelles peuvent être supprimées de manière automatique à J+1. Sinon, vous devrez supprimer manuellement les opérations qui sont réalisées. Création d'écritures par type détaillé ou groupé Lors de la création d'une écriture, prévisionnelle ou non, vous devez lui attribuer un type choisi parmi dans liste déroulante. Si vous désirez obtenir la liste détaillée de tous les types disponibles, sélectionnez "par type détaillé". 16

31 Accueil Pour limiter le choix à une liste plus générale, reprise dans les tableaux de trésorerie, sélectionnez "par type groupé". Un type détaillé par défaut sera attribué en fonction du type groupé choisi. Intégration des remises en prévisionnel Lors de l'envoi de vos remises, vous pouvez créer les écritures correspondantes en prévisionnel dans le module de gestion de trésorerie. Deux modes sont disponibles : - l'intégration des remises manuelle : un bouton est disponible dans l'onglet Boite d'envoi du module Transmission et permet d'intégrer un remise à tout moment - l'intégration automatique : se fait lors de l'envoi de la remise. L'intégration d'une remise se fait via une fenêtre dédiée qui vous permet de modifier chacune des écritures avant de les enregistrer. Vous pouvez afficher ou non cette fenêtre pour les remises qui ne peuvent pas être intégrées (type non reconnu, manque d'informations...) grâce à la case à cocher "Afficher les remises non intégrables". Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, voir Boite d'envoi - Intégrer des remises en prévisionnel. Autres modules Portefeuille - Saisie adresse obligatoire Elle permet l'identification du Client. Ces éléments sont le plus souvent obligatoires, en particulier lors d'une cession de créance (Loi Dailly). Prélèvements - Génération automatique au démarrage Cette option permet de déclencher automatiquement la création des prochains prélèvements à réaliser dès le lancement du module. Prélèvements - Délai de rappel pour les prélèvements automatiques arrivant à leur terme A chaque lancement de module, le logiciel vous indiquera s'il existe des prélèvements automatiques qui arrivent à leur terme dans la limite de ce délai ou des prélèvements automatiques qui sont déjà terminés. Par défaut : 90 jours. 17

32 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Transmission - Edition détaillée du fichier Vous pouvez spécifier ici la forme utilisée pour les éditions des fichiers dans les onglets "Boite d'envoi" et "Opérations" du module Transmission : - option non activée (édition résumée) : seul le récapitulatif avec le montant global est édité - option activée (édition détaillée) : contient en plus le détail de chaque écriture Virements européens - Montant Saisissez ici le montant maximum en Euros des virements européens créés avec le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2. Virements internationaux - Informations complémentaires Saisissez ici les informations complémentaires qui seront saisies par défaut lors de la création d'un virement international ou d'un virement européen (pour le code économique uniquement). Ces données seront également utilisées par défaut pour les virements internationaux/européens groupés. Paramétrage du module SEPA L'affichage des donneurs d'ordre initiaux permet de faire apparaitre les notions d'ultimate Creditor et d'ultimate Debtor lors des opérations réalisées pour le compte d'un tiers Module Virement SEPA Par défaut, les fichiers de virement SEPA sont générés en SCT V3, il est possible via cette option de générer du SCT V4. La conversion automatique de fichiers CFONB 160 et 320 permet de remplacer la méthode manuelle de conversion lors de l'ajout de fichiers de ce type dans la suite. Module prélèvement SEPA 18

33 Accueil Le délai de rappel avant l'expiration du mandat permet de configurer l'apparition de l'alerte indiquant qu'un mandat arrive à expiration. Les paramètres de génération de la Référence Unique du Mandat sont personnalisables en sélectionnant l'entrée "Personnalisé" puis en cliquant sur "Paramétrage". Le détail de ces écrans sont disponibles dans la Rubrique Utilitaires > Conversion La Date de fin de migration indique à partir de quelle date il n'est plus nécessaire d'ajouter la mention '++' devant les références de mandat issus de conversion En cas de nouveau compte détecté sur un destinataire existant, l'outil de conversion à la volée se comporte comme suit : 1- Ajouter le compte (si RUM non-utilisée) : un nouveau compte sera ajouté au destinataire existant, et une nouvelle RUM sera créée en fonction des règles de création de RUM 2- Mettre à jour le compte : l'outil de conversion réutilisera la RUM précédemment créée sur le nouveau compte détecté. Les amendements adéquats seront automatiquement déclenchés au niveau de la remise et du cycle de vie du mandat. Rapport de conversion Il est laissé à la possibilité de l'utilisateur de désactiver l'affichage du rapport de conversion en décochant la case. Contrôle validité BBAN/IBAN Le contrôle de validité RIB/IBAN avant envoi est facultatif et peut être activé ou non par l'utilisateur. Lorsque celui ci est actif, il est possible de choisir le comportement à adopter avec le fichier en cas d'erreur. Trois choix s'offrent à l'utilisateur : Poser la question permet de traiter les cas au cas par cas Stopper l'envoi permet d'interrompre l'envoi en cours Envoyer les fichiers corrects permet de poursuivre la transmission pour les fichiers valides Correction BIC-IBAN La correction BIC IBAN peut être automatisée via cette section, les corrections seront alors automatiques. Il est également possible d'activer un deuxième niveau de contrôle lors de la création de la remise. Conversion Camt 54 -> CFONB 240 : La conversion des fichiers de retour peut également être automatisée. En cas de conversion, il est possible de désactiver le renommage du fichier en ".BAK" après son traitement. 19

34 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 20

35 Accueil GESTION DES PROFILS - Module Accueil - A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix GESTION DES PROFILS et CHANGEMENT DE PROFIL UTILISATEUR dans le menu Utilitaires. La fonctionnalité "Gestion de profils" vous permet de paramétrer et d'activer des profils utilisateurs pour le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2. Une fois la gestion des profils activée, tout utilisateur devra s'identifier au lancement du logiciel par son nom et son mot de passe. Les profils sont listés dans un tableau récapitulatif. Pour chaque profil utilisateur vous pouvez paramétrer les droits d'accès aux modules du logiciel ainsi que les chemins d'accès aux bases de données et aux fichiers des remises. La mise en place de mots de passe est également proposée. Le premier profil créé détient les "droits administrateur" qui lui permettront de gérer les profils par la suite. Le module de gestion des profils est inaccessible aux profils ne détenant pas ces droits. Si vous le désirez vous pouvez créer plusieurs profils avec droits administrateur. Seuls les profils avec droits administrateur sont habilités à créer, modifier ou supprimer les profils. Créer un profil 1. Cliquez sur le bouton AJOUTER pour créer un nouveau profil. 2. Saisissez un nom pour le profil ainsi qu'un mot de passe (facultatif sauf si la case "Droits gestionnaire du risque est cochée"). 3. Indiquez les chemins d'accès aux bases de données et aux fichiers de remises. 4. Indiquer la société qui sera sélectionnée par défaut au lancement du logiciel (facultatif). 5. Sélectionner les sociétés auxquelles le profil aura accès (facultatif). 6. Cochez les modules auxquels le profil aura accès. 7. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour valider la saisie. Le nouveau profil est ajouté à la liste. Remarques: Le premier profil créé est obligatoirement administrateur. 21

36 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Le module de gestion des profils est inaccessible aux profils ne détenant pas les "Droits administrateur". Les "Droits gestionnaire du risque" permettent de gérer le module Le mot de passe est obligatoire pour les profils "Droits gestionnaire du risque". Les profils "Droits administrateur" peuvent avoir une société par défaut mais doivent avoir un accès aux sociétés total (la case "Limiter l'accès..." est inaccessible). Le module Société est inaccessible aux profils ne détenant pas les "Droits administrateur". Modifier un profil 1. Sélectionnez le profil à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER. 2. Effectuez les modifications voulues et cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour les valider. Supprimer un profil Sélectionnez le profil à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. Un profil administrateur ne peut pas se supprimer lui-même. Paramétrage Vous pouvez ici : - désactiver l'utilisation des profils utilisateurs. Pour le réactiver, retournez dans le menu Utilitaires puis GESTION DES PROFILS. - activer/désactiver l'accès au paramétrage général du logiciel pour tout profil non "administrateur". Changer de profil utilisateur A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur CHANGEMENT DE PROFIL UTILISATEUR dans le menu Utilitaires. Cette fonctionnalité permet à un utilisateur de se déconnecter et ensuite à un autre de se connecter sans quitter le logiciel. Elle est disponible uniquement si la gestion des profils est activée. 22

37 Accueil UTILITAIRES INTEGRES - Module Accueil - Les fonctionnalités décrites ci-dessous sont accessibles à partir du menu Utilitaires. Ces fonctionnalités sont à utiliser avec précaution. Déverrouillage Lors d'une utilisation en réseau, cette fonctionnalité permet, en cas de problème, de libérer les bases verrouillées par un utilisateur. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel avant de procéder à un déverrouillage. Réorganisation La réorganisation des bases permet de résoudre certaines erreurs liées à l'utilisation des bases de données. Si les erreurs persistent, vous pouvez contacter votre banque et utiliser le logiciel TurboMaintenance. Réinitialisation des comptes bancaires Cette opération est irréversible. Pensez à effectuer une sauvegarde au préalable. Cette fonctionnalité vous permet de réinitialiser et de supprimer l'intégralité des informations enregistrées pour un compte bancaire ou une société. Cette opération est à effectuer sur la demande de votre Service Après-Vente car elle entraîne la perte de données. 1. Sélectionnez la société dans la liste proposée. 2. Sélectionnez le compte bancaire à réinitialiser. 3. Lancez l'opération en cliquant sur INITIALISER. Le bouton TOUT INITIALISER permet de réinitialiser tous les comptes de la société sélectionnée. 23

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39 SOCIETE GESTION DES SOCIETES ET COMPTES BANCAIRES La première étape dans l'utilisation du logiciel, après le paramétrage général, est le paramétrage des Sociétés et de leurs comptes bancaires. Domiciliation - Gestion des sociétés Comptes bancaires en Euros (France) Comptes bancaires en devises 25

40 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 DOMICILIATION - GESTION DES SOCIETES - Module Société, onglet Domiciliation - Créer une société 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils 2. Renseignez les différentes rubriques. 3. La rubrique "Contact" est facultative. Les informations saisies seront inscrites sur les bordereaux de remise. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Modifier une société 1. Sélectionnez la société à modifier dans la combo de la barre d'outils. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Supprimer une société 1. Sélectionnez la société à supprimer dans la combo de la barre d'outils. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. Imprimer - Les comptes bancaires de la société doivent être préalablement supprimés. - La suppression d'une société supprime l'ensemble des informations rattachées à cette société. Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des sociétés et de leurs comptes bancaires. 26

41 Société COMPTES BANCAIRES EN EUROS (FRANCE) - Module Société, onglet Comptes bancaires - Créez ici les comptes qui seront utilisés pour réaliser toutes vos remises d'effets, virements, prélèvements et virements européens. Vous pouvez également créer des comptes pour vos remises de virements internationaux et MT101(SWIFT) à partir d'un compte domicilié en France et en Euros et vos récupérations d'extraits de comptes domiciliés en France et en Euros. Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). 2. Renseignez les informations concernant le compte. Commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. 3. Rattachez les applications domestiques (Virements, Portefeuille, Prélèvements, Virements Européens, Relevé) pour lesquelles ce compte bancaire pourra fonctionner. En sélectionnant l'onglet "International" vous pouvez également rattacher une application Virement International au compte. L'onglet MT101 (SWIFT) vous permet de rattacher une application spécifique aux virements internationaux avec exécution déplacée. 27

42 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 4. Un nom de fichier est créé par défaut à partir du libellé du compte et du nom de le société. Vous pouvez le modifier. Le montant du découvert autorisé, s'il est renseigné, sera converti en montant négatif par le logiciel. 5. Cliquez sur ENREGISTRER. Les options "Flux Banques Populaires via NxBP" et "Ancienne norme CFONB" sont à manipuler avec précaution. Renseignez-vous auprès de votre Service Après-Vente. Remarques: 1. l'application Virements internationaux est ici obligatoirement domiciliée sur un compte en France et en Euros. Pour rattacher une application à un compte en devises ou en dehors de la France, rendez-vous dans l'onglet Comptes bancaires en devises. 2. si vous avez coché Virements Européens et/ou Virements SEPA et /ou Virements Internationaux et/ou MT101, le RIB se transforme automatiquement en IBAN et l'astuce est désactivée. Modifier un compte bancaire 1. Sélectionnez le compte à modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Supprimer un compte 1. Sélectionnez le compte à supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). La suppression d'un compte bancaire supprime l'ensemble des informations rattachées au compte. 28

43 Société Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des sociétés et comptes bancaires. Paramétrer une opération par défaut Ceci est un assistant vous permettant de saisir les cartes paramètres relatives aux opérations du compte bancaire depuis le module Société. Après la création d'un compte bancaire, le logiciel vous propose de paramétrer une opération bancaire immédiatement pour chacune des applications associées à ce compte. Une fenêtre de saisie s'ouvre pour chaque opération (le titre de la fenêtre rappelle l'application concernée). Les données saisies se retrouveront automatiquement dans le module Transmission. Vous pouvez choisir d'ignorer l'assistant et de paramétrer vos opérations dans le module Transmission à un autre moment. 1. Sélectionnez un serveur ou entrez-en un nouveau. Renseignez les données communes au serveur (si nécessaire). 2. Renseignez les données de l'opération (certaines sont masquées par défaut. Cliquez sur le bouton >> pour les afficher). Les noms du fichier et de l'opération sont pré-remplis. 3. Cliquez sur ENREGISTRER. 29

44 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 COMPTES BANCAIRES EN DEVISES - Module Société, onglet Comptes bancaires en devises - Créez ici les comptes qui seront utilisés pour réaliser toutes vos remises de virements internationaux et MT101 (SWIFT) à partir d'un compte domicilié en dehors de la France et/ou en devises ainsi que vos récupérations d'extraits de comptes domiciliés en dehors de la France et/ou en devises. Créer un compte en devises 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). 2. Renseignez les différentes rubriques. La devise et le code Pays des comptes sont déterminés par le pays de la banque sélectionnée. Rattachez les applications (Virements Internationaux, Relevés en devises, MT101) pour lesquelles ce compte bancaire pourra fonctionner. 30

45 Société 3. Un nom de fichier est créé par défaut à partir du libellé du compte et du nom de la société. Vous pouvez le modifier. Le montant du découvert autorisé, s'il est renseigné, sera converti en montant négatif par le logiciel. Le compte de frais est facultatif. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. Voir Banques internationales. Les options "Flux Banques Populaires via NxBP" et "Ancienne norme CFONB" sont à manipuler avec précaution. Renseignez-vous auprès de votre Service Après-Vente. Modifier un compte bancaire en devises 1. Sélectionnez le compte à modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Supprimer un compte 1. Sélectionnez le compte à supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un compte de la liste). La suppression d'un compte bancaire supprime l'ensemble des informations rattachées au compte. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des sociétés et comptes bancaires. Paramétrer une opération par défaut Voir Comptes bancaires en Euros (France). 31

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47 PORTEFEUILLE GESTION DU PORTEFEUILLE Fonctions qui vous permettent de gérer votre portefeuille d'effets : enregistrement, modification, suppression d'effets, suivi du portefeuille par client, impression du portefeuille selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Clients Effets en stock Créer une remise d'effets Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Portefeuille est installé. 33

48 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CLIENTS - Module Portefeuille, onglet Clients - Pour les informations relatives à reportez-vous à la rubrique Utilitaires > Créer un client/compte Si vous êtes abonné au service utilisez le bouton Coface Services disponible sur la fenêtre Client pour remplir votre fiche client. Voir 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un client de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau client dans la combo. Celui-ci doit être unique. Renseignez les informations concernant le client. 3. Saisissez un compte pour ce client. Renseignez son RIB. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code client ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau client ou d'une nouvelle domiciliation. Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. 34

49 Portefeuille Réinitialiser les champs Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Client" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Client. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Modifier un client/compte Si vous êtes abonné au service utilisez le bouton Coface Services disponible sur la fenêtre Client pour remplir votre fiche client. Voir 1. Sélectionnez le client à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Encours et Historique du client L'encours totalise les montants des effets non remis et des effets remis et non échus du client. Pour visualiser la liste de tous les effets, remis et non remis, échus et non échus, créés avec le client, cliquez sur le bouton HISTORIQUE. La liste peut être imprimée. Supprimer un client Sélectionnez le client à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 35

50 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Supprimer un compte Un client possédant un ou plusieurs effets en attente ne peut pas être supprimé. Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de client est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le client possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte client" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. Créer un effet pré-renseigné - La suppression d'un compte est impossible si le client sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs effets en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le client avec lequel vous voulez créer un effet et cliquez sur le bouton EFFET de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création d'effet apparaît avec les champs concernant le client pré-remplis. 3. Renseignez les données concernant l'effet. Voir Créer un effet pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs clients 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code client, raison sociale, référence tiré, code postal). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez la case vide. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un client vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les clients à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des clients affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du client sélectionné. 36

51 Portefeuille EFFETS EN STOCK - Module Portefeuille, onglet Effets en stock - Pour les informations relatives à reportez-vous à la rubrique Utilitaires > Effets arrivant à échéance S'il existe des effets en stock arrivant à échéance dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Portefeuille. La liste des effets s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un effet 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un effet de liste). 2. Sélectionnez le client sur lequel l'effet sera tiré dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du client. 3. Renseignez les caractéristiques de l'effet. La catégorie sert à trier les effets dans les tableaux et lors des impressions. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code client ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau client ou d'une nouvelle domiciliation. 37

52 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Réinitialiser les champs Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le client ou le compte bancaire uniquement : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Client ou Compte bancaire. Enregistrer les modification d'un client Si vous rappelez un client existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un effet, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le client et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout effet qui sera créé par la suite avec ce client et ce compte utilisera les nouvelles données. Modifier un effet 1. Sélectionnez l'effet à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues (le code client ne peut pas être changé). 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un effet Sélectionnez l'effet à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression de l'effet. Une fois supprimé, l'effet disparaît de la liste des effets en stock. Préparer une remise Voir Créer une remise d'effets Rechercher des effets Voir Créer une remise d'effets 38

53 Portefeuille Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des effets affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail de l'effet sélectionné. Par défaut, les colonnes catégories et références tirés ne sont pas affichés lors des impressions. Pour les visualiser, activez le tri du tableau par catégorie ou référence tiré. 39

54 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CREER UNE REMISE D'EFFETS - Module Portefeuille, onglet En attente - Vous pouvez modifier/supprimer/créer un effet pendant la recherche (Voir Effets en stock). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les effets sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un effet pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la remise à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise et l'acte de cession de créances. 40

55 Portefeuille Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des effets sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail de l'effet sélectionné. 41

56 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ENCOURS (PORTEFEUILLE) - Module Portefeuille, onglet Encours - Pour les informations relatives à reportez-vous à la rubrique Utilitaires > Suivre les encours par client 1. Cliquez sur le bouton d'option Code Client. 2. Sélectionnez le code client désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et échus, remis et non échus). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les effets d'un client, cochez toutes les cases. Suivre les encours par compte bancaire 1. Cliquez sur le bouton d'option Compte bancaire. 2. Sélectionnez le compte désiré. 3. Sélectionnez le type de remise désiré. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des effets affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail de l'effet sélectionné. 42

57 Portefeuille HISTORIQUE (PORTEFEUILLE) - Module Portefeuille, onglet Historique - Pour les informations relatives à reportez-vous à la rubrique Utilitaires > Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les effets de la remise sélectionnée dans Effets en stock, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un client ou un compte bancaire concerné par un effet de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les effets concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser et d'imprimer le bordereau de la remise sélectionnée. 43

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59 VIREMENT GESTION DES VIREMENTS Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de virements: enregistrement, modification, suppression de virement, gestion des échéanciers, groupes de bénéficiaires, impression des virements selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Bénéficiaires Groupes de bénéficiaires Virements en attente Virements groupés Créer une remise de virements Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Virement est installé. 45

60 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BENEFICIAIRES - Module Virement, onglet Bénéficiaires - Créer un bénéficiaire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un bénéficiaire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau bénéficiaire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce bénéficiaire. Renseignez son RIB. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Réinitialiser les champs Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Bénéficiaire" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. 46

61 Virement Modifier un bénéficiaire/compte 1. Sélectionnez le bénéficiaire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. Vous pouvez également saisir un nouveau compte. Pour plus d'informations, voir Créer un bénéficiaire/compte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un bénéficiaire Sélectionnez le bénéficiaire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEFICIAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Un bénéficiaire possédant un ou plusieurs virements en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de bénéficiaire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le bénéficiaire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte 47

62 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 bénéficiaire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. Créer un virement pré-renseigné - La suppression d'un compte est impossible si le bénéficiaire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs virements en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le bénéficiaire avec lequel vous voulez créer un virement et cliquez sur le bouton VIREMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de virement apparaît avec les champs concernant le bénéficiaire pré-remplis. 3. Renseignez les données concernant le virement. Voir Créer un virement pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code bénéficiaire, raison sociale...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un bénéficiaire vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les bénéficiaires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : 48

63 Virement La liste des bénéficiaires affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du bénéficiaire sélectionné. 49

64 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GROUPES DE BENEFICIAIRES - Module Virement, onglet Groupe de bénéficiaires - Un groupe de bénéficiaires est un sous-ensemble du fichier Bénéficiaires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de virements plus rapidement pour une liste prédéfinie de bénéficiaires (Voir Virements groupés). Un bénéficiaire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un bénéficiaire avec le même compte. Créer un groupe de bénéficiaires 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. Supprimer un groupe de bénéficiaires - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. Ajouter un bénéficiaire à un groupe 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des bénéficiaires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 50

65 Virement 3. Sélectionnez un bénéficiaire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un bénéficiaire sélectionné dans la liste sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans l'onglet Bénéficiaires. 4. Renseignez les données associées au groupe (montant, libellé, référence). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Modifier un bénéficiaire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un bénéficiaire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 51

66 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 3. Confirmez. Seuls les virements associés à ce bénéficiaire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres virements ainsi que le bénéficiaire ne seront pas supprimés de la base. Mettre à jour les montants Pour mettre à jour les montants d'une partie ou de tous les virements automatiques de la société : 1. Cliquez sur le bouton MISE A JOUR DES MONTANTS de la barre d'outils. 2. Choisissez les options de mise à jour des montants (augmentation, réduction, montant commun) ainsi que la méthode de sélection des virements à mettre à jour (tous, automatiques, non automatiques). 3. Vous pouvez également choisir un groupe de bénéficiaires. Dans ce cas la mise à jour des montants s'appliquera uniquement aux virements de ce groupe qui correspondent à la sélection choisie ci-dessus. 4. Cliquez sur le bouton VALIDER. Un message vous demandera de confirmer la mise à jour des montants de tous les virements concernés. Rechercher un bénéficiaire 1. Saisissez une fourchette pour le nom ou le code du bénéficiaire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des bénéficiaires du groupe sélectionné Uniquement le détail du bénéficiaire sélectionné 52

67 Virement VIREMENTS EN ATTENTE - Module Virement, onglet Virements en attente - Virements arrivant à exécution S'il existe des virements en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Virement. La liste des virements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un virement 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un virement). 2. Sélectionnez le bénéficiaire concerné par le virement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du bénéficiaire. 3. Renseignez les caractéristiques du virement : le montant est obligatoire. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela 53

68 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Réinitialiser les champs Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le bénéficiaire ou le compte bancaire : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire ou Compte bancaire. Modification des données d'un bénéficiaire existant Si vous rappelez un bénéficiaire existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un virement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le bénéficiaire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout virement qui sera créé par la suite avec ce bénéficiaire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Modifier un virement 1. Sélectionnez le virement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un virement Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du virement. Une fois supprimé, le virement disparaît de la liste des virements en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de virements. Rechercher des virements Voir Créer une remise de virements. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement sélectionné. 54

69 Virement VIREMENTS GROUPES - Module Virements, onglet Virements groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les virements de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant, du libellé ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Virements groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de bénéficiaires. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des virements Sélectionnez dans la combo le groupe de bénéficiaires pour lequel vous voulez générer les virements. Vous pouvez affecter un libellé et une référence commune à tous les virements de la liste en remplissant les champs correspondants et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un virement de la remise Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Virements groupés pour réinitialiser la liste avec tous les virements. 55

70 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les virements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 56

71 Virement CREER UNE REMISE DE VIREMENTS - Module Virement, onglets Virements en attente et Virements groupés - Rechercher des virements Si nécessaire, vous pouvez affiner votre sélection des virements en attente à l'aide de la recherche par date d'exécution prévisionnelle : 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un virement pendant la recherche (Voir Virements en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les virements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un virement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 57

72 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement sélectionné. 58

73 Virement ENCOURS (VIREMENT) - Module Virement, onglet Encours - Suivre les encours par bénéficiaire/groupe 1. Sélectionnez le code bénéficiaire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et exécutés, remis et non exécutés). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les virements d'un bénéficiaire, cochez toutes les cases. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement sélectionné. 59

74 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 HISTORIQUE (VIREMENT) - Module Virement, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les virements de la remise sélectionnée dans Virements en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un bénéficiaire ou un compte bancaire concerné par un virement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les virements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettre d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 60

75 VIREMENT EUROPEEN GESTION DES VIREMENTS EUROPEENS Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de virements européens : enregistrement, modification, suppression de virement, groupes de bénéficiaires, impression des virements selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Bénéficiaires européens Groupes de bénéficiaires européens Banques Virements européens en attente Virements européens groupés Créer une remise de virements européens Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Virement européen est installé. 61

76 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BENEFICIAIRES EUROPEENS - Module Virement européen, onglet Bénéficiaires - Créer un bénéficiaire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un bénéficiaire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau bénéficiaire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce bénéficiaire. Renseignez sa banque (au besoin vous pouvez en créer une) et son IBAN. La longueur de l'iban dépend du code pays de la banque choisie. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles en Europe en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 62

77 Virement européen Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Bénéficiaire" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Modifier un bénéficiaire/compte 1. Sélectionnez le bénéficiaire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. Vous pouvez également saisir un nouveau compte. Pour plus d'informations, voir Créer un bénéficiaire/compte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un bénéficiaire européen Sélectionnez le bénéficiaire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEFICIAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 63

78 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Un bénéficiaire possédant un ou plusieurs virements européens en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de bénéficiaire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le bénéficiaire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte bénéficiaire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. - La suppression d'un compte est impossible si le bénéficiaire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs virements en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. Créer un virement européen pré-renseigné 1. Sélectionnez dans la liste le bénéficiaire avec lequel vous voulez créer un virement européen et cliquez sur le bouton VIREMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de virement européen apparaît avec les champs concernant le bénéficiaire préremplis. 3. Renseignez les données concernant le virement européen. Voir Créer un virement européen pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires européens 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code bénéficiaire, raison sociale, banque...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un bénéficiaire européen vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les bénéficiaires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des bénéficiaires européens affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du bénéficiaire européen sélectionné. 64

79 Virement européen GROUPES DE BENEFICIAIRES EUROPEENS - Module Virement européen, onglet Groupe de bénéficiaires - Un groupe de bénéficiaires est un sous-ensemble du fichier Bénéficiaires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de virements plus rapidement pour une liste prédéfinie de bénéficiaires (Voir Virements européens groupés). Un bénéficiaire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un bénéficiaire avec le même compte. Créer un groupe de bénéficiaires européens 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Supprimer un groupe de bénéficiaires européens Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. Ajouter un bénéficiaire européen à un groupe 65

80 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des bénéficiaires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un bénéficiaire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un bénéficiaire et de la banque sélectionnés sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans les onglets Bénéficiaires européens et Banque. 4. Renseignez les données associées au groupe. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles en Europe en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 66

81 Virement européen Modifier un bénéficiaire européen d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un bénéficiaire européen d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les virements associés à ce bénéficiaire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres virements ainsi que le bénéficiaire ne seront pas supprimés de la base. Mettre à jour les montants Pour mettre à jour les montants d'une partie ou de tous les virements automatiques de la société : 67

82 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Cliquez sur le bouton MISE A JOUR DES MONTANTS de la barre d'outils. 2. Choisissez les options de mise à jour des montants (augmentation, réduction, montant commun) ainsi que la méthode de sélection des virements à mettre à jour (tous, automatiques, non automatiques). 3. Vous pouvez également choisir un groupe de bénéficiaires. Dans ce cas la mise à jour des montants s'appliquera uniquement aux virements de ce groupe qui correspondent à la sélection choisie ci-dessus. 4. Cliquez sur le bouton VALIDER. Un message vous demandera de confirmer la mise à jour des montants de tous les virements concernés. Rechercher un bénéficiaire européen 1. Saisissez une fourchette pour le nom, le code ou la banque du bénéficiaire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : la liste des bénéficiaires européens du groupe sélectionné uniquement le détail du bénéficiaire européen sélectionné 68

83 Virement européen BANQUES - Module Virement européen, onglet Banques - Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations de la banque. Commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la 69

84 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 mise à jour automatique pour la banque en cours. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Modifier une banque - Le nom de la banque doit être unique. Aucun doublon ne sera accepté. - Le code pays d'une banque ne peut plus être modifié, une fois la banque créée, si celle-ci a des bénéficiaires rattachés. 1. Sélectionnez la banque à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. Le nom d'une banque ne peut pas être modifié. Le code pays n'est modifiable qu'à condition qu'aucun bénéficiaire ou virement ne soit lié à cette banque. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une banque Sélectionnez la banque à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une banque possédant un ou plusieurs bénéficiaires européens ou virements européens en attente ne peut pas être supprimée. Liste des banques Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles en Europe en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. 1. Sélectionnez un pays. 2. Vous pouvez rechercher les banques dont le nom contient une chaîne de caractères que vous pouvez spécifier (facultatif). 3. Sélectionnez la banque voulue en double-cliquant sur la ligne correspondante ou en sélectionnant cette ligne et en cliquant sur OK. 4. Les données de la banque sont automatiquement remplies dans la fenêtre précédente. 70

85 Virement européen Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des banques. 71

86 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 VIREMENTS EUROPEENS EN ATTENTE - Module Virement européen, onglet Virements en attente - Virements européens arrivant à exécution S'il existe des virements européens en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Virement Européen. La liste des virements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un virement européen 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un virement de liste). 2. Sélectionnez le bénéficiaire concerné par le virement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du bénéficiaire. 3. Renseignez les caractéristiques du virement : le montant, la référence, le motif et le code économique sont obligatoires. Le code économique n'est cependant utile pour les virements supérieurs à EUR. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. 72

87 Virement européen Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles en Europe en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le bénéficiaire, le compte bancaire ou la banque uniquement : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo ou cliquez sur le bouton NOUVEAU concerné. Modification des données d'un bénéficiaire existant / d'une banque existante Si vous rappelez un bénéficiaire européen existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un virement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le bénéficiaire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout virement qui sera créé par la suite avec ce bénéficiaire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Si vous rappelez une banque existante et que vous modifiez ses données, vous pouvez également enregistrer les modifications définitivement pour la banque ou décider de valider les informations uniquement pour le virement en cours. Modifier un virement européen 73

88 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionnez le virement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un virement européen Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du virement. Une fois supprimé, le virement disparaît de la liste des virements en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de virements européens. Rechercher des virements européens Voir Créer une remise de virements européens. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements européens affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement européen sélectionné. 74

89 Virement européen VIREMENTS EUROPEENS GROUPES - Module Virement européen, onglet Virements européens groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les virements européens de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Virements européens groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de bénéficiaires européens. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des virements Sélectionnez dans la combo le groupe de bénéficiaires pour lequel vous voulez générer les virements. Vous pouvez affecter une référence commune à tous les virements de la liste en remplissant le champ correspondant et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un virement de la remise Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 75

90 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Virements européens groupés pour réinitialiser la liste avec tous les virements. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les virements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 76

91 Virement européen CREER UNE REMISE DE VIREMENTS EUROPEENS - Module Virement européen, onglets Virements européens en attente et Virements européens groupés - Rechercher des virements Si nécessaire, vous pouvez affiner votre sélection des virements en attente à l'aide de la recherche par date d'exécution prévisionnelle : 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un virement pendant la recherche (Voir Virements européens en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les virements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un virement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 77

92 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement sélectionné. 78

93 Virement européen ENCOURS (VIREMENT EUROPEEN) - Module Virement européen, onglet Encours - Suivre les encours par bénéficiaire/groupe 1. Sélectionnez le code bénéficiaire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et exécutés, remis et non exécutés). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les virements d'un bénéficiaire, cochez toutes les cases. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements européens affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement européen sélectionné. 79

94 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 HISTORIQUE (VIREMENT EUROPEEN) - Module Virement européen, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les virements européens de la remise sélectionnée dans Virements européens en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un bénéficiaire européen ou un compte bancaire concerné par un virement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les virements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettre d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 80

95 VIREMENT INTERNATIONAL GESTION DES VIREMENTS INTERNATIONAUX Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de virements internationaux : enregistrement, modification, suppression de virement, groupes de bénéficiaires, impression des virements selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Bénéficiaires internationaux Groupes de bénéficiaires internationaux Banques internationales Pays et devises Virements internationaux en attente Virements internationaux groupés Créer une remise de virements internationaux Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Virement international est installé. 81

96 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BENEFICIAIRES INTERNATIONAUX - Module Virement international, onglet Bénéficiaires - Créer un bénéficiaire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un bénéficiaire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau bénéficiaire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce bénéficiaire. Renseignez sa banque (au besoin vous pouvez en créer une) et son IBAN. La longueur de l'iban dépend du code pays de la banque choisie. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 82

97 Virement international Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Bénéficiaire" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Modifier un bénéficiaire/compte 1. Sélectionnez le bénéficiaire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. Vous pouvez également saisir un nouveau compte. Pour plus d'informations, voir Créer un bénéficiaire/compte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un bénéficiaire international Sélectionnez le bénéficiaire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEFICIAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Un bénéficiaire possédant un ou plusieurs virements internationaux ou MT101en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de bénéficiaire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le bénéficiaire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte 83

98 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 bénéficiaire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. - La suppression d'un compte est impossible si le bénéficiaire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs virements internationaux ou MT101 en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. Créer un virement international pré-renseigné 1. Sélectionnez dans la liste le bénéficiaire avec lequel vous voulez créer un virement international et cliquez sur le bouton VIREMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de virement international apparaît avec les champs concernant le bénéficiaire préremplis. 3. Renseignez les données concernant le virement international. Voir Créer un virement international pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires internationaux 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code bénéficiaire, raison sociale, banque...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un bénéficiaire international vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les bénéficiaires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des bénéficiaires internationaux affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du bénéficiaire international sélectionné. 84

99 Virement international GROUPES DE BENEFICIAIRES INTERNATIONAUX - Module Virement international, onglet Groupe de bénéficiaires - Un groupe de bénéficiaires est un sous-ensemble du fichier Bénéficiaires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de virements plus rapidement pour une liste prédéfinie de bénéficiaires (Voir Virements européens groupés). Un bénéficiaire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un bénéficiaire avec le même compte. Créer un groupe de bénéficiaires internationaux 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Supprimer un groupe de bénéficiaires internationaux Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. Ajouter un bénéficiaire international à un groupe 85

100 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des bénéficiaires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un bénéficiaire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un bénéficiaire et de la banque sélectionnés sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans les onglets Bénéficiaires internationaux et Banque. 4. Renseignez les données associées au groupe. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Modifier un bénéficiaire international d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un bénéficiaire international d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les virements internationaux et MT101 associés à ce bénéficiaire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres virements internationaux et MT101ainsi que le bénéficiaire ne seront pas supprimés de la base. Rechercher un bénéficiaire international 1. Saisissez une fourchette pour le nom, le code ou la banque du bénéficiaire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : la liste des bénéficiaires internationaux du groupe sélectionné uniquement le détail du bénéficiaire international sélectionné 86

101 Virement international BANQUES INTERNATIONALES - Module Virement international, onglet Banques - Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations de la banque. Commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. 87

102 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Modifier une banque 1. Sélectionnez la banque à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. Le nom d'une banque ne peut pas être modifié. Le code pays n'est modifiable qu'à condition qu'aucun bénéficiaire ou virement ne soit lié à cette banque. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une banque Sélectionnez la banque à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une banque possédant un ou plusieurs bénéficiaires internationaux ou virements internationaux ou MT101 en attente ne peut pas être supprimée. Liste des banques Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. 1. Sélectionnez un pays. 2. Vous pouvez rechercher les banques par nom ou par adresse (facultatif). 3. Sélectionnez la banque voulue en double-cliquant sur la ligne correspondante ou en sélectionnant cette ligne et en cliquant sur OK. 4. Les données de la banque sont automatiquement remplies dans la fenêtre précédente. 88

103 Virement international Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des banques. 89

104 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PAYS ET DEVISES - Module Virement international, onglet Pays et devises - Créer un pays / une devise 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations concernant le pays. Sélectionnez une devise ou saisissez-en une nouvelle. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. 90

105 Virement international Modifier un pays / une devise 1. Sélectionnez le couple pays/devise à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un pays / une devise Sélectionnez le couple pays/devise à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La suppression d'un pays et de sa devise supprime tous les opérations qui leur sont liées. Pensez à effectuer une sauvegarde avant cette manipulation. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des couples pays/devise. 91

106 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 VIREMENTS INTERNATIONAUX EN ATTENTE - Module Virement international, onglet Virements en attente - Virements internationaux arrivant à exécution S'il existe des virements internationaux en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Virement international. La liste des virements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un virement international 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un virement de liste). 2. Sélectionnez le bénéficiaire concerné par le virement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du bénéficiaire. 3. Renseignez les caractéristiques du virement : le montant est obligatoire. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 92

107 Virement international 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le bénéficiaire, le compte bancaire ou la banque uniquement : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo ou cliquez sur le bouton NOUVEAU concerné. 93

108 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Renseignements complémentaires BONL : Le paiement doit être fait au bénéficiaire uniquement CHQB : Le paiement au bénéficiaire doit être effectué uniquement par chèque CORT : Le paiement concerne une opération de marché HOLD : Les fonds sont mis à disposition du bénéficiaire et lui sont remis après identification INTC: Le paiement concerne une opération intra groupe SDVA : Le paiement doit être effectué au bénéficiaire avec la même date de valeur TELB : Prévenir le bénéficiaire par le meilleur moyen de communication Modification des données d'un bénéficiaire existant / d'une banque existante Si vous rappelez un bénéficiaire international existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un virement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le bénéficiaire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout virement international ou MT101 qui sera créé par la suite avec ce bénéficiaire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Si vous rappelez une banque existante et que vous modifiez ses données, vous pouvez également enregistrer les modifications définitivement pour la banque ou décider de valider les informations uniquement pour le virement en cours. Modifier un virement international 1. Sélectionnez le virement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un virement international 94

109 Virement international Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du virement. Une fois supprimé, le virement disparaît de la liste des virements en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de virements internationaux. Rechercher des virements internationaux Voir Créer une remise de virements internationaux. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements internationaux affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement international sélectionné. 95

110 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 VIREMENTS INTERNATIONAUX GROUPES - Module Virement international, onglet Virements internationaux groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les virements internationaux de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Virements internationaux groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de bénéficiaires internationaux. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des virements Sélectionnez dans la combo le groupe de bénéficiaires pour lequel vous voulez générer les virements. Vous pouvez affecter une référence commune à tous les virements de la liste en remplissant le champ correspondant et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un virement de la remise Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 96

111 Virement international Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Virements internationaux groupés pour réinitialiser la liste avec tous les virements. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les virements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 97

112 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CREER UNE REMISE DE VIREMENTS INTERNATIONAUX - Module Virement international, onglets Virements internationaux en attente et Virements internationaux groupés - Rechercher des virements Si nécessaire, vous pouvez affiner votre sélection des virements en attente à l'aide de la recherche par date d'exécution prévisionnelle : 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un virement pendant la recherche (Voir Virements internationaux en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les virements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un virement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 98

113 Virement international 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement sélectionné. 99

114 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ENCOURS (VIREMENT INTERNATIONAL) - Module Virement international, onglet Encours - Suivre les encours par bénéficiaire/groupe 1. Sélectionnez le code bénéficiaire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et exécutés, remis et non exécutés). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les virements d'un bénéficiaire, cochez toutes les cases. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements internationaux affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement international sélectionné. 100

115 Virement international HISTORIQUE (VIREMENT INTERNATIONAL) - Module Virement international, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les virements internationaux de la remise sélectionnée dans Virements internationaux en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un bénéficiaire international ou un compte bancaire concerné par un virement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les virements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettres d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 101

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117 VIREMENT SEPA GESTION DES VIREMENTS SEPA Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de virements SEPA: enregistrement, modification, suppression de virement, groupes de bénéficiaires, impression des virements selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Bénéficiaires Groupes de bénéficiaires Banques Virements SEPA en attente Virements SEPA groupés Créer une remise de virements SEPA Encours Historique Remarque : Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Virement SEPA est installé. Les pays concernés par le SEPA sont les 28 pays de l'union Européenne (UE) plus trois pays de l'espace Economique Européen (EEE) plus la Suisse et Monaco : Autriche (UE) Finlande(UE) Lettonie (UE) Belgique (UE) France (UE) Malte (UE) Bulgarie (UE) Royaume-Uni (UE) Pays-Bas (UE) Chypre (UE) Grèce (UE) Pologne (UE) République Tchèque (UE) Hongrie (UE) Portugal (UE) Allemagne (UE) Irlande (UE) Roumanie (UE) Danemark (UE) Italie (UE) Suède (UE) Estonie (UE) Lituanie (UE) Slovénie (UE) Espagne (UE) Luxembourg (UE) Slovaquie (UE) Croatie (UE) Liechtenstein (EEE) Norvège (EEE) Islande (EEE) Suisse Monaco 103

118 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 La zone SEPA inclut également les territoires suivants : la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane française, La Réunion, Saint-Pierre-et-Miquelon, Mayotte, Gibraltar, les Açores, Madère, les îles Canaries, Ceuta et Melilla, les îles Åland l'île de Man et les Îles Anglo-Normandes 104

119 Virement SEPA BENEFICIAIRES DE VIREMENTS SEPA - Module Virement SEPA, onglet Bénéficiaires - Créer un bénéficiaire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un bénéficiaire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau bénéficiaire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce bénéficiaire. Renseignez sa banque (au besoin vous pouvez en créer une) et son IBAN. La longueur de l'iban dépend du code pays de la banque choisie. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles pour la zone SEPA (27 pays de l'union Europénne + Islande + Norvège + Liechtenstein + Suisse) en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 105

120 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Réinitialiser les champs Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Bénéficiaire" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Modifier un bénéficiaire/compte 1. Sélectionnez le bénéficiaire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. Vous pouvez également saisir un nouveau compte. Pour plus d'informations, voir Créer un bénéficiaire/compte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un bénéficiaire Sélectionnez le bénéficiaire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEFICIAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 106

121 Virement SEPA Un bénéficiaire possédant un ou plusieurs virements SEPA en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de bénéficiaire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le bénéficiaire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte bénéficiaire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. - La suppression d'un compte est impossible si le bénéficiaire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs virements SEPA en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. Créer un virement SEPA pré-renseigné 1. Sélectionnez dans la liste le bénéficiaire avec lequel vous voulez créer un virement européen et cliquez sur le bouton VIREMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de virement SEPA apparaît avec les champs concernant le bénéficiaire préremplis. 3. Renseignez les données concernant le virement. Voir Créer un virement SEPA pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code bénéficiaire, raison sociale, banque...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un bénéficiaire vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les bénéficiaires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des bénéficiaires affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du bénéficiaire sélectionné. 107

122 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GROUPES DE BENEFICIAIRES DE VIREMENTS SEPA - Module Virement SEPA, onglet Groupe de bénéficiaires - Un groupe de bénéficiaires est un sous-ensemble du fichier Bénéficiaires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de virements plus rapidement pour une liste prédéfinie de bénéficiaires (Voir Virements SEPA groupés). Un bénéficiaire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un bénéficiaire avec le même compte. Créer un groupe de bénéficiaires 1. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. Supprimer un groupe de bénéficiaires - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton de la barre d'outils. Ajouter un bénéficiaire à un groupe 108

123 Virement SEPA 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des bénéficiaires. 2. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un bénéficiaire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un bénéficiaire et de la banque sélectionnés sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans les onglets Bénéficiaires et Banque. 4. Renseignez les données associées au groupe. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles pour la zone SEPA (27 pays de l'union Europénne + Islande + Norvège + Liechtenstein + Suisse) en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 109

124 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Modifier un bénéficiaire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un bénéficiaire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez supprimer dans la liste. 110

125 Virement SEPA 2. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les virements associés à ce bénéficiaire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres virements ainsi que le bénéficiaire ne seront pas supprimés de la base. Rechercher un bénéficiaire 1. Saisissez une fourchette pour le nom, le code ou la banque du bénéficiaire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : la liste des bénéficiaires du groupe sélectionné uniquement le détail du bénéficiaire sélectionné 111

126 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BANQUES - Module Virement SEPA, onglet Banques - Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations de la banque. Commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. 112

127 Virement SEPA Modifier une banque - Le nom de la banque doit être unique. Aucun doublon ne sera accepté. - Le code pays d'une banque ne peut plus être modifié, une fois la banque créée, si celle-ci a des bénéficiaires rattachés. 1. Sélectionnez la banque à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. Le nom d'une banque ne peut pas être modifié. Le code pays n'est modifiable qu'à condition qu'aucun bénéficiaire ou Virement SEPA ne soit lié à cette banque. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une banque Sélectionnez la banque à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une banque possédant un ou plusieurs bénéficiaires ou Virements SEPA en attente ne peut pas être supprimée. Liste des banques Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles dans la zone SEPA (27 pays de l'union Europénne + Islande + Norvège + Liechtenstein + Suisse) en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. 1. Sélectionnez un pays. 2. Vous pouvez rechercher les banques dont le nom contient une chaîne de caractères que vous pouvez spécifier (facultatif). 3. Sélectionnez la banque voulue en double-cliquant sur la ligne correspondante ou en sélectionnant cette ligne et en cliquant sur OK. 4. Les données de la banque sont automatiquement remplies dans la fenêtre précédente. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des banques. 113

128 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 VIREMENTS SEPA EN ATTENTE - Module Virement SEPA, onglet Virement en attente - Virements SEPA arrivant à exécution S'il existe des virements SEPA en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Virements SEPA. La liste des virements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un virement SEPA Les pays concernés par le SEPA sont les 27 pays de l'union Européenne (UE) plus trois pays de l'espace Économique Européen (EEE) plus la Suisse : Allemagne (UE) Hongrie (UE) Pologne (UE) Autriche (UE) Irlande (UE) Portugal (UE) Belgique (UE) Islande (EEE) République Tchèque (UE) Bulgarie (UE) Italie (UE) Roumanie (UE) Chypre (UE) Lettonie (UE) Royaume-Uni (UE) Danemark (UE) Liechtenstein (EEE) Slovaquie (UE) Espagne (UE) Lituanie (UE) Slovénie (UE) Estonie (UE) Luxembourg (UE) Suède (UE) Finlande(UE) Malte (UE) Suisse France (UE) Grèce (UE) Norvège (EEE) Pays-Bas (UE) 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un virement de liste). 2. Sélectionnez le bénéficiaire concerné par le virement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du bénéficiaire. 114

129 Virement SEPA 3. Renseignez les caractéristiques du virement : le montant, la référence et le motif sont obligatoires. Le code économique est nécessaire pour les virements supérieurs à EUR vers l'union Européenne (27 pays au 12/12/2007) et EUR en dehors. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles pour la zone SEPA (27 pays de l'union Européenne + Islande + Norvège + Liechtenstein + Suisse) en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques). 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le bénéficiaire, le compte bancaire ou la banque uniquement : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo ou cliquez sur le bouton NOUVEAU concerné. Modification des données d'un bénéficiaire existant / d'une banque existante Si vous rappelez un bénéficiaire existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un virement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le bénéficiaire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout virement qui sera créé par la suite avec ce bénéficiaire et ce compte utilisera ces nouvelles données. 115

130 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Si vous rappelez une banque existante et que vous modifiez ses données, vous pouvez également enregistrer les modifications définitivement pour la banque ou décider de valider les informations uniquement pour le virement en cours. Modifier un virement SEPA 1. Sélectionnez le virement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un virement SEPA Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du virement. Une fois supprimé, le virement disparaît de la liste des virements SEPA en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de virements SEPA. Rechercher des virements SEPA Voir Créer une remise de virements SEPA. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des virements SEPA affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement SEPA sélectionné. 116

131 Virement SEPA VIREMENTS SEPA GROUPES - Module Virement SEPA, onglet Virements SEPA groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les virements SEPA de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Virements européens groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de bénéficiaires européens. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant avec la touche Entrée. Sélectionner des virements Sélectionnez dans la combo le groupe de bénéficiaires pour lequel vous voulez générer les virements. Vous pouvez affecter une référence commune à tous les virements de la liste en remplissant le champ correspondant et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un virement de la remise Sélectionnez le virement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Virements européens groupés pour réinitialiser la liste avec tous les virements. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les virements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des virements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 117

132 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CREER UNE REMISE DE VIREMENTS SEPA - Module Virement SEPA, onglets Virements SEPA en attente et Virements SEPA groupés - Rechercher des virements Si nécessaire, vous pouvez affiner votre sélection des virements en attente à l'aide de la recherche par date d'exécution prévisionnelle : 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un virement pendant la recherche (Voir Virements SEPA en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les virements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un virement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 118

133 Virement SEPA 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des Virements SEPA sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement SEPA sélectionné. 119

134 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ENCOURS (VIREMENT SEPA) - Module Virement SEPA, onglet Encours - Suivre les encours par bénéficiaire/groupe 1. Sélectionnez le code bénéficiaire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (en attente, remis et exécutés, remis et non exécutés). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les virements d'un bénéficiaire, cochez toutes les cases. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des Virements SEPA affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du virement SEPA sélectionné. 120

135 Virement SEPA HISTORIQUE (VIREMENT SEPA) - Module Virement SEPA, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les virements SEPA de la remise sélectionnée dans virements SEPA en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un bénéficiaire ou un compte bancaire concerné par un virement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les virements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettre d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 121

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137 PRELEVEMENT SEPA GESTION DES PRELEVEMENTS SEPA Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de prélèvements SEPA : enregistrement, modification, suppression de prélèvement SEPA, gestion des échéanciers, groupes de destinataires, génération automatique, impression des prélèvements SEPA, gestion des mandats, et ce selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Destinataires Groupes de destinataires Banques Prélèvements SEPA en attente Génération automatique Prélèvements SEPA groupés Créer une remise de prélèvements SEPA Encours Historique Gestion des mandats Conversion des destinataires vers le prélèvement SEPA (SDD) Remarque : Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module prélèvement SEPA est activé. 123

138 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 DESTINATAIRES - Module Prélèvement SEPA, onglet Destinataires - Créer un destinataire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un destinataire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau destinataire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce destinataire. Renseignez son IBAN. 4. Associez un nouveau mandat à ce compte en sélectionnant "Associer" dans "Mandat(s) associé(s) au compte (Attention : le compte émetteur doit être capable d'émettre des prélèvements SEPA et l'ics doit être renseigné dans le paramétrage du compte!) 5. Indiquez une date de signature pour ce mandat 6. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. Réinitialiser les champs Pour un nouveau compte, commencez par saisir le code BIC. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Destinataire " ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Destinataire. 124

139 Prélèvement SEPA Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Légende 1. La date de signature du mandat à indiquer, 2. La fonctionnalité "Editer mandat vide" permet d'éditer un mandat vierge de toute information, 3. L'ICS lié au mandat associé au destinataire, 4. Le bouton "Associer" permettant d'associer un nouveau mandat au destinataire. Groupes associés et Prélèvements automatiques Pour rattacher un destinataire à un groupe à partir de la fenêtre de création/modification d'un destinataire : 1. Sélectionnez le compte désiré puis affichez la partie "Groupes associés" si celle-ci n'est pas visible. Cliquez sur ASSOCIER 125

140 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 2. Saisissez le nom du groupe au clavier ou affichez la liste déroulante associée au champ de saisie. Le nom du groupe doit être renseigné pour pouvoir continuer. 3. Renseignez les données associées au groupe (montant, libellé, référence). Cochez la case Auto si vous voulez affecter un prélèvement automatique sur ce compte et renseignez ses données (la périodicité est obligatoire). 4. N'oubliez pas d' ENREGISTRER. Pour supprimer un groupe associé à un compte, sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur DISSOCIER. Échéancier Pour obtenir, et imprimer si vous le désirez, la liste des prélèvements prévisionnels d'un prélèvement automatique, sélectionnez le groupe correspondant dans la liste et cliquez sur le bouton ÉCHEANCIER. Pour les prélèvements permanents, cet échéancier ne comporte que les 12 prochains mois. Les données prises en compte sont celles présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Editer un mandat Pour visualiser et imprimer le mandat associé à un destinataire, cliquez sur le bouton mandats associés au compte à la colonne "Edition". dans la grille des Modifier un destinataire/compte 1. Sélectionnez le destinataire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un destinataire 126

141 Prélèvement SEPA Sélectionnez le destinataire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER DESTINATAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Un destinataire possédant un ou plusieurs prélèvements en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de destinataire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le destinataire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte destinataire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. Créer un prélèvement pré-renseigné - La suppression d'un compte est impossible si le destinataire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs prélèvements en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le destinataire avec lequel vous voulez créer un prélèvement et cliquez sur le bouton PRELEVEMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de prélèvement apparaît avec les champs concernant le destinataire pré-remplis. 3. Renseignez les données concernant le prélèvement. Voir Créer un prélèvement SEPA pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs destinataires 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code destinataire, raison sociale...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un destinataire vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les destinataires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des destinataires affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du destinataire sélectionné. 127

142 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GROUPES DE DESTINATAIRES - Module Prélèvement SEPA, onglet Groupe de destinataires - Un groupe de destinataires est un sous-ensemble du fichier Destinataires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de prélèvements plus rapidement pour une liste prédéfinie de destinataires (Voir Prélèvements SEPA groupés et Génération automatique). Un destinataire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un destinataire avec le même compte. Créer un groupe de destinataires 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Supprimer un groupe de destinataires Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. La suppression d'un groupe supprime tous les prélèvements automatiques associés à ce groupe mais ne supprime aucun destinataire de la société. Cette opération peut prendre du temps si le groupe comporte beaucoup de destinataires et que le logiciel est utilisé en réseau. 128

143 Prélèvement SEPA Ajouter un destinataire à un groupe 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des destinataires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un destinataire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un destinataire sélectionné dans la liste sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans l'onglet Destinataires. 4. Sélectionnez son compte bancaire ou créez-en un nouveau. Vous pouvez visualiser les groupes déjà associés à un compte en cliquant sur le bouton AFFICHER. 5. Renseignez les données associées au groupe (montant, libellé, référence). Cochez la case Auto si vous voulez affecter un prélèvement automatique sur ce compte et renseignez ses données (la périodicité est obligatoire). La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. Échéancier Pour obtenir, et imprimer si vous le désirez, la liste des prélèvements prévisionnels du prélèvement automatique si la case Auto est cochée. Cliquez sur le bouton ÉCHEANCIER. Pour les prélèvements permanents, cet échéancier ne comporte que les 12 prochains mois. Les données prises en compte sont celles présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Mandat - Editer le mandat Pour visualiser et imprimer un mandat associé à un destinataire, cliquez sur le bouton de la grille des mandats associés au compte, colonne "Edition". Ce document est pré-rempli avec les coordonnées du destinataire présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées), et avec l'ics du compte émetteur. Modifier un destinataire d'un groupe 129

144 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionnez le groupe puis le destinataire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un destinataire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le destinataire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les prélèvements associés à ce destinataire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres prélèvements ainsi que le destinataire ne seront pas supprimés de la base. Mettre à jour les montants Pour mettre à jour les montants d'une partie ou de tous les prélèvements automatiques de la société : 1. Cliquez sur le bouton MISE A JOUR DES MONTANTS de la barre d'outils. 2. Choisissez les options de mise à jour des montants (augmentation, réduction, montant commun) ainsi que la méthode de sélection des prélèvements à mettre à jour (tous, automatiques, non automatiques). 3. Vous pouvez également choisir un groupe de destinataires. Dans ce cas la mise à jour des montants s'appliquera uniquement aux prélèvements de ce groupe qui correspondent à la sélection choisie cidessus. 4. Cliquez sur le bouton VALIDER. Un message vous demandera de confirmer la mise à jour des montants de tous les prélèvements concernés. Rechercher un destinataire 1. Saisissez une fourchette pour le nom ou le code du destinataire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des destinataires du groupe sélectionné Uniquement le détail du destinataire sélectionné 130

145 Prélèvement SEPA BANQUES - Module Prélèvement SEPA, onglet Banques - Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations de la banque. Commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. 131

146 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Modifier une banque - Le nom de la banque doit être unique. Aucun doublon ne sera accepté. - Le code pays d'une banque ne peut plus être modifié, une fois la banque créée, si celle-ci a des bénéficiaires rattachés. 1. Sélectionnez la banque à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. Le nom d'une banque ne peut pas être modifié. Le code pays n'est modifiable qu'à condition qu'aucun bénéficiaire ou Virement SEPA ne soit lié à cette banque. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une banque Sélectionnez la banque à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une banque possédant un ou plusieurs destinataires ou prélèvements SEPA en attente ne peut pas être supprimée. Liste des banques Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques disponibles dans la zone SEPA (27 pays de l'union Europénne + Islande + Norvège + Liechtenstein + Suisse) en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. 1. Sélectionnez un pays. 2. Vous pouvez rechercher les banques dont le nom contient une chaîne de caractères que vous pouvez spécifier (facultatif). 3. Sélectionnez la banque voulue en double-cliquant sur la ligne correspondante ou en sélectionnant cette ligne et en cliquant sur OK. 4. Les données de la banque sont automatiquement remplies dans la fenêtre précédente. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des banques. 132

147 Prélèvement SEPA PRELEVEMENTS SEPA EN ATTENTE - Module Prélèvement SEPA, onglet Prélèvements en attente - Prélèvements arrivant à exécution S'il existe des prélèvements en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Prélèvement. La liste des prélèvements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Prélèvements automatiques arrivant à leur terme S'il existe des prélèvements automatiques qui arrivent à terme dans le délai défini dans les paramètres généraux ou sont déjà terminés, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Prélèvement. La liste des prélèvements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un prélèvement SEPA 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un prélèvement de liste). 2. Sélectionnez le destinataire concerné par le prélèvement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du destinataire. 3. Renseignez les caractéristiques du prélèvement : le montant est obligatoire. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. 133

148 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Réinitialiser les champs Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le destinataire ou le compte bancaire : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Destinataire ou Compte bancaire. Enregistrer les modifications d'un destinataire Si vous rappelez un destinataire existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un prélèvement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le destinataire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout prélèvement qui sera créé par la suite avec ce destinataire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Modifier un prélèvement SEPA 1. Sélectionnez le prélèvement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un prélèvement Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du prélèvement. Une fois supprimé, le prélèvement disparaît de la liste des prélèvements en attente. 134

149 Prélèvement SEPA Préparer une remise Voir Créer une remise de prélèvements Rechercher des prélèvements SEPA Voir Créer une remise de prélèvements Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 135

150 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GENERATION AUTOMATIQUE - Module Prélèvement SEPA, onglet Génération automatique - Cette fonctionnalité permet de générer les prélèvements automatiques de la société en cours pour un mois donné. Sélectionner des prélèvements Sélectionnez dans la combo le mois et l'année pour lesquels vous voulez générer les prélèvements. La liste contient les mois et années allant de 2 ans avant à 2 ans après le mois affiché dans la combo. Par défaut le mois affiché est le mois courant +1. Vous pouvez restreindre la sélection à un groupe de destinataires en particulier. Génération automatique au démarrage Si l'option est cochée dans le paramétrage général, à chaque entrée dans le module Prélèvements le logiciel vérifie si des prélèvements automatiques sont prévus pour le mois courant +1, toutes sociétés confondues et si c'est la cas, les affiche à l'écran. Le focus est donné à l'onglet Génération automatique par défaut, la combobox Société est grisée, toutes les sociétés étant sélectionnées, et le panel de sélection est masqué. Supprimer un prélèvement de la remise Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Génération automatique pour réinitialiser la liste avec tous les prélèvements. Créer la remise 136

151 Prélèvement SEPA 1. Après avoir sélectionné les prélèvements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Pour la génération automatique au démarrage, une remise sera créée par société comportant des prélèvements. Imprimer La rubrique Date de dernier prélèvement effectué du prélèvement automatique est mise à jour avec la date d'exécution enregistrée pour ce prélèvement. Il ne sera plus possible de générer à nouveau ce prélèvement, sauf par la création d'un prélèvement unitaire. Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 137

152 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PRELEVEMENTS SEPA GROUPES - Module Prélèvement SEPA, onglet Prélèvements SEPA groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les prélèvements de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant, du libellé ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Prélèvements groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de destinataires. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des prélèvements La mise à jour du montant ne sera prise en compte que pour ce prélèvement et uniquement pendant que vous serez dans l'onglet Prélèvements groupés. Si vous sortez de cet onglet, les montants sont remis à zéro avec les données du départ. Pour modifier définitivement le montant rattaché à ce groupe, rendezvous dans l'onglet Groupes de destinataires. Sélectionnez dans la combo le groupe de destinataires pour lequel vous voulez générer les prélèvements. 138

153 Prélèvement SEPA Vous pouvez affecter un libellé et une référence commune à tous les prélèvements de la liste en remplissant les champs correspondants et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un prélèvement de la remise Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Prélèvements groupés pour réinitialiser la liste avec tous les prélèvements. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les prélèvements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 139

154 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CREER UNE REMISE DE PRELEVEMENT SEPA - Module Prélèvement SEPA, onglets Prélèvement SEPA en attente, Génération automatique et Prélèvements SEPA groupés - Rechercher des Prélèvements SEPA 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un prélèvement pendant la recherche (Voir Prélèvements SEPA en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les prélèvements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un prélèvement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 140

155 Prélèvement SEPA 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des prélèvements sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 141

156 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ENCOURS (PRELEVEMENT) - Module Prélèvement SEPA, onglet Encours - Suivre les encours par destinataire/groupe 1. Sélectionnez le code destinataire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et échus, remis et non échus). Par défaut la case non remis est cochée. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 142

157 Prélèvement SEPA HISTORIQUE (PRELEVEMENT) - Module Prélèvement SEPA, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les prélèvement de la remise sélectionnée dans Prélèvements en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un destinataire ou un compte bancaire concerné par un prélèvement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les prélèvements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettre d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer 143

158 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 144

159 Prélèvement SEPA GESTION DES MANDATS Rappel : - Module Prélèvement SEPA, onglet Gestion des mandats - Le mandat de prélèvement SEPA présente les particularités suivantes : Un document unique (en France, actuellement, les prélèvements s'appuient sur deux documents : la demande de prélèvement + l'autorisation de prélèvement). Identifié précisément par une Référence Unique de Mandat (RUM), attribuée par le Créancier, Qui spécifie si le paiement est ponctuel (unique) ou répétitif (récurrent) Un nouveau mandat, identifié par une nouvelle Référence Unique de Mandat, est nécessaire pour tout nouveau contrat conclu entre le Créancier et son client-débiteur. Le mandat est toujours rattaché à un ICS (Identifiant Créancier SEPA), cet ICS est paramétrable dans les informations du compte émetteur. Indiquer l'ics dans le compte émetteur Pour que l'on puisse créer un mandat, il faut valider les deux points suivants : Activer le prélèvement SEPA dans la gestion de profils Renseigner la valeur de l'ics dans le compte émetteur. Créer un nouveau mandat 145

160 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Aller dans le module Prélèvement SEPA, puis dans Gestion des mandats, et sélectionner "Nouveau", 2. Renseigner le code DESTINATAIRE, 3. Renseigner le compte rattaché au destinataire, 4. Indiquer la référence du mandat, son type et sa date de signature 5. Indiquer l'état du mandat (celui-ci peut être modifié manuellement par la suite, et sera modifié automatiquement dans le cas d'un mandat récurrent, en passant de "Premier mandat d'une série" à "Récurrent - Série en cours") 6. Indiquer l'ics et terminer en sélectionnant ENREGISTRER, ou ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de création de mandat. Il est possible de rendre le mandat "obsolète", ce afin que le mandat ne puisse plus être utilisé par la suite. Par ailleurs, si le mandat a été rendu obsolète automatiquement, il est possible de décocher cette case si l'on souhaite réutiliser le mandat (en cas d'erreur ou de problème de télétransmission). Editer un mandat 1. Sélectionner le mandat à visualiser 2. Cliquer sur pour éditer le mandat sélectionné 3. Il est possible d'éditer également un mandat vide en cliquant sur puis Supprimer un mandat 1. Sélectionner le mandat à supprimer 2. Cliquer sur et confirmer la suppression Modifier un mandat 1. Sélectionner le mandat à modifier 2. Double cliquer sur le mandat dans la grille, ou cliquer sur 3. Faire les modifications nécessaires et cliquer sur "Enregistrer" pour les prendre en compte. Ajout d'un mandat numérisé 1. Aller dans le module Prélèvement SEPA, puis dans Gestion des mandats, et sélectionner "Nouveau", 2. Renseigner le code DESTINATAIRE, 3. Renseigner le compte rattaché au destinataire, 4. Renseigner les informations figurant sur votre mandat dans la section mandat 5. Cliquer sur pour ajouter la numérisation de votre mandat ( limité à 1Mo) 146

161 Prélèvement SEPA 6. Sélectionner votre fichier dans l'explorateur situé à droite puis cliquer sur la pour voir apparaître l'aperçu du mandat dans le cadre de gauche. Rechercher un mandat Il existe plusieurs moyens de retrouver le mandat, et ce au moyen du mandant de recherche visible au dessus de la grille : 1. Vous pouvez filtrer par destinataire, compte ou groupe 2. Il est possible de taper un élément de la référence du mandat pour retrouver celui-ci (ex : taper 03 pour retrouver le mandat de référence REF ) Remise des mandats à l'état FIRST 147

162 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionner le ou les mandats que vous souhaitez remettre à l'état FRST 2. Cliquer sur "Remettre les mandats sélectionnés à l'état FIRST" via le menu contextuel ( accessible via le clic droit ) Piste d'audit Située en bas de la fenêtre de gestion des mandats, la piste d'audit vous permet de suivre les différentes étapes du cycle de vie de vos mandats. En sélectionnant, simplement votre mandat dans la grille vous verrez apparaitre son historique, l'état de celui-ci ainsi que sa dernière utilisation. Cela vous permet en un clic de savoir par exemple si vos mandats sont fonctionnels et si des ordres ont été ou non transmis pour ceux ci. Personnalisation des lettres de migration et de notification Via ce bouton Personnalisation lettre, vous avez la possibilité d'éditer les modèles de lettres envoyés dans le cadre du prélèvement SEPA. Cliquez sur la lettre de votre choix pour éditer son modèle via l'éditeur de texte. 148

163 Prélèvement SEPA Le fonctionnement de l'éditeur de texte est similaire à un traitement de texte classique. Le bouton permet d'insérer dans la lettre des balises reconnaissables à la présence de chevrons " << >> "avant et après le texte. Ils seront remplacées à la génération par les données issus de la Suite. Certains de ces champs sont déjà présent dans la version de base de la lettre. Les champs disponibles sont les suivants : NOM OU RAISON SOCIALE, ADRESSE 1, ADRESSE 2, CP VILLE, DESTINATAIRE, SIRET, ICS, REFERENCE MANDAT, IBAN, ADRESSE 1 DESTINATAIRE, ADRESSE 2 DESTINATAIRE, PROCHAIN PRELEVEMENT, REFERENCE_ESTINATAIRE, MAIL DESTINATAIRE, DATE CREATION MANDAT Edition de mandats multilingues Pour vos clients européens, il est possible d'éditer vos mandats en italien, allemand, anglais et espagnol en cliquant sur le bouton. Un menu déroulant avec les différentes langues apparaît. Cliquer sur la langue voulue pour éditer le mandat dans cette langue. 149

164 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 150

165 MT101 GESTION DES MT101 (SWIFT) Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de MT101 (SWIFT) : enregistrement, modification, suppression, groupes de bénéficiaires, impression selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Bénéficiaires internationaux Groupes de bénéficiaires internationaux Banques internationales Pays et devises MT101 en attente MT101 groupés Créer une remise de MT101 Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Virement international est installé. 151

166 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BENEFICIAIRES INTERNATIONAUX - Module MT101, onglet Bénéficiaires - Créer un bénéficiaire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un bénéficiaire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau bénéficiaire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce bénéficiaire. Renseignez sa banque (au besoin vous pouvez en créer une) et son IBAN. La longueur de l'iban dépend du code pays de la banque choisie. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. 152

167 MT101 Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Bénéficiaire" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Bénéficiaire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. Modifier un bénéficiaire/compte 1. Sélectionnez le bénéficiaire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. Vous pouvez également saisir un nouveau compte. Pour plus d'informations, voir Créer un bénéficiaire/compte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un bénéficiaire international Sélectionnez le bénéficiaire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEFICIAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Un bénéficiaire possédant un ou plusieurs virements internationaux ou MT101 en attente ne peut pas être supprimé. Supprimer un compte 153

168 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de bénéficiaire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le bénéficiaire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte bénéficiaire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. Créer un MT101 pré-renseigné - La suppression d'un compte est impossible si le bénéficiaire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs virements internationaux ou MT101 en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le bénéficiaire avec lequel vous voulez créer un MT101 et cliquez sur le bouton VIREMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de MT101 apparaît avec les champs concernant le bénéficiaire pré-remplis. 3. Renseignez les données concernant le MT101. Voir Créer un MT101 pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs bénéficiaires internationaux 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code bénéficiaire, raison sociale, banque...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un bénéficiaire international vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les bénéficiaires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des bénéficiaires internationaux affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du bénéficiaire international sélectionné. 154

169 MT101 GROUPES DE BENEFICIAIRES INTERNATIONAUX - Module MT101, onglet Groupe de bénéficiaires - Un groupe de bénéficiaires est un sous-ensemble du fichier Bénéficiaires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de MT101 plus rapidement pour une liste prédéfinie de bénéficiaires (Voir Virements européens groupés). Un bénéficiaire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un bénéficiaire avec le même compte. Créer un groupe de bénéficiaires internationaux 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Supprimer un groupe de bénéficiaires internationaux Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. La suppression d'un groupe supprime tous les virements internationaux et MT101 automatiques associés à ce groupe mais ne supprime aucun bénéficiaire international de la société. Cette opération peut prendre du temps 155

170 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 si le groupe comporte beaucoup de bénéficiaires et que le logiciel est utilisé en réseau. Ajouter un bénéficiaire international à un groupe 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des bénéficiaires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un bénéficiaire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un bénéficiaire et de la banque sélectionnés sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans les onglets Bénéficiaires internationaux et Banque. 4. Renseignez les données associées au groupe. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 5. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Modifier un bénéficiaire international d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un bénéficiaire international d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le bénéficiaire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER BENEF dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les virements internationaux et MT101 associés à ce bénéficiaire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres virements internationaux et MT101 ainsi que le bénéficiaire ne seront pas supprimés de la base. Rechercher un bénéficiaire international 1. Saisissez une fourchette pour le nom, le code ou la banque du bénéficiaire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : la liste des bénéficiaires internationaux du groupe sélectionné uniquement le détail du bénéficiaire international sélectionné 156

171 MT101 BANQUES INTERNATIONALES - Module MT101, onglet Banques - Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations de la banque. Commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. 157

172 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Modifier une banque 1. Sélectionnez la banque à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. Le nom d'une banque ne peut pas être modifié. Le code pays n'est modifiable qu'à condition qu'aucun bénéficiaire ou virement ne soit lié à cette banque. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une banque Sélectionnez la banque à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une banque possédant un ou plusieurs bénéficiaires internationaux ou virements internationaux ou MT101 en attente ne peut pas être supprimée. Liste des banques Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque. 1. Sélectionnez un pays. 2. Vous pouvez rechercher les banques par nom ou par adresse (facultatif). 3. Sélectionnez la banque voulue en double-cliquant sur la ligne correspondante ou en sélectionnant cette ligne et en cliquant sur OK. 4. Les données de la banque sont automatiquement remplies dans la fenêtre précédente. 158

173 MT101 Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des banques. 159

174 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PAYS ET DEVISES - Module MT101, onglet Pays et devises - Créer un pays / une devise 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Renseignez les informations concernant le pays. Sélectionnez une devise ou saisissez-en une nouvelle. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. 160

175 MT101 Modifier un pays / une devise 1. Sélectionnez le couple pays/devise à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un pays / une devise Sélectionnez le couple pays/devise à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La suppression d'un pays et de sa devise supprime tous les opérations qui leur sont liées. Pensez à effectuer une sauvegarde avant cette manipulation. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des couples pays/devise. 161

176 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 MT101 EN ATTENTE - Module MT101, onglet MT101 en attente - MT101 arrivant à exécution S'il existe des MT101 en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Virement international. La liste des MT101 s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un MT Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un MT101 de liste). 2. Sélectionnez le bénéficiaire concerné par le MT101 dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du bénéficiaire. 3. Renseignez les caractéristiques du MT101 : le montant est obligatoire. Pour la banque : commencez par saisir le code BIC. Le nom de la banque apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour la banque en cours. Vous pouvez rechercher une banque dans la liste de toutes les banques internationales disponibles dans le monde en cliquant sur ce bouton positionné près de la combo Banque (voir Banques internationales). 162

177 MT Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur le bouton ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Réinitialiser les champs La modification d'un code bénéficiaire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau bénéficiaire ou d'une nouvelle domiciliation. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le bénéficiaire, le compte bancaire ou la banque uniquement : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo ou cliquez sur le bouton NOUVEAU concerné. 163

178 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Renseignements complémentaires BONL : Le paiement doit être fait au bénéficiaire uniquement CHQB : Le paiement au bénéficiaire doit être effectué uniquement par chèque CORT : Le paiement concerne une opération de marché HOLD : Les fonds sont mis à disposition du bénéficiaire et lui sont remis après identification INTC: Le paiement concerne une opération intra groupe SDVA : Le paiement doit être effectué au bénéficiaire avec la même date de valeur TELB : Prévenir le bénéficiaire par le meilleur moyen de communication Modification des données d'un bénéficiaire existant / d'une banque existante Si vous rappelez un bénéficiaire international existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un MT101, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le bénéficiaire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout MT101 ou virement international qui sera créé par la suite avec ce bénéficiaire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Si vous rappelez une banque existante et que vous modifiez ses données, vous pouvez également enregistrer les modifications définitivement pour la banque ou décider de valider les informations uniquement pour le MT101 en cours. Modifier un MT Sélectionnez le MT101 à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un MT

179 MT101 Sélectionnez le MT101 à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du MT101. Une fois supprimé, celui-cit disparaît de la liste des MT101 en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de MT101. Rechercher des MT101 Voir Créer une remise de MT101. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des MT101 affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du MT101 sélectionné. 165

180 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 MT101 GROUPES - Module MT101, onglet MT101 groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les MT101 de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Virements internationaux groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de bénéficiaires internationaux. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des MT101 Sélectionnez dans la combo le groupe de bénéficiaires pour lequel vous voulez générer les MT101. Vous pouvez affecter une référence commune à tous les MT101 de la liste en remplissant le champ correspondant et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un MT101 de la remise Sélectionnez le MT101 à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 166

181 MT101 Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Virements internationaux groupés pour réinitialiser la liste avec tous les MT101. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les MT101, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des MT101 affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 167

182 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CREER UNE REMISE DE MT101 - Module MT101, onglets MT101 en attente et MT101 groupés - Rechercher des MT101 Si nécessaire, vous pouvez affiner votre sélection des MT101 en attente à l'aide de la recherche par date d'exécution prévisionnelle : 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un MT101 pendant la recherche (Voir T101 en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les MT101 sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un MT101pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 168

183 MT Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des MT101 sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du MT101 sélectionné. 169

184 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ENCOURS (MT101) - Module MT101, onglet Encours - Suivre les encours par bénéficiaire/groupe 1. Sélectionnez le code bénéficiaire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et exécutés, remis et non exécutés). Par défaut la case non remis est cochée. Pour visualiser tous les MT101 d'un bénéficiaire, cochez toutes les cases. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des MT101 affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du MT101 sélectionné. 170

185 MT101 HISTORIQUE (MT101) - Module MT101, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les MT101 de la remise sélectionnée dans MT101 en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un bénéficiaire international ou un compte bancaire concerné par un virement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les MT101 concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettres d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 171

186

187 PRELEVEMENT GESTION DES PRELEVEMENTS Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de prélèvements: enregistrement, modification, suppression de prélèvement, gestion des échéanciers, groupes de destinataires, génération automatique, impression des prélèvements selon vos critères de recherche, suivi de l'encours et création de vos remises. Destinataires Groupes de destinataires Prélèvements en attente Génération automatique Prélèvements groupés Créer une remise de prélèvements Encours Historique Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Prélèvement est installé. 173

188 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 DESTINATAIRES - Module Prélèvement, onglet Destinataires - Créer un destinataire/compte 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un destinataire de la liste). 2. Saisissez le code du nouveau destinataire dans la combo. Renseignez les informations le concernant. 3. Saisissez un compte pour ce destinataire. Renseignez son RIB. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. Réinitialiser les champs Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Destinataire " ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Destinataire. Pour réinitialiser les champs concernant le compte bancaire uniquement : cliquez sur le bouton NOUVEAU de la zone "Compte" ou sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Compte bancaire. 174

189 Prélèvement Groupes associés et Prélèvements automatiques Pour rattacher un destinataire à un groupe à partir de la fenêtre de création/modification d'un destinataire : 1. Sélectionnez le compte désiré puis affichez la partie "Groupes associés" si celle-ci n'est pas visible. Cliquez sur ASSOCIER 2. Saisissez le nom du groupe au clavier ou affichez la liste déroulante associée au champ de saisie. Le nom du groupe doit être renseigné pour pouvoir continuer. 3. Renseignez les données associées au groupe (montant, libellé, référence). Cochez la case Auto si vous voulez affecter un prélèvement automatique sur ce compte et renseignez ses données (la périodicité est obligatoire). 4. N'oubliez pas d' ENREGISTRER. Pour supprimer un groupe associé à un compte, sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur DISSOCIER. Échéancier Pour obtenir, et imprimer si vous le désirez, la liste des prélèvements prévisionnels d'un prélèvement automatique, sélectionnez le groupe correspondant dans la liste et cliquez sur le bouton ÉCHEANCIER. Pour les 175

190 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 prélèvements permanents, cet échéancier ne comporte que les 12 prochains mois. Les données prises en compte sont celles présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Formulaire - Demande d'autorisation de prélèvement Pour visualiser et imprimer la demande d'autorisation de prélèvement d'un destinataire, cliquez sur le bouton FORMULAIRE. Ce document est pré-rempli avec les coordonnées du destinataire présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Modifier un destinataire/compte 1. Sélectionnez le destinataire à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. Supprimer un destinataire Sélectionnez le destinataire à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER DESTINATAIRE de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Un destinataire possédant un ou plusieurs prélèvements en attente ne peut pas être supprimé. 176

191 Prélèvement Supprimer un compte Pour supprimer un compte, deux solutions sont possibles : Si une fenêtre de création/modification de destinataire est ouverte, vous pouvez supprimer un compte en le sélectionnant dans la combo Compte et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la zone "Compte". A partir de la fenêtre principale, sélectionnez le destinataire possédant le compte à supprimer dans la liste, déroulez le menu sous le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils jusqu'à l'item "Compte destinataire" (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour sélectionner le compte bancaire à supprimer. Créer un prélèvement pré-renseigné - La suppression d'un compte est impossible si le destinataire sélectionné ne possède qu'un seul compte. - Un compte possédant un ou plusieurs prélèvements en attente ne peut pas être supprimé. - Aucune fenêtre de confirmation n'apparaît lors de la suppression d'un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le destinataire avec lequel vous voulez créer un prélèvement et cliquez sur le bouton PRELEVEMENT de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. La fenêtre de création de prélèvement apparaît avec les champs concernant le destinataire pré-remplis. 3. Renseignez les données concernant le prélèvement. Voir Créer un prélèvement pour plus d'informations. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Rechercher un ou plusieurs destinataires 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Saisissez vos critères de recherche (code destinataire, raison sociale...). L'utilisation de plusieurs critères de recherche simultanément est possible. Pour ne pas mettre de limite inférieure ou supérieure à un critère, laissez l'une des 2 cases vides. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Copier un destinataire vers une autre société 1. Cliquez sur le bouton COPIER VERS... de la barre d'outils. 2. Choisissez la société destination. 3. Ajoutez le ou les destinataires à dupliquer dans la société destination. 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des destinataires affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du destinataire sélectionné. 177

192 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GROUPES DE DESTINATAIRES - Module Prélèvement, onglet Groupe de destinataires - Un groupe de destinataires est un sous-ensemble du fichier Destinataires marqué par un même repère. Cette fonctionnalité permet de créer une remise de prélèvements plus rapidement pour une liste prédéfinie de destinataires (Voir Prélèvements groupés et Génération automatique). Un destinataire peut appartenir à plusieurs groupes différents mais un même groupe ne peut pas comporter deux fois un destinataire avec le même compte. Créer un groupe de destinataires 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU GROUPE dans la barre d'outils. 2. Renseignez le nom du groupe et cliquez sur VALIDER. - Le nom d'un groupe doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de groupe, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Supprimer un groupe de destinataires Sélectionnez le groupe à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER GROUPE de la barre d'outils. La suppression d'un groupe supprime tous les prélèvements automatiques associés à ce groupe mais ne supprime aucun destinataire de la société. Cette opération peut prendre du temps si le groupe comporte beaucoup de destinataires et que le logiciel est utilisé en réseau. 178

193 Prélèvement Ajouter un destinataire à un groupe 1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter des destinataires. 2. Cliquez sur le bouton AJOUTER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Sélectionnez un destinataire de la liste ou cliquez sur le bouton NOUVEAU pour en créer un. Les données d'un destinataire sélectionné dans la liste sont volontairement grisées. Pour les modifier, rendez-vous dans l'onglet Destinataires. 4. Sélectionnez son compte bancaire ou créez-en un nouveau. Vous pouvez visualiser les groupes déjà associés à un compte en cliquant sur le bouton AFFICHER. 5. Renseignez les données associées au groupe (montant, libellé, référence). Cochez la case Auto si vous voulez affecter un prélèvement automatique sur ce compte et renseignez ses données (la périodicité est obligatoire). La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. 179

194 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Échéancier Pour obtenir, et imprimer si vous le désirez, la liste des prélèvements prévisionnels du prélèvement automatique si la case Auto est cochée. Cliquez sur le bouton ÉCHEANCIER. Pour les prélèvements permanents, cet échéancier ne comporte que les 12 prochains mois. Les données prises en compte sont celles présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Formulaire - Demande d'autorisation de prélèvement Pour visualiser et imprimer la demande d'autorisation de prélèvement d'un destinataire, cliquez sur le bouton FORMULAIRE. Ce document est pré-rempli avec les coordonnées du destinataire présentes à l'écran (même si elles n'ont pas été enregistrées). Modifier un destinataire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le destinataire que vous voulez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton MODIFIER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Effectuez les modifications voulues. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations. Supprimer un destinataire d'un groupe 1. Sélectionnez le groupe puis le destinataire que vous voulez supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER DEST dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur la liste). 3. Confirmez. Seuls les prélèvements associés à ce destinataire sur le groupe sélectionné seront supprimés. Les autres prélèvements ainsi que le destinataire ne seront pas supprimés de la base. Mettre à jour les montants Pour mettre à jour les montants d'une partie ou de tous les prélèvements automatiques de la société : 1. Cliquez sur le bouton MISE A JOUR DES MONTANTS de la barre d'outils. 2. Choisissez les options de mise à jour des montants (augmentation, réduction, montant commun) ainsi que la méthode de sélection des prélèvements à mettre à jour (tous, automatiques, non automatiques). 3. Vous pouvez également choisir un groupe de destinataires. Dans ce cas la mise à jour des montants s'appliquera uniquement aux prélèvements de ce groupe qui correspondent à la sélection choisie cidessus. 4. Cliquez sur le bouton VALIDER. Un message vous demandera de confirmer la mise à jour des montants de tous les prélèvements concernés. Rechercher un destinataire 180

195 Prélèvement 1. Saisissez une fourchette pour le nom ou le code du destinataire recherché. 2. Cliquez sur le bouton ACTIVER. Pour revenir à la liste complète, vider les champs de sélection et cliquez sur le bouton ACTIVER. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des destinataires du groupe sélectionné Uniquement le détail du destinataire sélectionné 181

196 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PRELEVEMENTS EN ATTENTE - Module Prélèvement, onglet Prélèvements en attente - Prélèvements arrivant à exécution S'il existe des prélèvements en attente arrivant à exécution dans le délai défini dans les paramètres généraux, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Prélèvement. La liste des prélèvements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Prélèvements automatiques arrivant à leur terme S'il existe des prélèvements automatiques qui arrivent à terme dans le délai défini dans les paramètres généraux ou sont déjà terminés, le logiciel vous propose de les visualiser à chaque entrée dans le module Prélèvement. La liste des prélèvements s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant édition, ce qui vous permet de l'imprimer directement. Créer un prélèvement 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris sur un prélèvement de liste). 2. Sélectionnez le destinataire concerné par le prélèvement dans la combo ou saisissez-en un nouveau. Faites de même avec le compte bancaire du destinataire. 3. Renseignez les caractéristiques du prélèvement : le montant est obligatoire. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. 182

197 Prélèvement La modification d'un code destinataire ou d'une domiciliation est impossible. Toute modification du texte dans une combo équivaut à la saisie d'un nouveau destinataire ou d'une nouvelle domiciliation. Réinitialiser les champs Pour un nouveau compte, commencez par saisir le RIB. La domiciliation apparaît automatiquement. Vous pouvez la modifier à tout moment, cela désactive la mise à jour automatique pour le compte en cours. Pour réinitialiser tous les champs de saisie : cliquez sur le bouton NOUVEAU. Pour réinitialiser les champs concernant le destinataire ou le compte bancaire : sélectionnez l'item "Nouveau..." dans la combo Code Destinataire ou Compte bancaire. Enregistrer les modifications d'un destinataire Si vous rappelez un destinataire existant et que vous modifiez ses données ou les données d'un de ses comptes pour construire un prélèvement, le logiciel vous propose, au moment de la validation, d'enregistrer les modifications pour le destinataire et/ou le compte bancaire modifiés. Si vous acceptez, tout prélèvement qui sera créé par la suite avec ce destinataire et ce compte utilisera ces nouvelles données. Modifier un prélèvement 1. Sélectionnez le prélèvement à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un prélèvement Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression du prélèvement. Une fois supprimé, le prélèvement disparaît de la liste des prélèvements en attente. Préparer une remise Voir Créer une remise de prélèvements Rechercher des prélèvements Voir Créer une remise de prélèvements Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : 183

198 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 La liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 184

199 Prélèvement GENERATION AUTOMATIQUE - Module Prélèvement, onglet Génération automatique - Cette fonctionnalité permet de générer les prélèvements automatiques de la société en cours pour un mois donné. Sélectionner des prélèvements Sélectionnez dans la combo le mois et l'année pour lesquels vous voulez générer les prélèvements. La liste contient les mois et années allant de 2 ans avant à 2 ans après le mois affiché dans la combo. Par défaut le mois affiché est le mois courant +1. Vous pouvez restreindre la sélection à un groupe de destinataires en particulier. Génération automatique au démarrage Si l'option est cochée dans le paramétrage général, à chaque entrée dans le module Prélèvements le logiciel vérifie si des prélèvements automatiques sont prévus pour le mois courant +1, toutes sociétés confondues et si c'est la cas, les affiche à l'écran. Le focus est donné à l'onglet Génération automatique par défaut, la combobox Société est grisée, toutes les sociétés étant sélectionnées, et le panel de sélection est masqué. Supprimer un prélèvement de la remise Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Génération automatique pour réinitialiser la liste avec tous les prélèvements. Créer la remise 185

200 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Après avoir sélectionné les prélèvements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Pour la génération automatique au démarrage, une remise sera créée par société comportant des prélèvements. Imprimer La rubrique Date de dernier prélèvement effectué du prélèvement automatique est mise à jour avec la date d'exécution enregistrée pour ce prélèvement. Il ne sera plus possible de générer à nouveau ce prélèvement, sauf par la création d'un prélèvement unitaire. Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 186

201 Prélèvement PRELEVEMENTS GROUPES - Module Prélèvement, onglet Prélèvements groupés - Cette fonctionnalité permet de générer les prélèvements de la société en cours pour un groupe donné. La mise à jour du montant, du libellé ou de la référence sera prise tant que vous serez dans l'onglet Prélèvements groupés. Si vous sortez de cet onglet, les informations seront réinitialisées avec les données de départ. Pour les modifier de manière définitive, rendez-vous dans l'onglet Groupes de destinataires. Modifier un montant Vous pouvez modifier un montant de liste en cliquant simplement sur la case correspondante ou en cliquant sur MODIFIER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La case montant de la ligne sélectionnée devient modifiable. Validez le nouveau montant par la touche Entrée. Sélectionner des prélèvements La mise à jour du montant ne sera prise en compte que pour ce prélèvement et uniquement pendant que vous serez dans l'onglet Prélèvements groupés. Si vous sortez de cet onglet, les montants sont remis à zéro avec les données du départ. Pour modifier définitivement le montant rattaché à ce groupe, rendezvous dans l'onglet Groupes de destinataires. Sélectionnez dans la combo le groupe de destinataires pour lequel vous voulez générer les prélèvements. 187

202 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Vous pouvez affecter un libellé et une référence commune à tous les prélèvements de la liste en remplissant les champs correspondants et en cliquant sur ACTIVER. Supprimer un prélèvement de la remise Sélectionnez le prélèvement à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER POUR CETTE REMISE dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Pour annuler la suppression, quittez et revenez sur l'onglet Prélèvements groupés pour réinitialiser la liste avec tous les prélèvements. Créer la remise 1. Après avoir sélectionné les prélèvements, cliquez sur le bouton CREER REMISE. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 188

203 Prélèvement CREER UNE REMISE DE PRELEVEMENTS - Module Prélèvements, onglets Prélèvements en attente, Génération automatique et Prélèvements groupés - Rechercher des prélèvements 1. Cliquez sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. 2. Entrez la date d'exécution prévisionnelle voulue. 3. Cliquez sur le bouton ACTIVER pour lancer la recherche. Pour annuler la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton RECHERCHE de la barre d'outils. Vous pouvez modifier/supprimer/créer un prélèvement pendant la recherche (Voir Prélèvements en attente). S'il correspond aux critères en cours, il sera ajouté à votre sélection. Préparer la remise 1. Cliquez sur le bouton PREPARER REMISE. Tous les prélèvements sont sélectionnés par défaut. 2. Cliquez sur un prélèvement pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. 3. Si vous voulez stopper la préparation de remise et revenir à l'écran précédent, cliquez sur ANNULER. Créer la remise 1. Cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. 2. Renseignez les caractéristiques de votre remise. En cas de doute sur une rubrique, contactez votre agence. 3. Cliquez sur VALIDER pour créer le fichier de remise ou sur ANNULER pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran précédent. 189

204 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 4. En cas de validation, le fichier de remise est créé et stocké dans le répertoire approprié. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer le bordereau de remise. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des prélèvements sélectionnés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 190

205 Prélèvement ENCOURS (PRELEVEMENT) - Module Prélèvement, onglet Encours - Suivre les encours par destinataire/groupe 1. Sélectionnez le code destinataire désiré (ou TOUS). 2. Sélectionnez le groupe désiré (ou TOUS). 3. Cochez la case (ou les cases) correspondant aux critères de recherche souhaités (non remis, remis et échus, remis et non échus). Par défaut la case non remis est cochée. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La liste des prélèvements affichés à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte) Le détail du prélèvement sélectionné. 191

206 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 HISTORIQUE (PRELEVEMENT) - Module Prélèvement, onglet Historique - Vous pouvez consulter la liste des remises réalisées avec votre logiciel, dans une limite correspondant à la limite de l'historique paramétré. La remise sélectionnée dans la liste est détaillée dans la partie inférieure de la fenêtre. Corriger une remise Pour réinjecter les prélèvement de la remise sélectionnée dans Prélèvements en attente, cliquez sur le bouton CORRIGER. Ceci supprime la remise de l'historique. Si un destinataire ou un compte bancaire concerné par un prélèvement de la remise a été supprimé, la remise ne peut pas être corrigée. Supprimer une remise Pour supprimer une remise, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d'une remise entraîne la suppression totale de tous les prélèvements concernés par cette remise. Ils n'apparaîtront plus dans l'encours. Lettre d'accompagnement Pour fusionner une remise avec une lettre d'accompagnement, cliquez sur le bouton D'ACCOMPAGNEMENT. Voir Lettres d'accompagnement. LETTRE Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION vous permettent de visualiser le bordereau de la remise sélectionnée. 192

207 RELEVE GESTION DE LA TRESORERIE Fonctions qui vous permettent de gérer vos remises de virements : réception des informations concernant vos différents comptes, restitution de votre position de trésorerie, soldes en valeur et comptable, en euros ou en devises, pour tous vos comptes et toutes vos sociétés. Fichiers à intégrer Relevés Écritures Informations complémentaires Réponse aux relevés de LCR à payer Tableau de trésorerie Tableau de trésorerie - Consolidation Tableau de trésorerie - Graphique Tableau de trésorerie détaillé Remarque : ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Relevé est installé. 193

208 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 FICHIERS A INTEGRER - Module Relevé, onglet Fichiers à intégrer - Comment récupérer ses informations Les informations restituées par votre logiciel doivent être remises à jour de manière quotidienne. Pour ce faire, vous devez travailler de la manière suivante : Connexion aux serveurs bancaires Intégration des extraits de compte et des relevées MT940 reçus ainsi que des relevés de LCR à payer (si option disponible) Consultation des soldes et des écritures Création des réponses aux LCR à payer (si option disponible) Connexion aux serveurs bancaires 1. Cliquez sur le bouton CONNEXION BANQUES pour lancer le module de communication. Au préalable, vous devez avoir paramétré le nom du scénario à lancer dans Paramétrage. 2. Le module de communication va se connecter aux différents serveurs, pour récupérer les dernières informations. 3. A la fin de la connexion, les nouveaux fichiers Extraits de compte, MT940 et Relevés de LCR à payer sont présents dans la liste des fichiers en attente. Les autres fichiers (Impayés, ) sont accessibles dans l'onglet Informations Complémentaires. L'extension des fichiers Extraits de compte doit être de type *.EXT L'extension des fichiers MT940 doit être de type *.940 L'extension des relevés de LCR à payer doit être *.RLC Intégration des extraits de compte reçus et des relevés de LCR à payer 194

209 Relevé 1. Pour visualiser le détail de chaque fichier en attente d'intégration, sélectionnez-le dans la liste. Le détail apparaît dans le bas de la page. 2. Un fichier peut contenir un ou plusieurs extraits de compte ou relevés. Si le contenu n'est pas conforme aux normes en vigueur, un message vous l'indiquera. 3. Lancez l'intégration en cliquant sur le bouton INTEGRER pour chaque fichier en attente (ou clic droit de la souris). 4. Si vous tentez d'intégrer un extrait pour un compte non encore paramétré dans le logiciel, un écran de saisie vous sera proposé en cours d'intégration. 5. Lorsque tous les fichiers ont été intégrés, vous pouvez passer en consultation. L'intégration peut être automatique en retour de connexion (cf. Paramétrage) Il est également possible de déclencher l'intégration via une tache planifiée avec la commande suivante : "c:\suite entreprise v2\tsslinker.exe" /integration Supprimer un extrait Un message d'anomalie peut intervenir lorsque le fichier en cours d'intégration n'est pas conforme ou crée une rupture avec les informations déjà intégrées. Dans ce cas, il est préférable de rejeter l'intégration, SANS FORCAGE. Consultez votre Service Après Vente si nécessaire. Vous pouvez supprimer un extrait de la liste en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils (ou clic droit de la souris). La suppression d'un extrait intégré doit rester exceptionnelle. Celle-ci a une incidence sur le calcul des soldes. Initialisation des comptes bancaires Dans le module Relevé, à partir du menu Utilitaires, vous pouvez cliquer sur l'item "Initialisation de comptes". Cette fonctionnalité vous permet de réinitialiser et de supprimer l'intégralité des informations enregistrées pour un compte bancaire. Cette opération est à effectuer à la demande de votre Service Après-Vente car elle entraîne la perte de données. Elle est irréversible. Pensez à effectuer une sauvegarde au préalable. 1. Sélectionnez l'item "Initialisation de comptes" dans le menu Utilitaires. 2. Sélectionnez la société et le compte bancaire. 3. Cliquez sur INITIALISER pour valider. 4. Le bouton TOUT INITIALISER permet d'initialiser tous les comptes de la société. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le détail de l'extrait sélectionné dans la liste. 195

210 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 RELEVES - Module Relevé, onglet Relevés - A partir de l'onglet Relevés, vous pouvez consulter les extraits de vos comptes paramétrés dans le logiciel. Par défaut, tous les extraits sont affichés dans la limite de la durée d'historique paramétrée. Visualisation globale des extraits de compte reçus pour le compte sélectionné Sélectionnez la société et le compte bancaire dont vous voulez visualiser les extraits. La liste des extraits s'affiche à l'écran, avec le détail en dessous. Par défaut la liste commence par le dernier extrait reçu. Recherche Sélection d'un mois ou de dates limites La liste se réduit aux extraits dont la date de fin est comprise dans le mois sélectionné ou la plage de date sélectionnée. Affichage de tous les extraits Cette option annule la recherche par date. Affichage des libellés complémentaires Sélectionnez cette option pour voir apparaître les libellés complémentaires et les commentaires dans le détail et les éditions. Impression Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : La détail de tous les extraits de la liste (les critères de recherche sont pris en compte), 196

211 Relevé Le détail de l'extrait sélectionné. 197

212 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 ÉCRITURES - Module Relevé, onglet Écritures - A partir de l'onglet Écritures, vous pouvez consulter les écritures intégrées pour chacun des comptes paramétrés dans le logiciel. Par défaut, toutes les écritures sont affichées dans la limite de la durée d'historique paramétrée. Consulter des écritures Sélection du compte Sélectionnez la société et le compte dans les listes proposées. La mention Dernier solde transmis vous indique la valeur du dernier solde comptable communiqué par la banque (cf. le dernier relevé intégré pour ce compte). La liste et le détail des écritures s'affichent à l'écran. Affichage des libellés complémentaires, des commentaires et des écritures prévisionnelles Les écritures prévisionnelles apparaissent en gras. Les informations complémentaires transmises par la banque apparaissent en italique. Il n'existe pas forcément d'informations de ce type pour toutes les écritures. Le tri sur les colonnes est impossible lorsque les écritures complémentaires sont affichées. Vous avez la possibilité de saisir vous-même une écriture complémentaire pour chaque écriture, réelle ou pas. Cette écriture particulière est nommée commentaire. Les commentaires apparaissent en gras italique. Rechercher des écritures 1. Cliquez sur RECHERCHER. 2. Renseignez les critères connus. Lancez en cliquant sur VALIDER. 3. La liste des écritures comporte l'ensemble des écritures correspondant aux critères définis. 198

213 Relevé 4. Pour annuler votre recherche, cliquez à nouveau sur RECHERCHER pour faire disparaître les critères de recherche et réinitialiser la liste des écritures. Créer une écriture 1. Cliquez sur CREER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). 2. Renseignez les zones obligatoires. Le montant saisi doit respecter le signe du type d'écriture sélectionné (débit et/ou crédit). Le type d'écriture peut être choisi parmi une liste de types détaillés ou groupés (Voir Paramétrage général) 3. Enregistrez l'écriture en cliquant sur VALIDER. Cette écriture aura une incidence sur le calcul des soldes (comptable et en valeur). Écritures récurrentes La création d'une écriture non prévisionnelle doit être une opération exceptionnelle. En effet, celle-ci permet de corriger éventuellement un problème de transmission de relevés. Cette option permet uniquement de créer d'un seul coup plusieurs écritures d'un même montant. Rien ne distinguera ensuite une écriture créée de cette manière d'une écriture unitaire. La suppression groupée de plusieurs écritures créées de manière récurrente n'est donc pas possible. 199

214 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Modifier une écriture Sélectionnez une écriture (hors commentaires et écritures complémentaires) et cliquez sur MODIFIER pour lancer l'écran de saisie (ou clic droit de la souris). Pour les écritures réelles, la seule données modifiable est le commentaire. Les écritures créées manuellement (prévisionnelles ou non) sont entièrement modifiables (sauf leur caractère prévisionnel ou non) Supprimer une écriture Cliquez sur SUPPRIMER pour supprimer l'écriture sélectionnée (ou clic droit de la souris). Vous pouvez supprimer plusieurs écritures à la fois en les sélectionnant à l'aide des touches SHIFT et CTRL. 200

215 Relevé Déplacer une écriture 1. Cliquez sur DEPLACER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris). Les écritures réelles ne peuvent pas être déplacées. 2. Renseignez la société et le compte vers lequel déplacer l'écriture. 3. Cliquez sur VALIDER. Ce déplacement d'écriture aura une incidence sur le calcul des soldes (comptable et en valeur). Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des écritures affichées à l'écran (les critères de recherche et les tris sur les colonnes sont pris en compte). 201

216 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES - Module Relevé, onglet Informations Complémentaires - Consultation des informations A partir de l'onglet Informations Complémentaires, vous pouvez consulter les fichiers reçus concernant plusieurs types d'informations : Les impayés de LCR Les relevés de LCR à payer Les virements reçus, virements rejetés Les avis de prélèvements impayés Les corrections de domiciliations Les relevés CB commerçant La liste et le détail présente les informations du type sélectionné dans la combo. Supprimer un fichier Cliquez sur SUPPRIMER dans la barre d'outils (ou clic droit de la souris) pour supprimer le fichier sélectionné dans la liste. Il est conseillé de supprimer les fichiers lorsque leur exploitation est terminée. Ils seront toutefois supprimés automatiquement en dehors de la limite de la durée d'historique paramétrée. Impression Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le détail du fichier sélectionné dans la liste (les tris sur les colonnes sont pris en compte). 202

217 Relevé REPONSE AUX LCR A PAYER - Module Relevé, onglet Réponse aux LCR à payer - A partir de l'onglet Réponse aux LCR à payer, vous pouvez créer des fichiers de réponse aux effets à payer ayant été intégrés au préalable dans le logiciel (via Relevé - Fichiers à Intégrer). Modifier un relevé 1. Sélectionnez la société et le compte concerné par le relevé à modifier. 2. Sélectionnez le relevé à modifier dans la liste. 3. Cliquez sur MODIFIER (ou clic droit de la souris) et effectuez les modifications souhaitées en saisissant au clavier les montants acceptés ou refusés pour chaque effet ainsi que les motifs de refus. Tout effet ayant un montant refusé non nul doit contenir un motif de refus. 4. Vous pouvez ACCEPTER TOUS LES EFFETS ou REFUSER TOUS LES EFFETS en un seul clic. Dans le cas d'un refus global, vous devez sélectionner un motif. Celui-ci est alors appliqué à tous les effets la première fois. Par la suite, chaque motif peut être modifié individuellement jusqu'à un nouveau clic sur REFUSER TOUS LES EFFETS. 5. Cliquez sur VALIDER pour enregistrer les modifications. Si vous voulez stopper la modification de la réponse, cliquez sur QUITTER. 6. Les données modifiées sont enregistrées. La remise peut être effectuée ultérieurement. 203

218 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Supprimer un relevé Cliquez sur SUPPRIMER pour supprimer le relevé sélectionnée (ou clic droit de la souris). Créer la remise 1. Sélectionnez la réponse à générer dans la liste. La création de la remise nécessite que le compte bancaire sélectionné possède un nom de fichier. Si ce n'est pas le cas, rendez-vous dans le module Société pour compléter les données du compte. 2. Cliquez sur le bouton CREER REMISE de la barre d'outils. La remise sera effectuée sur le compte préalablement sélectionné. Aucune saisie supplémentaire ne vous sera demandée. Si un fichier existe déjà, le logiciel vous propose d'ajouter la ou les remises à la suite des remises déjà présentes ou de les effacer avant d'ajouter la nouvelle remise. Le logiciel vous propose ensuite d'éditer la réponse ainsi générée. Remarques : La réponse générée ne prend en compte que les LCR dont le montant refusé est non nul. Les LCR entièrement acceptées ne sont pas conservées et n'apparaissent donc pas lors de l'édition APRES remise. Pour la même raison, les fichiers dont tous les effets sont entièrement acceptés ne peuvent pas faire l'objet d'une remise. Le fichier de remise créé porte l'extension *.REP. Imprimer Les boutons Aperçu et Impression de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le relevé de LCR à payer dans l'état où il se trouve à l'écran. 204

219 Relevé TABLEAU DE TRESORERIE - Module Relevé, onglet Tableau de trésorerie - A partir de l'onglet Tableau de trésorerie, vous pouvez obtenir une vision globale de votre situation de trésorerie pour une période paramétrable. Cette consultation est réalisée dans la limite de la durée d'historique paramétrée. Sélection Sélection de la période Le tableau de trésorerie vous permet d'afficher les soldes jour par jour, semaine par semaine, mois par mois ou trimestre par trimestre dans une limite de 7 soldes affichés (7 jours, 7 semaines, 7 mois ou 7 trimestres). Par défaut, le tableau est proposé pour une période de 7 jours à partir de la date du jour. Vous pouvez modifier la période ainsi que la date de premier solde affiché. Le logiciel calcule automatiquement les dates d'affichage des 6 autres soldes en fonction de la période choisie. Le logiciel tient compte des années bissextiles et du nombre de jours des mois. Le nombre de soldes affichés est limité à 7 pour une meilleure lisibilité du tableau. Exemples : période choisie : semaine date de début : jeudi 05/05/2010 Le logiciel calculera et affichera les soldes pour le jour choisi et les 6 jeudis suivants : 05/05/ /05/ /05/ /05/ /06/ /06/ /06/2010 période choisie : mois date de début : lundi 31/01/

220 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Le logiciel calculera et affichera les soldes pour le jour choisi et le dernier jour des 6 mois suivants : 31/01/ /02/ /03/ /04/ /05/ /06/ /07/2010 Affichage des soldes en valeur (SV), soldes comptables (SC) et soldes prévisionnels (SVP et SCP) Cochez la case correspondante pour obtenir un tableau comportant les soldes voulus. Remarques : La notion de solde Non dispo. signifie que la valeur du solde pour cette date n'est pas connue et ne peut être prévue. Les soldes en italique sont des extrapolations du dernier solde calculé. La banque n'a pas transmis d'information pour ces dates. Dans le tableau sélectionné, une seule ligne peut être sélectionnée à la fois. Consolidation Cliquez sur le bouton consolider de la barre d'outils pour réaliser la consolidation des soldes sélectionnés directement dans le tableau. Voir Tableau de trésorerie - Consolidation. Détail Cliquez sur le bouton DETAIL de la toolbar pour accéder directement au tableau de trésorerie détaillé du compte sélectionné dans le tableau en conservant la date de début d'affichage choisie. Voir Tableau de trésorerie détaillé. Évolution des soldes et Graphique En cliquant sur le bouton EVOLUTION de la barre d'outils vous ferez apparaître une fenêtre d'aperçu avant impression. Pour un compte elle contient le détail des soldes jour par jour du compte indiqué dans le zone de sélection. Pour un ensemble de comptes elle contient le détail des soldes jour par jour des soldes consolidés de tous les comptes du tableau. Par défaut, la date de début et la date de fin sont celles de la zone de sélection. Vous avez la possibilité de les modifier dans la fenêtre d'aperçu. Cliquez sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils pour obtenir une représentation graphique de l'évolution des soldes. Voir Graphique pour plus de détails. Quotas En cliquant sur le bouton QUOTAS de la barre d'outils vous ferez apparaître une fenêtre d'aperçu avant impression contenant un tableau récapitulatif. Celui-ci contient la répartition Dépenses/Recettes par Banque et par type d'opération groupé. Les critères suivants sont modifiables directement dans la fenêtre d'aperçu. Chaque modification entraîne la mise à jour du tableau : période (date de début/date de fin) société (possibilité de sélectionner toutes les sociétés) devise prévisionnel inclus ou pas affichage des montants et/ou des pourcentages par banque. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le tableau de trésorerie affiché à l'écran. 206

221 Relevé TABLEAU DE TRESORERIE - CONSOLIDATION - Module Relevé, onglet Tableau de trésorerie - A partir de l'onglet Tableau de trésorerie, cliquez sur le bouton CONSOLIDER de la barre d'outils pour passer en mode Consolidation. Le tableau permet désormais de sélectionner les comptes à consolider (une ou plusieurs lignes selon les soldes affichés SV, SC, SVP, SCP). Un groupe de lignes apparaît en bas du tableau affichant la consolidation des soldes des comptes sélectionnés. Cliquez sur un compte pour le sélectionner ou le désélectionner. Vous pouvez aussi TOUT SELECTIONNER et TOUT DESELECTIONNER grâce à la barre d'outils. Pour annuler la consolidation et revenir au tableau de trésorerie général, cliquez sur le bouton ANNULER de la barre d'outils. Sélection La partie sélection est la même que pour la tableau de trésorerie non consolidé. Modifier le cours des devises Dans le cas d'une consolidation multi-devise, la ligne de consolidation est calculée avec les équivalents en EUROS des soldes en devises. Veillez à maintenir à jour les cours de vos devises. Dans le Menu Paramétrage, choisissez Cours des devises. Une fenêtre s'affiche vous permettant de modifier le cours des devises par rapport à l'euro. Dans le module Relevé, pour vous permettre d'accéder plus rapidement 207

222 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 aux devises utile, la liste est limités aux devises de vos comptes. Le tableau de trésorerie est remise à jour automatiquement. Toute tentative de consolidation avec une ou plusieurs devises dont le taux de conversion est à 0 génère un message d'avertissement. Évolution des soldes et Graphique En cliquant sur le bouton EVOLUTION de la barre d'outils vous ferez apparaître une fenêtre d'aperçu avant impression. Elle contient le détail jour par jour des soldes consolidés des comptes sélectionnés du tableau. La date de début et la date de fin sont celles de la zone de sélection. Cliquez sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils pour obtenir une représentation graphique de l'évolution des soldes. Voir Graphique pour plus de détails. Au moins un compte doit être sélectionné dans le tableau pour accéder à ces fonctionnalités. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le tableau de trésorerie contenant les comptes sélectionnés et la ligne de consolidation. 208

223 Relevé TABLEAU DE TRESORERIE - GRAPHIQUE - Module Relevé, onglet Tableau de trésorerie - A partir de l'onglet Tableau de trésorerie, cliquez sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils pour obtenir une représentation graphique de l'évolution des soldes. Découvert autorisé Si un seul compte est sélectionné et qu'un montant de découvert autorisé à été renseigné pour ce compte, celuici apparaît en jaune sur le graphique. Barre d'outils Retrace le graphique initial Permet de passer de 2 à 3 dimensions et inversement Imprime le graphique Sauvegarde le graphique Aide Quitter Affiche/masque les soldes en valeur et/ou comptables et/ou prévisionnels Zoom 209

224 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Etat du zoom Intervalle de dates affichés Raccourcis clavier + souris bouton gauche souris (enfoncé) CTRL (enfoncé) + bouton gauche souris (enfoncé) Bouton droit de la souris (enfoncé) Permet de déplacer le graphique sur l'axe horizontal Permet de redimensionner le graphique sur les 2 axes Permet de tracer un cadre dans lequel zoomer 210

225 Relevé TABLEAU DE TRESORERIE DETAILLE - Module Relevé, onglet Tableau de trésorerie détaillé - A partir de l'onglet Tableau de trésorerie détaillé, vous pouvez obtenir une vision détaillée de votre situation de trésorerie pour une période paramétrable. Cette consultation est réalisée dans la limite de la durée d'historique paramétrée. Le tableau de trésorerie vous permet d'afficher les soldes jour par jour, semaine par semaine, mois par mois ou trimestre par trimestre dans une limite de 7 soldes affichés (7 jours, 7 semaines, 7 mois ou 7 trimestres). Pour plus de détail sur la sélection, voir Tableau de trésorerie. Organisation du tableau Le tableau est organisé en 4 parties : Solde initial La première ligne affiche les soldes initiaux à la date indiquée dans chaque colonne (issu du tableau de trésorerie générale). Dépenses (partie présente uniquement si au moins une écriture en débit existe) La partie suivante contient la somme des écritures débitrices pour la période indiquée dans la sélection à compter de la date de chaque colonne. Les écritures sont regroupées par nature d'opération (virements émis, prélèvements débit, chèques paiement...) et sommées dans une ligne récapitulative. Recettes (partie présente uniquement si au moins une écriture en crédit existe) La partie suivante contient la somme des écritures créditrices pour la période indiquée dans la sélection à compter de la date de chaque colonne. 211

226 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Les écritures sont regroupées par nature d'opération (virements reçus, prélèvements crédit...) et sommées dans une ligne récapitulative. Total mouvements La dernière partie effectue la somme du total crédit et du total débit. Exemple : Imprimer période choisie : semaine date de début : jeudi 05/05/2010 Le logiciel calculera et affichera les dates suivantes : 05/05/ /05/ /05/ /05/ /06/ /06/ /06/2010 La 1ère colonne contiendra la somme des écritures, en débit et en crédit, par nature d'opération pour la période allant du 05/05/2010 au 11/05/2010. Le solde initial au 12/05/2010 sera la somme du solde initial au 05/05/2010 et du total mouvement de la colonne 05/05/2010. Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le tableau de trésorerie affiché à l'écran. Ajouter une écriture prévisionnelle depuis le tableau de trésorerie 1. Se positionner sur une date du tableau de trésorerie détaillé en ligne, et sur une nature d'opération en colonne 2. Faire un clic-droit sur la case en question, et sélectionner "Ajouter une écriture prévisionnelle", la nature de l'opération et la date seront automatiquement renseignées, 3. Entrer les valeurs de l'écriture et terminer par "Valider", l'écriture prévisionnelle est automatiquement ajoutée au tableau 212

227 Relevé 213

228

229 TRANSMISSION TRANSMISSION DES REMISES Fonctions qui vous permettent de visualiser la liste des fichiers en attente de transmission à la banque, de transmettre ces fichiers, de gérer vos serveurs bancaires et opérations associées, de constituer des scénarios et de visualiser les journaux de connexion. Paramétrage de la communication Paramétrage Internet Ebics Boîte d'envoi Serveurs Opérations Scénarios Journal de connexion Remarque : Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement si le module Transmission est installé. 215

230 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRAGE DE LA COMMUNICATION - Modules Accueil et Transmission, Menu Paramétrage - A partir des écrans Accueil et Transmission, vous pouvez accéder au paramétrage de la communication par le menu Paramétrage - Paramétrage Communication. Ne modifiez pas les paramètres de communication sans être conseillé par un spécialiste. En cas de doute, adressez-vous à votre Service-Après-Vente. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour valider les modifications. Communication ETEBAC 3 Choisissez et paramétrez ici le mode de transmission de vos fichiers. L'accès par le PAD Internet nécessite la souscription au service TurboEtebacIP. Communication EBICS Vous pouvez activer la pré-validation EBICS en cochant la case «Activer la pré-validation». Cette option peut être utile pour résoudre des problèmes d interopérabilité. 216

231 Transmission Vous pouvez activer le hashage rapide afin d'accélérer l'analyse des fichiers dans la boite d'envoi et le parapheur. Si vous cochez l'option Validation automatique des demandes de mots de passe, il ne sera plus demandé de saisir le mot de passe pour les certificats dont le mot de passe a été stocké. Gestion des fichiers de remise avant télétransmission Le Filtrage des enregistrements supprime les caractères ASCII non autorisés. Le contrôle des fichiers CFONB remet en forme les fichiers CFONB mal formaté. Le fait de décocher cette case permet de diminuer la longueur du traitement de la remise avant l'envoi à la banque, mais augmente le risque de rejet éventuel par la banque. Gestion des fichiers de remise après télétransmission A l'issue d'une transmission (sens ALLER) vers la banque, vous pouvez modifier le nom du fichier de remise initial : suppression (par défaut), renommer avec une extension.bak, Horodater et renommer en.bak ou aucune action. Vous pouvez, à l'issue de l'opération de renommage, déplacer la remise dans un autre répertoire en cochant la case 'Déplacer dans ce dossier'. Gestion des fichiers retour après télétransmission A l'issue d'une réception de fichier depuis la banque, vous pouvez déclencher les actions suivantes : aucune action (par défaut), duplication automatique dans un répertoire ou exécution d un script paramétrable note : le chemin complet du fichier récupéré est passé en paramètre du script (1er argument). Général Nombre d'essais : Nombre de tentatives successives. Délai entre 2 essais : Délai entre 2 tentatives en secondes. NUI : Numéro d'identification nécessaire à TRANSPAC pour certains types de connexion (facultatif). Validation de la télétransmission Spécifie la page Internet à afficher ou le logiciel à exécuter lorsque vos fichiers de remises ont été envoyés. Cette page est utilisée par défaut si aucune adresse de confirmation n'a été spécifiée pour le serveur. 217

232 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRAGE INTERNET - Modules Accueil et Transmission, Menu Paramétrage - A partir des écrans Accueil et Transmission, vous pouvez accéder au paramétrage de la connexion Internet par le menu Paramétrage - Connexion Internet. Ces paramètres concernent les connexions à Internet via un proxy. Un serveur proxy fait office d'intermédiaire entre votre réseau interne (Intranet) et Internet en récupérant les fichiers à partir de serveurs Web distants. Ne modifiez pas les paramètres de connexion sans être conseillé par un spécialiste. En cas de doute, adressez-vous à votre Service-Après-Vente. Cliquez sur le bouton OK pour valider les modifications. Connexion directe à Internet Utilise les paramètres par défaut de Windows. Détection automatique du proxy Spécifie la détection automatique des paramètres du serveur proxy ou des paramètres de configuration automatique, utilisés pour se connecter à Internet. Les paramètres de configuration automatique sont contenus dans un fichier fourni par l'administrateur de votre système. Configuration manuelle du proxy Spécifie la connexion à Internet via un serveur proxy en utilisant les paramètres définis dans les champs Adresse et Port. 218

233 Transmission Adresse de configuration proxy automatique Spécifie l'emplacement du fichier de configuration du serveur Proxy (fourni par l'administrateur de votre système). Spécifier le nom d'utilisateur et le mot de passe Spécifie les nom et mot de passe utilisés pour se connecter via un proxy. 219

234 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 BOITE D'ENVOI - Module Transmission, onglet Boîte d'envoi - A partir de l'écran Boîte d'envoi vous pouvez visualiser la liste des fichiers en attente de transmission à la banque (remises de virements, prélèvements, effets, réponses aux relevés de LCR à payer, images-chèques...). Le paramétrage enregistré vous permet de télétransmettre ces fichiers, par modem ou ADSL, directement sur les serveurs bancaires. Envoyer/Tout envoyer 1. Sélectionnez le fichier à envoyer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton ENVOYER de la barre d'outils. Si vous avez paramétré l'intégration automatique de vos remises, celle-ci se fait ici. (voir Intégrer en prévisionnel). 3. La connexion au serveur est lancée. A l'issue de la connexion, un écran Résultat sera affiché pour vous indiquer la transmission (ou l'échec) de votre remise. En cas de problème adressez-vous à votre Service-Après-Vente. Pour envoyer tous les fichiers présents à l'écran qui ne présentent pas d'anomalie, cliquez sur TOUT ENVOYER. Intégrer en prévisionnel Cette fonctionnalité est disponible si vous l'avez activée dans le Paramétrage général > module Relevé, soit via un bouton dans la barre d'outils, soit de façon automatique à l'envoi des remises. Elle vous permet de créer des écritures prévisionnelles pour chaque remise du fichier à intégrer. Vous pouvez créer une écriture par opération ou grouper les opérations par date pour n'en faire qu'une écriture. Ces écritures se retrouvent dans le module Relevé sous la forme d'écritures prévisionnelles. Celles-ci sont modifiables mais ne peuvent pas être déplacées d'un compte à un autre. Elles ne sont rattachées à aucun relevé de compte. 220

235 Transmission Avant d'enregistrer, vous pouvez modifier ou supprimer chacune des écritures du tableau. Pour terminer, cliquez sur le bouton INTEGRER. La remise suivante s'affiche. Les opération dans une devise différente de cette du compte sont converties dans cette dernière au taux que vous aurez indiqué. Vos taux de conversion doivent être à jour. Vous pouvez les modifier via le menu Paramétrage > cours des devises (voir Tableau de trésorerie - Consolidation). Remarques : - Le logiciel vous prévient si vous tentez d'intégrer une remise appartenant à un fichier ayant déjà fait l'objet d'une intégration, totale ou partielle. - Seuls les types de fichiers suivants peuvent être intégrés : remises de virements (y compris VSOT), de prélèvements, de LCR, de virements étrangers. - En fonction de votre paramétrage, les remises qui ne peuvent pas être intégrées s'afficheront ou ne s'afficheront pas dans la fenêtre. Voir Paramétrage > module Relevé. - Les comptes en RIB qui ne sont pas connus de la Suite Entreprise peuvent être créés directement lors de l'intégration des remises. Les remises de virements étrangers effectuées sur un compte en IBAN qui n'est pas paramétré dans le module Société, ne peuvent pas être intégrées. Il faut au préalable créer le compte dans le module Société. Supprimer un fichier Sélectionnez le fichier à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. 221

236 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Le fichier sera définitivement supprimé du répertoire REMISES. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le détail ou le résumé du fichier sélectionné (cf Paramétrage général). 222

237 Transmission EBICS - Modules Accueil et Transmission, Menu Paramétrage - EBICS est un protocole d'échange inter-bancaire sécurisé et fonctionnant sur IP. Créer un serveur bancaire EBICS Créer une opération EBICS Gérer vos certificats EBICS La gestion des certificats EBICS est accessible depuis le menu Paramétrage. Renouveler les certificats EBICS Pour renouveler vos certificats EBICS, sélectionner le profil dont les certificats doivent être renouvelés, puis cliquer sur le bouton "Renouveller vos certificats" : 223

238 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Indiquer les nouveaux certificats à utiliser. 2. Cliquer sur enregistrer : cela déclenche l'opération de renouvellement (phase HCS). Suspendre les certificats EBICS Pour interdire l'utilisation de certificats EBICS liés à un profil, sélectionner le profil dont les certificats doivent être suspendus puis cliquer sur le bouton "Suspendre vos certificats". Un message vous sera demandé avant le déclenchement de l'opération de suspension des certificats (phase SPR). 224

239 Transmission SERVEURS - Module Transmission, onglet Serveurs - Créer un serveur 225

240 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. La sélection du type de serveur entraîne une modification de la fenêtre. 3. Saisissez le nom du serveur et les données communes au serveur. 4. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre ou sur ENREGISTRER ET NOUVEAU pour rester dans la fenêtre de saisie. - Le nom d'un serveur doit être unique. Si le nom saisi existe déjà un message d'erreur vous avertit. - Un nom de serveur, une fois saisi, ne peut pas être modifié. Créer un serveur Etebac 3 Après avoir sélectionné le type Etebac3, la fenêtre se modifie : 1. Renseigner les paramètres ETEBAC3 fournis par la banque. 2. Vous pouvez indiquer l'adresse de confirmation par Internet : cela vous dirigera sur la page de la banque après une télétransmission réussie. Créer un serveur Ebics Après avoir sélectionné le type EBICS, la fenêtre se modifie : 226

241 Transmission 1. Renseigner les paramètres du serveur EBICS fournis par la banque. Après avoir rempli les champs "Adresse serveur (URL)" et "Identifiant Serveur (HostId)", vous pouvez cliquer sur le bouton "Tester la compatibilité du serveur" pour vérifier les paramètres saisis. 2. Cliquer sur le bouton "Ajouter un profil" 227

242 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 a. Indiquer les identifiants EBICS "Identifiant Entreprise (Partner ID)" et "Identifiant Utilisateur (User Id)" fournis par votre banque b. Indiquer le Profil que vous souhaitez rattacher à ces identifiants EBICS. Le profil "Transport (Tous utilisateurs)" est partagé entre tous les utilisateurs de la Suite Entreprise et il sera utilisé par défaut si aucun identifiant EBICS n'est spécifiquement rattaché au profil en cours d'utilisation. c. Sélectionner le type de certificat pour chaque usage. Si vous souhaitez réutiliser des certificats pré-existants, indiquez le chemin d'accès pour chaque certificat (format PKCS12). Si vous ne disposez pas de certificats compatibles EBICS, laissez les valeurs par défaut : un processus de génération de certificats se déclenchera automatiquement lorsque vous cliquerez sur le bouton Enregistrer. Lors de cette génération, indiquez un mot de passe suffisamment sécurisé (cf consignes de sécurité). d. Cliquer sur le bouton "Enregistrer". Cette action entraîne l'envoi de vos certificats auprès du serveur EBICS de la banque (phase INI et HIA). Si cette opération d'envoi se termine avec succès, les lettres d'initialisation de vos certificats sont automatiquement affichées à l'écran. e. Imprimer les lettres d'initialisation et consulter votre banque pour connaître la procédure d'enregistrement de vos certificats. En cas d'erreur lors du premier envoi des certificats, vous pouvez relancer la procédure d'envoi de vos certificats en cliquant à nouveau sur le bouton Enregistrer Modifier un serveur 228

243 Transmission 1. Sélectionnez le serveur à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un serveur Chaque modification dans la gestion des serveurs modifie le contenu des scénarios. En effet, le scénario prend en compte les informations au moment de la connexion. Sélectionnez le serveur à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. Imprimer Toutes les opérations associées au serveur seront supprimées. Par ailleurs, les opérations seront également supprimées dans les scénarios dans lesquels elles étaient enregistrées. Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des serveurs paramétrés. Configurer un certificat matériel pour le profil EBICS Avant de réaliser cette opération, veillez à ce que le certificat matériel soit bien reconnu par l'environnement Windows, et qu'il soit aux normes requises pour fonctionner avec le protocole EBICS. 1. Sélectionner le serveur EBICS et cliquer sur 2. Sélectionner le profil EBICS pour lequel il faudra utiliser un certificat matériel 229

244 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 3. Pour le certificat de signature, sélectionner "Type" et indiquer "Certificat matériel" Serveur de listage: Principe de fonctionnement: Par défaut, la Suite Entreprise v2 liste les fichiers présents dans le répertoire "REMISES" associé au profil en cours. Si vous souhaitez envoyer des fichiers situés en dehors de ce répertoire, il existe 2 méthodes : 1 - Création d'opérations bancaires qui pointeront sur les fichiers en dehors du répertoire REMISES - cf la section Opérations 2 - Création d'un serveur de listage et d'opérations bancaire de listage - L'utilisation de la table de correspondance des serveurs bancaires existants s'effectuera automatiquement via le code banque. Si vous souhaitez utiliser des FileFormat différents pour un même type de flux, il est nécessaire de créer les opérations bancaires adéquates Dans l'exemple ci-dessus, le paramétrage permet d'envoyer les remises vers 4 banques sans avoir à créer les opérations de sens aller correspondantes mais uniquement pour les remises figurant dans le dossier REMISES, une opération est nécessaire si les fichiers à transmettre se trouvent en dehors. Mise en place: Création d un nouveau serveur en cliquant sur Nouveau avec les paramètres suivants : Le code banque doit être utilisé pour ne pas causer de conflits avec des banques existantes Vous devez désactiver l utilisation des profils de transports pour ce serveur 230

245 Transmission Visibilité des répertoires de remises annexes : Afin de pouvoir utiliser le serveur de listage pour transmettre des remises situées dans un dossier autre que le répertoire «REMISES», il est nécessaire de créer une opération de sens Aller. Sélectionnez Opérations dans le menu puis Nouveau Vous saisissez un nom pour votre opération par exemple «LISTAGE SERVEUR» Vous sélectionnez le serveur précédemment créé donc ici «LISTAGE» Vous sélectionnez le chemin du répertoire à lister, celui de votre serveur ou répertoire local. «*.*» permet de lister tous les fichiers contenus dans le dossier. 231

246 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Vous devez sélectionner le sens ALLER pour votre opération. Par contre, le file format choisi n a pas d importance. Ici nous avons pris le premier choix. 232

247 Transmission OPERATIONS - Module Transmission, onglet Opérations - Lancer une opération 1. Sélectionnez l'opération dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton LANCER de la barre d'outils pour démarrer la connexion. 3. Si vous avez enregistré une plage horaire d'ouverture du serveur, celle-ci est prise en compte au lancement de l'opération. 4. A l'issue de la connexion, l'écran Résultat est affiché pour vous permettre de prendre connaissance d'un éventuel échec. Créer une opération 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Saisissez le nom de l'opération et sélectionnez le serveur auquel sera associée l'opération. Si des données communes ont été renseignées pour ce serveur, celles-ci mettront à jour la carte paramètre automatiquement à chaque changement de serveur. 3. La sélection du serveur entraîne une modification de la fenêtre. 4. Renseignez les différentes rubriques. 5. Cliquez sur ENREGISTRER. L'opération est mémorisée. 233

248 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Pour les envois de fichier, en l'absence d'opération bancaire dédiée, le FileFormat est renseigné automatiquement en se basant sur la table de correspondance paramétrée au niveau de chaque serveur bancaire. Cela permet de s'affranchir de la création d'opération. Pour accéder à des remises en dehors du répertoire "REMISES" du profil en cours, cf la rubrique Serveur de listage Créer une opération Etebac Après avoir sélectionné un serveur de type Etebac, la fenêtre se modifie : 234

249 Transmission Sens : Aller (pour les remises) ou Retour (pour les extraits de compte) Taille : référez-vous au document remis par votre banque Type d'envoi : par défaut, mode Caractère Nom du fichier : chemin d'accès complet du fichier à émettre ou à recevoir Exemples de noms de fichier : C:\Suite Entreprise v2\afb\extrait.ext Le module reçoit le fichier EXTRAIT.EXT et le stocke dans le répertoire C:\Suite Entreprise v2\afb. C:\Suite Entreprise v2\afb\bank&qq.ext L'option &QQ permet d'insérer le quantième du jour. Recommandé pour les fichiers extraits de compte. C:\Suite Entreprise v2\afb\bank&jj.ext L'option &JJ permet d'insérer la date complète sous la forme AAAA- MM-JJ. C:\Suite Entreprise v2\afb\bank&qq&s.ext L'option &S permet d'insérer un numéro de séquence dans la même journée. A Associer à l'option précédente. La première valeur de &S sera 00 qui sera ensuite incrémentée de +1 à chaque connexion (réussie). Carte paramètre : référez-vous au document remis par votre banque. Un compteur vous permet de vous situer sur les 80 caractères. Trame : certaines banques demandent à ce que la carte paramètre soit modifiée à chaque appel en émission. Vous pouvez introduire cette notion en automatique dans la carte paramètre. Indiquez la position du caractère à modifier (Rang). La première valeur sera celle indiquée dans la carte paramètre et sera ensuite incrémentée de +1 à chaque connexion (réussie). Plage d'ouverture : par défaut : NON. Sinon indiquez l'heure de début et l'heure de fin d'ouverture du serveur. En cas de doute, adressez-vous à votre Service-Après-Vente. Créer une opération Ebics Après avoir sélectionné un serveur de type Ebics, la fenêtre se modifie : 235

250 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Nom du fichier : chemin d'accès complet du fichier à émettre ou à recevoir Exemples de noms de fichier : C:\Suite Entreprise v2\afb\extrait.ext Le module reçoit le fichier EXTRAIT.EXT et le stocke dans le répertoire C:\Suite Entreprise v2\afb. C:\Suite Entreprise v2\afb\bank&qq.ext L'option &QQ permet d'insérer le quantième du jour. Recommandé pour les fichiers extraits de compte. C:\Suite Entreprise v2\afb\bank&qq&s.ext L'option &S permet d'insérer un numéro de séquence dans la même journée. A Associer à l'option précédente. La première valeur de &S sera 00 qui sera ensuite incrémentée de +1 à chaque connexion (réussie). Sens : Aller (pour les remises) ou Retour (pour les extraits de compte) File Format : référez-vous au document remis par votre banque Paramètre complémentaire (optionnel) : Voici les paramètres les plus utilisées : Le paramètre "TEST" est utilisé afin de tester le bon fonctionnement d'ebics avec le serveur et le type d'opération sélectionné. Utilisable en sens aller et retour Une plage de date est paramétrable uniquement en sens retour afin de récupérer des fichiers auprès d'une banque pour la plage indiquée, des extraits de compte par exemple. 236

251 Transmission Pour tout autre paramètre, référez-vous au document remis par votre banque Plage d'ouverture : par défaut : NON. Sinon indiquez l'heure de début et l'heure de fin d'ouverture du serveur. En cas de doute, adressez-vous à votre Service-Après-Vente. Modifier une opération 1. Sélectionnez l'opération à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer une opération Chaque modification dans la gestion des opérations modifie le contenu des scénarios. En effet, le scénario prend en compte les informations au moment de la connexion. Sélectionnez l'opération à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. L'opération sera également supprimée dans les scénarios dans lesquels elle est enregistrée. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer au choix : - le fichier paramétré pour l'opération sélectionnée, si celui-ci existe, en mode résumé ou détaillé (cf Paramétrage général) ou - la liste des opérations paramétrées. 237

252 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 SCENARIOS - Module Transmission, onglet Scénario - Cette fonctionnalité vous permet de sélectionner des opérations afin d'en constituer un scénario, qui pourra être lancé automatiquement. Lancer un scénario 1. Sélectionnez le scénario dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton LANCER de la barre d'outils pour démarrer la connexion. 3. A l'issue de la connexion, l'écran Résultat est affiché pour vous permettre de prendre connaissance d'un éventuel échec. Créer un scénario 1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU de la barre d'outils. 2. Saisissez le nom du scénario. La mention "Scénario par défaut" vous permet de choisir ici le scénario qui sera automatiquement lancé lors du clic sur le bouton CONNEXION BANQUE de l'onglet Fichiers à intégrer (module Relevé). La mention Programmation permet de déclencher le scénario concerné à une heure précise. 3. Sélectionnez les opérations que vous souhaitez intégrer dans votre scénario (opérations cochées). La sélection/désélection se fait en cliquant sur l'opération. 4. Cliquez sur ENREGISTRER. Le scénario est mémorisé. 238

253 Transmission Programmer un scénario Il est possible de programmer le scénario pour qu'il se lance automatiquement à une heure donnée. Deux méthodes sont possibles : 1. Méthode manuelle : sélectionnez "Oui" dans l'option Programmation et choisissez l'heure de lancement du scénario. Lors du clic sur le bouton LANCER, un message propose de lancer le scénario immédiatement ou à l'heure de programmation. 2. Méthode automatique : programmez le lancement du logiciel Turbo_Teletransmission.exe en ligne de commande via les tâches planifiées de Windows. Voici la liste des paramètres disponibles pour la ligne de commande : /sce+"nom_du_scenario" /ope+"chemin_complet_du_fichier_a_envoyer" /auto+ /profils+"nom_du_profil" /autoclose+ lance le scénario dont le nom est spécifié lance l'opération rattachée au nom de fichier spécifié lance automatiquement le scénario/l'opération sans demande de confirmation utilise le chemin des bases de données du profil spécifié ferme automatiquement la fenêtre de compte rendu de télétransmission /service Lance le scénario/l'opération en tant que service ( fonctionnel sans ouverture de session ) Exemples de lignes de commande : Lancement du scénario "SCENARIO1" en mode automatique (sans demande de confirmation) : "C:\Suite Entreprise v2\turbo_teletransmission.exe" /sce+"scenario1" /auto+ Lancement de l'opération qui envoie le fichier "C:\Suite Entreprise v2\remises\test.vir" en mode automatique et en utilisant le profil "USER1" : "C:\Suite Entreprise v2\turbo_teletransmission.exe" /ope+"c:\suite Entreprise v2\remises\test.vir" /auto+ /profils+"user1" 239

254 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Lancement du scénario "SCENARIO1" en mode service : "C:\Suite Entreprise v2\turbo_teletransmission.exe" /sce+"scenario1" /service L'intégration peut être automatique en retour de connexion (cf. Paramétrage) Il est possible de déclencher l'intégration des extraits via une tache planifiée avec la commande suivante : "c:\suite entreprise v2\tsslinker.exe" /integration Modifier un scénario 1. Sélectionnez le scénario à modifier dans la liste et cliquez sur le bouton MODIFIER de la barre d'outils. 2. Effectuez les modifications voulues. 3. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider les informations et fermer la fenêtre de saisie. Supprimer un scénario Sélectionnez le scénario à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. Les opérations associées au scénario ne seront pas supprimées de la base. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer la liste des opérations associées au scénario sélectionné. 240

255 Transmission JOURNAL DES CONNEXIONS - Module Transmission, onglet Journal - Cette fonctionnalité permet de visualiser les tentatives de connexions et les résultats de ces connexions. Le logiciel écrit dans ce journal à chaque connexion. Suppression d'une journée 1. Sélectionnez la journée à supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER de la barre d'outils. Le logiciel conserve les 30 derniers jours de connexion. Imprimer Les boutons APERÇU et IMPRESSION de la barre d'outils vous permettent de visualiser et d'imprimer le détail de la journée sélectionnée. 241

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257 PARAPHEUR LE MODULE PARAPHEUR - Page principale de la Suite Entreprise, module Parapheur - Le module Parapheur permet aux profils signataires de visualiser les flux en attente de signature, et de les signer. Il permet également de visualiser un historique des actions réalisées. Via cette page, nous allons voir comment signer un flux, et comment visualiser le flux qui a été signé. Signer un flux Afin de signer un flux, il faut valider les points suivants : 1. La gestion de profils est activée, 2. La gestion du parapheur est activée pour le profil en cours, 3. Le profil est rattaché à un profil EBICS défini dans un serveur EBICS 4. Le serveur EBICS est du même code banque que le compte émetteur qui sera utilisé pour l'opération, 5. Le profil en cours est signataire, 6. Un service associé au compte a été défini et est actif pour le profil signataire en cours. Positionnez-vous ensuite sur l'interface du Parapheur (Module Parapheur, en dessous de Transmission). Au moyen de cette interface, vous pouvez visualiser les fichiers qui sont en attente de signature (dans "Fichiers en attente de signature"), et visualiser un historique des signatures qui ont été réalisées (dans "Historique"). 243

258 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Actions à réaliser : Sélectionnez le fichier à signer puis cliquez sur (en haut à gauche de la fenêtre) Confirmez la signature au vu des caractéristiques du fichier à signer Indiquez le mot de passe associé au certificat EBICS du signataire Vous pouvez ensuite automatiquement envoyer le fichier qui a été signé en cliquant sur "Oui" Une fois le flux signé, un fichier de signature est créé au même endroit que le fichier qui a été signé. Celui-ci se nomme automatiquement NOM_DU_FICHIER.SIG. Exemple ci-dessous : Le fichier de signature Ce fichier sera ensuite supprimé en même temps que le fichier sera envoyé. Le flux peut ensuite être visible dans l'historique. 244

259 Parapheur Historique du Parapheur La visualisation de l'historique du parapheur se fait depuis le module Parapheur. Vous pouvez, au moyen de cette interface, visualiser les flux qui ont été signés et envoyés. Prenons un exemple de flux signé par l'administrateur : Interface de l'historique Au niveau de l'interface de l'historique, l'on peut dissocier plusieurs parties : L'historique à proprement parler, qui affiche les opérations réalisées et une possibilité de filtrer par profil utilisé et par action effectuée, ainsi que par plage de date d'action, Le menu "Général" permettant d'obtenir un détail de l'action ciblée dans la grille de l'historique, Le menu "Action" nous montrant le libellé exhaustif de l'action et l'action réalisée (envoi ou signature). Dans cet exemple, nous pouvons ainsi visualiser que : 1. Le profil administrateur a signé le flux TRANSPORT SA_COMPTE SECONDAIRE.SCT le 26/01/2011 à 17h30 et 45 secondes. 2. Il a ensuite été envoyé par l'administrateur (en visualisant l'action au niveau de la grille). Alerter les signataires La fonctionnalité "Alerter les signataires" permet d'indiquer aux signataires du flux présent dans la boite d'envoi qu'il faut signer le flux, ceci permettant ensuite de l'envoyer. Pour l'utiliser, il faut que vous ayez une messagerie par défaut configurée. 245

260 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 L'alerte des signataires peut se faire uniquement depuis le module Transmission, menu Boite d'envoi. Prenons l'exemple ci-dessous : Depuis la boite d'envoi Nous pouvons visualiser que ce flux possède un nombre de signatures insuffisant. Nous remarquons également que les signataires possibles sont "Signataire1", "Signataire2", "Signataire3", et "administrateur". Pour alerter les signataires, sélectionnez la fonctionnalité Cela va générer un 246

261 Parapheur Si vous avez déjà envoyé un mail d'alerte, la Suite Entreprise vous l'indiquera afin que vous ne renvoyez pas le même mail plusieurs fois aux signataires. Vous pourrez toutefois outrepasser cette alerte et renvoyer un mail aux signataires si besoin. 247

262 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 GESTION DU PARAPHEUR - Menu Utilitaires, Gestion de Profils - Le module "Gestion du Parapheur" permet de gérer tout ce qui a trait au paramétrage du parapheur, que ce soit au niveau des profils mais aussi au niveau des services. Il est possible via cette interface de configurer des profils signataires et transporteurs, de définir des caractéristiques pour les signataires (limite de montant, adresse pour avertir un signataire qu'il faut signer un flux notamment), et de gérer les services liés aux flux à signer. Afin de bien configurer le parapheur sur votre installation Suite Entreprise, veillez à suivre les étapes décrites cidessous. Activer ou Désactiver le Parapheur Sélectionnez la coche "Activer le Parapheur" pour activer celui-ci lorsqu'il est désactivé. Faites l'opération inverse pour le désactiver. L'interface de gestion du parapheur n'est disponible que pour les profils possédant les droits de type administrateur. Fonctionnalités de la gestion du parapheur : La possibilité de changer le chemin de bases de données (cette option permet de passer d'un jeu de bases de données à un autre, permettant de gérer les profils disposés sur d'autres bases de données en un simple clic) 248

263 Parapheur Le bouton "Paramétrer les Services" (en grisé ici, car le parapheur est désactivé). Grâce à la fenêtre de changement de bases de données, vous pouvez tout à fait gérer vos profils et le Parapheur directement depuis cette fenêtre de gestion sans devoir relancer la SEv2. Le panneau de gestion du parapheur permet de configurer deux entités : L'ensemble des profils, leur mode (transporteur ou signataire, ou les deux, ou aucun des deux), leur adresse en cas de contact du signataire, et les valeurs de plafond. Voir le menu d'aide Paramétrer les profils pour en savoir plus. Le paramétrage des services concerne la deuxième partie de ce document d'aide. Voir le menu d'aide Paramétrer les services pour configurer les services. L'onglet Divers Cet onglet permet de définir un paramétrage utile pour le fonctionnement du parapheur. Il contiendra d'autres fonctionnalités à l'avenir. Envoi de flux insuffisamment signé Lorsque le bouton est positionné sur : "Autoriser l'envoi de flux insuffisamment signé en mode Transport", Lorsque le flux n'est pas suffisamment signé, il pourra être envoyé à la banque. Il faudra ensuite valider la télétransmission du flux via un autre canal. "Empêcher l'envoi de flux insuffisamment signé", Lorsque le flux n'est pas suffisamment signé, il ne pourra pas être transporté. 249

264 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRER LES PROFILS - Menu Gestion du parapheur, onglet Paramétrer les profils- Via le menu de gestion du parapheur, vous pouvez configurer les profils, leur assigner des droits en transport, en signature. Vous pouvez également leur définir une adresse et des valeurs de limites de montant. Définir un profil Lorsque vous accédez à l'interface de gestion du parapheur et que vous l'activez, la liste des profils est automatiquement remplie. Celle-ci correspond à la liste des profils pour le jeu de bases de données défini en haut de la page. Pour chaque profil, il est possible de configurer les éléments ci-dessous : 1. Le mode "Transport". Celui-ci permet de définir si le profil sélectionné est habilité à transporter un flux, 2. Le mode "Signature", qui définit si le profil est signataire ou non, 3. L'adresse mail. Celle-ci permettra d'alerter les signataires via un lorsqu'un flux est en attente de transport et requiert des signatures, 4. Le plafond de montant en simple signature, si ce plafond de montant est dépassé, le signataire ne pourra signer un flux s'il est seul signataire, il faudra alors qu'un autre signataire signe le flux et que le 5. Le plafond de montant en double signature. Au delà de ce plafond de montant, il sera impossible pour le signataire de signer un flux (que ce soit en simple ou en double signature). Si vous supprimez un profil de la gestion de profils, celui-ci disparaîtra automatiquement de la liste des profils de la gestion du Parapheur Exemple de paramétrage des profils L'interface de gestion des profils se décompose de la manière suivante : Récapitulatif Sur cette impression écran, nous pouvons visualiser notamment que : 1. Nous sommes sur le jeu de bases de données du chemin C:\Suite Entreprise v2\donnees, 2. Le parapheur est activé, 3. 6 profils associés à ce jeu de données ont été trouvés, 4. Les profils administrateur, Signataire1 et Signataire2 sont habilités à signer des flux, 250

265 Parapheur 5. Les profils Transporteur1 et Transporteur2 sont habilités à transporter des flux, 6. Le profil Utilisateur ne peux envoyer ni ne signer de flux. 7. Le profil administrateur est à la fois Transporteur et Signataire, son adresse est il est autorisé à signer seul pour des remises allant de 0 à 4000 euros, et il est autorisé à signer avec un autre profil signataire pour des flux allant jusqu'à euros. Les changements sont pris automatiquement lorsque vous faites une modification de paramétrage dans un profil. Lorsque le plafond simple signature (ou double signature) est indiqué à "Pas de limite", aucune limite de montant ne sera prise en compte lors du contrôle de l'habilitation du signataire pour signer un flux. Si cette valeur est à 0, le signataire ne pourra signer aucun flux du type de plafond indiqué. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, Signataire2 ne pourra jamais signer un flux dans le cas d'une double signature, car son montant de plafond double signature est à 0. Imprimer le paramétrage Depuis la fenêtre d'accueil de la gestion du parapheur, il est possible d'imprimer le paramétrage de celui-ci, en sélectionnant la fonctionnalité en bas de la fenêtre. L'édition ainsi générée indiquera pour chaque société la liste des profils habilités à signer, le compte associé, le plafond de remise (en k ) ainsi que le co-signataire, et ce pour chaque opération. Par ailleurs, cette édition pourra être exportée au format PDF via la commande "Fichier" > "Exporter" > "Fichier PDF". 251

266 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRER LES SERVICES - Menu Gestion du parapheur, onglet Paramétrer les services- Via le menu de gestion du parapheur, il est possible de paramétrer les services, soit en sélectionnant l'onglet Services, soit en cliquant sur "Paramétrer les services". Le menu Services Avant toute chose, assurez-vous que le parapheur est bien activé pour le jeu de bases de données sélectionné. Sélectionnez l'onglet "Services" ou le bouton "Paramétrer les services", en bas de la fenêtre de gestion. Cela vous ouvre le menu suivant : Actions possibles Créer un nouveau service Modifier un service existant Supprimer un service Il est toujours possible de revenir sur les profils en cliquant sur l'onglet "Profils" ou en sélectionnant "Paramétrer les Profils" en bas de cette fenêtre. Pour créer un nouveau service, sélectionnez "Nouveau service..." pour ajouter un service. Créer un nouveau service ou modifier un service existant 252

267 Parapheur Paramétrage d'un service Un service contient les éléments de paramétrage suivants : 1. La société et le compte : sur quel compte bancaire de quelle société le service sera impacté, 2. Le type d'opération : L'opération bancaire relative au service (virement domestique, avis de prélèvement, virement SEPA etc) 3. Le panneau "Confirmation par Simple Signature" permet d'indiquer la liste des signataires pour qui la signature confirmera à elle-seule le flux en attente de signature 4. Le panneau "Confirmation par Double Signature" permet d'indiquer la liste des signataires (selon le mode choisi) dans le cas d'un flux requerrant deux signatures, ainsi qu'une valeur seuil de montant avant double signature. Configurez tout d'abord la société, le compte et le type d'opération qui seront définis pour ce service. Vous pouvez configurer un service par défaut. Cette fonctionnalité permet de définir qui sera valide quelle que soit la société, le compte bancaire et 253

268 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 l'opération. Lorsqu'un service spécifique existe en plus d'un service par défaut, le service spécifique sera pris en compte. Lorsqu'aucun service n'a été trouvé pour un fichier, le service par défaut définit la méthode de signature du flux. 254

269 Parapheur LES MODES DE SIGNATURE D'UN SERVICE - Module Gestion du Parapheur, onglet Services, fonctionnalité création ou modification d'un service existant - Présentation des différents modes Pour chaque service, vous pourrez définir des signataires habilités à signer un flux en attente de signature. Le panneau de création / modification d'un service se décompose en deux types de confirmation : - la confirmation par simple signature, - la confirmation par double signature. Dans le premier cas, le flux sera validé par simple signature. Dans le deuxième cas, deux signatures seront requises pour confirmer le flux. Ces deux modes de confirmation cohabitent au sein du même service, il n'y a pas besoin de créer deux services différents. Les deux paragraphes ci-dessous décrivent les différents modes de signature selon le mode de confirmation. Confirmation par Simple Signature Dans le panneau "Confirmation par simple signature", les signataires indiqués dans le panier seront habilités à signer seuls le flux. Leur signature confirmera le flux ans qu'il y ait besoin d'une autre signature. Confirmation par Double Signature 255

270 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Dans ce panneau, il est possible de configurer le mode de confirmation par double signature. Dans un premier temps, il est possible d'indiquer un montant seuil au delà duquel la confirmation par double signature devient nécessaire. Si aucun montant n'est indiqué, la confirmation par double signature est toujours nécessaire : - En dessous du seuil, le flux peut être confirmé par simple signature avec la liste des signataires du panneau de double signature. - Au dessus du seuil, il faudra deux signataires obligatoirement. Dans l'exemple ci-dessus : - Si le flux est d'un montant inférieur à 10, administrateur (ou Signataire1, ou Signataire2) pourra confirmer le flux par simple signature - Si le flux est supérieur à 10, il faudra la signature de deux signataires parmi administrateur, Signataire1 et Signataire2. - Si l'on décoche la case "A partir de", la double signature sera obligatoire. Types de confirmation par Double Signature Trois types de confirmation par double signature existent et sont strictement indépendants : - Confirmation en mode "Panier" : tous les signataires habilités à signer un flux dans le cas d'une double signature sont indiqués dans un panier de signataires - Confirmation en mode "Collège" : les signataires sont dispatchés dans deux groupes A et B, lorsqu'un signataire du groupe A a signé, un signataire du groupe B doit signer à son tour (il ne peut y avoir deux signatures par des signataires de même groupe) - Confirmation en mode "Couples" : les signataires sont liés les uns avec les autres pour définir des paires de signataires qui pourront signer conjointement l'un avec l'autre. Signature en mode Panier Le mode Panier consiste à décrire une liste de signataires habilités à signer le flux relatif au service défini dans l'interface de création du service. Lorsque le mode Panier est activé, tous les signataires inclus dans ce panier sont autorisés à signer le flux. Exemple de panier : Alain 256

271 Parapheur Pierre Jean-Paul Lorsque le flux doit être signé, il faut que l'un des signataires du panier signe le flux (Alain, ou Pierre, ou Jean- Paul). Si le flux doit être signé par deux profils au minimum, il faut que deux profils du panier signent. - Un profil signataire ne peut signer deux fois le flux. - Il faudra obligatoirement indiquer deux signataires au minimum dans le panier pour valider la configuration du service. Sélectionnez le mode de Signature "Panier", vous obtenez l'écran ci-dessous : Détails du mode Panier Via cet écran, vous pouvez ajouter des signataires dans un panier. Ce panier de signataire constitue la liste des signataires en mesure de signer le flux pour ce service. Ici, le profil Signataire1 est autorisé à signer le flux pour le service défini. Pour ajouter un signataire au panier, sélectionnez le profil à ajouter dans la liste des profils disponibles, et utilisez le bouton Pour retirer un signataire du panier, sélectionnez le signataire que vous souhaitez voir disparaître du panier et cliquez sur disponibles pour le faire basculer à gauche, dans la liste des profils Validez votre panier en sélectionnant Signature en mode Collège Le mode Collège permet de définir deux groupes de signataires. Lorsqu'un flux doit être signé, un profil Suite Entreprise de chaque groupe doit signer le flux. Exemple : Deux groupes sont définis de la manière suivante : Groupe A : Alain Pierre 257

272 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Martin Groupe B : Jean Michel Paul Lorsque le flux doit être signé, il faut valider les deux points suivants: 1. L'un des profils du groupe A signe (Alain, Pierre, ou Martin) 2. L'un des profils du groupe B signe (Jean, Michel, ou Paul) Deux profils doivent signer le flux lorsque l'on est en mode Collège, un profil du groupe A et un profil du groupe B. Si un profil du groupe A a déjà signé le flux à envoyer, il est impossible qu'une autre personne du groupe A signe le flux (si Alain signe, Pierre et Martin ne peuvent plus signer). Un profil du groupe A ne peut pas se trouver dans le groupe B. Pour que le mode Collège soit validé, il faut qu'il y ait au minimum un profil dans chaque groupe. Pour définir un mode de signature de type Collège, sélectionnez la fonctionnalité Collège dans la partie "Mode de signature". Vous obtenez le menu suivant : Détails du mode Collège Ici, nous visualisons trois listes : 1. La liste des profils disponibles, à gauche. Dans cet ensemble sont disposés tous les profils disponibles pour leur attribuer un groupe. 2. Le groupe A, qui constitue le premier ensemble de signataires autorisés à signer le flux, 3. Le groupe B, le deuxième ensemble de signataires. De la même manière qu'en mode Panier, vous pouvez ajouter simplement les signataires à un groupe et les retirer d'un groupe au moyen des boutons " >> " et " << ". Ajoutez vos profils dans les groupes A et B et enregistrez le service via le bouton "Enregistrer". 258

273 Parapheur Signature en mode Couples Le mode "Couples" permet de définir des couples de signataires. Ainsi, vous pourrez indiquer qu'un profil est autorisé à signer ce flux avec un autre profil. En mode couple, il y a donc nécessairement double signature. Prenons l'exemple ci-dessous : Liste de profils de départ : Alain Pierre Jean-Paul Michel Bertrand Couples définis pour ce service : Alain Peut signer avec Pierre Alain Peut signer avec Michel Bertrand Peut signer avec Pierre Si Pierre signe un flux, seuls Alain et Bertrand pourront signer également. Si Bertrand signe le flux, il faudra que Pierre le signe, et personne d'autre. Pour définir un mode de signature de type Couples, sélectionnez la fonctionnalité Couples dans la partie "Mode de signature". Vous obtenez le menu suivant : Détails du paramétrage des couples Vous pouvez ajouter un nouveau couple en sélectionnant "Nouveau...". Cela ouvre ensuite une fenêtre vous proposant le premier profil qui devra être couplé avec le second. Pour finaliser le couple, il ne reste qu'à sélectionner le deuxième profil. Vous pouvez supprimer un couple de signataires via la croix rouge de la colonne "Suppr.". Dans l'exemple ci-dessus, nous pouvons donc lire que Signataire1 peut signer avec Signataire2. Cliquez sur "Enregistrer" pour valider les couples que vous avez définis. 259

274 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 260

275 Parapheur PROBLEMES LIES AU PARAPHEUR Le module Parapheur n'apparaît pas dans la barre des modules Suite Entreprise Si le module Parapheur n'est pas présent dans la barre des modules Suite Entreprise, veuillez vous assurer que : La gestion de profils est bien activée, Le parapheur est actif pour le jeu de bases de données du profil, Le profil en cours est signataire. Le flux n'est pas visible dans le module Parapheur Si vous ne visualisez pas le flux dans le parapheur, il peut y avoir plusieurs raisons : Aucune opération bancaire EBICS n'a été paramétrée pour le flux à signer, Aucun service n'a été configuré pour ce flux, et il n'existe pas de service par défaut, Le signataire n'est pas associé au service rattaché à ce flux Pour ces différentes raisons, la meilleure façon de procéder pour investiguer sur l'absence de fichier dans le module Parapheur, est d'aller dans la boite d'envoi, et de lire le contenu du message "Etat du flux :" Exemple avec l'impression écran ci-dessous : Visualisation de l'erreur 261

276 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 L'état du flux nous renseigne sur le problème. Ici, le flux n'a aucun service d'associé, et il n'existe aucun service par défaut. Par ailleurs, il est également possible de visualiser les signataires qui ont déjà signé le flux, et ceux qui sont en mesure de le signer. Pourquoi le flux ne peut pas être signé Si le flux ne peut être signé, il peut y avoir plusieurs explications. Pour obtenir une explication, vous pouvez utiliser le module Transmission > "Boite d'envoi", ou "Opérations" pour en savoir plus sur l'état du flux. Vérifiez également ces points : Le fichier est rattaché à une opération de protocole de type EBICS, Le code banque du compte émetteur est le même que celui défini dans le paramétrage du serveur EBICS, Le profil Suite Entreprise est lié à un profil EBICS pour le serveur en question, Le service n'est pas défini pour ce fichier. 262

277 TRESORERIE TRESORERIE Le logiciel TURBO Suite Entreprise v2 dispose d'une gestion de trésorerie. Il est possible d'accéder au paramétrage des différents modules depuis l'onglet relevé. Rapprochement Groupe de compte Virement d'équilibrage Intégration des écritures comptables Remarque : il se peut que certaines de ces fonctionnalités ne soient pas installées sur votre micro-ordinateur. Dans ce cas, contactez votre Service-Après-Vente. 263

278 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 RAPPROCHEMENT - Module Relevé - Paramétrer le rapprochement bancaire Il est possible de paramétrer le rapprochement bancaire depuis la fenêtre de paramétrage général (ou via le menu de paramétrage dans la barre d'outils). Dans l'onglet relevé, il est possible de préciser si la suppression des écritures prévisionnelles doit se faire manuellement, automatiquement à J+1 ou via le rapprochement. Il y a deux onglets : Onglet OPTIONS : Le REPOSITIONNEMENT DES ECRITURES NON RAPPROCHEES permet de déplacer à J ou non les écritures prévisionnelles non rapprochées. Le NOMBRE DE TENTATIVES DE COMBINAISON MAXIMUM permet de choisir le nombre de tentative de rapprochement d'une écriture réalisée avec plusieurs écritures prévisionnelles et inversement. Le programme tente de trouver un rapprochement efficace. Afin de limiter la durée de ce processus il est possible de limiter le nombre d'essai. Le LANCEMENT AUTO DU RAPPROCHEMENT APRES INTEGRATION permet de lancer le rapprochement après chaque intégration. Sinon, une question sera posée, proposant de lancer le rapprochement. Onglet REGLES : 264

279 Trésorerie Cet écran permet de consulter les règles créées. Pour pouvoir effectuer un rapprochement automatique, il est nécessaire de créer une ou plusieurs règles spécifiant les relations qu'il doit y avoir entre une écriture prévisionnelle et une ou plusieurs écritures réalisées ou une écriture réalisée et une ou plusieurs écritures prévisionnelles. Une règle peut être créée en cliquant sur le bouton Nouveau. Création d'une règle : Une règle peut être créée au moyen de l'écran suivant : 265

280 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Un rapprochement ne pourra être effectué que si tous les critères de la règle sont vérifiés. Dans la section PARAMETRES DE LA REGLE : o LIBELLE : Il s'agit du nom de la règle permettant de la différencier des autres. o ÉCARTS EN JOURS : Le rapprochement automatique ne prendra en compte que les écritures prévisionnelles et réalisées qui auront moins du nombre de jours spécifiés d'écarts (en date de valeur). Par exemple : Si l'écart spécifié est de 3 jours, une écriture réalisée datée du 27/07/11 ne pourra faire l'objet d'une tentative de rapprochement qu'avec une ou plusieurs écritures prévisionnelles qui auront une date de valeur située entre le 24/07/11 et le 30/07/11. o ÉCARTS DE MONTANT : Le rapprochement automatique ne prendra en compte que les groupes d'écritures dont la somme totale des montants aura un écart inférieur à celui spécifié avec l'écriture comparée. Par exemple : Si l'écart en montant est de 100, une écriture prévisionnelle de 250 ne pourra faire l'objet d'une tentative de rapprochement avec un groupe d'écritures réalisé que si la somme totale des montants de ce groupe est comprise entre 150 et 350. o RAPPROCHEMENT PAR NUMERO DE PIECE : Si cette case est cochée, un rapprochement ne pourra s'effectuer qu'entre écritures portant le même numéro de pièce. o RAPPROCHEMENT PAR REGROUPEMENT D'ECRITURES : Si cette case n'est pas cochée, le rapprochement sera de type 1-1, c'est à dire que les écritures seront comparées uniquement deux à deux. Si cette case est cochée, le rapprochement sera de type 1-N, c'est à dire qu'une écriture réalisée pourra faire l'objet d'une tentative de rapprochement avec un groupe d'au moins une écriture prévisionnelle et inversement, une écriture prévisionnelle pourra être rapprochée avec un groupe d'au moins une écriture réalisée. Dans la section PARAMETRES DE TYPE D'OPERATION : o TYPE : Cette règle ne pourra prendre en compte que des écritures du type spécifié (Débit ou Crédit). o ABREVIATION : Cette abréviation sera appliquée aux écritures ayant été rapprochées avec cette règle. Cela permet d'identifier les écritures rapprochées et la règle qui a servi à les rapprocher. o MONTANT MINIMUM : Si cette case est cochée, le rapprochement automatique ne pourra prendre en compte que les écritures dont le montant est supérieur au montant spécifié. o MONTANT MAXIMUM : Si cette case est cochée, le rapprochement automatique ne pourra prendre en compte que les écritures dont le montant est inférieur au montant spécifié. o Codes opération associés : Cette liste spécifie les codes d'opérations des écritures qui seront pris en compte par cette règle. Si une écriture réalisée ou prévisionnelle ne correspond pas à l'un de ces codes d'opérations, elle sera exclue. Les regroupements existants permettent d'accéder rapidement à une liste de codes d'opérations fréquemment utilisée. Effectuer un rapprochement : Une fois le paramétrage effectué, le rapprochement automatique pourra fonctionner. Après une intégration ou une récupération de relevé, s'il est activé, le rapprochement se lancera automatiquement ou demandera à l'utilisateur s'il veut le lancer (en fonction du paramétrage). Cette fenêtre s'ouvrira alors : 266

281 Trésorerie Cet écran contient une liste de filtre paramétrant l'affichage des listes d'écritures, la liste des écritures réalisées, la liste des écritures prévisionnelles, les détails de l'écriture réalisée sélectionnée et ceux de l'écriture prévisionnelle sélectionnée. Dès l'ouverture de cette fenêtre, le rapprochement se lancera. L'avancement sera signalé par une barre de progression en haut de la fenêtre et par un texte indiquant l'étape courante du rapprochement. La colonne lettrage des deux fenêtres indique l'abréviation de la règle qui a été utilisée pour rapprocher ces écritures. Si cette colonne est vide, cela signifie que les écritures n'ont pas été rapprochées. Il est possible de rapprocher les écritures manuellement en éditant le lettrage à la main. Afin de permettre de créer une règle simplement, il est également possible de sélectionner un groupe d'écritures à rapprocher (une écriture réalisée et plusieurs écritures réalisées par exemple), de faire un clic droit et de sélectionner Créer une règle. La fenêtre de création de règle s'ouvrira alors sur une nouvelle règle entièrement paramétrée pour correspondre aux écritures sélectionnées. Enfin, on peut gérer ses écritures prévisionnelles depuis la liste de droite par une modification, création ou suppression d'écriture. Si une écriture prévisionnelle a été décalée à J et n'a pas été rapprochée, ces changements seront sauvegardés. Une fois validé, un rapport des écritures rapprochées pourra être imprimé. 267

282 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 VIREMENT D'ÉQUILIBRAGE - Module Relevé - Effectuer des virements d'équilibrage : Les virements d'équilibrages sont directement dépendant des groupes de comptes. Virement d'équilibrage avec compte centralisateur (ou pivot): Ce type d'équilibrage permet de remonter l'excedent de trésorerie de chaque compte par rapport à son pied de compte sur le compte pivot sélectionné. La Suite Entreprise V2 vous proposera la liste des opérations sur chaque compte du groupe concerné. Si le compte concerné a un solde en dessous de son pied de compte (voir l'aide des groupes de compte), il se verra crédité la somme permettant de le créditer par le compte centralisateur. Si, au contraire, il a un solde supérieur à son pied de compte, il transférera l'excedent sur compte centralisateur. Il est possible de paramétrer le type d'opération en fonction de l'heure (pour répondre au besoin de traitement) depuis le pramétrage général. Le montant de l'opération ainsi que le type peut-être changé directement depuis la liste des virements d'équilibrage. Virement d'équilibrage sans compte centralisateur : Ce type de virement d'équilibrage permet de créditer les comptes dont le solde est inférieur au pied de compte au moyen de comptes appartenant au même groupe. Afin de pouvoir utiliser ce type d'équilibrage, il faut avoir paramétré les groupes de comptes dans le module relevé, onglet "groupe de compte". En fonction des soldes de vos comptes par rapport a leurs pieds de compte, une liste d'opération d'équilibrage sera proposée. Il est possible de les modifier en double cliquant sur l'une ou via le bouton modifier ou en en ajoutant une nouvelle. Si un compte ne peut être crédité sans mettre les autres comptes sous leurs pied de comptes, il ne le sera pas. Il peut donc y avoir aucune opération de proposée. Le type d'opération pour ces virements d'équilibrage dépend à chaque fois du compte émetteur. Ces virements peuvent être des virements domestiques, des virements de trésorerie ou des virements SEPA. En cliquant sur valider, les fichiers de remises seront créés ainsi que les écritures prévisionnelles correspondantes. 268

283 Trésorerie GROUPE DE COMPTE - Module Relevé - Créer les groupes de compte Il est possible de créer des groupes de compte qui seront destinés aux virements d'équilibrages via cette fenêtre. Il est possible d'y paramétrer : Le nom du groupe Le type d'équilibrage demandé : Avec compte pivot ou non. Le compte pivot (si le type d'équilibrage est le même) La liste des comptes à rajouter dans le groupe et leurs pieds de comptes Si l'un des compte appartient déjà à un autre groupe, le nom de ce dernier sera affiché dans la colonne appartenance. Le groupe de compte créé sera affiché dans la grille avec la liste de ses comptes. 269

284 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PLACEMENT D'EXCEDENT - Module Relevé - Trésorerie - Paramétrer les placements d'excédent de trésorerie Le paramétrage des placements d'excédent s'effectue depuis la fonctionnalité "Paramétrage" de la barre de menu, comme ceci : Il peut aussi être accédé depuis le menu "Relevé - Trésorerie" > Placement d'excédent > Trois onglets permettent de paramétrer les placements d'excédent : Général : paramétrage du compte de placement par groupe de comptes, et définition de la répartition des fonds par type de placement SICAV / FCP : paramètre les placements de type Société d'investissement à Capital Variable ou Fonds Commun de Placement. CDN / BMT / DAT : paramètre les Certificats de Dépôt Négociable, Bons à Moyen Terme, et Dépôt à Terme Onglet Général 270

285 Trésorerie Pour paramétrer cet onglet, il faut avoir au moins un groupe de compte défini. Voir la section groupe de comptes pour plus d'informations. En sélectionnant un groupe de compte, il est possible de définir le compte qui fera l'objet d'un placement. Pour ce faire : - Sélectionner un groupe de compte parmi la liste des groupes de comptes déjà créés - Sélectionner ensuite le compte de placement dans "Sélection du compte" - Les informations concernant la banque liée au compte, ainsi que le solde prévisionnel à J du compte seront alors remplies. Répartition automatique des fonds : Pour le groupe de compte sélectionné, il est possible de demander un placement pondéré sur les SICAP/FCP ou sur les CDN/BMT/DAT. Ainsi, si la répartition est de 30% pour les SICAP/FCP et de 70% pour les CDN/BMT/DAT, 30% des fonds seront versés aux SICAP/FCP et 70% au reste. Onglet SICAV/FCP 271

286 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Pour chaque groupe de compte, il est possible de définir des fonds de SICAV / FCP. Pour définir un fonds : - sélectionner un groupe de compte - Cliquer sur "Nouveau" et nommer le fonds. Le fonds comporte les informations suivantes : - Le code ISIN, numéro d'identification unique du fonds (International Securities Identification Numbers) - La valeur liquidative : division de la valeur de l'actif net de l'opcvm par son nombre de part ou d'actions - La quantité : le nombre de parts pour un FCP, ou d'actions pour une SICAV Lorsque l'on souhaitera à l'avenir souscrire à de nouvelles OPCVM, il faudra bien veiller à actualiser la valeur liquidative de chaque fonds. La valeur liquidative du fonds évoluera, et son évolution pourra être visible dans le graphique dans la zone inférieure de la fenêtre. Lorsque l'on souhaite acquérir une nouvelle part (ou action) dans un fonds, un courrier doit être édité. Ce courrier contient des informations qui peuvent être saisies dans cette interface : - Responsable des placements - Référence du compte titre - Nom de l'interlocuteur opérationnel - Organisme - Numéro de télécopie Le paramétrage se rentre manuellement dans le logiciel et l'actualisation des valeurs liquidatives s'effectue dans ce paramétrage. 272

287 Trésorerie Pour valider les modifications d'une valeur liquidative sur cette interface, il faut bien veiller à fermer la fenêtre en cliquant sur "Valider" pour prendre en compte les nouvelles modifications. Onglet CDN / BMT / DAT Pour chaque groupe de compte, et pour les types de placement suivants : - Certificat de Dépôt Négociable (CDN) - Bon à Moyen Terme négociable (BMT) - Dépôt à Terme (DAT) il est possible de définir la durée minimum du placement, ainsi que son montant minimum. Ainsi, lorsque la proposition de placement s'effectuera, elle calculera automatiquement la demande d'ouverture de placement correspondant à ces deux paramètres. Par ailleurs, il est possible de paramétrer le courrier de demande d'ouverture, et de demande de clôture anticipée. Pour ce faire, sélectionner les boutons "Personnaliser la lettre" en bas du sous menu correspondant. Personnalisation des lettres 273

288 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Le courrier de demande d'ouverture et de clôture anticipée peut être modifié à convenance, en modifiant par exemple le positionnement des champs, en ajoutant ou en supprimant des informations. Chaque champ dynamique est entouré de balises "<<" et ">>" (sans guillemet). Pour ajouter de nouveaux champs dynamiques, sélectionner "Insérer un champ issu des données Suite Entreprise" dans la barre supérieure de la fenêtre. Une fois les modifications effectuées, faire "Fichier" > "Enregistrer" pour les valider. Il est possible de retrouver ces deux courriers dans le répertoire "DONNEES" de la Suite Entreprise. Les fichiers "LettreOuvertureDepot.rtf" et "LettreClotureDepot.rtf" correspondent aux courriers respectifs d'ouverture et de clôture de dépôt. Placer l'excédent de trésorerie Le placement d'excédent peut se déclencher manuellement, en allant directement dans le menu "Placement d'excédent" dans le menu "Relevé - Trésorerie". Il est également déclenché automatiquement après avoir effectué des virements d'équilibrage suite à un rapprochement des écritures comptables. 274

289 Trésorerie Dans ce menu, si des propositions de placement ont été calculées par la Suite Entreprise, elles s'afficheront alors dans le panneau central. Ces propositions peuvent être validées par le bouton fenêtre. en haut à gauche de la Il est possible de modifier, ou d'ajouter une nouvelle opération de placement. Pour ajouter une nouvelle opération, faire Exemple d'ajout d'une nouvelle opération :, puis sélectionner si l'opération doit se faire sur une SICAV, un FCP, ou un CDN, BMT, DAT. Lors de la création d'une nouvelle opération sur SICAV / FCP, il sera alors demandé sur quel groupe de compte, quel fonds, de quel type d'opération et quelle quantité opérer. 275

290 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Ainsi, dans cet exemple, nous avons choisi de souscrire 300 parts sur le fonds FONDS1 pour un montant de Pour valider l'opération, cliquer sur "Ajouter". L'opération sera ainsi visible dans le menu précédent. Si les modifications ne conviennent pas, ou si une erreur a été commise dans le menu Placement d'excédent, il est toujours possible de revenir en arrière en sélectionnant. Si les propositions conviennent, il faut alors cliquer sur confirmer cette validation., puis de répondre par oui pour Une fois les propositions validées, un courrier sera alors édité : Le courrier reprendra les champs qui ont été définis dans le paramétrage. Ce courrier doit ensuite être transmis à l'organisme 276

291 Trésorerie en charge de gérer les fonds définis, au moyen d'un fax. Enfin, le tableau de trésorerie sera également impacté car on y trouvera les écritures prévisionnelles des placements d'excédent effectués : Modification des taux Lorsque l'on retourne dans le menu de placements, on propose de modifier les taux des CDN/BMT/DAT si besoin. Il suffit pour cela de sélectionner la ligne du placement dont le taux est à modifier, de rentrer le nouveau taux, puis de cliquer 277

292 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 sur valider pour le prendre en compte. Historique des placements L'historique des placements retrace les actions de placement d'excédent qui ont été effectuées (que ce soit de la souscription ou du rachat). Chaque ligne détaille les informations sur : - le nom du fonds - le code ISIN - la valeur liquidative actuelle - le montant de l'opération - la quantité achetée - le montant total de l'opération - la valeur total du gain estimé - la référence du compte titre - le nom de l'interlocuteur opérationnel Il est possible de filtrer les lignes d'historique par type (SICAV/FCP ou CDN/BMT/DAT) ou par groupe de compte. A tout moment, il est possible de rééditer le courrier de souscription ou de rachat (ou de demande d'ouverture/clôture dans le cas d'un CDN/BMT/DAT) en cliquant sur la ligne d'historique voulue, puis sur "Lettre" dans la barre supérieure. Dans cet historique, il est également possible de clôturer directement un CDN/BMT/DAT au moyen du bouton "clôturer". 278

293 Trésorerie Exemple de fenêtre de clôture de Certificat de Dépot Négociable L'appel de la fonctionnalité entraînera alors l'édition du courrier de clôture et le placement ne pourra plus être alimenté. Il est possible de supprimer une ligne d'historique, mais cela risque de générer des décalages dans le tableau de trésorerie (au niveau de l'écriture prévisionnelle qui a été créée lors de l'action de validation de la proposition de placement). Il faudra donc veiller à supprimer l'écriture prévisionnelle impactée si elle est toujours présente. Pour visualiser l'état général des placements d'excédent, il suffit de sélectionner le bouton "Reporting" Reporting Accessible depuis Relevé - Trésorerie > Historique des placements > Bouton "Reporting" dans la zone supérieure gauche. Le menu reporting offre une vue synthétique et détaillée des placements d'excédent définis dans le logiciel. Il se décompose en deux onglets, Onglet Evolutions 279

294 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Dans cet onglet, il est possible de visualiser la totalité des actions effectuées sur tous les placements définis, et d'obtenir un détail par jour de chaque action réalisée en glissant la souris sur le graphique. Il est possible également de filtrer les actions par groupe, et d'inclure ou non les Fonds de placement et Dépôt à terme dans le calcul de cette évolution. Exemple avec le graphique ci-dessus : En se positionnant sur la journée du 17 janvier 2013, nous visualisons ainsi les quatre actions réalisées en ce jour précis : - Ouverture d'un Certificat de Dépôt Négociable au capital de Clôture d'un CDN au capital de Ouverture d'un CDN au capital de Rachat de 100 parts du fonds FONDS1, soit de récupérés dans la trésorerie. La somme de ces actions équivaut donc à = d'entrée d'argent dans la trésorerie, d'où une évolution positive de à En Cours - Dépot à terme 280

295 Trésorerie L'onglet Encours permet de visualiser l'encours sur chaque dépot à terme, ainsi que les détails concernant chacun d'entre eux d'un simple clic. Il est par ailleurs possible de clôturer le dépôt à terme par ce biais (bouton clôturer ce dépôt en bas à droite). Sur la partie gauche est affiché un camembert donnant la répartition de la trésorerie selon le type (fonds de placement ou dépôt à terme). Sur la partie droite, les dépôts à terme sont affichés indiquant leur somme et leurs détails par libellé de dépôt. 281

296 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 PARAMETRAGE DE L'INTEGRATION DES ECRITURES COMPTABLES - Module Relevé - Paramétrer l'intégration des écritures comptables Le paramétrage de l'intégration des écritures comptables se fait depuis la fonctionnalité "Paramétrage" comme ceci : L'appel de cette fonctionnalité ouvre le menu suivant : 282

297 Trésorerie Via ce menu, il est possible de : Paramétrer le chemin des fichiers contenant les écritures comptables, Définir le format d'intégration à utiliser, De lister les associations déjà effectuées pour les comptes et pour les opérations, De modifier ces associations et d'en ajouter de nouvelles. Définir le chemin des fichiers comptables Indiquer le chemin complet (répertoire et fichier) des fichiers comptables à intégrer via la SEv2. A noter qu'il est possible de parcourir un répertoire entier en sélectionnant tous les fichiers d'un répertoire. Pour ce faire, indiquer le chemin complet du répertoire, puis *.* en fin de chemin, comme l'indique l'exemple ci-dessus : C:\COMPTA\*.* Les fichiers intégrés sont automatiquement renommés en extension ".BAK", le fichier à intégrer ne peut pas avoir cette extension. Afin de bien paramétrer ce chemin, la SEv2 va automatiquement indiquer combien de fichiers ont été trouvés et combien de fichiers sont intégrables (en venant contrôler le format d'intégration). Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, deux fichiers ont été trouvés pour le chemin C:\COMPTA\*.* et les deux fichiers trouvés sont intégrables selon le format "EXPORT CSV". Définir le format d'intégration 283

298 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Indiquer le format d'intégration à appliquer depuis la liste déroulante des formats d'intégration disponibles. Formats gérés Format "FORMAT CSV" : - Séparateur de champs : point virgule Position du champ Intitulé du champ / Description Obligatoire Type Taille Exemple 1 Compte Non AN Type d'opération 3 Débit/Crédit Oui = C (Crédit) ou D (Débit) Non AN - PREL 1 C 4 Montant Oui AN - 682,82 5 Libelle Non AN - Prélèvement Div. 6 Date Oui jjmmaaaa Reference Non AN - PREL Devise Non AN - EUR 10 Commentaire Non AN /10/BOU/00154 Exemple de ligne de fichier d'écritures comptables de format "FORMAT CSV" : ;51210;PREL;C;682,82;Prélèvement Div.; ;;PREL ;EUR;2011/10/BOU/00154; Format "SAGE COMPTA 100" : - Format de longueur fixe, pas de séparateur de champ - 1ère ligne non prise en compte Position du champ Intitulé du champ / Description Obligatoire Type Taille Exemple 1-2 Compte Oui AN 2 BR 4-9 Date Oui AN Type d'opération Oui AN Libelle Non AN 25 Prélèvement Div 84 Débit/Crédit Oui = C (Crédit) ou D (Débit) 1 C Montant Oui AN

299 Trésorerie N pièce Non AN Devise Non AN 3 EUR Exemple de ligne de fichier d'écritures comptables de format "SAGE COMPTA 100" : BR OD ENCAISSEMENT CB C N EUR Format "POSTE BANQUE" : - Format de longueur fixe, pas de séparateur de champ - 1ère ligne non prise en compte Position du champ Intitulé du champ / Description Obligatoire Type Taille Exemple Compte Oui AN Date Oui AN 10 07/10/ Libelle Non AN 25 Virement Débit/Crédit Oui = 1 (Crédit) ou -1 (Débit) Fact SARL TEST Montant Oui AN , N pièce Non AN Devise Non AN 3 EUR Exemple de ligne de fichier d'écritures comptables de format "POSTE BANQUE" : /10/2011BP ,211 Virement - Fact SARL TEST Format "SAGE 1000" : - Séparateur de champs : point virgule Position du champ Intitulé du champ / Description Obligatoire Type Taille Exemple 5 Compte Oui AN Type d'opération Non AN Débit/Crédit Oui = C (Crédit) ou D (Débit) 1 C 285

300 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 8 Montant en Devise Oui AN Libelle Non AN - F VEC 3 Date Oui jj/mm/aaaa 8 31/01/ Reference Non AN - F Devise Non AN 3 EUR 17 Commentaire Non AN N pièce Non AN 7 F Exemple de ligne de fichier d'écritures comptables de format "SAGE 1000" : F ;VE;31/01/2012;2741;411000;"VEC AG"; ; ;"EUR";"D";"F";"F VEC";"F ";"05";15/03/2012;"";"622508";"";"TTC" Grilles des associations Il est possible de visualiser la liste des comptes associés depuis la grille "Associations des comptes". Colonne gauche de la grille : les numéros ou intitulés de compte trouvés dans les fichiers lors d'une précédente intégration Colonne droite : l'intitulé du compte SEv2 Pour la liste des associations des opérations (grille "Associations des opérations") : Colonne gauche de la grille : les libellés d'opération trouvés lors de précédentes intégrations Colonne droite : le code opération "compréhensible" par la SEv2 Interactions avec les grilles d'associations des comptes et opérations Les deux grilles d'associations peuvent être modifiées directement, leur enregistrement s'effectue à la fermeture de la fenêtre de paramétrage. Supprimer une entrée Sélectionner la ligne à supprimer avec le bouton à gauche de celle-ci, et appuyer sur la touche "Suppr." Ajouter une entrée Dans la ligne vide en bas de la grille, ajouter directement l'association et le compte. Si l'entrée est incomplète ou si la valeur de la colonne de gauche est déjà présente plus haut dans la grille, celle-ci ne sera pas prise en compte lors de l'enregistrement de la grille. Modifier une entrée Sélectionner directement le compte du fichier à modifier ou l'intitulé de compte SEv2 à modifier et modifier les valeurs souhaitées. 286

301 Trésorerie 287

302 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 INTEGRATION DES ECRITURES COMPTABLES - Module Relevé - Avant toute opération sur l'intégration des écritures comptables, assurez-vous que le paramétrage de ce module a été effectué. Lancer l'intégration d'un fichier d'écritures comptables Depuis le module "Relevé - Trésorerie" menu "Fichiers à intégrer", sélectionner le fichier d'écritures comptables à intégrer. Exemple : Plusieurs informations permettent d'identifier le fichier sélectionné : La date de récupération du fichier (correspondante à la date de création du fichier) Si le fichier est un fichier intégrable ou non, Dans le cas où le fichier est intégrable, combien d'écritures ce fichier possède Pour lancer l'intégration, deux possibilités : Clic droit sur le fichier à intégrer > Sélectionner la fonctionnalité "Intégrer ce fichier d'écritures comptables" Clic gauche sur le fichier à intégrer > Bouton "intégrer" dans la bare d'outils en haut de l'écran Si le fichier est intégrable et que l'intégration est demandée, la routine d'intégration va se lancer, affichant une barre de progression comme suit : Une fois le traitement terminé, la fenêtre d'aperçu avant intégration va s'afficher. 288

303 Trésorerie Aperçu avant intégration La fenêtre d'aperçu avant intégration se présente comme ceci : Celle-ci indique la liste de toutes les écritures trouvées dans le fichier en cours d'intégration. Elle permet de visualiser directement tous les détails de chaque écriture, et de modifier chaque information directement depuis la grille. Une fois l'utilisateur en accord avec l'aperçu, il ne reste qu'à sélectionner "Intégrer" pour finaliser l'intégration des écritures comptables. Le nombre d'écritures en attente d'intégration est visible en bas à gauche de cette fenêtre. Il est possible de sélectionner plusieurs écritures depuis le bouton gauche de chaque ligne (par un glisser - déplacer, ou par l'utilisation de la touche SHIFT entre deux écritures, ou de la touche CTRL pour en sélectionner plusieurs précisément). La fenêtre indiquera alors le nombre d'écritures sélectionnées en bas de celleci. Interactions avec la fenêtre d'aperçu avant intégration L'aperçu avant intégration des écritures comptables permet de réaliser plusieurs actions: Regrouper les écritures par société et par compte Modifier chaque valeur avant intégration directement depuis la grille Modifier les dates d'opération et les dates de valeur d'écritures sélectionnées (option du menu contextuel) Déplacer les écritures sélectionnées dans un compte spécifique (option du menu contextuel) Définir des écritures comme étant non rattachées à un compte (option du menu contextuel) Supprimer un lot d'écritures (option du menu contextuel) Trier par valeur d'une colonne spécifique Réinitialiser toutes les modifications faites Finaliser l'intégration Annuler l'intégration en cours Regrouper les écritures par société et par compte En haut à gauche de la fenêtre d'intégration, cocher la case "Regrouper par société", le regroupement sera indiqué comme ceci : 289

304 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Modifier chaque valeur avant intégration directement depuis la grille Il est possible de modifier directement depuis la grille les champs "Libellé", "Numéro de pièce", "Référence", "Type d'opération", "Montant", "Date d'opération" et "Date de valeur". Pour cela, sélectionner la case à modifier et entrez la nouvelle valeur. Celle-ci sera prise en compte lors de l'intégration. Il est possible de revenir en arrière sur les modifications apportées depuis cette fenêtre en sélectionnant la fonctionnalité "Réinitialiser les modifications". Ceci annulera alors toutes les modifications apportées. Utilisation du menu contextuel Le menu contextuel permet de modifier plusieurs valeurs en une seule manipulation ceci après avoir sélectionné une ou plusieurs lignes. Etapes à suivre : 1/ sélectionner la (ou les) ligne(s) à modifier comme ceci : 290

305 Trésorerie 2/ Clic droit depuis la fenêtre. Ceci affichera le menu contextuel comme ceci : 3/ Sélectionner la fonctionnalité voulue. La fonctionnalité agira sur toutes les lignes sélectionnées. Il est possible de revenir en arrière sur les modifications apportées depuis cette fenêtre en sélectionnant la fonctionnalité "Réinitialiser les modifications". Ceci annulera alors toutes les modifications apportées. 291

306 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Déplacer les écritures vers un autre compte Sélectionner les lignes à modifier et faire un clic droit, puis sélectionner "Déplacer vers..." la fenêtre de déplacement des écritures s'ouvre : Sélectionner la société et le compte sur lesquelles ces écritures seront rattachées et cliquer sur "OK" pour valider le changement. Définir des écritures comme "non rattachées à un compte" Pour définir des écritures comme étant "non rattachées à un compte", il faut procéder de la même manière que pour le déplacement d'une écriture vers un autre compte, et il faut cocher dans la fenêtre de sélection : " Écritures non rattachées". Les écritures ne seront plus rattachées à un compte mais seront quand même intégrées. Modifier les dates d'opération et date de valeurs des lignes sélectionnées Sélectionner les lignes à modifier et faire un clic droit, puis sélectionner "Modifier la date de valeur" ou "Modifier la date d'opération" selon la fonctionnalité voulue. Sélectionner la nouvelle date à indiquer puis cliquer sur "OK" pour valider le changement. Supprimer les écritures Deux possibilités : 1. Sélectionner les écritures à supprimer et appuyer sur la touche "Suppr." 2. Sélectionner les écritures à supprimer et faire un clic droit pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionner "Supprimer". Trier les écritures par valeurs d'une colonne donnée 292

307 Trésorerie Pour trier les écritures visibles dans la fenêtre d'aperçu des écritures avant intégration, il suffit de cliquer sur la colonne dont on souhaite effectuer le tri. Un simple clic activera le tri dans le sens ascendant des valeurs, un deuxième clic activera le tri dans le sens descendant. Réinitialiser les modifications apportées Si vous souhaitez revenir sur les modifications apportées depuis cette fenêtre d'intégration, cela reste possible n'importe quand en sélectionnant la fonctionnalité "Réinitialiser les modifications". Cela remettra les données comme elles étaient lors de l'apparition de cette fenêtre. Finaliser l'intégration Pour terminer l'intégration des écritures comptables du fichier en cours, il suffit de cliquer sur le bouton "Intégrer" en bas à droite de la fenêtre. L'appui sur ce bouton fera apparaître une fenêtre indiquant le nombre d'écritures intégrées, comme ceci : Une fois l'intégration terminée, le fichier intégré sera automatiquement renommé avec l'extension ".BAK" et ne sera plus proposé pour les intégrations futures. Automatiser l'intégration des écritures comptables Depuis la fenêtre "Paramétrage général" de la SEv2 onglet "Relevé", sous menu "Intégration des écritures comptables", il est possible de déclencher automatiquement l'intégration des écritures comptables. Pour ce faire, depuis ce menu, cocher "Déclenchement automatique de l'intégration". Une fois cette fonctionnalité activée, dès que l'utilisateur accédera à son menu "Relevés - Trésorerie", l'intégration des fichiers d'écritures comptables se lancera automatiquement (si le paramétrage de l'intégration a été effectué). Valider automatiquement la proposition d'intégration des écritures comptables effectuée par la SEv2 Depuis la fenêtre "Paramétrage général" de la SEv2 onglet "Relevé", sous menu "Intégration des écritures comptables", sélectionner "Valider automatiquement la proposition d'intégration". La case "Déclenchement automatique de l'intégration" doit impérativement être cochée pour autoriser la mise en place de la fonctionnalité de validation automatique de la proposition d'intégration. Si cette fonctionnalité est activée, l'intégration automatique des écritures comptables ne fera plus apparaître le panneau d'aperçu des écritures avant intégration, et intégrera automatiquement les écritures trouvées, puis renommera le fichier intégré en extension ".BAK". 293

308 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 294

309 SUITE ENTREPRISE MOBILE SUITE ENTREPRISE MOBILE - Paramétrage Suite Entreprise Mobile - Cette interface permet de gérer les terminaux smartphones et/ou tablettes (IOs, Android, Windows Phone) connectés au service Suite Entreprise Mobile. Elle n'est accessible que si la gestion des profils est activée et si un profil au moins est configuré. Pour accéder au paramétrage, depuis le menu de démarrage de la Suite Entreprise v2, sélectionner le menu "Paramétrage" > "Suite Entreprise Mobile": 1- Enregistrement de la Suite Entreprise auprès du service Suite Entreprise Mobile Il est nécessaire de procéder à l'enregistrement de votre Suite Entreprise v2 pour bénéficier du service. Pour ce faire, sélectionner la fonctionnalité "Activer Suite Entreprise Mobile" puis "S'enregistrer". Cette procédure peut prendre quelques secondes selon les capacités du poste. 295

310 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Une fois l'opération terminée, les fonctionnalités de paramétrage sont rendues disponibles : Ici, l'icône "Etat" est en rouge, cela signifie qu'aucun Smartphone (ni aucune tablette) n'est actuellement configuré pour le profil Suite Entreprise "Jean Dupont". L'état "Orange" indique que des terminaux ont été renseignés mais qu'ils n'ont pas encore été validés par un enrôlement au niveau du terminal lui-même. L'état "vert" signifie qu'un terminal a été configuré et validé pour bénéficier de la Suite Entreprise Mobile. Pour chaque profil Suite Entreprise on peut indiquer : - une adresse , celle-ci permettra d'indiquer le lien de téléchargement de l'application directement lors de l'appui sur "Ajouter une association", - une coche "Validation" permettant d'utiliser la fonctionnalité "Validation" de l'application Suite Entreprise Mobile, 296

311 Suite Entreprise Mobile - une coche "Relevés" permettant à l'utilisateur Suite Entreprise de consulter ou non les relevés. 2- Ajouter un nouvel équipement Afin d'appairer un nouveau terminal Suite Entreprise Mobile rattaché au profil Suite Entreprise, il faut sélectionner "Ajouter une association". La fonctionnalité demande alors d'indiquer un nom pour l'équipement à appairer (exemple : Smartphone Android de Jean) : Une fois le nom renseigné, cliquer sur "Valider" pour confirmer l'ajout d'une association. Un Passcode est alors généré sur le volet inférieur de l'interface : Ce code d'association sert à identifier le terminal où l'application mobile sera installée. L'utilisateur renseignera alors son code d'association dans son application comme ceci : Une fois le Passcode entré sur l'équipement du client, l'interface va automatiquement modifier l'état de l'association en cours : L'indication "Validé", le système d'exploitation, et la date de validation du code d'association seront automatiquement mis à jour. L'équipement est alors appairé. 3- Paramétrer les services. Un service permet de définir sur quelle société, quel compte, quel type d'opération et à partir de quel montant l'utilisateur Suite Entreprise est en mesure de valider des fichiers en attente dans la boite d'envoi. L'interface est similaire au paramétrage d'un service de la gestion du parapheur, sans la granularité sur le type de service (Panier, Collège, Couples). 297

312 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Depuis l'interface de paramétrage de Suite Entreprise Mobile, onglet "Services", cliquer sur "Nouveau" : Dans l'exemple ci-dessous, nous avons rattaché à M. Jean Dupont un service permettant de valider les virements de la société Dupont sur le compte Trésorerie PR d'un montant minimum de Une fois le service configuré, il ne reste qu'à cliquer sur "Enregistrer" pour le créer. Il est possible de modifier ou de supprimer les services créés, via les boutons "Modifier" et "Supprimer" en haut de la liste des services. 4- Options 298

313 Suite Entreprise Mobile Entreprise Mobile. : ce test permet de s'assurer que la Suite Entreprise v2 peut se connecter au service Suite - Relevés Pour vos relevés, vous avez la possibilité de choisir le nombre d'écriture par compte à récupérer et le solde à afficher ( solde relevé, valeur ou comptable).pour chaque compte, vous pouvez choisir le type de synchronisation : Synchroniser uniquement les écritures du dernier relevé : ne synchronisera que les écritures du dernier relevé reçu Synchroniser les dernières écritures (tous relevés confondus) : synchronisera toutes les dernières écritures des relevés La profondeur du graphique vous permet de définir le nombre de jours de référence à prendre pour le tracé. - Validation : Nombre d'opérations par remise : définit le nombre d'opérations visible par remise incluse dans le fichier à valider Synchronisation des flux signés uniquement: permet de n'être notifié que des flux préalablement signé. - Synchronisation : Intervalle de synchronisation : définit le temps d'intervalle entre deux synchronisation entre la Suite Entreprise v2 et le service Suite Entreprise Mobile - Télétransmission automatique : Transmission automatique des flux validés et signés : Déclenche automatiquement l'envoi en banque des fichiers validés et signés. 299

314 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Profil de transmission : permet de choisir le profil utilisé pour la transmission des fichiers. : Permet de revenir aux paramètres d'origine. Cela supprime toutes les données liées à Suite Entreprise Mobile. : Force une synchronisation complète entre la Suite et le terminal mobile - Identifiant unique : c'est l'identifiant qui a été attribué à la Suite Entreprise v2 lors de l'enregistrement de celleci. 5- Les pièces jointes et commentaires Lorsque l'on crée une nouvelle remise, après préparation de celle-ci, le menu de validation de création de remise indique de nouvelles fonctionnalités : Il est possible d'indiquer une pièce jointe et / ou un commentaire au fichier de remise qui va être créé. La pièce jointe et le commentaire seront visibles depuis l'application Suite Entreprise Mobile. Les formats de pièces jointes acceptés sont les suivants : - Image JPG, BMP, PNG, GIF - PDF 300

315 Suite Entreprise Mobile - Document Word, Excel, PowerPoint - Texte simple Actuellement, seul un fichier peut être joint au fichier de remise, et le fichier joint ne peut dépasser la taille d'un méga-octet. Pour ajouter une pièce jointe ou un commentaire : - Cocher "Ajouter une pièce jointe" - Indiquer le chemin de la pièce jointe que vous souhaitez ajouter (l'icône ">>" permet d'aller rechercher le fichier à joindre sur l'environnement Windows, la loupe permet de prévisualiser le fichier joint) - Indiquer un commentaire. Note : la fonctionnalité d'ajout de pièce jointe permet d'ajouter une pièce jointe et/ou un commentaire. Si vous souhaitez n'ajouter qu'un commentaire sans pièce jointe, ou une pièce jointe sans commentaire, les deux possibilités sont offertes. 6- Modification d'une pièce jointe Depuis la boite d'envoi, lorsque vous sélectionnez "Modifier/supprimer la pièce jointe" (clic droit sur le fichier de la boite d'envoi), ceci ouvre le panneau suivant: 301

316 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Il est possible de modifier la pièce jointe actuellement associée au fichier, ou de la supprimer. L'icône ">>" permet d'aller chercher le fichier dans l'environnement Windows du poste. A noter que la taille du fichier joint est indiquée, ainsi que son type. Par ailleurs, il est impossible de joindre un fichier de plus d'un méga-octet. Le commentaire peut être également modifié ou supprimé. Enfin, depuis la boite d'envoi, il est possible de visualiser la pièce jointe comme décrit dans le chapitre suivant. 7- Boite d'envoi et Suite Entreprise Mobile 302

317 Suite Entreprise Mobile Lorsque la fonctionnalité "Suite Entreprise Mobile" est activée depuis le paramétrage, la boite d'envoi indique de nouvelles fonctionnalités: 1. L'état de validation du fichier en attente d'envoi. Celui-ci indique l'état du fichier : "En attente", "Validé", "Refusé" Si une pièce jointe ou un commentaire ont été ajoutés au fichier, une icône apparaît à gauche de l'état 2. L'état du flux a été mis à jour et indique l'état de validation (ici : flux en attente de validation). Si le flux a été accepté ou refusé, le texte indiquera quand a eu lieu la validation ou le refus, et qui est à l'origine de l'action (ex: Flux validé par Jean Dupont le 2 juillet 2012 à 9h40) 3. Le commentaire et le nom du fichier joint sont indiqués 4. Il est possible d'ouvrir la pièce jointe via la fonctionnalité à droite de la fenêtre 5. Les valideurs possibles sont indiqués au moyen d'une liste 8- Modification sur le fichier en cours Pour le fichier dans la boite d'envoi il est possible de : - remettre à disposition pour validation celui-ci. Ceci n'est possible que si le fichier a été refusé au préalable (peu importe l'origine du refus) - modifier ou supprimer la pièce jointe (ceci permet également de modifier le commentaire, d'en ajouter ou d'en supprimer) 303

318 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 - valider ou refuser le flux. Il est possible directement depuis la SEv2 de lancer l'action de validation/refus du fichier, ceci soit via le menu contextuel, soit via la barre d'outils : 9- Déroulement de la validation d'un fichier Lorsque l'action de validation a été effectuée par un terminal Suite Entreprise Mobile, l'opération est répercutée sur la Suite Entreprise v2 comme ceci : 1- Le service vient se synchroniser avec le logiciel : Dans la zone en bas de la Suite Entreprise v2, une barre de progression indique que la synchronisation avec le service Suite Entreprise Mobile est en cours. Lorsque cette synchronisation est terminée, la progression disparaît. Pour rafraîchir volontairement cette synchronisation, appuyer sur la touche "F5" du clavier. 2- Une notification apparaît dans la zone inférieure droite de l'écran En cliquant sur le texte "De nouvelles validations ou refus sont arrivés", la Suite Entreprise v2 mettra automatiquement à jour la boite d'envoi. 3- La boite d'envoi se met à jour 304

319 Suite Entreprise Mobile L'état du flux a été mis à jour, dans cet exemple, le texte d'état indique en vert que le flux a été validé par le profil Suite Entreprise "Jean Dupont" avec le smartphone "Smartphone Android de Jean" le 2 juillet 2012 à 17h38. Note : le flux ne peut être remis à disposition pour validation que s'il a été refusé au préalable. Une fois le flux validé, il n'est pas possible de le remettre à disposition. 10- Synchroniser la Suite Entreprise avec le service Suite Entreprise Mobile Depuis le menu "Transmission", il est possible de demander une synchronisation avec le service Suite Entreprise Mobile. L'action peut s'effectuer en cliquant sur l'icône de synchronisation ci-dessous : 11- Traces du service Suite Entreprise Mobile Pour toute erreur constatée avec le service, un fichier journalier trace les échanges entre la Suite Entreprise v2 et le service Suite Entreprise Mobile. Ce fichier se retrouve dans le répertoire d'installation de la Suite Entreprise v2 comme suit: [ Répertoire d'installation de la Suite Entreprise v2] \ log \ log_tss_aaaammjj.txt Exemple : C:\Suite Entreprise v2\log\log_tss_ txt est le fichier de trace du 2 juillet 2012 retraçant les échanges avec le service Suite Entreprise Mobile 305

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321 UTILITAIRES UTILITAIRES Le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 dispose d'utilitaires intégrés ou exécutables individuellement : Importation et exportation Sauvegarde et restauration Edition des lettres d'accompagnement TurboMaintenance TurboUpdate Conversion des bases Conversion des opérations bancaires Conversion des bénéficiaires vers virement SEPA Conversion des destinataires vers prélèvement SEPA Conversion des virements CFONB 160 en virement SEPA Conversion des prélèvements CFONB 160 en virement SEPA Conversion des sociétés en bénéficiaires (virement compte à compte) Diagnostic du parapheur Contrôle de la cohérence Bic Iban Contrôle de la cohérence des comptes Remarque : il se peut que certains de ces utilitaires ne soient pas installés sur votre micro-ordinateur. Dans ce cas, contactez votre Service-Après-Vente. 307

322 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CONVERSION DES BENEFICIAIRES Cette fonctionnalité permet de convertir les bénéficiaires domestiques et/ou européens dans le module Virements SEPA. Elle est disponible si vous avez les droits d'utilisation sur le module Virement SEPA. Le logiciel vous propose d'abord de convertir les bénéficiaires domestiques puis les bénéficiaires européens. Une fois terminée, une fenêtre vous permet de visualiser le résultat de la conversion pour chaque bénéficiaire. 308

323 Utilitaires CONVERSION DES DESTINATAIRES Cette fonctionnalité permet de convertir les destinataires d'avis de prélèvement dans le module prélèvement SEPA (SDD). Elle est disponible si vous avez les droits d'utilisation sur le module prélèvement SEPA (SDD). Le logiciel vous propose de convertir les destinataires domestiques.puis affiche le résultat de la conversion pour chaque destinataire. A la fermeture du compte rendu de conversion, le logiciel Suite Entreprise v2 affiche les lettres réglementaires de migration d'un destinataire domestique vers le prélèvement SEPA (SDD) 309

324 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CONVERSION DES OPERATIONS BANCAIRES - Module Accueil - A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix CONVERSION DES OPERATIONS BANCAIRES dans le menu Utilitaires. Cet utilitaire permet de modifier en un seul clic tous les chemins spécifiés pour les opérations bancaires appartenant à un répertoire commun. Cette opération est notamment utile en cas de changement de répertoire REMISES (suite à la réinstallation du logiciel dans un nouveau répertoire par exemple). 1. Saisissez l'ancien chemin des opérations à remplacer (tout ou le début) 2. Saisissez le nouveau chemin des opérations qui remplacera l'ancien 3. Cliquez sur VALIDER. Exemple ci-dessous : Toutes les opérations dont le chemin commence par C:\Suite Entreprise v2 seront modifiées et le nouveau chemin commencera par D:\Suite Entreprise v2. Par exemple : C:\Suite Entreprise v2\remises\ope1.lcr --> D:\Suite Entreprise v2\remises\ope1.lcr C:\Suite Entreprise v2\remises\lcr\ope1.lcr --> D:\Suite Entreprise v2\remises\lcr\ope1.lcr 310

325 Utilitaires CONVERSION DES SOCIETES EN BENEFICIAIRES (VIREMENT COMPTE A COMPTE) - Module Société - A partir du module Société, vous disposez du choix CONVERSION DES SOCIETES EN BENEFICIAIRES dans le menu Utilitaires. Cet utilitaire permet de convertir en bénéficiaires du module Virement (sur la société en cours) les sociétés de votre choix. Les comptes des sociétés sont convertis en comptes de bénéficiaires. Une fois l'opération effectuée, vous pouvez effectuer simplement des virements compte à compte à partir du module Virement. La conversion des sociétés peut être répétée aussi souvent que nécessaire, en cas d'ajout de compte ou de société notamment. Les comptes ou bénéficiaires existant déjà ne seront pas repris. Pour retrouver facilement vos sociétés parmi l'ensemble des bénéficiaires du module Virement, vous pouvez les associer à un groupe. Leur recherche sera facilitée au moment de générer un virement. 311

326 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CONVERSION DES VIREMENTS CFONB 160 EN VIREMENTS SEPA - Module Transmission - Cet utilitaire permet de convertir un fichier de virements domestiques au format CFONB 160 vers un fichier de virements SEPA. Mode opératoire : Depuis la boite d envoi : 1/ sélectionner le fichier à convertir avec un clic droit 2/ cliquer sur CONVERTIR CE FICHIER. Depuis le menu Opérations : 1/ sélectionner l opération liée au fichier à convertir avec un clic droit 2/ cliquer sur CONVERTIR CE FICHIER. Fonctionnement : L utilitaire va convertir le fichier sélectionné en virements SEPA si le fichier à convertir est un fichier de virement domestique (hors virement de trésorerie) au format CFONB 160. Si le compte émetteur d'une remise ou le compte destinataire d'un virement n'est pas éligible au SEPA (ou qu il n'est pas possible de trouver une correspondance de BIC) un fichier d'erreur sera généré. Ce fichier d'erreur portera le même nom que le fichier d'origine plus l'extension.err. Toutes les remises ou les virements valides seront ensuite ajoutés dans le fichier de virements SEPA qui portera le même nom que le fichier d'origine plus l'extension.sct. Si l'un ou l'autre de ces deux fichiers existe, les remises et virements seront ajoutés à la suite. Le fichier d'origine sera sauvegardé avec l'extension.bak en écrasant tout fichier éponyme existant. Exemple : Si le fichier d'origine se nomme salaires.vir, le fichier généré se nommera salaires.vir.sct, celui d'erreur se nommera salaires.vir.err et celui de backup salaires.vir.bak Trois modes de conversion : Conversion automatique : Ce mode est activable depuis le Paramétrage général, dans l'onglet Général, dans la sous-partie Convertisseur. Il permet de convertir tout les fichiers convertibles dès l'ouverture de l'onglet Boîte d'envoi ou Opérations. Lorsque ce mode est activé, le bouton CONVERTIR CE FICHIER n'apparaît plus. Conversion manuelle : Le mode manuel est activé lorsque le mode automatique est désactivé. Il permet de convertir les fichiers désirés grâce à un clic droit sur le fichier ou l'opération à partir des onglets Boîte d'envoi ou Opérations. Conversion en ligne de commande : 312

327 Utilitaires Il est possible de convertir un fichier en ligne de commande grâce à l'exécutable TurboFileConverter.exe qui se trouve dans le répertoire d'installation de la suite. Cet exécutable utilise quatre arguments dont seul le premier est obligatoire : o o o o o /filefrom="nom du fichier à convertir" /fileto="nom du fichier à générer" /fileerr="fichier d erreur" /filebak="fichier de backup" /profil="nom du profil" Si il n'y a aucune erreur de traitement (aucun problème lors du processus de conversion et aucun fichier d'erreur à générer), la ligne de commande renverra 0 et 1 sinon. Exemple : Voici une ligne de commande avec le minimum de paramètres : TurboFileConverter.exe /filefrom="salaires.vir"/profil="nom_profil" Voici une ligne de commande avec la totalité des paramètres : TurboFileConverter.exe /filefrom="salaires.vir" /fileto="salaires.sct" /fileerr="salairesnonseppable.vir" /filebak="salairessave.bak" /profil="nom_profil" Dans le mode manuel et automatique, il est possible d'éditer un rapport de conversion qui détaille toutes les étapes de la conversion et les problèmes que le module peut avoir rencontrés. Pour cela, activez l'option adéquate dans le paramétrage général. 313

328 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 IMPORTATION ET EXPORTATION - Module Accueil - A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix IMPORTATION/EXPORTATION dans le menu Utilitaires et la barre d'outils. Vous avez également la possibilité de lancer l'exécutable TurboImport.exe directement depuis le répertoire d'installation. Le lancement du module d'import/export nécessite la fermeture du logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 Sélection de l'opération Au lancement du module, après le choix du profil s'il y a lieu, vous devrez sélectionner l'opération à effectuer Importation 1. Sélectionnez le répertoire contenant les bases de données dans lesquelles importer les données. 2. Saisissez le chemin complet et le nom du fichier contenant les informations à importer (fichier.csv). 3. Choisissez la société cible de l'import ainsi que le type de données à importer. 4. Cliquez sur IMPORTER. 314

329 Utilitaires Exportation 1. Sélectionnez le répertoire contenant les bases de données à exporter. 2. Saisissez le chemin complet et le nom du fichier qui résultera de l'exportation (fichier.csv). 3. Choisissez la société source de l'export ainsi que le type de données à exporter. 4. Cliquez sur EXPORTER. Fichiers d'import/export Présentation du format utilisé Il est possible d importer des fichiers CFONB de virement, prélèvement et effet. Il est à noter cependant que seule l importation de bénéficiaires, de destinataires et de clients est possible à partir de ce type de fichiers. Concernant les fichiers d import/export au format.csv : Chaque enregistrement est séparé par un saut de ligne et les champs des enregistrements sont séparés par des «;» Le premier enregistrement de chaque fichier d import/export est constitué des intitulés des champs, fixés pour chaque type de données. Par exemple, chaque fichier d import/export de clients d effet de commerce commencera par la ligne suivante : CLI_CODE;CLI_RS;CLI_AD1;CLI_AD2;CLI_CP;CLI_VILLE;CLI_TEL;CLI_REFTIRE;CLI_SIREN;DOC_ RIB;DOC_AGENCE Les lignes suivantes seront ensuite renseignées avec les données de chaque client : 3JCOM;3JCOM;17 RUE LEBLANC;BAT A;75015;PARIS; ;TIRE33900;FR ; ;BPRP Modifier un fichier d'import/export Si vous souhaitez consulter un fichier.csv, celui-ci peut être ouvert directement en double cliquant dessus si Microsoft Excel est installé sur le poste. Si vous souhaitez modifier un fichier.csv, deux solutions possibles : Ouvrir et modifier le fichier à l aide d un éditeur de texte, type «bloc note» ou Microsoft Word Ouvrir un nouveau document sous Excel puis : o Sélectionner le fichier d import/export dans le menu «Données-> Données externes-> Importer des données» 315

330 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 o Dans l «Assistant d importation de texte» : Choisir comme unique séparateur de champs le «;» Choisir le type de données «texte» pour tous les champs avec un type de données «numérique» (se reporter à la rubrique «spécification des formats» pour connaître les champs concernés) Le fichier peut ensuite être modifié et sauvegardé. Spécification des formats Données Clients Il est déconseillé d effectuer ou d enregistrer les modifications apportées à un fichier d import/export ouvert directement à partir Excel. En effet, il peut se produire des changements de format des données lors de la sauvegarde qui rendraient le fichier d import/export inutilisable. Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "CLI_CODE" code client oui AN 20 "CLI_RS" raison sociale oui AN 24 "CLI_AD1" adresse client non AN 32 "CLI_AD2" adresse client non AN 32 "CLI_CP" code postal non N, taille fixe 5 "CLI_VILLE" ville non A 27 "CLI_TEL" téléphone non N 20 "CLI_REFTIRE" référence tiré non AN 10 "CLI_SIREN" code SIREN client non AN, taille fixe 9 "DOC_RIB" RIB client oui AN, taille fixe 23 "DOC_AGENCE" nom compte client oui AN 24 Données Effets Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "CLI_CODE" code tiré oui AN 20 "EFF_RS" raison sociale oui AN 24 "EFF_AD1" adresse tiré non AN 32 "EFF_AD2" adresse tiré non AN 32 "EFF_CP" code postal non N, taille fixe 5 "EFF_VILLE" ville non A 27 "EFF_TEL" téléphone non N 20 "EFF_REFTIRE" référence tiré non AN 10 "EFF_SIREN" code SIREN tiré non AN, taille fixe 9 "EFF_RIB" RIB tiré oui AN, taille fixe 23 "EFF_AGENCE" nom compte tiré oui AN 24 "EFF_MONTANT" montant de l'effet oui montant (1) 13 "EFF_MONNAIE" monnaie de l'effet oui valeur fixe : "E" 1 "EFF_ACCEPT" code acceptation effet oui valeur fixe : (3) 1 "EFF_REFTIREUR" référence tireur non AN 10 "EFF_CREATION" date de création de l'effet oui jj/mm/aaaa, taille fixe 10 "EFF_ECHEANCE" date d'échéance de l'effet non jj/mm/aaaa, taille fixe 10 Données Bénéficiaires Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN

331 Utilitaires "BENEF_RS" raison sociale oui AN 24 "BENEF_AD1" adresse bénéficiaire non AN 32 "BENEF_AD2" adresse bénéficiaire non AN 32 "BENEF_CP" code postal non N, taille fixe 5 "BENEF_VILLE" ville non A 27 "BENEF_TEL" téléphone non N 20 "DOB_RIB" RIB bénéficiaire oui AN, taille fixe 23 "DOB_AGENCE" nom compte bénéficiaire oui AN 24 "BENEF_REPERE" groupe de bénéficiaires non AN 10 les champs ci-dessous marqués obligatoires ne le sont que si le champ "BENEF_REPERE" est renseigné "BENEF_MONTANT" montant virement groupé oui montant (1) 13 "BENEF_MONNAIE" monnaie virement groupé oui valeur fixe : "E" 1 "BENEF_LIBELLE" libellé virement groupé non AN 31 "BENEF_REF" référence virement groupé non AN 12 Données Virements Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN 20 "VIR_RS" raison sociale oui AN 24 "VIR_AD1" adresse bénéficiaire non AN 32 "VIR_AD2" adresse bénéficiaire non AN 32 "VIR_CP" code postal non N, taille fixe 5 "VIR_VILLE" ville non A 27 "VIR_TEL" téléphone non N 20 "VIR_RIB" RIB bénéficiaire oui AN, taille fixe 23 "VIR_AGENCE" nom compte bénéficiaire oui AN 24 "VIR_MONTANT" montant du virement oui montant (1) 13 "VIR_MONNAIE" monnaie du virement oui valeur fixe : "E" 1 "VIR_LIBELLE" libellé du virement non AN 31 "VIR_REF" référence du virement non AN 12 "VIR_EXECUTION" date d'exécution du virement non jj/mm/aaaa, taille fixe 10 Données Destinataires Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "DEST_CODE" code destinataire oui AN 20 "DEST_RS" raison sociale oui AN 24 "DEST_AD1" adresse destinataire non AN 32 "DEST_AD2" adresse destinataire non AN 32 "DEST_CP" code postal non N, taille fixe 5 "DEST_VILLE" ville non A 27 "DEST_TEL" téléphone non N 20 "DOD_RIB" RIB destinataire oui AN, taille fixe 23 "DOD_AGENCE" nom compte destinataire oui AN 24 "DEST_REPERE" groupe de destinataires non AN 10 les champs ci-dessous marqués obligatoires ne le sont que si le champ "DEST_REPERE" est renseigné "DEST_MONTANT" montant prélèvement groupé oui montant (1) 13 "DEST_MONNAIE" monnaie prélèvement groupé oui valeur fixe : "E" 1 "DEST_LIBELLE" libellé prélèvement groupé non AN 31 "DEST_REF" référence prélèvement groupé non AN

332 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 "DEST_AUTO" prélèvement groupé automatique non valeur fixe (2) 1 les champs ci-dessous marqués obligatoires ne le sont que si le "DEST_AUTO" est actif (valeur «-1») "DEST_PERIODICITE" périodicité prélèvement groupé automatique oui N, en mois 4 "DEST_PREMIER_AVP"" date de 1er prélèvement automatique oui jj/mm/aaaa, taille fixe 10 "DEST_NB_AVP" nombre total de prélèvements automatiques non N, en mois 4 "DEST_FIN_AVP" date de fin du prélèvement automatique non jj/mm/aaaa, taille fixe 4 "DEST_TOP_DATE" date dernier prélèvement automatique effectué non jj/mm/aaaa, taille fixe 10 Données Prélèvements Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "DEST_CODE" code destinataire oui AN 20 "PRE_RS" raison sociale oui AN 24 "PRE_AD1" adresse destinataire non AN 32 "PRE_AD2" adresse destinataire non AN 32 "PRE_CP" code postal non N, taille fixe 5 "PRE_VILLE" ville non A 27 "PRE_TEL" téléphone non N 20 "PRE_RIB" RIB destinataire oui AN, taille fixe 23 "PRE_AGENCE" nom compte destinataire oui AN 24 "PRE_MONTANT" montant du prélèvement oui montant (1) 13 "PRE_MONNAIE" monnaie du prélèvement oui valeur fixe : "E" 1 "PRE_LIBELLE" libellé du prélèvement non AN 31 "PRE_REF" référence du prélèvement non AN 12 "PRE_EXECUTION" date d'exécution du prélèvement non jj/mm/aaaa, taille fixe 10 Données Bénéficiaires européens et internationaux Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN 35 "BENEF_RS" raison sociale oui AN 35 "BENEF_AD1" adresse bénéficiaire non AN 35 "BENEF_AD2" adresse bénéficiaire non AN 35 "BENEF_AD3" adresse bénéficiaire non AN 35 "BENEF_CODEPAYS" code pays bénéficiaire oui A 2(f) "BENEF_IDNAT" identifiant national bénéficiaire non AN 17 "BENEF_TEL" téléphone non N 20 "DOB_IBAN" IBAN bénéficiaire oui AN, taille fixe 34 "DOB_TYPE" oui valeur fixe : "1" 1 "DOB_AGENCE" nom compte bénéficiaire oui AN 35 "BQE_BIC" BIC banque bénéficiaire oui AN, taille fix 8 ou 11 "BQE_NOM" nom banque bénéficiaire oui AN 35 "BQE_AD1" adresse banque bénéficiaire oui AN 35 "BQE_AD2" adresse banque bénéficiaire non AN 35 "BQE_AD3" adresse banque bénéficiaire non AN 35 "BQE_CODEPAYS" code pays banque bénéficiaire oui A 2 "BENEF_REPERE" groupe de bénéficiaires non AN 10 les champs ci-dessous marqués obligatoires ne le sont que si le champ "BENEF_REPERE" est renseigné "BENEF_MONTANT" montant virement groupé oui montant (1) 13 "BENEF_DEVISE" monnaie virement groupé oui N, taille fixe 3 "BENEF_REF_OPE" référence du virement groupé oui AN

333 Utilitaires "BENEF_CODEPAYS_BDF" code pays déclaration BDF non A, taille fixe 2 "BENEF_MOTIF1" motif du virement groupé oui AN 35 "BENEF_MOTIF2" motif du virement groupé non AN 35 "BENEF_MOTIF3" motif du virement groupé non AN 35 "BENEF_MOTIF4" motif du virement groupé non AN 35 "BENEF_ECO" code économique virement groupé oui valeur fixe : "14" 2 "BENEF_FRAIS" type de frais virement groupé oui valeur fixe : "0" 1 "BENEF_MODE_REG" mode de règlement virement groupé oui valeu fixe : "0" 1 Données Virements européens et internationaux Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN 35 "VIR_RS" raison sociale oui AN 35 "VIR_AD1" adresse bénéficiaire non AN 35 "VIR_AD2" adresse bénéficiaire non AN 35 "VIR_AD3" adresse bénéficiaire non AN 35 "VIR_BENEF_CODEPAYS" code pays bénéficiaire oui A, taille fixe 2 "VIR_IDNAT" identifiant national bénéficiaire non AN 17 "VIR_TEL" téléphone non N 20 "VIR_IBAN" IBAN bénéficiaire oui AN, taille fixe 34 "VIR_TYPE" oui valeur fixe : "1" 1 "VIR_AGENCE" nom compte bénéficiaire oui AN 35 "VIR_BQE_BIC" BIC banque bénéficiaire oui AN, taille fixe 8 ou 11 "VIR_BQE_NOM" nom banque bénéficiaire oui AN 35 "VIR_BQE_AD1" adresse banque bénéficiaire oui AN 35 "VIR_BQE_AD2" adresse banque bénéficiaire non AN 35 "VIR_BQE_AD3" adresse banque bénéficiaire non AN 35 "VIR_BQE_CODEPAYS" code pays banque bénéficiaire oui A 2 "VIR_MONTANT" montant du virement oui montant (1) 13 "VIR_DEVISE" devise du montant du virement oui A 3 "VIR_REF_OPE" référence du virement oui AN, taille fixe 12 "VIR_CODEPAYS_BDF" code pays déclaration BDF non A 2(f) "VIR_MOTIF1" motif du virement oui AN 35 "VIR_MOTIF2" motif du virement non AN 35 "VIR_MOTIF3" motif du virement non AN 35 "VIR_MOTIF4" motif du virement non AN 35 "VIR_ECO" code économique oui valeur fixe : "090" 3 "VIR_FRAIS" type de frais oui valeur fixe : "14" 2 "VIR_MODE_REG" mode de règlement oui valeur fixe : "0" 1 "VIR_EXECUTION" date d'exécution du virement non jj/mm/aaaa, taille fixe 10 Données écritures (en export uniquement) Intitulé du champ Description Type Taille "ECR_DATEVAL"" date de valeur jj/mm/aaaa, taille fixe 10 "ECR_DATEOPE" date d'opération jj/mm/aaaa, taille fixe 10 "ECR_MONTANT_TRANSMIS" montant transmis montant (1) 13 "ECR_DEVISE_TRANSMISE" devise transmise A, taille fixe 3 "ECR_MONTANT_ORIGINE" montant origine montant (1) 13 "ECR_RIB" RIB "écriture AN, taille fixe

334 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 "ECR_LIBELLE" libellé AN 31 "ECR_REF" référence A 12 "ECR_NUMPIECE" numéro de pièce A 7 "ECR_CODEOPE"" code interbancaire N 2 "ECR_OPE_INTERNE" code opération interne A 4 "ECR_MOTIF_REJET" motif de rejet N 2 "ECR_EXO" code exonération A 1 (1) montant avec séparateur de décimales "," - le montant peut être sans décimale (2) "-1" = automatique actif - "0" = automatique inactif (3 ) "0" : non accepté - "1" : accepté - "2" : BOR - "3" : en attente Données Bénéficiaires virements SEPA Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN 35 "BENEF_RS" raison sociale oui AN 35 "BENEF_AD1" adresse bénéficiaire non AN 35 "BENEF_AD2" adresse bénéficiaire non AN 35 "BENEF_MAIL" adresse mail bénéficiaire non AN 35 "BENEF_REF" référence bénéficiaire non AN 35 "BENEF_CODEPAYS" code pays bénéficiaire oui A 2 "DOB_IBAN" IBAN bénéficiaire oui AN, taille fixe 34 "DOB_AGENCE" agence bénéficiaire oui AN 35 "BQE_BIC" BIC banque bénéficiaire oui AN, taille fixe 8 ou 11 "BQE_NOM" nom banque bénéficiaire oui AN 35 "BQE_CODEPAYS" code pays banque bénéficiaire oui A 2 "BENEF_REPERE" nom du groupe du bénéficiaire non AN 35 "BENEF_MONTANT" montant associé au bénéficiaire non montant - "BENEF_DEVISE" devise du virement non valeur fixe: "EUR" 3 "BENEF_RI" référence associée au bénéficiaire non AN 35 "BENEF_REF_ID" motif associé au bénéficiaire non AN 35 "BENEF_ECO" code économique non valeur fixe : "090" 3 "BENEF_CODEPAYS_BDF" code pays banque de france non A 2 Données virements SEPA Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "BENEF_CODE" code bénéficiaire oui AN 35 "CT_RS" raison sociale oui AN 35 "CT_AD1" adresse bénéficiaire non AN 35 "CT_AD2" adresse bénéficiaire non AN 35 "CT_BENEF_MAIL" adresse mail bénéficiaire non AN 35 "CT_BENEF_REF" référence bénéficiaire non AN 35 "CT_BENEF_CODEPAYS" code pays bénéficiaire oui A 2 "CT_IBAN" IBAN bénéficiaire oui AN, taille fixe 34 "CT_AGENCE" agence bénéficiaire oui AN 35 "CT_BQE_BIC" BIC banque bénéficiaire oui AN, taille fixe 8 ou 11 "CT_BQE_NOM" nom banque bénéficiaire oui AN 35 "CT_BQE_CODEPAYS" code pays banque bénéficiaire oui A 2 "CT_MONTANT" montant du virement oui montant (1) 13 "CT_EXECUTION" date d'exécution du virement non jj/mm/aaaa, taille fixe

335 Utilitaires "CT_REF_ID" motif du virement non AN 35 "CT_CODEPAYS_BDF" code pays déclaration BDF non A 2(f) "CT_RI" référence du virement non AN 35 "CT_ECO" code économique oui valeur fixe : "090" 3 Données Destinataires prélèvements SEPA Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "DEST_CODE" code destinataire oui AN 35 "DEST_RS" raison sociale oui AN 35 "DEST_AD1" adresse destinataire non AN 35 "DEST_AD2" adresse destinataire non AN 35 "DEST_MAIL" adresse mail destinataire non AN 35 "DEST_REF" référence destinataire non AN 35 "DEST_CODEPAYS" code pays destinataire oui A 2 "DEST_TYPE_JURIDIQUE" "CORE" ou "B2B" oui valeur fixe "CORE" ou "B2B" 4 "DOD_IBAN" IBAN destinataire oui AN, taille fixe 34 "DOD_AGENCE" agence destinataire oui AN 35 "BQE_NOM" nom banque destinataire oui AN 35 "BQE_BIC" BIC banque destinataire oui AN, taille fixe 8 ou 11 "BQE_CODEPAYS" code pays banque destinataire oui A 2 "DEST_REPERE" nom du groupe du destinataire oui AN 35 "DEST_MONTANT" montant du prélèvement oui montant (1) 13 "DEST_DEVISE" devise du montant oui valeur fixe : "EUR" 3 "DEST_RI" référence du prélèvement non AN 35 "DEST_REF_ID" motif du prélèvement non AN 35 "DEST_ECO" code économique oui valeur fixe : "090" 3 "DEST_CODEPAYS_BDF" code pays déclaration BDF non A 2(f) "DEST_AUTO" prélèvement automatique ou non oui N fixe (0 ou 1) 1 "DEST_PERIODICITE" périodicité du prélèvement non N 35 "DEST_PREMIER_AVP" date du premier prélèvement auto non jj/mm/aaaa 10 "DEST_NB_AVP" nombre de prélèvements auto non N 10 "DEST_FIN_AVP" date du dernier prélèvement auto non N 10 "DEST_TOP_DATE" date de dernier prélèvement non jj/mm/aaaa 10 "MANDAT_REF" référence du mandat oui AN 35 "MANDAT_TYPE" type de mandat oui "Récurrent" ou "Ponctuel" 9 "MANDAT_DATE_SIGN" date de signature du mandat oui jj/mm/aaaa 10 "MANDAT_DEMAT" mandat dématérialisé ou non oui True ou False 5 "ETAT_MANDAT" état actuel du mandat oui "FRST", "RCUR", "FNAL" ou "OOFF" 4 "MIGRATION" mandat issu d'une migration oui True ou False 5 "MIGRATION_EFFECTUEE" migration du mandat effectuée oui True ou False 5 "MANDAT_ICS" identifiant ICS de l'émetteur oui AN 35 Données prélèvements SEPA Intitulé du champ Description Obligatoire Type Taille "DEST_CODE" code destinataire oui AN 35 "DD_RS" raison sociale oui AN 35 "DD_AD1" adresse destinataire non AN 35 "DD_AD2" adresse destinataire non AN 35 "DD_DEST_MAIL" adresse mail destinataire non AN

336 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 "DD_DEST_REF" référence destinataire non AN 35 "DD_DEST_CODEPAYS" code pays destinataire oui A 2 "DD_DEST_TYPE_JURIDIQUE" "CORE" ou "B2B" oui valeur fixe "CORE" ou "B2B" 4 "DD_IBAN" IBAN destinataire oui AN, taille fixe 34 "DD_AGENCE" agence destinataire oui AN 35 "DD_BQE_CODEPAYS" code pays banque destinataire oui A 2 "DD_BQE_NOM" nom banque destinataire oui AN 35 "DD_BQE_BIC" BIC banque destinataire oui AN, taille fixe 8 ou 11 "DD_BQE_CODEPAYS" code pays banque destinataire oui A 2 "DD_MONTANT" montant du prélèvement oui montant (1) 13 "DD_DEVISE" devise du montant oui valeur fixe : "EUR" 3 "DD_RI" référence du prélèvement non AN 35 "DD_REF_ID" motif du prélèvement non AN 35 "DD_EXECUTION" date d'exécution du prélèvement non jj/mm/aaaa 10 "DD_ECO" code économique oui valeur fixe : "090" 3 "DD_CODEPAYS_BDF" code pays déclaration BDF non A 2(f) "ULTDBT_RS" raison sociale du débiteur final non AN 35 "DD_REPERE" nom du groupe du destinataire non AN 35 "DEST_AUTO" prélèvement automatique ou non oui N fixe (0 ou 1) 1 "DEST_PERIODICITE" périodicité du prélèvement non N 35 "DEST_PREMIER_AVP" date du premier prélèvement auto non jj/mm/aaaa 10 "DEST_NB_AVP" nombre de prélèvements auto non N 10 "DEST_FIN_AVP" date du dernier prélèvement auto non N 10 "MANDAT_REF" référence du mandat oui AN 35 "MANDAT_TYPE" type de mandat oui "Récurrent" ou "Ponctuel" 9 "MANDAT_DATE_SIGN" date de signature du mandat oui jj/mm/aaaa 10 "MANDAT_DEMAT" mandat dématérialisé ou non oui True ou False 5 "ETAT_MANDAT" état actuel du mandat oui "FRST", "RCUR", "FNAL" ou "OOFF" 4 "MIGRATION" mandat issu d'une migration oui True ou False 5 "MIGRATION_EFFECTUEE" migration du mandat effectuée oui True ou False 5 "MANDAT_ICS" identifiant ICS de l'émetteur oui AN

337 Utilitaires SAUVEGARDE ET RESTAURATION - Module Accueil - Pensez à faire régulièrement vos sauvegardes. Il faut prendre un peu de temps régulièrement pour éviter de perdre toutes les informations stockées dans votre logiciel (voir Délai de sauvegarde). A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix SAUVEGARDE ET RESTAURATION dans le menu Utilitaires et la barre d'outils. Vous avez également la possibilité de lancer l'exécutable Turbo_Sauvegarde.exe directement depuis le répertoire d'installation. Le lancement du module de sauvegarde nécessite la fermeture du logiciel TURBO Suite Entreprise v.2 Quelle différence entre Point de restauration et Délai de sauvegarde? L'option "Point de restauration", définissable dans le paramétrage général du logiciel, permet de saisir un répertoire dans lequel sont sauvegardées les bases de données et les paramètres de l'application à chaque fois que l'utilisateur quitte l'application. Cette sauvegarde tient compte des profils si la gestion des profils est activée. Le nom du fichier est généré automatiquement en fonction du jour et du profil qui lance l'application. Il est créé un fichier par profil et par jour où l'utilisateur se connecte. Chaque fichier est conservé pendant 6 autres jours de connexion du profil. Au 7e jour, le premier fichier de sauvegarde est écrasé et ainsi de suite. Cette sauvegarde est indépendante du délai de sauvegarde, également défini dans le paramétrage général. Celui-ci permet de rappeler aux utilisateurs tous les X jours qu'il est fortement recommandé de sauvegarder les données du logiciel sur un support disquette ou dans un autre répertoire que le répertoire de l'installation. Lancement d'une sauvegarde 323

338 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 1. Sélectionnez le répertoire contenant les bases de données à sauvegarder ainsi que le répertoire dans lequel sera créé le fichier de sauvegarde. 2. Saisissez le nom du fichier de sauvegarde (le fichier aura l'extension.zip). 3. Cliquez sur SUIVANT pour lancer la sauvegarde. Vous pouvez formater des disquettes sans quitter le logiciel en utilisant la fonction Windows appropriée. N'oubliez pas de dater et de numéroter vos disquettes. Cela vous sera nécessaire en cas de restauration. Lancement d'une restauration Point de restauration Cette opération vous permettra de restaurer l'intégralité des informations d'une sauvegarde si un point de restauration a été défini pour le poste. La liste des fichiers contenus dans le répertoire du point de restauration s'affiche à l'écran. 1. Choisissez le fichier que vous désirez restaurer. 2. Cliquez sur SUIVANT pour lancer la restauration. Restauration manuelle 1. Saisissez le chemin complet d'accès au fichier à restaurer. 2. Sélectionnez le répertoire dans lequel les données seront restaurées. 3. Cliquez sur SUIVANT pour lancer la restauration. 324

339 Utilitaires LETTRES D'ACCOMPAGNEMENT L'utilisation et l'édition des lettres d'accompagnement est disponible dans l'onglet HISTORIQUE des modules Virement, Virement Européen, Virement International, Virement SEPA, Prélèvement et Prélèvement SEPA. Fusionner 1. Sélectionnez une remise et cliquez sur le bouton LETTRE D'ACCOMPAGNEMENT. 2. Choisissez une lettre type dans la liste ou créez-en une nouvelle. 3. Sélectionnez la cible : imprimante, fichier (le fichier aura une extension.rtf) ou mail. 4. Cliquez sur le bouton FUSIONNER. Créer ou modifier une lettre d'accompagnement Vous pouvez saisir du texte et intégrer des champs qui seront automatiquement remplacés par leur valeur dans la base de données lors de la fusion. Ces champs sont encadrés par des << >> pour les reconnaître. 325

340 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Envoi de lettres d'accompagnement par mail Les lettres d'accompagnement peuvent être envoyées une par une par mail via l'interface suivante : 326

341 Utilitaires Cliquez sur l'image "Générer" de l'élément pour lequel vous souhaitez créer un mail. L'interface de création de mail du logiciel de messagerie sélectionné dans le Paramétrage général (Microsoft Outlook ou la messagerie par défaut) s'ouvre. Vous pouvez ensuite l'enregistrer ou l'envoyer à partir de votre logiciel de messagerie. Vous pouvez également à tout moment savoir si un mail a déjà été généré pour les éléments affichés (ceci ne signifie pas nécessairement qu'il ait été envoyé). 327

342 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Coface, filiale du groupe Banque Populaire et "n 1 de l'information sur les entreprises en France", grâce à Coface Services, détient des informations sur 50 millions d'entreprises dans 93 pays à travers le monde (dont 5 millions d'entreprises en France). En partenariat avec Coface et à l'aide d'une simple connexion Internet, le service permet de tout savoir sur la solidité financière des clients composant votre Portefeuille (via leur SIREN). Des fonctionnalités spécifiques sont accessibles à partir du module Portefeuille. Qu'est ce que le C'est le nouvel indicateur de défaillance du groupe Coface. Il s'appuie sur l'expertise de Coface Services, leader de l'information d'entreprises en France. C'est une mesure du risque de défaillance des entreprises à un an. Le risque analysé est la défaillance légale de l'entreprise, ou son défaut de paiement d'une gravité équivalente. Établi sur une échelle de risque de 10 positions, il se décompose ainsi : A chaque niveau de score est associé un taux de défaillance moyen à un an : Des mentions particulières peuvent en outre être délivrées en fonction de la situation spécifique de l'entreprise consultée : La marche à suivre Si les profils sont activés dans la Suite Entreprise v.2, vous devez désigner ou créer un (ou plusieurs) profil "gestionnaire des risques" à partir de la gestion des profils. Cette option est indépendante de l'option "profil administrateur ". Seul un profils "gestionnaire des risques" peut accéder à la configuration du service et à la gestion du risque (voir plus loin). 1. Activer le service. Voir Configuration de 2. Paramétrez vos sociétés pour leur donner accès au service. Pour cela, munissez-vous des logins et mots de passe fournis par votre chargé de clientèle. Voir Configuration de 3. Paramétrez la gestion du risque société par société. Voir Gérer votre risque de manière proactive. 4. Complétez les champs manquants de votre portefeuille. Voir Sirénisation du portefeuille. 5. Créez des nouveaux clients à l'aide de Coface Services. Voir Création/modification de client. 6. Suivez la solvabilité de vos clients et l'évolution du risque de votre encours. Configuration de 328

343 Utilitaires Celle-ci est accessible : directement à partir de la page de démarrage, via le menu si le service n'a pas encore été activé via le bouton Paramétrage de la fenêtre de création/modification d'accès si le service est déjà activé. Vous pouvez ici : Activer ou désactiver l'accès au service Paramétrer la durée d'affichage des punaises des clients ayant subi un changement d'appréciation à partir du moment où ils auront été lus Activer l'utilisation et l'affichage de l'indice pondéré de l'encours A partir de la fenêtre de Gestion des comptes sélectionnez la société que vous voulez abonner au service et cliquez sur MODIFIER. La fenêtre de création/modification d'accès permet d'abonner un société au service : 1. Saisissez votre Login/Mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton TESTER pour vérifier sa validité. Sirénisation du portefeuille Le service ne fonctionne que si votre portefeuille contient des clients ayant un SIREN valide. Pour compléter les SIREN d'un portefeuille existant, utilisez la fonctionnalité de "Sirénisation" accessible via le menu La liste des clients n'ayant pas de SIREN s'affiche. Le logiciel lance automatiquement, auprès de Coface Services, la recherche des entreprises pouvant correspondre à votre portefeuille. Il vous permet ensuite de sélectionner celle qui vous convient. 329

344 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Création/modification de client Lors de la création ou la modification d'une fiche client, vous pouvez accéder à la recherche du client sur le site Coface Services à l'aide d'un bouton dédié. A partir de la raison sociale et du département du client, le logiciel vous propose une liste de clients potentiels et remplit automatiquement les champs d'adresse et le SIREN (mais aussi le numéro de téléphone et l' si ces données sont disponibles). A l'inverse, vous pouvez remplir uniquement le SIREN. Si celui-ci est valide, le formulaire se complète automatiquement. Si la recherche d'une entreprise ne donne aucun résultat satisfaisant, supprimez les mots génériques (SA, ENT,...) dela raison sociale et relancez la recheche. Vous pouvez également activer la recherche étendue dans la fenêtre de résultats. 330

345 Utilitaires Suivez la solvabilité de vos clients (onglet Clients) Le logiciel récupère quotidiennement le de tous les clients qui composent votre portefeuille, ainsi que la tendance (hausse, baisse, stable) et l historique des Vous êtes dès lors en mesure de connaître la solvabilité de chacun de vos clients. 331

346 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 En cliquant sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils, vous pouvez visualiser en un clin d'oeil la qualité de votre portefeuille : 332

347 Utilitaires Suivre l'évolution du risque de vos encours client (onglet Encours) Vous bénéficiez d une connaissance accrue du risque crédit, en couplant un suivi permanent de l évolution des clients et la visualisation des flux. En cliquant sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils, vous avez la possibilité de visualiser le risque lié à votre encours en un clin d œil : 333

348 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 L'indice pondéré (onglet Gestion du risque client) Le nouvel onglet "Gestion du risque client" introduit la notion d'indice pondéré. L'indice pondéré de l'encours est une moyenne pondérée qui prend en compte le poids de l'encours de chaque client, pondéré par son score, dans votre encours global. En cliquant sur le bouton GRAPHIQUE de la barre d'outils, vous pouvez visualiser la répartition de votre encours par client. Vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver l'affichage de l'indice pondéré dans (voir Configuration de L'indice pondéré est également utilisé dans l'onglet Historique. Soyez alerté lors de tout changement d'appréciation Vous êtes alertés sur les changements d appréciation grâce aux mises à jour quotidiennes. Vous bénéficiez ainsi de la fiabilisation des informations liées à vos clients. La punaise : cette image permet d'identifier les clients ayant subi un changement d'appréciation. A la première entrée dans le module Portefeuille, après chaque lancement de l'application, une fenêtre vous affiche la liste des clients ayant subi un changement d'appréciation depuis votre dernière visite. Vous avez la possibilité d'afficher de nouveau cette liste à tout instant grâce au bouton de la barre d'outils de la même forme. Marquez comme lus les clients pour lesquels vous désirez supprimer la punaise (Cette suppression est effective au bout de la durée indiquée dans le paramétrage - voir Configuration de 334

349 Utilitaires Gérer votre risque de manière proactive A l aide d une ergonomie intuitive, le gestionnaire des risques de votre entreprise peut fixer aisément ses propres règles par rapport à l évolution du risque de l encours, et cela société par société : 1. Dans la fenêtre de création/modification d'accès de la société, cochez la case "Activer la gestion du risque". Les profils doivent être activés et vous devez posséder les droits "Gestionnaire du risque" pour accéder à cette fonctionnalité. 2. Saisissez les critères de gestion du risque : si vous désirez limiter la quantité d'effets de risque 1 dans l'encours global, sélectionnez le pourcentage maximum de l'encours pouvant être représenté par les effets de risque 1. Vous pouvez aussi saisir un montant maximum. Vous pouvez faire de même pour le risque 2, le risque 3 et le risque fort (somme des 3). Si vous avez activé l'option "Indice pondéré", vous pouvez limiter l'indice pondéré de votre encours. 3. Le gestionnaire des risques est informé de la saisie de tout effet dont le montant et le entraînent un dépassement du risque ainsi paramétré. 335

350 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 Fonctionnement de la gestion du risque : 1. La personne ayant saisi l'effet risqué est informé que celui-ci est mis en attente de validation du gestionnaire des risques. 2. L'effet est marqué d'un cadenas fermé. Cadenas fermé : l'effet est en attente de validation du gestionnaire des risques. Son code d'acceptation ne peut pas être modifié. 3. Le gestionnaire des risques accède à la liste des effets en attente de validation par le menu - Liste des opérations filtrées. 4. Il peut décider de valider ou non les effets en attente. Par le clic droit de la souris, le gestionnaire des risques accède aux deux autres fonctionnalités suivantes : suppression de l'effet, demande de rapport détaillé sur le client. 336

351 Utilitaires 5. Les effets validés sont marqué d'un cadenas ouvert. Cadenas ouvert : l'effet a été accepté par le gestionnaire des risques. Son code d'acceptation peut être modifié. 6. Les utilisateurs peuvent désormais modifier l'acceptation de ces effets (et rien d'autre) pour créer la remise. 7. Les effets modifiés voient leur cadenas disparaître. Ils disparaissent également de la liste des opérations forcées. Le Un rapport plus détaillé sur le client de votre choix est disponible en permanence (application Flash) via un simple clic dans l application sur le ou par le clic droit de la souris. Le vous permet de bénéficier de l avis de d indications sur la santé financière de l entreprise (3 derniers comptes de résultat résumés, liens financiers ) et du commentaire fourni par Coface. Pour plus d'informations sur les éléments du cliquez sur les "?". Le rapport peut être enregistré ou imprimé au format PDF après installation d'une imprimant PDF. Les rapports sont archivés sur le poste client et peuvent être consultés en local à tout moment. 337

352 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 TURBO MAINTENANCE * A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix TURBO MAINTENANCE dans le menu Utilitaires. Vous avez également la possibilité de lancer l'exécutable Turbomaintenance.exe directement depuis le répertoire d'installation. Cette fonctionnalité vous permet d'effectuer des opérations de maintenance à distance du logiciel TURBO Suite Entreprise v.2. Pour cela le poste doit être connecté à Internet. Le lancement du module de maintenance nécessite la fermeture du logiciel. La maintenance à distance vous permet d'envoyer des données endommagées à votre banque et de les récupérer une fois la réparation effectuée de manière automatisée. Elle permet également à votre banque de mettre à jour vos données (cartes paramètres par exemple). Les étapes de la mise à jour La mise à jour s'effectue en 3 points : 1. Appelez votre banque pour créer une intervention. 2. Dans le logiciel de Maintenance, sélectionnez "Envoyer vos données" puis laissez-vous guider. 3. Une fois les données remises à disposition par votre banque, relancez le logiciel et sélectionnez "Réceptionner vos données". Vos données seront automatiquement remplacées. Les nouvelles données écrasent les anciennes. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des données avant de lancer l'opération de réception. Page d'accueil Lorsqu'une intervention est en cours et si le poste est connecté à Internet, un message vous avertit dans la page d'accueil du logiciel. Vous pouvez ainsi être informé lorsque vos données sont remises à disposition par votre banque. 338

353 Utilitaires TURBO UPDATE (MISE A JOUR) * A partir de la page d'accueil du logiciel, vous disposez du choix TURBO UPDATE dans le menu Utilitaires et la barre d'outils. Vous avez également la possibilité de lancer l'exécutable TurboUpdate.exe directement depuis le répertoire d'installation. Cette fonctionnalité vous permet de mettre à jour le logiciel via Internet. Le lancement du module de mise à jour nécessite la fermeture du logiciel TURBO Suite Entreprise v.2. Le module TurboUpdate effectue une recherche des dernières mises à jour disponibles pour le logiciel et ses modules annexes. Si une nouvelle version est disponible, la mise à jour se fait automatiquement. (*) : Les utilitaires Turbo Maintenance et Turbo Update font l'objet d'un abonnement auprès de votre Banque Populaire 339

354 Documentation TURBO Suite Entreprise v.2 CONVERSION DES BASES Les bases de la Suite Entreprise 2005 et les bases de la Gamme Entreprise Euro (32 ou 16) ne sont pas réutilisables directement par le logiciel TURBO Suite Entreprise v.2. Il est nécessaire de convertir ces bases dans le format adéquat. Le logiciel s'exécute automatiquement à la fin d'une installation de type "Reprise" mais vous pouvez l'exécuter vous-même à partir du répertoire d'installation (fichier ConvBasesSuiteEntreprise.exe). Saisie des répertoires Le logiciel vous invite à saisir les répertoires où se trouvent les bases à convertir ainsi que le répertoire dans lequel vous retrouverez les nouvelles bases converties. Les répertoires saisis doivent être des répertoires valides. Cliquez ensuite sur VALIDER. Conversion des bases Le logiciel convertit ensuite les bases une à une. Vous pouvez suivre l'évolution de la conversion grâce à cette page : Vous êtes averti une fois la conversion terminée. Si une des bases rencontre un problème lors de la conversion, vous en êtes immédiatement informé. Contactez alors votre Service-Après-Vente. 340