Listes de contrôle d approvisionnement pour Conseils scolaires

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1 Acheminement de travail Demande de qualifications de fournisseurs Utilisé pour obtenir de l information sur les habiletés et qualifications de fournisseurs afin de créer une liste de fournisseurs pré-qualifiés Diagramme d acheminement du travail: Étape d acheminement du travail: Besoin d achat identifié Objectif: Approuver la demande de qualifications de fournisseurs Identifier l approvisionnement nécessaire (le but et l attente de la demande de qualifications de fournisseurs) Plan d action: de mener un processus d approvisionnement concurrentiel ouvert en utilisant une demande de qualifications de fournisseurs pour établir un attente de fournisseur attitré ou une liste de fournisseurs pré-qualifiés Déterminer le niveau de pouvoirs d approbation nécessaire Résultat: Une demande de qualifications de fournisseurs est publiée en utilisant un processus d approvisionnement concurrentiel ouvert Étape d acheminement du travail: Planification Objectif: Définir l étendue de l approvisionnement et d établir une équipe d évaluation Identifier l individu qui fait l approvisionnement ou le directeur de l approvisionnement (cette personne peut être l utilisateur final ou quelqu un du département) Page 1

2 Déterminer les ressources nécessaires (financières, humaines, experts-conseils, personnes externes) Compléter l analyse de rentabilité de l approvisionnement. (but/objectif et attentes pour faire la demande d information, les exigences, etc.) Communiquer avec le directeur du budget Obtenir les signatures nécessaires sur l analyse de rentabilité de l approvisionnement selon le tableau de pouvoirs d approbation de votre conseil scolaire Choisir les membres de l équipe d évaluation en assurant : - qu il y ait un représentant du département d approvisionnement - qu il y ait de la représentation appropriée des parties intéressées Choisir le directeur de l équipe d évaluation (idéalement l administrateur de soumissions) Déterminer qui assistera aux séances d information sur l évaluation de chaque fournisseur à la fin de l approvisionnement (il faut inclure l administrateur des soumissions et au moins deux participants (idéalement des membres de l équipe d évaluation)) Les individus qui font des approvisionnements et des évaluations doivent signer des déclarations de confidentialité et conflits d intérêts Développer un plan d approvisionnement (suivant les besoins) Résultat: L approbation appropriée dans le délai requis est obtenu et les membres de l équipe d évaluation sont déterminés Étape d acheminement du travail: Exigences Objectif: Déterminer les spécifications de l approvisionnement Diriger des consultations avec les parties intéressées pertinents (y compris les départements, organisations, partenaires du secteur et du système, et membres de la communauté pertinents suivant les besoins) Résumer les consultations avec les parties intéressées pertinents Développer les spécifications commerciales Développer les spécifications techniques avec des experts-conseils du domaine pertinent Créer les spécifications finales pour l approvisionnement Obtenir les signatures nécessaires pour les spécifications de l approvisionnement Résultat: Les spécifications de l approvisionnement sont déterminées et les signatures appropriées sont obtenues. Étape d acheminement du travail: Demande de qualifications de fournisseurs Objectif: Créer un document pour faire la demande de qualifications de fournisseurs Page 2

3 Un document pour demande de qualifications de fournisseurs inclue les suivants, sans s y limiter: Spécifier type et spécifications des matériaux ou services qui seront fournis par un fournisseur potentiel avec le niveau de détails nécessaire Indiquer les exigences pour un processus d approvisionnement concurrentiel ouvert Indiquer les prérequis avant d obtenir les documents d approvisionnement (au besoin par exemple, les déclarations de confidentialité et de conflits d intérêts signées) Indiquer que tout fournisseur qui ne participant pas dans le processus de pré-qualification ou qui n apparaît pas sur la liste peuvent être exclus d opportunités Indiquer le prix plafond pour le fournisseur attitré (un seuil important pour l usage d un fournisseur attitré) Indiquer le nombre minimal de fournisseurs nécessaires pour la liste de fournisseurs attitrés (si nécessaire) Indiquer les méthodes et les intervalles de temps d après lesquels les fournisseurs peuvent être placés sur la liste Dans les conditions de la demande de qualifications de fournisseurs, il faut inclure une phrase qui indique que l organisme renonce à l obligation de demander tout fournisseur de fournir biens, services, ou construction basé sur les résultats de la pré-qualification Indiquer le processus de sélection à la deuxième étape après avoir établis la liste de fournisseurs attitrés: - Par exemple, l usage d une étape d invitation ou de demande de service qui doit être suivi afin d obtenir biens, services, ou construction - Une fois que la liste de fournisseurs attitrés est établie, il y a un nombre minimal de fournisseurs qui seront inclus dans des processus d approvisionnement concurrentiel restreint à l avenir (ceci est basé sur la valeur de l approvisionnement Indiquer la méthodologie d évaluation: - Les standards techniques et obligatoires - La résolution d une égalité de points - Les critères cotés par points/exigences, pointage/évaluation processus, toute notation obligatoire minimum, et pondération pour chaque critère - Le rôle et la notation d évaluation supplémentaire (par exemple évaluation technique d un produit, visite au site, présentation de fournisseurs, vérification de références, etc.) - Le prix/coût - La liste restreinte Indiquer le processus, la date limite pour soumettre des questions et les rôles et responsabilités pendant la période de silence Indiquer le processus pour ouvrir la période de soumissions Indiquer la durée de temps pour répondre (pour un fournisseur attitré avec un prix plafond ayant une valeur de plus de $, il faut un minimum de 30 jours) Obtenir l approbation pour le document de demande de qualifications de fournisseurs (selon le tableau de pouvoirs d approbation de votre conseil scolaire) Indiquer la date limite pour les réponses (ce doit être une journée de travail normale (lundi à vendredi) et non pas un jour de congé) Indiquer les règles pour la soumission et l information sur la réception de la soumission Indiquer le nom, les coordonnés et l endroit où se trouve la personne à contacter (par exemple le directeur d approvisionnement ou l administrateur) (inclure une phrase qui indique que les fournisseurs qui contournent cette personne à contacter peuvent être disqualifiés) Indiquer les conditions, y compris les clauses de révocation et de résiliation, ainsi que les prolongements possibles Page 3

4 Inclure une copie initiale du contrat et accord ou énoncé de travail qui sera signé lorsqu un approvisionnement est attribué Indiquer le processus et l occasion pour les fournisseurs à demander une séance d information sur l évaluation de leur soumission (notification aux fournisseurs de leur droit à une telle séance une fois que le processus concurrentiel soit terminé). Indiquer le processus pour une dispute au sujet d une soumission Indiquer que toute information privée fourni à l organisme peut être révélée par l organisme là où nécessaire selon la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé suivant une ordonnance de la cour ou d un tribunal et là où tenu par la loi Inclure une phrase qui indique que tout approvisionnement résultant d un fournisseur attitré est subordonnée aux accords commerciaux de l Ontario (biens, services et construction >= $) Demander au service juridique de passer en revue le document Obtenir l approbation pour le document de demande de qualifications de fournisseurs (selon le tableau de pouvoirs d approbation de votre conseil scolaire) Afficher le document de demande de qualifications de fournisseurs à un service électronique d appels d offres Résultat: La demande de qualifications de fournisseurs est complétée et affichée Étape d acheminement du travail: Période de silence et processus de réception de soumission Objectif: Diriger une période de silence et un processus d ouverture de soumissions qui sont justes La gestion de la communication et de l information pendant la période de silence inclue ce qui suit : Suivre le processus indiqué dans le document de demande de qualifications de fournisseurs Toute communication passe par la personne indiquée dans le document concurrentiel (par exemple, l administrateur de soumissions ou le directeur d approvisionnement) Assurer que l équipe d approvisionnement qui s occupe de la demande de qualifications de fournisseurs ne communique pas avec les fournisseurs ou ceux qui ont fait des soumissions, et qu ils ne leur donne pas d information pendant la période de silence Assurer que les employés et les autres membres du conseil scolaire ne communiquent pas avec les fournisseurs et qu ils ne leur donne pas d information pendant la période de silence Gérer les changements aux documents concurrentiels : - Modifications de la même façon que le document concurrentiel (par exemple, par courriel ou ramassage) - Clarifications par addenda, questions-réponses de la même façon que le document concurrentiel - Toute modification ou clarification fait par addenda doivent être émis dans un délai raisonnable avant la date de clôture Réception de soumissions (fait par l administrateur de soumissions) Suivre le processus indiqué dans le document de demande de qualifications de fournisseurs Page 4

5 Estampiller chaque soumission quand elle arrive (date, heure, locale, nom de la compagnie, coordonnés) Assurer qu il y ait au moins un témoin Ouvrir les soumissions après la clôture du processus concurrentiel Ne pas ouvrir les soumissions reçues après la clôture du processus (Elles doivent être retournées sans être ouvertes) Résultat: Accès aux modifications et clarifications au document de demande de qualifications de fournisseurs. Assurer que chaque fournisseur a accès à la même information. Les soumissions éligibles sont ouvertes et consignées Étape d acheminement du travail : Accord principal Objectif : Obtenir un accord principal signé par tous les fournisseurs pré-qualifiés avant que la provision de biens, services, ou construction puisse commencer Établir l accord principal qui sera signé par chaque fournisseur pré-qualifié Les accords principaux doivent être finalisée en utilisant l accord principal qui a été publié ave le document concurrentiel Le contrat doit spécifier les mêmes conditions indiquées dans la demande de qualifications de fournisseurs (par exemple, les dates du début et de la fin de l accord et les options pour prolongement, ainsi que les clauses de révocation et de résiliation) Obtenir la signature du fournisseur sur l accord principal avant que tout processus concurrentiel restreint ou demande pour service puissent être publiés L accord principal et les contrats ou l énoncé de travail doivent être mis en place avant que la provision de biens ou services ou la construction puisse commencer Obtenir les signatures nécessaires selon le tableau de pouvoirs d approbation de votre conseil scolaire Résultat : Le contrat ou l accord est signé Étape d acheminement du travail: Évaluation Objectif: Évaluer les soumissions et déterminer les fournisseurs qui seront inclus dans la liste de fournisseurs attitrés ou la liste de fournisseurs pré-qualifiés. Un processus d évaluation des documents de demande de qualifications de fournisseurs doit inclure les éléments suivants, sans s y limiter : Suivre le processus d évaluation indiqué dans le document concurrentiel Effectuer une analyse de conformité (réussite/échec) des exigences obligatoires Rejeter les soumissions qui échouent l analyse de conformité ou qui n obtiennent pas la note minimale exigée Page 5

6 Chaque membre de l équipe d évaluation évalue les exigences cotées en utilisant le système de notation et la matrice d évaluation (Il se peut qu il y ait une note minimale exigée) Le chef de l équipe d évaluation note le prix/coût (s il y a une équipe d évaluation, ne pas mentionner le prix/coût avant que toutes les exigences cotées soient évaluées. Ceci assure que l évaluation n est pas biaisée) Consolider ou trouver la moyenne de toutes les notes pour déterminer la note d ensemble (ceci doit être fait quand une évaluation supplémentaire n est PAS nécessaire (par exemple, une évaluation technique du produit, visite du site, présentations de fournisseurs, vérifications de références, etc.) Si une évaluation supplémentaire n est PAS nécessaire (par exemple, une évaluation technique du produit, visite du site, présentations de fournisseurs, vérifications de références, etc.) Quand une évaluation supplémentaire EST nécessaire (par exemple, une évaluation technique du produit, visite du site, présentations de fournisseurs, vérifications de références, etc.) - Créer une liste restreinte en utilisant le processus indiqué dans le document concurrentiel - Choisir des membres pour l équipe d évaluation pour mener des évaluations techniques ou cliniques du produit (si nécessaire) - Déterminer les critères pour l évaluation supplémentaire - Compléter l évaluation supplémentaire - Finaliser de nouveau la note d ensemble pour la liste restreinte, tout en incorporant la note de l évaluation supplémentaire Se prévaloir de la méthode identifiée dans le document concurrentiel en cas d égalité Choisir la soumission avec le plus haut classement qui se conforme à toutes les exigences obligatoires et qui a reçu une haute note sur les exigences cotées Envoyer une lettre d attribution du contrat à la soumission avec le plus haut classement Les records des notes d évaluation doivent être auditables Tout ce qui est dit ou documenté doit être juste, factuel, complètement défendable et peut être soumis à l examen du public Les évaluations ne doivent pas discriminer ou accorder un traitement préférentiel Résultat: Les fournisseurs qui se conforment aux exigences obligatoires et tout critère cotés par points sont inclus dans la liste de fournisseurs attitrés ou la liste de fournisseurs pré-qualifiés Étape d acheminement du travail : Notification d attribution Objectif: Annoncer à tous les participants qu une liste de fournisseurs attitrés a été sélectionnée Un processus d annoncer l attribution inclue ce qui suit, sans s y limité : Inclure les éléments suivants dans la lettre de notification d attribution : - Le(s) nom(s) de(s) fournisseur(s) à qui le contrat a été attribué - Les dates du début et de la fin de l accord et les options pour prolongement - Offrir une option pour une séance d information sur l évaluation de leur soumission aux fournisseurs qui n ont pas été retenus Afficher la lettre d attribution en utilisant le même système où le document concurrentiel a été affiché Page 6

7 Informer aux fournisseurs à l écrit si une soumission a été rejetée pendant le processus d évaluation (Offrir une option pour une séance d information sur l évaluation de leur soumission à chaque fournisseur qui n a pas été retenu) Compléter le sommaire exécutif (si nécessaire) Documenter les leçons tirées de cette expérience Résultat: Affichage de la liste de fournisseurs attitrés d une façon public, documents de sommation complétés Étape d acheminement du travail: Séances d information sur l évaluation des soumissions des fournisseurs Objectif: Assurer que tous les fournisseurs qui demandent une séance d information sur l évaluation de leur soumission sont accommodés En planifiant les séances d information, la liste donne les éléments obligatoires : Permettre aux fournisseurs un délai maximal de 60 jours après avoir attribué le contrat pour faire une demande pour une séance d information sur l évaluation de leur soumission Mener une séance pour chaque fournisseur Confirmer à l écrit la date et l heure de la séance Assurer que les mêmes participants assistent à chaque séance d information (y compris l administrateur des soumissions ou le directeur d approvisionnement et au moins deux autres participants (idéalement de l équipe d évaluation)) Préserver toute documentation de la séance d information Quand la séance a lieu: - Fournir un survol du processus d évaluation qui se trouve dans le document concurrentiel - Discuter les points forts et faibles du fournisseur par rapport aux critères de l évaluation (ne pas donner des détails quant aux autres fournisseurs) - Donner des suggestions pour l amélioration de leurs soumissions à l avenir - Accepter la rétroaction du fournisseur quant aux pratiques et processus d approvisionnement - Répondre aux préoccupations particulières et aux questions du fournisseur au sujet de leur soumission À la fin d une séance d information, discuter avec la haute direction ou au service juridique de tous les risques et préoccupations (au besoin) Résultat: La réussite des séances d information sur l évaluation des soumissions justes et équitables avec les fournisseurs qui l ont demandée Page 7

8 Étape d acheminement du travail: Préservation de documents Objectif: Préserver toute documentation concernant l approvisionnement Tous les documents, informations et communications au sujet de tout approvisionnements doivent être préservés et accessibles pour au moins sept ans (incluant sans s y limiter à): L analyse de rentabilité de l approvisionnement Le document de demande de qualifications de fournisseurs Les soumissions des fournisseurs de demandes de qualifications des fournisseurs Les preuves d approbations des demandes de qualifications des fournisseurs Les addenda (Modifications/Clarifications et questions-réponses) Les records d évaluation (y compris la matrice d évaluation individuelle, la notation et notes et la matrice de sommaire, l analyse de la notation et les notes) La notification d attribution (lettres et affichage) Tout accord signé (l original signé et tout changement) Tout document quant aux séances d information sur l évaluation des soumissions des fournisseurs Résultat : Tous les documents, informations et communications au sujet de tout approvisionnements sont préservés et accessibles pour au moins sept ans Page 8