FINANCE CRITÈRES D ÉVALUATION (Les critères d évaluation doivent être pris en compte de pair avec le Cadre de surveillance du BSIF)

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1 RÔLE DE LA FONCTION Finance est une fonction autonome qui rend compte avec exactitude et en temps utile du rendement des unités opérationnelles (y compris les secteurs d activité) de l institution financière fédérale (IFF) et en fait une analyse approfondie pour aider la haute direction et le conseil d administration à planifier, à articuler des stratégies, à mesurer le rendement et à prendre des décisions. Ses attributions se déclinent notamment comme suit : Présenter à la haute direction et au conseil d administration les résultats de l analyse financière du rendement des unités opérationnelles et de l IFF et les principales analyses de rentabilisation en insistant sur les points méritant leur attention. Veiller à ce que le système interne de production de rapports financiers et d information de gestion financière soit efficace. COTE DE QUALITÉ DE LA FONCTION Les énoncés qui suivent décrivent les quatre grandes catégories de cote d évaluation de la fonction Finance. La cote de qualité globale de la fonction Finance tient compte de ses caractéristiques et de la mesure dans laquelle elle s acquitte de son mandat en fonction de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF. Les caractéristiques et des exemples d indicateurs de rendement sur lesquels repose le jugement de l organisme de surveillance pour fixer une cote de qualité globale pertinente figurent ci-dessous. Supérieure Les caractéristiques de la fonction Finance répondent à nos attentes prudentielles à l égard de ce qui est jugé nécessaire, ou les dépassent, compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF. Son rendement atteste de la constance de sa très grande efficacité. Acceptable Les caractéristiques de la fonction Finance répondent à nos attentes prudentielles à l égard de ce qui est jugé nécessaire compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF, ou comportent quelques lacunes de moindre importance. Son rendement atteste d une efficacité certaine. Besoin d amélioration Les caractéristiques de la fonction Finance répondent à la plupart de nos attentes prudentielles à l égard de ce qui est jugé nécessaire compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF, mais elles comportent des lacunes importantes. Son rendement atteste d une certaine efficacité mais requiert des améliorations importantes. À défaut d apporter ces améliorations dans les meilleurs délais, l IFF risque de ne pas pouvoir donner suite aux préoccupations d ordre prudentiel. Faible Les caractéristiques de la fonction Finance ne correspondent nettement pas à nos attentes prudentielles à l égard de ce qui est jugé nécessaire compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF. Son rendement atteste de graves lacunes auxquelles il faut remédier immédiatement

2 CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION * Les critères qui suivent décrivent les caractéristiques à utiliser pour évaluer la qualité de l analyse et des rapports indépendants effectués par la fonction Finance au sujet des résultats financiers et opérationnels de l IFF à l intention de la haute direction et du conseil d'administration. L application et la pondération des critères individuels dépendent de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF. Ces caractéristiques sont évaluées collectivement, de pair à l efficacité de la fonction pour lui attribuer une cote de qualité globale. Éléments essentiels 1. Mandat 1.1. Mesure dans laquelle le mandat de la fonction établit les éléments suivants : a) des objectifs clairs et précis et les pouvoirs de l ensemble de l organisation à l égard de ses activités; b) le pouvoir de surveiller l efficacité et l uniformité des pratiques financières des unités opérationnelles; c) le pouvoir d exécuter ses attributions sans lien de dépendance avec les unités opérationnelles; d) le droit d accès aux documents, aux renseignements et aux employés de l institution; e) l obligation de présenter une analyse et de formuler des recommandations sur des débouchés / changements stratégiques et des occasions d affaires, la propension à prendre des risques de même que sur les modifications à apporter au système d information de gestion et aux processus opérationnels pour améliorer la prise de décisions; f) le pouvoir de faire un suivi des mesures prises par la direction en réponse aux problèmes cernés et aux recommandations connexes. Critères 1.2. Mesure dans laquelle le mandat est disséminé à l échelle de l IFF. 2. Structure organisationnelle 2.1. Mesure dans laquelle le dirigeant de la fonction a la notoriété et les pouvoirs nécessaires pour que la fonction puisse exécuter efficacement son mandat Mesure dans laquelle le dirigeant de la fonction a un accès direct à la haute direction et au conseil d administration (ou à un comité de celui-ci) Pertinence de la structure organisationnelle de la fonction compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l IFF Mesure dans laquelle la fonction est indépendante des unités opérationnelles de l IFF. 3. Ressources 3.1. Mesure dans laquelle les processus de la fonction lui permettent d établir : a) l étendue des ressources (p. ex., humaines, matérielles et données) nécessaires pour exécuter les attributions à l heure actuelle et en réponse aux fluctuations des activités et stratégies d affaires de l IFF, ainsi que de son contexte opérationnel; b) les qualités et compétences requises du personnel; c) les programmes de perfectionnement professionnel permanent requis pour parfaire les compétences du personnel. 4. Politiques, pratiques et méthodes 3.2. Caractère adéquat des ressources, et pertinence des qualités et des compétences dont dispose la fonction pour exécuter son mandat Caractère adéquat des politiques, pratiques et méthodes servant à réunir, analyser et produire de l information opérationnelle et financière (en rapport notamment avec la réglementation et l impôt). * Exemples de documents que le BSIF pourrait examiner dans le cadre de l évaluation des caractéristiques de la fonction Finance : mandats, politiques et manuels de procédure; plans de ressource, descriptions de tâches et profils du personnel; rapports et exposés destinés à la haute direction et au conseil d'administration ou à l un de ses comités; comptes rendus de réunions et trousses d information; systèmes d information de gestion financière

3 CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION * Éléments essentiels 4. Politiques, pratiques et méthodes (suite) Critères 4.2. Caractère adéquat des politiques, pratiques et méthodes servant à mesurer le rendement en fonction des objectifs (p. ex., utiliser les bons indicateurs de rendement clés) et à déceler les tendances défavorables Concordance entre les politiques, pratiques et méthodes pertinentes dont il est fait mention et les politiques et les pratiques de gestion stratégique, les politiques et les pratiques de gestion des fonds propres et des liquidités et le cadre de gestion de la propension à prendre des risques Mesure dans laquelle les politiques, pratiques et méthodes pertinentes dont il est fait mention sont adéquatement documentées et disséminées, et dans laquelle les unités opérationnelles de l IFF s y conforment Mesure dans laquelle l analyse est présentée de façon compréhensible, s appuie sur des commentaires et des indicateurs de rendement clés appropriés (c.-à-d., découlant des principaux facteurs opérationnels figurant dans les plans stratégique ou d affaires, quantifiables et de nature tant financière que non financière) et est structurée de façon à répondre aux besoins du moment et exacte et à faire ressortir les grandes problématiques Capacité de la fonction d effectuer des analyses spéciales au besoin et d en présenter les résultats en temps utile à la haute direction et au conseil d administration Mesure dans laquelle les politiques de la fonction prévoient l examen périodique de ses pratiques, méthodes, rapports et principaux indicateurs de rendement afin de lui permettre de continuer de satisfaire aux besoins de l IFF Mesure dans laquelle les politiques, pratiques et méthodes de la fonction garantissent l efficacité du système de gestion de l information sur lequel s appuie la direction pour déceler rapidement les problèmes de rendement importants. 5. Production de rapports 5.1. Caractère adéquat (nature, étendue et production en temps utile) des rapports obligatoires à la haute direction, au conseil d administration et aux unités opérationnelles, notamment au plan de l exposition des problèmes et de l apport de recommandations, s il y a lieu. 6. Surveillance exercée par la fonction Vérification interne 5.2. Caractère adéquat de la surveillance et des rapports dont font l objet les problèmes relevés par la fonction, ainsi que du suivi des mesures prises pour les régler Caractère adéquat des rapports obligatoires à la haute direction et au conseil d administration (ou un de ses comités) sur l efficacité des processus financiers Mesure dans laquelle le programme d examen de la fonction Vérification interne porte sur la fonction Finance et ses principaux mécanismes de contrôle; mesure dans laquelle les ressources dont elle dispose sont suffisantes pour effectuer ces examens; mesure dans laquelle la portée et la fréquence de ces examens permettent d évaluer l efficacité de la fonction Finance Caractère adéquat des mesures que prend la Vérification interne pour transmettre ses recommandations et des mesures de suivi qu elle applique à la fonction Finance

4 CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION * Éléments essentiels 7. Surveillance exercée par la haute direction et le conseil d administration 8. Jumelage des fonctions de surveillance Critères 7.1. Mesure dans laquelle l accord de la haute direction et du conseil d administration (ou d un de ses comités) est requis à l égard de ce qui suit : a) la nomination, l évaluation du rendement, la rémunération ou la destitution du dirigeant de la fonction ou la nomination de son successeur; b) le mandat, les ressources et les budgets de la fonction; c) les objectifs, la stratégie et les plans opérationnels à court et à long termes à l échelle de l entreprise concernant la fonction Finance Caractère adéquat des politiques et pratiques requises pour effectuer des examens périodiques indépendants de la fonction et pour en transmettre les résultats à la haute direction et au conseil d administration (ou à un de ses comités) Caractère adéquat des programmes de formation et de planification de la relève des titulaires des postes importants de la fonction Finance Caractère adéquat des mesures de jumelage des attributions de la fonction Finance avec celles d autres fonctions de surveillance, s il y a lieu

5 RENDEMENT DE LA FONCTION La qualité du rendement de la fonction Finance se mesure par l efficacité avec laquelle elle : o surveille les analyses et les rapports des unités opérationnelles à propos des résultats financiers et opérationnels de l IFF; o procède à des analyses et produit des rapports indépendants à l intention de la haute direction et du conseil d administration. L évaluation porte sur l exactitude, la pertinence et l utilité des renseignements que la fonction Finance fournit à la haute direction et au conseil d'administration, notamment du point de vue de l étendue des analyses effectuées à l appui de processus de planification, stratégiques et décisionnels efficaces. Le BSIF examine les indicateurs de rendement efficace pour former son jugement dans le cadre de ses activités de surveillance. Ces activités peuvent prendre la forme d entretiens avec les administrateurs et les membres de la direction, dont les cadres opérationnels et le dirigeant principal des finances, d examens des rapports de vérification interne et d entretiens avec les vérificateurs internes, l agent principal de gestion des risques, les vérificateurs externes et les actuaires désignés et d examens des renseignements fournis à la haute direction et au conseil d'administration. Exemples d indicateurs que pourrait utiliser l organisme de surveillance de former son jugement : mesure dans laquelle la fonction Finance : a) produit à l intention de la haute direction et du conseil d administration des rapports périodiques, complets et indépendants des secteurs opérationnels faisant l objet du rapport qui : o sont exacts, approfondis, opportuns, compréhensibles et utiles; o renferment une analyse convenable des résultats en fonction des objectifs au moyen des indicateurs de rendement clés ainsi que des tendances défavorables; o font ressortir des questions exigeant l attention de la haute direction et du conseil d administration; b) exécute de façon proactive des analyses éclairées et formule à l intention de la haute direction et du conseil d administration des recommandations sur les débouchés stratégiques ou d affaires; c) recueille de façon proactive les commentaires des unités opérationnelles sur les questions financières susceptibles un effet plus vaste sur l institution; d) réagit de façon proactive et efficace aux problèmes cernés et fait un suivi des mesures prises pour les régler dans les meilleurs délais; e) participe activement (notamment en collaboration avec la haute direction) à la préparation d un cadre de propension à prendre des risques adéquat et conforme aux plans stratégique, financier et de fonds propres à court et à long termes de l IFF; f) se conforme proactivement aux processus du cadre de gestion de la propension à prendre des risques approuvé, s il y a lieu, et signale rapidement aux échelons supérieurs les cas de manquement; g) intervient activement auprès du conseil d administration au sujet des résultats opérationnels et financiers de l IFF à la lumière de ses décisions en matière de stratégie et de propension à prendre des risques; h) répond rapidement et adéquatement aux demandes de rapports spéciaux; i) intervient activement auprès de la haute direction et du conseil d administration pour s assurer que les rapports et exposés qu elle lui présente sont toujours pertinents; j) évalue de façon proactive et périodique le caractère adéquat des systèmes de renseignement sur la gestion financière sur lesquels la direction s appuie pour déceler rapidement les problèmes de rendement significatifs; k) applique ses politiques, pratiques et méthodes de façon efficace pour s assurer qu elles concordent avec : o les politiques stratégiques et de gestion des fonds propres et des liquidités; o les activités administratives quotidiennes des unités opérationnelles; l) met proactivement à jour ses politiques, pratiques et méthodes en fonction des changements qui surviennent dans son secteur d activité des modifications apportées à la stratégie, aux activités opérationnelles et à la propension à prendre des risques de l IFF; - 5 -

6 RENDEMENT DE LA FONCTION m) donne suite entièrement et en temps utile aux constatations de la fonction Vérification interne; n) est perçue par la Vérification interne comme étant efficace; o) est perçue par la haute direction et le conseil d administration comme étant efficace au plan de sa contribution à leur compréhension des activités de l IFF, notamment en ce qui a trait aux ressources qu elle fournit et des mesures qu elle prend pour donner suite aux recommandations; p) est perçue par les unités opérationnelles comme étant efficace au plan de la surveillance qu elle exerce et des conseils qu elle prodigue