Gérer une bibliothèque Avec Calc

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1 Introduction Gérer une bibliothèque Même si Calc est un tableur, il vous offre plusieurs outils pour gérer une petite base de données. La terminologie de Calc est une liste de données. Vous pouvez entrer, modifier et retirer des données. Le logiciel offre aussi des options pour retrouver rapidement l'information que vous désirez. Il y a aussi des fonctions pour analyser la masse de données que vous avez accumulée. Ce qu il faut savoir Un tableau se compose de lignes (horizontales) et de colonnes (verticales). Vocabulaire Une donnée : Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses. Un champ : Les informations de mêmes types sont conservées dans un même champ. Ex.: Nom, Prénom, Taille, Adresse, Ville..., les données d'un même champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données. Un enregistrement : Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un événement. Avec Calc, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des événements. Une cellule : Une cellule est une case de votre tableau. Elle est dite «active» quand elle est sélectionnée. Conseils La mise en forme de votre texte dans vos cellules (police, taille, gras, etc ) n altère en rien son contenu. Lorsque vous ferez une recherche, le résultat sera identique. Dans Calc vous avez la possibilité d avoir plusieurs feuilles de données dans un fichier. C est pourquoi l on parle de classeur. Pour changer de feuille, cliquez sur l onglet concerné ou naviguez entre eux avec les flèches de navigation. Pour pouvoir créer votre liste de données il faut : Mettre le nom du champ en haut de la colonne Ne pas avoir de ligne vide Faire attention à l orthographe 1

2 Présentation de l écran L écran se présente de manière suivante : En bas de la fenêtre, les onglets de sélection de la feuille de calcul. Chaque document Calc est en effet un classeur contenant plusieurs feuilles de calcul, indépendantes les unes des autres. Sélectionner des cellules Une cellule c est quoi? On appelle cellule l intersection d une ligne et d une colonne. Une cellule se désigne par sa référence, par exemple ci-contre B7. On appelle cellule active la cellule sélectionnée par le curseur, et dans laquelle on entre à la fois : - une formule (ou directement une valeur) - et un format - et éventuellement un commentaire La cellule active apparaît à l écran encadré d un rectangle gras. Au lancement du logiciel, c est A1 qui est actif, la première cellule de la feuille. Pour activer une autre cellule, il suffit soit de placer le curseur sur une autre cellule et de cliquer, soit de se déplacer dans la feuille avec les touches "flèches" du clavier. 2

3 Sélectionner plusieurs cellules : Pour sélectionner plusieurs cellules, il vous suffit de cliquer et glisser sur la zone que vous désirez. Dans l exemple ci-contre, les cellules B7 à D7 sont sélectionnées. La dernière est la cellule active donc encadrée, les autres cellules sélectionnées sont en «bleuté». Etendre la sélection : Soit vous cliquez sur le petit carré qui apparaît en bas à droite de la plage sélectionnée et vous «cliquez-glisser» pour étendre la sélection (NB : fonctionne uniquement si les cellules sont vides). Soit vous utilisez les touches Maj et une flèche du pavé directionnel (en maintenant la touche Maj enfoncée), vous étendez la sélection. Saisir les données Pour saisir vos données il faut commencer par saisir vos champs (ce n est pas définitif, vous pourrez en rajouter ou en supprimer par la suite). Un exemple ci-dessous : Ensuite vous pouvez saisir vos enregistrements par ligne (dans le cas présent, une personne sera un enregistrement, une ligne). Un exemple ci-dessous : VALIDER L'ENTRÉE Pour entrer une valeur on sélectionne la cellule où l on veut entrer l information on écrit la valeur au clavier on valide l entrée soit : o en appuyant sur la touche ENTRER de votre clavier, la cellule du dessous sera alors activée. o en appuyant sur la touche de TABULATION de votre clavier; la cellule à droite sera alors activée. o en appuyant sur une des touches de déplacement de curseur (les flèches); la cellule correspondant au déplacement sera activée. COPIER/COLLER ; COUPER/COLLER Même possibilité qu avec un logiciel de traitement de texte (et bien d autres logiciels ), vous pouvez copier/coller une cellule ou couper/coller une (ou plusieurs) cellule(s). Sélectionnez la (ou les) cellule(s) à copier ; Edition Copier ; choisissez la cellule de destination ; Edition Coller. Dans le cas d une sélection de plusieurs cellules, choisissez la cellule de destination placée en haut à gauche de l endroit où vous souhaitez «Coller». Même procédure pour une manœuvre de Couper/Coller. NB : Votre texte «disparait» après avoir Couper et «réapparait» à l'endroit où vous indiquez le Coller. 3

4 Mettre en page des valeurs Calc possède des outils de dessin et de mise en page qui enrichissent et clarifient la présentation des tableaux. Ces outils sont les mêmes que ceux disponibles sous un logiciel de traitement de texte (Police de caractère, Taille du Texte, Gras, Italique, Souligné, emplacement de la valeur dans la cellule ). Seules quelques outils supplémentaires sont accessibles directement à l écran. Ce sont les symboles suivants : Monétaire, Pourcentage, Augmenter le nombre de décimal, Diminuer le nombre de décimal. Le tableau que vous êtes en train de créer est sans bordures (si vous l'imprimé par exemple). Les bordures grises visibles à l'écran sont la grille (invisible à l'impression). Pour tracer des bordures sur des cellules, sélectionnez dans un premier temps la (ou les) cellule(s) concernées puis cliquez sur ce bouton qui ouvre la palette d outils de bordures. Remarque Importante : Toutes les options que nous venons de découvrir peuvent être obtenues par le menu. Les options du menus sont bien souvent plus étendues. Couleurs, épaisseurs, motifs des bordures sont quelques unes des options auxquelles vous avez accès lorsque vous passez par le menu Format Cellules. Trier les données Calc vous permet de trier rapidement le contenu d'une liste de données pour vous aider à retrouver rapidement ce que vous recherchez, de mettre de l'ordre et d'organiser les données. Vous pouvez utiliser les boutons sur la barre d'outils pour trier une colonne en ordre croissant ou décroissant. Tous les enregistrements de la liste de données vont se déplacer selon l'ordre que vous avez choisi. Il faut cependant faire attention de ne pas faire un bloc et ensuite de trier. Sinon, seulement les données et non les enregistrements seront triés. Cela aura pour effet de mélanger les données. Ce n est pas recommandé! Calc vous offre une autre façon plus élaborée de trier la liste de données : le tri par champ. Par exemple trier les enregistrements selon le nom de famille et le prénom. Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données. Du menu Données, sélectionnez l'option Trier. Vous pouvez trier jusqu'à trois champs en même temps en ordre croissant ou décroissant. Choisissez votre (ou vos) champ(s) à trier dans les listes déroulantes, puis cliquez sur OK. Votre liste prendra votre 1 er choix comme critère premier, le 2 nd comme le critère second, etc. Ce qui veut dire que votre 1 er choix aura la priorité sur le second. Ex : Si le 1 er choix est «Nom», et le second «Prénom», la liste sera triée par nom, et s il y a des noms identiques (d où l intérêt de faire attention à l orthographe), le second choix des prénoms sera pris en compte. 4

5 Filtrer les données Il peut être frustrant d'essayer de retrouver des informations sur une longue liste de données. Le filtre automatique est une option pour vous aider à retrouver rapidement l'information désirée. Filtre automatique Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données. Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Autofiltre. A la première ligne de la liste de données, il y a maintenant des boîtes de sélection ayant le nom des champs. En cliquant sur le bouton à la droite du nom du champ, vous pouvez limiter ce qui est affiché à la liste à ce dont vous avez besoin. De la boîte de sélection du champ Nom, si on sélectionne Bibeau par exemple. Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui répondent à la demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour limiter encore plus les résultats. Pour revenir à votre liste complète : Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Supprimer le filtre. OU Des boîtes de sélection des champs filtrés (flèche bleue au lieu de noire), sélectionnez l'option Tous (cela permet d'annuler un filtre à la fois). NB : La cellule active doit se trouver dans votre liste de données. 5

6 Filtre standard Gérer une bibliothèque Vous pouvez accomplir un peu plus à partir du filtre standard. Vous pouvez filtrer un champ sur plusieurs conditions. Placez le pointeur n'importe où sur la colonne du champ Nom (par exemple). De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option Filtre standard Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous offrant de placer une ou plusieurs conditions. De plus, vous pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qui répond mieux à vos besoins. Par exemple : Pour la case 1, sélectionnez la condition =. Pour la case 2, sélectionnez le nom Bibeau. Entre les deux conditions, sélectionnez l'opérateur Ou. Et de nouveau le champ Nom sur la deuxième condition. Pour la case 3, sélectionnez la condition =. Pour la case 4, sélectionnez le nom Dupuis. Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le bouton OK. Résultat : On obtient tous les Dupuis et Bibeau de notre liste de données. 6

7 Formulaire de saisie Au lieu d'entrer, de modifier et de retirer les données directement dans les cellules d'une feuille de calcul, Calc vous permet de gérer vos listes de données en utilisant une grille (un formulaire). C'est une extension gratuite téléchargeable sur - Cliquez sur le bouton «Get It» (un peu plus bas dans la page). - Une fois le fichier téléchargé, double-cliquez sur celui-ci. - Répondre OK. - Restez appuyer sur le bouton «Défiler vers le bas» jusqu'à ce qu'il grise et que le bouton «Accepter» soit cliquable, cliquez dessus. - Puis cliquez sur «Fermer». - Redémarrez l'ordinateur. - Ouvrez votre fichier Open Office Calc. Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données. Du menu Données, sélectionnez l'option Formulaire. Calc vous offre maintenant la possibilité de modifier les données de chacun des enregistrements à partir de ce petit formulaire. Nouveau : Ajouter un enregistrement à la liste de données. Cet enregistrement sera placé à la fin de la liste. Supprimer : Supprimer un enregistrement de la liste de données. Calc va demander une confirmation avant de procéder. Restaurer : Permet de rétablir les valeurs d'un enregistrement avant des modifications que vous avez apporté. Doit être utilisé avant de changer d'enregistrement. Précédent : Passer à l'enregistrement précédent. Suivant : Passer à l'enregistrement suivant. Critère : Permet d'établir des critères de recherche et afficher seulement les enregistrements requis. Fermer : Fermer le formulaire pour revenir à la feuille de calcul. ATTENTION : Vos modifications ou ajouts sont effectués dès que vous cliquez sur Fermer ou la touche Entrer du clavier. Pour Annuler votre saisie, cliquez sur le bouton Rétablir, Suivante, Précédente ou sur la croix dans la case rouge de la fenêtre (en haut à droite). N.B. : L ascenseur vous permet d aller plus rapidement d un enregistrement à l autre. 7

8 Astuces Gérer une bibliothèque Créer une liste de choix Vous avez possibilité de simplifier votre saisie en ajoutant une liste de choix dans une colonne. Ça vous permettra lors de la saisie de vos enregistrements de choisir dans votre liste de choix plutôt que de le saisir (ce qui évite les fautes d'orthographe et permet donc une meilleure saisie). Sélectionner les cellules que vous souhaitez «automatiser» (dans une même colonne) Dans le menu Données, choisir l'option Validité Dans l'onglet Critères, dans la partie Autoriser, choisir Liste Dans la zone de texte Entrées, lister les valeurs que vous voulez pouvoir choisir dans votre colonne lors de la saisie, en allant à la ligne entre chaque valeur. Validez en cliquant sur le bouton OK. Une fois dans votre «grille de saisie», il vous suffit de cliquer sur une cellule (dans la colonne concernée par la modification). Une flèche apparaît juste à coté, cliquez dessus et choisissez parmi la liste de choix. Votre cellule se remplit automatiquement. NB : Vous pouvez le réitérer autant de fois que vous avez besoin. Faire un volet de la 1 ère ligne Permet de garder la 1 ère ligne toujours visible, malgré le défilement de votre liste de données. Sélectionnez le premier champ de votre premier enregistrement (soit la case A2). Dans le menu Fenêtre, choisir l option Scinder. Puis aussitôt Fenêtre et choisir l option Fixer. Vous pouvez ainsi faire défiler vos enregistrements sans perdre de vue vos en-têtes de colonne qui portent le nom de vos champs! Pour les curieux Les expressions régulières sur Et ceux qui ont Excel Il existe quasiment le même atelier pour vous. Il se trouve en ligne sur le site du Cybercentre à cette adresse : 8