CIRCULAIRE. Notion de rémunération ONSS : appareils IT S. 2015/013. Résumé. 30 avril 2015

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1 Anneleen Bettens Conseiller Centre de compétence Emploi & sécurité sociale T F ab@vbo-feb.be CIRCULAIRE S. 2015/013 Notion de rémunération ONSS : appareils IT 30 avril 2015 Résumé PC, portable, tablette, connexion internet, GSM, smartphone,... ces appareils sont désormais omniprésents dans la sphère professionnelle. Lorsque l'employeur intervient dans les coûts de ces appareils ou les met à la disposition de ses collaborateurs, cela peut donner lieu à un avantage en nature s'ils peuvent également être utilisés à des fins privées. Cet avantage est assujetti au paiement de cotisations de sécurité sociale et à une retenue fiscale personnelle. Les dispositions légales et réglementaires actuelles ne sont pas adaptées à cette évolution. Afin d'offrir la sécurité juridique aux employeurs, les partenaires sociaux ont élaboré au sein du comité de gestion de l'onss une proposition pour l estimation de l'avantage en nature en cas de mise à disposition des appareils et pour le remboursement forfaitaire des frais lorsque le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion internet à des fins professionnelles. FEB ASBL Rue Ravenstein 4 B Bruxelles T F info@vbo-feb.be Membre BUSINESSEUROPE

2 > Page 2 de la circulaire 2015/013 du 30 avril Introduction L intervention de l employeur dans les dépenses consacrées à l usage d'appareils IT à des fins privées constitue pour le travailleur un avantage en nature assujetti au paiement de cotisations de sécurité sociale. Dans le régime de la sécurité sociale, cet avantage en nature est estimé à un montant exprimé en EUR qui correspond à sa valeur courante (article 20, 1 de l'ar du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs - ci-après AR). Des règles distinctes s'appliquent à certains avantages en nature. Ainsi, des montants forfaitaires ont été fixés pour l estimation des avantages liés à la mise à disposition gratuite d'un PC ou d'une connexion internet à des fins privées (article 20, 2 de l'ar). Au sein du Comité de gestion de l'office national de sécurité sociale (ci-après : ONSS), des directives ont également été convenues concernant l estimation forfaitaire de l'utilisation privée d'un GSM mis à disposition par l'employeur (voir circulaire 2009/046). Suite aux évolutions technologiques, l'utilisation de smartphones, de tablettes, d ordinateurs portables et de connexions internet mobiles est de plus en plus répandue dans la sphère professionnelle. Lors de contrôles, la détermination de leur avantage fait souvent l objet de contestations. Afin d'offrir la sécurité juridique aux employeurs, les partenaires sociaux ont formulé au sein du comité de gestion de l'onss des propositions pour l estimation de ces avantages. Cette proposition actualise le régime existant pour les PC et l'internet et avance un montant plus réaliste de l'avantage en nature pour utilisation privée. Elle comble en outre l'absence de réglementation pour l'estimation de l'avantage de l'internet mobile et d'une tablette. L'ONSS a soumis ces propositions à l'administration fiscale en lui demandant d'élaborer ensemble un régime légal concernant le traitement parafiscal et fiscal des appareils IT. La FEB demande instamment que la législation fiscale soit adaptée conformément aux accords conclus au sein du comité de gestion de l'onss, afin qu'un régime légal uniforme s'applique pour le traitement parafiscal et fiscal de ces appareils. Des accords ont aussi été conclus concernant le remboursement de frais professionnels en cas d'utilisation d'un PC et/ou d'une connexion internet à des fins professionnelles. L'ONSS utilise depuis le troisième trimestre 2014 les mêmes montants forfaitaires que ceux publiés par le fisc début 2014 dans une circulaire sur le télétravail.

3 > Page 3 de la circulaire 2015/013 du 30 avril Mise à disposition gratuite : estimation de l'avantage en nature Lorsque l'employeur met gratuitement un appareil IT à disposition de son collaborateur qui ne peut l'utiliser qu'à des fins professionnelles, cela n'entraîne pas d'avantage en nature dans le chef du travailleur. Il n'existe un avantage en nature dans le chef du travailleur que s'il peut également utiliser l'appareil à des fins privées. L estimation forfaitaire de cet avantage varie en fonction du type d'appareil mis à disposition. PC, ordinateur portable, tablette Pour l estimation de l'avantage lié à l'utilisation privée d'un PC (+ périphériques), la législation ONSS actuelle renvoie directement aux dispositions fiscales y afférentes (cf. article 20, 2, 2 AR ONSS et article 185, 3, 10 AR/CIR 92). En l'absence de régime légal pour les tablettes et les ordinateurs portables, l'administration de l'onss a assimilé ces appareils à un PC pour l estimation de l'avantage en nature : 15 EUR/mois (180 EUR/an), ce sont les montants légaux qui s'appliquent depuis Sur proposition du comité de gestion de l'onss, ces montants sont ramenés à une proportion plus réaliste pour les PC et ordinateurs portables et l'avantage en nature d'une tablette est estimé à un montant inférieur (voir tableau ci-dessous). Le fisc n'applique pas de prescriptions administratives générales pour le traitement des tablettes. En cas d'utilisation privée, le fisc impute un montant calculé au cas par cas en fonction de l'activité du travailleur et de la valeur de l'appareil. Récapitulatif: Régime actuel ONSS Régime fiscal actuel PROPOSITION ONSS PC + périphériques 15 EUR/mois 180 EUR/an 6 EUR/mois 72 EUR/an Tablette Pas d estimation forfaitaire Pas d estimation forfaitaire 3 EUR/mois 36 EUR/an Un avantage en nature est imputé pour chaque appareil mis à disposition.

4 > Page 4 de la circulaire 2015/013 du 30 avril 2015 Internet fixe et mobile Pour l estimation de l'avantage lié à l'utilisation privée d'une connexion internet, la législation ONSS actuelle renvoie directement aux dispositions fiscales y afférentes (cf. article 20, 2, 2 AR ONSS et article 185, 3, 10 AR/CIR 92). La réglementation actuelle ne fait pas de distinction entre une connexion internet fixe ou mobile. Aujourd hui, le forfait est appliqué par connexion mise à disposition, quelle que soit sa nature (fixe ou mobile). Cette position peut engendrer des difficultés dans la pratique. Il n'est pas toujours aisé de déterminer si plusieurs connexions sont mises à disposition. Le problème se pose avec plus d'acuité lorsque le travailleur se voit offrir les connexions internet dans un paquet gratuitement ou à un tarif préférentiel. Sur proposition du comité de gestion de l'onss, le forfait ne sera imputé qu'une seule fois, quel que soit le nombre de connexions internet. Cela signifie qu un avantage en nature de 5 EUR par mois (60 EUR par an) est imputé pour l'internet fixe, même s'il y a plusieurs abonnements, combinés ou non à l'internet mobile. Si seul l'internet mobile est mis à disposition, on applique un forfait de 2 EUR par mois (24 EUR par an). Récapitulatif : Régime actuel ONSS Régime fiscal actuel PROPOSITION ONSS Internet fixe 5 EUR/mois Internet mobile 5 EUR/mois 60 EUR/an Autant de fois l avantage en nature qu il y a de connexion 60 EUR/an 2 EUR/mois 24 EUR/an Plusieurs connexions fixes et/ou mobiles : 1 x l avantage en nature GSM et smartphone Au sein du comité de gestion de l'onss, des accords ont été conclus dès 2009 concernant l estimation forfaitaire de l'utilisation privée d'un GSM ou d'un smartphone (internet mobile compris) mis à disposition par l'employeur. Le projet d'arrêté royal qui doit insérer ces directives dans l'article 20, 2, 3 de l'ar ONSS n'a pas encore été approuvé formellement à ce jour. Les directives sont intégrées dans les "instructions aux employeurs" sur le site portail de la sécurité sociale et sont aussi appliquées par l'inspection sociale.

5 > Page 5 de la circulaire 2015/013 du 30 avril 2015 En matière fiscale, il n'existe pas de régime légal et les directives administratives ne sont pas d'application. En cas d'utilisation privée, le fisc impute un montant calculé au cas par cas en fonction de l'activité du travailleur et de la valeur de l'appareil. Les accords conclus en 2009 sont confirmés dans les nouvelles propositions du comité de gestion de l'onss (voir circulaire S. 2009/046) : A. L employeur a un système organisé Lorsque l employeur applique un système permettant d établir une distinction justifiée entre usage privé et professionnel, celui-ci sera accepté en tant que tel. Voici quelques exemples de systèmes de ce genre : - - le split billing : on reçoit deux factures distinctes, l une pour l usage privé, l autre pour l usage professionnel. La distinction peut être établie par exemple sur la base des heures d appel. Toutes les communications effectuées pendant les heures de travail sont professionnelles et celles effectuées en dehors des heures de travail sont privées;; - l intervention est déterminée au préalable : à concurrence d un montant fixe ou d un pourcentage donné de la facture ;; - B. L employeur n a pas de système organisé : forfait L utilisation à des fins personnelles d un gsm mis à disposition par l employeur ou dont l achat est financé ou cofinancé par l employeur, est estimé à 12,50 euros par mois (150 EUR par an), si l employeur n a pas institué un système spécifique. Ce forfait est assujetti aux cotisations de sécurité sociale ordinaires. Ce forfait couvre les frais d abonnement et de communication, l appareil proprement dit et l internet mobile sur cet appareil. La condition est qu il n y ait pas de décalage manifestement trop grand entre les possibilités (et donc la valeur) de l appareil et l utilisation professionnelle qui en est faite. Récapitulatif : Exemple : un IPhone d une valeur de 500 EUR est mis à disposition d un travailleur qui doit uniquement être appelable au téléphone pour son travail. Régime actuel ONSS Régime fiscal actuel GSM et smartphone - Système (confirmé) - Forfait 12,50 EUR/mois Pas d estimation forfaitaire

6 > Page 6 de la circulaire 2015/013 du 30 avril 2015 Phase transitoire Dans l attente d une adaptation de la législation, on applique le régime (fiscal) actuel qui estime un PC mis à disposition à 15 EUR par mois. L ONSS l appliquera avec les nuances suivantes : - si l employeur met à la disposition de son collaborateur un PC et une tablette, l avantage se limite à 15 EUR par mois ;; - si l employeur fournit uniquement une tablette, il faut déclarer l avantage réel (pas de forfait). L avantage pour l utilisation privée d une tablette peut être estimé à 3 EUR par mois, à porter à 5 EUR par mois si l internet mobile est également mis à disposition. L'administration de l ONSS a soumis ces propositions à l'administration fiscale en lui demandant d'élaborer ensemble un régime légal concernant le traitement parafiscal et fiscal des appareils IT. L administration a communiqué à l ONSS qu elle approuve sa proposition, sauf en ce qui concerne quelques nuances de la phase transitoire. La décision finale dépend à présent de l accord du ministre des Finances. 3. Remboursement des frais pour l utilisation par le travailleur de son propre PC et de son internet Le remboursement des frais que le travailleur expose dans l exécution de son contrat de travail ne constitue pas un salaire et n est pas imposable, ni soumis aux cotisations de sécurité sociale. Le remboursement de frais qui incombent à l employeur peut se faire sur base forfaitaire ou sur la base de preuves des frais exposés. Si le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion internet à des fins professionnelles et que l employeur intervient dans les frais professionnels, cela ne constitue pas un avantage en nature dans le chef du travailleur. Dans les instructions aux employeurs ( l ONSS fait une distinction entre deux situations : - - le travailleur utilise son propre PC et/ou son propre abonnement internet de manière substantielle et régulière à des fins professionnelles ;; le travailleur utilise son propre PC et/ou son propre abonnement internet de manière occasionnelle seulement à des fins professionnelles. L ONSS accepte que si un travailleur utilise son propre PC (avec les périphériques et logiciels) et/ou sa propre connexion internet (et abonnement) de manière substantielle et régulière (un jour par semaine, quelques heures

7 > Page 7 de la circulaire 2015/013 du 30 avril 2015 plusieurs fois par semaine, une semaine tous les mois, ) à des fins professionnelles, l employeur en dédommage les frais sur la base d un forfait de 20 EUR par mois pour un PC et de 20 EUR par mois pour l internet sans devoir prouver les frais réellement exposés par le travailleur. Il faut par contre prouver le caractère régulier. La condition est que l employeur n intervienne pas aussi d une autre manière dans ces frais (par ex. en prenant en charge une partie du prix d achat du PC). 1 De cette manière, l ONSS utilise les mêmes montants que l administration fiscale (voir circulaire fiscale sur le télétravail Ci.RH.241/ du 16 janvier ). Si l employeur veut accorder un forfait plus élevé à ce travailleur, il doit pouvoir le justifier entièrement. Sans justification, la partie qui dépasse 20 EUR par mois sera soumise aux cotisations. Pour les travailleurs qui utilisent leur propre PC et/ou connexion internet de manière occasionnelle seulement (ex. rédiger de temps en temps un rapport en soirée ou lire de la documentation), le forfait de 2 x 20 EUR ne s applique pas. Si l employeur veut indemniser ces frais, il doit pouvoir justifier le montant de l indemnisation qu il accorde. Depuis le 1 er janvier 2010, il incombe en effet à l employeur de prouver que l indemnisation forfaitaire octroyée ne constitue pas un salaire (voir circulaire S.2010/004). 1 y/particularcases/expensesreimbursement.html 2 a0ff-4d05-a5fe-e2e616bc232f#findhighlighted)