GCS e-santé Picardie. PROJET BUREAUTIQUE SANTE Présentation Juin 2012

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1 GCS e-santé Picardie PROJET BUREAUTIQUE SANTE Présentation Juin 2012

2 Sommaire Présentation du GCS e-santé Picardie Présentation du projet La solution La démarche et les services proposés La convention projet et le financement Les perspectives Copies écrans

3 Le GCS e-santé Picardie et son écosystème

4 Le GCS e-santé: Ecosystème régional 2002 : Création juridique du GIP Télémédecine de Picardie 1er juillet 2008 : Création du GCS e-santé Picardie Coopération plus souple, plus réactive, plus ouverte Représentativité équilibrée entre les membres établissements et l URPS médecins

5 Déploiement du DMP Les chiffres en Picardie : Environ DMP créés Environ DMP alimentés

6 Présentation du Projet

7 Rappel du contexte et des enjeux du projet Le projet Bureautique Santé, qui vise à équiper d un logiciel de production de comptes-rendus médicaux les établissements sanitaires et médico-sociaux de petites et moyennes tailles constitue un levier essentiel du partage des informations médicales. S agissant de petites et moyennes structures, les axes privilégiés sont: Le mode SAAS (Software As A Service) L importance de l accompagnement, du support et de la proximité La simplicité et l évolutivité de l outil Le DMP, Dossier Médical Personnel dont la Picardie est une région pilote avec Dossiers créés et documents produits.

8 Rappel du contexte du projet La «Bureautique Santé» doit permettre, notamment, aux établissements non équipés d un dossier médical de : Produire des comptes-rendus médicaux et des documents de santé Sécuriser la production et la conservation des documents médicaux Echanger avec les autres acteurs de la prise en charge Construire des offres nouvelles sur la base des technologies existantes Acquérir une solution de système d information selon une offre économiquement adaptée Offrir des outils interopérables (DMP, messagerie sécurisée, format des documents) Partager ces documents via le DMP avec les partenaires du monde médical (Etablissements de santé, Professionnels de santé libéraux, )

9 Rappel des Enjeux du projet

10 Organisation globale du projet Maitrise d Œuvre : Groupement L Intégrateur L Editeur L Hébergeur Le support

11 Planning Global du projet T T T T T T T Phase I Préparation Phase II Calibrage Phase III Déploiement Phase IV Vie courante Phase I de préparation: Paramétrage et livraison de l outil Elaboration des documents contractuels (Plan Qualité, Contrat de service,.) Déploiement de 3 sites pilotes Phase II de calibrage: Prise en compte des retours d expérience des sites pilotes Déploiement d une quinzaine de sites Phase III de déploiement : Prise en compte des retours d expérience des sites de calibrage Déploiement Phase IV de Vie courante : Bilan du projet et finalisation du passage en mode vie courante

12 Avancement du déploiement du projet Typologie de structure Nombre de Catégorie FINESS Centre Postcure pour Alcooliques 1 Etablissement pour Enfants ou Adolescents Polyhandicapés 1 Foyer d'accueil Médicalisé pour Adultes Handicapés (F.A.M.) 1 Hospitalisation à Domicile 1 Institut Médico-Educatif (I.M.E.) 1 Maison de Retraite 10 Service de Soins Infirmiers A Domicile (S.S.I.A.D) 4 Total général 19

13 La Solution

14 Qu est-ce que la plateforme Bureautique Santé (WebDCR )? Outil collaboratif pour les équipes de professionnels de Santé Partage des informations de Santé liées aux patients en toute sécurité Accès sécurisé à partir d un simple navigateur Internet Connexion du PS à partir d une carte CPS ou d un login/mot de Passe

15 Principales Fonctionnalités Annuaires (Professionnels, Structures) Création et Consultation du profil patient Création (ou non) à partir d une carte vitale Gestion des documents liés au patient, Créations de Post-It Ligne de vie Gestion des correspondants rattachés au patient Création et alimentation du DMP (si création du patient à partir de la carte vitale et création de l INS-C)

16 Formulaires et comptes rendus Formulaires : Grille AGGIR Fiche RCP Recueil des données Habitudes de vie Mini Mental State (MMS) Diagramme de Surveillance Transmissions ciblées Dossier Liaison d urgence Comptes rendus : Création de documents semi structurés à l aide d une ergonomie se rapprochant de Word (outil simple de Bureautique - SantNet Writer) Création de modèles de compte-rendu permettant la fusion des données des patients et des professionnels Enregistrement en divers formats et exportation directe en format CDAr2, envoi des comptes-rendus par messagerie sécurisée

17 La démarche et les Services

18 Démarche de déploiement Commande Préparation Déploiement Fonctionnement Accompagnement certificats CSA Signature convention projet Passation de la commande à Concertel Validation de la planification Validation des pré-requis Suivi dans outil CRM Accompagnement des structures Pilotage de projet Suivi des engagements et des niveaux de service Animation Bureau de Maîtrise d Ouvrage Gestion relation MOE Prise de contact avec le référent Analyse des pré-requis Plan de déploiement Planification détaillée des interventions Approvisionnement des cartes, PC,. Installation et test de la solution (0,5 J) Formation et assistance au démarrage du référent (0,5 J) Formation des utilisateurs (0,5 J) Intervention sur site (0,5 J) pour VSR et bilan Si besoin: 0,5 J de complément de formation Enquête de satisfaction et mesure des usages Support et assistance Plateforme collaborative en ligne Reportings et tableaux de bord

19 Synthèse des niveaux de services par phase Déploiement Fonctionnement Délai de prise en charge/annonce de délai d intervention / demande de dépannage applicatif sur site ou de changement de lecteur de carte vitale: 3 min en phase pilote 15 min en phase calibrage 2 heures en phase de déploiement par vagues Délai d intervention en dépannage applicatif sur site ou de changement de lecteur de carte: 1J/O en phase préparatoire 2J/O en phase calibrage 3J/O en phase déploiement Support: 8 h - 18 h - 5/7 J Garantie Temps Rétablissement : 4 h- 24/24 7/7 Disponibilité: 99 % Taux de décroché (Tel/chat) de 90% en moins d 1 minute Prise en charge / ouverture d un ticket et initiation du traitement : 90% en moins de 30 minutes Délai intervention / incident: 1 h / horaires de service 4 h / horaires d'astreinte Escalade niv. 2 / incident: 15 min. Maintenance corrective: Qualification d'un incident : 4 h Résolution d'un incident bloquant : 8 h Résolution d un incident majeur : 4 J/Ouvrés

20 Pré-requis et Planning de mise en œuvre Démarrage : Nomination du Référent Obtention des certificats et cartes CPS/CPE Revue des pré-requis techniques Déploiement : Installation de la solution et formation du référent Formation autres utilisateurs VSR (Vérification de Service Régulier) Enquête de satisfaction

21 La Convention projet et le financement

22 Convention projet et financement Signature d un contrat de service entre la MOA (GCS) et la MOE (Concertel) Signature d une convention projet entre chaque structure et le GCS Ventilation des coûts du projet: ; 10% ; 11% Financement projet GCS Charge interne GCS Charge Structure ; 79%

23 Financement post-marché Le coût de mise en œuvre, de déploiement et de maintenance pendant la première année est intégralement pris en charge dans le cadre du projet Bureautique Santé ( ) Le coût post-marché de l application concernant l utilisation, l hébergement et le support : En cours de finalisation Selon le nombre de structures déployées Selon le nombre de postes installés et configurés Pour exemples : Une structure disposant de 5 postes déployés et fonctionnels = / An TTC (soit 167 mensuel) Un groupe de structures disposant de 15 postes déployés et fonctionnels = / An TTC (soit 495 mensuel)

24 Les Perspectives

25 Perspectives Nouvelle version de la solution Correctifs et évolutions mineures identifiées En cours de développement pour mise en production début juillet 2012 Evolution de la solution Organisation d ateliers par typologie de structure (handicap et dépendance / addictologie) pour analyser et standardiser les besoins autour des formulaires et restitutions attendues Accompagnement personnalisé : Mise à disposition d une ressource lors d une demi-journée par structure (A l étude)

26 Copies écrans

27 Bureau

28 Dossier Patient

29 Visualisation sur la ligne de vie

30 Formulaires : exemple