DOCUMENTATION PRODUIT ET PRESTATIONS. Dossier unique de l Usager Plateforme collaborative Pilotage de l activité Pilotage de la Qualité

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1 DOCUMENTATION PRODUIT ET PRESTATIONS Dossier unique de l Usager Plateforme collaborative Pilotage de l activité Pilotage de la Qualité

2 SOMMAIRE PRESENTATION DE NOTRE SOCIETE... 3 BENEFICIEZ D UNE SOLUTION SUR MESURE... 4 PRISE EN COMPTE DES SPECIFICITES DU SECTEUR SOCIAL ET MEDICO SOCIAL... 5 MODULES ET PERIMETRE DE NOTRE SOLUTION (Liste non-exhaustive) La sécurisation Le portail internet L Ergonomie La liste d attente et le suivi des admissions La gestion des plannings Les transmissions (cahier de liaison) Le dossier médical La Gestion Electronique de Documents La création de grilles d évaluation, d observation, d enquêtes de satisfaction Le travail collaboratif, le suivi des projets d accompagnement, le plan Qualité L affichage d alertes La génération de documents Les statistiques et les outils d aide à la décision Le suivi des présences pour la facturation FORMATIONS A L UTILISATION DE LA SOLUTION CONDUITE DE PROJET, DEPLOIEMENT ET ACCOMPAGNEMENT MISES A JOUR, ESTIMATION DES FLUX, SUPPORT, HEBERGEMENT ET MAINTENANCE

3 PRESENTATION DE NOTRE SOCIETE L objectivation de l activité et du service rendu aux personnes accompagnées reste une difficulté pour les associations gestionnaires du champ social et médico-social, faute d outils pertinents et partagés. La description des prestations offertes et des ressources mobilisées est devenue incontournable du fait des réformes et changements profonds que connaissent les ESMS en matière d autorisation, de territorialisation, de contractualisation ou encore d évaluation. C est dans ce contexte, que l équipe SociaNOVA a souhaité répondre à ces enjeux en développant une activité de conception d applications métiers dédiées au pilotage de l activité sociale et médico-sociale. Notre équipe est constituée d Ingénieurs et Consultants ayant acquis au cours de leurs expériences professionnelles une parfaite compréhension de l action sociale et médico-sociale, des particularités inhérentes à chaque type d accompagnement et des réformes engagées depuis 2002 en terme d individualisation des prestations, de management de la qualité, de traçabilité, de lisibilité et d efficience. Notre activité s articule autour de trois missions : - Proposer des Solutions Cœur de métier «clé-en-main» en mode SaaS, - Adapter nos solutions à votre organisation en créant des fonctionnalités complémentaires sur mesure, - Assurer des prestations de conduite de projets et de formations utilisateurs. 3

4 BENEFICIEZ D UNE SOLUTION SUR MESURE SociaNOVA a investi plus de deux ans sur le développement d un Framework-ORM innovant, qui permet une grande agilité tant pour les adaptations que pour le développement de nouvelles fonctionnalités. La méthode AGILE étant au cœur de tous nos processus. Hormis, le développement d interfaces complexes, la majeure partie des développements sont réalisés en mode déclaratif. Nos équipes peuvent ainsi livrer des fonctionnalités lors d itérations très courtes. Toutes les demandes formulées par nos clients ou prospects sont réalisées en moyenne 5 fois plus vite que les sociétés éditrices de logiciels classiques. Notre solution évolue donc très rapidement en ayant comme fil conducteur les besoins des ESMS qui nous rejoignent (intégration des nouvelles fonctionnalités par le biais des mises à jour). Durant la phase de démarrage du déploiement (6 premiers mois) nous intégrons vos demandes de personnalisation des menus et des champs de saisie dans les dossiers usagers de manière gratuite et illimitée, en prenant en compte les spécificités et demandes de chacune de vos structures. Notre Solution n est pas un simple Progiciel SociaNOVA propose une Plateforme Web de services évolutive et modulable à la carte Notre Solution est comparable à votre Smartphone préféré qui peut être personnalisé selon vos gouts et vos besoins en puisant parmi les milliers d applications contenues dans l App Store celles dont vous avez besoin 4

5 PRISE EN COMPTE DES SPECIFICITES DU SECTEUR SOCIAL ET MEDICO SOCIAL La gestion multi-structures / multi-établissements Les professionnels de votre association gestionnaire travaillent sur une base de données unique qui intègre les spécificités de chaque type de structures. Chaque structure dispose de modules adaptés à sa vocation, à son fonctionnement et à la population qu elle accompagne. Les utilisateurs accèdent de manière nominative aux modules, fonctionnalités et informations correspondant aux établissements, services ou groupes dans lesquels ils travaillent. Des champs d interventions multiples et des professionnels aux spécialités diverses et variées L ensemble des accompagnements et activités susceptibles d être réalisés dans le champ du social et du médico-social ont été prévus et intégrés au sein de notre solution (accompagnement en milieu ouvert, au domicile, insertion et accompagnement par le travail, structures d hébergement ou d activités occupationnels, structures médicalisées, établissements et services pour l accompagnement scolaires, ). Les différentes structures accompagnant un même Usager partagent des informations communes (dossier administratif, annuaire des contacts, ) et gèrent de manière spécifique des informations et activités qui leur sont propres (espaces spécifiques dans le dossier des personnes suivant la structure d accompagnement). Tout en garantissant la confidentialité des données, une traçabilité sur le parcours institutionnel de la personne et une consolidation au niveau de l association gestionnaire pour le pilotage de l activité, les tableaux de bords et les indicateurs en direction des organismes financeurs. L utilisation de postes informatiques collectifs Notre solution est «Full Web» accessible à partir d un navigateur internet (IE, Firefox, Safari, Chrome, ). Après saisie des identifiants et mots de passe, l utilisateur accède à un bureau personnalisé composé de modules et de fonctionnalités définis selon ses droits d accès, ses préférences d affichage et les alertes paramétrées. Les accès ne sont pas liés au poste informatique mais à la session d authentification utilisée. Un niveau d expérience des utilisateurs parfois limité en matière de systèmes d information Conscients de cette réalité, nous avons élaboré une interface utilisateur très intuitive et simple d utilisation. Chaque utilisateur accède à un portail personnel composé d icones lui permettant d accéder aux différents modules et fonctionnalités définis suivant ses droits d accès et la nature de ses missions. Les modules s affichent sous forme de fenêtres déplaçables, empilables, superposables permettant ainsi à l utilisateur de toujours savoir où il en est, et d accéder facilement aux informations dont il a besoin. De plus, l ensemble des modules sont composés de boutons standardisés qui ont toujours la même fonction quel que soit le module (navigation uniformisée pour faciliter la prise en main et réduire le temps de formation). Une aide en ligne contextuelle est disponible sur chaque fenêtre de l application. Les utilisateurs peuvent accéder également aux vidéos de notre plateforme E-Learning pour compléter leurs connaissances. Des cursus de formations en présentiel sont assurés avec des contenus pédagogiques adaptés à chaque fonction. 5

6 MODULES ET PERIMETRE DE NOTRE SOLUTION (Liste non-exhaustive) 1 - La sécurisation - Accès par identifiants et mot de passe nominatifs - Accès aux données suivant le statut, la fonction et la ou les structures de rattachement - Droits d accès temporaires aux personnels remplaçants - Accès des Usagers et/ou des représentants légaux à un espace dédié de partage d informations - Session fermée automatiquement après période d inactivité - Agrément ASIP Santé pour l hébergement de données de santé à caractère personnel - Sécurité granulaire applicable jusqu au niveau champ si nécessaire : Utilisateur, Groupe, Structure, Etat et statut de la donnée, Données système : date/heure, quotas mémoire, adresse IP, Possibilité d'authentification forte (Token). Envoi crypté 256Bits - Les utilisateurs ont accès de manière nominative aux informations relatives aux établissements, services ou groupes dans lesquels ils travaillent. Ils accèdent à ces données suivant le(s) groupe(s) «fonction» auquel ils appartiennent (Détermination des droits d accès par fonction ou par utilisateur si besoin). - Après une période d inactivité (paramétrable) la session se ferme. Le système affiche la fenêtre d authentification. - La console de sécurité permet d assujettir des droits d accès à des horaires, jours, périodes données. Elle permet également de donner des droits d accès à un utilisateur pour une période déterminée (à échéance, le compte est automatiquement désactivé par le système). - La solution est dotée d une interface adaptée aux usagers et aux parents. L accès est nominatif par identifiant et mot de passe en accès au moyen d une connexion internet (Droits d accès profil Usager et/ou Famille à définir par l association gestionnaire). - Nous respectons le cahier des charges de l ASIP Santé dans le cadre de l hébergement de données de santé à caractère personnel (Disponibilité, Intégrité, Confidentialité et Auditabilité des données de santé hébergées). 6

7 2 Le portail internet - Accès à la Solution par le biais d un navigateur internet - Communications de la Direction Générale en direction des professionnels et des structures - Anniversaires de la semaine - Alertes pour suivi d échéances - Transmissions - La solution est accessible à partir d un navigateur internet (IE, Firefox, Safari, Chrome, ). Après saisie des identifiants et mots de passe, l utilisateur accède à un bureau personnalisé composé de modules et de fonctionnalités définis selon ses droits d accès, ses préférences d affichage et les alertes paramétrées. Choix par chaque utilisateur du fond d écran, des icones affichés sur son bureau, des post-it, de l affichage de différentes alertes. - Tous les champs qui concernent une date de début et/ou une date de fin peuvent donner lieu à une alerte sous trois formes cumulatives : Coloration du champ (3 couleurs selon la proximité de l échéance), affichage de l alerte à l ouverture de session, envoi automatique d une notification par mail à l utilisateur concerné par l alerte. Une fenêtre s ouvre à l ouverture de session pour vous informer des anniversaires (Usagers et professionnels) de la semaine. - La direction générale peut transmettre des informations (notes internes, événements, communications) à l ensemble des utilisateurs, à certaines fonctions, aux utilisateurs de certains établissements, ). Les directions d établissements ont cette possibilité également à leur niveau sans partage de ces informations avec les autres établissements. Le module messagerie permet d envoyer des informations à une personne ou à une liste de diffusion (groupe de travail, COPIL, CODIR, liste parents, adhérents, administrateurs ) - Nous avons intégré un module pour les faits marquants d ordre non médical et un module de transmissions ciblées pour les informations médicales. 7

8 3 L Ergonomie - Intuitivité, ergonomie, simplicité d utilisation - Accès uniquement aux informations nécessaires - Champs obligatoires, masques de saisies ou d affichage - Liste communes et lien avec code postal - Favoris, raccourcis, portail d accès personnel - Fiche signalétique, visualisation directe de certaines informations L utilisateur accède à un portail personnel sous forme de bureau composé d icones permettant d accéder aux différents modules et fonctionnalités. Les modules s affichent sous forme de fenêtres déplaçables, empilables, superposables permettant ainsi à l utilisateur de toujours savoir où il en est et de trouver facilement les informations dont il a besoin (voir de visualiser à l écran deux dossiers en simultané). De plus, l ensemble des modules sont composés de boutons standardisés qui ont toujours la même fonction. Une aide en ligne contextuelle est disponible sur chaque fenêtre de l application. Les utilisateurs peuvent accéder également aux vidéos de la plateforme E- Learning avec leur identifiant et mot de passe. - L ensemble des champs de la solution peuvent être définis en obligatoire. Si le champ n est pas renseigné, ses contours seront surlignés en rouge et un message «champ obligatoire» s affichera lorsque l utilisateur souhaitera quitter ou enregistrer le formulaire. - Notre solution est dotée de masques et de contrôles de saisie pour assurer une saisie homogène des données (Respect de la casse, n de téléphone, n sécu, adresses mails, ). Les champs ville et code postal sont en lien avec une table comportant l ensemble des communes et codes postaux (après saisie du code postal, proposition de la/les villes correspondantes). - L utilisateur peut accéder à des informations ciblées sur un usager sans nécessité d ouvrir le dossier (fiche signalétique paramétrable par service). 8

9 4 La liste d attente et le suivi des admissions - Liste d attente par pôle d activité et/ou par établissement - Collecte des souhaits et informations relatives aux candidats - Edition automatique des courriers liés à la procédure d admission - Mise à jour et suivi des listes d attente - Constitution des dossiers et pointage des documents à fournir spécifiques à chaque type de structure - Suivi des pièces manquantes sous forme d alertes - Edition du contrat de séjour à la création d un nouvel accueil Notre solution intègre un module complet de gestion des listes d attente (par établissement, par pôle ou centralisé associatif). Chaque usager possède un identifiant unique rattaché à trois informations : Son prénom, son nom, sa date de naissance. A la création d une nouvelle candidature, une alerte est générée si la personne est déjà répertoriée dans le système afin d éviter les doublons. Les différents séjours sont ainsi historisés de manière coordonnée afin de pouvoir assurer le suivi du parcours institutionnel de la personne tout au long de son projet de vie. - Différentes informations peuvent être consignées pour enrichir la demande (souhaits et attentes, capacités, établissements et type d accompagnement souhaités). - L ensemble des documents types liés à l admission peuvent être édités à partir de la Solution avec un système d horodatage. - Les dossiers en liste d attente ont différents statuts suivant la décision ou l état d avancement de l étude du dossier. Les listes peuvent être filtrées par statut et par niveau de priorité fixé pour chaque candidature. - Les rendez-vous d admission renseignés dans les plannings sont automatiquement historisés dans le dossier de candidature de la personne concernée. Les comptes rendus renseignés dans les plannings sont également consultable dans le dossier de la personne. - Toutes les informations relatives au dossier de l usager peuvent être consignées dans le dossier de candidature. L espace GED est disponible dans le dossier des candidats. Toutes les informations renseignées dans le dossier de candidature sont récupérées après l admission. - Dans le dossier de candidature un espace permet de cocher les documents reçus, d indiquer la date de réception et de générer une alerte. - Le DIPC, le contrat de séjour, ainsi que l ensemble des documents liés à la procédure d admission pourront être édités à partir de la Solution. Ils seront composés des informations présentes dans la base de données sur fond d une trame documentaire (logo, entête, ) définie par chacun de vos établissements et services. 9

10 5 La gestion des plannings - Planning usager personnel - Gestion des récurrences (plans d action, périodicités, nombre d occurrences maximum, échéances) - Réservation et gestion des disponibilités des ressources humaines et matérielles à partir du planning - Choix des professionnels à partir de l annuaire, affichage par défaut des acteurs du projet - Planification, pointage et reporting des actions d accompagnement, des activités et des rendez vous - Affichage du planning d un usager dans le module «Plannings Usagers» ou directement à partir de son dossier - Possibilité de superposer plusieurs plannings de professionnels ou d usagers - Alertes sur l indisponibilité de ressources sur une période donnée et sur la juxtaposition de rendez vous - Editions des plannings et des comptes rendus, tableaux de bords pour le pilotage de l activité renseignée dans les plannings des usagers et des professionnels (recherche analytique par le biais de référentiels paramétrables) - Gestion des présences / absences - Le module plannings permet de gérer et de coordonner l activité de l ensemble des Usagers ainsi que des ressources humaines et matérielles mobilisées (Planning individuel et partagés des usagers, des professionnels, des partenaires et des ressources matérielles). Récurrences et périodicités complexes intégrées. Interface planning riche et conviviale (déplacement d un évènement en drag and drop, allonger ou raccourcir une plage horaire directement sur l interface graphique du planning, filtres, couleurs adaptées suivant le type d événement, ). Les fenêtres de planification des événements sont adaptées à la nature des événements à programmer (action d accompagnement, activité de groupe, rendezvous d admission, réunion, ). Les événements renseignés dans les plannings sont historisés et consultables dans les dossiers et projets des Usagers concernés. Création de modèles d événements, enregistrement des ressources humaines et matérielles mobilisées, liaison avec des items de référentiels pour permettre le pilotage de l activité (analyse de l activité suivant des items, volets et référentiels paramétrables par l association). - Planification des intervenants à partir de l annuaire dans l événement lui même (annuaire filtré par défaut sur les ressources identifiées à l élaboration du projet). - Reporting et pointage avancés de la participation des Usagers et des professionnels aux activités et aux actions d accompagnement planifiés. - Accès au planning d un Bénéficiaire à partir de son dossier ou du module «plannings Usagers» sur le bureau. Superposition des plannings des usagers appartenant à un groupe ou à une structure. - Accès aux plannings des autres professionnels selon droits d accès (consultation des disponibilités, invitations,...). - Alerte pour les ressources dont la quantité de travail planifiée dépasse le temps de travail contractuel. - Alertes sur les ressources humaines et matérielles non disponibles sur le créneau souhaité. - Proposition des plages horaires où toutes les ressources nécessaires sont disponibles, dans l'ordre chronologique. 10

11 - Proposition d'autres ressources similaires pour la plage horaire demandée (juin 2013). - Pilotage et éditions détaillées sur l activité des usagers et des professionnels (nombre d actions, de rendez-vous, temps passés en accompagnement et en déplacement, analyse des moyens humains et matériels mobilisés, kilomètres parcourus, analyse de l activité par le biais de référentiels, ). - Gestion des absences par établissement, service, unité de vie, groupe classe, atelier,... et édition des états de présence pour la facturation. 11

12 6 Les transmissions (cahier de liaison) - Transmissions ciblées par catégories pour faciliter les recherches et les analyses - Outils de recherches par période(s), usager(s), catégorie de faits, structure (s), rédacteur - Horodatage et traçabilité des rédacteurs selon sessions d authentification utilisées - Accès et affichage immédiat des transmissions aux professionnels concernés - Génération d alertes à une personne ou à un groupe de personnes - Verrouillage des transmissions enregistrées (ni modification, ni suppression) - Il existe un module pour les faits marquants d ordre non médical et un module de transmissions ciblées pour les informations médicales. - Les transmissions sont catégorisées afin de faciliter les recherches et permettre une analyse de faits marquants de même nature pour un usager, un groupe ou une structure. - Le système trace le jour et l heure de rédaction ainsi que le rédacteur à partir de l identifiant utilisé à l ouverture de session. - Les transmissions ciblées d ordre médical peuvent être générées par le personnel habilité à partir du dossier médical d un usager, du bureau de l utilisateur ou à partir du plan de soin infirmier afin d alerter, par exemple, sur la non-prise d un médicament ou la non-réalisation d un soin. Elles répondent à la règle d usage : Cible, Donnée, Action, Résultat. - La transmission est affectée à un établissement lorsque l usager est accueilli dans une seule structure de l association. Dans l hypothèse où l usager est accueilli par plusieurs établissements et services, le rédacteur définira les établissements concernés par cette transmission. Une transmission peut concerner plusieurs usagers, elle sera donc accessible dans le cahier de transmission global de la structure et accessible également dans l historique personnel de chacun des usagers concernés. - Les transmissions non médicales ne rentrent pas dans le cadre du dossier de l usager tel que décrit par l ANESM et la DGCS, ils ne doivent donc pas être consignés dans l espace dossier et pourront être supprimés pour respecter«le droit à l oubli». C est pourquoi l association pourra définir un délai paramétrable au-delà duquel certains écrits seront automatiquement détruits. - Une transmission ne peut être, ni supprimée, ni modifiée, que se soit par le rédacteur lui-même ou par un autre utilisateur. - Le rédacteur d une transmission peut générer une alerte à une personne ou à un groupe de personnes. L alerte ainsi que le contenu de la transmission s affichera sur le bureau des destinataires en ouverture de session. 12

13 7 Le dossier médical - Interface Vidal (interactions médicamenteuses, analyse de la prescription selon pathologie, physiologie, âge, ) - Lien entre les prescriptions médicales et le plan de soin infirmier - Fiche de distribution des médicaments, Contrôle de Bon Usage du Médicament (CBUM), transmissions ciblées - Fiche médicale d urgence paramétrable - Edition des ordonnances - DMP compatibilité - Agrément ASIP Santé pour l hébergement de données de santé à caractère personnel Contenu du dossier médical :INS, ALD, Antécédents médicaux et familiaux, pathologies et origines de déficiences (grille OMS), protocoles d urgence, vaccins, groupe sanguin, allergies, appareillages, hospitalisations, consultations, examens labo, prescriptions médicamenteuses et soins, plan de soin infirmier, transmissions ciblées, IMC, évaluations médicales, édition d ordonnances, monographies médicamenteuses VIDAL. - Notre Solution est interfacée avec la base de données«vidal» : - Fonctions de recherche de médicament (nom commercial, substance, générique, galénique, monographies ) - Référentiels d allergie, classification CIM10, interactions médicamenteuses, contreindications pathologiques et physiologiques, détection des allergies, des surdosages et des redondances de substance. - Les prescriptions médicamenteuses créées à partir du dossier médical de l usager par les médecins habilités sont publiées dans le plan de soin infirmier (interface graphique adaptée) avec détail de la posologie et les heures de prise. Le personnel soignant peut réaliser le pointage de distribution des médicaments directement à partir de l interface adaptée. - La Solution permet également l édition de feuilles de distribution des médicaments à partir des informations contenues dans le dossier médical de la personne (contenu : photo, liste des médicaments avec posologie, horaires de prise, nom de la personne faisant la distribution avec un cadre pour émargement et zone de commentaire). - L icône fiche médicale d urgence présente sur le bureau de l ensemble des utilisateurs permet d éditer une fiche d hospitalisation à transmettre aux équipes urgentistes en cas d incident et/ou d hospitalisation. Cette fiche est paramétrable pour chaque structure. Elle est générée à la volée et alimentée à partir des informations actualisées contenues dans le dossier médical des usagers. Elle intègre également les prescriptions en cours. 13

14 8 La Gestion Electronique de Documents - Intégration de l ensemble des documents émanant de l extérieur au dossier électronique de l Usager - Stockage des documents dans la base de données et accès à ces documents à distance - Intégration à partir d un scanner, d un poste de travail ou d un serveur - Traçabilité des imports (Horodatage et nom de l utilisateur) - Filtres d affichage (selon la date, le nom, le type et l armoire de classement) - Chaque Dossier Usager dispose d un espace de Gestion Electronique Documentaire à l intérieur duquel vous pouvez intégrer l ensemble des documents émanant de l extérieur. Cette espace est organisé en rubriques (ou plan de classement) paramétrables. Chaque document est classé dans une armoire, permettant de simplifier les recherches. Vous pouvez intégrer un document dans la GED directement à partir d un scanner ou en cliquant sur le menu «parcourir» pour accéder aux documents d un serveur ou d un disque dur. - Les documents sont stockés dans la base de données centrale (les flux de données entre le terminal utilisateur et le serveur central sont encapsulés et cryptés) et accessible en mobilité de manière sécurisée. - Les imports de documents sont horodatés et tracés (identifiants utilisateur). - La GED n est pas uniquement accessible à partir des dossiers Usagers. Chaque structure peut avoir accès à un espace GED dédié. Chaque fiche contact de l annuaire (parent, partenaire, pros) dispose également d un espace GED. Idem pour les projets, actions et rendez vous dans le planning. - Les documents intégrés dans la GED peuvent être filtrés à partir d un champ de recherche multicritères, ou à partir des différentes armoires de classement paramétrées par l association. 14

15 9 La création de grilles d évaluation, d observation, d enquêtes de satisfaction - Création simple et intuitive de grilles d évaluation, de sondages et de référentiels personnalisés - Intégration et exploitation des grilles dans les espaces adaptés (dossier Usager, fiche contact, fiche structure, ) - Affichage sous format graphique des résultats d évaluation de manière individuelle ou consolidée Grace au module évaluation, vous pouvez intégrer facilement et de manière autonome vos propres outils d évaluation et d observation. Déterminez la mise en page de votre formulaire, intégrez vos questions, vos items et le mode de réponse proposé : liste déroulante, champ libre, champ date, case à cocher, booléen Intégrez également vos référentiels d auto évaluation, vos sondages et questionnaires de satisfaction. Les utilisateurs concernés pourront y répondre directement à partir de leur espace dédié. Les résultats de ces évaluations pourront être affichées et analysées sous format graphique de manière individuelle ou consolidée. 15

16 10 Le travail collaboratif, le suivi des projets d accompagnement, le plan Qualité - De nombreux outils de travail collaboratif (intra-structure et transversal) - Affichage d informations ciblées selon les besoins de chaque utilisateur - Dimension collaborative autour du Projet Personnalisé d Accompagnement - Suivi de l état d avancement des actions, des objectifs et des projets (rappels, synthèses, consolidation, ) - Elaboration, suivi et analyse du Plan d Amélioration Continue (Démarche qualité) - Notre Solution n a pas été conçue pour être uniquement un espace de consignation ou de stockage. Elle est avant tout une véritable plateforme collaborative de partage d information et de coordination moderne, innovante et adaptée aux spécificités et au contexte du secteur social et médico-social (mobilité, hétérogénéité des spécialisations, travail d équipe pluridisciplinaire, horaires différents ) Annuaire centralisé des contacts : Recherches avancées (catégorie, nom, structures, fonction, adresse, Usager, ), géolocalisation, CTI*, historique des échanges, gestion des disponibilités, appel de l annuaire à partir des plannings et des dossiers. DE NOMBREUX OUTILS COLLABORATIFS Espace personnel : Chaque professionnel dispose d un espace personnel pour réaliser des notes et des bilans privés, avec possibilité de les rendre publics et de les rattacher à un projet afin d éditer une synthèse des notes de tous les intervenants pour une revue intermédiaire ou une synthèse. Autres outils collaboratifs : Listes de diffusion, gestion partagée des moyens matériels et de leur disponibilité, calendriers partagés, modules de gestion des tâches (attribution de tâches avec affichage de «post-it», tableau de suivi de réalisation avec alertes, ) *Couplage Téléphonie Informatique : Composition d un appel à partir d une fiche contact Module de messagerie complet pour échanger avec les professionnels, les usagers, les parents et les partenaires.

17 - Le module projet ne se limite pas à consigner des informations en vue d éditer un projet d accompagnement à faire signer. Le module projet d accompagnement est lié au module personnel «notes spécialistes» des acteurs du projet, au planning de l usager, aux référentiels et aux outils de pilotage de l activité. Chaque action réalisée dans le planning d un usager est automatiquement historisée et consultable de manière consolidée dans son projet. Le projet peut être analysé et évalué au regard de toutes les informations qui ont été renseignées dans le planning avec différentes restitutions des actions menées et des bilans renseignés par les professionnels dans leur espace personnel. - La Solution permet également d assurer le suivi des projets associatifs, des projets d établissement et de service pour le pilotage de vos démarches d amélioration continue. Le module «Plan Qualité» est lié aux plannings des professionnels, aux référentiels Qualité et aux outils de pilotage de l activité. Chaque action réalisée dans le planning d un professionnel relevant du plan d amélioration continue est automatiquement historisée et consultable de manière consolidée dans le plan d amélioration continue de l association, de l établissement ou du service concerné. Le projet peut être analysé et évalué au regard de toutes les informations qui ont été renseignées dans les plannings avec différentes restitutions des actions menées, des comptes rendus renseignés par les professionnels dans leur espace personnel. L ensemble des étapes de rédaction, d avancement et de bilans de vos projets peuvent être jalonnées avec des dates d échéances (déclenchement d alertes). Un projet ayant le statut finalisé ne peut être modifié. Nouveauté 2013 : Module Gestion des Risques 17

18 11 L affichage d alertes - Affichage d alertes personnalisées sur le portail de chaque utilisateur - Alertes programmées par l utilisateur pour toute information dans le système ayant une date d échéance - Alertes liées à des transmissions «poussés» vers certains professionnels - Tous les champs qui concernent une date de début, de suivi et/ou d échéance peuvent donner lieu à une alerte sous trois formes cumulatives : - Coloration du champ (3 couleurs selon la proximité de l échéance) : - Affichage de l alerte à l ouverture de session, envoi automatique d un message à l utilisateur concerné par l alerte : - Le paramétrage des alertes (6 mois, 1 mois, 1 jour avant, ) est réalisé par les utilisateurs ayant un compte «administrateur» Le rédacteur d un fait marquant dans le cahier de transmission d une structure peut générer une alerte à une personne ou un groupe de personnes. L alerte, ainsi que le contenu de l écrit s affichera sur le bureau des personnes concernées à l ouverture de leur session. 18

19 12 La génération de documents - Génération automatique de documents types et de modèles par champ de fusion - Modèles de documents pour une ou plusieurs structures - Exporter des documents créés pour exploitation hors solution - Traçabilité des éditions, suivi de l état du document - Rappel automatique des retours de documents et liste de documents non retournés - La solution permet de générer des modèles de documents en fusionnant une trame documentaire personnalisée à des informations émanant de la base de données pour constituer un document prêt à être imprimé ou à envoyer par mail. Vous pouvez les créer de manière autonome et intégrer en fusion n importe quelle donnée renseignée dans la solution. Les éditions sont possibles soit avec «open-office» (afin d éviter les contraintes de licences Microsoft) ou en documents PDF s ils n ont pas vocation à être modifiés après édition. Les documents édités en «open office» peuvent être complétés avant impression. - Les modèles de documents intégrés dans la base documentaire pourront être partagés par plusieurs structures ou spécifiques et accessibles à une structure en particulier. L édition des «documents types» peut être réalisée de manière complète ou composite (pour certaines éditions, comme l édition du dossier usager ou du projet d accompagnement, vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez intégrer dans le document par le biais de cases à cocher. L ensemble des modèles de documents générés à partir du dossier d un usager sont historisés automatiquement et horodatés. Chaque type de document est validé par case à cocher et date de réception. Les documents dont la case «reçu» n est pas cochée déclenchent une alerte aux personnes concernées (délai de l alerte paramétrable). 19

20 13 Les statistiques et les outils d aide à la décision - De nombreux indicateurs sur la population accueillie, des requêtes et tableaux de bords intégrés en standard - Outil de requête pour élaboration d indicateurs personnalisés (Mai 2013) - Export des données vers un tableur - Statistiques selon critères de regroupement (service, etab, secteur, ) - La solution est livrée avec un nombre important d indicateurs liés aux informations renseignées dans les dossiers des usagers. Le module pilotage d activité permet également d éditer des statistiques à partir des informations renseignées dans les plannings (nombre de rdv, d actions réalisées par usager, par intervenant, temps d accompagnement, de déplacements, kilomètres parcourus). Les actions renseignées dans les plannings peuvent être rattachées à des référentiels afin de pouvoir mesurer l activité à partir de volets ou d items de référentiels métiers, qualité et institutionnel (GEVA, ANAP, ). - Nous sommes en cours de développement d un outil de requêtage avancé, qui permettra de sélectionner n importe quelle donnée consignée dans le système et de la croiser avec d autres données afin de pouvoir élaborer des statistiques, indicateurs et tableaux de bords personnalisés pour un besoin interne ou pour répondre à une demande spécifique d un organisme financeur (Echéance Juin 2013). - Nous vous proposons un espace «Entrepôt de Données» ou «EAI» permettant d élaborer différents indicateurs et tableaux de bords (ex : indicateurs ANAP) à partir de données qui émanent des différentes applications de votre SI (Progiciels multiples : dossier Usager, Paie, Facturation, Comptabilité, ) La Solution permet : - D exporter les données vers un tableur. - Un accès en web service à toutes ou partie des données - D éditer des indicateurs pour un établissement, un pôle d activité, l association, 20

21 14 Le suivi des présences pour la facturation - Pointage des présences - Intégration des éléments de ressources pour la facturation - Interfaçage avec vos applications (comptabilité, facturation, paye) La Solution permet d effectuer le pointage journalier par groupe (atelier, groupe classe, unité de vie, ) ou pour l ensemble d un établissement, sur des créneaux horaires paramétrables (matin, midi, après midi, soir, nuit). Elle permet également d exporter ces données mensuellement ou de manière trimestrielle sur un tableur ou de les transmettre (par le biais d une interface) vers votre logiciel de facturation, de paye et de comptabilité. Intégration des éléments de ressources des Bénéficiaires pour la facturation : Et d autres modules et fonctionnalités que nous nous ferons un plaisir de vous présenter lors d une réunion de présentation 21

22 FORMATIONS A L UTILISATION DE LA SOLUTION Au vu du nombre de professionnels concernés par l utilisation d une telle Solution et des budgets importants à mobiliser dans l hypothèse d une formation en présentiel pour l ensemble des utilisateurs, nous préconisons à nos clients de cibler les journées de formations en présentiel à des fonctions clés (Secrétaires, directeurs, chefs de service) et à un groupe de référents internes chargés d assurer la formation, la coordination et le suivi de l autoformation des professionnels métiers à partir d une plateforme E-Learning que nous mettons à votre disposition. ROLE DES REFERENTS INTERNES Les référents internes, après avoir suivi un cursus de formation global de 3 journées sur l exploitation de la Solution, auront pour mission d assister les utilisateurs dans leur cursus d auto formation par le biais de la plateforme E- Learning, de répondre à leurs questions et interrogations et d assurer des formations complémentaires à distance ou en présentiel auprès des différents établissements et services de votre association. Ils seront également formés au paramétrage de la solution (droits d accès, listes déroulantes, grilles d évaluation, plans d actions, ) Le choix des référents est stratégique pour la réussite du transfert de compétences. Le succès de ce programme de formation en «cascade» dépendra de la qualité des profils recrutés (appétences pédagogique et informatique), à leur disponibilité (prise en compte de cette nouvelle mission dans leurs fiches de poste) et à leur positionnement géographique, afin que chaque service puisse avoir accès à un référent de proximité. MISE A DISPOSITION DE LA PLATEFORME E-LEARNING La formation de l ensemble des professionnels métiers est assurée par le biais de notre plateforme Web NovaDEMY accessible à l ensemble des utilisateurs 24/7 et comprenant les fonctionnalités suivantes : Identification par identifiant et mot de passe avec accès à un cursus pédagogique adapté par profil et par fonction. 93 Séquences de formation en format vidéo, organisées sous forme de 25 thématiques axées sur des études de cas pratiques. Détermination de cursus pédagogiques par profil et par fonction. Indicateurs (vue graphique) sur l état d avancement des cursus de formation par utilisateur. Quizz et évaluations (vue graphique) pour contrôle et analyse des acquis par utilisateur. CURSUS DE FORMATION EN PRESENTIEL PAR PROFIL/FONCTION 2 journées de formation par secrétaire avec un focus sur les modules «dossiers, plannings, annuaires» (groupe de 8 à 10 personnes). 1 journée de formation par directeur et chef de service avec un focus sur le pilotage de l activité et les plannings (groupe de 8 à 10 personnes). 3 journées de formation (cursus globale) par référent/administrateur (groupes de 8 personnes maximum). 1 journée de formation par référent «personnel médical» avec un focus sur les modules «dossier médical, prescription, plan de soin, transmissions ciblées» (groupe de 8 personnes maximum). 22

23 CONDUITE DE PROJET, DEPLOIEMENT ET ACCOMPAGNEMENT Notre démarche méthodologique s appuie sur la combinaison logique, dans le cadre d un déploiement piloté, des plans d actions techniques, opérationnels et organisationnels construits et validés avec la collaboration du Chef de projet et du Comité de Pilotage de l association gestionnaire. Le déploiement est cadré et orienté par l intermédiaire d une réunion physique mensuelle assurée par le chef de projet SociaNOVA ainsi que le chef de projet et le comité de pilotage de l association gestionnaire. En complément des ces réunions mensuelles physiques avec le COPIL de l association, SociaNOVA organise une réunion bimensuelle à distance (de 2 à 3h) avec le Chef de projet et/ou le comité de pilotage afin d être réactifs sur certaines demandes ou freins nécessitant une intervention immédiate. Lors de ces réunions nous procédons au recueil des besoins exprimés par les différents établissements et services en termes de paramétrage, de personnalisation/adaptation, de développement spécifiques et de trames documentaires à intégrer pour les restitutions documentaires. PHASE 1(Durée estimée : 4 mois) DEPLOIEMENT TECHNIQUE DU DOSSIER ADMINISTRATIF, GED ADMINISTRATIVE ET ANNUAIRE Périmètre et public : Ensemble des établissements, modules accessibles aux secrétaires ou agents administratifs dédiés à la gestion des dossiers des usagers (1 personne identifiée par établissement) PHASE 2(Durée estimée : 8 mois) DEPLOIEMENT OPERATIONNEL DES SITES PILOTES Périmètre et public : Ensemble des établissements pilotes identifiés et représentatifs de l association (Ex : 1 ESAT, 1 IME, 1 FOYER, 1 SAVS), accès aux modules logiciels complets (Plannings, Projet personnalisé, Dossier Médical, outils collaboratifs) PHASE 3(Durée estimée : 10 mois) DEPLOIEMENT OPERATIONNEL SUR TOUS LES SITES Périmètre et public : Ensemble des établissements hors sites pilotes, accès aux modules logiciels complets (Plannings, Projet personnalisé, Dossier Médical, outils collaboratifs) Notre méthodologie est adaptée continuellement au cours du déploiement, en concertation avec la Direction Générale, suivant le contexte, le niveau de maturité et l état d avancement des sites concernés. 23