Appel à candidatures. Experts individuels en Monitoring / Suivi-évaluation

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1 Appel à candidatures auprès d Experts individuels en Monitoring / Suivi-évaluation en vue d un Appui à l actualisation du système de monitoring et à la formation des équipes de Lux-Development A. Contexte et objectifs du processus Lux-Development (LuxDev), l Agence luxembourgeoise de Coopération au Développement ( lance un processus de révision et de renforcement du suivi (monitoring) de ses opérations selon une approche résolument orientée vers les résultats. Cette démarche s inscrit dans un contexte de délégation croissante de l exécution aux acteurs nationaux des pays partenaires ainsi que dans une volonté de permettre à l Agence de mieux apprécier ses performances opérationnelles. Le présent appel à candidatures vise à sélectionner un ou plusieurs experts en monitoring (suiviévaluation) avec le(s)quel(s) LuxDev conclurait des contrats cadres individuels d assistance technique. LuxDev dispose, depuis plusieurs années, d un certain nombre de procédures en place concernant le suivi-évaluation (S&E). Il s agit notamment d un Guide général de suivi-évaluation ainsi que d un Manuel opérationnel élaboré en 2006 au titre de lignes directrices. Le système de Monitoring doit permettre de renforcer les pratiques de l Agence en termes de - gestion et pilotage de ses interventions, - mesure de la performance du travail réalisé l Agence et intégration dans son pilotage, - redevabilité et communication envers ses clients (mandants) et la contrepartie, - gestion et capitalisation des connaissances. Une attention toute particulière devra être apportée sur - l élaboration d un système (indicateurs, outils) permettant de mesurer les résultats (outcome, impact) issus d activités de renforcement des compétences et des capacités, - l intégration de la gestion des hypothèses, risques et influences externes, - la prise en compte du processus de délégation croissante de l exécution à la contrepartie nationale. La première démarche, dans le cadre de ce processus, a été de mener une enquête auprès de l ensemble des projets en cours (en juin 2013) afin de permettre à LuxDev d évaluer le niveau de connaissance et de mise en pratique du monitoring, de capitaliser sur les meilleures pratiques, et de prioriser des axes d amélioration. Le renforcement tel qu envisagé s opérera autour de quatre grands axes: a) amélioration du processus interne (approche, procédures et outils) avec l objectif d établir des bases communes et standardisées ; b) mise à niveau des équipes terrain des bureaux LuxDev ainsi que des équipes du siège ; c) mise à niveau des équipes projets/programmes (assistance technique, personnel local, contrepartie nationale associée), intégrant une mise en cohérence des procédures (modèles) LuxDev avec les pratiques de terrain (projets, programmes) en vue de l élaboration, à terme, de manuels de S&E ad-hoc pour chacune des interventions. L élaboration de ces manuels sera de la responsabilité des équipes mais pourrait faire l objet d une demande d appui auprès des consultants, notamment via ce contrat cadre ; d) à l issue du précédent travail, alimentation d une réflexion visant à identifier, parmi les indicateurs opérationnelles spécifiques, sectoriels ou géographiques, des éléments pouvant entrer dans la mesure et l amélioration de la performance opérationnelle de l Agence au niveau de ses bureaux pays, de son siège, ainsi qu en tant qu entité globale. 1

2 Le siège LuxDev et le terrain alimenteront leurs réflexions de façon conjointe dans un processus d échange bidirectionnel afin de s assurer de l élaboration d une méthodologie à la fois partagée, efficace, pratique, commune, suffisamment claire et canalisée tout en offrant une flexibilité et capacité d adaptation aux réalités du terrain. Les procédures et outils ainsi développés, de même que les formations promulguées devront répondre à la fois aux besoins des acteurs de terrains, de LuxDev (siège et bureaux pays) et des mandants (en termes de rapportage). B. Objectif de l appel à propositions Le présent appel à candidatures vise à identifier et sélectionner un ou plusieurs experts en monitoring avec le(s)quel(s) LuxDev conclurait des contrats cadres individuels d assistance technique en vue d une mobilisation perlée qui sera fonction des besoins identifiés. L objectif d un tel contrat cadre vise à offrir suffisamment de flexibilité à LuxDev pour permettre une mobilisation en phase avec les besoins (évolutifs) du siège et du terrain. En raison de la diversité linguistique recherchée et en vue de garantir un certain échange entre experts sur les bonnes pratiques, il est probable que plus d un contrat cadre soi ainsi signés. Leur nombre restera cependant limité (max. 4) afin de veiller à pouvoir capitaliser au mieux sur l analyse et la connaissance des pratiques que chacun des experts tirera de ses différentes interventions avec les équipes de LuxDev. Ce contrat spécifiera a) la nature des prestations attendues, sur base des éléments présentés cidessous et de l offre technique du/des consultants, b) un tarif journalier garanti pour une période de deux ans, c) les modalités de mobilisation ainsi d) qu un certain nombre d autres articles contractuels standards applicables aux contrats de service. C. Sujets à traiter L élaboration des fiches techniques opérationnelles ainsi que les formations porteront prioritairement sur les thèmes suivants : - Suivi et évaluation (présentation des concepts et méthodologies) et liens avec le cadre logique. Gestion axée sur les résultats. - Caractéristiques, choix et identification des indicateurs quantitatifs. - Caractéristiques, choix et identification des indicateurs qualitatifs avec un accent particulier mis sur le suivi du renforcement des compétences / capacités individuelles et institutionnelles (notamment par la méthode de «Outcome mapping / cartographie des incidences» ou d autres méthodes similaires) et du rôle de coaching et d appui au renforcement des capacités par les assistants techniques (vs. un travail de substitution), en particulier dans le cadre d une exécution nationale. - Choix et gestion des indicateurs intermédiaires de progrès. - Intégration des indicateurs (résultats) intermédiaires dans l ajustement du pilotage et de la gestion de l intervention. - Approche dans le cadre d une exécution nationale ou d un alignement sur des programmes et procédures nationales (ou d un SWAP). - Gestion des hypothèses, risques et influences. - Cadre de suivi des critères utilisés dans les évaluations, à savoir la performance (y compris efficience, efficacité), pertinence et viabilité. - Aspects théoriques et gestion pratique de l étude de base. - Structure et méthodologie d élaboration d un Manuel de Suivi (et évaluation) / établissement de fiches indicateurs. - Lien avec les évaluations (mi-parcours et finale). - Mise en place opérationnelle et gestion du système de suivi (collecte, traitement, tableaux de bords, etc.). 2

3 - Communication visuelle et reporting (formats, y compris tableaux) (rapports trimestriel, annuels, final). - Si le temps et les compétences des experts le permettent, réflexions sur les cadres et systèmes d évaluation de la performance (opérationnelle) d institutions de développement (agences) sur base des éléments de suivi-évaluation opérationnels. D. Résultats attendus 1. Fiches 1 techniques opérationnelles thématiques consolidées et assemblées en vue de l élaboration (actualisation et amélioration) d un manuel de procédures Monitoring ; 2. Mise à niveau du personnel LuxDev siège et terrain sur les grands principes, les approches et les instruments de monitoring ; 3. Mise à niveau de l assistance technique, du personnel local projet/programme et des contreparties nationales sur les grands principes, les approches et les instruments de monitoring, en vue : - d une préparation plus pointue des documents de projets/programmes avec une visée sur les résultats et une qualité élevée de définition des indicateurs de différents niveaux et types, - d un meilleure pilotage des interventions par les équipes de gestion, dans une orientation focalisée sur les résultats, - d un renforcement des approches de renforcement des capacités et de coaching dans une optique de délégation croissante de l exécution ; - d un suivi-évaluation rapproché, à la fois géographique et sectoriel, du portefeuille d intervention de LuxDev, - idéalement, d une intégration croissante de la mesure de performance du travail de l Agence, - de meilleures modalités, formats et qualité de reporting envers ses mandants, - d une meilleure communication envers les bénéficiaires, les mandants et la communauté des bailleurs de fonds. E. Description des tâches et Estimation des besoins et chronogramme Tâches : L intervention des consultants se fera dans une quadruple approche : 1. Appui au siège de LuxDev dans l analyse des résultats de l enquête, notamment afin d identifier les meilleures pratiques pouvant servir de référence. Analyse bibliographique des pratiques et expériences des autres partenaires techniques et financiers. Elaboration de fiches techniques opérationnelles autour des thèmes susmentionnés. A terme, consolidation des fiches techniques sous forme d un manuel opérationnel. 2. Formation de certains collaborateurs siège et des équipes terrain de LuxDev (personnel permanent) sur base des approches et principes retenus. 3. Formation des équipes projets et programmes et des contreparties nationales associées. 4. Il n est pas exclu que l un ou l autre projet / programme, en particulier ceux sous exécution nationale, souhaite faire appel aux experts afin de les appuyer dans l élaboration de leur propre système et manuel de S&E. Sur base des éléments, notamment mutualisés, mis en place pour la mesure de performance de ses interventions individuelles (projets), une réflexion parallèle pourra être menée avec LuxDev en vue de l élaboration une architecture permettant de mesurer la performance opérationnelle du travail de l Agence au niveau de ses bureaux régionaux, de son Département des Opérations et en tant qu entité globale. 1 Le terme de fiche peut englober des feuillets de plusieurs pages mais vise à traduire la nécessité d une forte opérationnalité des informations qui y sont contenues afin de permettre une mise en application immédiate au niveau du terrain, notamment par le biais des formations. La traduction utilisée en anglais est «toolkit». Ces fiches constitueront des bases de chapitres qui seront, à la fin, assemblées et, le cas échéant, complétées pour constituer le Manuel actualisé de monitoring. 3

4 A terme, il s agira de réaliser un nombre estimatif de 9 sessions de formation (NIG, BKF, MLI, SEN, CVE, Balkans, NIC&SVD, MON&LAO, VIE&MYA) (potentiellement plus si le nombre de bénéficiaires dépasse la taille maximale d un groupe), plus une session à Luxembourg (selon un format à définir avec LuxDev). Le cas échéant, plusieurs sessions pourraient avoir lieu dans un même pays, à intervalle plus ou moins rapproché et avec des objectifs identiques ou différents mais toujours en lien avec le suivi-évaluation. A noter que la formation des équipes terrain de LuxDev se fera, si possible, via la même formation que celle destinée aux assistants techniques, au personnel national et aux contreparties. Ces formations seront structurées de façon à associer des modules théoriques à des modules pratiques qui s appuieront sur les interventions de LuxDev. Dans le cadre de ces derniers, les équipes projets/programmes représentées dans ces sessions à raison de 3 à 5 membres (selon le nombre de projets/programmes concernés et la taille maximale du groupe) devront mettre en pratique les éléments appris dans le contexte de l intervention dont ils ont la charge, l objectif étant qu à la fin de la formation, les projets concernés disposent de leur propre cadre de monitoring actualisé et amélioré sur base des enseignements fournis. Langue : Les formations devront être délivrées en français (Afrique francophone), anglais (Asie, Balkans), espagnol (Amérique latine), et, idéalement, portugais (Cap Vert). Besoins : Les besoins sont estimés comme suit, mais il appartiendra aux experts de préciser cette évaluation sur base de leur offre méthodologique : - Formations terrain par pays : 2-3 jours de préparation (survol des prodocs, lecture des résultats de l enquête S&E et analyse de quelques échantillons de rapports trimestriels et annuels) + 4 à 5 jours de formation. Le nombre de personnes-jours dépendra de l offre méthodologique et de la taille/limite des groupes par expert individuel. - Appui siège, y compris session de formation : personne-jours. Chronogramme : En termes de chronogramme, les estimations portent sur environ 15 personnejours d appui méthodologique au siège et deux à trois formations terrain, soit un total estimé à 40 personnes-jours, à prester à Luxembourg, en Afrique francophone (2 missions) et au Cap Vert (1 mission), entre novembre et décembre 2013 (potentiellement partagés entre différents experts). Le reste des formations et prestations d appui sera concentré dans le premier semestre 2014 avec un débordement possible sur le second semestre F. Profil des experts Le(s) experts sélectionnés disposeront, idéalement, des profils suivants : - diplôme universitaire supérieur ans d expérience* en matière d aide au développement ans d expérience* en matière de suivi-évaluation de projets ou programmes. - 7 ans d expérience* en appui technique au sein d administrations nationales de pays en voie de développement ou en gestion directe de projets de développement. - 5 ans d expérience* en formation dans la thématique du S&E (avec, idéalement, un diplôme reconnu en matière de formation de formateurs dans le domaine du S&E) et de l élaboration de Manuels de S&E. - très bonne maîtrise (obligatoire) du français ou/et de l anglais parlés et écrits avec, idéalement (optionnel) une très bonne maîtrise de l espagnol et/ou du portugais. - une expérience dans la définition d outils de mesure de la performance opérationnelle d une institution de développement serait considérée comme un atout. - une expérience avec la gestion d une plateforme de type «Moodle» permettant une formation à distance serait considérée comme un plus. (* à noter que le nombre d années est considéré comme un minimum mais que cette expérience requise ne doit pas nécessairement être cumulée mais peut être recoupée / commune). 4

5 G. Appel à proposition technique et financière Les candidats seront priés de soumettre les éléments suivants en langue française ou anglaise (le nombre de pages indiqué est un maximum) : 1. Offre méthodologique : 1.1. CV : un CV détaillé mettant en lumière les expériences similaires ; les coordonnées de deux personnes de références contactables en relation avec des prestations comparables à celles décrites dans le présent dossier ; 1.2. Méthode : une proposition technique (y compris durée estimée de l appui nécessaire) visant à appuyer à l élaboration de fiches (feuillets) techniques opérationnelles et, à terme, un Manuel de procédures de Monitoring (1 page); une proposition de structuration des formations couvrant les thématiques présentées au.c. (modules, exercices, durée des formations, durée de préparation avec indication sur la taille du groupe et les autres aspects organisationnels majeurs) (2 pages + éventuel programme standard) ; 1.3. Clarifications : une clarification sur les zones linguistiques (parmi le français, l anglais, l espagnol, le portugais) pouvant être couvertes par l expert (connaissance courante parlé et écrite requise) ; une clarification sur l éventuelle disposition de matériel pédagogique préétabli (ne nécessitant normalement que des ajustements afin de s aligner aux orientations qui seront décidées en commun) ou le besoin d en développer dans le cadre de ce contrat ; dans ce dernier cas, une estimation du nombre de jours nécessaires à un tel développement du support pédagogique ; à noter que les traductions seront assurées, par LuxDev un chronogramme indicatif actualisé (plage de disponibilité sur les 14 prochains mois (à partir de novembre 2013) pour la réalisation de l appui au développement graduel du Manuel Monitoring, de l ensemble des 9 sessions de formations sur base du chronogramme indicatif susmentionné et de l élaboration d un cadre de mesure et de gestion de la performance au niveau de l Agence ; si certains candidats ont l habitude de travailler en équipe pour des raisons de partage linguistique ou méthodologique, et que les membres de cette équipe répondent individuellement à cet appel (des offres communes n étant pas acceptées), ils sont invités à l indiquer dans leur offre en mentionnant clairement le nom de leurs partenaires et la logique méthodologique (partage des tâches) soutenant cette organisation par équipe. LuxDev maintiendra une sélection individuelle mais sera libre de tenir compte ou non de cet aspect organisationnel et méthodologique dans le choix des experts si les experts disposent d une accréditation leur permettant d émettre des certificats/diplômes sur base de la formation fournie, ils sont invités à en indiquer les détails et conditions. 2. Une offre financière (en euros) par personne-jour de prestations, garanti pour une période de deux ans à partir de novembre 2013, en tenant compte des règles détaillées en annexe 1. 5

6 Questions : Des questions peuvent être posées par d ici le mercredi 9 octobre à 13.00h. GMT, en précisant clairement «Question» dans l intitulé du mail. Une réponse à l ensemble de ces questions sera publiée de façon régulière et en dernière date le jeudi 10 octobre à 12.00h GMT par le biais de l annonce reprise sur la première page du site Internet de l Agence ( Délai de soumission des candidatures : Les offres sont à envoyer par courrier électronique, idéalement sous forme de fichier pdf, à l adresse suivante : Le délai de soumission est fixé au lundi 14 octobre à 08.00h. GMT (soit 09.00h. heure luxembourgeoise). Le sujet du mail portera la mention «Candidature monitoring». Interview : A l issue de la soumission de leur candidature, LuxDev se garde la liberté de contacter un nombre limité de candidats afin d avoir des éventuelles précisions et clarifications quant à leur dossier. D un commun accord, cette démarche pourrait également impliquer une rencontre au siège de LuxDev. Retour d information : Pour des raisons logistiques, seuls les candidats retenus dans la liste restreinte et contactés à l issue de la première sélection recevront un message en retour du la part de LuxDev concernant l issue du processus. 6

7 Annexe 1 Règles qui régissent la facturation des missions court terme (contrats à coûts unitaires) Toute demande de paiement doit être accompagnée d un bordereau dont le détail des prix est strictement identique au tableau ci-dessus. 1. COÛTS DIRECTS 1.1. Honoraires : Les honoraires sont payables sur présentation d un certificat de présence (timesheet), dûment signé et daté. Ce certificat de présence doit indiquer l ensemble des jours de service, notamment ceux consacrés à la préparation, au briefing, à la mission sur le terrain, à la rédaction du rapport et au débriefing. Le certificat de présence devra aussi mentionner les dates d arrivée au lieu d exécution du marché et de départ de ce dernier. Un modèle de timesheet est disponible. Le nombre maximum de jours de service pouvant être facturés par semaine est : Pour le temps passé en mission sur le terrain : sept jours de service par semaine, si la durée de la mission est inférieure ou égale à quinze jours, six jours de service par semaine, si la durée de la mission est supérieure à quinze jours et inférieure à trente jours, cinq jours de service par semaine, si la durée de la mission est supérieure à trente jours ; Pour le temps consacré à la préparation et à la rédaction du rapport : sept jours par semaine ; Pour le temps de voyage : un jour à l aller et un jour au retour (pour les trajets courts, p.ex. pour un (dé)briefing à Luxembourg), il sera tenu compte d une comptabilisation horaire ou en demi-journées). Les honoraires doivent comprendre : la rémunération effective des experts concernés par jour de service ; les frais administratifs liés à l embauche des experts appropriés ; la marge, qui couvre les frais généraux du prestataire, les bénéfices et les structures de soutien Autres coûts directs Les indemnités journalières (per diem) sont applicables lorsque la mission implique des nuitées hors du lieu de résidence habituel. Les indemnités journalières sont payables en fonction du nombre de nuitées passées sur le lieu d exécution du marché par l expert au cours des missions effectuées hors du lieu de résidence habituel L indemnité journalière couvre forfaitairement les frais quotidiens de séjour. Ces derniers comprennent notamment les taxes d aéroport, l hébergement, les repas, les pourboires et les déplacements entre l hôtel/ l aéroport/ le bureau alloué au le travail de l expert (le cas échéant). Les nuitées passées dans l avion ou en transit ne donnent pas droit à une indemnité journalière. L indemnité journalière pourra être remplacée par un forfait mensuel au cas où la durée de la mission dépasserait un mois. Les indemnités journalières sont plafonnées selon le barème en vigueur de la Commission européenne

8 2. REMBOURSABLES Les frais personnels de l expert ne sont pas remboursables. En effet, ils sont couverts soit par les honoraires, soit par les indemnités journalières. Les frais remboursables seront remboursés sur la base des coûts réels, sur présentation des pièces justificatives originales, dans la limite du montant maximum indiqué dans le bordereau des prix Voyages et transports Les frais de voyage de l expert sont pris en compte dans la limite du coût du trajet le plus direct possible entre le lieu de résidence habituel et le lieu d exécution du marché. Ceci inclut, à l aller, les frais de déplacement du lieu de résidence vers l aéroport et, au retour, les frais de déplacement de l aéroport vers le lieu de résidence. Les voyages aériens doivent être effectués en classe économique. Au cas où le voyage aérien a été effectué en classe affaire, il sera remboursé uniquement dans la limite du tarif le moins cher de la classe économique du vol concerné. Les voyages aériens sont remboursés sur présentation des originaux de la facture ou de la preuve de paiement (décompte carte de crédit, extrait bancaire, etc.) et des cartes d'embarquement (aller et retour) ainsi que d'une copie du billet électronique. Les frais de visa sont remboursables. Les taxes d aéroport ne sont pas remboursables. Les frais de transport des bagages personnels ne sont également pas remboursables. Pour les trajets nécessitant l utilisation de voies maritimes, ferrées ou fluviales, les voyages peuvent être effectués en première classe. Ces voyages sont remboursés sur présentation des tickets / coupons de voyage originaux. Au cas où le briefing/débriefing a lieu à Luxembourg et que l expert utilise une voiture, les frais de voyage sont remboursés sur la base du prix en chemins de fer, en 1 ère classe et pour un trajet similaire. 8