MONTAGE ET REALISATION DU PROGRAMME SOFT-WHERE EXPORT 2013 CAHIER DES CHARGES

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1 MONTAGE ET REALISATION DU PROGRAMME SOFT-WHERE EXPORT 2013 CAHIER DES CHARGES 1) Introduction Dans le cadre de son PDI (Plan de Développement International), le Cluster EDIT a mis en place une action nommée SOFT-WHERE EXPORT. Il s agit d un programme de formation et d accompagnement dédié aux PME d édition de logiciels basées dans la région Rhône-Alpes, avec l objectif de les aider à structurer leur démarche à l export. Le programme bénéficie chaque année au maximum à 10 entreprises, suite à un appel à candidature, et sera partiellement subventionné par la Région Rhône-Alpes. Le présent cahier des charges concerne la réalisation du Soft-Where Export ) Présentation générale du projet 2.1) Objectifs du programme Le programme Soft-Where Export (ex. Go Export) a été initié par le Cluster EDIT en 2008 et a été renouvelé chaque année jusqu en A ce jour, un total de 49 entreprises a été accompagné avec succès à travers ce dispositif. Le dispositif permettra aux entreprises participantes de bénéficier d un accompagnement pour affiner leur stratégie à l international et de mettre en place un plan d actions à l international (participation salons, conventions d affaires, ). En effet, cet accompagnement devra les aider à décider et à préparer les opérations les plus pertinentes pour arriver à leurs objectifs et/ou les amener à une réflexion stratégique sur l activité de l entreprise à l international. Dans un contexte économique où l international représente un marché incontournable pour les entreprises du Cluster, il s agit d encourager et d encadrer les PME à appréhender le marché global et à se positionner de manière pertinente et opérationnelle. Le programme apportera aux entreprises les valeurs ajoutées suivantes : - Création d une dynamique d échange d informations, de partage d expérience, de mise en commun de réseaux entre entreprises du secteur. - Préparation à des missions/salons dans les pays/zones ciblés ou à des actions individuelles export.

2 2.2) Entreprises concernées Les sociétés visées par le programme sont toutes les PME de la région Rhône-Alpes appartenant au secteur de l édition de logiciels. Afin d être éligibles les entreprises postulantes doivent correspondre à la définition de la PME européenne : o Entreprise de moins de 250 salariés ; o Chiffre d affaires inférieur ou égal à 50 M ; o Total bilan inférieur ou égal à 43 M ; o Non filiale à plus de 25% d une entreprise ne correspondant pas à ces critères. Le programme s adresse aux entreprises n ayant pas ou peu d activités à l international et aux entreprises déjà familiarisées avec l export et désirant structurer une stratégie commerciale à l international. Un total de 10 entreprises sera accompagné pour l année ) Partenaires du projet et définition de leur rôle Le Cluster Edit est une association Loi de 1901, créé en 2009 et soutenu par l'état (financements liés à l'obtention du label Grappes d'entreprises de la DATAR), la Région Rhône-Alpes (le Cluster Edit est labellisé Cluster économique Rhône-Alpes) et le Grand Lyon. Forte de plus de 1000 sociétés spécialisées et d'établissements d'enseignement et de recherche de premier rang, la filière logicielle en Rhône-Alpes est la seconde de France et l'une des premières à l'échelon européen. Le Cluster Edit a été fondé par les acteurs de l édition de logiciel rhônalpins (lyonnais, grenoblois, anneciens, stéphanois ) avec le soutien de la Région Rhône-Alpes, de l'état et du Grand Lyon. Son objectif est de valoriser le logiciel au cœur de la filière IT, d accroître l'écosystème local d innovation et de devenir un référent européen du logiciel BtoB (métier). Les moyens sont des actions concrètes proposées aux acteurs de la filière pour résoudre leurs problématiques d accès au marché, de développement à l'international, de R&D, de formation et de ressources humaines. ERAI (Entreprise Rhône-Alpes International) est l agence pour le développement économique international de la région Rhône-Alpes. ERAI compte 150 collaborateurs mobilisés en Rhône-Alpes et dans ses 27 implantations à l étranger pour accompagner les entreprises rhônalpines, les Clusters et Pôles de compétitivité dans leur développement international, et les entreprises étrangères dans leurs projets d implantation en région. Le Cluster EDIT, initiateur et animateur du projet, s implique dans l organisation et dans la communication du programme. ERAI prend en charge le pilotage du programme et est en charge de l appel d offres pour sélectionner le prestataire adéquat.

3 3) Comités de gestion du programme 3.1) Comité de Pilotage Un comité de pilotage dédié au programme sera mis en place par le cluster EDIT et sera composé de représentants de la Région Rhône Alpes, ERAI, d un représentant du Cluster et d un ou deux administrateurs du Cluster membre(s) du collège industriel. Les missions du comité de pilotage seront les suivantes : o Mise en œuvre du programme o Suivi d avancement avec les consultants o Suivi général de la démarche o Validation de toutes les étapes Le comité de pilotage sera le garant de la qualité de la prestation et de l accompagnement proposé aux entreprises. 3.2) Jury de sélection des consultants Le jury de sélection des consultants est composé de représentants de la Région Rhône-Alpes, ERAI, d un représentant du Cluster et d un ou deux administrateurs du Cluster membre(s) du collège industriel. Ce jury assurera la sélection du prestataire adéquat sur la base du dossier écrit qui aura été remis et d une présentation orale qui sera faite par le consultant devant ledit jury. 3.3) Comité de sélection des entreprises Un comité de sélection sera mis en place pour le programme et sera composé du consultant sélectionné, d un représentant du Cluster, du consultant sélectionné, de représentants de la Région Rhône-Alpes, ERAI et d un ou deux administrateurs du Cluster membre(s) du collège industriel. Le comité de sélection aura pour missions l examen des dossiers de candidatures d entreprises et la sélection des entreprises participantes. 4) Le programme Soft-Where Export ) Organisation du programme Le programme permettra aux 10 entreprises sélectionnées de structurer leur démarche à l export par un appui en coaching et formation. Il s articulera autour d un accompagnement des entreprises par un conseil individualisé pour réaliser le diagnostic de leur situation actuelle et leur permettre de définir une ou des actions à l international en fonction de leur stratégie. Le programme sera adapté à leur niveau de développement, à leur structure et à leurs produits. Des temps d échanges et de mutualisation en commun sont inclus dans cette phase.

4 4.2) Lieux de prestation Les prestations seront réalisées pour les rendez-vous individuels au sein de l entreprise bénéficiaire. Les séminaires collectifs se dérouleront dans la région Rhône-Alpes dont au moins une réunion à ERAI et une dans les locaux du Cluster Edit à Rives Numériques. 4.3) Budget de l intervention Le budget de réalisation de la présente mission ne devra pas dépasser HT, tous frais compris (y compris déplacements). En cas de recrutement en-dessous de dix (10) entreprises, la mission sera financée au prorata du nombre d entreprises participantes, uniquement pour les journées individuelles. 5) Mission et sélection du prestataire 5.1) Précisions sur les prestations attendues ERAI et le Cluster souhaitent procéder au recrutement de consultants spécialisés qui réaliseront les visites en entreprise pour la réalisation du diagnostic. Ce diagnostic aboutira à la mise en place d un plan d actions individuelles et à la préconisation d un programme d actions collectives correspondant aux besoins et attentes communs identifiés avec les entreprises. a. Phase de sélection et recrutement des entreprises : Un appel à candidature sera lancé pour recruter les entreprises participantes au programme Soft-Where Export. Le cabinet retenu pour le présent appel d offre recevra les dossiers des entreprises candidates, afin qu il participe au comité de sélection de ces dernières. Si le nombre d entreprises postulantes est inférieur à 10, le cabinet aura également à la charge de recruter les PME (phoning, entretien individuel, participation aux évènements du Cluster, etc.). Le recrutement des entreprises devra être pris en compte dans le budget de l intervention. b. Phase d accompagnement : La mission du consultant comprend : dans le cadre du diagnostic interne de l entreprise et du coaching individuel o La réalisation du diagnostic de développement international de chaque entreprise. o La validation du positionnement stratégique de chaque entreprise.

5 o L analyse et la proposition d un plan d actions pour chaque entreprise. o La rédaction d un rapport de synthèse incluant le diagnostic et les préconisations d actions. o 4 journées de coaching individuel pour valider les orientations définies (choix pays..) et pour accompagner le dirigeant dans la mise en œuvre concrète de son projet (ex : conseil sur les outils de communication, mise en relation avec des prestataires pour la localisation des logiciels, recherche d informations sur les marchés, prévision budgétaire, choix des salons et manifestations pertinentes). dans le cadre des séances collectives o L organisation et la participation à 1,5 journée collective avec les entreprises participantes (lancement, intermédiaire, clôture). Le consultant contribuera à les enrichir d informations et réflexions issues de l étape «diagnostic» (réunion intermédiaire et finale). o L organisation et la participation à 4 demi-journées collectives d expertise. Pour ces séances de formation collective, le consultant devra dégager les thématiques prioritaires communes aux entreprises. ERAI interviendra sur le volet «Aides Export» et assurera le suivi des dossiers auprès des entreprises participantes au dit programme. Pour les ateliers pays, le cabinet de consultant retenu devra faire appel en priorité aux compétences sectorielles ERAI et, si besoin, aux partenaires membres de l Équipe Rhône-Alpes de l Export. dans le cadre de l évaluation du projet o La rédaction d un rapport d auto-évaluation à mi-parcours, y inclus les principaux résultats obtenus et les axes d amélioration possibles. A titre d exemple, le déroulement proposé pour la globalité du programme est le suivant : Réunion de lancement du programme avec les entreprises participantes Réunion intermédiaire entre les entreprises participantes Réunions collectives d expertise Diagnostic individuel Validation du positionnement stratégique Analyse et proposition du plan d action Réunion finale de clôture du programme ½ journée (commune) ½ journée (commune) 4 demi- journées (communes) 1 journée / entreprise 1 journée / entreprise 2 journées / entreprise ½ journée (commune)

6 5.2) Communication Les supports de présentation utilisés par le consultant devront faire apparaître les 3 logos partenaires (ERAI Cluster EDIT Rhône-Alpes). 5.3) Calendrier prévisionnel 2 avril 2013 : Lancement de l'appel à candidature des prestataires Lancement de l appel à candidature des entreprises 26 avril 2013 : Deadline pour réponse appel d offres prestataires Semaine 20 : Jury de sélection des consultants Fin mai : Deadline pour remise dossiers de candidature entreprises Début juin : Comité de sélection des entreprises Mi-juin : Réunion collective de lancement du programme (1/2 journée) De juin à septembre : Rendez-vous consultants dans les entreprises : 1 journée de diagnostic individuel 2 journées de validation du positionnement stratégique 2 journées d'accompagnement (analyse et proposition du plan d actions) Fin septembre : Réunion collective d échanges intermédiaires (1/2 journée) De septembre à novembre : Réunions collectives d expertise (4 demi-journées) Début décembre : Livrables du diagnostic par entreprise et du plan d accompagnement à engager Réunion finale de clôture (1/2 journée) 5.4) Critères de sélection du cabinet de consultant Le prestataire sera choisi en fonction de la pertinence de sa proposition, par le Jury de sélection des consultants selon les critères suivants : o approche pédagogique et méthodologique ; o expérience en analyse stratégique internationale et expérience du secteur du logiciel ; o respect du cahier des charges ; o pertinence de l offre et capacité à émettre des propositions adaptées au programme proposé.

7 5.5) Contenu des offres Les offres devront inclure impérativement : o fiche de l entreprise ; o présentation succincte de l entreprise et de son réseau international ; o plan d action détaillé accompagné des méthodologies de travail et des outils de coaching individuel et collectif ; o chronogramme/rétro-planning prévisionnel des activités ; o tableau des coûts des activités ; o références dans le secteur du logiciel ; o CV des personnes qui interviendront dans le programme (formation, expérience export, parcours à l étranger) 5.6) Modalités de réponse L offre proposée en réponse de ce cahier des charges est à adresser o en version numérique par courriel à Elisabetta SCHENA (ERAI) elisabetta.schena@erai.org et à Justine VITTE (Cluster Edit) j.vitte@cluster-edit.org o sur support papier par courrier uniquement à Elisabetta SCHENA : ERAI - ZAC Confluence - 8, rue Paul Montrochet LYON CEDEX ) Date limite de remise des offres Pour les consultants : le 26 avril Le cachet de la poste fera foi pour la remise du dossier papier.