Projet de réorganisation des expertises de la branche Famille

Transcription

1 Direction du réseau Paris, le 21 février 2014 Projet de réorganisation des expertises de la branche Famille INC du 13 mars

2 1. Contexte Les Prm ont été créés en 2002 et trouvent leur fondement dans l article 19.2 de la Cog de la branche Famille qui prévoit la mise en commun d expertises dans des domaines où il n est pas nécessaire que chaque organisme en dispose, soit en raison du niveau de besoin pérenne, soit en raison de leur coût élevé. Les Prm représentent un support incontestable pour accompagner les caisses dans la mise en œuvre des politiques, la rationalisation des pratiques et la sécurisation des processus. Cependant, l hétérogénéité dans les pratiques, les expertises, les offres de service et dans la forme de la structure ne permet plus aujourd hui de répondre de façon optimale à l ensemble des besoins induits par : - l évolution de l organisation du réseau en matière d expertise, - un contexte budgétaire contraint se traduisant pas une raréfaction des ressources, - la nécessité pour la caisse nationale de s appuyer, dans un cadre précis, sur des experts pour améliorer la performance dans la conduite des projets nationaux et pour relayer ses options sur le terrain. Ainsi la Cog intègre les objectifs suivants : - instaurer auprès des caisses un appui efficace au métier qui intègre et concilie métier et outil et qui garantit une homogénéité de ce service sur l ensemble du territoire, - assurer un pilotage et un financement des expertises au niveau national. Par ailleurs sa fiche 21 rappelle un engagement de la Cnaf : définir une organisation visant à la mise en place de centres de ressources regroupant l ensemble des expertises pour mieux répondre aux besoins des Caf. 2. Les principes généraux du projet de réorganisation des expertises nationales 2.1 Les Prm deviennent des centres de ressources Un seul centre de ressources est défini par région Certi d ici fin Cette évolution est notamment nécessaire dans les régions Certin (Nord-Pas-de- Calais), Certia (Aquitaine, Midi-Pyrénées, Poitou, Charente et Limousin) et Certira (Rhône-Alpes). La nouvelle organisation n entraîne aucune mobilité obligatoire. Les structures sont financées nationalement. 2

3 2.2 Une instance de coordination est mise en place Une instance de coordination des centres de ressources est créée à la caisse nationale. Cette coordination est assurée par la Direction du réseau, avec l appui du Dsi (Direction du système d information) et de la Des (Direction de l évaluation et de la stratégie). Une réunion trimestrielle est organisée à la Cnaf (la première ayant eu lieu le 27/06), complétée de réunions en visio-conférence une fois par mois avec les responsables des centres de ressources. Ces instances sont le cadre d échanges d informations, tant descendantes, qu ascendantes. Elles permettent également un pilotage homogène des équipes. 3. La définition du périmètre des expertises des centres de ressources : un socle homogène d expertises et une articulation avec les schémas régionaux de mutualisation Deux études ont été menées en parallèle de juin à novembre 2013 : le recensement des besoins en expertises de la Caisse nationale et l analyse par les centres de ressources de l évolution de leurs expertises. Plusieurs objectifs sont poursuivis dans le cadre de ces travaux : - définir un socle d expertises commun à tous les centres de ressources, - clarifier les périmètres et le contenu des expertises, - articuler les expertises des centres de ressources avec celles mutualisées dans le cadre des schémas régionaux de mutualisation (fonctions exclusives des centres de ressources, fonctions partagées avec les Caf, fonctions portées par les Caf uniquement). La convergence de ces deux travaux a permis d aboutir à une vision cible des centres de ressources qui sont un levier majeur pour l optimisation de la production du service mais aussi la professionnalisation des fonctions supports. 3.1 Les centres de ressources, des centres d appui aux métiers, en convergence avec l évolution de l organisation de la Dsi L évolution des centres de ressources s inscrit dans un schéma plus général visant à soutenir la réalisation de l offre globale de service. Ainsi quatre objectifs président au changement proposé : - un besoin de professionnalisation des expertises, - un nécessaire rapprochement avec l expertise technique du système d information : en amont au moment de l élaboration des solutions (pour assurer leur adéquation au besoin) et en aval (au niveau de leur déploiement pour garantir la prise en main par les utilisateurs) ou pour assurer une relation de service optimale, - une exigence accrue face à la multiplication des projets, pour plus de réactivité par rapport aux incidents et anomalies, pour donner plus de visibilité et une meilleure information au réseau mais aussi à la Cnaf, 3

4 - un besoin d appui au métier renforcé, au moment où les expertises deviennent de plus en plus rares, de moins en moins homogènes et au moment où est engagé un important travail de ré ingénierie des processus. Leur rôle est donc indispensable dans l appui fonctionnel aux Caf et plus précisément aux métiers et au poste de travail. Cet objectif est particulièrement stratégique pour le management de la production du service. Il s agit également de les positionner dans le cadre du renforcement nécessaire des MOA (maîtrise d ouvrage). L évolution des centres de ressources doit se réaliser en cohérence avec l évolution de l organisation de la Dsi. Trois points de convergence peuvent être notamment identifiés : - autour du cycle de vie du système d information par des coopérations autour des différentes phases de la charte Cecsi (Charte de l évolution des composants du système d information), - autour de la relation de service, - autour de la réorganisation des structures avec la mise en place de pôles de compétences nationaux et d un pilotage fonctionnel renforcé par la Caisse nationale. Cette convergence est également facilitée par le passage à huit centres de ressources. Elle devra être systématiquement recherchée par les responsables ainsi qu une mise en cohérence des spécialisations nationales. Chaque centre de ressource se verra affecté une compétence nationale sur un domaine. Il s agira : - d être l interlocuteur privilégié de la Caisse nationale, - d assurer une revue des anomalies fonctionnelles, - d assurer prioritairement le support de niveau deux, - d aider prioritairement au déploiement des solutions et des versions, - de construire pour ce domaine les articulations avec les équipes du Centre d Expertises et de Services, notamment sur l étude et le développement des projets fonctionnels. 3.2 La stabilisation et l homogénéisation des expertises portées par les centres de ressources Les centres de ressources se structureront autour des domaines suivants : Processus métier - ingénierie de production - relation de service - action sociale - maîtrise des risques Processus support - Achats/marchés - Immobilier - Ressources Humaines - Gestion Financière et comptable 4

5 - Etudes socio-économiques Processus pilotage - aide au pilotage - démarche qualité intégrée Un socle commun des expertises portées par les centres de ressources est défini : - les expertises portées par tous les centres de ressources : ingénierie de la production, relation de service, action sociale, maîtrise des risques, démarche processus, achats/marchés, aide au pilotage (cible), - les expertises portées dans le cadre d une spécialisation (pôles de compétences) nationale : Ressources humaines, gestion financière et comptable. Par ailleurs les centres de ressources peuvent porter des expertises de manière non exclusive, partagées avec les Caf, en fonction des schémas régionaux de mutualisation : - études socio-économiques - immobilier - aide au pilotage 5

6 3.3 Des domaines d expertises répartis en 3 niveaux Doivent être identifiés pour chaque domaine d expertises : la contribution aux projets nationaux Un projet national est un chantier nécessitant la mobilisation de ressources diverses et comportant : - des objectifs mesurables, - un calendrier avec un début et une fin, - des livrables, - des moyens financiers ou humains. L amplitude de la mobilisation de l expert sera fixée dans un contrat de projet entre la direction concernée de la Cnaf et le responsable du centre de ressource. l appui au déploiement des outils et de la doctrine institutionnelle Il s agit : - d accompagner dans les meilleures conditions le déploiement des doctrines et outils institutionnels, - de disposer de remontées du local régulières et fiables sur les conditions de mise en œuvre dans les caisses (difficultés rencontrées ou proposition d approches plus performantes). Les experts seront associés en amont dans l élaboration des actions institutionnelles et auront pour missions de : - porter un déploiement homogène des évolutions institutionnelles diffusées ; leur positionnement institutionnel sera réaffirmé, - assurer une veille en faisant remonter les dysfonctionnements et demandes d évolution de la part des caisses. l assistance/appui de proximité et l animation de la vie régionale Le service de proximité réalisé par les experts doit notamment couvrir : - le déploiement des solutions, - la gestion des sollicitations via Saxo, - la communication entre les projets, - l animation locale des expertises des caisses. Il prendra appui sur la maîtrise du SI et l évolution de ses composants mais devra évoluer vers une approche plus axée sur le conseil en organisation, l analyse d impact, l appui aux métiers etc 6

7 3.4 Une articulation avec le schéma régional de mutualisation et les expertises portées par les Caf Sur l articulation avec les schémas régionaux, les principes suivants sont définis : - les centres ressources sont parties prenantes et signataires, - il ne doit pas y avoir de concurrence des expertises entre les Caf et centres de ressources, - les schémas régionaux se concentrent sur les expertises qui ne sont pas portées par les centres de ressources ou qui sont non exclusives. Sur l articulation avec les expertises portées par les Caf : - les expertises définies infra sont prioritairement portées par les centres de ressources. Les expertises portées par les Caf viennent les compléter, les renforcer ou investir des champs nouveaux/orphelins, - des expertises mutualisées relèvent uniquement des centres de ressources : maîtrise des risques, processus, ingénierie de production, action sociale. Ce sont donc des fonctions exclusives, - des expertises sont portées par les centres de ressources et les Caf : aide au pilotage, achats/marchés, immobilier, études socio-économiques, GRH, - des expertises sont portées par les Caf : communication, GPEC Un pilotage fonctionnel par la Cnaf impliquant une évolution du management et de la fonction des responsables et de l animation des experts Les centres de ressources sont pilotés fonctionnellement par la Direction du réseau de la Cnaf avec l appui de la Dsi et la Des. Celle-ci met en place une instance mensuelle qui permet un suivi régulier de l activité des centres de ressources mais aussi des projets et actions en cours. Elle veillera à la coordination de l ensemble des réseaux nationaux d experts. Ainsi, les responsables des centres de ressources seront régulièrement réunis. Par ailleurs, cette mise en réseau devra aussi s accentuer de leur propre initiative par des échanges réguliers et des coopérations entre centres de ressources. Le socle d activité du responsable local, gestionnaire de ressources, sera de : - piloter, animer, coordonner et s assurer du niveau de compétence et de formation des experts en lien avec les orientations nationales et en intégrant les besoins régionaux, - participer à la déclinaison régionale des orientations nationales en amont de leur diffusion au réseau, - contribuer à l animation de la vie régionale, - assurer l interface stratégique avec les directions techniques de la Cnaf auxquelles il prête concours et assistance notamment dans le déploiement des projets nationaux et des évolutions de stratégie nationales, - définir au sein de son équipe les modalités opérationnelles de travail et d organisation entre les différentes expertises et rechercher les complémentarités pertinentes, - mener le projet d évolution de son centre de ressource dans le cadre de la Cog, 7

8 - proposer des axes d amélioration au niveau national, - veiller à la qualité du service offert par le centre de ressource et au respect des engagements de service en recherchant les coopérations utiles avec les autres centres de ressources mais aussi avec les structures de la Dsi, Le pilotage fonctionnel par la Cnaf implique la contribution de chaque direction : - au recrutement des experts : la Cnaf participe au jury mais la décision de recrutement relève au final du centre de ressources, - à leur évaluation : elle est réalisée par le responsable du centre de ressource avec l avis technique de la Cnaf, - à l identification de leurs besoins en formation : les propositions de formation sont visées par la Cnaf qui peut également définir des plans de formation annuels, - à l animation du réseau des experts, - à la définition de leur programme de travail. Des règles du jeu de l animation du réseau des experts par la Caisse nationale sont définies, notamment pour préserver la fonction managériale des responsables des centres de ressources : - une information régulière du responsable du centre de ressource que ce soit sur l actualité et les projets des domaines d expertises concernés que sur la mobilisation des experts, - une association aux instances nationales, - une contractualisation lorsque les experts sont sollicités sur les projets nationaux. 5. La mise en cohérence des enjeux et des ressources L évolution des centres de ressources s accompagne de décisions en matière de ressources : - stabilisation des effectifs des centres de ressources sur la durée de la Cog, - accès aux bases de production des Caf et à des bases tests, - mise en place d un plan de formation pluriannuel à destination des centres de ressources, en lien avec le diagnostic des compétences et le chantier GPEC, - accompagnement spécifique sur certains domaines (ex : renouvellement du marché d accompagnement sur les processus qui intègrera une offre spécifique pour les experts des centres de ressources), - création d un espace collaboratif dédié au réseau des centres de ressources. 6. Les prochaines étapes : une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour aboutir à la vision cible, une contractualisation Cnaf/Centre de Ressources, un accompagnement juridique. Il s agit maintenant de comparer la vision cible précédemment évoquée avec la cartographie des compétences existantes dans les centres de ressources. Dans cet objectif, un accompagnement RH, en plusieurs étapes, sera organisé dès février 2014 afin de soutenir les centres (managers et experts) dans cette trajectoire. 8

9 Effectuer un recensement quantitatif et qualitatif des personnels concernés par Prm (effectif, âge, sexe, formation initiale, ancienneté dans l emploi, parcours institutionnel, niveau de qualification/coefficient de rémunération, libellé emploi et activités réalisées, nature et niveaux de compétences détenues ). Effectuer une cartographie des expertises métiers et outils existantes dans chaque centre de ressources à partir des processus métier, support et pilotage (finalité et activités pour chaque emploi rattaché à chaque processus). Participer à l identification des besoins/attentes des Caf en matière d expertise, par région Certi, à partir du socle commun d expertise défini (déclinaison des besoins en activités puis en compétences requises) et définir les emplois qui contribueront à répondre aux besoins de l organisation cible (finalités/activités/compétences). Mesurer les écarts en matière d expertises métiers et outils entre l organisation actuelle et l organisation cible en identifiant. les expertises requises par l organisation cible et d'ores et déjà existantes au sein de l organisation actuelle (activités/compétences couvertes), les expertises requises par l organisation cible et non présentes au sein de l organisation actuelle (activités/compétences à créer), les expertises existantes dans l organisation actuelle et non indispensables à l organisation cible. L écart constaté indiquera la trajectoire à suivre par les managers des structures et constituera le cœur de leur contractualisation avec la Cnaf. Cette convention sera élaborée d ici décembre Les postes vacants actuels et à venir pourront être redéployés vers des fonctions prioritaires pour atteindre le socle commun d expertises. Dans cet objectif, des accompagnements individuels et/ou collectifs seront mis en place. L ensemble de la démarche sera conduite dans le respect des textes légaux et conventionnels en vigueur au moment de la mise en œuvre des réorganisations. Les responsables de centres de ressources seront accompagnés par la Caisse Nationale pour la gestion des aspects juridiques (consultations IRP, mise en œuvre des garanties pour les salariés). 9