AMUE : Nouveaux enjeux et nouvelles méthodes Claude RONCERAY, Directeur Journées ABES, juin 2012

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1 université de Nantes AMUE : Nouveaux enjeux et nouvelles méthodes Claude RONCERAY, Directeur Journées ABES, juin 2012 cnam

2 SOMMAIRE 1. Présentation 2. Mutualisation? 3. La nouvelle offre 4. Quelques enjeux, à discuter, à partager 2

3 1. PRÉSENTATION DE L AMUE : COOPÉRATION, PERFORMANCE ET INNOVATION L Agence est un groupement d intérêt public créé en 1992 qui : Organise la coopération entre ses membres Sert de support à leurs actions communes au vue d améliorer la qualité de leur gestion Structure de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur, elle : Contribue à l élaboration du système d information des établissements Accompagne les changements et la modernisation des établissements en matière de pilotage et de gestion Chiffres clés : 170 adhérents Diversité Universités Grands établissements Organismes de recherche Etablissements sous tutelle de l agriculture, la défense, l écologie, la santé PRES 100% des universités Taux de pénétration SI Toutes les universités utilisent au moins un logiciel dans les domaines de la scolarité, de la finance et des ressources humaines 140 agents Sur 2 sites A Paris A la Maison des Universités A Montpellier 3

4 2. MUTUALISATION : QU ATTENDENT LES ADHÉRENTS? (ÉTUDE DELOITTE, JUILLET 2011) Le principe de mutualisation bénéficie d un fort soutien au sein de la communauté universitaire, où elle apparaît principalement comme un enrichissement collectif avant d être un levier d économies. Des attentes variables, notamment en fonction de la taille de l établissement, le choix des fonctions à mutualiser doit donc être laissé aux établissements. Les établissements soulignent majoritairement six grands enjeux opérationnels dans les cinq prochaines années : Principales finalités de la mutualisation (par ordre décroissant) Bénéficier d échanges d expériences de bonnes pratiques Mettre en commun des moyens avec d autres établissements Renforcer la cohérence des pratiques des établissements Améliorer la qualité des processus, des produits et des services Permettre des économies d échelle et amortissement d investissements. Recherche scientifique et technologique, diffusion et valorisation des résultats Formation initiale et continue Pilotage stratégique, pilotage opérationnel et contrôle de gestion Gestion des ressources humaines Pilotage des ressources informatiques Gestion du patrimoine

5 3.1 OFFRE AMUE : L OFFRE LOGICIELLE L Amue propose une offre logicielle structurée autour de 8 domaines fonctionnels du métier de l enseignement et de la recherche. Cette offre est construite dans une démarche collective et mutualisée depuis le choix du logiciel jusqu à sa mise au point en partenariat étroit avec les experts des établissements. 5 systèmes éprouvés dans les domaines Gestion du patrimoine Hygiène & sécurité Gestion des ressources numériques Scolarité Recherche Pilotage Finance RH Formation Gestion des ressources humaines Scolarité Pilotage Recherche Gestion financière et comptable 3 nouveaux systèmes déployés en 2012 SIHAM : Gestion des ressources humaines avec pilotage de la masse salariale et la paye ROF: Outil de référencement des formations EVRP : Gestion de l hygiène et de la sécurité Enjeux des établissements Fonctions support Axes de développement une offre logicielle globale, intégrée, modulaire disponible en mode service DECISIONNEL : Mobilisation de l ensemble du SI à fins de pilotage PRISME : Référentiels communs et échanges de données 5

6 3.2 OFFRE AMUE : LA FORMATION DES PERSONNELS Pour assurer la professionnalisation des agents des établissements et le développement de leurs compétences, plus de 100 formations sont dispensées en 2012 dans 11 domaines : Des formations métiers Des formations SI Et une capacité à mettre en place rapidement des formations spécifiques aux besoins des établissements Les formations sont conçues avec des spécialistes du domaine concerné et issus des établissements et/ou organismes partenaires (CPU, ESEN, CSSFCU, OST ) Des centres à proximité de chez vous Sites actuels Futurs sites 6

7 3.3 OFFRE AMUE : L ACCOMPAGNEMENT DES ÉTABLISSEMENTS L Amue met la recherche de performance et d innovation au cœur du dispositif de mutualisation. Les outils de cet accompagnement s articule autour de 4 activités : Veille & Information Veille réglementaire, juridique et technologique Publication d études, de guides pratiques et diffusion d outils Instruction de dossiers techniques mandatés par la CPU, le ministère, Espace d échanges Organisation de séminaires et conférences Mise en place de clubs utilisateurs Animation de réseaux (participation et/ou animation de listes professionnelles) Echanges de bonnes pratiques avec les acteurs de mutualisation universitaires étrangers Conseils & expertise Audit d organisation et des processus Accompagnement méthodologique sur des dossiers fonctionnels (juridique, achat ) Conduite du changement et accompagnement de la transformation (fusion, ) Centrale d achat Accords cadres passés par l Amue pour le compte de ses adhérents qui permet sous l effet de la mutualisation de faire bénéficier les établissements de prestations à tarifs préférentiels Prestations de conseils Achat de matériels informatiques Audit organisationnel Certification des comptes Progiciel de rédaction administrative des marchés et accords cadres LOREM Solution SAP Business Object - décisionnel Dématérialisation des procédures de marché Infogérance Marché Oracle relatif aux licences 7

8 RÉSUMÉ DE L OFFRE AMUE Les cibles de la mutualisation : coopération, mais aussi recherche de performance, accès à l innovation Une action dans l ensemble des domaines non couverts par un autre acteur (Abes, Renater ) : soutien à la formation et à la recherche, finances, ressources humaines, immobilier, SI, achats Des modalités d action qui se déclinent en 3 axes complémentaires SI pas seulement logiciel Formation pas seulement celle des dirigeants Accompagnement avec des modalités variables, Une offre différenciée, qui accompagne les stratégies de site, et plus proche des personnels 8

9 4. QUELQUES ENJEUX, À DISCUTER, À PARTAGER 5 questions en forte et rapide évolution 1. La gouvernance et le pilotage des projets : partager les enjeux, globalement et dans chaque établissement 2. Rechercher les convergences métiers, les meilleures pratiques et «simplifier» «rationaliser» «industrialiser» 3. Prendre en charge l intégration technique, la conduite du changement, les usages et les usagers dans leur diversité et leur mobilité! 4. Une offre SI intégrée, mais modulaire et paramétrable, alliant outils industriels et développements collaboratifs organisés 5. Du logiciel au service? Le cloud, outil permettant un meilleur accès sur l ensemble du territoire? 9

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