Etape 2. PROCÉDURE DE MISE À JOUR du fichier élèves dans le logiciel CollegeEPS ou LyceeEPS

Transcription

1 Etape 2. PROCÉDURE DE MISE À JOUR du fichier élèves dans le logiciel CollegeEPS ou LyceeEPS 1 L'importation du fichier élèves est nécessaire lorsque vous changez d'année scolaire. La mise à jour est également recommandée en cours d'année afin : o d obtenir un fichier élèves exact après avoir intégré les nouveaux arrivants. o ATTENTION : surtout ne pas supprimer les élèves démissionnaires, Cette mise à jour du fichier élèves se fait de la même façon sur la clé ou sur l'ordinateur Ouvrir le logiciel avec un double clic sur l'icône de démarrage - Continuer puis clic sur la flèche pour avancer Sélectionner votre nom d utilisateur dans la liste déroulante et entrer votre mot de passe, Clic sur fermer l assistant. Le téléchargement de fichiers se met en route. Laisser faire. 1 2 A l'ouverture, le logiciel peut indiquer que l'année scolaire n'est pas la bonne OK 3

2 La fenêtre suivante indique la date du dernier import du fichier élèves. OK 2

3 Modifier l'année scolaire dans l'onglet Gestion_Année scolaire. Sélectionnez 2014_2015 dans la liste déroulante : 3 Enregistrer- La fenêtre suivante propose l'importation des données académiques. Clic sur «données académiques»: Si vous êtes connecté à internet elles se téléchargent toutes seules. o Cocher «depuis Internet». Sinon vous aurez pris soin de les télécharger ainsi que les équipements académiques sur une clé USB. o Cocher «depuis une unité de disque». Puis clic sur IMPORTER

4 4 S'ouvre ensuite une fenêtre de dialogue. Voulez-vous importer certains de vos groupes et/ou cycles et créneaux de l'année précédente? Répondre NON. Deuxième zone de dialogue : «Les périodes prédéfinies sont certainement obsolètes?» Répondre Non, vous le ferez ensuite.

5 La fenêtre principale s'ouvre. 5 Aller dans l onglet Général Sélectionner importer les Classes et les Elèves Fenêtre suivante = fenêtre d'alerte. Sélectionner oui

6 Sur la fenêtre suivante, choisir Importation fichier Siècle (sauf pour certains établissements particuliers comme les CFA qui utilisent une autre base élèves) 6 Fenêtre suivante : renseigner le code de l établissement et clic sur OK Sélectionner le fichier élèves que vous avez sur la clé ou le bureau. Le nom du fichier s affiche dans le rectangle. Ici pack EPS Clg Le petit Prétan. Souvent le fichier est nommé ainsi : exportcsvextractioneps.csv - Sélectionner par un double clic sur le fichier.

7 7 Une sauvegarde automatique est faite. Noter le chemin d'accès au cas où. Choisir OK Si les classes portent le même nom que l an passé vous allez avoir un message vous signalant qu il n y a aucune nouvelle classe. Sélectionner Enregistrer L'importation démarre et une zone d'avancement verte en bas à gauche vous indique le niveau de l'importation. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout pour les gros établissements. Lorsque l'importation est terminée clic sur OK et fermer la fenêtre.

8 8 Très important : vous ne devez jamais interrompre l'importation du fichier élèves en enlevant la clé : cela risque de corrompre les données et le logiciel peut devenir instable. Soyez patient surtout si vous avez un matériel ancien. Votre fichier élèves est à jour Lors de sa fermeture, le logiciel propose de faire une sauvegarde Répondre oui et sauvegarder. Noter le lieu de sauvegarde. Possibilité également d aller dans «outils» puis «sauvegarder les données» Faire cette sauvegarde dans un dossier spécifique de l'ordinateur ou sur un autre support : clé usb, disque dur externe...dans ce cas vos données seront en sécurité en cas de panne d ordinateur. Solution supplémentaire : vous vous envoyez un mail en joignant la sauvegarde. Elle sera accessible également.

9 9 En cas de dysfonctionnement de l'ordinateur ou de perte de votre clé, Il est toujours possible de revenir en arrière en réinstallant un logiciel et en important la sauvegarde ainsi conservée. A chaque fois que vous avez effectué un travail sur le logiciel, prenez la précaution de faire une sauvegarde supplémentaire toujours au même endroit Remarque : Il est conseillé de réimporter le dernier fichier mis à jour par l'administration avant de rentrer les notes d'examen. Établissements qui n utilisent pas le fichier SIECLE (Essentiellement les CFA et certains établissements privés) Vous devez constituer un fichier compatible avec Packeps. Deux solutions sont à votre disposition : 1. Utiliser (conseillé) le logiciel «baseeleves» que vous pouvez télécharger à l adresse suivante : Sur cette page du site Packeps, vous disposerez de toutes les aides et guides d utilisation. Quand le fichier est constitué, au moment de l importation de «classes et élèves» vous devrez cliquer sur «importation BaseElèves/fichier privé» et suivre ensuite la procédure décrite en page Créer un fichier Excel spécifique et compatible avec Packeps : Vous devez vous rendre sur le site EPS pour consulter la procédure décrite sur le document suivant :