Cahier des charges. (Consultation simple)

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1 Cahier des charges (Consultation simple) Mission d accompagnement pour le lancement de la phase de préfiguration de la pépinière d entreprises multi-sites du bassin de Bourg-en-Bresse 1. Rappel du projet et du contexte : L étude d opportunité, de faisabilité et de positionnement en vue de la réalisation d un outil dédié à la création d entreprises sur le bassin de Bourg-en-Bresse s est terminée fin 2012 (extrait à télécharger sur le site de Cap 3B partie actualité). Cette étude est portée par Cap 3B, le Syndicat Mixte de développement du bassin de Bourg-en-Bresse en charge de ce dossier pour la partie animation de la pépinière. Cette étude recommandait à terme la création d une offre immobilière hybride (couveuse d activités, pépinière d entreprises, hôtel d entreprises, centre de télétravail ) intégrant des loyers modérés et progressifs. Hormis, pour l hôtel d entreprises, un accompagnement des entreprises nouvellement créées serait mis en place. Des moyens logistiques et de secrétariat seraient également mutualisés à destination des entreprises. Le projet suggérait la création : - d une antenne principale sur Bourg-en-Bresse comprenant de l immobilier de bureaux et dédiée aux activités tertiaires ; - de deux antennes secondaires sur les Communautés de communes Chalaronne Centre et de Montrevel-en-Bresse mixant quelques bureaux avec des ateliers. Ces antennes permettant d accueillir des activités artisanales, de petite production ou tertiaires. L investissement immobilier est porté par chacun des EPCI d accueil de l équipement. Afin de compléter l offre, s est ajoutée au dispositif la pépinière d entreprises dédiée aux activités agroalimentaires récemment créée sur le technopôle Alimentec et bénéficiant du centre d essais rénové et de l accompagnement du Centre Européen d Entreprise et d Innovation. Pour générer des économies d échelle, l accompagnement des entreprises pour l ensemble de ces sites fera l objet d une animation commune à l échelle du bassin avec une montée en charge progressive. Le début d année 2013 a donc été consacré à la recherche de sites et au lancement opérationnel du projet. La réalisation de l antenne principale sur Bourg-en-Bresse a connu une avancée décisive avec la proposition de la CCI de l Ain de louer à Bourg-en-Bresse Agglomération 450m² du bâtiment Tertia pour y accueillir des structures d accompagnement à la création d entreprises en recherche de locaux (Centre Ain Intiative et l ADIE) et démarrer un premier service de pépinière. Cela permettra de 1

2 préparer la construction d un bâtiment dédié à proximité courant 2014 afin de confirmer l éligibilité aux subventions européennes dans le cadre du programme Leader. Pour les antennes secondaires, malgré plusieurs tentatives, la Communauté Chalaronne Centre n a pu démarrer le projet. Il était par ailleurs convenu que l antenne de la Communauté de Montrevel se réaliserait à moyen terme. La fin d année 2013 et l année 2014 permettront de préfigurer ce que sera l outil pépinière / hôtel d entreprises à terme et de structurer son fonctionnement. 2. Organisation de la phase de préfiguration L immobilier et sa gestion (convention d occupation précaire ) sont assurés par les EPCI sièges du site central et à terme des antennes. Les collectivités investissent également dans le mobilier mis à disposition des entreprises (bureau, fauteuil, chaises, armoires, classeurs bas, et porte-manteaux). Les EPCI prennent en charge le nettoyage des locaux et le répercutent dans les charges, idem pour la collecte des déchets. Dans le cadre de son projet associatif, Centre Ain Initiative assurerait, dans le cadre d une convention d objectifs avec Cap 3B, l animation de la pépinière durant cette phase de préfiguration. Cette association est déjà en charge de la plateforme d initiative locale du bassin de Bourg-en-Bresse, ce qui permet de générer des économies d échelle et ne pas créer de structure supplémentaire pendant cette phase de préfiguration. Ces modalités d animation devront probablement évoluer lors de la réalisation des équipements définitifs et avec l accroissement d entreprises à suivre. Pour CAI, la mission consiste : Détection et portage des projets avant intégration dans la pépinière Validation financière et commerciale sinon réorientation vers les autres acteurs Créafil ; Appui à la réalisation du plan d affaires ; Orientation vers les partenaires ressources de la pépinière : expert-comptable, avocats, banques, pôles technologiques, autres membres Créafil Présentation du projet en Comité de sélection ; Signature d une convention d accompagnement qui définit l accompagnement proposé par la pépinière ainsi que les obligations du créateur en terme d informations régulières à fournir sur la conduite et l avancement de son entreprise. Mise en place et animation du Comité de sélection 2

3 Mise en place du Comité de sélection associant les collectivités ; Préparation et animation du Comité de sélection. Suivi de l entreprise créée Rencontre trimestrielle avec suivi d indicateurs de pilotage (stratégie et gestion) ; Rencontre mensuelle avec point d activité rapide ; Relations régulières avec les acteurs économiques locaux et régionaux intéressant le lancement de l entreprise ; Intégration à des actions de formation collectives, sur des thématiques à approfondir par le chef d entreprise (appui sur les chambres consulaires et les branches) ; Promotion de l entreprise dans les médias (appui sur la communication Créafil et la collectivité). Faire vivre le lieu Accueil (à vérifier le calage avec la CCI) ; Création d une dynamique du lieu, de rencontres ; Accès à la presse locale ; Accueil d évènement pouvant intéresser les entreprises présentes. Services logistiques (possibilités de refacturation à l entreprise). Photocopieurs/fax (mise à disposition et facturation de la consommation) ; Accès internet (l entreprise prend son abonnement) ; Téléphonie (l entreprise prend son abonnement) ; mise en place d un standard en cas d absence de l entreprise ; Distribution, collecte, affranchissement du courrier (mise à disposition du service, facturation de la consommation) ; Nettoyage des locaux (pris en charge par BBA, intégré dans les charges) ; Secrétariat/assistance. Préparation de l entreprise à la sortie de pépinière Cahier des charges fixant les modalités de la recherche de locaux (location/achat, surface recherchée, périmètre géographique ) ; Formalisation de la demande et transmission à la collectivité ; Débriefing du choix du chef d entreprise en Comité de sélection. Enfin, Cap 3B adhérera au réseau des pépinières de Rhône-Alpes afin de profiter de l expérience des pépinières existantes et de la visibilité que confère ce réseau. Il serait intéressant que le RPRA puisse être associé à cette phase de préfiguration. 3

4 3. Mission d accompagnement assistance à maîtrise d ouvrage Afin de mettre sur la bonne voie le démarrage de la phase de préfiguration de la pépinière, il a semblé nécessaire à Cap 3B de se faire accompagner dans le cadre d une mission courte (6 à 8 semaines) et très opérationnelle (rédaction de document, définition de l offre commerciale, création d outils de communication et de promotion ) La communication et les outils mis en place doivent être conçus pour bénéficier à l offre pépinière dans son ensemble (c'est-à-dire à l échelle du bassin et en intégrant l offre présente sur Alimentec). Cette mission d accompagnement consiste à accompagner Cap 3B, Bourg-en-Bresse Agglomération, les Communautés de Communes de Montrevel-en-Bresse et Chalaronne Centre, le Syndicat mixte du technopole Alimentec et Centre Ain Initiative dans le lancement de l offre de pépinière du bassin de Bourg-en-Bresse. La mission porte sur deux compétences principales : Un regard d expert sur les modalités d accompagnement des entreprises à mettre en place et la production de la convention d accompagnement. Le prestataire devra : Conseiller la collectivité dans le démarrage et la mise en œuvre opérationnelle de l offre pépinière en se référant à l étude de faisabilité et de définition réalisée par Interface et en la traduisant en outils concrets. Accompagner la collectivité dans la définition opérationnelle de l offre pépinière : quel accompagnement, quelles prestations mises à disposition, quelle assistance, quelle refacturation aux entreprises = définition de l offre commerciale d accompagnement ; Rédiger la convention d accompagnement des entreprises hébergées ; Accompagner la collectivité dans la définition du comité de sélection. La mise en place d un nom, d un logo et des outils de promotion de la pépinière. Le prestataire devra : Créer le nom de la pépinière (nom de l offre de pépinière proposé quelque soit le lieu d implantation central ou antenne) ; Créer le logo ; Guider dans la définition de la signalétique du site central (hors fabrication et impression non intégrés dans la commande) ; 4

5 Créer le contenu des premiers outils de communication par exemple une plaquette de présentation (l impression n est pas à intégrer dans la commande) ; Mettre en place le plan de communication. 4. Calendrier : Lancement de la consultation 26 juillet 2013 Retour des propositions et devis pour le 16 septembre h dernier délai. Démarrage de la mission dès que possible et au plus tard le 1 er octobre Modalités : Consultation simple (estimation inférieure à HT). Le dossier de candidature doit comporter : - La méthodologie retenue pour l exercice de cette mission et les intervenants ; - L échéancier de réalisation ; - Les références sur des missions similaires (expertises pépinières et communication) ; - Le chiffrage de la proposition. Les offres seront jugées au regard du respect des délais d intervention, du prix, des références, de la méthodologie et de l expertise fournis. 6. Contacts Cap 3B Syndicat Mixte de Développement du bassin de Bourgen-Bresse Patrick BOURRASSAUT Directeur René DUCAROUGE Chargé de mission développement économique

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