CHAPITRE 5 - DISPOSITIONS APPLICABLES AUX DÉPENSES DES MEMBRES DU CONSEIL

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1 TITRE 2 - LE CONSEIL MUNICIPAL ET SES COMITÉS CHAPITRE 5 - DISPOSITIONS APPLICABLES AUX DÉPENSES DES MEMBRES DU CONSEIL Section 1 - Remboursement des dépenses admissibles réalisées dans l exercice des fonctions Sous-section 1 - Dépenses admissibles Dépenses admissibles Aux fins de l'application du tarif prévu à la présente section, seules les dépenses effectuées dans l'une ou l'autre des situations suivantes sont admissibles : 1) Toute action, geste, démarche ou voyage autorisé préalablement par le comité exécutif et accompli par un conseiller dans l'exécution de sa fonction à l'intérieur de la province de Québec, ou toute action, geste, démarche ou voyage accompli par le maire dans l'exécution de sa fonction à l'intérieur de la province de Québec; 2) Tous les actes posés par le maire ou par un conseiller qui a été autorisé préalablement par le maire, à l'intérieur de la province de Québec, dans le cadre de sa participation à un congrès, à un colloque, à un séminaire, à un comité du conseil ou à une association ou corporation dont la Ville de Sherbrooke est membre; 3) Un déplacement à l'intérieur de la province de Québec mais à l'extérieur du territoire de la Ville par un membre du conseil dans l'exercice de ses fonctions et au cours duquel il encourt des frais de transport, de logement ou de subsistance. Sous-section 2 - Tarif Champ d'application Le tarif prévu à la présente section s'applique à toute dépense admissible Frais de transport 1) Train, autobus, avion 2) Taxi La Ville rembourse le coût réel d'une place-fauteuil sur un train ou un autobus. Elle rembourse le coût d'une place en classe touriste sur un avion ou le coût d'une place en première classe sur présentation d'une attestation de la compagnie aérienne à l'effet qu'aucune place n'était disponible en classe touriste; le membre du conseil devra de plus établir l'urgence de ce voyage et l'impossibilité d'utiliser une autre compagnie aérienne ou un autre mode de transport. La Ville rembourse les frais réels de taxis encourus pendant le voyage /5/1

2 L'utilisation du taxi comme moyen de transport doit toutefois être justifiée et réservée à de courtes distances dont il faut indiquer les points de départ et de destination. 3) Automobile personnelle La Ville rembourse les montants prévus à la formule A «Déplacement extérieur» de la politique d'allocations d'automobiles des employés de la Ville de Sherbrooke. 4) Stationnement Frais de repas La Ville rembourse les frais réels encourus pour le stationnement de l'automobile utilisée pour les fins du voyage. 1) La Ville rembourse les frais de repas suivant les coûts réels sur présentation des pièces justificatives. En l absence de telles pièces, pour chaque journée civile complète, l'indemnité globale maximale pour les frais de repas est de quarante-six dollars (46,00 $) incluant taxes et pourboires. Si un jour de voyage est moindre qu'un jour civil complet, les montants maximums admissibles pour frais de repas incluant taxes et pourboires sont les suivants : a) Pour le déjeuner : 10,00 $ b) Pour le dîner : 14,00 $ c) Pour le souper : 22,00 $ 2) Lorsque le coût d'un transport en commun ou les frais d'inscription à un congrès, une conférence, un colloque, un symposium ou tout autre événement semblable incluent les frais de certains repas, ceux-ci ne sont pas remboursables; 3) Lorsqu'un repas est pris dans un établissement autre que commercial, tels un camp forestier, un chantier de construction ou tout autre établissement d'un genre semblable où les repas sont offerts moyennant une charge nominale ou à des tarifs fixés par entente ou décret à titre de service aux employés, seul le coût réel de ces repas incluant taxes et pourboires est remboursable, et ce jusqu'à concurrence des montants maximaux prévus au paragraphe 1) Frais d hébergement Autres frais La Ville rembourse les frais réels d hébergement encourus dans un établissement hôtelier. Dans un établissement autre qu hôtelier, la Ville rembourse une indemnité forfaitaire de 21,00$ lors d un coucher chez un parent ou ami ou les frais réels encourus lorsque des services autres sont utilisés tels que ceux offerts par un club privé, par le camp d une entreprise commerciale ou industrielle ou pour l utilisation d une tente ou d une caravane. 1) Frais d'inscription La Ville rembourse les frais réels d'inscription à un congrès, un colloque ou un séminaire /5/2

3 2) Appels téléphoniques La Ville rembourse les frais d'appels téléphoniques. 3) Frais divers Dépenses maximales La Ville rembourse des frais divers pour un montant maximum de vingt-cinq dollars (25,00 $) pour le maire et de dix dollars (10,00 $) pour un conseiller pour chaque jour de voyage. Le comité exécutif peut fixer le montant maximal de la dépense permise lorsqu'il autorise un membre du conseil à effectuer une dépense admissible. Sous-section 3 - Production du compte et des pièces justificatives Production du compte Le compte doit être présenté dans les trente (30) jours qui suivent immédiatement le retour de voyage. Pour être payable, le compte doit être appuyé des pièces justificatives originales complètes et des renseignements exigés dans le présent chapitre et être approuvé par le comité exécutif de la Ville de Sherbrooke Preuve de voyage Une preuve de voyage doit être présentée avec le compte pour chaque voyage et pour chaque journée complète de séjour. Aucune preuve de voyage n'est toutefois requise pour un voyage de moins de deux cent quarante kilomètres (240 km) aller-retour, lorsqu'il y a utilisation de l'automobile personnelle et que ce voyage ne comporte pas de frais de repas ou de coucher. Une pièce justificative de l'utilisation de l'un ou l'autre des services mentionnés à l'article est considérée comme une preuve de voyage, même s'il n'est pas indiqué au même article que cette pièce est requise pour justifier une dépense particulière Pièces justificatives spécifiques 1) Pour le logement a) Dans un établissement hôtelier Lorsqu'il y a coucher dans un établissement hôtelier, le reçu de caisse enregistreuse doit être fourni. Si l'établissement hôtelier ne peut fournir de reçu de caisse, un reçu officiel d'un représentant de l'établissement est accepté. La pièce justificative fournie doit indiquer le nom du membre du conseil, la durée et les dates de séjour, le montant effectivement payé ainsi que le nom et l'adresse de l'établissement où le membre du conseil a logé. b) Hors d'un établissement hôtelier Lorsqu'il y a coucher hors d'un établissement hôtelier, une indication doit être fournie de la nature du service utilisé. Dans les cas où la /5/3

4 compensation est payable selon les frais réels, une pièce justificative doit être fournie. Lorsque le membre du conseil n'a aucune autre preuve de voyage, il doit fournir le nom et l'adresse de l'endroit où il a logé. 2) Pour les repas Lorsque le coût d'un repas dépasse le maximum admissible, les pièces justificatives sont exigées. 3) Pour les frais de déplacement a) Automobile Un rapport établissant le nombre de kilomètres parcourus dot être produit. b) Transport en commun Lorsqu'il y a utilisation d'un transport en commun, un reçu officiel attestant du paiement du billet doit être fourni s'il est d'usage pour les transporteurs d'émettre un tel reçu. c) Taxi Lorsqu'il y a utilisation d'un taxi, une pièce justificative doit être fournie si les frais d'une course excèdent cinq dollars (5,00 $). d) Frais de stationnement Lorsqu'il y a utilisation de stationnement, une pièce justificative doit être fournie. 4) Pour les autres frais Lorsque des frais admissibles supérieurs à ceux prévus à l'article du présent chapitre sont encourus, des pièces justificatives doivent être fournies. Section 2 Remboursement des dépenses de recherche et de secrétariat des conseillers Sous-section 1 - Généralités Montant maximal de remboursement des dépenses de recherche et de secrétariat Le budget annuel de la Ville prévoit un crédit pour le versement des sommes destinées au remboursement des dépenses de recherche et de secrétariat des conseillers. Ce crédit est établi conformément à l article de la Loi sur les cités et villes. Le montant maximal de dépenses de recherche et de secrétariat qui peut être remboursé annuellement à un conseiller est établi en divisant également ce crédit par le nombre de conseillers, soit par /5/4

5 Mise en commun des crédits individuels Les conseillers peuvent décider de mettre en commun, partiellement ou en totalité, leur crédit de dépenses de recherche et de secrétariat pour une dépense conjointe par arrondissement ou non Engagement de crédit Les conseillers ne sont pas autorisés à engager le crédit de la Ville ou à agir au nom de la Ville. Les dépenses de recherche et de secrétariat des conseillers doivent être engagées en leur nom et payées par eux. La présente section concerne uniquement les modalités de remboursement aux conseillers des dépenses faites ou engagées à des fins de recherche et de secrétariat. Sous-section 2 Dépenses admissibles Finalité des dépenses Seules sont admissibles les dépenses de recherche ou de secrétariat effectuées pour une fin municipale ou une activité municipale dans le cadre des fonctions inhérentes à une charge de conseiller de ville ou d arrondissement. Aucune dépense effectuée à des fins de publicité partisane n est admissible Dépenses de recherche Sont admissibles à titre de dépenses de recherche, les dépenses de nature suivante : a) Mandat confié à un recherchiste; b) Mandat d analyse confié à un expert ou professionnel externe; c) Frais de traduction de documents rédigés dans une langue autre que le français; d) Frais reliés à une demande d accès à l information Dépenses de secrétariat Sont admissibles à titre de dépenses de secrétariat, les dépenses de nature suivante : a) Service de traitement de texte; b) Travail de bureau; c) Service d un rédacteur ou réviseur pigiste; /5/5

6 d) Service de photocopie ou d impression; e) Frais de poste, de messagerie ou de distribution. Ces dépenses doivent avoir été effectuées : a) En lien avec une dépense de recherche, ou; b) Pour l impression ou la distribution d un texte d information ou de consultation adressée aux citoyens pour une fin ou une activité municipale, d arrondissement ou de district; c) Pour une rencontre d information ou de consultation avec des citoyens pour une fin ou une activité municipale, d arrondissement ou de district Dépenses non admissibles Ne sont pas admissibles à tire de dépenses de recherche et de secrétariat, les dépenses de nature suivante : a) Dépenses relatives à des locaux, sauf pour la tenue d une rencontre avec des citoyens, conforme à l article du présent règlement, si un local municipal n est pas disponible ou adéquat; b) Dépenses pour de la fourniture ou de l équipement de bureau, y compris les appareils téléphoniques, photographiques, informatiques ou autres; c) Dépenses de papeterie personnalisée, cartes de souhait, abonnements à des revues, achat de livres et autres dépenses similaires; d) Frais de site Web ou de branchement ou abonnement à Internet; e) Dépenses relatives à un texte d information ou de consultation adressée aux citoyens ou relatives à une rencontre d information ou de consultation avec des citoyens effectuées ou actualisées dans les 3 mois précédant une élection générale ou une élection partielle dans le district du conseiller concerné. Sous-section 3 Remboursement des dépenses Formulaire et pièces justificatives Toute demande de remboursement de dépenses de recherche et de secrétariat doit être remise au directeur d arrondissement ou adressée directement au bureau de la greffière en complétant le formulaire prévu à cette fin. La demande de remboursement doit être accompagnée des pièces justificatives /5/6

7 Pièces justificatives 1) Contrat de services Tout travail de recherche ou de secrétariat confié à une personne physique ou morale doit être exécuté via un contrat de services établissant notamment le mandat confié, les honoraires payables et le ou les noms du ou des conseillers ayant confié le mandat et le nom du cocontractant. La demande de remboursement doit être accompagnée du contrat et des pièces justificatives justifiant la dépense et démontrant le paiement. 2) Frais et déboursés La demande de remboursement pour des frais et déboursés de recherche ou de secrétariat doit être accompagnée des pièces justificatives justifiant la dépense et démontrant le paiement Année de référence L exercice financier municipal du 1 er janvier au 31 décembre constitue l année de référence pour le calcul du montant maximal des dépenses. La demande de remboursement pour l année de référence doit être soumise avant le 20 janvier de l année suivante. Les soldes non dépensés au 31 décembre de l année ne sont pas reconduits pour l année suivante Vérification des dépenses La greffière ou la greffière adjointe ne fait procéder au remboursement qu après s être assurée que les dépenses sont autorisées en vertu du présent règlement et que les pièces justificatives appropriées ont été fournies /5/7