Félicitations! Vous disposez désormais de votre armoire numérique en ligne.

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1 Félicitations! Vous disposez désormais de votre armoire numérique en ligne. Cette armoire va vous permettre : De mieux classer vos documents De mieux les retrouver De mieux les partager Ce petit guide vous permettra de vous familiariser plus facilement avec votre armoire numérique : Premiers pas avec votre armoire numérique Personnalisez votre armoire numérique selon vos besoins Optimisez l utilisation de votre armoire numérique Difficultés / Problèmes

2 Premiers pas avec votre armoire numérique Pour vos premiers pas, nous vous proposons de vous présenter les 6 interfaces principales de votre armoire numérique : 1. Présentation de l interface générale 2. Recherche de documents 3. Résultats de la recherche 4. Visualisation d un document 5. Dépôt de nouveaux documents 6. Indexation des nouveaux documents

3 Vous disposez d une interface d aide vous permettant de poser très simplement une question à nos opérateurs. Pour accéder à cette interface, cliquez sur le cadre «Aide en ligne» de la page d accueil Ou sur le sous-menu «Aide» du menu «Accueil» Un formulaire apparaît alors, vous permettant de décrire votre problème et d envoyer votre demande de support. Votre question et la réponse apportée par notre support technique ne seront visibles que de vous. Page 3 sur 24

4 Présentation de l interface Votre armoire numérique se présente de la manière suivante (la mise en forme peut légèrement varier en fonction de la taille de votre écran) : Cette interface est composée de trois parties : 1. Les onglets Un onglet pour chacune des armoires numériques auxquelles vous avez accès. Ils sont visibles sur toutes les pages du site (hormis les fenêtres «popups»). 2. Les menus Les outils permettant de naviguer au sein des différentes rubriques de votre armoire documentaire. Elle est visible sur toutes les pages du site (hormis les fenêtres «popup»). 3. La page principale Son contenu dépend de la rubrique de votre armoire numérique dans laquelle vous vous trouvez et des actions que vous avez préalablement réalisées. Page 4 sur 24

5 Recherche de documents Pour rechercher un document, il faut utiliser l outil «Recherche» du menu «Recherche de documents» : Ou le raccourci sur la page d accueil : Sélectionnez l onglet «recherche simplifiée», pour commencer ; Indiquez un critère dans le champ «texte à rechercher» et cliquer sur «Rechercher» Le ou les mots renseignés seront recherchés dans les informations de classement des documents de votre armoire numérique. Les documents qui seront affichés seront ceux dont l'indexation contient l'ensemble des mots recherchés. Dans un premier temps, votre armoire numérique étant quasiment vide, nous vous conseillons simplement de réaliser votre première recherche sans spécifier de critère, en laissant le champ «Rechercher» vierge. Vous pouvez éventuellement réaliser une recherche sur les mots contenus dans les documents en cochant la case «Etendre au contenu du document» Lorsque vous serez à l aise avec votre armoire numérique et que vous aurez besoin de réaliser des recherches complexes, vous pourrez utiliser le formulaire de recherche avancée, accessible via l onglet «Avancée», en haut du formulaire de recherche. Page 5 sur 24

6 En cliquant sur les doubles flèches à droite des types de recherche, se déroulent des options à l aide desquelles vous pouvez notamment : o Effectuer des recherches spécifiquement sur certaines informations d indexation d un document, son contenu, ses commentaires, ou sa date d archivage o Effectuer une recherche sur une combinaison des champs précédents o Bénéficier d assistants de saisie Enfin, l outil «enregistrées» du menu «recherche de documents» Ou le bouton «enregistrées» dans le formulaire de recherche Permettent de sauvegarder les recherches effectuées Dans les champs de type texte, lorsque vous commencez à renseigner le texte recherché, un assistant apparaît avec la liste des valeurs d indexation intégrant le texte recherché. Pour faire apparaître l ensemble des valeurs, vous pouvez indiquer «**». Page 6 sur 24

7 Résultats de la recherche Une fois que vous avez validé votre recherche, la liste des documents correspondant aux critères spécifiés s affiche (selon l armoire numérique, la présentation peut légèrement varier) : Les résultats de la recherche peuvent s afficher en liste ou en vignettes. Les icônes (afficher en mode liste) et (afficher en mode vignettes) en haut et en bas à droite permettent de basculer entre les deux modes. Page 7 sur 24

8 Pour afficher un document de la liste, il suffit de cliquer sur la ligne ou la vignette correspondante. En laissant la souris sur l icône, ou sur la vignette, vous pouvez pré-visualiser la première page du document ainsi que son classement, sans avoir à ouvrir le document. En mode liste, vous pouvez trier les résultats de la recherche par l une ou l autre des colonnes du tableau en cliquant sur le titre de la colonne. En cochant plusieurs documents dans la première colonne ou sous la vignette, et en cliquant sur un des boutons d action groupée, vous pouvez grouper des actions à réaliser sur plusieurs documents en même temps : Visualiser les documents sélectionnés Indexer les documents sélectionnés Télécharger les documents sélectionnés Recevoir par mail les documents sélectionnés Supprimer les documents sélectionnés Les boutons «Premier» «Suivant» «Précédent» et «Dernier» vous permettent de naviguer au travers des différentes pages de résultats : Page 8 sur 24

9 Visualisation d un document Lorsque vous cliquez sur un document, par exemple à partir de la liste des résultats d une recherche, il s ouvre dans une seconde fenêtre, semblable à la suivante : Les principaux boutons présents dans l interface ont la fonction suivante : Modifier l indexation Visualiser l historique du document Ajouter un commentaire sur le document Recevoir le document par mail Copier le document dans un autre classeur Afficher les caractéristiques du document Supprimer le document Le lien «Masquer» en haut à gauche permet de masquer la partie gauche de l écran pour permettre une meilleure lecture du document. Eventuellement plusieurs versions de votre document sont disponibles [AC] Page 9 sur 24

10 Imprimer le document Télécharger le document sur le poste actuel Naviguer entre les pages du document Zoomer / Dé-zoomer sur le document Adapter le facteur de zoom à la largeur du document Adapter le facteur de zoom à la hauteur du document Rechercher un mot dans le document Zoomer / Dé-zoomer sur le document Adapter le facteur de zoom à la largeur du document Adapter le facteur de zoom à la hauteur du document Naviguer entre les pages du document Page 10 sur 24

11 Déposer un nouveau document PDF Pour classer un nouveau document dans votre armoire numérique, vous allez utiliser le menu «ajout de documents» : Un clic sur le dépôt par agent vous invite à contacter le support MesDocsPro afin d obtenir la dernière version du logiciel Agent. Un clic sur le dépôt par mail vous indique les numéros et identifiants que vous devez préciser pour déposer des documents dans votre armoire par simple mail. Un clic sur dépôt Web fait apparaître un popup qui vous propose 3 méthodes de dépôt. Dépôt express : vous choisissez un ou plusieurs fichiers, et aussitôt ils sont déposés dans votre armoire numérique. Dépôt simple : vous choisissez un fichier et vous validez son envoi. Dépôt avancé : vous glissez les fichiers choisis dans la zone de l interface indiquée à cet effet, et validez l envoi des fichiers que vous avez sélectionnés Page 11 sur 24

12 Pour déposer un nouveau document : Cliquer sur le bouton "Ajout." pour sélectionner les fichiers à déposer, Cliquer sur le bouton "Transférer" et attendre la fin du transfert, Vous pouvez suivre le statut de transfert des documents à l aide des icônes de statut : Signification des statuts de transfert En attente de transfert En cours de transfert Transférés avec succès En erreur de transfert Vous pouvez également glisser/déplacer ou copier/coller les documents (voire des répertoires) dans la fenêtre de transfert. Une fois le transfert terminé, il est conseillé de vérifier qu'il n'y a pas de documents en attente de transfert ou en erreur de transfert. Page 12 sur 24

13 Indexer un nouveau document déposé Une fois qu un document a été déposé dans votre armoire numérique et qu il a été traité, il reste à l indexer, c'est-à-dire à renseigner les informations qui vont le caractériser et le différencier des autres documents. C est grâce à cette indexation que vous pourrez ensuite facilement retrouver vos documents. Cela revient à l action physique de sélectionner la bonne armoire, le bon classeur et la bonne rubrique du classeur dans lequel déposer un document papier. En cliquant sur le bouton «modifier» dans l interface de visualisation En cochant les documents à indexer dans la liste des documents recherchés et en cliquant sur le bouton d action groupée «Indexer les documents sélectionnés» L indexation ouvre une interface similaire à l interface de visualisation des documents, et on peut renseigner les informations de classement du document. En laissant la souris sur un document, on peut prévisualiser l indexation actuelle du document ainsi que sa première page Quand la version du document est le jpg, une icône en haut à droite permet d accélérer l indexation des documents Page 13 sur 24

14 Personnalisez votre armoire numérique Il est possible de personnaliser et d adapter votre armoire numérique à votre besoin : 1. Gestion des utilisateurs 2. Personnalisation des types de document 3. Personnalisation du classement des documents 4. Création d armoires numériques supplémentaires 5. Mise en place de filtre utilisateurs 6. Utilisations d intercalaires personnalisées Page 14 sur 24

15 Gestion des utilisateurs Si vous êtes administrateur de votre armoire numérique, vous pouvez ajouter / supprimer / modifier les utilisateurs qui ont accès à votre armoire numérique. Personnaliser les types de documents Si vous êtes administrateur de votre armoire numérique, vous pouvez également modifier la liste des différents types de document. Personnalisation du classement des documents Les champs d indexation des documents sont spécifiques à chaque armoire numérique. Ceux que vous trouvez par défaut sont ceux qui sont habituellement utilisés pour classer les documents que vous nous aviez indiqués vouloir classer au moment de votre inscription. Page 15 sur 24

16 Votre besoin peut évoluer au fil du temps, ou votre manière de classer les documents peut vous être spécifique, et il est donc possible d adapter les champs de classement en fonction de votre besoin. Il est ainsi possible : D ajouter ou de supprimer des champs De renommer des champs existants Vous ne pouvez pas directement réaliser cette opération, mais vous pouvez sans difficulté demander à nos opérateur de le faire, en utilisant la rubrique «aide en ligne» Page 16 sur 24

17 Création d armoires numériques supplémentaires Si vous souhaitez classer ajouter d autres armoires numériques à votre solution de gestion documentaire, c est tout à fait possible. Vous pouvez évidemment créer un second compte, mais le plus simple est de nous demander via la rubrique «aide en ligne» de vous affecter une seconde armoire numérique, spécialement pour les nouveaux types de documents que vous souhaitez classer. La nouvelle armoire numérique apparaîtra ensuite sous la forme d un onglet en haut de page. Mise en place de filtre utilisateurs Dans certains cas, vous pouvez souhaiter que certains utilisateurs n aient pas accès à la totalité des documents d une armoire numérique, mais uniquement à une partie des documents de cette armoire. C est tout à fait possible, mais vous ne pouvez pour l instant pas directement configurer votre armoire numérique pour cela. Il suffit donc que vous nous demandiez de le faire, par l intermédiaire de la rubrique «aide en ligne» Utilisations d intercalaires personnalisées En complément des séparateurs anonymes, vous pouvez utiliser des intercalaires personnalisés permettant d automatiser une partie de l indexation des documents ainsi séparés. Ces intercalaires peuvent par exemple contenir une information, sous la forme de code à barre, qui sera ensuite réutilisée pour initialiser l indexation des documents. Si vous souhaitez mettre en place un fonctionnement de ce type, contactez nous par l intermédiaire de la rubrique «aide en ligne» de manière à ce que nous mettions en place les traitements de reconnaissance des intercalaires personnalisés. Page 17 sur 24

18 Optimisez l utilisation de votre armoire numérique L utilisation de votre armoire numérique vous a permis d améliorer votre productivité et votre confort de travail, et il est certainement possible d aller encore un peu plus loin dans cette voie : 1. Numérisation par lot 2. Externalisation de l indexation 3. Numérisation en masse / Reprise d existant 4. Alternatives pour déposer les documents dans votre armoire numérique Page 18 sur 24

19 Numérisation par lot Vous pouvez si vous le souhaitez numériser plusieurs documents en même temps, tout en disposant après traitement de plusieurs documents bien distincts. Pour cela, il est nécessaire d introduire une page spéciale entre chaque document avant numérisation. Cette page sera numérisée avec les autres documents, et ensuite reconnue lors de nos traitements. Cette page est appelée un séparateur (ou un intercalaire). Vous pouvez télécharger ce séparateur à l adresse suivante : Il suffit ensuite d imprimer le séparateur, et de l introduire entre chaque document à numériser. Les séparateurs peuvent évidemment être réutilisés d une numérisation à l autre. Externalisation de l indexation De manière à gagner encore plus de temps, nous pouvons vous proposer des prestations d indexation de vos documents. Nos opérateurs de saisie étant particulièrement rompus à cette tâche, le temps qu ils mettent à indexer vos documents est très inférieur à celui que vous pouvez y passer. En conséquence, il nous est possible de vous proposer des prestations d indexation qui vous font gagner à la fois du temps et de l argent. Vous trouverez d avantage d informations sur cette prestation à l adresse suivante : Numérisation en masse / Reprise d existant L intégration des nouveaux documents produits ou reçus est une chose, mais il est souvent nécessaire de la compléter par l intégration des anciens documents, archivés au format papier. Vous pouvez le faire vous-mêmes avec vos moyens propres, et intégrer les documents dans votre armoire numérique au fil de leur dématérialisation. Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous sous-traiter cette activité. Compte tenu de nos outils et de l expérience de nos opérateurs dans cette tâche, nous le feront quasi certainement plus vite et à moindre coût que si vous le faites faire par vos salariés. Page 19 sur 24

20 Alternatives pour déposer des documents dans votre armoire Vous disposez de plusieurs méthodes pour déposer des documents dans votre armoire numérique : Par l interface de dépôt intégrée à votre armoire Cf. le chapitre «Déposer un document» de la première partie de ce document. Par Il faut pour cela envoyer un mail à l adresse suivante, avec les documents à intégrer en pièce jointe : depot@mesdocspro.com L doit être envoyé à partir du compte mail d un utilisateur disposant d un accès à votre armoire numérique. Par agent de transfert Il faut pour cela installer sur un poste de votre réseau un agent de transfert dont le rôle sera de scruter régulièrement un ou plusieurs répertoires, et de transmettre à nos serveurs les éventuels documents trouvés dans ces répertoires. Ce mode de dépôt est particulièrement adapté pour intégrer dans votre armoire numérique un ensemble de documents déjà classés dans une arborescence de fichiers. Si vous souhaitez utiliser ce mode de dépôt, contactez notre support technique. Par imprimante virtuelle Il faut pour cela installer sur votre poste une imprimante virtuelle dont le rôle sera de générer un fichier PDF à partir d un document, et de transférer ce document vers nos serveurs de traitement. Pour l instant, seul le dépôt de document PDF est possible. L ajout dans votre base documentaire de documents à d autres formats sera bientôt possible Patience, patience! Attention, en fonction de l armoire numérique que vous avez choisi, vous pouvez ne pas avoir accès à certains de ces modes de dépôt. Page 20 sur 24

21 Difficultés / Problèmes Malgré tout le soin que nous avons apporté à la réalisation de votre armoire numérique, il est possible que vous rencontriez certaines difficultés d utilisation. Les cas les plus fréquemment rencontrés sont les suivants : 1. Je ne dispose pas du bouton permettant d envoyer le courrier par 2. Mon armoire numérique s affiche mal 3. Les documents ne s affichent pas dans la fenêtre de visualisation, mais dans un autre programme 4. Dans l interface de dépôt, je ne dispose pas du cadre permettant de déposer des documents 5. Autres Page 21 sur 24

22 Je ne dispose pas du bouton permettant d envoyer le courrier par Rien de grave à cela. Pour faire apparaître le bouton permettant d envoyer un document par lors de la visualisation d un document : Ouvrir un document (peu importe lequel) Réaliser un clic droit dans la barre de menu au dessus du document Un menu similaire au suivant apparaît alors Cliquer sur «Ajouter des outils» Dans la fenêtre qui apparaît ensuite, cocher la case «Envoyer par messagerie» Cliquer sur «OK» Page 22 sur 24

23 Mon armoire numérique s affiche mal C est généralement le cas lorsque vous utilisez une version relativement ancienne d un navigateur Internet. Pour pallier à ce problème, nous vous conseillons d installer et d utiliser un navigateur récent et gratuit, Firefox. Vous trouverez le programme d installation de Firefox à l adresse suivante : Les documents ne s affichent pas dans la fenêtre de visualisation, mais dans un autre programme C est généralement dans l un des cas suivants : vous ne disposez pas du programme Acrobat Reader sur votre poste, celui-ci a été installé avant votre navigateur Pour pallier à ce problème, nous vous conseillons d installer la dernière version d Acrobat Reader sur votre poste. Vous trouverez le programme d installation d Acrobat Reader à l adresse suivante : Il peut également arriver que votre navigateur ne soit pas reconnu par Acrobat Reader, auquel cas nous vous conseillons d utiliser un navigateur plus standard comme Firefox. Page 23 sur 24

24 Dans l interface de dépôt, je ne dispose pas du cadre permettant de déposer des documents L outil qui permet de déposer les documents dans votre armoire numérique est un outil Java. Si Java n est pas installé sur votre poste, la fenêtre suivante n apparaît pas dans votre interface de dépôt : Pour remédier à ce problème, nous vous conseillons d installer la dernière version de la machine Virtuelle Java développée par SUN. Vous trouverez le programme d installation de cette machine virtuelle à l adresse suivante : Après installation de la machine virtuelle, il est nécessaire de redémarrer votre navigateur. Autres problèmes Si vous rencontrez un problème, n hésitez pas à nous le signaler par l intermédiaire de la rubrique «aide en ligne». Nos opérateurs tenteront de trouver avec vous une solution à votre problème. Page 24 sur 24