Analyse critique de la position AMF : Exigences relatives à la fonction de vérification de la conformité.

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1 Analyse critique de la position AMF : Exigences relatives à la fonction de vérification de la conformité. 29 janvier avenue des Champs-Elysées Paris - Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0)

2 I. Contenu de la position L AMF a intégré les orientations de l ESMA concernant certains aspects de la directive MIF sur les exigences de la fonction de vérification de la conformité (ESMA/2012/388) dans sa position n , applicable à compter du 28 janvier Cette position, qui comprend 11 orientations générales, apporte des précisions sur: I. les responsabilités de la fonction de vérification de la conformité (l évaluation du risque de non conformité, la mise en place d un programme de contrôle, le contenu et la fréquence au moins annuelle du rapport de conformité, la formation du personnel) ; I. les exigences organisationnelles de la fonction (ressources, expérience et expertise, permanence, indépendance, exemption de proportionnalité, regroupement avec d autres fonctions de contrôle interne, externalisation) ; I. les modalités d évaluation de cette fonction par le régulateur. 2

3 II. Les responsabilités de la fonction de vérification de la conformité a. L évaluation du risque de non-conformité La première orientation prévoit un double rôle de supervision et de conseil pour le contrôleur de la conformité au sein d un PSI. Il ressort clairement de cette orientation que la fonction conformité, doit évaluer de manière régulière le risque de non-conformité, et identifier les risques de non-conformité les plus importants pour la société. b. La mise en place d un programme de contrôle Les résultats de l évaluation périodique du risque doivent faire l objet d un programme de contrôle mis en place par la fonction de vérification de la conformité, qui devra fixer des priorités. Ce programme de contrôle ne doit pas uniquement relever d un examen documentaire, mais doit également établir le respect pratique par le PSI des politiques et des procédures, par exemple par le biais d inspections sur site auprès des unités opérationnelles. Lorsqu un PSI fait partie d un groupe, la responsabilité de la fonction de vérification de la conformité relève de chaque PSI au sein du groupe. Conseil aux PSI: Les PSI au sein desquelles une fonction conformité groupe est en place devront revoir leur dispositif de contrôle de la conformité de sorte que le contrôle des risques de non-conformité n est pas délégué à un autre membre du groupe. 3

4 II. Les responsabilités de la fonction de vérification de la conformité c. Obligation de déclaration de la fonction de vérification de la conformité La troisième orientation décrit la nature et le contenu des rapports écrits de conformité communiqués par le contrôleur de la conformité aux instances dirigeantes. Si la directive MIF ne prévoit un tel rapport qu en cas de non-conformité aux règles légales et internes, l AMF prévoit une liste de sujets à inclure dans les rapports de conformité, incluant notamment le détail des inspections réalisées, les risques de non-conformité les plus importants détectés par le responsable conformité, et les mesures prises au sein de la société afin de se conformer à la modification et à l évolution des exigences réglementaires. Conseil aux PSI: vérifier l étendue de l information communiquée par la fonction conformité à la direction, et s assurer que cette dernière est active et sensibilisée sur les sujets de conformité. d. Obligation de conseil de la fonction de vérification de la conformité La fonction conformité doit s assurer que le personnel bénéficie d une formation adéquate et continue. Une formation axée sur les besoins doit être dispensée si nécessaire. Conseil aux PSI: revoir les programmes de formation afin de s assurer qu une formation régulière et adéquate est assurée. 4

5 III. Les exigences organisationnelles de la fonction conformité a. Efficacité de la fonction de vérification de la conformité. Les PSI doivent s assurer que des ressources suffisantes, notamment humaines, sont allouées à la fonction de vérification de la conformité, en tenant compte de l échelle et de la nature des services d investissement et des services connexes fournis. Conseil aux PSI: s assurer que la fonction conformité est active à tous les niveaux d activité de la société, et n est pas uniquement informée des activités réalisées lorsqu une problématique liée à la conformité survient. b. Indépendance de la fonction de vérification de la conformité. Les PSI doivent s assurer que les membres de la fonction conformité agissent indépendamment de la direction et des autres départements de la société. En cas d écart important de la part des instances dirigeantes par rapport aux recommandations ou aux évaluations de la fonction de vérification de la conformité, le responsable conformité doit le documenter en conséquence dans les rapports de conformité. Lorsqu un PSI considère que la présence d un responsable conformité sans aucune autre fonction est susceptible de ne pas être proportionnée, il doit évaluer régulièrement si l efficacité de la fonction de vérification de la conformité n est pas compromise. Conseil aux PSI: s assurer que la fonction conformité agit indépendamment des activités opérationnelles, et de la direction. 5

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